Obsah...3 Úvod...3 První...3 spuštění modulu Konfigurace...3 skladů ové... položky Karta... skladové položky Hromadný...5 příjem, výdej, převod Individuální...5 příjem, výdej, převod Automatický...6 výdej skladových položek Inventura...7 skladových zásob Detailní...8 přehled pohybů Tiskové...8 sestavy 2
Úvod Úkolem modulu sklad je zajistit průkaznou spotřebu materiálu, vedeného v operativní evidenci zdravotnického zařízení. umí rozlišovat položky dodané bez ceny v rámci veřejného zdravotního pojištění a položky s cenou, které byly zakoupeny. Eviduje výrobní šarži a kontroluje exspiraci skladové položky. Výdej za skladu může být spjat s vykázáním určitého kódu. Cena skladové položky může vstoupit do dokladu nebo do závazku pacienta. První spuštění modulu Před prvním použitím modulu je třeba definovat číselnou řadu pro příjemky, výdejky a převodky. Spustíte-li modul poprvé (z menu Platby > y), systém Vám automaticky nabídne jejich založení podle schématu: písmeno P/V/T, dvojciferné číslo roku a čtyřmístné pořadové číslo. Nemáte-li důvod, toto číslování neměňte. Pokud ano, klikněte na tlačítko [Konfigurace řad...] nebo kdykoli volbou Konfigurace > Řady. Bez nastavení číselných řad nelze modul provozovat. Konfigurace skladů Celkový počet skladů vedených v programu není omezen. může být jeden společný pro celé zařízení, více společných pro celé zařízení či každý zvlášť pro jednotlivé uživatele, případně pracoviště. Definice skladu běžně vychází ze skutečného skladu (např. lednice). Je vždy na zvážení uživatele, kolik skladů si v programu nastaví. Pro menší zdravotnická zařízení doporučujeme pro rychlejší práci s programem nastavit pouze jeden sklad. Definice skladů se provede kliknutím na tlačítko [Konfigurace skladů] v okněové položky (volba Platby > y). V konfiguraci skladů si vyberte nejen komu bude sklad přiřazen (v levé části okna), ale i kdo z uživatelů má k danému skladu právo příjmu a výdeje. Pokud je v průběhu času potřeba změnit přiřazení skladu v organizační struktuře, je to možné provádět jednoduchým tažením myší za současně stisknutého levého tlačítka. V případě potřeby je možné sklady smazat (pouze pokud neobsahují žádný pohyb, existující pohyby lze hromadně převést na jiný sklad). Tímto krokem tak v podstatě dojde ke sloučení skladů. 3
ové položky Okno ové položky je rozděleno do 3 částí: - Pracovní sklad umožňuje výběr konkrétního skladu, se kterým aktuálně pracujeme. ové položky - pro každý lék, materiál je třeba nejdříve v této části založit skladovou kartu (na tuto kartu budou poté vázány příjmy a výdeje). U zobrazených skladových karet je pro vybranou kartu zobrazen aktuální stav na skladu, stav již exspirovaného počtu a minimální počet naskladněných položek. ovou kartu lze i vymazat, ale je nejprve nutné zrušit veškeré pohyby na této kartě. Pohyby skladové položky - spodní část okna slouží k evidenci jednotlivých skladových pohybů vybrané skladové karty. Lze zde také zadat individuální příjem nebo výdej skladové položky 5. Podrobné informace o pohybech 8 získáte kliknutím na tlačítko [Přehled] v horní části okna. Kliknutím kdekoli v tomto přehledu pohybů pravým tlačítkem myši lze vyvolat nastavení zobrazených sloupců. Vzájemný převod mezi Dostupnými a Zobrazenými poli provádíte výběrem pole a stiskem jednoduché zelené šipky (levá/ pravá). Stisk dvojité šipky přesouvá všechna pole. Stisk jednoduché zelené šipky (horní/dolní) posouvá zvolené pole o jednu úroveň dolů/vzhůru. Přesun stávajícího uspořádání sloupců můžete provést i tak, že v záhlaví sloupce stisknete a držíte levé tlačítko myši, poté sloupec přesunete na požadované místo a tlačítko uvolníte. Karta skladové položky Karta skladové položky slouží pro vytvoření nové skladové karty nebo editaci stávající položky skladu. Všechna povinná pole jsou žlutě podbarvena a bez jejich vyplnění nelze záznam uložit. Pole skladová cena a další nepodbarvené záznamy je možné vyplnit dle potřeby. Pokud chcete automaticky odepisovat 6 položky ze skladu prostřednictvím jiných činností (Očkování, Ambulantní doklad), je třeba mít u skladové karty povoleno vytvoří vazbu skladové položky na vykazovaný materiál/léčivo. Automaticky odepisovat. To automaticky
Pokud zadáte hodnotu Minimální stav, systém Vás bude při výdeji této položky upozorňovat na případné podkročení této hodnoty, pokud by po dokončení výdeje byl stav položky na skladě pod touto minimální hodnotou. U položky můžete také definovat explicitní příjmový sklad u pole Přijímat pouze na sklad. V takovém případě se při příjmu položky na sklad bude nabízet pouze tento sklad. Podle výběru skladu (ve spodní části tabulky), zde existuje rychlý přehled momentálního stavu zásob na tomto skladu. Hromadný příjem, výdej, převod Pomocí funkce Hromadný příjem, výdej nebo převod lze provést hromadné akce nad jednotlivými skladovými položkami. Není tak nutné pokaždé otevírat skladové karty jednotlivých položek pro každou skladovou operaci. Pro operaci nad skladovými položkami je rozumné zadávat i šarži a stejně tak termín exspirace. Individuální příjem, výdej, převod V přehledu pohybů (spodní část okna ové položky ) lze u vybrané skladové karty: zadat individuální pohyb typu příjem nebo výdej převést skladové zásoby na jiný sklad opravit vybraný pohyb smazat vybraný pohyb 5
Individuální příjem, výdej položky Po kliknutí na ikonu příjem nebo výdej. je zobrazen formulář pro zadání nového pohybu. V poli Typ pohybu se určuje, zda se jedná o Vyplňte povinná pole a případně i šarži a exspiraci přijímaného zboží či prodejní cenu. Tato cena se následně vyplňuje do dokladů. Pokud likvidujete zásoby, jedná se z pohledu skladového systému o výdej, je ale třeba tuto skutečnost zaznamenat zatržením kolonky Zlikvidováno ve výdejním formuláři. S touto informací systém potom pracuje ve skladových sestavách, kde můžete zadat, že chcete pouze takovéto "likvidační" pohyby zásob. Při individuálním výdeji skladové zásoby je možné svázat tento výdej s pacientem vedeným v kartotéce viz položka Přebírat pacienta z kartotéky. Pokud zůstane zaškrtnutá, bude každý nový výdej vázán na aktuálně vybraného pacienta v Kartotéce. Pokud nastane případ, že i tak nechcete momentální výdej vázat na pacienta, použijte tlačítko s mazací gumou a jméno pacienta tak z pole vymažte. Můžete i obráceně pole nechat prázdné a zaškrtávat je v požadovaných individuálních případech. Automatický výdej skladových položek Pro automatický výdej skladových položek je nutné nastavit vazbu mezi skladovou kartou a kódem z číselníku VZP. Tuto vazbu doporučujeme vytvořit automaticky a to zaškrtnutím volby Automaticky odepisovat ve skladové kartě. Vazbu lze vytvořit i ručně v okně Konfigurace vazeb (vyvolané z formuláře ové položky tlačítkem [Konfigurace vazeb]). V levé části okna jsou zobrazeny pomocí stromové struktury všechny existující vazby a to i automaticky založené. V pravé 6
části jsou také zobrazeny všechny vazby s tím, že zde je možné je editovat. Tyto vazby zajistí automatické odepisování položek ze skladu při vykázání položky na doklad pro pojišťovnu nebo do závazků pacienta. Pokud máte nastaveno k provedení očkování automatické vygenerování výkonu a léčiva do dokladu pro pojišťovnu, bude v šabloně práce (Konfigurace > Šablony prací) zobrazena i informace o existující vazbě na skladovou položku. Inventura skladových zásob K provedení inventury lze použít tento postup: 1) Předpokládaný stav skladů Pro výtisk tohoto přehledu zvolte Platby > y, klikněte na ikonu Tisk vyberte sestavu Inventura - přehled zásob. 2) Inventura Proveďte fyzickou inventuru skladů, skutečné stavy si poznamenejte. 3) Aktualizace stavů na skladech Pokud byly nalezeny nesrovnalosti, je třeba zapsat skutečný stav do programu. To lze provést v okně vyvolaném volbou Platby > Srovnání stavu skladových položek. V tomto formuláři najděte rozdílné položky, rozeditujte záznam a do pole Skutečnost zapište zjištěný stav. Poté tlačítkem [Potvrdit výsledek srovnání] provedete aktualizaci stavů v programu. Při potvrzení bude zobrazeno upozorňovací okno s výčtem všech provedených změn. Po odsouhlasení program automaticky vytvoří příjem nebo výdej ze skladu. Současně bude tento pohyb označen příznakem Srovnání skladu zásob (sloupec Srov. v přehledu pohybů ). ) Přehled provedených změn Na závěr inventury si můžete vytisknout přehled provedených změn. Vyberte sestavu Pohyby skladových položek a ve filtru zvolte Jen srovnání stavu. 7
Detailní přehled pohybů Detailní přehled pohybů skladových položek zobrazíte kliknutím na tlačítko [Přehled] v okně ové položky. V tomto formuláři můžete zobrazit pohyby skladových zásob podle různých kritérií. Napravo si zapněte tlačítkem [Panel] filtr záznamů. Dole lze tlačítkem [Zobrazit/skrýt položky] vybrat seznam požadovaných filtrů. Jednotlivé řádky v tomto přehledu představují vlastní pohyby položek skladu. Chcete-li se na konkrétní pohyb podívat detailněji, stačí se kurzorem postavit na položku v tabulce a buď nad ní udělat dvojklik myší, nebo stisknout tlačítko [Zobraz]. To Vám zobrazí konkrétní příjemku/výdejku/převodku, která pohyb vyvolala. Tiskové sestavy Dostupné tiskové sestavy zobrazíte kliknutím na tlačítko [Tisk] v okně ové položky. Inventura - přehled zásob Zobrazí aktuální stav zásob vedený v programu. Tuto sestavu doporučujeme vytisknout před fyzickou inventurou skladu (viz Inventura skladových zásob 7 ). Pohyby skladových položek Rychlý přehled pohybů (výdej, příjem, převod) skladových zásob na jednotlivých skladech podle předem zadaných kritérií. Pohyby skl. položek (detailně) Obsah vychází z předchozí sestavy. Navíc jsou doplněny informace o uživateli, který pohyb provedl, pacientovi na kterého se pohyb váže a informaci, zda se jedná o srovnání stavu. Stavy na skladech Zobrazí aktuální stavy položek na skladech, které nejsou exspirované. Vedle toho ale zobrazuje také počty položek exspirovaných. Zásoby pod minimálním množstvím Pokud máte u položek ve skladových kartách nastavenu minimální skladovou zásobu, tak tato sestava zobrazí položky (neexspirované), které se momentálně nacházejí ve skladu pod touto minimální hladinou, tj. položky doporučené co 8
nejdříve pořídit. Zásoby s prošlou exspirací Pokud zadáte do karet skladových položek termín, po kterém budou zásoby položky exspirované, tak tato sestava zobrazí aktuální stav položek na skladě, u nichž již došlo k překročení této časové hranice, tj. položky vhodné k likvidaci. Výdeje - záměna úhrady Pokud dojde u skladové položky k záměně úhrady (z hrazené položky na nehrazenou a naopak), je možné použít tuto sestavu k zobrazení přehledu takových položek. Kontrola dostatečných zásob Tato sestava slouží při pravidelném výdeji zásob k zobrazení informace, zda k určitému datu bude dostatečná zásoba položky na skladě. Je to pouze předpoklad/plán spotřeby vypočítaný podle průměrné spotřeby za zvolené období. Celkové náklady na pacienta Tato sestava zobrazí přehled vydaných skladových položek vybranému pacientovi. Pravidelné očkování - NRC Vyplněný formulář pro Clearingové centrum. Seznam čárových kódů Pokud používáte u položek v kartách čárové kódy, tato sestava Vám je vytiskne s názvy jednotlivých položek. Slouží pro následné použití snímače čárového kódu ve skladu, např. při inventuře. 9