Masarykova univerzita Ekonomicko-správní fakulta Studijní obor: Ekonomické-informační systémy Analýza využití ERP systémů na českém trhu Analysis of the use of the ERP systems on the Czech market Bakalářská práce Vedoucí práce: Ing. Jaromír Skorkovský, CSc Autor: Vít Pelikán Brno, květen 2009 1
2
Jméno a příjmení autora: Vít Pelikán Název bakalářské práce: Název práce v angličtině: Katedra: Vedoucí diplomové práce: Analýza využití ERP systémů na českém trhu Analysis of the use of the ERP systems on the Czech market katedra aplikované matematiky a informatiky Ing. Jaromír Skorkovský, CSc Rok obhajoby: 2009 3
4
Anotace: Hlavním cílem bakalářské práce je popsat základní charakteristiky ERP systémů a určit metriky, podle kterých by bylo možné provést jejich hodnocení. Cílem hodnocení ERP systémů bude pro jejich uživatele nebo potenciální uživatele specifikace přínosů majících původ ve využívání ERP jako nástrojů pro řízení procesů. Dalším cílem bude vybrat z množiny desítek ERP na českém trhu modelové představitele jednotlivých skupin těchto nástrojů, vytipovat skupiny uživatelů, které uvedené skupiny využívají, popsat silné stránky uvedených systémů a případně jejich zaměření. Klíčová slova: analýza, ERP systém, implementace, metrika, český trh Abstract: The aim of this bachelor s thesis is to describe main features of ERP systems and identify measures allowing their rating. Rating of the systems will specify the benefits of using ERP system as process control tool for their (potential) users. Secondary aim is to find representatives of groups of ERP systems, point out who uses these tools and to describe the strenghts and specialisations of such systems. Keywords: analysis, ERP system, implementation, measure, czech market 5
6
Prohlášení Prohlašuji, že jsem bakalářskou práci Analýza využití ERP systémů na českém trhu vypracoval samostatně pod vedením Ing. Jaromíra Skorkovského, CSc a uvedl v ní všechny použité literární a jiné odborné zdroje v souladu s právními předpisy, vnitřními předpisy Masarykovy univerzity a vnitřními akty řízení Masarykovy univerzity a Ekonomicko-správní fakulty MU. V Brně dne 22. května 2009 p o d p i s a u t ora 7
8
Poděkování Na tomto místě bych rád poděkoval Ing. Jaromíru Skorkovskému, CSc za vedení práce, cenné odborné rady a připomínky. 9
10
Obsah 1. Úvod... 15 2. Systémy plánování podnikových zdrojů úvod, vývoj, rozdělení... 17 2.1. Enterprise Resource Planning systémy... 17 2.2. Vývoj ERP systémů... 18 2.3. Rozdělení ERP systémů... 19 2.3.1. Dělení ERP dle velikosti podniku... 22 2.3.2. Dělení dle odvětví podniku... 23 2.3.3. Metody řízení aplikované v ERP systémech... 25 2.3.4. Uplatnění systémů z hlediska struktury výrobku... 27 3. ERP systémy na českém trhu přehled nejrozšířenějších systémů... 30 3.1. ERP pro velké podniky... 30 3.1.1. SAP business suite... 30 3.1.2. Oracle E-Business Suite... 31 3.2. ERP pro střední podniky... 31 3.2.1. Helios Green... 31 3.2.2. Microsoft Dynamics AX... 32 3.2.3. Microsoft Dynamics NAV... 33 3.2.4. IFS Aplikace... 33 3.2.5. Exact Globe... 34 3.2.6. Lawson M3... 34 3.2.7. Epicor iscala... 35 3.3. ERP pro malé podniky... 36 3.3.1. Helios Orange... 36 11
3.3.2. QI... 37 3.3.3. POHODA SQL 2009... 37 3.3.4. Vema... 38 3.3.5. SOFTIP PACKET... 38 4. Zavádění ERP systému do podniku... 40 4.1. Rozhodnutí pro změnu ERP systému... 41 4.2. Vytvoření řešitelského týmu... 42 4.3. Výběr vhodného ERP řešení a jeho dodavatele... 42 4.3.1. Hrubý výběr... 43 4.3.2. Jemný výběr... 43 4.4. Uzavření smlouvy o zavedení ERP... 44 4.5. Implementace systému... 44 4.5.1. Příprava vlastní implementace... 45 4.5.2. Příprava produktivního provozu... 45 4.5.3. Zahájení provozu systému... 46 4.6. Uvedení systému do provozu a jeho údržba... 46 5. Metriky pro hodnocení úspěšnosti nasazení ERP systému... 47 5.1. Dělení metrik... 47 5.2. Metriky pro hodnocení efektů z inovace informačního systému... 48 5.3. Metriky pro hodnocení ERP systémů... 49 5.3.1. Metriky pro manažerská kritéria... 50 5.3.2. Technicko-organizační metriky... 50 5.3.3. Finanční metriky... 51 5.4. Využití metrik při výběru ERP... 52 6. Příklad implementace ERP systému problémy a přínosy... 54 6.1. Charakteristika projektu... 54 12
6.1.1. Důvody inovace systému a výběr vhodných kandidátů... 54 6.1.2. Požadavky na ERP systém... 55 6.2. Hlavní problémy a jejich řešení... 56 6.2.1. Identifikace problémů... 57 6.2.2. Nalezená řešení... 57 6.3. Přínosy inovace ERP systému... 58 6.4. Hodnocení projektu a doporučení... 59 7. Závěr... 61 8. Zdroje použité v práci... 63 8.1. Seznam použité literatury... 63 8.2. Seznam obrázků a grafů... 65 8.3. Seznam tabulek... 66 13
14
1. Úvod ERP systémy, tedy systémy plánování podnikových zdrojů, jsou jedním ze základních stavebních prvků informatiky moderního podniku. Jejich variabilita, univerzálnost a také to, že dokáží poskytovat podporu celé škále činností firmy, tvoří z těchto systémů rozhodující stavební kámen informačního systému. O problematice týkající se ERP systémů existuje velké množství materiálů. Popularita různých knih o ERP je dána faktem, že se tento typ systémů dostává do povědomí širší veřejnosti, tedy nejen informatiků, manažerů a obchodníků. V této práci Analýza využití ERP systémů na českém trhu se budu snažit popsat, co vlastně pod pojmem ERP systém rozumíme, jak se systémy tohoto typu člení, dále jaké měly předchůdce a kam v této oblasti směřuje další vývoj. Pokusím se nastínit, jaké jsou přístupy ERP systémů k řešení otázek podnikového řízení. V další části se budu snažit provést samotnou analýzu systémů, které na českém trhu působí. Rozdělit systémy do skupin podle kritérií, poskytnout informace o výrobcích, dodavatelích, kde například byl daný systém v České republice zaveden. Takové informace jsou z pohledu výběru systému dost významné. Jedním z cílů práce je i určení metrik pro výběr vhodného systému do podniku. Z tohoto bych zde rád předvedl zjednodušenou formou způsob, jakým se ERP systémy do firem zavádějí, jak probíhá jejich výběr a co vlastně vede zákazníky ke změně nebo upgrade stávajících fungujících systémů. Samotné určení metrik pro výběr bude navazovat na část o metrikách samotných, tedy co pod pojmem metriky rozumíme, jak se určují, k čemu jsou používány a kým. Také se pokusím uvést příklady metrik. V poslední části práce se chci zaměřit na příklad z praxe. Jelikož instalace ERP softwaru je kapitolou velmi zajímavou a pro každou firmu specifickou, pokusím se najít podnik, kde došlo při zavádění k nějak zajímavé situaci, popsat její příčiny a jak se s vyvstalými problémy firma vypořádala; čím byl projekt samotného zavádění systému pro firmu přínosem, a také se 15
pokusím navrhnout zlepšení, která by bylo možno udělat, aby k podobným problémům nedocházelo. 16
2. Systémy plánování podnikových zdrojů úvod, vývoj, rozdělení 2.1. Enterprise Resource Planning systémy Systém plánování podnikových zdrojů obvykle se používá zkratka ERP (Enterprise Resource Planning) - je charakterizován jako typ aplikačního software, který umožňuje řízení a koordinaci všech disponibilních podnikových zdrojů a aktivit 1. Zkratka ERP se překládá jako plánování podnikových zdrojů, tedy pojem ERP systém můžeme přeložit jako systém plánování zdrojů podniku či systém plánování podnikových zdrojů. Jak již z názvu vyplývá, podobné systémy se pokoušejí obsáhnout funkce celého podniku, tedy jsou projektovány s cílem obsáhnout celou řadu programů, které uspokojují informační potřeby jednotlivých oddělení nebo pracovníků podniku a které sdílí stejnou architekturu a datovou základnu. Při existenci mnoha dílčích aplikací, které pokrývají požadavky jednotlivých oddělení (např. výroba, prodej, marketing) a které nemají společný programový základ, dochází k nutnosti zadávat informace opakovaně a udržovat často v navzájem neslučitelných databázích, tedy v databázích o různé struktuře, mezi nimiž nejsou data přenosná bez dalších úprav. Z tohoto důvodu dochází často k nekonzistenci, chybovosti a neefektivnosti využívání podnikových dat a operací. ERP systém má výše uvedený problém eliminovat vytvořit takovou informační podporu pro jednotlivé podnikové procesy, která bude splňovat požadavky všech oddělení v rámci jedné konzistentní aplikace. Pro ERP systémy je typické, že ačkoliv jsou dodávány jako hotový balík programů, je nutné je dále upravit a přizpůsobit požadavkům zákazníka. Tento proces (tzv. customizace) probíhá většinou na základě analýzy požadavků uživatelů a obvykle představuje jednu z klíčových částí celého projektu zavádění systému v podniku. ERP mají modulární strukturu. Modulů je velké množství a jen málokterý zákazník využije moduly všechny. Obvykle nakoupí pouze ty, které jsou pro něj relevantní - například je zbytečné pro firmu, která se zabývá se finančními trhy, nakupovat moduly výroby, správy 1 Pour J. a kol., Podniková informatika, Grada, s.64 17
skladů apod. Dnes již ERP nezahrnuje jen tyto aplikační moduly, ale i moduly dokumentační, technologicko-správní (pro nastavení přístupových práv, analýzu operací prováděných ERP atd.), implementační (sloužící k úpravě ERP pro potřeby zákazníka výše zmíněná customizace) a celou řadu dalších. 2.2. Vývoj ERP systémů Přímým předchůdcem ERP systémů byly podnikové aplikace, které poskytovaly informační podporu určité oblasti aktivit podniku. Trendem bylo postupně rozšiřovat funkcionalitu a podporovat čím dál tím širší spektrum funkcí řízení podniku. Je pochopitelné, že se nejdříve sjednocovalo programové zabezpečení nejbližších oblastí např. výroby a managementu skladů, nákupu a prodeje. K nejvýznamnějším principům, na nichž byly založeny aplikace tohoto typu, byly: Material Requirements Planning (MRP) orientované na plánování materiálových potřeb výroby a využívající struktury výrobku (kusovníku) jako základu pro stanovení množství a termínů nakupovaných a vyráběných součástí. Tento přístup byl rozvíjen a aplikován převážně v 60. a 70. letech minulého století a využíval možností tehdy dostupné výpočetní techniky. Manufacturing Resource Planning (MRP II) rozšiřuje počítačovou podporu materiálového plánování na další důležitou oblast plánování kapacit výrobních zdrojů (označované jako CRP Capacity Requirements Planning). MRP II byly aplikovány v 80. letech a na začátku 90. let 2. (1-63) Je nutné si uvědomit, že v době, kdy tyto aplikace byly používány, byly technické prostředky na nesrovnatelně nižší úrovni než dnes. S nástupem výkonnějších počítačů, nových typů databází a programovacích jazyků a v neposlední řadě i díky zvyšující se informační odbornosti personálu se stalo standardem celopodnikové řešení tedy ERP systém. Zpočátku si složitý systém mohli dovolit pouze největší hráči na trhu. Důvodů bylo hned několik, k nejvýznamnějším patřila vysoká finanční náročnost hardwarového i softwarového vybavení, nutnost zaměstnávat celou řadu odborníků (v souvislosti se zaváděním ERP systému jsou typické zvýšené výdaje v IT oddělení firmy) a také nepříliš vysoká efektivita 2 Pour J. a kol., Podniková informatika, Grada, s.63 18
vložených prostředků menším podnikům se jednoduše nevyplatilo mít ERP systém, který byl drahý a v rozsahu jejich podnikání nezaručoval nijak převratné úspory. Díky překotnému vývoji jak technického zázemí, tak samotných počítačových systémů a aplikací se stále zvyšoval podíl firem, které ERP systém využívaly; zvětšovala se také složitost samotných systémů (jak v počtu modulů a řádků kódu, tak také v množství aplikací, pohledů a ve variabilitě). Na rychle rostoucí trh ERP systémů vstupovaly další firmy, vznikaly firmy specializující se na dodávání systémů do specifických odvětví. V poslední době je trendem propojování ERP systému jakožto jádra informačního vybavení firmy s dalšími nástroji podnikové informatiky jde o další stupeň integrace, kdy jsou v systému zahrnuty aplikace nejen s funkcionalitou ERP, ale například i: Business Intelligence - aplikace a technologie zaměřené prakticky výlučně na analýzu a plánování činnosti podniku CRM (Customer Relations Management) řízení vztahů se zákazníky SCM (Supply Chain Management) řízení dodavatelského řetězce, tedy interakce mezi podniky za účelem zvýšení dodavatelského řetězce jako celku Výsledné řešení bývá označováno jako ERP II. Současné informační systémy typu ERP i ERP II, ačkoliv pokrývají širokou funkcionalitu, nejsou jedinými počítačovými systémy podniků. Komplexní řešení je doplňováno různými aplikačními moduly, kancelářským softwarem apod. Velmi často se však také setkáváme se situací, kdy základ (core) ERP systému sice tvoří jádro podnikové informatiky, ale na něj jsou napojeny programy ve své podstatě simulující jednotlivé moduly. Takové programy jsou od různých výrobců, mnohdy pracují na jiných platformách, databázích apod. Děje se tak zejména z důvodu šetření finančních prostředků jak na samotném pořízení ERP systému, tak i přeškolování zaměstnanců (kteří jsou zvyklí na svůj program, se kterým umějí pracovat). Samozřejmě, že zjevným problémem tohoto řešení je vysoká komplikovanost přenosu dat a koordinace jednotlivých částí celého systému a z toho plynoucí nestabilita. 2.3. Rozdělení ERP systémů Jako každý typ softwaru i ERP systémy je možno rozdělovat do skupin podle celé řady kritérií. Při posuzování ERP systému je brána v potaz široká škála hledisek zahrnujících např.: 19
pověst a sílu výrobce a dodavatele systému; reference produktu a jeho cenu rozsah a úroveň poskytovaných funkcí úroveň integrace do jaké míry jsou jednotlivé moduly ERP vzájemně provázány úroveň lokalizace jak je systém uzpůsoben národnímu prostředí, jeho specifikům jazykovým, ale i legislativním (např. účetnictví) architekturu ERP, jeho softwarové řešení provozní prostředí ERP vymezující např. databáze a operační systémy, pro které je systém navrhnut možnosti úprav software, tedy úroveň customizace, kterou je možné u systému provádět kvalitu a dostupnost dokumentace a podpory systému podporu norem a doporučení normy jsou závazné, doporučení nezávazné standardy Nejčastěji využívaným rozdělením je orientace produktů podle velikosti zákazníka. Z tohoto pohledu můžeme ERP produkty na světovém trhu členit dle zdrojů analytické společnosti IDC 3 na: 1. velké celopodnikové systémy (pro zákazníky s obratem vyšším než 1 mld. USD) 2. střední celopodnikové systémy (obrat 250 mil. 1 mld. USD) 3. menší celopodnikové systémy (obrat 20-250 mil. USD) 4. menší obchodní systémy (obrat 5 20 mil. USD) 5. malé a domácí systémy (obrat menší než 5 mil. USD) Pro velké a střední celopodnikové systémy se používá souhrnný termín High-end Market, pro menší systémy Mid-range Market a pro poslední úroveň malé a domácí systémy se používá označení Low-end Market. V podmínkách trhu ČR se obvykle používá obdobné členění: 1. velké systémy pro zákazníky s více než 500 zaměstnanci a obratem nad 800 mil. Kč 2. střední systémy pro zákazníky s 25-500 zaměstnanci a obratem v rozmezí 100-800 mil. Kč 3. malé systémy pro zákazníky s méně než 25 zaměstnanci a obratem do 100 mil. Kč 4 3 Analysis of customer types, www.idc.com 20
Vybrané produkty ERP na českém trhu je možné zařadit do těchto skupin následovně: 1. mysap Business Suite, Oracle e-business Suite 2. Helios Green, Microsoft Dynamix AX, Microsoft Dynamics NAV, IFS Aplikace, Exact Globe, Lawson M3, Epicor iscala 3. Helios Orange, QI, POHODA SQL 2009, Vema, SOFTIP PACKET a mnoho dalších Podnikovou realitu rozhodně nejde zúžit na pouhou velikost firmy (počet zaměstnanců, respektive obrat). Z hlediska zavádění IS je nutno brát v potaz celou řadu dalších hledisek. Jde hlavně o následující: odvětví, ve kterém podnik působí různé ERP systémy jsou vhodné pro zavádění v různých odvětvích, některé se přímo specializují (například na banky, média atd.) metody řízení podniku jednotlivé ERP systémy se liší v metodách řízení, rozlišujeme 3 základní typy: JIT tažný princip, MRP II tlačný princip a DBR kombinaci tažného a tlačného principu struktura výrobku tzv. VAT analýza se zabývá tvarem struktury realizovaných výrobků (kusovníků) A dále: typ výroby zde rozlišujeme výrobu na sklad, montáže na zakázku, výrobu na zakázku, vývoj a výrobu na zakázku a zakázkové projekty dynamika rozvoje podniku vývojová etapa, ve které se firma nachází; lze sem zařadit i problém první instalace/upgrade stávajícího systému typy vlastníků podniku odlišné požadavky na informační systém lze identifikovat u tzv. rodinných podniků, jiné u podniků ve vlastnictví tuzemských majitelů a jiné u podniků vlastněných zahraničními investory orientace podniku na vývoz podniky soustředěné pouze na tuzemský trh je nutno vnímat jinak než podniky zaměřené na trh zahraniční orientace podniku na působení v zahraničí - podniky mohou být orientované na pobočky, vlastní zastoupení, fúze na zahraničních trzích apod. 4 Pour J. a kol., Podniková informatika, Grada, s.67 21
orientace podniku na integraci do větších celků podniky se mohou sdružovat do dodavatelských sítí, což výrazně stimuluje rozvoj IS, zároveň však může docházet k zužování prostoru pro rozhodování s ohledem na strategii celé skupiny v oblasti IS (např. orientací na stejného poskytovatele ERP) Přestože jsou výše uvedené vlivy nezanedbatelné, stále hraje největší roli pro rozhodování podniku o typu systému dělení zmíněné v úvodu tedy dělení dle velikosti podniku (1, 65). 2.3.1. Dělení ERP dle velikosti podniku Samotné rozdělení bylo již uvedeno, ale je nutno zdůraznit důvody, proč se toto dělení využívá a jaké výhody a nevýhody přináší zavádění systému. Všeobecně bývá efektivnost zavedení systému do podniku vyšší u větších podniků. Z hlediska dělení nákladů lze náklady na zavedení systému brát jako jednorázové, náklady na údržbu a aktualizace se chovají fixně, efekt, který systém přinesl, je tedy patrnější při větším rozsahu výroby. Kromě tohoto hlediska je nutno uvažovat výhodu větších podniků, které v současné době mají až na několik málo výjimek vlastní oddělení informatiky, do jehož povinností patří údržba a provoz podnikového IS. Z tohoto důvodu si mohou větší podniky dovolit výraznější zásahy do struktury IS při jeho zavádění, mají své vlastní odborníky, kteří jsou připraveni čelit problémům, ke kterým by si menší firmy bez vlastního IT oddělení musely přivolat pomoc specializovaných konzultantských firem. Ceny zavedení stejného systému pro velký, malý a střední podnik bývají srovnatelné, s růstem velikosti podniku totiž neroste proporcionálně množství problémů, se kterými je nutno se při zavádění systému vypořádat. Základní balík problémů, které je nutno vyřešit, zůstává prakticky stejný, přičemž nezáleží na velikosti podniku. Dokonce dochází k situacím, kdy z důvodů zvláštností malých a středních podniků je množství řešených problémů (a tedy i cena zavedení) vyšší než u velkých firem. Pokud se podíváme na skupinu ERP systémů z hlediska zaměření dle velikosti podniků, můžeme konstatovat, že až donedávna byl zájem zaměřen na střední a velké podniky. Důvod je nasnadě složité (a tedy i drahé) systémy si menší firmy nemohou dovolit. Po postupném nasycení trhu velkých a středních firem se zájem přesouvá k jednodušším řešením pro malé podniky, kde se dá snadněji prosadit. Navíc v současné době je modernizace informačních systémů malých a středních podniků předmětem zájmu Ministerstva průmyslu a obchodu ČR 22
v rámci programu Podnikání a inovace a je tedy možno na modernizaci podnikového systému získat dotaci z Evropských fondů. rok malé podniky střední podniky velké podniky 1996 33 100 76 2000 43 100 70 2004 71 100 88 Tab. 1: Oblast aplikování ERP podle velikosti podniku (v %) 5 2.3.2. Dělení dle odvětví podniku Pro strukturu informačních systémů je velmi důležité celkové zaměření podniku. ERP svým zaměřením primárně sice vycházejí z metody MRP II, ale to zdaleka neznamená, že se tyto systémy využívají pouze ve výrobních podnicích. MRP není jediná využívaná metoda, navíc specifika jednotlivých odvětví dávají prostor pro specializovaná řešení. Výsledky průzkumů tuzemských ERP systémů ukazují, že oblast výrobních podniků je pro nasazení ERP řešení sice dominantní, ale uživateli těchto podnikových aplikací jsou i organizace obchodní, distribuční i organizace z oblasti financí 6. Protože je neefektivní vyvíjet systém, který by pokryl všechna odvětví dostatečně detailně, aby jej bylo možno zavést bez dodatečných dramatických zásahů, jednotliví výrobci vyvíjejí často souběžně více systémů, které pokrývají co největší část poptávky. Někteří výrobci naopak vsadili na menší segmenty trhu a nabízejí specializované systémy, které jsou ale např. pro výrobní firmy prakticky nevyužitelné. Důvod, proč ERP systémy nacházejí nejširší uplatnění ve výrobních podnicích, je ten, že výrobní firmy, na rozdíl od distribučních podniků a firem zabývajícími se službami, využívají plnou funkcionalitu systému, která je orientována například na plánování výroby, výrobních kapacit, tok materiálu apod. Podniky výrobního charakteru lze dále členit dle průmyslového odvětví, např. strojírenství, automobilový průmysl, textilní průmysl, potravinářský průmysl, farmaceutický průmysl apod. 5 Basl J. Blažíček S., Podnikové informační systémy : podnik v informační společnosti. 2. vyd. Praha : Grada 2008 s.138 6 Basl J., Podnikové informační systémy : Každoroční přehled nabídky ERP produktů, Businessworld 2006 23
Dělení na odvětví přitom není z hlediska dodávaných ERP systémů striktní, mnoho výrobců nabízí přednastavené specializované moduly a procedury navrhnuté přímo pro dané odvětví (tzv. branžová řešení). Stejně tak samotní dodavatelé mnohdy mají zkušenosti se zvláštnostmi v daném odvětví, a tak mohou úspěšně zavést systém i v podniku, pro jehož odvětví původní systém nebyl specificky navrhnut (více v kapitole o zavádění ERP). 80 70 60 50 40 30 20 10 0 Přehled nasazení ERP v různých odvětvích v ČR (2007) v % Obr. 1: Přehled nasazení ERP v různých odvětvích v ČR (2007) v % 7 Obr. 2: Nasazení ERP dle odvětví ve vybraných průmyslových odvětvích podniků v ČR (2007) v % 8 7 Basl J. Blažíček S., Podnikové informační systémy : podnik v informační společnosti. 2. vyd. Praha : Grada 2008 s.130 24
Jak naznačuje výše uvedený graf, uplatnění ERP odpovídá složení podniků na našem trhu a jejich orientaci. Čelní místa zaujímá strojírenství, automobilový a elektrotechnický průmysl, tedy odvětví, která se výraznou měrou podílejí na exportu ČR. 2.3.3. Metody řízení aplikované v ERP systémech Na zvyšování efektivnosti fungování podniků se velmi výraznou měrou podílí využívání vhodných metod řízení krom samotné implementace čím dál sofistikovanějších informačních systémů. Ve druhé polovině 20. století se začaly do podnikové praxe prosazovat nové metody řízení, které mají za cíl: zvyšování kvality snižování nákladů zkracování průběžných dob získání a udržení si zákazníka Na trhu ČR představuje dominantní metodu řízení používanou v ERP systémech metoda MRP II (zhruba 60% ERP řešení obsahuje prvky MRP II), metody JIT (just in time právě včas) a DBR (drum buffer rope) lze nalézt zhruba v 30-35 % ERP řešení. MRP (respektive MRP II) reprezentuje tlačný systém stanovuje předem na základě struktury výrobku termíny pro objednání materiálu a zahájení jednotlivých operací tak, aby byl zajištěn výsledný termín dodání zboží. K základním charakteristikám patří (2. 142): MRP je orientováno na produkt funguje na bázi výpočtu, který vychází ze struktury výrobku dané všemi materiálovými položkami (nakupovanými a vyráběnými) potřebnými pro daný výrobek. MRP je orientováno na budoucnost protože při plánování vychází ze základních údajů v souborech a očekávaných potřeb místo toho, aby byla za základ brána statistická data zachycující historii prodeje. MPR respektuje požadavky v čase při výpočtu potřeb jsou brány v úvahu nejen kvantitativní požadavky na materiálové položky, ale rovněž jejich průběžné doby objednání nebo výroby (montáže) s ohledem na rozsah plánovacího horizontu. 8 Basl J. Blažíček S., Podnikové informační systémy : podnik v informační společnosti. 2. vyd. Praha : Grada 2008 s.131 25
MPR respektuje priority s ohledem na potřeby zákazníků a požadavky výrobního plánu namísto zjišťování toho, co by mohlo být vyrobeno s ohledem na materiálová a kapacitní omezení. JIT reprezentuje tažný systém materiálové požadavky na součásti výrobku jsou směřovány od zákazníka k dodavateli zákazník a dodavatel zde jsou dva libovolné subjekty, kdy jeden poskytuje a druhý přijímá např. dva stroje na výrobní lince stejné firmy, stejně jako nakupující firma a firma dodávající. JIT metoda se snaží dosáhnout idealizované situace označované jako sedm nul (seven zeroes): nulové množství zmetků nulové časy seřízení nulové stavy zásob žádná manipulace žádná přerušení okamžité časy dodávek dávky o velikosti jedna JIT je nejen jednou ze základních filozofií přístupu k organizování moderního výrobního podniku, ale zároveň je chápána i jako možná metoda pro plánování a řízení metody. Původ metody je v Japonsku, kde byla poprvé nasazena v rámci systému KANBAN v továrnách Toyoty. Požaduje jednosměrný materiálový tok a synchronizaci operací 9. DBR je oproti výše uvedeným metodám mladší, v současné době se považuje za metodu s nejvyšším potenciálem. Reprezentuje kombinaci tlačného a tažného systému. Hovoří o tzv. úzkých místech, která omezují výkonnost celého podniku. DBR navrhuje pětibodový cyklus pro trvalé zlepšování: 1. identifikace úzkého místa 2. maximální využití úzkého místa 3. podřízení dalších částí podniku tomuto úzkému místu 4. rozšíření (zvýšení kapacity) úzkého místa 5. návrat do bodu jedna, aby docházelo k postupnému zlepšování 9 Brown A.S., Customer Relationship management, www.systemonilne.cz 26
Obr. 3: Přehled principů tažného, tlačného a kombinovaného systému 10 2.3.4. Uplatnění systémů z hlediska struktury výrobku Výrobní podniky lze dále dělit dle tvaru struktury výrobků zde mluvíme o tzv. kusovníku 11. Toto dělení bylo v souvislosti s informačními systémy a plánováním použito poprvé izraelským teoretikem Eliyahu M. Goldrattem. Dělení podle tvaru kusovníku bylo nazváno VAT analýzou, kdy jednotlivá písmena názvu určují tvar tří základních rozlišovaných typů kusovníku. A-typ Většinou se objevuje u výrobců složitých montážních celků ve strojírenství. Vrchol kusovníku písmene A zaujímá cílový výrobek (např. letadlo), který je jediným výsledným produktem. Základnu kusovníku tvoří velké množství (řádově stovky až tisíce) nakupovaných součástek, ze kterých se postupně přes kompletaci meziproduktů stává právě jeden cílový produkt. Firmy používající tento typ kusovníku kladou velký důraz na přesnost dodávek jednotlivých komponent ve své podstatě totiž může zpoždění dodávky jednoho dílu zanedbatelné ceny způsobit nemožnost kompletace celku, čímž jsou ve výrobě vázány značné prostředky déle, 10 Basl J. Blažíček S., Podnikové informační systémy : podnik v informační společnosti. 2. vyd. Praha : Grada 2008 s.141 11 Basl J. Blažíček S., Podnikové informační systémy : podnik v informační společnosti. 2. vyd. Praha : Grada 2008 s.139 27
než je plánováno. Z toho plyne zpoždění dodávek, růst nákladů apod. Základním problémem, který je nutné ošetřit, je tedy koordinace nákupu s výrobou. Obr. 4: Struktura kusovníku typ A 12 V-typ Jde o obrácený typ kusovníků oproti typu A. Do výrobního procesu vstupuje malá množina základních surovin, kusovník se od počátku výroby člení na různé větve s různými produkty. Typickým odvětvím, ve kterém se setkáváme s tímto typem kusovníku, může být například textilní průmysl. Hlavním problémem zde není nákup materiálu ten je nakupován většinou ve velkých dávkách nezávisle na objednávkách. Pozornost se soustřeďuje na maximální propustnost systému, tedy zvyšování efektivity výroby. Obr. 5: Struktura kusovníku typ V 13 T-typ Někdy bývá označován i jako I-typ, představuje kusovník, kde existuje pouze malé množství výrobních surovin, které probíhají prakticky celým výrobním procesem. Těsně před koncem výroby vzniká velké množství variant finálních produktů. Příkladem může být například farmaceutický průmysl. Firmy využívající tento typ kusovníku řeší problémy obou předchozích typů je zde nutno pečlivě ošetřit jak dodávky surovin, tak i maximální propustnost systému. 12 Velkoborský J., Analýza rentability investic do ASP systémů za podpory VAT analýzy, 2000 13 Velkoborský J., Analýza rentability investic do ASP systémů za podpory VAT analýzy, 2000 28
Obr. 6: Struktura kusovníku typ T 14 Tvar struktury výrobku - Příklad produkce Řešené problémy důvody kusovníku nasazení ERP systému A montážní celky koordinace nákupu V procesní průmysl synchronizace zdrojů, maximalizace propustnosti T (I) automobilový průmysl, kombinace obojího farmaceutický průmysl Tab. 2: VAT analýza shrnutí 15 14 Velkoborský J., Analýza rentability investic do ASP systémů za podpory VAT analýzy, 2000 15 Basl J. Blažíček S., Podnikové informační systémy : podnik v informační společnosti. 2. vyd. Praha : Grada 2008 s.136 29
3. ERP systémy na českém trhu přehled nejrozšířenějších systémů V této kapitole je uveden výčet nejpoužívanějších ERP systémů v ČR. Systémy jsou zařazeny do skupin podle velikosti cílových podniků; toto dělení ale není absolutní. Prakticky všechny systémy pokrývají kromě svého segmentu trhu i zákazníky menší velikosti. Data jsou poskytována přímo dodavateli a výrobci systémů 16. Ke každému systému je napsán krátký komentář, vlastnosti systémů jsou shrnuty v tabulce na konci každé subkapitoly. 3.1. ERP pro velké podniky 3.1.1. SAP business suite Jméno výrobce: SAP ČR, spol. s r. o. Dodavatelé v ČR: SAP ČR, spol. s r. o., IDS Scheer ČR, s.r.o., Popron Systems, s.r.o., NESS Czech, s.r.o., Sabris, s.r.o. a další Velikost nejmenší a největší instalace (v počtu uživatelů): do 10 uživatelů / nad 6000 uživatelů Hlavní referenční zákazníci: ČEZ, O2, ŠKODA Auto, Česká spořitelna, Ministerstvo vnitra, Unipetrol SAP je největším světovým dodavatelem softwaru pro informační systémy podniků a organizací všech velikostí. Celkově více než 86 000 zákazníků ve 120 zemích světa používá software společnosti SAP. Na českém trhu působí společnost SAP od roku 1992. Mezi zákazníky patří nejen menší a střední firmy, ale i velké společnosti a organizace. Podle nezávislého lokálního průzkumu je dnes SAP největším dodavatelem obchodních softwarových aplikací (EAS) na českém trhu, a to s 53,2% podílem (IDC, 2005) 17. SAP Business suite je komplexní řešení, které nabízí vertikály v celkem 28 odvětvích průmyslu. Jde o dominantní ERP systém na českém trhu velkých výrobních podniků. 16 http://www.systemonline.cz/prehled-informacnich-systemu/erp-systemy/ 17 http://www.sap.com/cz 30
3.1.2. Oracle E-Business Suite Jméno výrobce: Oracle Corporation Dodavatelé v ČR: Oracle Czech, spol. s r.o., s3z, s.r.o., NESS Czech, s.r.o. Velikost nejmenší a největší instalace (v počtu uživatelů): 5 / 1200 Hlavní referenční zákazníci: Panasonic AVC Networks Czech, s.r.o., České aerolinie, a.s., OEZ, s.r.o., VÍTKOVICE, a.s., JABLONEX GROUP, a.s. Oracle působí na českém trhu od roku 1994. Jako jediný výrobce poskytuje skutečně komplexní řešení informačního systému na všech úrovních od databází přes middleware a aplikační programy, operační systémy až k průmyslovým aplikacím typu ERP 18. Tab.3: Srovnání vybraných ERP systémů segment velké podniky 3.2. ERP pro střední podniky 3.2.1. Helios Green Jméno výrobce: LCS International, a.s. Dodavatelé v ČR: LCS International, a.s., QUORT SYSTEM, s.r.o., INFO NOVA s r.o. Velikost nejmenší a největší instalace (v počtu uživatelů): 10/457 18 http://www.oracle.com/applications/e-business-suite 31
Hlavní referenční zákazníci: Ředitelství silnic a dálnic ČR, Euromédia Group, Pražské vodovody a kanalizace, Pražské služby, SICO RUBENA, Správa Pražského hradu, ZAPA beton, Pivovar Svijany, 2N telekomunikace, Phoenix-Zeppelin, QUELLE, Auto Kelly, ECONOMIA, TV Prima Společnost LCS je jedním ze tří nejvýznamnějších producentů podnikových aplikací (ERP) na českém trhu. Od května 2007 je členem nadnárodní skupiny ASSECO. Zabývá se vývojem, implementací a podporou specializovaných informačních systémů pro výrobu, služby a obchod. Produkty společnosti LCS podnikové informační systémy Helios Red, Helios Orange a Helios Green pokrývají nejširší spektrum potřeb podniků. Všechny systémy jsou doplněné širokou nabídkou služeb a partnerských programů. Společnost LCS zaměstnává 245 pracovníků v Česku, na Slovensku a v SRN. Obrat LCS za rok 2007 činil více než 277 mil. Kč. Společnost LCS je od roku 2006 držitelem certifikátu kvality ISO 9001:2000. Helios Green je nejsložitějším systémem poskytovaným společností LCS International, zaměřuje se na větší a střední firmy. Pokrývá široké spektrum oborových řešení 19. 3.2.2. Microsoft Dynamics AX Jméno výrobce: Microsoft s.r.o.( www.microsoft.com/cze/dynamics) Dodavatelé v ČR: Microsoft s.r.o. Velikost nejmenší a největší instalace (v počtu uživatelů): 1/3000 Hlavní referenční zákazníci: Spolchemie, ČKD, NOWACO, Datart, A.S.A., Královopolská, Meopta-Optika, ORCO Prague, LINDAB s.r.o., MOTOR Jikov Společnost Microsoft (nasdaq MSFT ) byla založena v roce 1975 a je světovým lídrem v poskytování softwaru, služeb a řešení, které pomáhají lidem a firmám po celém světě plně realizovat jejich potenciál. Česká pobočka společnosti Microsoft Corporation zahájila svoji činnost v roce 1992. Od října roku 2007 ji vede Jane Gilson. 19 http://www.helios.eu 32
Microsoft Dynamics AX 2009 je komplexní řešení pro správu podniku pro středně velké a větší organizace, které funguje ve spolupráci se známým softwarem společnosti Microsoft 20. 3.2.3. Microsoft Dynamics NAV Jméno výrobce: Microsoft s.r.o. Dodavatelé v ČR: Microsoft s.r.o., NESS Czech, s.r.o. Jaká je velikost nejmenší a největší instalace (v počtu uživatelů): 1 / 500 Hlavní referenční zákazníci: AAA Auto, Mountfield, Auto Palace Praha, Nemocnice Na Homolce, EPEE, Krajský úřad Plzeňského kraje, Jednota SD Opava Microsoft Dynamics NAV je podnikové řešení určené pro střední organizace, které umožňuje zjednodušit a urychlit procesy fungování podniku. Jednou z nejsilnějších vlastností tohoto řešení je velmi rychlé přizpůsobení specifickým potřebám zákazníků 21. 3.2.4. IFS Aplikace Jméno výrobce: Dodavatelé v ČR: IFS AB IFS Czech s.r.o., ALTEC a.s. Velikost nejmenší a největší instalace (v počtu uživatelů): není k dispozici Hlavní referenční zákazníci: TOSHULIN, I.D.C. Holding, PANAV, DD Lukavec, Bonatrans, FARMAK Přímé zastoupení IFS AB pro Českou republiku, společnost IFS Czech s.r.o. se sídlem v Praze, byla založena v roce 2000. Ve Slovenské republice byla založena IFS Slovakia, spol. s r.o. se sídlem v Bratislavě. V současné době mají obě společnosti k dispozici více než 60 odborníků, kteří jsou schopni plnohodnotně zajišťovat lokalizaci, dodávku a implementaci produktů IFS na českém a slovenském trhu. IFS celosvětově zaměstnává 2.600 zaměstnanců a má přes 600.000 uživatelů napříč sedmi klíčovými vertikálními sektory: Letectví & obrana, automobilový průmysl, high- 20 http://www.microsoft.com/cze/dynamics/ax 21 http://www.microsoft.com/cze/dynamics/navision 33
tech, průmyslová výroba, zpracovatelský průmysl, stavební průmysl & správa zařízení, utility & telekomunikace. IFS Aplikace jsou k dispozici v 54 zemích a ve 22 jazycích 22. 3.2.5. Exact Globe Jméno výrobce: Exact Software Dodavatelé v ČR: Exact Software CR s.r.o. Velikost nejmenší a největší instalace (v počtu uživatelů): 5/210 Hlavní referenční zákazníci: Chemcomex Praha, a.s., TACOMA, Petruzalek, s.r.o. Exact Software byl založen v roce 1984 v Holandsku, v současnosti má firma více než 40 poboček po celém světě. Exact Software CR, s.r.o. byla založena v roce 1996 jako česká pobočka společnosti Exact Software a převzala aktivity tehdejšího distributora působícího na českém trhu od roku 1992. Exact Software má v České republice více jak 150 implementací svých produktů především v podnicích, které jsou součástí nadnárodních organizací 23. 3.2.6. Lawson M3 Jméno výrobce: Dodavatelé v ČR: LAWSON Software OR-NEXT spol. s r.o. Velikost nejmenší a největší instalace (v počtu uživatelů): 12/200 Hlavní referenční zákazníci: Rubena, Olma, Swedwood, Sandvik, Okula Společnost OR-NEXT spol. s r.o. byla založena 1. února 2008 jako stoprocentní dceřinná společnost OR-CZ spol. s r.o. Sídlo společnosti je v Brně a pobočka se nachází v Praze. V současné době OR-NEXT zaměstnává cca 35 lidí a zaměřuje se v rámci skupiny OR na implementace systémů QI a Lawson M3 a systémovou integraci obecně 24. 22 http://www.ifsworld.com/cz 23 http://www.exactsoftware.com 24 http://www.orcz.cz 34
LAWSON Software byla založena v polovině 70. let bratry Richardem a Billem Lawsonovými. Společnost má v současné době přes 800 zaměstnanců a více jak 4500 zákazníků po celém světě 25. 3.2.7. Epicor iscala Jméno výrobce: Epicor Software Corporation Dodavatelé v ČR: Epicor Software Czech s.r.o Jaká je velikost nejmenší a největší instalace (v počtu uživatelů): 4/145 Hlavní referenční zákazníci: Jan Becher Karlovarská Becherovka, a.s., Electrolux, s.r.o., H.J. Heinz CR/SR, a.s., GUSEPPE, a.s., BSH domácí spotřebiče, s.r.o., Palace Cinemas Czech, s.r.o., Boehringer Ingelheim, s.r.o., Sodexho Pass Česká Republika, a.s., EURO RSCG, a.s., Rossmann, s.r.o., Volvo Truck Czech, s.r.o., Energizer Czech, s.r.o., Scania Czech Republic, s.r.o., ARCELOR Distribuce CZ, s.r.o. Společnost Epicor, zařazená v žebříčku časopisu FORTUNE mezi 100 nejrychleji rostoucích společností v roce 2006 (100 Fastest-Growing Companies in 2006), je globálním poskytovatelem integrovaných softwarových řešení pro plánování a řízení zdrojů ERP, řízení péče o zákazníky CRM, řízení dodavatelsko-odběratelských operací SCM a pro automatizaci procesů ve firmách, které se zabývají poskytováním profesionálních služeb. Společnost Epicor byla založena v roce 1984, dodává své služby 20 000 zákazníkům ve více než 140 zemích v celém světě a svá řešení poskytuje ve více než 30 jazykových mutacích 26. 25 http://www.lawson.com 26 http://www.epicor.com/czech 35
Tab.4: Srovnání vybraných ERP systémů segment střední podniky 3.3. ERP pro malé podniky 3.3.1. Helios Orange Jméno výrobce: LCS International, a.s. (www.helios.eu) Dodavatelé v ČR: LCS International, a.s Jaká je velikost nejmenší a největší instalace (v počtu uživatelů): 1/120 Hlavní referenční zákazníci: AEV, s.r.o. HUSKY CZ, s.r.o., PROXY, a.s., BORCAD CZ, s.r.o., M.J.Maillis, Czech, s.r.o., Deloitte Advisory s.r.o., Velvana, a.s., Formplast Purkert, s.r.o. viz 3.2.1. Helios Green 36
3.3.2. QI Jméno výrobce: Dodavatelé v ČR: DC Concept a.s. DC Concept a.s., Melzer spol. s r.o., ASD Software, s.r.o., MEDIUMSOFT ICS, s. r. o., OR-NEXT, s.r.o. Jaká je velikost nejmenší a největší instalace (v počtu uživatelů): 3/100 Hlavní referenční zákazníci: AFG Holding, a.s., PLASTIKA, a.s, STORY DESIGN, a.s, SOR Libchavy, s.r.o., Xaverov, a.s Společnost DC Concept byla založena v roce 2000, v současné době má více než 50 distribučních partnerů po celé Evropě 27. 3.3.3. POHODA SQL 2009 Jméno výrobce: STORMWARE s.r.o. Dodavatelé v ČR: STORMWARE s.r.o. Velikost nejmenší a největší instalace (v počtu uživatelů): 10/ 45 Hlavní referenční zákazníci: 20-20 Vision Graphics, s.r.o., ABAKUS s.r.o., ABC ŠROUB spol. s r.o., DELTA PLUS ČESKÁ REPUBLIKA, s.r.o. STORMWARE je česká softwarová společnost, zabývající se produkcí software pro platformu Microsoft Windows. Mezi dodávané produkty patří především ekonomické a informační systémy - ekonomický systém POHODA, informační systém POHODA SQL, personalistika a mzdy PAMICA, kniha jízd a cestovní příkazy GLX, daňová přiznání TAX, právní systém WINLEX, domácí účetnictví FILIP a slovníky PRODICT. POHODA je v České republice a na Slovensku jedním z nejrozšířenějších programů pro vedení účetnictví. Informační systém POHODA SQL je nejvyšší variantou ekonomického systému POHODA. Svým řešením postaveným na technologii klient-server je předurčen pro použití ve středních a větších společnostech. Technologie klient-server výrazným způsobem zvyšuje bezpečnost dat, a to nejen před neoprávněným přístupem a zcizením, ale i před poškozením a ztrátou. 27 http://www.qi.cz 37
V základní nabídce obsahuje POHODA SQL vše, co POHODA Komplet, a navíc nadstavbu mezd velkých organizací, nadstavbu účtování skladů metodou A a editor tiskových výstupů REPORT Designer 28. 3.3.4. Vema Jméno výrobce: Vema, a. s. Dodavatelé v ČR: Vema, a. s. Velikost nejmenší a největší instalace (v počtu uživatelů): 1/300 Hlavní referenční zákazníci: Kancelář prezidenta republiky, Úřad vlády ČR, ČSOB a. s., Ministerstvo financí ČR, Teplárny Brno, a.s., FAB, a.s. VEMA počítače a projektování spol. s r. o. byla založena 2. července 1990 jako ryze česká firma bez účasti zahraničního kapitálu jako jedna z prvních ve svém oboru. Postupně byl vytvořen IS Vema, který Vám v současné době může nabídnout asi 30 základních modulů a mnoho dalších doplňkových. Mezníkem v životě společnosti bylo datum 19. října 2000, kdy vznikla Vema, a. s., do které se sloučily VEMA počítače a projektování spol. s r. o. a VEMA Computers & Systems, s. r. o. Vznikla tak kapitálově silnější společnost, která může pružněji reagovat na změny v oboru informačních technologií a služeb s ním spojených. Patří k předním dodavatelům personálních informačních systémů v České republice 29. 3.3.5. SOFTIP PACKET Jméno výrobce: SOFTIP a.s. (www.softip.sk) Dodavatelé v ČR: SOFTIP a.s. Velikost nejmenší a největší instalace (v počtu uživatelů): 1-100 Hlavní referenční zákazníci: KOMVAK, a.s., Letisko Sliač, a.s., Euro-Building, a.s. SOFTIP a.s. je slovenská firma, která na trhu informačních technologií působí od roku 1991. V současnosti je jedním z nejvýznamnějších poskytovatelů ERP řešení pro malé firmy na Slovensku. Na slovenském trhu má téměř 4000 zákazníků a více jak 31000 uživatelů svého 28 http://www.stormware.cz 29 http://www.vema.cz 38
informačního systému. V současné době se s pomocí své české pobočky SOFTIP BOHEMIA snaží proniknout i na český trh 30. Tab.5: Srovnání vybraných ERP systémů segment malé podniky 30 http://www.softip.sk 39
4. Zavádění ERP systému do podniku Zásahy do informačního systému podniku jsou vždy vnímány jako velmi citlivý problém. Je to dáno některými specifiky, které zavádění nového systému má oproti jiným změnám (například modernizaci výrobní linky, rozšiřování a adaptaci podniku, vývoj nového produktu apod.). Mezi tato specifika patří (mimo jiné) následující: Velmi důležitou součástí informačního systému (v našem případě ERP systému) je kromě viditelného vybavení (hardware) i vybavení neviditelné nehmotné (software). Aby byla zaručena efektivita, a tím i návratnost investice, kterou nákup a implementace ERP systému je, je nezbytně nutné důkladné proškolení veškerého personálu, který se dostane s nově zavedeným systémem do styku (jde prakticky vždy o drtivou většinu zaměstnanců). Implementace ERP zasahuje velmi výrazně do celé podnikové kultury a způsobu komunikace, který se projevuje ve změnách v celé řadě podnikových procesů. Systémy jsou vysoce proměnlivé, je důležité, aby během celé implementace pracovali všichni s právě aktuální verzí systému a databáze. Zavádění systému vyžaduje sdílení podnikových zdrojů, zejména klíčových zaměstnanců podniku během fáze implementace není možno systém naplno využívat, ale přesto vyžaduje, aby se mu klíčoví pracovníci věnovali (při řešení problémů spadajících do pole jejich působnosti). ERP postihuje celou organizaci podniku a zasahuje do strategie firmy samotné (a dokonce i do strategie celé skupiny firem). V 90. letech 20. století se pozornost soustředila zejména na způsob výběru a dodání ERP systému. Po provedení výběru se dostal do popředí projekt implementace, kde byly hodnoceny zvláště technické aspekty systému (včasnost zavedení a funkcionalita). Cílem bylo v první řadě mít ve firmě fungující informační systém. V současnosti ustupují technické stránky ERP systému poněkud do pozadí, jsou zatlačovány naléhavějšími otázkami typu: Jaký efekt nám nový systém přinese v poměru s vynaloženými náklady?, Jaké jsou výhody investice do ERP systému oproti jiným inovačním projektům? 40
apod. Je to dáno tím, že firmy již nějaký fungující systém mají a tedy projekt nového informačního systému není vnímán jako až tolik naléhavý. Zavádění systému lze rozdělit do následujících etap 31 : 1. rozhodnutí pro změnu ERP systému 2. vytvoření řešitelského týmu 3. výběr vhodného ERP řešení a jeho dodavatele 4. uzavření smlouvy o zavedení ERP 5. implementace systému 6. uvedení systému do provozu a jeho údržba 4.1. Rozhodnutí pro změnu ERP systému Jde o identifikaci problémů, se kterými se současný informační systém potýká, slabých míst, nutnost řešení (zda je nutné změnit celý systém, nebo jen jeho část, případně pouze provést upgrade na novou verzi). Tato etapa je pro celý projekt kritická, jejím cílem je vytvořit studii postihující všechny vlivy tak, aby bylo možné rozhodnout, nakolik je záměr zavedení ERP systému realizovatelný. Během této etapy jsou aplikovány techniky jako např. SWOT analýza, které slouží ke specifikaci hlavních problémů (takových, které jsou řešitelné pomocí ERP). V rámci analýzy by měly být zjištěny informace o: záměrech vlastníků strategických cílech podniku nabídce vlastních výrobků a služeb a jejich potenciálu na trhu vztazích a formě komunikace se zákazníky, dodavateli a obchodními partnery současném stavu využívání informačního systému o použitelném hardwaru a softwaru, technických parametrech, rozsahu a kvalitě uložených dat apod. stavu procesů v podniku potenciálu personálu v podniku finančních prioritách podniku 31 Vrana I., Richta K., Zásady a postupy zavádění podnikových informačních systémů, Grada 2005 41
Někdy je výhodné ke správné identifikaci problémů využít služeb poradenské firmy. Ta může pomoci provedením informačního auditu, dále při sestavování celkové informační strategie podniku a při určení požadavků pro výběr vhodného řešení ERP systému. 4.2. Vytvoření řešitelského týmu Pro řešení projektu je nutno ustanovit řešitelský tým, který řídí vedoucí projektu. Ten koordinuje činnost pracovníků, stanovuje postupy řešení, je zodpovědný za dodržování základních termínů a limitů v rámci rozpočtu a současně dohlíží na zpracování potřebné dokumentace. V týmu pro zavedení nového systému by měli být zástupci všech oblastí podniku, tedy budoucí klíčoví uživatelé. Jejich devizou je podrobná znalost oblasti specializace, ale zároveň i určitý nadhled, který je nutný k uskutečnitelnosti koordinace. Řešitelský tým je základem týmu implementace ERP, tvoří jeho část tvořenou zaměstnanci podniku. Tým je posléze doplněn pracovníky (konzultanty) dodavatele. V úvodních fázích projektu se soustřeďuje činnost řešitelského týmu na stanovení vhodných výběrových kritérií (např. ve spolupráci s poradenskou firmou) a provedení vlastního výběru. 4.3. Výběr vhodného ERP řešení a jeho dodavatele Pokud se podnik rozhodne pro zavedení ERP systému, má dvě možnosti první je vývoj systému z vlastních zdrojů, druhou nákup hotového systému se službami dodavatelské firmy. Dlouhodobě se ukazuje, že nákup hotového systému je řešením jednodušším, spolehlivějším a bezpečnějším a představuje bezpochyby silně převažující možnost. Alternativu vývoj vlastního systému - zde zmiňuji jen pro úplnost. Jako výběr vhodného systému chápeme výběr systému a dodavatele. Při implementaci je nutno sladit všechny tři části projektu (systém, práci dodavatele a fungování firmy) tak, aby docházelo k co nejmenšímu množství problémů. Celý proces výběru můžeme charakterizovat následujícími kroky: otestování nabízených ERP systémů na vlastních datech návštěvy dodavatelů ERP vyhodnocení výsledků například pomocí metrik zmíněných v kapitole 5 provedení hrubého a následně jemného výběru ERP systému 42
výběr dodavatele příprava smlouvy s dodavatelem vybraného ERP systému Kroky provedení výběru ERP systému a výběr dodavatele probíhají ve vzájemné relaci, daly by se tedy chápat jako jeden krok. Co se týče dostupných informací o různých systémech, je současná situace výrazně přehlednější, než tomu bylo například před deseti lety. Samotný výběr provádějí interní odborníci (řešitelský tým), případně externí poradci. Nabídka možných systémů je velmi rozsáhlá, proto se často využívá dvoukolového principu výběru hrubého a následně jemného. 4.3.1. Hrubý výběr V tomto kroku se snaží podnik získat informace o široké škále nabízených produktů, a to buďto formou poptávkového dopisu, nebo například vypracovaným formulářem. Výsledná data se dále zpracovávají podle kritérií, která považuje podnik za prioritní. Mezi ně může patřit například: shodnost zaměření systému a potřeb podniku reference daného ERP orientace dodavatele ERP na podobnou velikost podniků a výroby znalost a zkušenosti dodavatele preference určité hardwarové a softwarové platformy nabízená cena za nákup a implementaci ERP systému 4.3.2. Jemný výběr Výsledkem hrubého výběru je užší skupina systémů a jejich dodavatelů (nemělo by jít o více než 5 případů). Vyčleněné produkty a dodavatele je dále záhodno podrobit pečlivé analýze, navázat s dodavateli užší kontakt, získávat podrobné reference apod. V zahraničí jsou ERP systémy velmi často porovnávány podle funkčních kritérií. Tyto testy však mnohdy nemají správnou vypovídající hodnotu. Důvodem je například přílišná složitost porovnávaných kritérií (ve své podstatě tak dochází k porovnávání neporovnatelného ), nemožnost učinit jednoznačný závěr, neschopnost obsáhnout celou složitost kombinace systém-dodavatel apod. 43
Kritéria výběru, která nakonec firma zvolí, by měla brát ohled na tuzemské zvláštnosti (technické a programové vybavení, legislativa např. daňové zákony a další). Obr. 7: Schéma hrubého a jemného výběru 32 4.4. Uzavření smlouvy o zavedení ERP Pro smlouvy v oblasti informačních technologií je typická velká rozmanitost obchodněprávních vztahů. Obecně se doporučuje koncepce rámcové smlouvy o dílo, která vymezuje pouze nezbytně nutný rámec celého projektu, ale přímo upravuje podmínky uzavírání dalších smluv. Je pochopitelně možné uzavřít smlouvu se všemi požadavky a specifiky, ale to vede často k problémům, způsobeným zejména přílišnou složitostí, nutností dodatků a dalším právním složitostem. 4.5. Implementace systému Každá implementace má svá specifika, každá je unikátní, stejně jako je unikátní každý podnik. V samotném procesu implementace však lze vysledovat určité souhrnné kroky. Z tohoto pohledu jde celý proces rozdělit na tři etapy: příprava implementace 32 Basl J. Blažíček S., Podnikové informační systémy : podnik v informační společnosti. 2. vyd. Praha : Grada 2008 s.199 44