Průvodce nastavením Google Apps for Work 08.09.2016
Průvodce nastavením Obsah Obsah 2 Obsah 3 Úvod 3 Popis 3 Požadavky na předplatné Google Apps for Work 3 Postup nastavení 4 Nastavení Google Apps for Work 4 Úvod 4 Vytvoření projektu 7 Nastavení přístupových práv projektu ve vaší doméně 8 Nastavení sdílení kalendářů 10 Vytvoření uživatelského účtu 11 Vytvoření zdrojových kalendářů 15 Konfigurace panelů touchone 15 Nastavení prvního panelu 18 Přidání dalších panelů 2
Průvodce nastavením Úvod Úvod Popis Tato příručka je určena pro uživatele předplatného služby Google Apps for Work. Popisuje se zde nastavení účtů v Google Apps for Work a nastavení panelů touchone pracujících s touto službou. Pokud začínáte, přečtěte si nejprve příručku touchone - Průvodce obecným nastavením. Tam naleznete základní informace o rezervačním systému touchone a popis obecného nastavení panelů. Požadavky na předplatné Google Apps for Work Pro správnou funkci systému touchone je třeba zajistit následující: Předplatné Google Apps for Work (Google Apps Free edition, známo také jako Standard edition, není podporováno) Uživatelský účet; je třeba mít jeden běžný uživatelský účet pro rezervační systém. Pomocí tohoto účtu panely touchone mohou posílat e-mailové zprávy. Postup nastavení Při nastavování systému touchone je nejprve třeba: 1. Připravit projekt, servisní účet a certifikát, účty místností a uživatelský účet v Google Apps for Work 2. Nakonfigurovat panely touchone. 3
Nastavení Google Apps for Work Úvod Průvodce nastavením Nastavení Google Apps for Work V administrátorských stránkách Google Apps for Work je třeba nastavit následující: Projekt: ten umožní vytvořit API rozhraní pro komunikaci se servery Google, aby bylo možno číst a zapisovat data kalendářů místností, posílat e-maily atd. Servisní účet a certifikát: tento účet je společně s certifikátem použit pro zabezpečenou komunikaci se servery Google a pro čtení a zápis do kalendářů místností. Servisní účet musí mít nastavena práva pro čtení a zápis do kalendářů místností. Účty místností: V Google Apps for Work je pro plánování místností určen účet typu Resource (zdroj). Systém touchone používá kalendář tohoto účtu k plánování schůzek v dané místnosti. Uživatelský účet: Tento účet je běžný uživatelský e-mailový účet. Pomocí tohoto účtu panely touchone mohou posílat e-mailové zprávy. Vytvoření projektu Pro vytvoření projektu a další nastavení musíte mít administrátorský přístup ke Google Apps for Work. 1. Jděte na stránku https://console.developers.google.com/project a zalogujte se pod vaším administrátorským účtem k Google Apps for Work. 2. Klikněte na CREATE PROJECT. 3. Zvolte si jméno vašeho projektu, např. touchone. Poznamenejte si ID vašeho projektu, které je automaticky vytvořeno. Pak klikněte na Create. 4. Počkejte, až se vytvoří váš nový projekt. 5. V levém horním rohu zkontrolujte, zda je v rozbalovacím seznamu zvolen váš projekt a klikněte na Google APIs. V levém bočním menu zvolte Dashboard a pak klikněte na ENABLE API. 4
6. V seznamu Google Apps APIs vyberte Calendar API. 7. Klikněte na ENABLE. 8. Zděte zpět na stránku Google Apps APIs a vyberte Gmail API. 9. Klikněte na ENABLE. 10. V levém bočním panelu zvolte Credentials, klikněte na Create credentials a zvolte Service account key. 5
11. V položce Service account zvolte New service account. Dále si zvolte jméno vašeho servisního účtu a zadejte ho do políčka Service account name. V položce Role zvolte Project / Service Account Actor. V položce Key type zvolte JSON a klikněte na Create. Tím se ke zvolenému servisnímu účtu vytvoří soubor s přístupovým certifikátem. 12. Po vytvoření souboru s certifikátem se tento soubor automaticky stáhne do vašeho počítače a uloží do složky stažených souborů. Jméno tohoto souboru je ve formátu JménoProjektu_***.json. Tento soubor obsahuje provátní klíč pro bezpečnou komunikace se servery Google Apps for Work, proto si ho uložte na bezpečném místě. Budete ho potřebovat později při konfiguraci panelů touchone. Na obrazovce uvidíte následující informaci. 13. Nyní je třeba nastavit servisní účet. Klikněte na Manage service accounts. 14. V řádku s vaším servisním účtem klikněte vpravo na Možnosti / Edit. Poznamenejte si e-mailovou adresu servisního účtu, budete ji později potřebovat. Na této stránce také můžete později vytvořit pro servisní účet nový certifikát, zneplatnit starý atd. 6
15. Zaškrtněte políčko Enable Google Apps Domain-wide Delegation a uložte změny tlačítkem Save. 16. Nyní se v seznamu Credentials objevila nová položka OAuth 2.0 client IDs. Poznamenejte si Client ID v řádku Client for VášServisníÚčet, budete ho později potřebovat. Nastavení přístupových práv projektu ve vaší doméně 1. Jděte na stránku https://admin.google.com a zalogujte se pod vaším administrátorským účtem. Pak klikněte na Security. 2. Dále zvolte Show more a Advanced settings. 7
3. V sekci Authentication klikněte na Manage API client access. 4. Do políčka Client name zadejte Client ID, které jste získali v kapitole Vytvoření projektu, bod 16. Do políčka One or More API Scopes zkopírujte následující text: https://www.googleapis.com/auth/gmail.compose, https://www.googleapis.com/auth/calendar Pak stiskněte tlačítko Authorize. Autorizace může trvat delší dobu, někdy až 24 hodin. Nastavení sdílení kalendářů 1. Jděte na stránku https://admin.google.com a zalogujte se pod vaším administrátorským účtem. Pak klikněte na Apps. 2. Na další stránkce klikněte na Google Apps. 8
3. Zvolte Calendar. 4. Klikněte na Sharing settings. 5. Zkontrolujte, zda v položce External sharing options for primary calendars je zvoleno Share all information, and allow managing of calendars. 6. Jděte zpět na stránku Calendar settings a zvolte General settings. 9
7. Zkontrolujte, zda v položce External sharing options for secondary calendars je zvoleno Share all information, and allow managing of calendars. Vytvoření uživatelského účtu Rezervační systém potřebuje jeden uživatelský účet, aby bylo možno z panelů odesílat informační e-maily. Proto je třeba vytvořit užívatelský účet s e-mailovou adresou např. touchone@vasedomena.com. 1. Jděte na stránku https://admin.google.com a zalogujte se pod vaším administrátorským účtem. Pak klikněte na Users. 2. V pravém dolním roku klikněte na tlačítko Add user. 3. Zadejte jméno a příjmení uživatelského účtu (libovolné, např. touch ONE ) a nastavte e-mailovou adresu na touchone@ yourdomain.com. Pak klikněte na CREATE. 10
4. Na další stránce ukončíte vytvoření nového účtu tlačítkem DONE. Vytvoření zdrojových kalendářů 1. Jděte na stránku https://admin.google.com a zalogujte se pod vaším administrátorským účtem. Pak klikněte na Apps. 2. Klikněte na Google Apps a zvolte Calendar. 11
3. Klikněte na Resources. 4. Zvolte Create a new resource. 5. Zadejte jméno místnosti v položce Resource name. Můžete přidat podrobnější popis do políčka Description a typ místnosti do Resource type. Vytvoření místnosti potvrďte tlačítkem SAVE. Poté je vhodné znovu načíst stránku v prohlížeči, aby se zaktualizoval seznam místností. 12
6. V seznamu místností klikněte na vytvořenou místnost, tím se dostanete do okna editace Edit Resource. 7. Poznamenejte si e-mailovou adresu místností, tuto adresu budete potřebovat později při konfiguraci panelů touchone. 8. Pokud potřebujete vytvořit další místnosti, opakujte kroky 5-8. 9. Jděte na stránku https://www.google.com/calendar a v levém bočním panelu zvolte Other calendars / Browse interesting calendars. 13
10. Zvolte More a klikněte na Resources for yourdomain. 11. U všech místností používaných rezervačním systémem zvolte Subscribe. Může trvat několik minut, než se kalendáře místností zaktualizují a zobrazí. Pak se vraťte do kalendáře volbou Back to calendar. 12. Ve složce vašich kalendářů My calendars se nyní zobrazí i kalendáře místností. Nyní je třeba u všech místností používaných rezervačním systémem nastavit sdílení popsané v tomto a následujícím bodu. Klikněte na šipku napravo od kalendáře zvolené místnosti. Tím se zobrazí seznam voleb. V něm zvolte Share this calendar. 13. Do políčka Share with specific people / Person zadejte e-mailovou adresu servisního účtu (kapitola Vytvoření projektu, bod 14). V položce Permission Settings zvolte Make changes to events a klikněte na Add Person. Změny uložte tlačítkem Save. 14. V následujícím dialogovém okně potvrďte změny sdílení kalendáře tlačítkem OK. 14
Konfigurace panelů touchone Nastavení prvního panelu Po zapnutí prvního panelu systému touchone se na něm objeví následující obrazovka: Průvodce nastavením Konfigurace panelů touchone V položce Language ( Jazyk ) můžete změnit jazyk uživatelského rozhraní panelu. Dotkněte se červeně označeného políčka. Zde se rozbalí seznam dostupných jazyků. Zvolte si Vámi preferovaný jazyk. V následujících ukázkách je na panelu zvolena angličtina. Panel má ve výchozím nastavení povoleno získání IP adresy a DNS serverů pomocí DHCP vaší sítě. V položce Current IP settings ( Aktuální nastavení sítě ) můžete zkontrolovat, zda přiřazené adresy odpovídají vaší síti. Pokud Vám toto nastavení nevyhovuje, můžete ho změnit. Postup je popsaný v příručce touchone - Průvodce obecným nastavením kapitole Nastavení IP. Poznamenejte si aktuální IP adresu, budete ji potřebovat v následujícím kroku. Položku Magic name není třeba v tomto okamžiku měnit a její význam je také popsaný ve zmíněné kapitole. Nyní můžete vytvořit nový rezervační systém. Stiskněte tlačítko Create new system ( Vytvořit nový systém ). 15
Průvodce nastavením Konfigurace panelů touchone Panely, které jsou připojeny do jednoho rezervačního systému, mezi sebou sdílejí nastavení. Např. pokud budete muset později změnit uživatelský účet nebo certifikát, stačí toto udělat na jednom panelu a v ostatních panelech v rámci daného rezervačního systému se tato změna projeví automaticky. Jméno rezervačního systému a heslo slouží ke vzájemné identifikaci panelů. Heslo slouží také pro přístup do nastavení panelů. Nejprve v políčku Select server type ( Zvolte typ serveru ) vyberte Google Apps for Work. Nyní nastavte jméno ( Enter reservation system name ) a heslo vašeho rezervačního systému. Heslo musíte pro kontrolu zadat 2x ( Enter Password a Reenter Password, obě hesla si musí odpovídat). Po dotyku na červeně označená políčka se objeví klávesnice. Po zadání jména nebo hesla stikněte na klávesnici tlačítko Enter. Nakonec vytvořte nový systém tlačítkem Create ( Vytvořit ). Na panelu se nyní zobrazí okno, kde můžete nastavit účet místnosti. Nejprve je ale třeba do panelu nahrát soubor s přístupovým certifikátem (viz. kapitola Vytvoření projektu, krok 12). Soubor můžete nahrát pomocí webových stránek panelu Admin Web. K tomu potřebujete počítač s internetovým prohlížečem, zapojený do stejné LAN sítě jako panely touchone. Spusťte internetový prohlížeč a do adresového řádku zadejte IP adresu panelu. Pro přístup do Admin Webu panelů touchone je třeba nejprve se přihlásit. Zadejte heslo k rezervačnímu systému do políčka Password a klikněte na tlačítko Login. Při zadání hesla se rozlišují malá a velká písmena. Po zadání hesla vstoupíte do nastavovacích stránek Admin Webu. 16
Průvodce nastavením Konfigurace panelů touchone V levém bočním menu zvolte Google certificate a pak klikněte na Choose file. Otevře se standardní dialogové okno pro výběr souboru. Vyberte ve vašem počítači JSON soubor s certifikátem a klikněte na tlačítkou Upload. Poté, co se soubor s certifikátem nahrál do panelu, uvidíte následující obrazovku. Zde můžete zkontrolovat, zda jste nahráli správný certifikát. Certifikát můžete smazat tlačítkem Delete certificate. Pokud potřebujete nahrát nový certifikát, můžete to udělat výše uvedeným způsobem. Nyní můžete odejít z Admin Web stránek panelu a pokračovat v nastavení na panelu touchone. Na panelu je zobrazena stránka pro nastavení účtu místnosti Room settings ( Nastavení místnosti ). Stiskněte tlačítko + na řádku Room email ( E-mail místnosti ) a zadejte e-mailovou adresu místnosti (viz. kapitola Vytvoření zdrojových kalendářů, krok 7). V políčku Room displayed name ( Zobrazované jméno místnosti ) můžete zadat jméno místnosti tak, jak se bude zobrazovat v levém horním rohu panelu touchone. Do políčka User email ( E-mail uživatele ) zadejte e-mail uživatelského účtu (viz. kapitola Vytvoření uživatelského účtu, krok 3). Nastavení místnosti můžete vyzkoušet tlačítkem Test. Tlačítkem OK můžete uložit konfiguraci a s panelem touchone začít pracovat. Pokud chcete změnit další detailní nastavení panelu, pokračujte tlačítkem Next. Popis dalších nastavení najdete v příručce touchone - Průvodce obecným nastavením, kapitole Detailní nastavení panelu. 17
Průvodce nastavením Konfigurace panelů touchone Přidání dalších panelů Pokud jste nastavili první panel a vytvořili nový rezervační systém, můžete do tohoto systému zapojit další panely. Připojte další panel do vaší sítě. Na panelu se objeví úvodní obrazovka. Stejně jako při nastavování prvního panelu zde můžete změnit jazyk a nastavení IP. Pak klikněte na tlačítko Join to existing system ( Připojit do stávajícího systému ). Pozn.: Pokud chcete přidat panel do rezervačního systému, musí být ve vaší síti zapnutý alespoň jeden další panel, který je do tohoto systému již zapojen. Na následující obrazovce si zvolte, do kterého rezervačního systému se chcete připojit, pokud provozujete více systémů (položka Choose reservation system ) a zadejte heslo, které jste si zvolili při vytváření systému ( Enter password ). Pokračujte tlačítkem Join ( Připojit ). Pozn.: Do rezervačního systému je možné připojit se pouze tímto postupem. Pokud vytvoříte nový rezervační systém, tak i když bude mít stejné jméno a heslo, bude považován za jiný rezervační systém. 18
Průvodce nastavením Konfigurace panelů touchone Na následující obrazovce Room settings ( Nastavení místnosti ) si můžete přidat e-mail účtu další místnosti (tlačítko + ) nebo si vybrat z již existujících místností (dotykem na název účtu místnosti se rozbalí seznam dříve definovaných místností). V políčku Room displayed name ( Zobrazované jméno místnosti ) můžete zadat jméno nové místnosti tak, jak se bude zobrazovat v levém horním rohu panelu touchone. Účet místnosti můžete vyzkoušet tlačítkem Test. Nastavení panelu ukončete tlačítkem OK nebo pokračujte v detailním nastavení panelu tlačítkem Next. Popis dalších nastavení najdete v příručce touchone - Průvodce obecným nastavením, kapitole Detailní nastavení panelu. Pozn.: Uživatelský účet a Google certifikát je společný pro všechny místnosti zahrnuté v jednom rezervačním systému. Jestliže změníte certifikát a/nebo uživatelský účet, bude změna provedena u všech místností v rámci daného rezervačního systému. Pokud potřebujete změnit konfiguraci panelu, který je již nastavený, zapojený v rezervačním systému a je v běžném provozu, stiskněte na panelu levý horní roh (tam, kde je název místnosti) a držte ho stisknutý, dokud se neobjeví klávesnice s výzvou Enter password ( Zadejte heslo ). To trvá cca 5 sec. Zadejte heslo, které jste si zvolili při vytvoření rezervačního systému. Tím se dostanete do nastavovacích obrazovek. Další popis najdete v příručce touchone - Průvodce obecným nastavením. 19