E-fakturace / EDI-fakturace v oblasti prodeje produktů a služeb Praha, 19.4.2012 Ing. Viktor Petráš, Sales & Marketing Director, Ing. Roman Imrich, Product & Development Manager, EDITEL CZ, s.r.o. www.editel.at
AGENDA 1) Viktor Petráš: EDITEL profil společnosti Stručná historie EDI-fakturace v ČR i SR Hlavní standardy a formáty pro e-fakturaci ve vztahu k procesům a partnerům: PDF (obrazový dokument) EDI 2) (EANCOM/GS1) Roman Imrich: ISDOC (hybridní řešení) jakožto formát pro lokální použití Kompletní portfolio možných řešení e-fakturace: Elektronický podpis ANO a proč! 3) Viktor Petráš: webedi pro malé společnosti SW či služba pro střední společnosti dedikovaný outsourcing či integrační platforma pro velké korporace PDF-fakturace v režimu B2C či BillPresentmentu E-fakturace formou SW, služby či outsourcingu v cloudu? Elektronická archivace - varianty řešení a postupy pro dlouhodobé uchovávání daňových dokladů v kombinaci s řešeními Plná automatizace procesu EDI-fakturace v oblasti FMCG portfolio statusových a zpětnovazebních zpráv a jejich význam případová studie SPAR CZ případová studie COOP SK Závěrečné shrnutí fakturovat elektronicky je standard 2 2012 EDITEL www.editel.eu
EDITEL profil společnosti Poskytovatel řešení a služeb pro B2B informační logistiku Člen skupiny GS1 Austria a garant v implementaci GS1 standardů 18-ti letá historie a s ní svázané zkušenosti s EDI Kompetenční centrum pro: Supply Chain Management Informační logistiku Informační integraci Nabízíme a spravujeme mezinárodní ebusiness řešení Zastoupení v 17 zemích střední a východní Evropy Hlavní oblasti činnosti a zájmu B2B komunikační platforma (exite Business Integration Network) B2B integrační řešení (EDI/EAI) B2B specializovaná řešení s přidanou hodnotou Webová řešení E-Fakturace E-Archivace Řešení pro Bankovní sektor 3 2012 EDITEL www.editel.eu
EDITEL globální dosah Mezinárodní rozměr: EDITEL pobočky: Vídeň, AT Praha, CZ Bratislava, SK Budapešť, HU Istanbul, TR Lokální síť franchise-partnerů: Bělorusko Bulharsko Chorvatsko Německo Itálie Kazachstán Moldávie Rumunsko Rusko Srbsko Slovinsko Ukrajina Globální dosah prostřednictvím dalších mezinárodních propojení s > 60 B2B poskytovateli celého světa. 4 2012 EDITEL www.editel.eu
Stručná historie EDI-fakturace v ČR/SR Elektronická fakturace je v ČR obecně akceptována současnou legislativou od roku 2002 a podobně i na Slovensku zákon o DPH, zákon o účetnictví, směrnice EU, atd. Masivnější expanzi bezpapírové EDI-fakturace datujeme cca. od roku 2002 Obchodní řetězec Makro CZ / Metro SK byl tehdy aktivní hybnou silou Od té doby se stejnou cestou vydali prakticky všechny obchodní řetězce Již v úvodu si obchodní řetězce uvědomovaly, že je vhodné a především užitečné dále prohloubit automatizaci fakturačních procesů Byla implementována řada tzv. statusových- a zpětnovazebních zpráv Včetně implementace elektronického podpisu EDITEL byl takříkajíc vždy při ruce První studie o reálné možnosti bezpapírové el. fakturace byla provedena již v r. 1999 Konzultační aktivity při implementaci všech procesů v kombinaci s EDI Vývojové aktivity v podobě vlastních nástrojů (SW či služeb) pro párování zpráv až do oblasti poskytování podoby dnešního business reportingu. 5 2012 EDITEL www.editel.eu
1) Viktor Petráš: Hlavní standardy a formáty pro e-fakturaci ve vztahu k procesům a partnerům PDF, EDI, ISDOC Elektronický podpis ANO/NE a proč? www.editel.at
Hlavní standardy a formáty pro e-fakturaci: PDF Definice: Portable Document Format (přenosný formát dokumentů) souborový formát (vyvinutý Adobe) pro ukládání dokumentů nezávisle na HW i SW, na kterém byly pořízeny pro e-fakturaci ideální vzhledem ke způsobu zobrazení (nezávislost reprodukce na HW, SW) snadno vytvořitelný díky otevřenosti formátu Zpracování: Obecně jej považujeme formát nestrukturovaný, tj. strojově automaticky nezpracovatelný (naskenovaný dokument); vyjma formátu PDF s datovým kontajnerem, který může kromě PDF-obrazu obsahovat i strukturovaná data Může být zcela věrohodnou kopií papírové předlohy (grafika, loga, fonty) Jeden a ten samý obraz může mít různou velikost souboru, dle kvality uložení. Použití: Snadné skenování papírové předlohy, její el. podpis, distribuce partnerovi a archivace Ideální pro oblast B2C, kde je PDF vystavováno a distribuováno tisícům příjemců PDF/A pro archivaci obsahuje veškeré informace pro zobrazení souboru v budoucnu 7 2012 EDITEL www.editel.eu
Hlavní standardy a formáty pro e-fakturaci: EDI Definice: Electronic Data Interchange (elektronická výměna dat) automatizovaná výměna dat mezi dvěma nezávislými aplikacemi, strukturovaných dle obecně přijatých standardů => B2B integrace. pro automatickou e-fakturaci je naprosto ideální vzhledem k definovaným standardům UN/EDIFACT - EANCOM. snadná implementace díky množství řešení a služeb Zpracování: Výměna dat probíhá v předem definované strukturované podobě, tj. strojově plně automaticky zpracovatelné, bez nutnosti zásahu lidské obsluhy. Rychlost, Spolehlivost, Bezpečnost, Kvalita, Mnoho automatických řešení (SW, SaaS), včetně semi-automatického Web EDI Použití: B2B v režimu N:1, největší efekty v oblastech: FMCG, Automotive, příp. Bankingu Obecně velké množství popsaných a zužívaných zpráv zejména pak pro fakturaci. Mezinárodní implementace je snadná díky mezinárodním standardům! 8 2012 EDITEL www.editel.eu
Hlavní standardy a formáty pro e-fakturaci: ISDOC Definice: Information System Document formát elektronické fakturace v ČR, definovaný Pracovní skupinou pro Elektronické standardy výměny dat sdružení ICT Unie (dříve SPIS) v roce 2008. ideální pro automatickou e-fakturaci mezi ERP-systémy v ČR podporujícími jeho export/import (dnes více než 23). implementace v mezinárodním prostředí je otázkou Zpracování: Výměna dat probíhá rovněž ve strukturované podobě (technicky XML), tj. strojově plně automaticky zpracovatelné, bez nutnosti zásahu lidské obsluhy K dispozici jsou bezplatné nástroje pro čtení a tisk formátu, bez interakce s ERP Podpora elektronického podpisu z důvodu legislativy (zejm. zák. o DPH) Otázkou může být rychlost, bezpečnost a dohledatelnost přenosu dat mezi subjekty Použití: B2B (většinou v režimu 1:1), veřejná správa, soukromé osoby Snadno implementovatelný v rámci ČR, bez dalších nákladů za přidané hodnoty Mezinárodní implementace je diskutabilní z důvodu podpory/pochopení v zahraničí 9 2012 EDITEL www.editel.eu
Elektronický podpis ANO a proč? Elektronický podpis / elektronická značka je obecně a především legislativně přijatou technologií zabezpečující zpravidla kryptografickými metodami autenticitu a integritu elektronického dokumentu. nejpřesněji o něm hovoří zákon o DPH, důležitou roli hraje rovněž při dlouhodobé důvěryhodné archivaci, na evropské úrovni však panují diskuse. Z pohledu diskutovaných formátů: PDF el. podpis je tvořen standardně na principu podpisu otisku dokumentu EDI el. podpis je tvořen opět standardně, ovšem je distribuován přímo v konkrétních segmentech vlastní zprávy (EDIFACT embeded ) ISDOC podporuje el. podpis dle standardu XML Signature Obecný pohled i pohled EDITELu určitě ANO: Technologie je zde, software i služby jsou k dispozici Proč se tedy nechránit? Akreditované certifikační autority jsou zde Ceny certifikátů nejsou závratné. Důvěryhodná archivace má za cíl vždy prokázat autenticitu, integritu elektronických dokumentů i v čase 10 2012 EDITEL www.editel.eu
2) Roman Imrich: Kompletní portfolio možných řešení e-fakturace www.editel.at
Technicko-metodický pohled na e-fakturaci Elektronický dokument Technologické prostředky Standardizovaný datový formát Spolehlivý a bezpečný přenos dat Kryptografické standardy Legislativa Procesy a připravenost systémů Úroveň integrace a automatizace Forma realizace a provozu 12 2012 EDITEL www.editel.eu
Řešení e-fakturace Řešení Služba manuálně Služba automaticky Lokální Integrační Počet dokumentů Nízký Střední až vysoký Střední až vysoký Vysoký Vhodné pro Malé a střední společnosti Všechny velikosti společností Všechny velikosti společností Velké společnosti Možnost integrace Úroveň automatizace Nízká Střední Vysoká Vysoká Střední Vysoká Vysoká Vysoká 13 2012 EDITEL www.editel.eu
E-Fakturace formou Web-EDI Polo automatické řešení Poskytováno jako služba Společnosti s nízkým počtem dokumentů Rychlost zavedení a dostupnost partnerů Minimální vstupní náklady Není nutná znalost problematiky Migrace na automatické řešení Bez možnosti těsnější integrace 14 2012 EDITEL www.editel.eu
SW nebo služba pro středně velké firmy Objem dokumentů a požadovaný výkon Úroveň integrace Znalost problematiky Svěření a ochrana důvěrných dat (Ne)závislost na dodavatelích / poskytovatelích Plánovatelné náklady Vždy dostupná nejaktuálnější verze Garance kvality Možnosti customizace Přizpůsobení se rozvoji společnosti 15 2012 EDITEL www.editel.eu
Dedikovaný outsourcing nebo integrační SW Cíleno na velké společnosti Speciální požadavky Strategie společnosti Optimalizace interních procesů Konsolidace infrastruktury Dedikovaná podpora Požadována úroveň integrace Škálovatelnost Univerzálnost 16 2012 EDITEL www.editel.eu
PDF fakturace v B2C a publikování dokumentů PDF jako srozumitelný formát pro e-fakturaci Autenticita Integrita Čitelnost Použitelné pro model B2B i B2C Možnosti doručení dokumentu Přímé zaslání Vystavení na portálu Archivace Jednoduché zavedení partnerů 17 2012 EDITEL www.editel.eu
Výhody a nevýhody služby a SW E-fakturace formou služby + Aktivity a zodpovědnost převezme poskytovatel + Podpora při řešení sporů + Vždy aktuální - Citlivá data mimo společnost - Méně těsná integrace a přizpůsobení E-fakturace jako lokální řešení + Vše pod vlastní střechou + Vhodné pro komplexní prostředí + Těsná integrace a přizpůsobení + Nižší provozní náklady při vyšších objemech - Vyžaduje vlastní IT zdroje - Potřebná částečná znalost problematiky 18 2012 EDITEL www.editel.eu
Elektronická archivace varianty řešení Archivační služba v kombinaci s lokálním řešením e-fakturace s řešením e-fakturace formou služby Archivační SW v kombinaci s lokálním řešením e-fakturace s řešením e-fakturace formou služby Důvěryhodnost Auditovatelný proces Zabezpečení dat Dlouhodobost Bezpečné úložiště Expirace certifikátů 19 2012 EDITEL www.editel.eu
3) Viktor Petráš: Plná automatizace procesu EDI-fakturace v oblasti FMCG Portfolio statusových a zpětnovazebních zpráv, jejich význam a použití www.editel.at
EDI-fakturace vzorový proces Legenda: 1) Vytvoření inhouse dat pro fakturu 2) Elektronický podpis a odeslání 3) Ověření el. podpisu 4) Potvrzení konverze 5) Potvrzení formálního zpracování aplikací 6) Potvrzení věcné správnosti dat 21 2012 EDITEL www.editel.eu
Příklady aplikace scénářů EDI-fakturace Implementace konkrétních procesů v rámci EDI-fakturace záleží na preferencích a rozhodnutí obchodního řetězce. Vesměs bývají nejčastěji implementovány následující scénáře: Kompletní bezproblémový průběh zpracování INVOIC VŠE O.K. Ověření elektronického podpisu zamítnutí na úrovni zprávy AUTACK Zpracování INVOIC zamítnutí na úrovni zprávy APERAK Zpracování INVOIC zamítnutí na úrovni zprávy COMDIS Zpracování INVOIC podmínečné přijetí na úrovni zprávy COMDIS Implementace konkrétních chybových kódů tvořících obsah zpětnovazebních zpráv APERAK i COMDIS je rovněž na rozhodnutí obchodního řetězce: APERAK reflektuje různorodé formální chybové stavy hlášené aplikací příjemce (př. chybějící/neznámé GLN, chybějící info o společnosti, nenalezen dok. ke spárování) COMDIS reflektuje principielně chyby ve vlastním obchodním obsahu faktury (př. chyby ve zboží, cenách, množství, DPH, slevách, atp.) 22 2012 EDITEL www.editel.eu
3) Viktor Petráš: Případové studie implementací EDI-fakturace www.editel.at
Studie: EDI-fakturace ve EDI-stav ve SPAR CZ: EDI v provozu od r. 2001; ORDERS, DESADV, INVOIC (doteď paralelně s papírem) 2012 - implementace EDI-fakturace dle posledních EDIFACT standardů D.01B Syntax 4, s elektronickým podpisem a všemi zpětnovazebními zprávami včetně připravenosti na plně bezpapírovou EDI-fakturaci díky dlouhodobému důvěryhodnému archivu Důvody pro zavedení komplexních procesů EDI-fakturace: Automatizace a narovnání fakturačních procesů napříč společností: Odd. finanční účtárny a odd. kontroly faktur snížení pracnosti Nákupní odd. lepší komunikace a vztahy s dodavateli Management snížení nákladů na lidské zdroje Nedostatek lid. zdrojů Vedoucí odd. organizace = EDI koordinátorem Aktuální připravenost dodavatelů na statusové- a zpětnovazební zprávy 24 2012 EDITEL www.editel.eu
Studie: EDI-fakturace ve Interní procedury automatizace: 1) Dodavatel pošle svou INVOIC s el. podpisem prostřednictvím exite do SPAR CZ 2) Ověření el. podpisu v rámci EDI-řešení (centrála v Salzburgu) AUTACK zpráva odeslána (když negativní, další zpracování faktury je zamítnuto) 3) Formální kontrola faktury v ERP-systému vůči souvisejícím dokladům (dodací listy, příjemky); doklady jsou spárovány a uloženy v rámci tzv. RK-aktu. APERAK zpráva odeslána (když negativní, další zpracování je zamítnuto; když pozitivní, je zpráva INVOIC rovněž archivována) 4) RK-akt je dále zpracováván kontrola množství a cen a) Žádné rozdíly => potvrzení zpracování => odeslána positivní COMDIS zpráva b) Nalezeny rozdíly v množství nebo cenách předání interně v rámci ERP buďto příslušnému místu příjmu zboží (pobočka, cen.sklad) nebo nákupnímu odd. a) Souhlas s rozdílem vytvořen opravný příjem nebo akceptována nová cena odeslán positivní COMDIS, RK-akt uvolněn ke konečnému zaúčtování. b) Odmítnutí rozdílu původní příjem je v pořádku nebo byla dojednána jiná cena odeslán podmínečný COMDIS s rozdíly a žádostí o vytvoření dobropisu. jakmile dorazí příslušný dobropis, je přidán do otevřeného RK-aktu, případ vyřešen, odeslán positivní COMDIS, RK-akt uvolněn ke konečnému zaúčtování. 25 2012 EDITEL www.editel.eu
Studie: EDI-fakturace v COOP SK specifická infrastruktura: 2400 obchodů x 35 subjektů x 35 EDI SW x 1 exite x 600+ partnerů A jedna cesta k EDI Důvody pro komplexní EDI-fakturaci: Automatizace ověřování faktur implementace kontrolních mechanismů v ERP systémech. Autom. hlášení chyb pomocí zpětnovazeb. zpráv Snížení nákladů na lidské zdroje a pracnost Stav EDI-projektu: Projekt spuštěn v roce 2009 Cíl implementace 10 EDI zpráv (ORDERS, DESADV, RECADV, RETANN, INVIOC, CONTRL, AUTACK, APERAK, COMDIS, REMADV). o 4 zprávy jsou statusové a zpětnovazební Od počátku je jedním z hlavních cílů projektu plně bezpapírová fakturace v kombinaci s legálním dlouhodobým archivem Důraz je kladen na optimalizaci procesů, především fakturačních Dnes je všech 35 subjektů vybaveno pro EDI (růz. úrovně) Plánované dokončení - rok 2012 26 2012 EDITEL www.editel.eu
Studie: EDI-fakturace v Interní procedury automatizace: 1) Dodavatel pošle svou INVOIC s el. podpisem prostřednictvím exite do COOP SK 2) Zpracování v rámci EDI-řešení (by EDITEL) na dané COOP Jednotě: a) Ověření el. podpisu odpověď pomocí zprávy AUTACK, přičemž zpráva obsahuje příslušný kód chyby (z důvodu např. chybného otisku, neznámého certifikátu). b) Ověření EDIFACT syntaxe a konverze do INHOUSE formátu výsledek je partnerovi sdělen pomocí zprávy CONTRL. 3) Hlubší komplexní kontrola prováděná COOP ERP-systémy: a) Formální kontrola kontrola povinných hodnot dle přísl. zákona či požadavku řetězce; kontrola technických závislostí (př. chybějící reference na objednávku, neznámý EAN zboží), což chrání ERP systém od zbytečného importu chybných nebo neúplných dat. Výstupem je zpráva APERAK, vč. příslušného popisu chyby v případě odmítnutí. b) Obchodní kontrola kontrola správnosti fakturovaných cen, slev a množství; porovnání s příjmem zboží (množství) a interním ceníkem v ERP systému. V případě nesrovnalosti je výstupem podmínečný COMDIS, vč. příslušného popisu chyby a návrhu požadovaného řešení. 4) Teprve po úspěšném dokončení všech kroků procesu positivní COMDIS, je faktura importována do interního fakturačního systému. Faktury s chybou nejsou akceptovány (minim. oprav. dokladů). * Negativní výsledek kteréhokoliv kroku znamená zastavení dalšího zpracování. 27 2012 EDITEL www.editel.eu
EDI-Fakturace implementovaná v obchodních řetězcích Komplexní nasazení EDI fakturačních procesů: Komplexní EDI fakturační procesy v procesu implementace: Příjem EDI faktur (s elektronickým podpisem): 28 2012 EDITEL www.editel.eu
Závěrečné shrnutí aneb Fakturovat elektronicky je standard www.editel.at
Závěrečné shrnutí Od papíru k plně integrovaným systémům bez výměny médií 30 2012 EDITEL www.editel.eu
Děkujeme za pozornost! Kontakt Ing. Viktor Petráš Sales & Marketing Director T +420 / 261 009 020 F +420 / 261 009 099 E viktor.petras@editel.cz EDITEL CZ s. r. o. V Parku 2309/6 148 00 Praha 4 T +420 / 261 009 011 F +420 / 261 009 099 E info@editel.cz www.editel.cz www.editel.at