Hostovaná spisová služba pro PO OK Modul SSD Systém správy dokumentů příručka pro uživatele základní obsluha SSD pro verzi 3.64, verze dokumentu 2.1 GINIS Gordic spol. s r. o., Erbenova 4, Jihlava Copyright 1995 2008, Všechna práva vyhrazena
Obsah 1. Vymezení pouţitých pojmů...4 2. Přihlášení a odhlášení k programu...9 A. Přihlášení k programu...9 B. Postup změny hesla k uţivatelskému jménu... 10 C. Ukončení programu... 11 D. Přihlášení pod zástupem... 11 3. Základní popis aplikace... 12 4. Základní popis kartotéky externích subjektů... 16 A. Otevření kartotéky... 17 B. Hledání v kartotéce... 18 C. Zaloţení subjektu v kartotéce... 19 D. Zavádění zástupných osob k adrese externího subjektu... 22 5. Metodika pouţití SSL... 24 6. Podání cizího dokumentu... 25 A. Evidenční karta cizího dokumentu... 26 7. Načtení datové schránky (DS) a její zpracování... 27 8. Podání vlastního dokumentu... 30 A. Evidenční karta vlastního dokumentu... 31 9. Elektronické obrazy a přílohy... 32 A. Vloţení el. obrazu do dokumentu... 32 B. Vloţení přílohy do dokumentu... 33 10. Vytvoření spisu a vloţení dokumentu do spisu... 35 A. Spis vytvořený na kartě dokumentu... 35 11. Vloţení dokumentu do jiţ existujícího spisu... 36 A. Na dokumentu... 36 C. Na spisu s jiţ vytvořeným dokumentem ke vloţení... 38 D. Na spisu dokument, který budeme vkládat, ještě není vytvořen... 40 12. Nové podání vyřizujícího dokumentu... 41 13. Odeslání dokumentu poštou... 41 A. Výběr adresy... 43 B. Výběr zástupné osoby... 44 C. Způsob odeslání... 44 D. Odeslání... 46 14. Vypravení zásilek - pošta... 46 A. Vypravení zásilek poštou... 48 15. Odeslání datovou schránou (DS)... 51 16. Vypravení zásilek do ISDS... 55 17. Vyřízení... 57 A. Vyřízení dokumentu... 57 B. Vyřízení a uzavření spisu... 59 18. Moţnosti dalšího zacházení s dokumentem/spisem na detailu karty... 63 A. Opravení zadaných údajů... 63 B. Předání dokumentu / spisu... 64 C. Historie dokumentu... 64 D. Storno dokumentu... 66 E. Vyjmutí dokumentu ze spisu... 67 2
F. Znovuvloţení dokumentu do spisu... 68 G. Ztracení dokumentu... 68 H. Přerušení dokumentu... 70 I. Další práce se spisem... 72 J. Hlídání termínu vyřízení spisu... 74 19. Doručenky o přijetí datových zpráv... 75 20. Vyhledávání dokumentu... 79 A. Hledání podle odesílatele... 80 B. Hledání podle věci, věci podrobně... 81 C. Hledání podle spisové značky... 81 3
1. Vymezení použitých pojmů Číslo jednací (ČJ) Číslo jednací je evidenční údaj dokumentu, zaevidovaného v podacím deníku. Vzhled čísla jednacího a pořadí poloţek (zkratka původce, pořadové číslo, čtyřmístný rok a případně další údaje) je konfigurovatelný podle spisového řádu původce. Pokud tomu nebrání technologické podmínky (např. není celý úřad on-line propojen), má jeden původce pouze jeden podací deník (jednu centrální řadu čísel jednacích pro jeden kalendářní rok). Ve výjimečných případech existence více podacích deníků jednoho původce, je moţné dokument přeevidovat pod jiné ČJ z jiného podacího deníku. Původní ČJ je přeevidencí povaţováno za vyřízené. Pod stejné ČJ nelze zaevidovat jiný dokument, kromě vyřizujícího dokumentu. Dokumenty vloţené do spisu si zachovávají své ČJ. Dokument můţe být: zaevidován s novým ČJ - dokumenty, které jsou předmětem evidence podle spisového řádu, kromě vyřizujících dokumentů, zaevidován s jiţ existujícím ČJ - pouze dokumenty, které jsou vyřizujícími pro původní dokument s daným ČJ. Pokud dokument získal ČJ a je následně zaevidován do jiné agendy (např. faktura do GINIS-KDF), je tímto povaţován z pohledu Podacího deníku SSL za vyřízený. Kromě ČJ tím získá také příslušné agendové číslo (např. z Knihy došlých faktur). Dokument Podle zákona 499/2004 Sb. kaţdý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať jiţ v podobě analogové nebo digitální. Dokument je z hlediska evidence dále nedělitelný (jednotlivina). Dokument můţe obsahovat více stran či listů a můţe zahrnovat také jednu nebo více příloh. Kaţdý dokument je při svém vzniku (podání) jednoznačně identifikován pomocí PID. Jedním ze základních evidenčních údajů kaţdého dokumentu je datum a čas podání, který je v systému jednoznačně a nezměnitelně zaznamenán. Z pohledu vzniku dokumentu: Doručený dokument dokument přijatý od externího subjektu (odesilatele). Vlastní dokument dokument vzniklý z vlastní činnosti původce. Z pohledu evidence a podacího deníku: Iniciační dokument dokument evidovaný pod novým ČJ (dříve tzv. levá strana podacího deníku ) Vyřizující dokument vlastní dokument evidovaný pod stejným ČJ jako iniciační dokument (dříve tzv. pravá strana podacího deníku ). K jednomu iniciačnímu dokumentu můţe být maximálně jeden vyřizující dokument. 4
Z pohledu spisu (věci): Iniciační dokument spisu dokument zakládající novou věc (spis). Vyřizující dokument spisu dokument vyřizující danou věc (spis). Z pohledu formy dokumentu: Elektronický dokument dokument v digitální podobě Fyzický dokument dokument v analogové podobě, zpravidla na papírovém médiu PID (Prvotní Identifikace) Jednoznačná identifikace kaţdého dokumentu, podaného do SSL. Kaţdý dokument je při svém vzniku (podání) označen PID, který je neměnný po celou dobu ţivotního cyklu dokumentu. PID je současně vazebním údajem mezi elektronickou evidenční kartou a dokumentem. Fyzický dokument musí být jednoznačně, nezaměnitelně a čitelně tímto PID označen (samolepicí štítek, tisk atp.). Pro elektronický dokument je PID systémem SSL v okamţiku podání dokumentu vygenerován a s tímto dokumentem v SSL jednoznačně svázán. Na PID je v systému SSL navázán kompletní evidenční profil dokumentu (evidenční karta) včetně jeho změn a historie. Podací deník (jednací protokol) Základní evidenční pomůcka spisové sluţby, vedená centrálně v elektronické formě s moţností tisku pro trvalé uloţení. Pokud tomu nebrání technologické podmínky (např. není celý úřad online propojen), má jeden původce pouze jeden podací deník (jednu centrální řadu čísel jednacích). Všechny evidované dokumenty jsou v podacím deníku zaznamenány v pořadí svých čísel jednacích. Číselná řada čísel jednacích začíná 1. ledna pořadovým číslem 1 a končí 31. prosince. Systém SSL eviduje změny profilových evidenčních údajů dokumentů (nezbytných pro tisk podacího deníku), včetně data a autora změn. Systém SSL neumoţňuje uţivatelsky zpětně měnit některé důleţité evidenční údaje, které jsou např. automaticky generované nebo vystupují jako jednoznačná identifikace objektů (zejména časové údaje, např. datum podání; údaje o změnách, PID dokumentu atp.). Tisková sestava podacího deníku je sestavena z aktuálních evidenčních údajů, historické změny se neuvádějí. Podací deník se tiskne pro trvalé uloţení aţ po vyřazení (projití skartačním řízením) všech zapsaných dokumentů a za zvolené časové období (obvykle jeden kalendářní rok). Určený původce je povinen do té doby zabezpečit databázi SSL proti ztrátě, pozměnění a neoprávněnému přístupu (zabezpečení informačního systému). Podací razítko Doručené fyzické dokumenty jsou označeny otiskem podacího razítka, které můţe být nahrazeno některou z uvedených forem: 5
vytištěním potřebných evidenčních údajů na okraj došlé písemnosti tzv. dokladovou tiskárnou nalepením PIDu na dokument s tím, ţe všechny potřebné evidenční údaje jsou jednoznačně pod tímto PIDem zadány a uloţeny v evidenčním systému SSL (pro dokumenty podané mimo hlavní podatelnu) vytištěním evidenčních údajů na průvodní list (např. tzv. referátník) neoddělitelně připojený k došlému dokumentu PID dokumentu je vţdy povinnou součástí údajů uvedených v podacím razítku v jakékoliv z výše uvedených forem. Údaje do podacího razítka mohou být doplňovány průběţně podle toho, jak bude dokument evidován v SSL. Podrobná specifikace označování přijatých podání je ve spisovém řádu původce. Podatelna Spisový uzel, které podle spisového řádu původce můţe přijímat doručené dokumenty (hlavní podatelna původce a zpravidla i jakýkoliv jiný spisový uzel). Pro příjem elektronických dokumentů podle vyhlášky č.496/2004 Sb. (e-podatelna) bývá zpravidla určeno jedno centrální příjmové místo. Podání Příjem a zadání základního evidenčního profilu dokumentu (došlého i vlastního) na podatelně. Základní evidenční profil je PID dokumentu, datum a čas podání (údaj zadávaný systémem automaticky v okamţiku podání do SSL, uţivatelsky neměnný) a případně další evidenční údaje zadávané na podatelně (podle spisového řádu původce). Tímto způsobem mohou být podány také dokumenty, které podle spisového řádu původce nepodléhají evidenci, nebo i dokumenty, které podléhají samostatné evidenci podle zvláštních předpisů (např. účetní doklady, interní sdělení atp.) tyto dokumenty zpravidla nejsou dále evidovány, není jim tedy přiděleno ČJ. Editační pole pole do kterého lze zapisovat textovou či číselnou poloţku podle okolností. Elektronická podatelna část podatelny, přijímající podání doručovaná elektronickou cestou (e mail, datový nosič). Elektronická příloha elektronický dokument připojený ke kartě dokumentu. Při příjmu podání elektronickou podatelnou se těmito přílohami stávají například původní přílohy podaní e mail zprávy. Elektronický obraz elektronický dokument připojený ke kartě dokumentu, vţdy pouze jeden je aktuální (věrný obraz), verze vţdy nahrazuje verzi. Při příjmu podání elektronickou podatelnou je obrazem právě původní podoba e mailu. 6
Lhůta pro vyřízení lhůta pro vyřízení určuje, do kdy má být spis vyřízen a schválen, začíná dnem příjmu z podání iniciačního dokumentu. Menu seznam dostupných nabídek, nabídka obsahuje seznam povelů nebo činností, které můţete vykonávat. Nástrojová lišta obsahuje soubor ikon korespondujících s některými nabídkami nabídkového pruhu. Jejich uţití pomocí myši umoţňuje rychleji a operativněji vyvolat poţadovanou proceduru. Odeslání předání zásilky adresátovi přímo nebo prostřednictvím doručovací sluţby (např. pošty) s následným pojmem vypravení. Provádí referent. Priorace Spis, který je připojen (všechny vřazené dokumenty jsou vloţeny) k jinému spisu v téţe věci. Při prioraci jednoho spisu do jiného si dokumenty také zachovávají své původní číslo jednací. Skartační lhůta určuje dobu, po kterou je nutné dokumenty na Úřadu uchovávat z důvodů správních a provozních. Vyjadřuje se počtem let, počítaných od 1. ledna roku následujícího po vyřízení dokumentů, eventuálně po ukončení jejich platnosti. Během skartační lhůty je vyřízený dokument uloţen ve spisovně, resp. správním archivu a po jejím uplynutí se zařadí do skartačního řízení. Skartační lhůta se označuje číslicí eventuelně zlomkem za skartačním znakem. Skartační znak vyjadřuje hodnotu dokumentu podle jeho obsahu a označuje způsob, jakým se s dokumentem naloţí po uplynutí skartační lhůty. Spis Spis spojuje dokumenty v téţe věci. Spis je vţdy evidován pod spisovou značkou. Spis zahrnuje iniciační dokument a další dokumenty doručené nebo vlastní k téţe věci. Součástí spisu je soupis všech vloţených dokumentů. Ve spisu mohou být vloţeny evidované i neevidované dokumenty (s ČJ i bez ČJ). Spis představuje fyzickou vazbu mezi dokumenty, při manipulaci se spisem (předání, uloţení atp.) dojde ke shodné manipulaci (předání, uloţení atp.) se všemi vloţenými dokumenty. Spisový plán určuje uspořádání dokumentů Úřadu podle věcného charakteru nebo číselného systému, odpovídající funkční náplni. Spisový znak hlavní znaky a podznaky spisového plánu, kterými jsou označeny jednotlivé druhy dokumentů v členění podle hesel činnosti. Ke kaţdému spisovému znaku přísluší skartační znak a skartační lhůta. 7
Spisová značka (SpZn) Spisová značka je evidenční údaj spisu. Vzhled spisové značky a pořadí poloţek (např. zkratka původce, pořadové číslo, čtyřmístný rok, skartační znak atp.) je konfigurovatelný pro kaţdou řadu spisových značek zvlášť podle spisového řádu původce. Pořadové číslo obsaţené ve spisové značce spisu můţe být ze samostatné číselné řady pro kaţdý rok (začíná 1. ledna pořadovým číslem 1 a končí 31. prosince) nebo můţe být totoţné, jako pořadové číslo obsaţené v čísle jednacím iniciačního dokumentu tohoto spisu. Uzavření spisu etapa ţivotního cyklu spisu vyřízený spis se uzavře rozhodnutím zodpovědné osoby (zpravidla vedoucí zaměstnanec). Uzavřený spis jiţ nelze opět otevřít, pouze lze vloţené dokumenty vloţit jako prioru k novému spisu. Po uzavření se spis ukládá, od 1. 1. následujícího roku po uzavření spisu začíná běţet skartační lhůta. Vyřízení akce, která vyřizuje dokument nebo činnost, ukončující aktivní ţivotní cyklus dokumentu nebo spisu z pohledu Úřadu. 8
2. Přihlášení a odhlášení k programu A. Přihlášení k programu Pro práci ve spisové sluţbě se přihlašujeme k databázi, kterou vybíráme přes Profil (na výběr je obvykle ostrá a testovací databáze). Dále doplníme pole Uţivatel a Heslo a potvrdíme OK. Základní obrazovka programu po přihlášení. Pro přihlášení je nutné uţivatelské jméno a heslo. Tyto údaje nastavuje osoba odpovědná za administraci systému spisové sluţby. Výchozí heslo je pro nového účastníka systému rovno jeho uţivatelskému jménu. Po 9
prvním přihlášení do systému je povinností kaţdého uţivatele spisové sluţby si změnit své přihlašovací heslo. Zástupná osoba zaškrtává při přihlášení políčko zástup. B. Postup změny hesla k uživatelskému jménu Po přihlášení v hlavním okně programu zvolte v menu Aplikace níţe se vyskytující poloţku Změna hesla. Otevře se nové okno, ve kterém zadáte současné heslo a poté 2x nové heslo, které si zvolte sami. Tlačítkem OK potvrdíte volbu změny hesla. Od této chvíle bude platit k přihlašování vaše nové heslo. 10
C. Ukončení programu Ukončení práce s programem spisové sluţby je moţné z hlavního okna pomoci kombinace kláves ALT a F4, dále pomocí ikonu zeleného človíčka na útěku v nástrojové liště, pomocí X kříţku v pravém horním rohu programu nebo přes horní menu aplikace konec. Program se dotáţe, zda má ukončit svoji činnost ANO/NE. D. Přihlášení pod zástupem V případě, ţe se potřebujeme přihlásit za kolegu, kterého zastupujeme, zaškrkneme při přihlašování políčko zástup. 11
3. Základní popis aplikace Náhled na aplikaci po přihlášení Stromové menu 12
Ikonky v nástrojovém pruhu Nástrojový pruh 1) Změna uživatele jednoduché přepnutí na jiného uţivatele 2) Ukončení aplikace 3) O aplikaci informace o aktuálně přihlášeném uţivateli a informace o aplikaci (verze, licence apod.) 4) Detail dokumentu/spisu se zadanou identifikací vyhledání dokumentu nebo spisu dle identifikátoru, čísla jednacího nebo spisové značky a jeho následné otevření 13
5) Hledat dokument/spis dle věci vyhledání dokumentu nebo spisu dle věci, případně se lze přepnout do vyhledání podle dle identifikátoru, čísla jednacího nebo spisové značky 6) Podání vlastního dokumentu otevření nové karty pro zaevidování dokumentu, který odchází z organizace 7) Podání cizího dokumentu otevření nové karty pro zaevidování dokumentu, který přišel do organizace 8) Návrat dodejek přes ID zásilky - zjednodušené vyhledání návratu dodejek přes identifikátor, značku nebo podací číslo 9) Přidat rychlý odkaz lze moţno zadat odkaz (ve formátu http://seznam.cz), na který se lze pak přepínat pomocí tlačítka Rychlé odkazy, které je umístěno v levém dolním rohu obrazovky 10) El. podání z nosiče zadání došlého dokumentu z nosiče 11) Vytvořit spis bez iniciačního dokumentu vytvoření spisu, který nemá zadán výchozí dokument 12) Kartotéka externích subjektů přímé otevření okna kartotéky 13) Změna hesla změna hesla přihlášeného uţivatele se zadáním starého a nového hesla 14) Zástup administrace uţivatelů, které chce aktuálně přihlášený zaevidovat jako zástupné osoby 15) Tisk celého seznamu po načtení seznamu v hlavní evidenci (např. aktivní dokumenty a spisy) podle potřebných kritérií lze pomocí tohoto tlačítka tento seznam vytisknout 16) Možnosti moţnost ovlivnit chování a vzhled aplikace 17) Nastavení aplikace přehled parametrů a jejich nastavené hodnoty (vyuţití spíše pro administrátora) 18) Obnovit pozice a velikosti oken tlačítko, které uvede pozice a velikosti oken do původního vzhledu (zruší změny provedené uţivatelem) 19) Nastavení vzhledu aplikace moţnost změny vzhledu programu 20) Kontrola nastavení prohlížeče seznam funkcí a jejich stavu potřebných pro správné fungování aplikace 14
21) Nastavení tiskových formátů seznam typů tisku 22) Uložené sestavy seznam uloţených sestav 23) Podatelna / Nezpracování el. podání příjmání el. podání z emailu, el. nosiče, datové schránky, web podatelny 24) Podatelna / El. podání dle stavu seznam všech el. podání (email, el. nosič, datová schránka, web podatelna) a moţnost výběru dle jejich stavu 25) Podatelna / Potvrzení o doručení el. podání - přehled potvrzení o doručených podání 26) Podatelna / Návrat doručenek sloţitější vyhledání návratu dodejek přes značku dokumentu, identifikátoru, odesílatele, datumu vypravení, datumu doručení, datumu odeslání, věci apod. 27) Hlavní evidence / Aktivní dokumenty a spisy seznam aktivních dokumentů a spisů, moţnost filtrování 28) Hlavní evidence / Neaktivní dokumenty a spisy seznam neaktivních dokumentů a spisů (např. stornovaných), moţnost filtrování 29) Hlavní evidence / Zásilky seznam vypravených dokumentů a spisů, moţnost filtrování 30) Výpravna / Zásilky k odeslání seznam dokumentů čekajících na odeslání 31) Výpravna / Vypravení zásilek vypravení dokumentu přes poštu, kurýra, doručovací sluţbu, el. poštu, datovou schránku 32) Výpravna / Provedená vypravení zásilek provedená vypravení zásilek v zadaném časovém rozmezí 33) Hledání / Hledání dokumentů/spisů vyhledání dokumentů nebo spisů podle zadaných kritérií 34) Hledání / Hledání zásilek - vyhledání zásilek podle zadaných kritérií 15
4. Základní popis kartotéky externích subjektů Kartotéka externích subjektů (zkratka - ESU) je číselník, ve kterém jsou sdíleny adresy pro pouţití v rámci celého Úřadu. Z kartotéky vybíráme subjekt, který podává cizí dokument. Pokud jej nenacházíme, zakládáme nový. Stejná situace vzniká i pokud chceme odeslat zásilku na nějaký subjekt, opět ho vybíráme z této kartotéky s moţností zaloţení, jestliţe opět v kartotéce neexistuje. Rozlišujeme hlavní adresu subjektu, její obálkovou adresu a adresy zástupných osob přidruţené k hlavní adrese. Hlavní adresa vypadá následovně: Město Mohelnice Nám. Svobody 25 789 85 Mohelnice Adresa zástupné osoby vypadá následovně: Jan Novák Město Mohelnice Nám. Svobody 25 789 85 Mohelnice Kartotéka adres můţe smysluplně slouţit potřebám uţivatelů za předpokladu vyloučení opakování chyb a vyloučení duplicitních zápisů. Je nutné, aby se předcházelo duplikacím hlavních adres a různé zásilkové adresy byly zapisovány jako adresy zástupných osob hlavní adresy. Zaměstnanec zapisující subjekt do kartotéky posléze jiţ nemůţe opravit hlavní adresu subjektu, můţe ale dle libosti upravovat adresy zástupných osob. Oprava hlavní adresy v případě nechtěného zavedené chyby podléhá opravě pouze určeným správcem kartotéky. 16
A. Otevření kartotéky Do kartotéky se dostaneme několika způsoby: 1. Menu APLIKACE Kartotéka externích subjektů 2. Při zápisu nového cizího dokumentu pole Odesílatel 3. Při odesílání vlastního dokumentu tlačítko ODESLÁNÍ 17
Otevře se nové okno Odeslání, kde vybereme tlačítko KARTOTÉKA. Pro kaţdý poţadavek výběru subjektu se otvírá okno kartotéky. B. Hledání v kartotéce V okně Kartotéka externích subjektů v horních editačních políčkách vyuţíváme zápis hodnoty pro hledání dle poţadavku na typ pole, příklad obrázek podle názvu začínajícího na ho a potvrdíme klávesou ENTER nebo tlačítkem HLEDAT. Pokud se v dolní části neobjeví hledaný subjekt, doporučujeme vyhledání podle jiného kritéria např. ulice, obec, atd. V případě, ţe hledaný subjekt nenaleznete ani po různých kriteriích výběru, je třeba ho zadat tlačítko NOVÝ. Pozor! Toto tlačítko je přístupné aţ po alespoň jednom pokusu o vyhledání. 18
C. Založení subjektu v kartotéce Tlačítkem NOVÝ vyvoláme nové okno pro zápis hodnot o subjektu (viz. horní obrázek). Pole Typ subjektu a Typ organizace určují vzhled dalších polí v tabulce, dále vyplníme nejlépe veškeré údaje, které známe. Doporučuje se vyplnit i e-mail pokud ho známe, lze později vyuţít pro odesílání elektronickou poštou. V pravé části se nám automaticky sestavuje obálková adresa tak, jak se bude tisknout na obálku. 19
Kliknutím na OK se veškeré zadané údaje o novém externím subjektu uloţí. Zaloţení fyzické osoby, fyzická osoba - OSVČ (osoba samostatně výdělečně činná) Je nutné minimálně vyplnit následující poloţky: Jméno, Příjmení, Název (automaticky je tvořen z pole Jméno a Příjmení, slouţí k pozdějšímu hledání v kartotéce), Ulice, Ulice, Část obce, Číslo organizační nebo Číslo popisné, PSČ (psát bez mezer, automaticky se dosadí obec, město z číselníku). 20
Zaloţení právnické osoby Je nutné minimálně vyplnit následující poloţky: Obchodní jméno, Název (automaticky je tvořen z pole Obchodní jména, slouţí k pozdějšímu hledání v kartotéce), Ulice, Část obce, Číslo organizační nebo Číslo popisné, PSČ (psát bez mezer, automaticky se dosadí obec, město z číselníku). 21
D. Zavádění zástupných osob k adrese externího subjektu Zástupné osoby jsou doplněním hlavní adresy kartotéky externích subjektů o adresu jinak uspořádanou z důvodu tisku na obálky a doručování i s moţností měnit pořadí adresy. Například, aby adresa tisknutá na obálku byla doplněna o pojmy: útvar, jméno, funkce, oslovení. Je jisté, ţe i kdyţ je hlavní adresa subjektu daná, nebude vyhovovat pro korespondenci všem útvarům a kaţdý útvar by si ji chtěl pro své odeslaní upravit o výše uvedené pojmy. V seznamu adres jsou adresy, které mají zavedeny zástupné osoby indikovány hlavičkou. Zavádění zástupných osob je moţné po vyhledání subjektu a upravení stávající adresy pomocí tlačítka UPRAVIT. V případě, ţe je vyhledáno více adres, je třeba poţadovanou adresu označit. 22
Na okně Detail externího subjektu se zavede nová osoba pomocí tlačítka NOVÁ OSOBA. Otevře se nové okno, do kterého zapisujeme text popisu (levá strana), a změnu adresy (pravá strana). Uloţení hodnot je prováděno tlačítkem ULOŢIT. Vzhled upravených adres po kliknutí tlačítka na řádek zástupné osoby (editace). Na levé straně je vidět pojmenování, na pravé skutečné změny adresace obálky k tisku. 23
5. Metodika použití SSL 24
6. Podání cizího dokumentu Klikněte na ikonu Nové podání cizího dokumentu. Zobrazí se okno "Zadejte identifikátor dokumentu". Vygenerujte identifikátor pomocí tlačítka GENEROVAT. 25
A. Evidenční karta cizího dokumentu Poté se otevře samotné okno pro dokument. Lze vyplňovat pouze pole v editačním módu (bíle prosvícená pole na evidenční kartě). Značka - pole určené pro čj. Věc - krátký popis tématu dokumentu. Odesílatel vybrání z kartotéky externích subjektů nebo zavedení nového. Věc podrobně dopsání upřesňující věci, informace o způsobu doručení. Překopíruje se obsah editačního pole Věc, kterou je moţné dále upravit nebo rozšířit. Poznámka - pole pro evidenci jiných dopřesňujících údajů. Typ dokumentu - výběr z roletové nabídky (určuje veřejnost a termín k vyřízení pro eventuálně budoucí na tento dokument vzniklý SPIS). Počet listů/stran/příloh/listů-kopií - 1, 3 políčko můţe obsahovat text, např. sv. (svazek). Spisový znak výběr znaku z číselníku (pravé tlačítko myši). 26
7. Načtení datové schránky (DS) a její zpracování V menu PODATELNA klikněte na NEZPRACOVANÁ EL. PODÁNÍ a pak na tlačítko NAČÍST SCHRÁNKU. Na načtenou zprávu klikněte pravým tlačítkem a v menu vyberte volbu PODÁNÍ DO SSL - ZJEDNODUŠENÉ. 27
Můţeme zobrazit průvodku (SSD sestava k tisku) tak i Zobrazit zprávu původní Info z ISDS formát ZFO. Kontrolujeme otevřením příloh jejich čitelnost, pokud je vše v pořádku pokračujeme dalším krokem a to tlačítko vpravo dole PODÁNÍ. V opačném případě zvolíme jedno z tlačítek odmítnutí přijetí zprávy (Zavirováno, Chybí el. Podpis, chybí čas razítko, Nestandardní, Nečitelné). Při podání vyplníme kartu viz níţe a to cíl : Referent,předat zatrţítko, OK podáme. 28
Přidělené číslo jednací je nám oznámeno. Dokončíme průvodce podání se zaškrtnutím. Zobrazí se nám detail karty podání z ISDS. 29
8. Podání vlastního dokumentu Klikněte na ikonu Podání vlastního dokumentu. Zobrazí se okno "Zadejte identifikátor dokumentu". Vygenerujte identifikátor pomocí tlačítka GENEROVAT. 30
A. Evidenční karta vlastního dokumentu Poté se zobrazí evidenční karta nově podávaného dokumentu. Nyní je nutno vyplnit informace o zasílaném dokumentu. Lze vyplňovat pouze pole v editačním módu (bíle prosvícená pole na evidenční kartě). Značka - pole určené pro čj. Věc - krátký popis tématu dokumentu. Odesílatel - odesílatel je předplněn (podání vlastního dokumentu). 31
Věc podrobně - dopsání upřesňující věci, informace o způsobu doručení. Překopíruje se obsah editačního pole Věc, kterou je moţné dále upravit nebo rozšířit. Poznámka - pole pro evidenci jiných dopřesňujících údajů. Spisový znak výběr znaku z číselníku (pravé tlačítko myši). Počet listů/stran/příloh/listů-kopií - 1, 3 políčko můţe obsahovat text, např. sv. (svazek). Typ dokumentu - výběr z roletové nabídky (určuje veřejnost a termín k vyřízení pro eventuálně budoucí na tento dokument vzniklý SPIS). 9. Elektronické obrazy a přílohy A. Vložení el. obrazu do dokumentu K evidenční kartě dokumentu je moţné připojit jeden elektronický obraz. Tento elektronický obraz je poté přístupný všem oprávněným uţivatelům na kartě dokumentu ikona listu se zeleným E. Při předání dokumentu (změně vlastníka) je tento elektronický obraz předán automaticky také. V nástrojovém pruhu na evidenční kartě dokumentu v ELEKTRONICKÝ OBRAZ zadejte VLOŢIT. 32
Po otevření nového okna Nová el. příloha vyberete soubor pomocí PROCHÁZET. V okně Zvolte soubor k nahrání vyberte poţadovaný soubor a potvrďte tlačítkem OTEVŘÍT. Vybraný soubor se připojí k dokumentu jako el. obraz. Titulek a Popis není nutné vyplňovat (automaticky se doplní název souboru). B. Vložení přílohy do dokumentu K evidenční kartě dokumentu je moţné připojit více elektronických dokumentů. Tyto elektronické dokumenty jsou poté přístupné všem oprávněným uţivatelům přes tlačítko PŘÍLOHY. Při předání dokumentu (změně vlastníka) jsou tyto elektronické přílohy předány automaticky také. Na evidenční kartě dokumentu klikněte na tlačítko PŘÍLOHY. 33
V okně Přílohy k dokumentu klikněte na tlačítko EL. PŘÍLOHA a potvrďte VLOŢIT. Do polí Titulek a Popis můţete uvést název přílohy a informace o ní. Klikněte na tlačítko PROCHÁZET. V okně Zvolte soubor k nahrání vyberte poţadovaný soubor a potvrďte tlačítkem OTEVŘÍT. Vybraný soubor se připojí k dokumentu jako elektronická příloha. 34
10. Vytvoření spisu a vložení dokumentu do spisu A. Spis vytvořený na kartě dokumentu Při otevření karty vlastního nebo cizího dokumentu můţete vyuţít tlačítko VYTVOŘIT SPIS. Součástí nového spisu bude dokument, ze kterého spis budete vytvářet. Potvrdíme, ţe opravdu chceme vytvořit nový spis. Spis k dokumentu byl vytvořen. Přepnout se na něj můţete tlačítkem SPIS, které je nyní aktivní. 35
Po stisknutí tlačítka SPIS se otevře nové okno spisu. 11. Vložení dokumentu do již existujícího spisu Vloţení lze provést dvěma způsoby: A. Na dokumentu Na kartě vlastního nebo cizího dokumentu pouţijte tlačítko VLOŢIT DO SPISU. 36
Otevře se nové okno k vyhledání spisu, do kterého dokument chceme vloţit. a) Je moţnost hledat spis podle názvu ve VĚCI. 37
Kliknutím levým tlačítkem myši na naleznutý spis se dokument vloţí do spisu. b) Nebo pokud známe identifikátor spisu, přepneme se tlačítkem HLEDÁNÍ DLE ID do nového okna, kde zadáme spisovou značku a potvrdíme OK. Potvrzením tlačítka OK se dokument vloţí do spisu. C. Na spisu s již vytvořeným dokumentem ke vložení Nalezneme spis, do kterého chceme vkládat dokument. Na kartě spisu se přepneme na záloţku SBĚRNÝ ARCH SPISU. 38
Na záloţce Sběrný arch spisu pouţijeme tlačítko VLOŢIT. Otevře se nové okno pro vyhledání identifikátoru dokumentu, který chceme do spisu vloţit. 39
Potvrzením tlačítka OK se poţadovaný dokument vloţí do spisu. Dokument se zařadí do záloţky SBĚRNÝ ARCH SPISU. D. Na spisu dokument, který budeme vkládat, ještě není vytvořen Nalezneme spis, do kterého chceme vkládat dokument. Na kartě spisu v nástrojovém pruhu pouţijeme ikony NOVÉ PODÁNÍ VLASTNÍHO DOKUMENTU S NÁSLEDNÝM VLOŢENÍM DO SPISU nebo NOVÉ PODÁNÍ CIZÍHO DOKUMENTU S NÁSLEDNÝM VLOŢENÍM DO SPISU. 40
12. Nové podání vyřizujícího dokumentu Vyřízení dokumentu pod stejným ČJ (párování), nevzniká spis Nemusí vţdy vznikat spis, můţeme pouze 1x odpovědět, můţeme navázat na ţádost naši odpověď. Pouze jediná odpověď dostává stejné ČJ jako příchozí dotaz. Navázání se provádí z detailu iniciačního dokumentu, pomocí ikony nástrojové lišty. 13. Odeslání dokumentu poštou Po uloţení zadaných údajů (tlačítko OK), zadáme pomocí ODESLÁNÍ adresu. 41
Otevře se detail okna pro odeslání, kde zvolíme kartotéku, dotč. subjekt nebo skupiny k vyhledání subjektu. Kliknutím na tlačítko DOTČ. SUBJ., rozdělovník se předplní dotčenými subjekty, které byly zadány u tohoto dokumentu nebo u spisu, ve kterém je dokument vloţen a do rozdělovníku se také přenese odesílatel iniciačního dokumentu (pokud je odesílaný dokument vloţen ve spisu společně s příslušným iniciačním dokumentem). Jestliţe kliknete na 42
tlačítko SKUPINY, rozdělovník se předplní subjekty vybrané skupiny. Pouţitím tlačítka KARTOTÉKA se otevře okno pro samostatný výběr adres. A. Výběr adresy V kartotéce následně v horních editačních políčkách vyuţíváme zápis hodnoty pro hledání dle poţadavku na typ pole, příklad obrázek podle názvu začínajícího na ko a potvrdíme klávesou ENTER nebo tlačítkem HLEDAT. Pokud se v dolní části neobjeví hledaný subjekt, doporučujeme vyhledání podle jiného kritéria např. ulice, obec, atd. V případě, ţe hledaný subjekt nenaleznete ani po různých kriteriích výběru, je třeba ho zadat tlačítko NOVÝ. Pozor! Toto tlačítko je přístupné aţ po alespoň jednom pokusu o vyhledání. Poţadovaný řádek ze seznamu vyhledaných externích subjektů vyberete dvojklikem myši na řádek. Vybrané subjekty pro odeslání se nám překopírují do spodní části okna. V případě, ţe chcete zrušit jeden nebo více řádků vytvořeného seznamu vybraných subjektů, pouţijte dvojklik myši na poţadovaný řádek. Tlačítko SMAŢ VŠE pouţijte pro smazání všech řádků seznamu vybraných subjektů. Tlačítko KONEC pouţijte, poţadujete-li zrušit seznam vybraných adresátů. Kliknutím na tlačítko OK se údaje předplní do okna Odeslání. Do vytvořeného rozdělovníku je moţné i dále podle potřeby přidávat i odebírat adresáty. Kliknutím na tlačítko KARTOTÉKA a opakováním jiţ popsaného postupu přidáte do rozdělovníku dalšího adresáta. 43
B. Výběr zástupné osoby Výběr adresy zástupné osoby znamená kliknout vlevo na ikonu hlavičky, v pravé části se nám zobrazí zástupné osoby dvojklikem na zobrazený řádek zástupné osoby vybereme řádek pro odeslání. C. Způsob odeslání Po potvrzení vybrané adresy se vrátíme do původního okna Odeslání, kde změníme hodnoty v nastavení způsobu odeslání. Vyberte řádek adresy, eventuálně řádky adres, u kterých budete měnit údaje (označené). Ve spodní části okna naleznete pole s roletovou nabídkou (Druh zacházení, Způsob odeslání, Druh zásilky a Typ obsahu zásilky), zde provedete výběr. 44
Další moţností, jak provést výběr poloţek, je kliknout myší na poţadovaný údaj přímo v daném řádku. Opravy zadaných údajů lze provádět v tomto okně, dokud není dokument odeslán. 45
D. Odeslání Tlačítko ODESLAT provede odeslání zobrazených řádků, kde řádek = obálka, do výpravny. Jednotlivé řádky rozdělovníku doposud bílé zešednou byly odeslány. Výpravna jiţ o těchto obálkách ví, ale ještě musí dojít fyzickému předání k opravdovému vypravení na výpravně. Po odeslání adresa zašedne a přiřadí se k ní ikonka obálky s otazníkem, která značí, ţe písemnost ještě nebyla vypravena z úřadu. 14. Vypravení zásilek - pošta Po zaevidování námi odesílaného dokumentu a určení způsobu odeslání, vznikne ve výpravně zásilka pro odeslání. Z důvodu jednotnosti zpracování výpravna očekává zásilky zavedené dle přesných kritérií a podle nich také provádí jednotlivé vypravení. 46
V ZÁSILKY K ODESLÁNÍ vidíme všechny zásilky (ať uţ mají být odeslané poštou, doručovací sluţbou nebo prostřednictvím datové schránky apod.), které čekají na vypravení. Přes tlačítko PŘEDAT můţeme zásilky dodatečně předat do vlastnictví jiné osoby. 47
A. Vypravení zásilek poštou Vyplníme poloţky PSČ, pošta a stát podle pošty, prostřednictvím které budeme zásilky odesílat. Po načtení se nám zobrazí seznam zásilek, které mají být odeslány poštou. Označíme zásilky, které budeme chtít vypravit, a dopíšeme informace o váze zásilky a poplatku za zásilku. Stiskneme tlačítko VYPRAVIT. Potvrdíme, ţe zásilky chceme opravdu vypravit. Systém se také dotazuje na tisk podacího archu pro všechny zásilky nebo jen doporučeného typu. Vybíráme doporučené. Pokud máme v seznamu 48
k vypravení i obyčejné, vypraví se, ale nebudou v seznamu listů podacího archu. Vygeneruje se nám podací arch, který vytiskneme pomocí ikonky TISK. Po vypravení se jednotlivé výpravy zobrazují ve VÝPRAVNA PROVEDENÁ VYPRAVENÍ ZÁSILEK. 49
50 VV AA ŠŠEE PP OOZZNNÁÁ MM KKYY: ::
15. Odeslání datovou schránou (DS) V menu Aplikace vyberte volbu Podání vlastního dokumentu. Doplňte pole Věc, pole Věc podrobně a vyberete spisový znak. 51
Vloţení el. obrazu provedete přes tlačítko e+ viz šipka (jedná se o datovou zprávu). Poté klikněte na Odeslání. U kartotéky externích subjektů vyberte adresáta (ikona trumpetky znamená, ţe adresát má zřízenou datovou schránku). 52
V dialogu odeslání přibude adresát s datovou schránkou a předvyplní se prioritní způsob odeslání (DS e-výpravna). Klikněte na tlačítko Odeslat. Kontrola správnost dat mezi ESU a ISDS. Klikněte na tlačítko Převzít. Kliknutím na OK potvrdíte připojení elektronického obrazu dokumentu k DS. 53
Dokument byl odeslán uţivatelem na výpravnu (ikona obálky s otazníkem). 54
16. Vypravení zásilek do ISDS Výpravna odešle připravené zásilky na uţivatelem definované adresáty zvoleným způsobem (pošta, DS, kurýr atd.). U způsobu vypravení datovou schránkou označíte zásilky k vypravení a pomocí tlačítka Vypravit odešlete zprávy do DS adresáta. 55
V následujících oknech potvrďte následující: ANO chcete vybrané zásilky vypravit NE nepřejete si ověřit informace o adresátovi Potvrzení o odeslaní zásilky je znázorněno modrou fajfkou. 56
17. Vyřízení A. Vyřízení dokumentu Pokud nebyl zadán skartační znak, přepneme kartu do editace a provedeme výběr skartačního znaku dále tlačítkem OK kartu uloţíme s vybraným skartačním znakem. Klikněte na tlačítko VYŘÍZENÍ nebo v nástrojovém pruhu přes Činnosti klikněte na VYŘÍDIT ČJ. 57
V případě pouţití tlačítka VYŘÍZENÍ, otevře se nové meziokno Vyřízení, kde potvrdíme tlačítko VYŘÍDIT. Vyberte Způsob vyřízení, spisový znak. Můţete doplnit komentář k vyřízení, případně upravit datum vyřízení a potvrďte OK. 58
B. Vyřízení a uzavření spisu Vyhledejte evidenční kartu poţadovaného spisu. Na záloţce Profil spisu zkontrolujte, zda je zadán Spisový znak. V případě, ţe není zadán, klikněte na ikonu v nástrojové liště Editace. Evidenční karta spisu je přepnuta do editačního módu a je tedy moţno zadat nový, nebo zaměnit stávající Spisový znak. Klikněte na záloţku Sběrný arch spisu, zde vyberte vyřizující dokument (označením). Tlačítkem VYŘIZUJÍCÍ zadejte tuto skutečnost systému. 59
Pro akt vyřízení je na kartě spisu v záloţce Profil spisu tlačítko VYŘÍZENÍ. Po stisknutí se zobrazí okno "Vyřízení spisu", eventuálně upozornění "Před vyřízením spisu je nutné zadat spisový znak!". V tomto případě je nutno spisový znak zadat (viz výše) a postup zopakovat. 60
V zobrazeném okně "Vyřízení spisu" zadejte Způsob vyřízení, zkontrolujte datum vyřízení a uzavření, spisový znak, případně můţete doplnit komentář k vyřízení. Kliknutím na tlačítko OK se spisu přiřadí stav Vyřízeno. Spolu s vyřízením můţeme spis i uzavřít. V okně Vyřízení spisu nastavíme zaškrknutím Uzavřít. Při vyřizování tak můţeme uzavření nenastavit a spis pak bude vyřízen ale ne uzavřen. Nebo uzavření zaškrkneme a spis bude vyřízen i uzavřen. 61
62 VV AA ŠŠEE PP OOZZNNÁÁ MM KKYY: ::
18. Možnosti dalšího zacházení s dokumentem/spisem na detailu karty A. Opravení zadaných údajů Opravovat lze pouze pole v editačním módu (bíle prosvícená pole na evidenční kartě). V případě, ţe dokument je jiţ zaevidovaný a evidenční karta dokumentu je v needitačním módu, klikněte na ikonu pro editaci (list s tuţkou). (V některých případech není moţné kartu dokumentu editovat, např. pokud nejste jejím vlastníkem nebo je v redistribuci). Změny uloţte tlačítkem OK. 63
B. Předání dokumentu / spisu Přes tlačítko PŘEDAT se otevře se nové okno Předání dokumentu. Vybereme spisový uzel, funkci a osobu. Do Důvodu předání lze dopsat poţadovanou informaci, která pak bude vidět v historii dokumentu. Tlačítkem PŘEDAT pak provedeme změnu vlastníka na poţadovaného. C. Historie dokumentu O kaţdém pohybu dokumentu se vede podrobný záznam, který se ukládá v HISTORII. 64
Veškerý změny týkající se dokumentu lze vytisknout přes TISK. Případně lze i zadat novou změnu pomocí tlačítka PŘIDAT. 65
D. Storno dokumentu Vyhledejte evidenční kartu poţadovaného dokumentu. Na evidenční kartě dokumentu klikněte v nástrojovém pruhu na Činnosti, kde zvolte Stornovat dokument. Vyplňte Důvod a potvrďte OK. Po provedení stornovaný dokument naleznete Strom Hlavní evidence Neaktivní dokumenty a spisy. Dokument je označen ikonou ve tvaru kruhu s červeným kříţkem. 66
E. Vyjmutí dokumentu ze spisu S dokumentem zařazeným do spisu lze manipulovat pouze omezeně. Ostatní manipulace s dokumentem je moţno provést po vyjmutí dokumentu ze spisu. Dokument vyjmutý ze spisu změní svůj stav na Vyjmut ze spisu, přičemţ záznam o spisech, ve kterých byl dokument vloţen, naleznete na kartě dokumentu pod tlačítkem HISTORIE. Vyhledejte evidenční kartu spisu. Klikněte na záloţku SBĚRNÝ ARCH SPISU, kde vyberete řádek patřící dokumentu, který poţadujete vyjmout ze spisu. Klikněte na tlačítko VYJMOUT. 67
Po vyjmutí dokumentu ze spisu se změní u daného řádku styl písma (na kurzívu) a také se změní stav dokumentu na Vyjmut ze spisu (sloupec Poznámka). Obdobně je moţno tutéţ akci realizovat z evidenční karty dokumentu pomocí tlačítka VYJMOUT. Evidenční kartu dokumentu zobrazíte kliknutím levým tl. myši na daný řádek ve sběrném archu spisu. F. Znovuvložení dokumentu do spisu Pro znovuvloţení dokumentu do spisu, označte dokument a pouţijte tlačítko ZNOVUVLOŢIT. G. Ztracení dokumentu Na evidenční kartě dokumentu klikněte v nástrojovém pruhu na Činnosti, kde zvolte Ztratit. 68
Po provedení ztracený dokument naleznete Strom Hlavní evidence Neaktivní dokumenty a spisy. Dokument je označen ikonou ve tvaru šedého kruhu s černým kříţem. V případě nalezení dokumentu si vyhledejte dokument v Neaktivní dokumenty a spisy. Na evidenční kartě zvolte v nástrojovém pruhu Činnosti Nalézt. Nalezený dokument je ve stavu odpovídající stavu před Ztracením. S nalezeným dokumentem je moţno dále manipulovat. 69
H. Přerušení dokumentu Na evidenční kartě dokumentu klikněte v nástrojovém pruhu na Činnosti, kde zvolte Přerušení. 70
V novém okně Přerušení vyřizování dokumentu zadejte datum v Přerušit do a Důvod přerušení. Potvrďte OK. Po provedení přerušený dokument naleznete Strom Hlavní evidence Neaktivní dokumenty a spisy. Dokument je označen ikonou ve tvaru červeného kruhu s bílou pomlčkou uprostřed. V případě potřeby obnovení dokumentu si vyhledejte dokument v Neaktivní dokumenty a spisy. Na evidenční kartě zvolte v nástrojovém pruhu Činnosti Obnovit. Nalezený dokument je ve stavu odpovídající stavu před Přerušením. S obnoveným dokumentem je moţno dále manipulovat. 71
Otevře se nová karta k podání dokumentu. Postupujeme stejně jako při obvyklém podání. Tento dokument je automaticky vloţen do spisu, ze kterého jsme dokument vytvářeli. I. Další práce se spisem Další moţnosti, které lze provádět se spisem a rovněţ i s dokumentem, jsou popsány v kapitole Možnosti zacházení s dokumentem na detailu karty. Označení spisů v přehledu Hlavní evidence V přehledu můţeme na první pohled poznat, v jakém stavu se spisy nachází. 72
označení spisu *prázdné pole* nevyřízen, v termínu pro zpracování nevyřízeno po termínu vyřízeno vyřízeno a uzavřeno 73
J. Hlídání termínu vyřízení spisu Záloţka Profil spisu. Termín je nastaven při vzniku spisu z iniciačního dokumentu. Dokument obsahuje políčko typ dokumentu a podle typu je nastaveno například 30 dní k vyřízení, podle tohoto údaje se tedy nastaví termín k vyřízení spisu na 30 dní. 74
19. Doručenky o přijetí datových zpráv Základem u stahování doručenek je to, ţe informace o doručení je pomocí funkce Návrat doručenek v Podatelně staţena ze systému ISDS a automaticky přenesena na příslušnou zásilku. Jakmile tuto informaci máme a je uloţena, tak ji můţe vidět kdokoliv kdo má práva tyto informace v systému GINIS vidět. Pro kontrolu, zda a kdy byla Vámi odeslaná datová zpráva přijata, klikněte ve stromovém menu v sekci PODATELNA NEZPRACOVANÁ EL. PODÁNÍ a potvrďte tlačítko NAČÍST DORUČENKY. Otevře se nové okno se seznamem odeslaných datových zpráv. 75
Dvojím pokliknutím na vybranou datovou zprávu se otevře další okno s podrobnostmi o přijetí datové zprávy. 76
Doručenka původní vzhled doručenky v ZFO formátu. Tisk tisková sestava doporučená pro tisk papírové doručenky o doručení do ISDS (viz další obrázky níţe). 77
Vysvětlivky k datumům Datum podání Pro doručené dokumenty se jedná o datum doručení, pro vlastní dokumenty se jedná o datum vzniku dokumentu Datum doručení pro příjem přes ISDS: datum dodání do DS (pro OVM), nebo datum přihlášení do DS resp. fikce doručení (pro ne-ovm) 78
20. Vyhledávání dokumentu V hlavní části stromu vyberte sloţku HLEDÁNÍ a následně potvrďte HLEDÁNÍ DOKUMENTŮ/SPISŮ. Vzápětí se zobrazí okno pro zadání výběrového filtru (údajů, podle kterých bude hledání prováděno). 79
Do bílých políček je moţno zapisovat kriteria pro hledání. Zkuste hledat méně náročně a teprve pak své dotazy kombinujte, program vás sám upozorní v momentě, kdy je vaše výběrová podmínka nedostatečná. Příklady hledání A. Hledání podle odesílatele V okně OBECNÉ HLEDÁNÍ zvolte odesílatele a to volbou tlačítka teček vpravo, program nás odkáţe do nového okna kartotéky externích subjektů, zde vybereme poţadovaného odesílatele dvojkliknutím. Pomocí tlačítka vpravo v horním rohu HLEDAT jiţ můţeme spustit samotné hledání. Pokud bude seznam výsledků příliš velký, je moţné více konkretizovat např. věc, datum podání atd. 80
B. Hledání podle věci, věci podrobně Zde je minimálním poţadavkem zapsat text do políčka Věc (nebo Věc podrobně). Spolu s tímto údajem můţeme zadat i další kritérium - datum podání. Tlačítkem HLEDAT, vyvoláme proces hledání. Znaky % znamenají libovolný text před a po poţadovaném slovu (části slova) k hledání. C. Hledání podle spisové značky Pokud známe u dokumentu číslo jednací, nejrychleji tento dokument vyhledáme přes pole Značka / ČJ / Spisová značka. Do bílého řádku zapíšeme tento údaj např. v následující podobě: OUHO 156/2009 a stiskneme tlačítko HLEDAT. 81