VLÁDA ČESKÉ REPUBLIKY Přílha č. 2 k usnesení vlády ze dne 4. července 204 č. 585
Pstup při prcesním mdelvání agend veřejné správy Ministerstv vnitra 2
OBSAH OBSAH... 3. ZÁKLADNÍ PRINCIPY MODELOVÁNÍ... 4. Rle v prcesním mdelvání agend... 4.2 Metdické pstupy a návdy na sestavení ppisu agendy... 4.3 Ppis standardizace agendy... 5.4 AIS RPP Mdelvací... 7 2. FÁZE A ETAPY MODELOVÁNÍ... 8 3
. ZÁKLADNÍ PRINCIPY MODELOVÁNÍ Předlžený dkument je zjedndušeným výtahem z Metdiky Prcesníh mdelvání agend (dále jen Metdika PMA ) a ppisuje fáze a etapy tvrby prcesníh mdelu. Jejich ddržení je předpkladem srvnatelnsti výsledků prcesníh mdelvání v různých blastech veřejné správy. Prcesní mdel agend veřejné správy je ppisem agend veřejné správy z hlediska prcesníh pstupu, zúčastněných rgánů veřejné mci (dále jen OVM ), nákladů a kvality, s cílem ptimalizace výknu agendy a snížení administrativní a byrkratické zátěže s ním spjené. Pstup je navržen na základě zkušenstí z realizace bdbných prjektů a byl dzkušen vytvřením prcesních mdelů 30 vybraných agend. Mdelvání prcesů je pdpřen infrmačním systémem AISM, který je klíčvým nástrjem pr standardizaci výknu agend státní správy na všech úrvních správy.. Rle v prcesním mdelvání agend Obsazení prjektvých rlí knkrétními zaměstnanci je závislé na slžitsti (kmplexitě) agendy. Prjektvé rle lze pdle ptřeby slučvat. Tak je mžné, aby jednduchu agendu mdelval puze jeden zaměstnanec a plnil všechny ptřebné rle, zatímc slžité agendy může vytvářet pčetný tým. Metdika PMA definuje prjektvé rle v rámci prcesníh mdelvání dané agendy. Úklem vedení knkrétníh OVM je bsazení těcht rlí pracvníky splňujícími níže uvedené pžadavky. Rle v prcesním mdelvání agend (dále jen PMA ) navazují na existující rle v registru práv a pvinnstí (dále jen RPP ) (gestr agendy, hlašvatel agendy), PMA lze chápat jak sběr dalších dat příslušné agendě, která byla dříve hlášena a registrvána d RPP. Hlavní jsu rle gestra agendy a veducíh mdelvání. Gestr agendy, typickým zástupcem je ředitel dbru, který zdpvídá za správu dané agendy, (věcný garant agendy). Zdpvídá za správu dané agendy. Nminuje veducíh mdelvání jak pvěřenu sbu. Schvaluje předlžené výstupy v rámci prcesníh mdelvání. Schvaluje nminaci členů prjektvéh týmu PMA a sučinnst participujících OVM. Veducí mdelvání, typickým zástupcem je veducí pracvník, který prvedl hlášení agendy. Plní funkce správce mdelu, spuští a uknčuje prces mdelvání (wrkflw). Vybírá uživatele d rle analytik mdelvání, krdinátr připmínek a zadává jim knkrétní úkly. Krdinuje tvrbu mdelu ve všech fázích, sběr dat agendy a její ptimalizaci s příslušnými specialisty. Psuzuje zapracvání získaných připmínek. Zaručuje, že mdelvání prbíhá pdle plánu fází mdelvání, v rámci rzpčtů, časvých harmngramů a v suladu s Metdiku PMA..2 Metdické pstupy a návdy na sestavení ppisu agendy Sběr dat je dán charakteristikami sbíraných dat Klasifikace dat dle Metdiky PMA Druh Úrveň detailu Existence Způsb získání Úrveň zdrje Prcesní ppis Výkny (četnsti) Pracnst (časy) Náklady Kvalita Půsbnst Agenda Prces Aktivita Existující Nvá Získaná evidencí Získaná expertním dhadem Centrální úrveň (gestr agendy) Úrveň OVM (participující OVM) Vedení úřadu Pracvník zdpvědný za agendu (např. vedení dbru/ddělení) Pracvník zdpvědný za prces Pracvník zdpvědný za aktivitu 4
Druh dat Metdika PMA rzlišuje 5 druhů dat agendě: Prcesní ppis jakým způsbem je prces vyknáván, jaká je sekvence jedntlivých aktivit ptřebných pr dknčení prcesu, jací jsu účastníci prcesu atd. Četnst jak čast je prces vyknáván, klikrát za den/měsíc/rk se pakuje, jedná se pravidelně vyknávaný prces neb je nahdilý atd. Pracnst klik času v průměru zabere výkn prcesu, jaký je rzptyl údajů jeh trvání, zda je čas ptřebný pr dknčení prcesu výrazně vlivněn vnějšími vlivy, které nelze předvídat atd. Náklady jaké jsu sbní, prvzní a jiné náklady nutné pr výkn prcesu. Kvalita v jaké kvalitě je prces vyknáván, jaká je spkjenst klientů (bčanů) s výknem prcesu, jaku kvalitu vyžaduje nadřízený rgán atd. Úrveň detailu dat Úrveň detailu dat lze dle Metdiky PMA kategrizvat d čtyř stupňů: 0. Půsbnst data relevantní pr skupinu agend na daném OVM.. Agenda data relevantní pr knkrétní agendu na daném OVM. 2. Prces data relevantní pr knkrétní prces agendy na daném OVM. 3. Aktivita data relevantní pr knkrétní aktivitu prcesu na daném OVM. Pžadvaná úrveň detailu dat je závislá na etapě prcesníh mdelvání a priritizaci prcesů určených pr ptimalizaci. Cílvu úrvní knslidace dat pr další pužití v alkaci nákladů agendy či ptimalizaci výknu agendy je většinu prces. Metdika PMA uplatňuje dva přístupy ke sběru dat Přístup shra pstupné zpřesňvání dat d skupiny agend až p jedntlivé prcesy agend. Přístup zdla načítání dat z úrvně aktivit na prcesy, případně sběr dat přím na úrvni prcesu. Metda zdla může být aplikvána ve třech úrvních přesnsti Expertní dhad Zjištění na malém vzrku OVM (2 3) OVM Zjištění na velkém vzrku OVM (20 30) OVM dle charakteru agendy.3 Ppis standardizace agendy Cílem stanvení standardu je vymezení centrálně definvaných pdmínek výknu agendy veřejné správy. Návrh stanvení standardu je zalžen na principu stanvení ukazatelů výknnsti (KPI) ve vazbě na hdntvý strm, který dělí primární cíle (cíle regulace) na strategické cíle a na faktry tvrby hdnty, které je mžné měřit. Stanvení standardu je zalžen na nastavení výše uvedených KPI a jejich zakmpnvání d příslušných blastí standardu (definice úrvně, definice výknu a definice způsbu výpčtu úhrady). Na Obr..3- Schematické znázrnění přípravy definice standardu a stanvení způsbu výpčtu úhrady je znázrněna vazba mezi pdklady, ze kterých definice standardu vychází (výstupy prcesníh mdelvání) a způsb jeh využití pr výpčet výše úhrady za výkn agendy pr dané OVM. Pstup návrhu standardu: Klíčvé ukazatele výknnsti (KPI). Definice úrvně. Definice výknu. Způsb výpčtu úhrady bsahuje parametry výpčtu úhrady, nikliv ale jejich knkrétní hdnty. Předpkládáme, že knkrétní hdnty parametrů standardu určí samstatná vyhláška. Stanvení výše úhrady (pdle způsbu výpčtu úhrady definvané závazným standardem) prběhne pr knkrétní OVM na základě evidence lkálních hdnt četnstí a keficientů. Platba za výkn agendy prběhne na základě výpčtu finální výše úhrady, která v případě ptřeby může zhlednit i kmpenzaci za výkn agendy pr knkrétní OVM. 5
Prcesní mdel Prcesní ppis Vazba na RPP Přímé náklady Pracnst Pdmínky výknu Pdkladypr standard (AISM) Definice KPI Seznam KPI Zjištění centrálních statistik Statistiky výknu prcesů Standard výknu prcesů agendy (3 blasti) Definice úrvně Definice výknu Způsb výpčtu úhrady Úrveň pr standard Prcesní ppis Pžadvaná kvalita Způsb výpčtu základní úhrady Způsb výpčtu upravené úhrady Způsb výpčtu celkvé úhrady Definicestandardu (AISM+ZRP) Lkální hdnty Lkální hdnty četnstí a keficientů Výše hdnt parametrů standardu Hdnty sankčních keficientů Cena jedntky výknu, fixní slžka Výše úhrady pr knkrétní OVM Základní výše úhrady Upravená výše úhrady Celkvá výše úhrady dle standardu Výpčetúhrady (VíceIS) Definice případné kmpenzace (mim standard) Lkální výše kmpenzace Výše platby za výkn agendy Finální výše úhrady za výkn agendy Obr..3- Schematické znázrnění přípravy definice standardu a stanvení způsbu výpčtu úhrady Obsah standardu je značen zelenu barvu. Data ptřebná pr stanvení standardu jsu značena šedu barvu v nejvyšší části brázku. Vlastní výpčet výše dměny je vyznačen mdru barvu. Data pr tent výpčet jsu vyznačena šedivu barvu ve spdní části brázku. Význam zeleně značených kmpnent definvanéh standardu je následující: Definice úrvně ppisuje, na jaké úrvni prcesníh ppisu je standard pr prces zalžen. Standard může být definván na následujících úrvních: Na úrvni prcesu jak celku. Na úrvni jedntlivých výstupů prcesu (všech výstupů, neb puze vybraných). Na úrvni jedntlivých typů případů, tedy v závislsti na variantě průchdu prcesníh diagramu (všech případů, neb puze vybraných). Definice výknu určuje pravidla výknu prcesu a kvalitativní parametry. Skládá se z následujících částí: Pžadvaný pstup Pžadvaná kvalita Předpkládané čerpání zdrjů Pžadvaný pstup Pžadvaný pstup je prcesní ppis definující správný pstup výknu prcesu, včetně přehledu pskytnutých vstupů, pžadvaných výstupů, pžadvané pslupnsti aktivit a zdpvědnsti za jejich výkn. Pžadvaná kvalita Pžadvaná kvalita je stanvena na základě ukazatelů výknnsti vybraných z celkvé sady KPI, která je vytvřena pr agendu. Dsažení/nedsažení pžadvaných hdnt jedntlivých ukazatelů může být zhledněn ve způsbu výpčtu úhrady a může vlivnit výši úhrady pr OVM vyknávající agendu v případě závaznéh standardu. 6
Předpkládané čerpání zdrjů Obsahuje ppis, jaké pužití zdrjů (např. autmbily, vybavení ICT, apd.) předpkládá centrální prcesní mdel agendy pr její výkn. V případě financvání dle standardu jsu pak náklady spjené s těmit zdrji zhledněny ve výši úhrady. Způsb výpčtu úhrady Návrh předpkládá stanvení úhrady ve třech stupních s mžnstí aplikvat úpravu základní úhrady v závislsti na místních specifických pdmínkách..4 AIS RPP Mdelvací Pr pdpru prcesníh mdelvání služí AIS M, který bsahuje mdul řídící, editační, připmínkvací a čtecí a je prvázaný prstřednictvím rzhraní na Infrmační systém základních registrů ( ISZR ) na referenční údaje vedené v RPP. Mdul řídící je nadřazený všem statním mdulům, služí pr řízení wrkflw a úklů mdelvání agendy a umžňuje přístup k statním mdulům. Mdul editační služí mdelvacímu týmu k tvrbě a editaci prcesních mdelů. Mdul připmínkvací služí k zadávání, správě a knslidaci připmínek. Mdul čtecí je určen k prhlížení již publikvaných mdelů. AISM přistupuje přes ISZR na referenční údaje vedené v RPP (využívá služeb vnějšíh rzhraní ISZR pr čtení referenčních údajů agendě a zárveň zápisu finálních prcesních mdelů schválených Gestrem agendy a Správcem RPP k publikaci). Prcesní mdely publikvané d RPP bude mžné d buducna načíst pmcí egon služeb a zbrazit na Prtálu veřejné správy (PVS). Gestři agend mhu pracvat (bdbně jak Odbrní čtenáři) v AISM, primárně však delegují řízení správy mdulu agendy na Správce mdelu. Registrvaní uživatelé (Přístup s přihlášením přes JIP) AIS RPP Mdelvací (AISM) ISZR + RPP PVS Mdul řídící (AISM-MR) ISZR Mdul editační (AISM-ME) Mdul připmínkvací (AISM-MP) Mdul čtecí (AISM-MC) RPP Přístup uživatelů d systému Kmunikace pmcí egon služeb (služby vnějšíh rzhraní ISZR) Služby vnitřníh rzhraní ISZR Obr. -2 AIS RPP Mdelvací a jeh mduly včetně vazby na RPP a PVS 7
2. FÁZE A ETAPY MODELOVÁNÍ Pstup tvrby prcesníh mdelu a jeh ptimalizace je rzčleněn na 4 fáze. Každá fáze se dělí na etapy. V rámci etapy jsu realizvány ptřebné aktivity. Fáze mdelvání. Iniciální analýza a příprava mdelvání 2. Sestavení AS-IS mdelu (ppis sučasnéh stavu) 3. Sestavení TO-BE mdelu (návrh buducíh stavu) 4. Stanvení standardu výknu agendy Etapy mdelvání. Iniciální analýza agendy.2 Pstup přípravy prcesníh mdelvání.3 Vytvření detailníh harmngramu prací.4 Psuzení dstupnsti dat výknu agendy 2. Vytvření prcesníh ppisu agendy 2.2 Sběr hdnt AS IS mdelu 2.3 Příprava pdkladů pr stanvení nákladů výknu prcesů agendy 2.4 Stanvení lkálních nákladů prcesů agendy přístupem shra 2.5 Stanvení lkálních nákladů prcesů agendy přístupem zdla 2.6 Schválení AS IS mdelu agendy 2.7 Identifikace ptimalizačníh ptenciálu 2.8 Priritizace prcesů pr detailní analýzu 3. Návrh ptimalizačních hyptéz 3.2 Výběr TO BE varianty mdelu 3.3 Psuzení první verze TO BE mdelu 3.4 Vytvření detailních návrhů patření 3.5 Priritizace patření k realizaci 3.6 Vytvření návrhu realizace patření 4. Klíčvé ukazatele výknnsti 4.2 Definice úrvně 4.3 Definice výknu 4.4 Způsb výpčtu úhrady Obr. 2-3 Pstup prcesníh mdelvání a ptimalizace Prcesní mdelvání a ptimalizace se skládá ze čtyř fází: Iniciální analýza a příprava mdelvání v tét fázi jsu analyzvány právní předpisy, referenční údaje agendě OVM a další veřejně dstupné infrmace výknu agendy. Jsu převedeny d prcesní frmy a na základě analýzy jsu vybrány participující úřady a je djednán harmngram prací. Sestavení Mdelu sučasnéh stavu (AS-IS) na základě údajů zjištěných v předchzí fázi je sestaven centrální prcesní mdel stávajícíh stavu výknu agendy pd vedením Gestra agendy a tent mdel je věřen na participujících úřadech. Odlišnsti zjištěné na participujících úřadech jsu s Gestrem knzultvány, a pkud mají pru a pdstatnění v právních předpisech, jsu zapracvány d centrálníh prcesníh mdelu. Zárveň je prváděn sběr dat pracnsti, četnsti, nákladech, kvalitě prcesů agendy a námětů k ptimalizaci - např. elektrnizace části prcesů s využitím výměny údajů (integrace na jiné AIS či ZR). Sestavení Mdelu buducíh stavu (TO-BE) v tét fázi jsu prcesy ptimalizvány a je vytvřen mdel buducíh stavu agendy. Ke každému navrženému a Gestrem schválenému ptimalizačnímu patření je vypracván jeh detailní návrh včetně výpčtu nákladů a přínsů. Naknec jsu patření priritizvána a jsu připravena dpručení pr pstup jejich zavedení. Návrh stanvení standardu agendy tvří 4. fázi mdelvání. Standard agendy stanví minimální pdmínky výknu agendy veřejné správy, tedy kd má agendu vyknávat, c přesně, jakým způsbem, s jakými zdrji. Dále navrhne pstup určení výše úhrady za výkn agendy. Pdrbný ppis jedntlivých fází a etap prcesníh mdelvání agend je uveden v přílze č. ) tht materiálu. 8