Registr smluv Dokumentace k registru smluv v IS ALeX pro ČSAD Vsetín, ČSAD Invest a další společnosti skupiny v. 1.0 15.8.2014 EXCON, a.s. Sokolovská 187/203 190 00 Praha 9
1 Obsah 1 Obsah... 1 2 Úvod... 2 3 Uživatelská příručka... 3 3.1 Přihlášení... 3 3.2 Prohlížení smluv... 3 3.2.1 Vyhledání smlouvy... 3 3.2.2 Zobrazení textu smlouvy... 3 3.2.3 Zobrazení smlouvy s dodatky... 3 3.3 Správa smluv... 4 3.3.1 Vložení smlouvy... 4 3.3.2 Hromadné připojení skenů... 4 3.3.3 Úprava údajů o smlouvě... 5 3.3.4 Správa typů smluv... 5 4 Administrátorská příručka... 6 4.1 Přístupová práva... 6 v. 1.0 15.8.2014 1
2 Úvod Nový systém registru smluv nahrazuje původní systém evidence smluv používaný v ČSAD Vsetín a ČSAD Invest. Tento dokument slouží jako uživatelská a administrátorská příručka. v. 1.0 15.8.2014 2
3 Uživatelská příručka 3.1 Přihlášení Systém je dostupný na adrese: http://dms.zdsystemy.cz/. Pro přihlášení do systému použijte své uživatelské jméno a heslo jako pro přihlášení do Windows. 3.2 Prohlížení smluv Všechny smlouvy jsou uloženy ve složce /Smlouvy, která je dále rozdělena na podsložky podle jednotlivých společností, např. ČSAD Vsetín nebo ČSAD Invest. Uživateli se zobrazí složka se smlouvami, jen pokud má právo alespoň číst smlouvy dané společnosti. Pokud se složka se smlouvami, na které máte mít právo, nezobrazuje, kontaktujte správce systému. 3.2.1 Vyhledání smlouvy Vstupte do složky se smlouvami dané společnosti, např. /Smlouvy/ ČSAD Vsetín. Do vyhledávacího okénka s lupou zadejte vyhledávaný text a stiskněte Enter. Systém vám vyhledá všechny smlouvy, které v některém ze svých údajů obsahují daný text. Pro přesnější vyhledání využijte filtr, který vyvoláte stisknutím tlačítka Filtrovat. Po zobrazení dialogu filtru přidejte nejprve políčko, podle kterého chcete filtrovat, stisknutím tlačítka Přidat podmínku. Pro nalezení smlouvy může být vhodné smlouvy seřadit. Řazení se provádí kliknutím na záhlaví sloupce, podle kterého chcete řadit. Druhé kliknutí seřadí smlouvy v opačném pořadí. Třetí kliknutí vypne řazení. 3.2.2 Zobrazení textu smlouvy Pro zobrazení textu smlouvy klikněte na Stáhnout soubor v řádku smlouvy. Smlouva se vám obvykle rovnou otevře. Pokud se smlouva rovnou neotevře, najdete ji staženou ve složce, kam vám internetový prohlížeč ukládá dokumenty stahované z internetu. V takovém případě můžete požádat správce systému o úpravu nastavení prohlížeče na přímé otevírání PDF souborů. 3.2.3 Zobrazení smlouvy s dodatky Pro zobrazení smlouvy se všemi dodatky zvolte Zobrazit smlouvu s dodatky z kontextového menu u řádku smlouvy. Kontextové menu vyvoláte pravým kliknutím myši na řádek smlouvy. Zobrazí se okno, ve které je zobrazena hlavní smlouva a všechny její dodatky neboli smlouvy, které v poli Patří k na hlavní smlouvu odkazují. Akci lze vyvolat jak nad hlavní smlouvou tak nad libovolným z jejích dodatků. v. 1.0 15.8.2014 3
3.3 Správa smluv 3.3.1 Vložení smlouvy Vstupte do složky se smlouvami dané společnosti, např. /Smlouvy/ ČSAD Vsetín. Stiskněte tlačítko Vytvořit smlouvu. Vyplňte kartu smlouvy a stiskněte OK. Číslo Archivní číslo Název Typ smlouvy Partner Číslo šanonu Datum Patří k Platná Poznámka Sken smlouvy Systémem přidělené jednoznačné číslo smlouvy. Není třeba měnit. Číslo z původního registru smluv. Pro nové smlouvy můžete nechat prázdné, případně vyplnit archivním číslem pro snazší nalezení papírové podoby v šanonu. Název smlouvy. Vybraný typ smlouvy ze seznamu typů smluv. Typ smlouvy lze zapsat do vstupního pole nebo vybrat ze seznamu. Při zapisování do vstupního pole stačí zadat jednoznačný začátek. Název partnera v podobě, jak je uveden ve smlouvě. Číslo šanonu, ve kterém je smlouva uložena v papírové podobě. Datum uzavření smlouvy. Vyplňuje se pouze u dodatků. Zadejte číslo smlouvy, ke které dodatek patří. Zaškrtnuto smlouva je platná. Nezaškrtnuto smlouva je neplatná. Libovolný text. Vložte sken smlouvy v PDF formátu. Význam jednotlivých polí na kartě smlouvy. 3.3.2 Hromadné připojení skenů DMS je připraven na hromadné připojení skenů smluv. v. 1.0 15.8.2014 4
1. Naskenujte smlouvy do složky S:\SMLOUVY\<ičo společnosti>. Případně je do složky zkopírujte, pokud již smlouvy v PDF formátu máte. 2. Vstupte do složky se smlouvami společnosti, např. /Smlouvy/ ČSAD Vsetín. 3. Stiskněte tlačítko Importovat ze skeneru. 3.3.3 Úprava údajů o smlouvě Pro úpravu údajů o smlouvě stiskněte Vlastnosti v řádku smlouvy. Upravte údaje na kartě smlouvy a stiskněte OK. 3.3.4 Správa typů smluv Typy smluv jsou spravovány samostatně pro každou společnost. Pro správu typů smluv společnosti, vstupte do složky se smlouvami dané společnosti, např. /Smlouvy/ ČSAD Vsetín. Stiskněte tlačítky Typy smluv. Zobrazí se okno, ve kterém můžete upravovat stávající typy smluv, zadávat nové typy smluv a případně rušit typy smluv. Pozor: Rušení typu smlouvy je nebezpečná operace. Provádějte ji pouze v případě, že si jste jistí, že neexistuje žádná smlouva se zadaným typem. Pokud totiž zrušíte typ smlouvy, ke kterému existuje nějaká smlouva, pak se u ní nenávratně ztratí informace o jejím typu. v. 1.0 15.8.2014 5
4 Administrátorská příručka 4.1 Přístupová práva Přístupová práva k registru smluv jsou řízena pomocí rolí. Pro každou společnost jsou v systému dvě role: <společnost>_smlouvy_cteni <společnost>_smlouvy_sprava Přiřazením uživatele do některé z těchto rolí zajistíte uživateli přístup ke smlouvám dané společnosti pro čtení, resp. dovolíte uživateli spravovat smlouvy dané společnosti. v. 1.0 15.8.2014 6