EXCEL 2007 I. část Zpracoval: Ing. Pavel branšovský pro potřebu VOŠ a SŠSE Volně použito podkladů z "Microsoft Office EXCEL 2007, Petr Broža, Roman Kučera, edice Extra PC 2010 1
0. Trochu historie Takto vypadá a vypadal Exel od varianty 97 2003. Hlavní menu se zkládálo jak z ikon (zobrazujících danou funkci, tak textového menu s rozevízajícími se seznamypráce ebyla složitá, problémy byly při používání speciálních funkcí které byly uloženy zpravidla ve velké hloubce seznamů. 2
1. Kapitola. Orientace v pásech Seznamte se s Excelem 2007 Vzhled vychází z Excelu 2003 a je orientovám na rychlý výsledek. Většina funkcí je podle vhodnosti zaměřena do skupin zde nazývaných pásy karet. Jednotlivé karty (skupiny ) funkcí si později objasníme. 3
Karta Domů Obsahuje všechny funkce, které slouží pro práci se schránkou, unožňuje práci s textem, zpřístupňuje formát buněk, tj. obsah buněk (číslo, text, datum apod.) povoluje změny celé tabulky, vkládání nových řádků, sloupců a buněk, konečně umožňije jednotlivá data třídit a filtrovat Karta Vložení Obsahuje včechny prvky a objekty, které můžeme do Excelu vložit. Jedná se o kontigenční tabulky, obrázky, grafy, tzv. chytré objekty, textová pole, odkazy a další; na této kartě najdeme vše potřebné pro oživení, ale také zvýšení illustrační a vypovídající hodnoty vašich tabulek 4
Karta Rozložení stránky Je pro všechny ovládací prvky, jejichž pomocí se ovlivňuje zobrazení a vlastností listů a jednotlivých sešitů. Obsahuje také připravená témata (grafické listy) listů, tabulek a použitých objektů v listu, nastavení jejich velikosti a umístění. Zkrátka na této kartě naleznete vše pro ladění okrajů, orientace stránky a jejího pozadí apod. práci Karta vzorce Je kartou frekventovanou. Průvodce kartou, vás provedou správný vytvořením funkce nebo vzorce, knihovnou funkcí, nástroji pro analýzu a audit výpočtu a možnosti nastavení procesu výpočtu. 5
Karta Data Obsahuje funkce pro získávání dat, buď z externích lokálních zdrojů, nebo ze souborů, které jsou umístěny na lokálním disku nebo na intranetu; zpřístupňuje funkce pro řízení a třídění dat v tabulkách; povoluje ověřování koezistence dat, zajišťuje kontrolu nad duplicitami a konečně seskupuje a ruší logické skupiny řádků a sloupců. Karta Revize Obsahuje veškeré funkce, které jsou potřeba pro revizi dokumentu, jeho ochranu (zamykání, přístupová práva) a sdílení. Pomocí revizí můžeme sledovat změny v dokumentu. Revize přijdou vhod, pokud spolupracujete s více autory, nebo vlastní kontrolou. 6
Karta Zobrazení Na kartě jsou funkce a přepínače, pro zajištění změny vzhledu a zobrazení pomocí tzv. Lupy, zobrazování jednoho či více dokumentů v jednom okně Excelu současně. NASTAVENÍ STÁLÉ MINIMALIZACE PÁSU KARET 1. Klepnout na tlačítko Přizpůsobit skupinu nástrojů Rychlý přístup 2. V seznamu klepněte na položku Minimalizace pásu karet 3. Chcete li pás karet používat, když je minimalizovaný, klepněte na katu, kterou chcete použít, a pak klepněte na požadovanou možnost nebo příkaz 4. Například při minimalizovaném pásu karet můžete vybrat text v dokumentu aplikace MS Office Excel, klepněte na kartu Domů a pak ve skupinovém rámečku Písmo klepněte na požadovanou velikost textu. Poklepáním na požadovanou velikost bude pás karet opět minimalizován. NASTAVENÍ DOČASNÉ MINIMALIZACE PÁSU KARET 1. Chcete li pás karet rychle minimalizovat, poklepejte na název aktivní karty. Opakovaným poklepáním na kartu pás karet opět obnovíme 2. Chcete li minimalizovat nebo obnovit pás karet, stiskněte kombinaci kláves CTRL+F1 7
SKRYTÍ A ZOBRAZENÍ PRAVÍTEK 1.Na kartě Zobrazení ve skupině Zobrazení sešitů klepněte na tlačítko Zobrazení rozložení stránky 2. Na kartě Zobrazení ve skupině Zobrazit či skrýt zrušte po skrytí pravítek zaškrtnutí políčka Pravítko, pro opětovné zobrazení pravítek toto políčko zaškrtněte Zobrazení více stran na obrazovce monitoru se ovlivňuje pomocí Lupy. Jedná se o jezdce, kterého vždy můžete elegantně měnit zobrazení v procentech. Podobně se procenta mění podržením klávesy CTRL a posunem kolečka myši. VLASTNÍ ZOBRAZENÍ Máme také možnost uložení vlastního zobrazení: 1. Na kartě Zobrazení ve skupině Zobrazení sešitů zvolte pohled, který vám vyhovuje (Normálně, Rozložení stránky, nebo Zobrazit konce stránek) 2. Upravíme pomocí Lupy velikost, tedy měřítko zobrazení 3. Pomocí pravítek jezdců, které jsou u okrajů stránky, upravíme vzhled podle našich požadavků 4. Klepneme na tlačítko Vlastní zobrazení, pojmenujeme jej a uložíme 5. Takto uložené zobrazení, poté můžeme vždy vyvolat přes tlačítko Vlastní zobrazení 8
EXCEL 2007 2. Kapitola. Základy práce s Excelem 9
2.1. Sloupce a řádky Excel patří mezi tabulkové editory, nejprve je tedy třeba se zabývat rozložením a velikostí řádků a sloupců vytvářené tabulky. Než ji však začneme tvořit, zamyslete se nad tím, zda ji budete používat jen v elektronické podobě, (pak nejsme limitováni jejími rozměry), nebo zda ji budete chtít vytisknout (pak jsme limitováni velikostí papíru), případně rozložením tabulky na více stran. Nejprve si určete šířku sloupců a výšku řádků tak, aby odpovídala potřebám údajů v tabulce. 1. Pro změnu šířky sloupce klepněte mezi písmena označující dané sloupce. 2. Nechte stisknuté levé tlačítko myši a tažením určete novou velikost sloupce obdobně to platí i pro výšku dané řádky. Chcete li určit šířku sloupce či řádky přesně: 1.Klikněte na písmeno označující sloupec (řádku) a z menu vyberte funkci Šířka slouce (Výška řádky). 2.Zadejte šířku sloupce (Výšku řádky) přesně. Údaje o velikosti jsou v bodech. Standardní šířka je 8,43 bodu a výška je 15 bodů. 10
2.2. Ohraničení buněk Při vytváření tabulky stále vidíte mřížku, která rozděluje jednotlivé buňky. Tato mřížka je jen pomocná, netvoří ještě tabulku, není ji ani vidět při tisku. Při vytváření tabulky proto musíme určit, jak mají jednotlivé buňky či celá tabulka vypadat, tj. ohraničení rámečky. K dispozici máme celou škálu různých čar. Obecně se tlustou ohraničuje celá tabulka či její větší celky. Tenkou naopak běžné vnitřní rozdělení. 1. Označte buňky myší, které chceme ohraničit čarou 2. Klepnutím na šipečku tlačítka Ohraničení rozbalte nabídku čar 3. Zvolte typ ohraničení Ohraničení se dá v budoucnu změnit, či zrušit. Na výběr není jen ohraničení vybraných buněk, ale i např. ohraničení jen spodního okraje buněk. Díky ohraničení můžeme následně naznačit i strukturu celé tabulky. Věnujte mu proto při návrhu patřičnou pozornost. 11
2.3. Formát buňky Pod formát buňky spadá nastavení několika parametrů. Kromě těch vizuálních (např. barevná výplň, ohraničení, zarovnání textu atd.) sem patří i to, jaký druh údaje bude buňka obsahovat. Excel totiž umí rozlišovat obecné číslo, datum, procenta, finanční sumu apod. Buňce můžeme přiřadit, jaký druh informací v ní bude. Excel následně upraví zobrazení údaje. Pokud se jedná o Měnu, zobrazí ji zarovnanou na 2 desetiná místa místo 1456 upraví údaj na 1456 Kč. Je li ovšem buňka určena jako Datum a vy napíšete "12.06.08", Excel jej podle daného nastavení zobrazí jako : 12. června 2008. Formát buňky vám proto může výrazně sjednotit vzhled tabulky. Navíc je při následném použití výpočtů či řazení zacházeno s údaje obsahují. Změna formátu buňky je jednoduchá: 1. Označte buňky, jejichž formát chcete změnit. Standardně je formát Obecný 2. Klepněte na označení buňky pravým tlačítkem a z místní nabídky vyberte Formát buněk 3. Na záložce Číslo vyberte požadovaný druh a případně nastavte v pravé části dialogového okna další parametry 12
2.4. Písmo a vzhled buňky Nastavení písma v Excelu je velmi podobné jako u Wordu. Na kartě Domů ve skupině Písmo najdete stejné ovládací prvky pro změnu velikosti písma, řezu písma (tučné, kurzíva,podtržené atd.) a barvě písma. Pro podrobnější nastavení postupujeme takto: 1. Označte buňky,u kterých chcete podrobně nastavit formátování písma 2. Klepněte pravým tlačítkem na označené buňky a vyberte z místní nabídky Formát buňek 3.Přepněte na záložku Písmo a nastavte vše potřebné (font, řez písma, velikost, barvu atd.) Přepnete li se na záložku Zarovnání, můžete určit vodorovné a svislé zarovnání textu v buňce. Všiměte si nastavení Orientace Pokud do políčka zadáte hodnotu 90 bude text svisle natočen o 90. Přepnete li se na záložku Výplň, můžete určit barevné pozadí označených buňek. Zrušit podbarvení můžete kdykoliv klepnutím na tlačítko Bez barvy. TIP: Pokud text v buňce přesáhne šířku buňky, pokračuje plynule do další buňky na pravo. Je-li v buňce napravo text, nebude text z buňky nalevo vidět. Pokud ale na záložce Zarovnání zatrhnete volbu Zalomit text buňka se automaticky roztáhne na víc řádků. 13
2.5. Práce s více listy Dokument Excelu se označuje jako sešit.málo lidí sice tento výraz v běžné řeči pro tabulky použije, má to ale svou logiku. Sešit je totiž možné rozdělit do více listů, které obsahují různé tabulky. Např. zde můžeme mít evidenci prodaného zboží za jednotlivé měsíce. Listy si pak pojmenujeme jako měsíce a velmi rychle mezi nimi můžeme přepínat. Vše je uloženo v jednom dokumentu, takže je na počítači memusíme pracně vyhledávat každý měsíc jako samostatný dokument zvlášť. Seznam listů najdete u spodního okraje otevřeného dokumentu. Při tvoření nového dokumentu zde máme List1, List2, a List3. Pro úpravy listů postupujeme následovně: 1. Klepněte pravým tlačítkem na název listu a z místní nabídky vybereme Přejmenovat a zadáme nové jméno daného listu. 2. Ve stejné místní nabídce zvolte možnost Barva karty a vyberte si barvu, kterou bude označena tato složka listu. Mužeme takto jednotlivé listy odlišit od sebe, nebo označit více listů jednou barvou při stejném typu listů. 3. Klepněte na tlačítko na posledním aktuálním listu Vložit list, tím vytvoříme nový list, lze použít i klávesovou zkratku Shift+F11. 4. Uchopte záložku listu myší, můžete ji pak přetáhnout vlevo či vpravo podle potřeb. 14
2.6. Styly a jejich použití To, že tabulka obsahuje užitečné informace, je jedna věc. Aby ale vypadala přehledně a hezky, měli by jste věnovat pozornost i její úpravě. Pro profesionální vzhled, kterého docílíme velmi rychle, můžeme použít tzv. styly. Zatímco ve Wordu lze styly použít na odstavec či slovo, v Excelu je můžete použít na určitou buňku, nebo na celou tabulku. Ve druhém jmenovaném případě velmi rychle nastavíme zvhled tabulky doslova jedním kliknutím. Tabulka pak může obsahovat záhlaví (kupř. zvýrazněné černým pozadím a inverzním bílým textem), podbarvení jednotlivých řádků a řádek součtů (poslední řádek tabulky se součtem položek ve sloupcích). POZNÁMKA: Styl v sobě zahrnuje nastavení písma, barvy písma, velikosti fontů, barvy pozadí, zarovnání a další natavení. Pokud použijete styl na určitou buňku, změní se všechna nastavená formátování podle zvoleného stylu. 1. Označte buňky, které chcete naformátovat pomocí stylů 2. Na kartě Domů ve skupině Styly klepněte na tlačítko Styl buňky (při rozlišení monitoru 1680 x 1050 a výše, klepněte na tlačítko Více s malou šipečkou) 3. Z rozbalené nabídky vyberte požadovaný styl Pro použití stylu na celou tabulku označte buňky celé tabulky a klepněte ve skupině Styly na tlačítko Formátovat jako tabulku. Zde vybereme nejvhodnější z nabízených stylů. 15
2.7. Kopírování a vkládání Pro kopírování obsahu buněk můžeme použít známé klávesové zkratky CTRL+C a CTRL+V. Místo textu se ovšem budou kopírovat všechny vámi označené buňky. Společně z obsahem buněk (tedy textem) se budou kopírovat i formátování textu, podbarvení buněk a ohraničení buněk. Nebude se ale měnit šířka sloupců. Při kopírování celého listu postupujeme takto: 1. Klepněte pravým tlačítkem vlevo dole na jméno listu a z místní nabídky vyberte Přesunout nebo zkopírovat 2. V dialogovém okně nyní vyberte, před který list chcete ten označený zkopírovat 3. List můžete zkopírovat i do jiného aktuálně otevřeného sešitu (tedy dokumentu), stačí do kterého z rozevíracího seznamu Do sešitu Kromě obsahu buněk můžeme kopírovat také formátování buňky: 1. Označte buňku, její formátování chcete uplatnit (tedy kopírovat) i na další buňky 2. Klepněte na označenou buňku pravým tlačítkem 3. V pomocné místní nabídce klepněte na tlačítko se symbolem štětky 4. Označte buňky, které chcete formátováním upravit. 16
2.8.Šablony dokumentů V případě Excelu využijeme šablony pravděpodobně ještě mnohem více, než v případě Wordu. Najdete mezi nimi totiž předem připravené formuláře pro všechny běžné typy tabulek a dokumentů (faktůry, soupisky, katalogy, plánovače, rozvrhy, kalendáře, rozpočty a další). I v případě, že vám předem připravený formulář šablony nevyhovuje může dobře posloužit pro základ dokumentu, který jen přizpůsobíte svým potřebám. Než tedy začnete něco vymýšlet prohledejte šablony. 1.Klepněte na tlačítko Office v levém horním rohu okna Excelu a z nabídky vyberte Nový 2. V levé části dialogového okna vyberte kategorii dokumentů, ve kterém se může nacházet to, co potřebujeme např. Faktury 3. V prostřední části okna klepněte na libovolnou šablonu, abyjste si zobrazili její větší náhled v pravé části okna 4. Klepnutím na tlačítko Stáhnout potvrdíte stažení šablony ze serveru do vašeho PC a otevřete nový dokument založený na zvolené šabloně 17
2.9. Seřazení buněk Vytváříme li různé seznamy či soupisky číselných údajů, můžeme je pro přehlednost seřadit podle abecedy, data, ceny apod. Při řazenísi však musíme dát pozor na to, který sloupec řídí řazení dat. Často se totiž pracuje s celou tabulkou a nebudeme tedy chtít seřadit pouze informace pouze v jednom sloupci, ale řadit celé řádky. Např. seznam výrobků s cenou, kde budeme řadit např. podle nejnižší ceny, ale i zároveň podle názvu zboží. Stejně tak můžeme seřadit seznam podle abecedy, podle názvu zboží, ale zároveň seřadit i sloupec s cenami tak, aby odpovídal danému zboží. 1. Označte řádky, které chcete seřadit 2. Na kartě Domů ve skupině Úpravy klepněte na tlačítko Seřadit a filtrovat 3. Vyberte buď Od nejmenšího k největšímu (resp. od A do Z), nebo Od největšího k nejmenšímu (resp. Od Z do A). Podle toho zda se jedná o číselné údaje nebo text. Data budou řazena podle sloupce nejvíce vlevo. Budete li chtít seřadit řádky podle jiného sloupce tabulky, vyberete z nabídky tlačítka Seřadit a filtrovat položku Vlastní řazení a následně zvolte u rozevíracího seznamu Seřadit podle sloupce,podle kterého chceme řádky seřadit. Pokročilejší řazení se naučíme v kapitole 4. 18
2.10. Zobrazení dokumentu Dokument si v Excelu můžeme nechat zobrazit různými způsoby, které nám ulehčí práci. Někdy se dokonce změnám zobrazení ani nevyhneme, protože například neuvidíme celou tabulku, nebo nebudeme vědět, jak bude tabulka vypadat po vytištění na stránce. Asi nejjednodušší změnou je zvětšení a zmenšení náhledu dokumentu. V pravém dolním rohu najdete posuvník se znaménky plus a mínus. Pomocí tohoto posuvníku můžeme náhled přiblížit či oddálit (zvětšit či zmenšit). K dalším možnostem se dostaneme na kartě Zobrazení. Chceme li schovat mřížku naznačující ohraničení buněk, zrušte zatržení políčka Mřížka ve skupině Zobrazit či skrýt. TIP: Pracujete-li na tabulce, která obsahuje příliž mnoho sloupců a vy by jste rádi porovnali údaje určitých slopců vedle sebe, můžete rozdělit zobrazení okna na dvě nezávislé části klepnutím na tlačítko Rozdělit ve skupině Okno Klepnete li na tlačítko Rozložení stránky ve skupině Zobrazení sešitů, uvidíte tabulku rozdělenou na stránky tak, jak bude vypadat po vytištění dokumentu. Pokud tedy plánujeme tabulku vytisknout, vytvářejte ji raději přímo v tomto náhledu. TIP: Zvětšovat a zmenšovat náhled můžeme také tak, že podržíme stisknutou CTRL a budeme točit kolečkem myši. 19
2.11. Textové pole Kromě pravidelných tabulek budete občas potřebovat souvislejší úsek textu, který nebude na tabulce závislý. Toho docílíme pomocí tzv. textového pole. Zjednodušeně se jedná o rámeček, jehož rozměry a umístění můžeme libovolně měnit nezávisle na tabulce, a který obsahuje text. Pro vytvoření textového pole postupujeme takto: 1. Přepneme na kartu Vložení a klepneme na tlačítko Textové pole 2. Klepneme myší na místo, kde bude první roh textového pole, ponecháme stisknuté tlačítko, a tažením myšíurčíme velikost textového pole 3. Nyní můžeme do textového pole vepsat požadovaný text Textové pole jena tabulce nezávislé a můžeme ho různě upravovat. Vybereme li pole (tím, že do něj klepneme), objeví se okolo něj přerušovaný rámeček a další ovládací prvky. Uchopíme li myší zelený puntík nad rámečkem, můžeme pole libovolně otočit, u přerušované čáry platí možnost posunu textového pole. Obdobným způsobem můžeme měnit velikost pole. A to buď tažením puntíku v rozích nebo čverečků uprostřed stran rámečku. Pro podrobnější úpravy se klepne na pole pravým tlačítkem a vybere se funkce Formát tvaru. 20
2.12. Hypertextové odkazy Hypertextový odkaz je odkaz v dokumentu. Klepnutím na ento odkaz otevřeme další stránku nebo soubor. Cílem hypertextového odkazu bývá obvykle další webová stránka, ale může jím být i obrázek, e mailová adresa nebo aplikace. Hypertextový odkaz může mít i podobu textu. Pro vložení hypertextového odkazu na webovou stránku postupujeme takto: 1. Klepněte na buňku, ve které chceme vytvořit hypertextový odkaz 2. Na kartě Vložit klepněte ve skupině Odkazy na tlačítko Hypertextový odkaz 3. Do políčka Adresa vepište webovou adresu (pro jistotu v úplném provedení http://...) Pro vloženíodkazuna jiný dokumentnebo třeba obrázek: 1. Klepněte na buňku, ve které chceme vytvořit hypertextový odkaz 2. Na kartě Vložit klepněte ve skupině Odkazy na tlačítko Hypertextový odkaz a) Pro odkaz na existující soubor vyhledejte na PC požadovaný soubor a potvrďte tlačítkem OK b) Pro odkaz na určitou buňku tohoto dokumentu klepněte vlevo na tlačítko Místo v tomto dokumentu a zadejte buňku pomocí určení sloupce a řádku (například C7) 21