Pracovní sešit Praha a EU: Investujeme do vaší budoucnosti TENTO PROJEKT JE SPOLUFINANCOVÁN EVROPSKÝM SOCIÁLNÍM FONDEM A ROZPOČTEM HLAVNÍHO MĚSTA PRAHY TIME MANAGEMENT Pro společnost RABAT ČR, a.s. dne 17.3.2009 1
Pro toho, kdo organizuje práci ostatním, je zvládnutí času povinností. Pro ostatní pak představuje lákavou příležitost. Petr Pacovský Cíl tréninku: Naučit se jak efektivně řídit svůj čas Obsah tréninku: Odkud kráčíme, kam směřujeme Jak rozpoznat to podstatné Jak si plánovat úkoly a čas Boj s požírači času Nové pohledy na hospodaření s časem Efektivní řízení lidí z pohledu TM Typologie manažera z pohledu TM 2
Zamyslete se Ohodnoťte následující tvrzení podle skutečného stavu spíše ano ano ne spíše ne Mám příliš úkolů, činností, aktivit více než mohu běžně zvládnout. Většinou zůstávám v práci přesčas. Beru si práci domů. Často zapomínám. Rozhoduji rychle, bez přemýšlení. Během dne bývám unaven nebo mívám bolesti hlavy. Úkoly plním raději sám, než abych je jejich plnění zadal jiným. Nedodržuji dohodnuté termíny. Nedokáži odmítat neoprávněné požadavky. Přerušuji rozdělanou práci. Snažím se zvládnout více činností najednou. Ostatní mne řídí. I když něco naplánuji, je nakonec vše (práce a život) jinak. 3
Stanovte si své osobní cíle Vaše přednosti a příležitosti : Přednosti Příležitosti Vaše osobní cíle pro tento trénink: 4
Time management jako řízení času se postupně vyvíjel po generacích. 1. Generace 2. Generace 3. Generace CO? CO, KDY? CO,KDY,JAK? 4. Generace 5
TM 4. generace: Prosperita začíná tím, že se cítím dobře! člověk je víc než čas cesta je víc než cíl zevnitř je víc než zvenku pomalu je víc než rychle celek je víc než část nebuďme otroky času, důležitější je vlastní spokojenost a pohoda nesoustředit se jen na cíl, ale prožívat každý okamžik cesty k jeho dosažení štěstí nepřichází zvenku, je to vnitřní pocit změny, které mají být trvalé potřebují čas místo změny v jedné oblasti či roli je třeba dbát na celek a jeho rovnováhu a harmonii Čtvrtá generace dává přednost člověku před časem. Je-li cílem spokojenost člověka, pak o ní rozhodují nejen výsledky, ale i cesta k nim. Prioritní je pohoda v našich životních rolích, která podmiňuje dobrý konečný výsledek. 6
Zeptejte se sami sebe Čeho chci ve svém životě dosáhnout? Jaké jsou mé sny a přání? Kdo jsou nejdůležitější osoby v mém životě? Jakým způsobem se těmto osobám, snům a dlouhodobým cílům věnuji? Jaký je můj životní cíl? Svůj životní cíl/e si stále připomínejte a ptejte se sami sebe, zda vaše momentální činnosti přispívají k jeho dosažení. 7
Formulujte z přání cíle Udělejte z Vašich odpovědí na tyto otázky skutečné cíle: Čeho chci ve svém životě dosáhnout? Jaké jsou mé sny a přání? Kdo jsou nejdůležitější osoby v mém životě? Jakým způsobem se těmto osobám, snům a dlouhodobým cílům věnuji? 8
Důležité aktivity vás posunou blíže k cílům, nutné aktivity vyžadují vaši okamžitou pozornost, aniž by měli velký vliv na vaše cíle Eisenhowerův princip B A D C 9
Rozhodovací schéma 10
Plánování určí cestu k dosažení cíle Plán musí být písemný: Plánování umožňuje: Plány musíme v průběhu realizace upravovat Dobrý plán je flexibilní a adaptabilní Při plánování si nechte určitý prostor pro případ nenadálých událostí, aby se mohly vyřešit a neohrozily celý plán. Dodržujte pravidlo 60:40 naplánujte 60% času, 40% času nechte pro neočekávané události 11
Plánování Denní plánování Týdenní plánování Intervalové plánování 12
ADK 13
PDA 14
MS Outlook a IBM Lotus Notes 15
MS Project 16
Papír může letět přes stůl jen jednou zničit zpracovat naplánovat zpracování archivovat přesměrovat 17
Odkládání Odkládání = nejjednodušší způsob plýtvání časem Bludný kruh odkládání 18
Někdy však může být odložení efektivní Pokud řeším koncepce, strategie, nové nápady, je vhodné se zabývat daným úkolem více jak jednou. Správný postup: učiňte vhled do situace, napište si přehledně pár poznámek, které vás v tu chvíli napadnou pak na vše klidně zapomeňte zapište si poznámku, že se k tomu musíte vrátit odložením využijete sílu podvědomí podvědomí se ohlásí nečekaně se spontánním nápadem Co se spontánními nápady? Každý z nás je denně pět minut géniem Co se spontánními nápady? Nápady přicházejí většinou, když na ně nejsme připraveni Obvykle si je však nezapamatujeme Pět minut našeho génia pomine a s nimi i myšlenka. Okamžitě si myšlenku zaznamenat! 19
Zákon tří minut Když přerušíte úkol, na kterém již soustředěně pracuje, vraťte se k němu do tří minut. Tři minuty potřebujete na začátku činnosti abyste se zahřáli a začali se soustředit a tři minuty potřebujete, abyste zase vychladli. Pokud tedy denně měníte činnosti, při kterých je třeba soustředění a myšlení, počítejte ca. šest minut na přechod od jedné k té další. Vyrušování Pokud jste vyrušeni, zeptejte se sami sebe, co je důležitější: vyrušení nebo to, na čem pracujete? 20
Typy vyrušitelů Průzkum ukázal, že existuje zhruba 7 typů lidí, kteří nás vyrušují při práci: Společenský motýl jde z místa na místo a neustále o všem diskutuje. Kancelářský politik myslí si, že mu můžete pomoci, nebo je na Vás až nezvykle milý za účelem získat od Vás něco. Vyhledávač rad říká: Co byste dělal na mém místě? Klepna neustále si pohrává s lidskými slabinami. Stěžovatel s láskou mluví o tom, co všechno je nedokonalé na světě, na lidech, v ekonomice, v zákonech. Přetížený neustále hovoří o tom, jak má mnoho práce. Přenašeč tvrdí, že má nebo určitě dostane jakoukoliv nemoc, o které se zrovna píše v tisku. Time Management for busy people Roberta Roesch 21
Kde je opice? S opicí přijímáte problém někoho jiného Jak nakrmit opice: Umění říci NE Nepřipusťte, aby agenda druhých ovládla vaši agendu! Pomocí následujících otázek se vždy rozhodujte, které žádosti odmítnete: Zahrnuje to klíčový prvek mé práce? Kdybych to neudělal, mělo by to vliv na moji kariéru? Co jiného bych musel zrušit/ odložit, kdybych to vzal? Mělo by to výrazný vliv na můj život nesmyslně zkrátilo můj volný čas, výrazně zvýšilo mé zatížení? Pokud to nepřijmu, promeškám tím příležitost rozvinout si novou dovednost? Je li rozhodnutí těžké, zkuste problém vybilancovat. 22
Dodržujte následující postup 1. Posuďte požadavek 2. Požádejte o více informací 3. Odmítněte 4. Buďte upřímní 5. Kontrolujte svoji řeč těla 23
Myšlenkové mapy Myšlenková mapa je nástroj pro zpracování informací a jejich vzájemné souvislosti přehledným způsobem Výhody: Při tvorbě mapy dodržujte určité zásady! používejte velký arch papíru (raději a3 než a4) papír mějte raději na šířku než na výšku začínejte vždy na středu používejte silnější linky na hlavní odvětví spojené se středem tenčí linky používejte pro linky vycházející z hlavních odvětví pro doplňkové myšlenky či příklady linky dělejte stejně dlouhé jako slova na nich slova pište pokud možno rovně a kolmo používejte pouze jedno klíčové slovo na linku používejte hodně obrázků a symbolů používejte hodně barev spojujte věci šipkami, barvami a kódy 24
Myšlenková mapa 25
Brainstorming znamená myšlení nahlas! Uvolnění atmosféry Volný průchod fantazie Maximum myšlenek v krátké době Získání neobvyklých návrhů řešení Nechte je, ať řeknou vše, co je napadne Všechny nápady jsou vítány Neexistují žádné správné či špatné odpovědi Povzbuzení málo aktivních a nesmělých účastníků 26
Nedostatky v mém time managementu a jak je řešit Jak na to Je příliš úkolů, činností, aktivit víc, než mohu běžně zvládnout. Většinou zůstávám v práci přes čas. Beru práci domů. Často zapomínám. Rozhoduji rychle, bez přemýšlení. Během dne bývám unaven nebo mívám bolesti hlavy. Úkoly plním raději sám než abych je jejich plnění zadal jiným. Nedodržuji dohodnuté termíny. Nedokáži odmítat neoprávněné požadavky. Přerušuji rozdělanou práci. Snažím se zvládnout více činností najednou. Ostatní mne řídí. Když něco naplánuji, je nakonec stejně práce a život jinak. 27
Osobní plán zlepšení - dovednosti, které chci zlepšit a posílit Akční plán zlepšení Dovednost Dovednost Dovednost Dovednost Co chci změnit? Jaké kroky musím provést? Jak vypadá cílový stav? Do kdy? (přesné datum) Jakým způsobem mi mohou pomoci ostatní? Osoba, kterou požádám o podporu? Rizika dosažení cílového stavu Jak bude zlepšení měřeno? 28
Poznámky 29
Poznámky 30
Poznámky 31
www.ottima.cz 32