ŘEŠENÍ NÁKLADŮ V SOFTWAROVÉM SYSTÉMU EISOD SVOČ FST 2009 Bc. Tomáš Broum Západočeská univerzita v Plzni, Univerzitní 8, 306 14 Plzeň Česká republika ABSTRAKT Tato práce je zaměřena nejprve na seznámení se softwarovým systém EISOD a jeho modulem ORYX QPM. Stěžejní částí práce je pak oblast nákladů, kdy se práce zabývá teoretickými nákladovými východisky a možnostmi jejich uplatnění v softwarovém systému EISOD, včetně uvedení příkladu aplikace na konkrétním podnikovém procesu. CÍL PROJEKTU Cílem projektu je umožnit práci s náklady v softwarovém systému EISOD, konkrétně v jeho modulu ORYX QPM již v průběhu vlastního modelování podnikových procesů. Cílem je umožnit již při modelování podnikových procesů ověření a ocenění změn, cílem není software, který vyčísluje konkrétní podrobné náklady v podnikovém procesu, cílem není ani software umožňující nákladové účetnictví, ale cílem je nákladové oceňování nákladových objektů vztahujících se k jednotlivým procesům, využitelné např. k porovnání variant budoucích návrhů procesu. Hlavním důvodem pro tuto práci je zkvalitnění modelovacího sw a zlepšení podkladů pro rozhodování manažera. KLÍČOVÁ SLOVA CABE - Computer Aided Business Engineering - software sloužící pro tvorbu podnikových procesů CASE - Computer Aided Software Engineering - software dovolující vytvářet a testovat modely pro tvorbu informačních systémů SW - Software ÚVOD Pro podniky i celé ekonomiky je dnešní doba charakteristická jedním slovem, a tím je slovo změna. Oproti minulosti nabývají změny mnohem vyšší četnosti i nepředvídatelnosti, v těchto turbulentních podmínkách je klasická hierarchicky řízená útvarová organizace málo efektivní. Velkým problémem je zejména její zdůrazňování jednotlivých funkcí namísto procesů, kdy se projevují problémy jako je např. chybějící vlastník procesu, kdy neexistuje jednotná kontaktní osoba, která by zákazníkovi mohla poskytnout podrobné informace o stavu procesu či osoba jednoznačně odpovědná za celý proces a jeho výstup atd. S návrhem na nový přístup přišli pánové Hammer a Champy ve svém díle Reengineering manifest revoluce v podnikání [4], kdy zdůrazňovali procesní organizaci s jejím zaměřením na podnikové procesy, která současným neustále se měnícím podmínkám odpovídá podstatně lépe. Využívá nabídky více kvalifikované pracovní síly, velký důraz je zde také kladen na informační a komunikační technologie. Mezi výhody procesní organizace patří snadnější organizace a řízení, kdy procesy jsou snadněji řiditelné, než součet oddělených funkcí, dále je zde kladen důraz na přidanou hodnotu procesů, za kterou je zákazník ochoten zaplatit. V případě, že se již společnosti podařil přechod z tzv. funkční organizace na organizaci procesní, včetně zmapování jednotlivých procesů společnosti a tvorby jejího komplexního procesního modelu v požadované úrovni podrobnosti, je možné přistoupit k optimalizaci jednotlivých procesů. Velmi podstatným kritériem u podnikových procesů jsou náklady na vlastní proces a na jeho výstup. Tato práce řeší nákladové oceňování procesů v konkrétním softwarovém systému EISOD, kde řešení této problematiky ještě nebylo prozkoumáno. Toto nákladové oceňování je možné využít např. pro zmíněnou optimalizaci podnikových procesů, kdy hlavním kritériem optimalizace bude snížení nákladů na vlastní proces a jeho výstup. Tato práce zvýší využitelnost softwarového systému EISOD díky návrhu konkrétního postupu, jak s náklady v tomto systému pracovat a jak k nim přistupovat, čímž se zvýší i hodnota tohoto systému pro uživatele, zákazníka společnosti tento systém vyvíjející. V době, kdy snižování nákladů vedoucí k zisku výrazné často dokonce rozhodující konkurenční výhody, nabývá na stále větším významu se možnost znázornit náklady na proces případně porovnání nových návrhů procesu z hlediska nákladů a tím zvolení optimální varianty procesu z hlediska nákladů, stává důležitým podkladem pro rozhodování manažera v oblasti změn a optimalizace podnikových procesů vedoucích k úspoře nákladů.
POPIS SOFTWAROVÉHO NÁSTROJE EISOD Softwarový produkt EISOD (elektronická ISO dokumentace) je zaměřen dle [15] na: řízení systémů managementu jakosti prokazování způsobilosti systému managementu jakosti dle norem ISO 9001, 14001, 27001, OHSAS 18001, TS 16949 atd. efektivní správu a údržbu dokumentace Document Management System (DMS) modelování podnikových procesů - implementaci procesní organizace a měření výkonnosti procesů řízení a správu zákazníků a obchodních případů podle definovaného workflow včetně řízení a hodnocení projektů prokazování jakosti formou správy, řízení a realizací interních, externích, výrobkových, procesních a systémových auditů správu a evidenci měřidel a zařízení analýzy FMEA statistiky SPC hodnocení dodavatelů, zaměstnanců a spokojenosti zákazníků správu reklamací EISOD je víceuživatelským systémem založeným na architektuře klient/server. Databáze jsou umístěny na serveru, kam jednotliví uživatelé přistupují z klientských počítačů. Každý uživatel má nadefinována přístupová práva a rozsah jemu povolených činností. V rámci těchto činností může mít přístup ke konkrétním dokumentům, procesním modelům, kartám neshod, evidenčním kartám měřidel, auditům atd. V softwarovém produktu EISOD je sledován přístup jednotlivých uživatelů do systému, to umožňuje při provedení změny např. v dokumentu, procesním modelu atd. zjistit, kdo tuto změnu provedl, kdy a odkud ji provedl. [15] Tato práce je zaměřena na modul ORYX QPM. Obrázek 1 Logo softwarového nástroje EISOD [15] Modul - ORYX QPM modelování podnikových procesů a měření procesů V tomto modulu se tvoří procesní model společnosti včetně metrik, dále je zde možná integrace systémů managementu jakosti a procesní organizace. METODA ABC Navržené nákladové oceňování vychází z metody ABC. Jiný název této metody je kalkulace s přiřazením nákladů k aktivitám. Cílem této metody je rozvrhnout náklady podle skutečné příčinnosti jejich vzniku. Přiřazuje náklady na produkt přes konkrétní aktivity, jak je vidět na obrázku, to umožňuje její vyšší přesnost v porovnání s klasickými metodami kalkulace nákladů. Snahou nebylo zavedení kompletní metody ABC do systému, ale jen její upravené části, která umožní příslušné nákladové ocenění podnikových procesů.
Obrázek 2 Tradiční přístup vs. přístup ABC ke spotřebě zdrojů [7] POSTUP NÁKLADOVÉHO OCEŇOVÁNÍ PROCESŮ Jednotlivé kroky návrhu nákladového oceňování procesů v softwarovém systému EISOD jsou následující: 1. Vlastní modelování podnikových procesů Nejprve je nutná tvorba příslušných procesních modelů týkajících se těch procesů, kde je plánováno použít nákladové oceňování. 2. Vyplnění příslušných atributů činností/procesů Nyní je nutné doplnění atributů týkajících se nákladů u jednotlivých činností či procesů (subprocesů). Jedná se zejména o informace týkající se podnětů nákladů a sazeb podnětů nákladů. 3. Provedení výpočtu nákladů na daný proces Ve třetím kroku jsou informace z atributů zadány do výpočtové části systému EISOD (výpočtová část je autorův název pro výpočtovou sekci metrik v modulu ORYX QPM) a proveden příslušný výpočet. 4. Znázornění nákladového ocenění u příslušného objektu Tento krok je volitelný, avšak doporučený. Po provedení tohoto kroku lze výsledek výpočtu snadno nalézt u objektu příslušného procesu, bez provedení tohoto kroku je výsledek možné nalézt pouze ve výpočtové části systému EISOD. Pomocí funkce systému EISOD: metriky, lze znázornit u objektu příslušného procesu výsledek výpočtu. Znázornění je možné i graficky, kdy nám barevný indikátor prozrazuje, jaké jsou náklady ve vztahu k nadefinovaným nákladovým mezím procesu.. KONKRÉTNÍ PŘÍKLAD Krok 1 - Vlastní modelování podnikových procesů V tomto kroku byl vymodelován jednoduchý ilustrativní technologický proces, viz. obrázek č.4.
Krok 2 - Vyplnění příslušných atributů činností/procesů V tomto druhém kroku byly v příslušném modelu k příslušným procesům a činnostem vyplněny atributy týkající se nákladů, jednalo se o atributy obsahující podnět nákladů a sazbu příslušného podnětu nákladů. Uvedené hodnoty jsou ilustrativní. Obrázek 3 Atributy objektů Krok 3 - Provedení výpočtu nákladů na daný nákladový objekt Softwarový systém EISOD nemá provázány atributy modelu obsahující číselné údaje s výpočtovou částí systému EISOD, z toho důvodu se všechny výše zmíněné atributy musí ručně přepsat do výpočtové části. Ve vlastní výpočtové části se provede samostatný zápis rozsahu podnětu nákladů a sazby podnětů nákladů pro každou činnost a proces tzn. jeden řádek pro proměnou ve výpočtové části odpovídá rozsahu podnětu nákladů procesu/činnosti, jiný odpovídá sazbě podnětů nákladů. V tomto postupu pokračujeme u všech činností/ procesů, které vlastní proces obsahuje. Konkrétní zápis proměnné probíhá ve formuláři uvedeném na obrázku č.5. Následně se pro další řádek výpočtové části vytvoří výpočtová proměnná vyjadřující nákladové ocenění konkrétního nákladového objektu. V tomto příkladu vycházíme z následujícího vzorce: N 1 = n i= 1 ( t s ) + i i m j= 1 I j (1) N 1 - celkové náklady na nákladový objekt [Kč] t i - rozsah podnětu nákladů, v tomto případě časová délka činnosti [hod] s i - sazba podnětu nákladů, v tomto případě náklady činnosti za časovou jednotku [Kč/hod] I - cena podstatných vstupů, navyšujících celkové náklady, v tomto případě se jedná vstupní polotovary [Kč] Tento vzorec vyjádřený v softwarovém systému EISOD včetně konkrétně vyplněného formuláře je na obrázku č.6. Celkový soubor proměnných může následně vypadat způsobem uvedeným na obrázku č.7. Výpočtová proměnná již nyní obsahuje odpověď na otázku celkových nákladů na nákladový objekt. Pokud však požadujeme názorné zobrazení výsledku výpočtu u objektu procesu a nikoli jen hodnotu ve výpočtové části postupujeme následujícím krokem.
Obrázek 4 Příkladový technologický proces
Obrázek 5 Formulář primární proměnné ruční zadání Obrázek 6 Formulář celkové náklady nákladového objektu - montážního kusu X
Obrázek 7 Příklad celkového soupisu proměnných Krok 4 - Znázornění nákladového ocenění u příslušného objektu V tomto kroku je výsledek výpočtu znázorněn u objektu daného procesu. Nejprve je nutné vytvořit škálu v kartě škály ve výpočtové části, v této škále je nutné nastavit výchozí proměnou, ke které se daná škála vztahuje, dále je zde možno nastavit typ zobrazení atd. Příklad formuláře pro tvorbu škály je na obrázku č.8. Obrázek 8 Formulář tvorby škály Následné znázornění v modelu se provede výběrem příslušné škály v atributu procesu s názvem metriky procesu u příslušného procesu, případně je možno si vytvořit nový atribut, kdy jeho typem je škála, u kterého se příslušná škála
vybere. Aby bylo využito všech možností zobrazení, je možno si ve formuláři škál ve výpočtové části zvolit nákladové meze, mezi kterými by se náklady měli pohybovat i barevnou indikaci při příslušné velikosti nákladů ve vztahu k mezím. Příklad zobrazení nákladových ukazatelů s konkrétními hodnotami je uveden na obrázku č.9. ZÁVĚR Obrázek 9 Konkrétní znázornění nákladových ukazatelů Závěrem bych chtěl shrnout, že hlavním důvodem pro tuto práci je zkvalitnění modelovacího software a zlepšení podkladů pro rozhodování manažera pomocí nákladového oceňování jednotlivých nákladových objektů přímo v modelovacím nástroji. PODĚKOVÁNÍ Především bych chtěl velmi poděkovat za konzultace doc. Ing. Jana Kleinové, CSc., Ing. Miroslavu Tůmovi, Ph.D. Dále bych chtěl velmi poděkovat Ing. Janu Honkovi za poskytnuté podklady, společnosti IPM s.r.o. za poskytnuté podklady, poskytnutý software a konzultace, jmenovitě bych chtěl velmi poděkovat zaměstnancům této společnosti, pánům Petru Milkovi, DiS. a Kamilu Dubskému, DiS. Velmi rád bych také poděkoval své rodině a přátelům za poskytnutou podporu. POUŽITÁ LITERATURA [1] Basl J., Tůma M., Glasl V.: Modelování a optimalizace podnikových procesů, ZČU, Plzeň, 2002 [2] Čechura, T.: Rešerše modelovacích metod a nástrojů vhodných pro modelování podnikových procesů, ZČU, Plzeň, 2008 [3] Grasseová, M.: Procesní řízení ve veřejném i soukromém sektoru, Computer Press a.s., Brno, 2008 [4] Hammer, M., Champy, J.: Reengineering manifest revoluce v podnikání, Management press, Praha 2000 [5] Kleinová, J.: Ekonomické hodnocení výrobních procesů, ZČU, Plzeň, 2005 [6] Klekner, J.: Rigorózní práce Kalkulační techniky v procesním řízení a jejich softwarová podpora, ZČU, Plzeň, 2007 [7] Král, B. a kol.: Manažerské účetnictví, Management Press, Praha, 2006, [8] Marek, F.: Harmonie podnikových procesů a IT, Sborník systémové integrace 97, VŠE, Praha, 1997Pekárková, L.: Techniky modelování a optimalizace podnikových procesů, Masarykova univerzita, Brno, 2007 [9] Řepa, V.: Podnikové procesy Procesní řízení a modelování, Grada Publishing, Praha, 2007 [10] Sveřepa, J.: Komponentový přístup k procesnímu řízení, Sborník Systémová integrace 01, VŠE, Praha, 2001 [11] Tomek, G., Vávrová, V.: Operativní management výroby, ČVUT, Praha, 1995 [12] Tůma, M.: Informační podpora managementu a systému řízení firmy EISOD 6, IPM, Plzeň, 2008 [13] Tůma, M., Januška, M.: Metodika nákladového účetnictví, IPM, Plzeň, 2008 [14] Tým MOPP.: Uživatelský manuál EISOD 6 Modul ORYX QPM procesní modelování a měření procesů, IPM, Plzeň, 2008 [15] http://www.eisod.com