Školící dokumentace uživatelů IS KRIZKOM (úroveň SSHR)

Školící dokumentace uživatelů IS KRIZKOM (úroveň SSHR) (role reader, editor, supervizor ) DATASYS s.r.o., Jeseniova 2829/20, 130 00 Praha 3 tel.: +420225308111, fax: +420225308110 www.datasys.cz

Obsah 1.1 Historie dokumentu... 3 1.2 Účel dokumentu... 3 1.3 Seznam zkratek... 3 1.4 Informační web IS KRIZKOM... 4 1.5 Požadavky na IS... 4 1.6 Vzhled a popis... 5 1.7 Přihlášení k IS... 6 1.8 Funkce IS... 7 1.9 Role a stupně KŘ v IS... 7 2. Oběh požadavku na VZ... 9 2.1 Založení požadavku... 9 2.2 Diskuse k požadavkům na VZ... 13 2.3 Výběr řešitele SSHR... 16 2.4 Přidání řešení k požadavku... 18 2.5 Výběr ÚSÚ k řešení... 21 2.6 Schválení navrženého ÚSÚ... 23 2.7 Výběr editora SSHR... 25 2.8 Výběr šablony Rozhodnutí předsedy o poskytnutí SHR... 27 2.9 Rozhodnutí předsedy o poskytnutí SHR a výběr ochraňovatele... 28 2.10 Schválení Rozhodnutí předsedy o poskytnutí SHR... 32 2.11 Potvrzení dodání... 33 3. Prohlížení dat... 34 3.1 Vyhledávání věcných zdrojů... 34 3.2 Vyhledávání kontaktů... 36 3.3 Nabídky disponibilní HP... 37 4. Oznámení na hlavní stránce... 39 4.1 Přidání/editace oznámení... 39 4.2 Odebrání/smazání oznámení... 41 5. Notifikace upozornění systému... 42 6. Zastupování osob... 45 6.1 Založení zástupu... 45 6.2 Zrušení zástupu... 47 Strana 2

1.1 Historie dokumentu Verze Datum Autor Popis 1.0 08.04.2010 Michal Vaněk Školící dokumentace uživatelů IS KRIZKOM pro úroveň SSHR 1.1 21.4.2010 Michal Vaněk Upravená dokumentace k IS KRIZKOM dle připomínek 1.2 07.05.2010 Michal Vaněk Upravená dokumentace k IS KRIZKOM dle připomínek 1.3 21.07.2010 Michal Vaněk Upravená dokumentace k IS KRIZKOM dle připomínek 1.4 02.08.2010 Michal Vaněk Upravená dokumentace k IS KRIZKOM dle připomínek 1.5 12.10.2010 Michal Vaněk Upravená dokumentace k IS KRIZKOM dle připomínek 1.2 Účel dokumentu Tato příručka je určena uživatelům v roli editor (reader) a supervizor na úrovni SSHR. 1.3 Seznam zkratek AD MS Active Directory, adresář uživatelů IS Autor Systémová položka, která určuje jednoznačně uživatele systému, který zakládá dokument v systému; může jím být kdokoliv včetně sekretářek DB - databáze IS Informační systém KRIZKOM krizová komunikace KŘ Krizové řízení KS Krizové stavy MS Microsoft Corporation počítačová firma MV- Ministerstvo vnitra ČR IE Internet Explorer internetový prohlížeč SP Service Pack servisní balíček HP - humanitární pomoc Notifikace - upozornění uživateli (systém dle nastavení je předává notifikačnímu modulu, který pak zasílá notifikace přes definované kanály) JSÚ jiný správní úřad ORP obec s rozšířenou působností OPS odborná pracovní skupina ÚKŠ ústřední krizový štáb ÚSÚ ústřední správní úřad SSHR Správa státních hmotných rezerv VZ Věcný zdroj WF - Workflow - Pracovní proces předem nastavený oběh dokumentu WS Webová služba Strana 3

1.4 Informační web IS KRIZKOM Správa státních hmotných rezerv vyvíjí a provozuje Informační systém krizové komunikace - IS KrizKom jako nástroj informační podpory pro řízené a evidované předávání požadavku na věcné zdroje, které orgány krizového řízení stanovené zákonem č. 240/2000 Sb. potřebují k překonání krizové situace nebo k odstranění jejich následků. Tento web nalezete na adrese http://www.krizkom.cz. Náhled webu je uveden na dalším obrázku. V hlavním menu na levé straně nalezneme odkazy hlavní nabídky - základní informace (o použitých číselnících), dokumentace (aktuální dokumentaci k IS), provozní informace (údaje o provozu či odstávce systému), školení (termíny a informace ke školení), pomoc uživatelům (nejčastější dotazy a problémy uživatelů), kontakty (na provozovatele, správce a garanty IS) a užitečné odkazy (vstup do systému). 1.5 Požadavky na IS Systém je vytvořen jako webová aplikace. Prostředí, ve kterém je realizována prezentace dat na koncových stanicích, používá pouze internetový prohlížeč ve verzi MS IE7 a MS Windows XP SP2 a výše. Další podporované prohlížeče a jejich omezení jsou uvedeny na této adrese. http://technet.microsoft.com/en-us/library/cc263526.aspx Strana 4

1.6 Vzhled a popis Po spuštění Internet Exploreru bude zobrazena úvodní stránka aplikace IS KRIZKOM na technologii Microsoft Sharepoint 2007 s přihlášením aktuálního uživatele do Windows. Obecné rozložení webu je vidět na obrázku. V záhlaví je umístěno logo, nadpis webu, aktuálně přihlášený uživatel včetně jeho role v IS a pole pro vyhledávání. Na levé straně se nachází hlavní menu s odkazy aplikace pro uživatele (Úvodní stránka, Přehled aktivních stavů IS, Vyžadování VZ, Informace o VZ a Uživatelé) a administrátory, kteří mají navíc k dispozici odkazy, které umožní správu IS (Správa upozornění, Hierarchie IS, Druh provozu IS, Role v IS, Seznam krajů, Auditlog). Uprostřed jsou umístěna oznámení a vpravo pak seznamy úkolů vztahující se k oběhu požadavku na VZ. Náhled webu viz obr. V pravé části hlavní stránky jsou 3 odkazy na úkoly týkající se oběhu požadavků na VZ. Oběh VZ k řešení jsou tzv. úkoly skupinové, ve kterých je nutné provést nějaké řešení (např. tvorba návrhu Strana 5

řešení, výběr osoby pro řešení apod.), Oběh VZ k rozhodnutí jsou tzv. úkoly skupinové, u nichž je třeba provést nějaké rozhodnutí (schválení nebo odmítnutí řešení), Oběh VZ vlastní jsou tzv. úkoly osobní, které se týkají konkrétní přihlášené osoby. 1.7 Přihlášení k IS Všichni uživatelé se přihlašují pomocí uživatelského účtu (jména a hesla). Jméno je ve tvaru jmeno.prijmeni, heslo má požadavek na minimální délku 8 znaků. Distribuce přístupových údajů je dána hierarchií IS (centrální administrátor vytváří, spravuje a distribuuje účty pro administrátory jednotlivých stupňů KŘ a ti dále vytvářejí, spravují a distribuují účty pro uživatele ve stanovené působnosti. Po spuštění IE je zobrazena úvodní stránka aplikace s přihlášením aktuálního uživatele do Windows. V případě změny uživatele je potřeba provést nové přihlášení volbou Přihlásit jako jiný uživatel vpravé horní části obrazovky a zadat jméno a heslo viz obrázky: Uživateli jsou v aplikaci umožněny pouze ty pohledy podle jeho definovaného oprávnění. S přihlášením IS detekuje i příslušnost k rolím, které definují další oprávnění v rámci IS. Další volby v menu uživatele jsou Nastavení, Vyžádat přístup a Odhlásit viz obrázek Nastavení používá se k nastavení výstrah IS (systém zasílá informační maily o změnách v knihovně dokumentů nebo seznamu) Vyžádat přístup umožňuje odeslat správci webu žádost o další oprávnění Strana 6

Odhlásit slouží k odhlášení uživatele ze systému 1.8 Funkce IS IS umožňuje nastavení dvou stavů Aktivní stav a Pohotovostní stav. V pohotovostním stavu IS slouží pouze jako prohlížečka dat o VZ (viz kapitola 4.4), umožňuje prohlížení dat o ukončených krizích a k nim příslušných požadavcích na VZ, správu uživatelských účtů, správu notifikací, číselníků apod. (viz příručka administrátora) IS v aktivním stavu je možné nastavit pro tři různé druhy provozu. IS uvádí do aktivního stavu pro všechny druhy provozu IS autorizovaný uživatel (Manager) zadáním potřebných metadat do formuláře a volitelně přiložením naskenované kopie rozhodnutí hejtmana, případně vlády. Druhy provozu IS jsou: Celostátní krize (je aktivován IS pro všechny KŠ všech úrovní včetně ÚKŠ, KŠ ÚSÚ a krajů) Krajská krize (je aktivován IS pro území celého kraje nebo na jeho části) Krajská krize se zapojením určených ÚSÚ (je aktivován IS pro KŠ včetně SSHR, ÚSÚ, kraje) Podle druhu provozu IS systém odlišuje průběh zpracovávání požadavků na VZ (jsou rozdílné možnosti pro postoupení požadavku na jiný KŠ) a jsou nastavena rozdílná oprávnění přístupu k VZ. IS je schopen provádět cvičení. Toto cvičení probíhá s ostrými uživatelskými účty, s ostrými daty, jediný rozdíl je, že při zakládání krizového stavu Manager musí zaškrtnout volbu Status krize Cvičná. 1.9 Role a stupně KŘ v IS V IS jsou pro jednotlivé úrovně hierarchie definovány následující role a kompetence viz tabulka: Název role Název skupiny Popis kompetence Centrální administrátor CentralAdmins Vytváří administrátorské účty pro jednotlivé stupně KŘ, změna hierarchie, změny v číselnících, apod. Administrátor UrovenKR-Admins Vytváří uživatelské účty, definuje role Supervizor UrovenKR-Supervizors Zastupuje v IS statutární orgán a schvaluje důležité operace v rámci IS Editor UrovenKR-Editors Zpracovává návrhy požadavků, navrhuje řešení Strana 7

Manager UrovenKR-Managers Spravuje datové procesy založení, rozšíření, ukončení krize, změna metadat vzniku kriz. stavu Reader UrovenKR-Readers Zobrazení dat pouze pro čtení Ochraňovatel NazevOchranovatele-Editors Dodavatel VZ, přístup ke sjednocené DB o VZ Název skupiny označuje proměnnou skupinu osob podle úrovně KŘ (např. SSHR-Admins, atd) Z hlediska krizového řízení se v IS rozlišují následující úrovně KŘ: SSHR (aktivní u provozu IS při celostátní nebo krajské krizi se zapojením určených ÚSÚ) ÚKŠ/OPS (aktivní u provozu IS při celostátní krizi) ÚSÚ (aktivní u provozu IS při celostátní nebo krajské krizi se zapojením určených ÚSÚ) JSÚ (aktivní u provozu IS při celostátní nebo krajské krizi se zapojením určených ÚSÚ) Kraj (aktivní může být u všech druhů provozu IS) ORP (aktivní může být u všech druhů provozu IS) Ochraňovatel (aktivní u provozu IS při celostátní nebo krajské krizi se zapojením určených ÚSÚ) Strana 8

2. Oběh požadavku na VZ Celý postup oběhu požadavku na VZ spočívá v rozesílání požadavků formou úkolů na dané úrovně KŘ a jejich řešení oprávněnými osobami v dané úrovni KŘ. Následující příklady jsou popsány pro průběh krajské rozšířené krize se zapojením určených ÚSÚ a úroveň SSHR. 2.1 Založení požadavku Popis procesu: Založení požadavku na VZ ke konkrétní krizi spočívá ve vyplnění povinných položek k dodávce a nepovinně připojením přílohy. Pokud jej založí editor, odesílá se požadavek k supervizorovi k vyjádření, pokud ho založí supervizor, odesílá se automaticky po případném jeho návrhu řešení o krok dále. Předpoklad: oprávnění role Editor na úrovni SSHR Postup kroky 1. Přejít na záložku Požadavky VZ v nabídce Vyžadování VZ Nabídka knihovny Požadavky na VZ má 5 základních pohledů viz obrázek Vlastní požadavky zobrazuje požadavky, které vytvořil aktuálně přihlášený uživatel Koncepty - zobrazuje založené požadavky ve stavu Koncept (neodeslané pouze uložené v IS) Otevřené požadavky zobrazuje požadavky, které jsou ve stavu Řešeno (odeslané do oběhu) Vyřízené požadavky zobrazuje požadavky, které jsou ve stavu Vyřízeno (oběh je ukončen) Souhrn všech požadavků zobrazuje všechny požadavky V pohledech Vlastní, Otevřené požadavky a Souhrn všech požadavků je sloupec Řeší, který zobrazuje, na kterém úřadě KŘ se požadavek aktuálně nachází ve stavu řešení. 2. Stisk tlačítka Nový/Požadavek VZ Strana 9

3. Zadejte všechny povinné položky (označené *), přílohu připojíte tlačítkem Připojit soubor Strana 10

Formulář požadavku má 3 části. První část obsahuje základní informace o dodávce (krizový stav, stav požadavku, ). Ve druhé části se vybírá položka z číselníku kód CND dodávky a doplní se další informace k dodávce ručně. Poslední část se vyplní ručně a popisuje údaje o žadateli. Pole Krizový stav obsahuje seznam krizových stavů, které nemají datum v položce Vznášení požadavků do v minulosti. Datum Dodávka požadována do nesmí být v minulosti! Pokud je zvolen Stav požadavku Odeslat, tak se požadavek odešle ke zpracování na supervizora dané úrovně KŘ, pokud se zvolí Uložit jako koncept (je možné zadat název konceptu viz. obrázek), tak je požadavek pouze uložen jako rozpracovaný a neodesílá se do oběhu, dokud ho znovu autor neotevře a nezvolí stav Odeslat. Současně se u konceptu nevygeneruje Identifikace požadavku, ale jen jeho popis podle zadaného názvu. Strana 11

Po odeslání požadavku IS po menší časové prodlevě přidělí požadavku jedinečné identifikační číslo, které se skládá ze 4 částí (kód CSU/datum založení/ ID krize k níž se vztahuje/pořadové číslo požadavku ke krizi) oddělených lomítkem. Založený požadavek s parametry je pro příklad uveden na dalším obrázku Pole Řešení požadavku s přílohami obsahuje odkaz na seznam řešení požadavku viz popis v kapitole 2.5, pole Rozhodnutí předsedy SSHR obsahuje odkaz na vyskladňovací příkaz a pole Komentáře obsahuje všechny komentáře k řešením požadavku na všech úrovních KŘ, kterými projde a pokud vloží nějaký komentář. Strana 12

2.2 Diskuse k požadavkům na VZ Popis procesu: Otevření diskuse k požadavku na VZ krok 1, vložení odpovědi do diskuse k požadavku na VZ a připojení souboru k diskusi krok 2, zaslání pozvánky k diskusi pracovním postupem vybraným osobám krok 3. Poznámka - Funkce Naplánovat pracovní postupy viz obrázek je v celém systému deaktivována a není dostupná! Předpoklad: diskuse je přístupná každé osobě v rámci oběhu požadavku přes odkaz ve formuláři požadavku nebo úkolu pracovního postupu a dále osobě, jež obdrží pozvánku k diskusi. Postup kroky 1. Ve formuláři Požadavek na VZ je odkaz na Diskuse k požadavku 2. Po kliknutí na odkaz se otevře Diskuze k požadavkům na VZ Diskuse umožňuje komunikaci uživatelů k řešení požadavku, vkládání odpovědí, připojení přílohy a zasílání pozvánky k diskusi jiným vybraným uživatelům. Stiskem tlačítka Odpovědět lze vložit text k příspěvku a dále pak připojit přílohu viz obrázek Strana 13

Text je možné zkontrolovat tlačítkem Pravopis (stejná funkce jako v programech MS Office word, outlook apod.). Přílohu k příspěvku připojíte pomocí tlačítka Připojit soubor, soubor vyberte tlačítkem Procházet Po stisku tlačítka OK se připojí příloha, po dalším stisku OK se uloží odpověď na příspěvek do diskuze a tím se zpřístupní osobě (osobám) 3. Vyberte položku Diskuse k požadavkům na VZ a zvolte z menu Pracovní postupy pro výběr dalšího diskutujícího a zaslání pozvánky Strana 14

V pracovních postupech zvolte položku Pozvánka k diskusi Vyberte osoby kliknutím na ikonu knihy výběrem ze seznamu, zadejte text a stiskněte tlačítko Zahájit Výsledkem procesu je zaslání pozvánky formou emailu přes notifikační modul viz příklad na obrázku. Strana 15

2.3 Výběr řešitele SSHR Popis procesu: Supervizor SSHR může vybrat editora SSHR k návrhu řešení, který pak vybírá ÚSÚ k řešení požadavku nebo supervizor rovnou vybere ÚSÚ k řešení, eventuelně požadavek vrátí na kraj, pokud z něj požadavek přišel. Předpoklad: oprávnění role Supervizor na úrovni SSHR Postup kroky 1. Otevřít seznam Úkoly pracovních postupů Oběh VZ k rozhodnutí 2. Otevřete Úkoly pracovních postupů a klikněte na Upravit položku 3. Vyberte editora na úrovni SSHR pomocí ikony knihy, datum návrhu řešení do, zvolte stav schválení Řešení bude navrhovat editor, zadejte komentář a klikněte na Dokončit úkol Strana 16

Stav schválení pokud se zvolí Schválit pak se to řeší dle pole USU pro řešení na ÚSÚ nebo na SSHR. V případě, že požadujete přesun na SSHR vyberte SSHR.supervizors a Stav schválení Schválit. pokud se zvolí Vrátit na kraj, pak se požadavek přesouvá zpět na úroveň kraje (pokud z něj přišel). Strana 17

2.4 Přidání řešení k požadavku Popis procesu: Supervizor SSHR vyhledá dodavatele, poté přidá a edituje řešení, vloží komentář k řešení požadavku a po ukončení návrhu řešení se zašle požadavek na další úroveň KŘ. Předpoklad: oprávnění role Supervizor na úrovni SSHR Postup kroky 1. Otevřít seznam Úkoly pracovních postupů Oběh VZ k rozhodnutí 2. Otevřete Úkoly pracovních postupů, klikněte na červený odkaz formuláře a zvolte Přidat řešení nebo Přidat řešení vytvořené mimo IS (jedná se o řešení mimo IS, umožňuje pouze přiložit libovolnou přílohu) Do pole Poznámka je možné vložit komentář k řešení (je pak vidět v poli Přehled komentářů nebo v poli Komentáře ve formuláři požadavku VZ na posledním řádku viz kapitola 2.1) Po zvolení Přidat řešení a vyberte v rozcestníku zdroj vyhledávání zásob, který chcete prohledávat Strana 18

Zadejte parametry vyhledávání (Území, USU, Obec, Sklad) a stiskněte Vyhledat řešení Z výsledků vyhledávání zdrojů (viz kapitola 4.1) vyberte věcný zdroj, zaškrtněte ho a stiskněte Přidat vybraná řešení tímto krokem se vyhledaný věcný zdroj přidá k řešení požadavku V seznamu řešení vyberte položku a klikněte na aktivní odkaz Editovat, aby bylo možné doplnit další hodnoty k řešení viz další krok. Strana 19

V editaci řešení zadejte požadované hodnoty na věcný zdroj vyplňte pole Množství, Termín dodání zadejte datum a čas, Způsob dodání zvolte formu dodání Osobně, 3. Osobou, Dodavatelem, Ze zásob SSHR- v případě této volby se požadavek na věcný zdroj bude řešit na úrovni SSHR z jejích dostupných zásob) a stiskněte OK. Od zadání těchto hodnot se odvíjí další postup a způsob dodání věcného zdroje. Přílohu k řešení požadavku připojíte tlačítkem Připojit soubor. Volbou Ukončení návrhu řešení se návrh řešení uloží a seznam řešení se zavře. Strana 20

2.5 Výběr ÚSÚ k řešení Popis procesu: Editor SSHR vybere zvolené ÚSÚ pro řešení požadavku a nepovinně zvolí ÚSÚ po součinnost řešení, toto ÚSÚ pak dostane notifikaci o spolupráci formou diskuse přes notifikační modul. Předpoklad: oprávnění role Editor na úrovni SSHR Postup kroky 1. Otevřít seznam Úkoly pracovních postupů Oběh VZ k řešení 2. Otevřete Úkoly pracovních postupů, klikněte na Upravit položku 3. Zadejte ÚSÚ pro řešení požadavku pomocí ikony knihy, zadejte komentář a zvolte Dokončit úkol Strana 21

Při zadání hodnoty USU součinnost je odeslána notifikace s výzvou ke spolupráci formou diskuse přes notifikační modul. Strana 22

2.6 Schválení navrženého ÚSÚ Popis procesu: SSHR Supervizor schválí nebo zamítne navržené ÚSÚ pro řešení požadavku, které navrhnul editor SSHR. Předpoklad: oprávnění role Supervizor na úrovni SSHR Postup - kroky 1. Otevřít seznam Úkoly pracovních postupů Oběh VZ k rozhodnutí 2. Otevřete Úkoly pracovních postupů a stiskněte Upravit položku 3. Vyberte Stav schválení (viz popisné texty v úkolu), zadejte komentář a stiskněte Dokončit úkol Strana 23

Stav schválení volbou Schválit se požadavek přesune na zvolené ÚSÚ, volbou Odmítnout řešení a přepracovat se vrátí požadavek na nový návrh řešení (výběr ÚSÚ), zde je možné zvolit pomocí ikony knihy jiného editora, který navrhne jiné ÚSÚ k řešení požadavku, volba Přesunout na kraj vrátí požadavek k řešení zpět na kraj, pokud z něj přišel. Strana 24

2.7 Výběr editora SSHR Popis procesu: Tento proces nastane, pokud je v některém řešení vybrán stav Ze zásob SSHR (viz kapitola 2.5). Supervizor SSHR vybere editora SSHR k vytvoření Rozhodnutí předsedy o poskytnutí SHR nebo ho vytvoří sám ze šablony nebo ho připojí k řešení jako přílohu. Předpoklad: oprávnění role Supervizor na úrovni SSHR Postup - kroky 1. Otevřít seznam Úkoly pracovních postupů Oběh VZ k rozhodnutí 2. Otevřete Úkoly pracovních postupů a klikněte na Upravit položku 3. Zvolte řešitele pomocí ikony knihy, vyberte volbu Řešení, zadejte datum Návrh řešení do, zadejte komentář a stiskněte Dokončit úkol Strana 25

Řešení pokud se zvolí Rozhodnutí předsedy o poskytnutí SHR a řešení bude vytvářet supervizor pak to neřeší Editor SSHR, ale Supervizor SSHR Strana 26

2.8 Výběr šablony Rozhodnutí předsedy o poskytnutí SHR Popis procesu: Výběr šablony pro vytvoření Rozhodnutí předsedy o poskytnutí SHR editorem SSHR. V dalších krocích procesu je potřeba pro správnou funkci, aby na PC byl nainstalován produkt min. MS Office 2003! Předpoklad: oprávnění role Editor na úrovni SSHR Postup - kroky 1. Otevřít seznam Úkoly pracovních postupů Oběh VZ k rozhodnutí 2. Zvolte šablonu pro tvorbu Rozhodnutí předsedy o poskytnutí SHR a klikněte na OK Červený odkaz Další informace o vyžadování schválení obsahuje nápovědu k úkolu pracovního postupu (vztahuje se k použité technologii aplikace, tudíž je anglicky a bohužel nelze přeložit, je součástí aplikace). Po stisknutí ok se vygeneruje v IS dokument na základě zvolené šablony, v dalším kroku ho lze upravit. Strana 27

2.9 Rozhodnutí předsedy o poskytnutí SHR a výběr ochraňovatele Popis procesu: Editor SSHR vybere ochraňovatele ze seznamu a vytvoří Rozhodnutí předsedy o poskytnutí SHR Předpoklad: oprávnění role Editor na úrovni SSHR Postup kroky 1. Otevřít seznam Úkoly pracovních postupů Oběh VZ k rozhodnutí 2. Otevřete Úkoly pracovních postupů a klikněte na Upravit položku Strana 28

Klikněte na Odkazu, pro úpravu dokumentu musíte zvolit Rezervovat, (viz příklad Rozhodnutí na obrázku) Před uložením (zavřením) dokumentu musíte zvolit tlačítkem Office volbu Server a Vrátit se změnami Strana 29

Můžete zadat i nepovinně komentář k dokumentu a stiskněte OK. 3. Vyberte ochraňovatele pomocí ikony knihy, zadejte komentář a klikněte na Dokončit úkol Strana 30

Strana 31

2.10 Schválení Rozhodnutí předsedy o poskytnutí SHR Popis procesu: SSHR Supervizor zaznamená v IS závěr návrhu Rozhodnutí předsedy o poskytnutí SHR vytvořené editorem SSHR Předpoklad: oprávnění role Supervizor na úrovni SSHR Postup - kroky 1. Otevřít seznam Úkoly pracovních postupů Oběh VZ k rozhodnutí 2. Otevřete Úkoly pracovních postupů, zvolte Schválit a stiskněte OK Odmítnout - v tomto případě se požadavek vrátí na začátek a proces se opakuje od kapitoly 2.8. Strana 32

2.11 Potvrzení dodání Popis procesu: Zpravidla osoba, která založila požadavek, potvrdí výsledek dodávky a připojí komentář. Tento úkol se objeví pouze v případě celostátní nebo krajské krize se zapojením určených ÚSÚ a použití zásob SHR. Předpoklad: osoba, která založila požadavek nebo jiný orgán KŘ zapojený do řešení požadavku, který si ověřil dodání VZ. Postup kroky 1. Otevřít seznam Úkoly pracovních postupů Oběh VZ k řešení nebo Oběh VZ úkol vlastní 2. Otevřete Úkol pracovního postupu, zvolte výsledek dodávky a klikněte OK Strana 33

3. Prohlížení dat 3.1 Vyhledávání věcných zdrojů Popis procesu: Vyhledání věcného zdroje podle zadaných parametrů (viz popis v kroku 2). V pohotovostním stavu je možné využít menu Informace o VZ, v aktivním stavu pak menu Vyžadování VZ. Předpoklady: žádné Postup kroky 1. Otevřít odkaz Vyhledat věcný zdroj na záložce Vyžadování VZ/Informace o VZ Zvolte druh vyhledávání věcných zdrojů z rozcestníku 2. Zadejte parametry pro vyhledávání a stiskněte Vyhledat Strana 34

Druh VZ: PZ pohotovostní zásoby, HR-hmotné rezervy, MR-mobilizační rezervy, ZHP-zásoby pro humanitární pomoc, ND-nezbytné dodávky Název: název věcného zdroje Kód SHR/CND: kód státních hmotných rezerv/číselník nezbytných dodávek Ochraňovatel (dodavatel): ochraňovatel ze SHR (dodavatel ND) IČ: identifikační číslo ochraňovatele/dodavatele Území: kraje ČR a Hl. město Praha USU/resort: ústřední správní úřady státní správy (ministerstva a jiné ústřední správní úřady) Obec: obec s rozšířenou působností Sklad: název skladu Poznámka znak * nahrazuje jakýkoli znak pro vyhledávání Kliknutím na aktivní odkaz ve sloupci Název se zobrazí detaily věcného zdroje viz obrázek Strana 35

3.2 Vyhledávání kontaktů Popis procesu: Vyhledání kontaktů na organizaci podle zadaných parametrů (název, typ, IČ, kód CZ NUTS) Předpoklady: žádné Postup kroky 1. Otevřít odkaz Vyhledat kontakt na záložce Uživatelé 2. Zadejte parametry pro vyhledávání a stiskněte Vyhledat. Zástupný znak je použit hvězdička *. Kliknutím na aktivní odkaz ve sloupci Název organizace se zobrazí detaily organizace s kontakty viz obrázek Strana 36

3.3 Nabídky disponibilní HP Popis procesu: Vložení nabídky disponibilní HP na vývěsku připojením přílohy z počítače nebo ze šablony. Disponibilní HP jsou tři typy: Kraje a obce, MZHP-materiální základna HP, MVCR Předpoklady: HP-Kraje a obce Vkládat nabídky může supervizor od úrovně ORP a člen skupiny CentralAdmins, smazat nabídku může ten, kdo ji do systému vložil a člen skupiny CentralAdmins, číst nabídku může kdokoliv HP-MZHP - Vkládat nabídky může supervizor z úrovně SSHR a člen skupiny CentralAdmins, mazat položku může ten, kdo ji tam vložil a člen skupiny CentralAdmins, číst nabídku může kdokoliv HP-MVCR - Vkládat nabídky může supervizor z úrovně MV a člen skupiny CentralAdmins, smazat nabídku může pouze autor a člen skupiny CentralAdmins, číst nabídku může kdokoliv Postup kroky 1. Otevřít odkaz Nabídky disponibilní HP na záložce Informace o VZ 2. Stisk tlačítka Nový (tvorba ze šablony) nebo Odeslat a vybrat Uložit dokument (jako příloha) Strana 37

3. Vyberte soubor z počítače pomocí tlačítka Procházet a stiskněte OK 4. Zadejte požadované položky (povinný Název) a stiskněte Vrátit se změnami Strana 38

4. Oznámení na hlavní stránce 4.1 Přidání/editace oznámení Popis procesu: Přidání/editace oznámení na hlavní stránku. Slouží ke zveřejnění důležitých informací v IS. Předpoklady: supervizor od úrovně ORP výše Postup kroky 1. Na hlavní stránce klikněte na odkaz 2. Zadejte název položky, obsah, konec platnosti a klikněte na OK Výsledkem je založené oznámení na hlavní stránce viz obrázek Strana 39

Na stránce se zobrazí dále datum vložení oznámení a úřad KŘ autora. Editaci může provést autor oznámení nebo člen skupiny CentralAdmins kliknutím na oznámení a úpravou příslušných údajů. Strana 40

4.2 Odebrání/smazání oznámení Popis procesu: Odebrání/smazání oznámení z hlavní stránky. Předpoklady: autor nebo člen skupiny CentralAdmins Postup kroky 1. Na hlavní stránce klikněte na nadpis oznámení Pro smazání oznámení klikněte na tlačítko Odstranit položku 2. Pro odebrání oznámení z hlavní stránky klikněte na Upravit položku a zadejte datum platnosti v minulosti, pokud chcete oznámení odebrat ihned. Výsledkem je odebrané oznámení na hlavní stránce, ale v seznamu oznámení toto oznámení zůstává, pokud nebylo opravdu smazáno tlačítkem Odstranit položku. (po kliknutí na odkaz ) Strana 41

5. Notifikace upozornění systému Aplikace KRIZKOM zabezpečuje odesílání předdefinovaných zpráv pomocí aktivních informačních kanálů tj. prostřednictvím SMS, elektronické pošty a webu. Nastavení informačních kanálů může provést administrátor nebo uživatel aplikace KRIZKOM, který ho může změnit podle svých potřeb. Funkční je ten stav doručovacího profilu, který je uložen naposledy, tj. pokud provede nastavení administrátor, bude přepsáno nastavení dříve provedené uživatelem a naopak - úpravy uložené uživatelem způsobí aktualizaci nastavení, které dříve provedl administrátor. Uživatel aplikace KRIZKOM sám může měnit původní nastavení svých informačních kanálů od administrátora podle pracovních podmínek a svých potřeb. Tuto činnost provede následovně: a) po přihlášení do aplikace KRIZKOM klikne na odkaz Nastavení upozornění b) zobrazí se přihlašovací formulář, do kterého zadá své přihlašovací údaje do aplikace KRIZKOM. c) po kliknutí na OK se dostane na první stranu aplikace Upozorňování, zde klikne na odkaz Profil uživatele. Strana 42

d) zobrazí se volby, které umožňují nastavení podle svého vlastního uvážení a uložení zvoleného nastavení Význam stavů informačního kanálu: aktivní (zprávy jsou doručovány všem uživatelům), zakázán (zprávy nejdou odeslat), potlačen (proběhne odeslání zprávy, která bude uložena v systému a nebude doručena cvičné odesílání zpráv) Strana 43

zastaven (zpráva bude vygenerovaná v systému a bude čekat na odeslání po změně stavu). Význam doručovací doby pracovní doba je v aplikaci nastavena v době od 7:00 hod. do 19:00 hod. mimopracovní doba je v aplikaci nastavena v době od 19:00 hod. do 7:00 hod. následujícího dne e) prohlížení historie zpráv můžete provést volbou odkazu Přijaté zprávy a přepnutím vysouvacího menu Historie. Strana 44

6. Zastupování osob 6.1 Založení zástupu Popis procesu: Vytvoření zástupu se provádí pomocí formuláře Zastupování, proces deleguje oprávnění v systému pro zvolenou osobu nebo více osob a současně deleguje i přístup k VZ Předpoklady: uživatel si může vybrat zástupce v dané úrovni KŘ, nemůže-li to z jakýchkoliv důvodů provést, zástup provádí člen skupiny Admins (v dané úrovni KŘ) nebo CentralAdmins Postup kroky 1. Přejít na záložku Zastupování 2. Výběr Nový/Zastupování 3. Vyplnění údajů: zadejte povinné položky označené hvězdičkou (*) - Nadpis, Platnost OD, Platnost DO, Zastupován KÝM a stiskněte OK Strana 45

Poznámka pole Zastupován KÝM umožní zadat více osob a tím se delegují práva na více osob, Platnost DO nesmí být v minulosti, Platnost OD může být nastavena v minulém čase, ale zástup běží od aktuálního data. Pokud je nastaven Zástup OD v budoucnu, spustí se až podle nastaveného data/času. Součástí delegace je i změna přístupu k VZ. Strana 46

6.2 Zrušení zástupu Popis procesu: Zrušení zástupu uživatele v systému se provádí ručně nastavením data Platnost DO do minulosti Předpoklady: uživatel, jež založil zástup, nemůže-li to provést, zástup ruší člen skupiny Admins (v dané úrovni KŘ) nebo CentralAdmins Postup kroky 1. Přejít na záložku Zastupování 2. Vyberte položku příslušného zástupu v pohledu Zastupování 3. Ve formuláři zvolte Upravit položku a změňte položku Platnost DO na požadovanou hodnotu. Po uložení formuláře dojde automaticky k ukončení zastupování osoby. (se zpožděním max. 10 minut) Strana 47