Manuál pro práci v rezervačním systému e-rezervuj verze 1.00 Moduly: cvičení, sportoviště, chalupy, soutěže Dne: 15. 6. 2011 Obsah Registrace do systému...2 Přihlášení do systému...2 Modul cvičení návod pro obsluhu...2 nastavení...2 uživatelé...5 lokality...5 zákazníci...6 lektoři...7 Kurzy...9 Permanentky...10 Kalendář obsluhy...11 Přepnutí na kartu zákazníka...12 Modul cvičení návod pro zákazníky...12 Registrace zákazníka do systému...12 Kalendář kurzů...13 Editace profilu...14 Historie rezervací...14 Rozdíl mezi přihlášením zákazníka a obsluhy na zákazníka...15 Modul sportoviště návod pro obsluhu...16 Sportoviště...16 Rozvrh sportoviště...17 Přehled sportoviště...17 Modul sportoviště návod pro zákazníky...18 Sportoviště...18 Modul chalupy návod pro obsluhu...19 Chalupy...19 Rezervace...19 Kalendář obsazenosti chalup...20 Modul chalupy návod pro zákazníka...20 Modul soutěže návod pro obsluhu...21 Soutěže...21 Modul soutěže návod pro zákazníka...22
Registrace do systému Na internetových stránkách www.e-rezervuj.cz v sekci START verze se zaregistrujte, vyplňte požadované moduly: Po odeslání registračního formuláře a validaci dat (správnost vyplnění, duplicita prefixu atd.) Vám budou doručeny na Váš e-mail přihlašovaní údaje. Přihlášení do systému klientská sekce: sekce pro obsluhu: prefix.e-rezervuj.cz prefix.e-rezervuj.cz/redakce Modul cvičení návod pro obsluhu kde je prefix Vámi zvolený údaj při registraci modul cvičení obsahuje několik záložek, z nichž některé jsou společné pro všechny moduly nastavení V sekci nastavení vytvoříme prvotní nastavení systému. Jedná se o: Název firmy název Vaší firmy (subjektu) E-mail firmy e-mail Vaší firmy
WWW adresa firmy odkaz na Vaši www prezentaci (odkaz na ni bude při kliknutí na logo) Aktivní moduly aktivní moduly moduly, které používáte zatrhněte můžete si vybrat z modulu cvičení, sportoviště, chalupy a soutěže Zasílat sms notifikace zasílat sms notifikace při určitých událostech se zašle klientovi sms (zpoplatněná služba, která je potřeba zaregistrovat u provozovatele portálu) Zasílat e-mail notifikace zasílat e-mail notifikace při určitých událostech se pošle klientovy e-mail (viz níže) Text zasílané zákazníkům při předem daných událostech text vygenerovaný a odeslaný zákazníkovi při zrušení hodiny text vygenerovaný a odeslaný zákazníkovi při změně lektora u hodiny text vygenerovaný a odeslaný zákazníkovi při stavu, kdy se z náhradníka stane registrovaný zákazník text vygenerovaný a odeslaný zákazníkovi při registraci zákazníka políčka s [] slouží k automatickému doplnění proměnných z programu a je nutno je zachovat, vhodné je doplnit do textů Vaši vizitku či změnit formulaci Možnost odhlášení zákazníků před hodinou možnost odhlášení zákazníka před hodinou v hodinách je počet hodin před začátkem hodiny, kdy se zákazník může odhlásit z hodiny Logo logo možnost nahrání loga, které se zobrazí v záhlaví
Příklad nastavení systému v modulu cvičení:
uživatelé Slouží k vytváření, editaci a mazání uživatelů systému ze strany obsluhy. Nový uživatel kliknutí na Nový uživatel Jméno jméno a příjmení uživatele Login login pod kterým se uživatel do systému bude přihlašovat Heslo přihlašovací heslo do systému Oprávnění standardní a plné (plné může navíc editovat uživatele, prohlížet přehled lektorů, měnit nastavení systému) kliknutím na tlačítko Ulož dojde k uložení nového uživatele Editace uživatele kliknutím na jméno uživatele či na funkční odkaz E položky při editaci jsou stejné jako při vytvoření nového uživatele Smazání uživatele kliknutím na funčkní odkaz - Tip při smazání všech uživatelů bude zaregistrován uživatel vytvořený při registraci lokality Sekce k vytvoření lokalit, používaných v systému. Nová lokalita: kliknutím na odkaz +Nová lokalita Lokalita název lokality uvedeného v kalendáři akcí Adresář lokalit při již existující lokalitě je nutno vybrat lokalitu z adresáře lokalit z důvodu správného združení lokalit při výpisu lokalita z adresáře se sama dokopíruje do lokalit
Místo dané místo v lokalitě (upřesnění lokality) Adresa 1, Adresa 2, PSČ, Město přesná adresa místa zákazníci Slouží k vytváření nových zákazníků v systému, k jejich editaci, třídění a mazání. K přihlášení na klientskou kartu uživatele a pro přidání permanentky (kupónu) pro modul cvičení. Nový zákazník při kliknutí na položku +Nový zákazník Zákaznický kód automaticky generované číslo zákazníka Jméno jméno a příjmení zákazníka Adresa 1, Adresa 2, PSČ, Město adresa zákazníka Telefon telefon na zákazníka E-mail: e-mail zákazníka, slouží zároveň jako přihlašovací jméno Heslo: heslo zákazníka Poznámka: poznámka k zákazníku, kterou si může napsat obsluha Příznak: příznak zákazníka (volitelná položka), např. pro označní zákazníka, který přišel jen na jedno hodinu příznakem H z důvodu filtrování položek Výchozí lokalita: výchozí lokalita zobrazovaná v kalendáři akci Zobrazené kurzy: zákazník si může vybrat jestli zobrazit všechny kurzy a nebo jen kurzy pro které má zakoupenou permanentku či kupón Přijímat e-mail notifikace: jestliže je v globálním nastavení povoleno, tak si uživatel může zvolit jestli chce dostávat informační e-maily při třech základních událostech:
1. smazání hodiny, na kterou je zákazník registrován 2. změna lektora na hodině, na kterou je zákazník registrován 3. při registraci na hodinu jako náhradník, když se z náhradníka stane registrovaný zákazník Editace zákazníka kliknutím na jméno zákazníka či na funkční odkaz E Smazání zákazníka kliknutím a potvrzením funkčního odkazu - lektoři Pomocí záložky lektoři se vytváří, editují a mažou lektoři, kteří se používají v modulu cvičení.
Nový lektor pomocí volby +Nový lektor se zaregistruje nový lektor jediná povinná položka je jméno, ostatní kontaktní údaje jsou volitelné Editace lektora kliknutím na jméno lektora či n funkční odkaz E Smazání lektora kliknutím a potvrzením funčkního odkazu - Přehled kliknutím na přehled se uživatel s úplným oprávněním dostane do sekce, kde může vidět v zadaném termínu počty hodin a počty zákazníků, které měli na jednotlivých hodinách lektoři
Kurzy Pomocí záložky kurzy se zadávají jednotlivé hodiny, které se v určitý den týdně opakují. Díky kurzům, se pak můžou jednoduše vygenerovat hodiny pro daný kurz a zvolený datum a nemusí se vypisovat všechny hodiny ručně. Nový kurz pomocí volby Nový kurz Název: název kurzu stejný název může mít i více kurzů, např. Bosu může být v úterý od 17h do 18h, od 19:10 do 20:15 a ve středu od 17h do 18h. K propojení jednotlivých kurzů pro zákazníky dojde v sekci permanentky Popis: pomocný popis ke kurzu Lokalita: kde kurz probíhá Lektoři: zde se vyberou lektoři, kteří se kurzu účastní (TIP více lektorů lze označit tak, že podržíme CTRL + levý tlačítko myši Datum od: datum od kterého probíhá kurz, slouží zároveň ke generování hodin do kalendáře Datum do: datum do kterého probíhá kurz, slouží zároveň ke generování hodin do kalendáře (TIP Datum do můžete kdykoliv prodloužit a vygenerovat hodiny, které se napojí na stávající např. neznáteli přesně konec kurzu) Hodina: čas, kdy daná hodina probíhá lze ji zadat v přesnosti na pět minut Den v týdnu: jaký den hodina probíhá v týdnu Maximální obsazenost hodin: maximální počet zákazníků (cvičenců) zaregistrovaných na hodinu (další se zeregistrují jako náhradnící a při uvolněný místa se stanou plnohodnotnými účastníky) Minimální obsazenost hodin: minimální počet pro otevření hodiny, když počet zaregistrovaných je menší, zobrazí se obsluze v kalendáři hodina červeně a záleží jen na ni, jetli ji zruší a nebo hodina proběhne i se sníženým počtem cvičitelů (popis zrušení hodiny je popsán v sekci hodiny) Editace kurzu kliknutím na funkční odkaz E či na název kurzu funkce jsou stejné jako při vytvoření nového kurzu Smazání kurzu klepnutím na funčkní odkaz -
zároveň se smažou hodiny, které byly vygenerované z kurzu a také hodiny z permanentek důrazně se doporučuje proto mazat pouze nepoužívané kurzy, které už nemají nikde návaznost Generování hodin z kurzu hodiny pro daný kurz se vygenerují poklepnutím na funkční odkaz G pro změnu hodin, které již jsou vygenerované se systém zeptá na termín od kdy změnit stávající hodiny Zobrazení hodin kliknutím na funkční odkaz H zde se můžou mazat jednotlivé hodiny, případně je editovat (například, je-li hodina přeložena na jiný termín, je změna lektorů atd.), případně ručně přidávat nové hodiny Permanentky Permanentky združují jednotlivé kurzy pod permanentku, které si zákazník může koupit. Nová pemanentka Název: název permanentky Popis: pomocný popis pro obsluhu Platný pro kurzy: zde vyberete kurzy na které je pro danou permanentku přístup Druh platnosti + platnost: pevně daná platnost nebo platnost po zakoupení zákazníkem (určuje do kdy se musí hodiny vyčerpat)
Hodin: počet hodin na které má zákazník po zakoupení permanentky nárok Cena: cena za permanentku TIP můžete vytvořit i jednorázové kupóny, které budou sloužit pro zákazníky, kteří přijdou jen na jednu hodinu Editace permanentky: kliknutím na funkční odkaz E můžete editovat i stávající permanentky, ale výrazně se doporučuje editovat jen ty, které nemá zakoupený žádný zákazník a nebo je už má vybrané jinak mu můžete editací permanentek ubrat např. počet hodin, pro nové permanentky pro jiný počet hodin je výhodnější vytvořit nové a stávající po tom, co se přestanou používat smazat Smazání permanentky: kliknutím na funkční odkaz - POZOR! Permanentku, která je u zákazníků v používání bude smazána. Zakoupení permanentky zákazníkem: ve výpisu zákazníků pod volbou + Perm., kde můžete vybrat permanentku, kterou si zákazník zakoupil platné permanentky jsou vidět při editaci zákazníka Kalendář obsluhy Kalendář obsluhy slouží k zobrazení přehledu hodin. Základní barva pozadí kurzu je modrá. Kurzy, kteří nemají minimální počet účastníků jsou podbarveny červeně. Poklepáním na hodinu v kalendáři lze editovat danou hodinu. Je zde dále seznam přihlašených zákazníků a náhradníků. Kalendář zobrazuje pouze ty hodiny, které mají kurz. Ostatní hodiny jsou z důvodu přehlednosti skryté. V kalendáři se dále dají přepínat lokality, místa a vybírat program (permanentku) či zobrazit všechny hodiny.
Př. zobrazení pro námi vygenerované hodiny: Přepnutí na kartu zákazníka Pro přepnutí na kartu zákazníka slouží ve výpisu zákazníka funkční odkaz klient. Obsluha systému může takto registrovat na hodinu zákazníky i když přišli na hodinu bez registrace. Modul cvičení návod pro zákazníky Registrace zákazníka do systému Zákazník se může zaregistrovat do systému dvěma způsoby: registruje ho obsluha systému registruje se sám přes přihlašovací stránku do klienské sekce vyplněním registračního formuláře (přes odkaz registruj), který obsahuje i ochranu proti spam robotům
Kalendář kurzů Slouží jako výchozí stránka pro zákazníky. Na dané stránce vidí aktuální nabídku kurzů, může se na kurzy pro které má zakoupenu permanentku registrovat. Mazat registrace před vypršením času, který je v nastavení systému. Zákazník dále vidí legendu, co která podbarvená hodina znamená. Př. registrace na hodinu, kliknu na zeleně podbarvenou hodinu (možnost registrace), potvrdím registraci, vyberu permanentku k platbě a potvrdím platbu. Jsem zaregistrován.
a) klikneme na zelenou hodinu (můžeme se na ni registrovat) b) vybereme kupon, kterým budeme platit c) v kalendáři se daná hodina zažlutí jsme na ni zaregistrováni Hodina se zvýraznila všude, jsem na hodinu registrován. Editace profilu Provádí se přes volbu editace profilu. Zákazník si může vyplnit kontaktní údaje či změnit heslo. Nemůže si změnit heslo a kód zákazníka. Dále si může nastavit výchozí lokalitu a jestli se budou pro lokality zobrazovat všechny kurzy a nebo jen ty, pro které má platnou parmanentku. Jestli chce, aby přijímal e-mailové zprávy (viz příručka pro obsluhu). Historie rezervací V této sekci vidí uživatel své rezervace v jím zadaném intervalu.
Odhlášení zákazníka a obsluhy Odhlášení se provádí kliknutím na odkaz Odhlásit při přihlášení obsluhy na zákazníka přes odkaz klient, dojde při odhlášení zákazníka k návratu do menu obsluhy Rozdíl mezi přihlášením zákazníka a obsluhy na zákazníka Obsluha přihlašená na zákazníka může navíc editovat týden zpětně (týden od aktuálního data do minulosti) hodiny zákazníka, je to z toho důvodu, když zákazník přijde na hodinu bez registrace, aby ho šlo zpětně na hodinu přiřadit, či opravit chyby.
Modul sportoviště návod pro obsluhu Sekce uživatelé, nastavení, lokality a zákazníci jsou stejné jako u modulu cvičení. Jediný rozdíl je ten, že zákazníci k přihlášení na hodinu nepotřebují registraci a také systém není založen na permanentkách, ale na volném registrování. Sportoviště Sekce, kde se vytvářejí jednotlivé sportoviště pro danou lokalitu. Př. Pro lokalitu Červená lhota kurty vytvořené kurty: Nové sportoviště Název: název sportoviště (třeba Kurt 1) Popis: pomocný popis pro obsluhu Lokalita: kde dané sportoviště je (edituje se v sekci lokalit) Editace sportoviště po poklepání na funkční odkaz E stejné položky jako u předchozí volby Smazání sportoviště kliknutí na funkční odkaz - dojde ke smazání sportoviště a smazání rezervací Vytvoření rozvrhu sportoviště po poklepání na název sportoviště Rezervace po kliknutí na odkaz rezervace obsahuje přehled rezervací na jednotlivé sportoviště v daném dnu rezervace se dají mazat
Rozvrh sportoviště Po poklepání na název sportoviště ve výpisu sportovišť Nový rozpis vytvoření rozpisu sportoviště dané sportoviště může mít více rozpisů Datum od, Datum do: rozsah platnosti Čas od, Čas do: kdy v daných datumech budou vytvořeny hodiny Dny v týdnu: v jaké to bude dny Doba trvání hodiny v minutách: jak dlouho trvá jednotlivá hodina Cena: cena, kterou zákazník zaplatí za jednu hodinu TIP: na rozdíl od modulu cvičení se zde hodiny negenerují Editace rozpisu poklepáním na funkční klávesu E možnosti stejné jako v předchozí položce Smazání rozpisu poklepání na funkční klávesu - dojde ke smazání zerezervovaných hodin a registrovaní zákazníci obdrží zprávu o zrušení Přehled sportoviště Aktivuje se v menu, volbou odkazu přehled. obsahuje kalendář s rozpisem hodin na jednotlivé hodiny v módu obsluhy lze hodiny vyřadit z registrace (důvod opravy kurtů, registrace mimo systém atd.) - provádí se to poklepáním na hodinu a zmáčknutím tlačítka rezervuj v kalendáři lze přepínat mezi jednotlivými dny v kontextové nápovědě nad buňkou je přesný čas hodiny a cena, u zaregistrovaných hodin se obsluze ukazuje, kdo je zaregistrován a kontakt na něj
Přehled sportoviště je hlavním ovládacím prvkem pro zákazníky. Modul sportoviště návod pro zákazníky Upravení profilu a nastavení je pro tento modul společný jako pro modul cvičení. Sportoviště Stěžejní sekce pro zákazníky, zde vidí obsazenost jednotlivých hodin, mohou se zde registrovat na hodiny sami.
Legenda: Registrace probíhá tak, že si zákazník označí jednotlivé hodiny. Hodiny se mu načtou do tabulky, kde registraci provede zmáčknutím tlačítka rezervuj (přes potvrzovací formulář). Jestliže zákazník není registrován, tak po něm systém v dalším kroku bude chtít kontaktní údaje, kde musí vyplnit povinné položky. Modul chalupy návod pro obsluhu Sekce uživatelé, nastavení, lokality a zákazníci jsou stejné jako u modulu cvičení. Modul chalupy slouží pro rezervaci zákazníků na chalupy, penzióny... Chalupy pro umístění a definici chalupy se používají lokality. v této sekci se definuje pouze popis chalup Nový popis chalupy: kliknutím na funkční odkaz Nový popis Název: název chalupy (může být stejný jako je v lokalitě) Upřesnění: upřesnění pro obsluhu Lokalita: Výběr lokality, kde chalupa je (ze seznamu lokalit), kde je místo např. název chalupy Text: Pomocí editoru se zde zadává popis chalupy, může obsahovat i např. ceník Editace popisu chalupy: kliknutí na funkční odkaz E nebo na název Smazání popisu chalupy: kliknutí na funkční odkaz -, dojde i ke smazání rezervací na chalupu Rezervace Rezervovat se můžou zákazníci přes své rozhraní nebo je může rezervovat obsluha přes odkaz Rezervace u výpisu chalup Nová rezervace: Příjezd, Odjezd Počet osob dospělí a dětí Poznámka: poznámka k rezervaci Údaje o zákazníku: jestliže není zákazník registrován, musí vyplnit své osobní údaje
Potvrzení rezervace: pomocná volba pro obsluhu, která si touto volbou může označovat potvrzené rezervace Editace rezervace: kliknutím na funkční odkaz E položky při editaci jsou shodné s novou rezervací (nelze, ale již editovat zákazník, jen upřesnění rezervace) Blokování rezervace do kalendáře: používá se v případě, že chcete daný termín označit v kalendáři jako obsazený kliknutím na funkční odkaz blokace Kalendář obsazenosti chalup ve výpisu chalup kliknutím na funkční odkaz kalendář v této sekci může obsluha zadávat klientům jaké termíny jsou plně obsazené Nová blokace kliknutím na funkční odkaz Nová blokace Datum od, Datum do: rozsah obsazenosti chalupy Obsazeno: když je zatrženo, tak se zobrazí daný termín v kalendáři jako obsazený Poznámka: poznámka pro obsluhu Editace blokace kliknutím na funkční odkaz E položky při editaci jsou shodné s novou registrací Smazání blokace kliknutím na funkční odkaz - Blokace termínu z přehledu rezervací kliknutím na funkční odkaz blokace Modul chalupy návod pro zákazníka Zákazník vidí přehled s chalupama. Výběrem chalupy se dostane na stránku s přehledem, kde je: název chalupy popis chalupy s ceníkem (zadáno obsluhou) dva následující měsíce s obsazenými termíny s odkazem na další rezervační formulář Nová rezervace: u registrovaného zákazníka stačí vyplnit pouze rezervační údaje: příjezd, odjezd, počet osob, volitelně poznámku u neregistrovaného zákazníka se musí zadat i osobní a kontaktní informace odesílatele
rezervace V kalendáři jsou obsazené termíny červně. Modul soutěže návod pro obsluhu Sekce uživatelé, nastavení, lokality a zákazníci jsou stejné jako u modulu cvičení. Soutěže Odkaz v menu sloužící pro správu soutěží. Nová soutěž: kliknutí na funkční odkaz Nová soutěž Název: název soutěže Popis: popis soutěže Lokalita: lokalita, kde se soutěž odehrává (výběr z lokalit) Datum od, datum do: termín soutěže (při jednodenní soutěži jsou oba datumy stejné) Max registrací: maximální možný počet přihlášených účasníků (0 = neomezeno)
Editace soutěže přes funkční odkaz E nebo kliknutím a název položky stejné jako při editaci Smazání soutěže kliknutím na funčkní odkaz - Přehled rezervace kliknutím na funkční odkaz výpis vypíše přehled registrovaných soutěžících Modul soutěže návod pro zákazníka Zákazníci vidí přehled se soutěži: Název, Interval konání, Počet rezervace / max počet. Rezervace na soutěž: kliknutím na funkční odkaz rezervuj neregistrovaní zákazníci musí vyplnit i kontaktní údaje Výpis rezervací soužecích zákazníci vidí i ostatní přihlášené soutěžící červeně označení soutěžící jsou náhradníci nad limit soutěžících zadaných obsluhou