Pořízení Evidenčních listů (RELDP) ve WinFASu Tento návod slouží jak pro firmy, které rok, za které jsou RELDP pořizovány, zpracovávaly ve WinFASU i pro ty, které ho zpracovávaly ve starém FASu a WinFAS používají pouze kvůli RELDP. Některé body jsou proto rozepsány podrobněji. Příklad popisuje tvorbu RELDP za rok 2004. Než začnete s pořizováním RELDP, tento návod si vytiskněte a ALESPOŇ 3x PŘEČTĚTE!!! Nejvíce dotazů uživatelů je z důvodu nepochopení logiky postupu vytváření RELDP. A) Rok 2004 jste zpracovávali ve FASu, Winfas používáte pouze pro odeslání RELDP. Do WinFASu jsme Vám převedli číselník zaměstnanců a základy sociálního pojištění. WinFAS umožňuje mít u jednoho zaměstnance více pracovněprávních vztahů (PPV) pracovních poměrů. Z FASu se však ke každému zaměstnanci převedl jen jeden PPV a ve většině případech to bude správně. Pokud zaměstnanec měl v roce 2004 více PPV, za které nyní máte odesílat RELDP (např. ještě dohodu o pracovní činnosti), je nutné je do WinFASu dopořídit (to se nevztahuje na již dříve ukončené, za které už jste RELDP odeslali). Popis, jak zkontrolovat zaměstnance a jejich pracovněprávní vztahy (PPV), případně dopořídit chybějící PPV k zaměstnanci je uveden dále. Pokud budete potřebovat kvůli RELDP dopořídit nového zaměstnance (nebyl ani ve FASu minimum případů), přečtěte si návod Zápis zaměstnance a jeho PPV (lze stáhnout z www.winfas.cz v oddílu Download / Školící materiály). B) Rok 2004 zpracovávali ve FASu, rok 2005 zpracováváte ve WinFASu. RELDP budete pořizovat v ostré firmě roku 2005. Zaměstnance a jejich PPV zkontrolujete stejně jako firmy z bodu A). Pozor na starobní důchodce a další, kteří mají nový pracovní poměr. Nyní u nich pořizujete mzdy k novému PPV, ale RELDP budete vytvářet za starý již ukončený PPV!!! Pokud nemáte u zaměstnance starý PPV uložen, musíte ho doplnit. Jste-li velká organizace, máte v této nové firmě převedeny vyměřovací základy za rok 2004 (při výpočtu RELDP se předvyplní, jen zkontrolujete a upravíte). Jste-li malá organizace, vyměřovací základy nemáte převedeny a do RELDP je budete pořizovat. C) Pokud jste rok 2004 zpracovávali ve WinFASu, zaměstnance a PPV byste měli mít správně. RELDP budete pořizovat v ostré firmě roku 2005 (v ní jsou i data minulého roku). 1
I.) KONTROLA ZAMĚSTNANCŮ A JEJICH PPV 1) Spusťte aplikaci *7011 Zaměstnanci včetně PPV. To lze několika způsoby dle obrázku výše: a) Ve stromečku poklepete na složku Řízení lidských zdrojů a dále na složku Zaměstnanci a napravo poklepete na aplikaci Zaměstnanci (včetně PPV). b) NEBO napište *7011 do údaje Kód a klepnete na tlačítko Spusť (rychlejší).! píše se i s hvězdičkou! 2) V aplikaci jsou zobrazeni zaměstnanci s PPV platným k danému datu. Vždy zaškrtněte volbu Vše, aby se zobrazili také zaměstnanci s ukončeným poměrem. Vlevo je seznam zaměstnanců, které můžete procházet (např. myší). Vpravo dole je seznam pracovněprávních vztahů (PPV) u daného zaměstnance (na kterém stojí kurzor vlevo omodřen). Jestliže jsou všichni zaměstnanci v pořádku, přejděte k bodu II.) Pořízení RELDP. Pokud u některého zaměstnance je PPV špatně, nebo chybí, postavte se na něj v seznamu vlevo (omodřit) a myší klepněte na tlačítko Uprav. Otevře se pořízení, kde lze upravit chybné údaje u PPV. V prostřední třetině okna je seznam PPV u daného zaměstnance. Omodřený PPV je potom rozepsán v detailu v dolní třetině okna. Důležité údaje jsou Druh PPV (určuje druh pro RELDP), Datum nástupu, Ukončení. Druh PPV (obdoba režimu pojištění ve FASu) lze vybrat z číselníku po klepnutí na modrou ikonku vpravo vedle tohoto údaje. Otevře se tzv. KUK (obdoba Shift-F7 ve FASu), v něm se postavte na požadovaný řádek a klepněte na tlačítko Vyber. 2
Pokud zaměstnanci chybí PPV, klepněte na tlačítko Přidej2 a vyplňte údaje pro tento PPV. Abyste tento nový PPV mohli uložit, musíte u něj zadat úvazek. Klepněte na tlačítko Úvazek. V okně Úvazek u PPV klepněte na tlačítko Přidej, vyplňte hodnoty a klepněte na tlačítko OK. Pokud je vše správně, zaměstnance uložte klepnutím na tlačítko OK. Tlačítkem Storno opustíte pořízení bez uložení změn nic se nepřidá, nic nesmaže, nic neupraví,vše zůstane jako před úpravou. Takto můžete stornovat, pokud si nejste jisti, zda jste něco nechtěně rozvrtali. 3
II.) POŘIZOVÁNÍ RELDP 1) Spusťte aplikaci *7046 Evidenční listy u PPV (RELDP). To lze několika způsoby: a) Ve stromečku poklepete na složku Řízení lidských zdrojů a dále na složku Data zaměstnanců (ve starší verzi Zpracování mezd) a napravo poklepete na aplikaci Evidenční listy u PPV RELDP. b) NEBO napište *7046 do údaje Kód a klepnete na tlačítko Spusť (rychlejší).! píše se i s hvězdičkou! V této aplikaci 7046 Evidenční listy (RELDP) jsou zobrazeny již vytvořené evidenční listy u jednotlivých pracovněprávních vztahů (PPV) zaměstnanců. Zde nejdříve jednotlivé RELDP jeden po druhém vytvoříte a uložíte (viz dále). Až budete mít všechny RELDP pořízené a zkontrolované, bude možné je odeslat přes Portál veřejné správy (později obdržíte samostatný návod). V horní části aplikace je nastavení, které RELDP chcete zobrazit. Je nastaveno, že vidíte všechny dosud pořízené RELDP (nemusíte nic měnit). V levé aplikace části jsou osoby a jejich pracovněprávní vztahy PPV (pracovní poměry asi u Vás bude mít každá osoba jeden pracovní poměr), u kterých již máte pořízené RELDP. Je-li prázdné, nemáte u žádné osoby žádný RELDP pořízen. V pravé části aplikace jsou zobrazeny pořízené REDLP u daného pracovněprávního vztahu (PPV) dané osoby. 2) V aplikaci klepněte na tlačítko Vypočti. 3) Nastavte parametry pro vytvoření RELDP klepněte na tlačítko OK. Nezaplacené pojistné od měsíce má vliv na započtení pojistné doby u statutárních orgánů organizace (viz zákon, či metodická pomůcka pro vyplňování vydaná ČSSZ). 4
4) Vyberte JEDEN pracovněprávní vztah, kterému chcete vytvářet RELDP a klepněte na OK. Ze známých dat WinFAS předvyplní pořízení RELDP.!!! Vy musíte vypočtená data zkontrolovat a opravit (zvláště pokud jste rok 2004 nepořizovali přímo ve WinFASu a data byla převedena z FASu). Pokud RELDP vyplníte chybně, je odpovědnost na Vás!!! 5
POPIS ÚDAJŮ V POŘÍZENÍ: Zelený údaj je aktuální (na kterém stojí kurzor), žluté údaje jsou povinné (po vyplnění zbělají), bílé nepovinné, šedé jsou zakázané. V průběhu pořizování se mění barva údajů podle jejich stavu. Následující údaje jsou totožné s údaji na formuláři RELDP a pro jejich vyplňování platí zásady pro vyplňování RELDP vydané ČSSZ. Tyto zásady nejsou náplní tohoto popisu (lze je stáhnout na www.cssz.cz). Pokud má být některý údaj prázdný, NESMÍTE do něj psát mezeru. Pouze pomocí Delete vymažete případné znaky v údaji. Nejčastěji u údaje Ulice, pokud obec ulice nemá. 5) V rámečku 1. Identifikace pojištěnce dosadily z převedeného číselníku osob a můžete je zde upravovat a doplňovat. 6) Údaje v rámečku 3. Identifikační údaje organizace se dosadily z Číselníku klientů (*3000) z firemní věty (v Číselníku klientů je označena modře). Jsou-li chybně, v tomto číselníku upravte. 7) Na Záložce Průběh pojištění budete u tohoto RELDP zapisovat jednotlivé řádky s průběhem pojištění v daném roce. Většinou zde bude jen jeden řádek. Údaje získáte ze mzdového listu z minulého roku. Pomocí tlačítka Přidej2 lze přidávat případné další řádky (nemocenské dávky, nebo příjem po skončení pracovního poměru, ) podle zásad vydaných ČSSZ. Naopak pomocí Smaž2 lze řádky odstranit. Pozor na nové kódy podle druhu PPV, vyloučené doby, souběh příjmů a vyloučených dob, celkem dny! 8) Pokud je třeba u PPV zaměstnance zadat vojenskou službu nebo pobírání peněžité pomoci v mateřství, klepněte myší vlevo dole na záložku Vojenská služba / PPM. Potom tlačítka Přidej2 a Smaž2 přidávají a ruší intervaly vojenské služby a PPM. Pokud má zaměstnanec v daném roce těchto intervalů více, nespojujte je, ale každý uveďte na samostatný řádek. Při tvorbě formuláře je WinFAS sám spojí. 6
9) Pokud jste pro výpočet v bodě 4) vybrali více PPV, klepněte na záložku Seznam vlevo nahoře, klepněte na následující PPV a zkontrolujte podle bodů 5) až 8). Takto projdete všechny v Seznamu. 10) Tlačítkem OK pořízené RELDP uložíte. Tlačítkem Storno opustíte pořízení bez uložení změn (neuloží se). Uložené RELDP uvidíte v aplikaci. 11) Vrátíte se do bodu 2) a v aplikaci pomocí tlačítka Vypočti budete pokračovat přidáváním RELDP k ostatním zaměstnancům. 12) Pokud budete chtít některý RELDP změnit, v aplikaci se postavíte na příslušnou osobu a příslušný RELDP a stisknete tlačítko Uprav. Po úpravě opět tlačítkem OK uložíte změny, případně tlačítkem Storno opustíte pořízení bez uložení změn. 13) RELDP, které máte pořízené a zkontrolované je nutné označit jako Připravené. Zaškrtnutím údaje Připravený souhlasíte se správností pořízených dat v RELDP. Všechny takto označené RELDP (připravené) se budou nabízet k odeslání pomocí Portálu veřejné správy (PVS), pokud již nebyly dříve odeslány. RELDP můžete označit už před uložením v bodě 10). Jinak u daného RELDP stisknete Uprav, označíte ho dodatečně (viz obrázek výše) a uložíte. 14) Zobrazení a vytištění formuláře. Musíte mít na počítači nainstalovaný Adobe Reader 6.0 CE (lze stáhnout z www.cssz.cz). V aplikaci se postavte na příslušnou osobu a příslušný RELDP a stiskněte tlačítko Uprav. Po načtení RELDP do pořízení stisknete tlačítko Formulář. V parametrech pro tisk RELDP pouze stiskněte tlačítko OK a počkejte na zobrazení formuláře. Formulář budete tisknout pro organizaci a pro zaměstnance. Nemusíte tisknout na originální předtisky, lze je vytisknout na prázdný list A4. Tisk na prázdný list je v v Adobe Readeru nejjednodušší přes menu Soubor / Tisk, kde zadáte tisknout jen stranu 1. Na internetu na www.cssz.cz je popsán postup řešení problémů s tiskem RELDP z Adobe Readeru. 7
Po zavření formuláře budete dotázáni, zda smazat vytištěné PDF soubory. Jedná se o vytvořený formulář. Není nutné jej nechávat uložený, pouze zabírá místo na disku a lze jej vytvořit kdykoliv znovu. Odpovězte ANO. 15) Vlastní odeslání přes Portál veřejné správy (PVS). Pro vlastní odeslání musíte mít na počítači s WinFASem, odkud budete odesílat, nainstalován podpisový klíč OSSZ a přístup k internetu. Odesílání bude součástí aplikace Evidenční listy u PPV (RELDP). Obdržíte update WinFASu (distribuce) a návod na odeslání. 8