Uživatelská příručka
XENIA - systém pro zpracování dokumentů Verze manuálu: 1.0 Verze systému XENIA: 2.30 YDS s.r.o. http://yds.cz http://xenia.cz 2
Obsah Obsah... 3 Předmluva... 5 1. Elektronická archivace... 6 1.1. Co je elektronická archivace?... 6 1.1.1. Digitalizace... 6 1.1.2. Indexace... 6 1.1.3. Uskladnění... 6 1.1.4. Vyhledání... 7 1.1.5. Úprava... 7 1.2. Elektronická archivace se systémem XENIA... 7 2. Ovládání XENIA - klienta... 8 2.1. Přihlášení do aplikace... 8 2.2. Vyhledávání záznamu... 8 2.3. Přidání záznamu... 9 2.4. Přednastavení výchozích hodnot parametrů... 9 2.5. Změna záznamu... 10 2.6. Zobrazení souboru... 11 2.7. Přidání souboru k záznamu... 11 2.8. Otevření souboru... 12 2.9. Zobrazení náhledu souboru... 12 2.10. Uložení souboru na lokální PC... 12 2.11. Zobrazení starších verzí souboru... 13 2.12. Zobrazení všech záznamů obsahujících daný soubor...... 13 2.13. Kopírování zástupců souborů... 14 2.14. Otevření souboru v interním prohlížeči a externí aplikaci...... 14 2.15. Přidání štítku k souboru... 15 2.16. Práce s filtrem... 16 2.17. Naskenování dokumentu... 16 3
2.18. Import dat z CSV souboru... 17 2.19. Odpojení od serveru a připojení k serveru... 18 2.20. Změna hesla... 18 2.21. Nastavení aplikace... 19 2.22. Zobrazení informací o aplikaci... 20 2.23. Ukončení práce s aplikací XENIA... 20 3. Webový klient XENIA... 21 4. XENIA - administrace... 22 4.1. Přidání uživatele... 22 4.2. Editace uživatele... 22 4.3. Vynulování hesla uživatele... 23 4.4. Nastavení oprávnění... 23 4.4.1. Nastavení oprávnění - aplikace... 23 4.4.2. Nastavení oprávnění - atributy... 24 5. Technická podpora... 26 5.1. Další informace... 26 5.2. Stránky technické podpory... 26 6. Rejstřík... 27 4
Předmluva Jako dodavatelé komplexního řešení elektronické archivace jsme obeznámeni s problematikou velkého množství papírových dokumentů v každé společnosti. Také proto Vám místo obsáhlé dokumentace předkládáme tuto malou uživatelskou příručku, kde najdete vše, co potřebujete ke správě i užívání systému XENIA. Poznámka: v elektronické podobě je u částí označených jako: videoukázka k dispozici ukázkové video. 5
1. Elektronická archivace 1.1. Co je elektronická archivace? Elektronická archivace dokumentů je moderní a efektivní přístup k práci s dokumenty. Papírových dokumentů neustále přibývá a jejich skladování a následné vyhledávání v nich je dnes ve většině firem velmi zatěžující činností. Tuto skutečnost si již uvědomuje velké množství firem a svou agendu převádí do elektronické podoby. Digitalizace dokumentů je totiž logickým a razantním krokem směrem ke zjednodušení a zvýšení efektivity práce všech pracovníků firmy. Snižují se také náklady na skladování dokumentů. 1.1.1. Digitalizace Neboli převedení dokumentu do podoby, která je elektronicky uskladnitelná, což je široká škála formátů. Papírové dokumenty, jako například korespondence, jsou naskenovány do elektronické podoby. Nezáleží přitom na velikosti zdrojového dokumentu, skenery umí zpracovat vše od vizitek až po velkoformátové výkresy. 1.1.2. Indexace Pro každý typ dokumentu je vytvořeno několik atributů, které budou sloužit pro jeho pozdější vyhledání v databázi. Jejich zadání do systému se nazývá indexování a je možné provést jej několika cestami: Ruční vkládání atributů Atributy k jednotlivým dokumentům mohou být vkládány automaticky. Toto řešení je vhodné pro firmy malé až střední velikosti, méně už pro společnosti s velkým počtem dokumentů určených k archivaci. Rozpoznání pomocí čárového kódu Používání čárových kódů má výhodu v automatickém přiřazení atributů záznamu. Je možné takto naindexovat různé typy (formáty) dokumentů plně automaticky. Automatický import pomocí CSV souboru CSV soubor je speciálně formátovaný soubor obsahující předpřipravené informace o záznamech, které se mají v databázi vytvořit. Tento postup je velmi vhodný například pro prvotní naplnění databáze. Poté je vhodné používat jeden z výše uvedených. 1.1.3. Uskladnění Po vložení záznamu do databáze a přiřazení příslušného dokumentu je tento uskladněn v datovém úložišti. Ihned po uložení mají k tomuto dokumentu přístup všechny klientské stanice. 6
1.1.4. Vyhledání Hlavní výhodou elektronické archivace dokumentů je jednoduchost a efektivita jeho opětovného vyhledání. Dokument uložený v takovémto úložištu je možné vyhledat pomocí atributů dříve zadaných do systému. 1.1.5. Úprava Nalezený dokument může být vytisknut, odeslán faxem či emailem, může být upraven, případně může být vložena nová verze dokumentu, se zachováním původní atd. 1.2. Elektronická archivace se systémem XENIA Systém XENIA umožňuje celou škálu funkcí - lze pomocí něj dokumenty naskenovat, indexovat, zpracovat a posléze vyhledat a zobrazit. Dokumenty mohou být skenovány či importovány ze softwaru třetích stran a mohou být uloženy v libovolném formátu. Přístup k archivovaným dokumentům má pouze oprávněný uživatel. Veškeré informace a dokumenty jsou chráněny a jsou přístupné pouze po přihlášení se do aplikace uživatelským jménem a heslem. Je také možné specifikovat podrobná oprávnění pro jednotlivé uživatele, jako například přístup pouze k určitému typu dokumentů nebo možnost zobrazení pouze vybraných údajů o dokumentu. Pro ještě větší míru individualizace celého systému je možné jednotlivé dokumenty barevně označovat pomocí tzv. štítků. Je takto možné označovat např. dokumenty, které již nejsou platné. Štítky je možné libovolně nastavovat a vytvořit si tak naprosto libovolný systém označení dokumentů. Součástí klientské aplikace je také filtr zobrazených dokumentů podle vybraných štítků. Pro maximální dosažitelnost archivovaných dokumentů obsahuje systém XENIA webového klienta, který je přístupný přes www prohlížeč (např. Internet explorer) a který slouží ke čtení dokumentů z kteréhokoli počítače v síti. Samozřejmě je zde zachováno plné zabezpečení dokumentů proti neoprávněnému přístupu. Pro vynikající čitelnost naskenovaných dokumentů i při malém zobrazení je v produktu implementován modul prohlížení s funkcí vyhlazování obrazu. Naskenovanou stranu A3 tak lze mít zobrazenou na obrazovce celou při zachování vynikající čitelnosti celého dokumentu. 7
2. Ovládání XENIA - klienta 2.1. Přihlášení do aplikace Po spuštění aplikace XENIA se zobrazí přihlašovací okno. Do položky Uživatelské jméno zadejte administrátorem přidělené uživatelské jméno a do položky Heslo odpovídající heslo pro vstup do aplikace. Pro potvrzení přihlašovacích údajů klikněte na tlačítko OK. videoukázka 2.2. Vyhledávání záznamu V panelu aplikací klikněte myší na vybranou aplikaci. Seznam aplikací zmizí a do oblasti pro vyhledávání se načtou odpovídající pole pro vyhledávání záznamů v rámci zvolené aplikace. Zadejte požadovaná vyhledávací kritéria a klikněte na tlačítko Hledat, které je umístěno pod oblastí pro vyhledávání. Vyhledané záznamy se zobrazí v dolní části okna v oblasti pro zobrazení vyhledaných záznamů. Pokud nevyplníte žádné vyhledávací kritérium, zobrazí se prvních 500 záznamů k dané aplikaci. 8
videoukázka 2.3. Přidání záznamu Nový záznam přidáte kliknutím na tlačítko Přidat záznam, které je umístěno pod oblastí pro vyhledávání. Do oblasti pro vyhledávání je poté načten prázdný formulář pro zadání nových údajů. Pozn.: Pokud není tlačítko Přidat záznam aktivní, jste pravděpodobně v režimu vyhledávání. Klikněte proto nejprve na tlačítko Storno, čímž dojde k aktivaci tlačítka Přidat záznam. Vyplňte požadované údaje nového záznamu a klikněte na tlačítko Uložit. videoukázka 2.4. Přednastavení výchozích hodnot parametrů Pro účely zadávání nových záznamů máte možnost si přednastavit výchozí hodnoty parametrů, které se budou do nových záznamů předvyplňovat automaticky. 9
Zvolte požadovanou aplikaci, pro kterou chcete parametry nastavit. Klikněte na tlačítko Další úkoly a poté v rozbalovací nabídce na možnost Nastavit vlastní výchozí hodnoty. V další rozbalené nabídce vyberte kliknutím myši parametr, pro který chcete hodnotu přednastavit. Zobrazí se dialogové okno pro vstup vámi požadované hodnoty. Zadejte ji a potvrďte kliknutím na tlačítko OK (případně Cancel, pokud si nepřejete hodnotu uložit). Pro nově zadávané záznamy dané aplikace se již budou zadané parametry vyplňovat automaticky. videoukázka 2.5. Změna záznamu Vyhledejte požadovaný záznam, označte jej myší a klikněte na tlačítko Změnit údaje. Do oblasti pro vyhledávání se načtou údaje o daném záznamu, které nyní můžete editovat. Pro uložení změn klikněte na tlačítko Uložit. 10
videoukázka 2.6. Zobrazení souboru Pokud existuje k danému záznamu přiložený soubor, zobrazí se v panelu seznamu souborů při vyhledání tohoto záznamu. videoukázka 2.7. Přidání souboru k záznamu Vyhledejte požadovaný záznam, označte jej myší a klikněte na tlačítko Přidat soubor v panelu seznamu souborů. V nově zobrazeném okně vyhledejte soubor, který chcete vložit, a klikněte na tlačítko Otevřít (Open). Soubor je vložen do seznamu souborů. 11
videoukázka 2.8. Otevření souboru Vyhledejte požadovaný záznam a označte jej myší. Přejděte do panelu seznamu souborů, kde označte myší požadovaný soubor. Pro jeho zobrazení klikněte na tlačítko Otevřít. videoukázka 2.9. Zobrazení náhledu souboru V případě potřeby je možné provést pouze náhled na konkrétní soubor. Vyhledejte požadovaný záznam a označte jej myší. Přejděte do panelu seznamu souborů, kde označte myší požadovaný soubor. Pro zobrazení jeho náhledu klikněte na tlačítko Náhled. 2.10. Uložení souboru na lokální PC Vyhledejte požadovaný záznam a označte jej myší. Přejděte do panelu seznamu souborů, kde označte myší požadovaný soubor. Pro jeho uložení na lokání disk PC klikněte na tlačítko Uložit jako. V nově otevřeném okně zvolte požadované umístění a klikněte na tlačítko Uložit (Save). videoukázka 12
2.11. Zobrazení starších verzí souboru Vyhledejte požadovaný záznam a označte jej myší. Přejděte do panelu seznamu souborů, kde označte myší požadovaný soubor. Pro zobrazení starší verze souboru klikněte na tlačítko Další úkoly. V rozbalovací nabídce klikněte na možnost Starší verze souboru. Otevře se tak nové okno se seznamem verzí daného souboru. Každou z verzí souboru poté můžete otevřít či uložit na lokální disk PC. videoukázka 2.12. Zobrazení všech záznamů obsahujících daný soubor V panelu seznamu souborů označte myší požadovaný soubor a klikněte na tlačítko Další úkoly. V rozbalovací nabídce dále klikněte na možnost Zobraz záznamy obsahující soubor. Ve webovém prohlížeči se poté zobrazí seznam záznamů, u kterých se daný soubor vyskytuje. Záznamy jsou členěny podle aplikací a pomocí odkazu lze zobrazit detail daného záznamu včetně odkazů na další obsažené soubory. 13
videoukázka 2.13. Kopírování zástupců souborů Odkazy na soubory lze přidávat (kopírovat) mezi jednotlivými záznamy pomocí schránky. Označte v panelu seznamu souborů požadovaný soubor myší a klikněte na tlačítko se šipkou v pravé části panelu seznamu souborů (Zkopírovat soubor do schránky). Zobrazí se schránka s tímto souborem. Vyhledejte požadovaný záznam, k němuž chcete odkaz na tento soubor vložit a klikněte na tlačítko se šipkou v pravé části panelu seznamu souborů (Vložit soubor ze schránky). Zástupce souboru se vloží k danému záznamu. videoukázka 2.14. Otevření souboru v interním prohlížeči a externí aplikaci Soubor je možno otevřít jednak v interním prohlížeči XENIA, nebo odpovídající externí aplikaci (dle typu souboru). 14
Klikněte pravým tlačítkem myši na požadovaný soubor v panelu seznamu souborů a zvolte jednu z možností: o Otevřít v interním prohlížeči o Otevřít v externí aplikaci videoukázka 2.15. Přidání štítku k souboru Klikněte pravým tlačítkem myši na požadovaný soubor v panelu seznamu souborů a z rozbalovací nabídky zvolte možnost Štítky - Zvolit. V dalším rozbalené nabídce zvolte odpovídající štítek, kterým chcete soubor označit. V panelu seznamu souborů se u takto označeného souboru objeví odpovídající barevný čtvereček. POZOR: štítky je třeba nastavit v administraci XENIA Serveru 15
videoukázka 2.16. Práce s filtrem Pomocí filtru je možno definovat, které soubory se budou v panelu seznamu souborů zobrazovat. Klikněte na tlačítko Filtr v pravém horním rohu okna. V zobrazeném dialogu můžete nyní provést odznačení (či označení) typů souborů. Pokud u daného typu souboru zrušíte označení a kliknete na tlačítko OK, přestane se tento typ souboru zobrazovat v panelu seznamu souborů. Pokud naopak provedete označení typu souboru a potvrdíte kliknutím na tlačítko OK, soubory se začnou v panelu seznamu souborů zobrazovat. videoukázka 2.17. Naskenování dokumentu Klikněte na tlačítko Naskenovat dokument, případně přejděte do hlavního menu aplikace, klikněte na záložku Záznam a zvolte možnost Naskenovat dokument. Otevře se skenovací klient, ve kterém po naskenování dokumentu stiskněte tlačítko Odeslat do archivu. 16
Poté se skenovací klient uzavře. V okně aplikace XENIA vyhledejte záznam, ke kterému budete chtít naskenovaný dokument vložit, označte jej myší a klikněte na tlačítko Přidat naskenované. Zobrazí se nové okno, v němž je možné změnit název souboru. Pro uložení klikněte na tlačítko Ano. 2.18. Import dat z CSV souboru Klikněte na tlačítko Import dat v panelu ovládacích prvků, případně přejděte do hlavního menu aplikace, klikněte na záložku Záznam a zvolte možnost Import dat. Dále zvolte možnost Z CSV souboru. V nově otevřeném okně vyberte z rozbalovací nabídky Aplikace typ aplikace, ke které budete import provádět. Kliknutím na tlačítko Najít soubor vyhledejte požadovaný soubor a klikněte v okně prohlížeče na tlačítko Otevřít (Open). V poli Oddělovač dat [znak] zadejte znak, který používáte v importovaném CSV souboru jako oddělovací znak mezi jednotlivými atributy záznamu. POZOR: CSV soubor nesmí obsahovat hlavičku (názvy sloupců atributů záznamu), jednotlivé sloupce musí přesně odpovídat atributům vybrané aplikace a soubor, který má být k záznamu přidán, musí být uveden v CSV souboru jako poslední sloupec. Název souboru musí být uveden ve formátu celé cesty k tomuto souboru (např.: C:\adresář\ soubor.koncovka souboru). Pro provedení importu klikněte na tlačítko Importovat data 17
videoukázka 2.19. Odpojení od serveru a připojení k serveru Pro odpojení od serveru klikněte na tlačítko Odpojit v panelu ovládacích prvků, případně v hlavním menu aplikace klikněte na záložku Aplikace a zvolte možnost Odpojit od serveru. Tlačítko Odpojit se změní na Připojit k serveru. Pokud chcete připojení k serveru obnovit, klikněte na tlačítko Připojit k serveru, v hlavním menu aplikace v záložce Aplikace klikněte na možnost Připojit k serveru. Zobrazí se přihlašovací okno pro zadání přihlašovacích údajů. Proveďte přihlášení do aplikace. POZOR: Po znovupřipojení k serveru je nejprve nutné pro další práci vybrat ze seznamu aplikací příslušnou aplikaci, jinak nebude systém fungovat korektně. videoukázka 2.20. Změna hesla Pro změnu hesla přejděte do hlavního menu aplikace, klikněte na záložku Aplikace a zvolte možnost Změnit heslo. 18
V nově otevřeném okně zadejte nejprve vaše původní heslo a poté do dalších dvou položek nové heslo. Hesla v těchto dvou položkách musí být shodná. Zadané údaje potvrďte kliknutím na tlačítko OK. videoukázka 2.21. Nastavení aplikace V nastavení aplikace v hlavním menu Nastavení - Nastavení aplikace je možné provádět: nastavení sítě, uživatelská nastavení pro práci se soubory, nastavení prohlížeče či zpřístupnění pokročilých voleb pro klientskou aplikaci, nastavení chování panelu se seznamem aplikací. POZOR: Především nastavení sítě by měl provádět pouze administrátor. videoukázka 19
2.22. Zobrazení informací o aplikaci Informace o aplikaci získáte kliknutím na záložku O aplikaci v hlavním menu aplikace XENIA. 2.23. Ukončení práce s aplikací XENIA Práci s aplikací XENIA ukončíte kliknutím na tlačítko Zavřít v pravém dolním rohu okna či kliknutím na záložku Aplikace v hlavním menu a volbou možnosti Konec. 20
3. Webový klient XENIA Elektronický archiv XENIA obsahuje také modul Web klient. Tento modul umožňuje vyhledávání a prohlížení archivovaných dokumentů přes webové rozhraní. Adresa aplikace je tvořena pomocí IP adresy serveru (nebo jeho názvu) a HTTP portu, který jste na serveru nastavili. Správný tvar adresy je např. http://127.0.0.1:8080. Tento příklad bude fungovat na serveru, kde je nainstalován XENIA server s výchozím nastavením (port 8080 je výchozím portem nastaveným pro komunikaci web klienta XENIA). 21
4. XENIA - administrace 4.1. Přidání uživatele Přidávání nových uživatelů i změna uživatelských údajů je možná kdykoli za provozu systému. V Administračním nástroji (XENIA Setup) zvolte v menu položku Nastavení a Seznam uživatelů. Pro přidání nového uživatele klikněte na tlačítko Nový uživatel. V otevřeném okně vyplňte požadované údaje a stiskněte tlačítko OK. Pokud vše proběhlo v pořádku, je zobrazeno informační okno se zprávou, že nový uživatel byl vytvořen a bylo mu nastaveno výchozí heslo h. Po prvním přihlášení by uživatel měl svoje výchozí heslo ihned změnit. 4.2. Editace uživatele Pokud potřebujete změnit údaje o uživateli: označte požadovaného uživatele v levém seznamu a stiskněte tlačítko Změnit údaje. V otevřeném okně změňte požadovaný údaj a stiskněte OK. 22
4.3. Vynulování hesla uživatele Pokud uživatel zapomněl své přihlašovací heslo do systému XENIA, je možné jej vynulovat a nastavit výchozí heslo. V Administračním nástroji (XENIA Setup) zvolte v menu položku Nastavení a Seznam uživatelů. V levém seznamu označte vybraného uživatele a klikněte na tlačítko Změnit údaje. V otevřeném okně klikněte na tlačítko Vymazat heslo. Po dojitém odsouhlasení otázky o vymazání hesla je potvrzeno nastavení výchozího hesla pro daného uživatele. 4.4. Nastavení oprávnění 4.4.1. Nastavení oprávnění - aplikace Každá aplikace v systému XENIA může být přístupná pouze oprávněným uživatelům. Proto je třeba nastavit přístupová práva pro každého uživatele. V Administračním nástroji (XENIA Setup) zvolte v menu položku Nastavení a Oprávnění - aplikace. Otevře se okno s tabulkou obsahující v řádcích seznam uživatelů a seznam aplikací v jednotlivých sloupcích. Chcete-li změnit oprávnění vybraného uživatele pro danou aplikaci, klikejte levým tlačítkem myši do políčka tabulky v řádku uživatele a sloupci dané aplikace dokud dané pole nebude obsahovat hodnotu požadovaného oprávnění. Hodnoty oprávnění jsou následující: 23
0 uživatel nemá přístup k aplikaci. 1 uživatel má k aplikaci plný přístup. 2 uživatel má k aplikaci přístup, nemůže však vkládat soubory k záznamům. 3 uživatel má plný přístup k aplikaci, navíc může i mazat záznamy v archivu*. Poznámka: Záznam z archivu nelze nikdy úplně vymazat. Veškeré záznamy již jednou vložené do archivu zůstávají uloženy. Záznam je pouze označen jako neplatný. Po nastavení veškerých oprávnění klikněte na tlačítko OK a odsouhlaste zobrazený dialog. 4.4.2. Nastavení oprávnění - atributy Každá aplikace obsahuje různé atributy, které mohou být přístupné také pouze některým uživatelům. Proto je nutné nastavit oprávnění pro jednotlivé atributy. V Administračním nástroji (XENIA Setup) zvolte v menu položku Nastavení a Oprávnění - atributy. Po otevření okna s tabulkou obsahující seznam aplikací vyberte aplikaci (označte ji), pro kterou chcete měnit oprávnění a stiskněte OK. Otevře se tabulka se seznamem uživatelů a seznamem atributů pro vybranou aplikaci. Oprávnění lze měnit pro každý atribut obdobně jako u oprávnění aplikací (viz. výše). Význam zobrazených hodnot: 0 uživatel atribut vidí, nemůže jej však měnit 1 uživatel má k atributu plný přístup, může měnit jeho hodnotu. 2 uživatel nemá přístup k atributu, nevidí jej. Zobrazené hodnoty lze měnit kliknutím myši na příslušné políčko v tabulce. Po nastavení veškerých oprávnění klikněte na tlačítko OK a odsouhlaste zobrazený dialog. 24
25
5. Často kladené otázky 6. Technická podpora 6.1. Další informace Pro další informace o digitálním archivu XENIA navštivte, prosím, naše webové stránky www.xenia.cz. 6.2. Stránky technické podpory Nejaktuálnější informace o digitálním archivu XENIA najdete na internetových stránkách http://www.xenia.cz/podpora 26
7. Rejstřík A administrace 35 atribut 7, 8 C CSV soubor 8, 27 Č čárový kód 8 D datové úložiště 8 Digitalizace 7 E Editace uživatele 36 Elektronická archivace 7 N náhled souboru 19 nastavení aplikace 31 O o aplikaci 32 oddělovač dat 28 odpojení od serveru 29 oprávnění 38 Otevření souboru 18 P předmluva 6 Přidání souboru 17 Přidání štítku 24 Přidání uživatele 35 Přidání záznamu 13 Přihlášení do aplikace 11 Připojení k serveru 29 Přístupová práva 38 F filtr 25 H heslo 11, 30, 35, 37 hodnoty parametrů 14 I Import 27 Indexace 7 K Kopírování zástupců souborů 22 S skenování 7, 26 software třetích stran 9 starší verze souboru 20 T Technická podpora 42 U ukončení práce 33 Uložení souboru 19 Uživatelské jméno 11 V Vyhledávání 8, 12 Vymazat heslo 37 27
W webový klient 9, 34 X Z záznamy obsahující soubor 21 změna hesla 30 změna záznamu 15 zobrazení souboru 16 XENIA Setup 35, 40 28