Zkrácená uživatelská příručka systému Spisové služby (SpS) e-spis LITE

ICZ a.s. Na hřebenech II 1718/10 147 00 Praha 4 Tel.: +420-222 271 111 Fax: +420-222 271 112 Internet: www.i.cz Zkrácená uživatelská příručka systému Spisové služby (SpS) e-spis LITE Vypracoval kolektiv pracovníků ICZ a.s. Předáno dne 1. 8. 2013 Verze 2.6.0

Správa dokumentu Záznam změn Datum Autor Verze Popis změn 01. 08. 2009 ICZ 1.0 Žádný předchozí dokument 27. 11. 2009 ICZ 1.1.1 Úpravy dle funkčnosti systému 15.3.2010 ICZ 2.0.0 Nová verze aplikace 12.4.2010 ICZ 2.0.4 Úpravy v aplikaci 7.7.2010 ICZ 2.1.0 Nová verze aplikace 31.12.2010 ICZ 2.2.0 Nová verze aplikace 10.6.2011 ICZ 2.3.0 Nová verze aplikace 1.8.2011 ICZ 2.3.1 Úpravy v aplikaci 26.9.2011 ICZ 2.3.3 Úpravy v aplikaci 6.1.2012 ICZ 2.4.0 Nová verze aplikace X.X.2012 ICZ 2.4.5 Úpravy v aplikaci 19.6.2012 ICZ 2.5.0 Nová verze aplikace 17.7.2012 ICZ 2.5.1 Úpravy v aplikaci 28.12.2012 ICZ 2.5.4 Úpravy v aplikaci 1.8.2013 ICZ 2.6.0 Úpravy v aplikaci Kontrolovali Jméno Ing. Pavel Machánek Pozice Vedoucí projektu ICZ a.s. Distribuce Kopie č. Jméno Umístění 1 Knihovna projektu ICZ a.s, divize Správa a řízení dokumentů, Na hřebenech II 1718/10, Praha 4 Tento dokument je určen pouze pro vnitřní potřebu organizace. Žádná část tohoto dokumentu nesmí být zveřejněna mimo tuto organizaci, a to v žádné podobě, bez předchozího písemného souhlasu firmy ICZ a.s.. V dokumentu bylo použito názvů firem a produktů, které mohou být chráněny patentovými a autorskými právy nebo mohou být registrovanými obchodními značkami podle příslušných ustanovení právního řádu. 2

Obsah a rejstříky Obsah: Základní charakteristika Spisové služby e-spis LITE... 5 Přehled objektů Spisové služby e-spis LITE... 6 Pracovní prostředí... 7 UŽIVATELSKÉ NASTAVENÍ SLOŽKY... 7 Základní činnosti - pracovní postupy... 8 Založení a úprava dokumentu... 8 ZALOŽENÍ VLASTNÍHO DOKUMENTU... 8 ZALOŽENÍ DORUČENÉHO DOKUMENTU... 12 ÚPRAVA DOKUMENTU... 16 ZALOŽENÍ KOPIE DOKUMENTU... 16 Založení spisu a úprava jeho obsahu... 17 ZALOŽENÍ SPISU NAD DOKUMENTEM... 17 Záložky dokumentů/spisu... 21 ZÁLOŽKA INFO... 21 OKNO ZÁSILKY... 21 ZÁLOŽKA SPIS... 24 ZÁLOŽKA HISTORIE... 24 ZÁLOŽKA SOUBORY... 24 ZÁLOŽKA SOUVISEJÍCÍ... 27 Oběh dokumentů... 28 Změna stavu zpracování dokumentů a spisů... 29 Spisovna - Ukládací jednotky (UJ)... 31 Vyhledávání dokumentů... 32 FILTROVÁNÍ VE SLOŽKÁCH... 32 RYCHLÉ VYHLEDÁVÁNÍ... 33 POKROČILÉ VYHLEDÁVÁNÍ... 33 DYNAMICKÉ SLOŽKY VYHLEDÁVÁNÍ... 33 Tiskové výstupy z aplikace... 33 Kontrola existence datové schránky... 35 Povýšená datová schránka... 36 Činnosti uživatele v roli vedoucího... 36 Činnosti uživatele pracovníka podatelny a výpravny... 36 Integrace s ISZR (Informační systém základních registrů)... 41 Integrace s externími agendami... 43 Přehled složek... 44 SLOŽKY SPOLEČNÉ PRO VŠECHNY UŽIVATELE... 44 SPECIÁLNÍ SLOŽKY - ROLE VEDOUCÍ... 44 SPECIÁLNÍ SLOŽKY - ROLE PODATELNA/VÝPRAVNA... 44 SLOŽKA SPISOVNA ROLE ARCHIVÁŘ... 45 Rejstřík obrázků: obr. 1. Pracovní prostředí e-spis LITE... 7 obr. 2. Prázdný formulář Vlastního dokumentu... 11 obr. 3. Zaevidovaný Vlastní dokument... 12 obr. 4. Prázdný formulář Doručeného dokumentu... 15 obr. 5. Zaevidovaný Doručený dokument... 16 obr. 6. Profil nově zakládaného spisu... 17 3

obr. 7. Profil založeného spisu... 18 obr. 8. Detail spisu - záložka Info... 19 obr. 9. Detail dokumentu - záložka Spis... 20 obr. 10. Detail vlastního dokumentu s více zásilkami... 22 obr. 11. Záložka Soubory... 25 obr. 12. Záložka související Seznam souvisejících objektů... 28 obr. 13. Záložka související Seznam systémových vazeb... 28 obr. 14. Povýšená datová schránka... 36 4

ZÁKLADNÍ CHARAKTERISTIKA SPISOVÉ SLUŽBY E-SPIS LITE Elektronická spisová služba e-spis LITE je systém specializovaný na podporu evidence, zpracování a oběhu dokumentů. Systém je využitelný pro malé organizace, kde je vyžadována komplexní evidence, správa a řízené zpracování dokumentů při respektování standardů na ochranu informací, efektivitu práce a průkaznost evidence i průběhu zpracování. Aplikace e-spis LITE je určena jak pro evidenci zpracování dokumentů v klasické papírové podobě, tak v podobě elektronických souborů. Aplikace e-spis LITE se zaměřuje na procesní část zpracování dokumentů a jejich životního cyklu uvnitř organizace v souladu s vyhláškou o vedení spisové služby. Je určena pro řízení zpracování dokumentů od vstupu do organizace např. na podatelně (doručená korespondence), přes přidělení dokumentu zpracovatelskému útvaru a konkrétnímu zpracovateli, zpracování odpovědi a vypravení (odeslaná korespondence). Od verze 2.6.0 jsou podporovány tyto prohlížeče: IE8, IE9, IE 10, FF ESR 17, Opera 11. 5

PŘEHLED OBJEKTŮ SPISOVÉ SLUŽBY E-SPIS LITE e Doručený dokument (DD) každý dokument doručený do organizace vzniká mimo organizaci Vlastní dokument (VD) každý dokument vzniklý v organizaci Datová zpráva zpráva zaslaná prostřednictvím Informačního systému datových schránek (dále jen ISDS). / Doručený / Vlastní dokument dokument s připojeným elektronickým souborem Spis obsahuje související vlastní i doručené dokumenty Symbolem e jsou označeny objekty, které mají elektronickou formu př. tab. 1. Označení zásilek dle způsobu odeslání Ikona Způsob odeslání Pošta Osobně Úřední deska Datová zpráva E-mail Ikona Způsob odeslání Elektronický formulář Fax Interní Neodesílá se tab. 2. Označení doručených dokumentů ve složce Podatelna a výpravna Doručené Ikona Způsob doručení Pošta Osobně Datová zpráva E-mail Ikona Způsob doručení Fax Interní Anonymní 6

PRACOVNÍ PROSTŘEDÍ Pracovním prostředím je myšlen Pracovní stůl přihlášeného uživatele se všemi jeho funkcemi. obr. 1 popisuje pracovní prostředí. Pod ovládacími prvky prohlížeče je Panel e-spis LITE, který slouží k vyhledávání objektů, změně hesla uživatele a odhlášení uživatele. Pod ním jsou další oblasti pro ovládání aplikace tj. Složky a vlastní Pracovní stůl. obr. 1. Pracovní prostředí e-spis LITE UŽIVATELSKÉ NASTAVENÍ SLOŽKY 1. Zobrazte obsah příslušné složky. 2. Klikněte na ikonu (Nastavení sloupců pro uživatele) umístěné před zobrazením informace o počtu záznamů. 3. Označte sloupce, které se mají zobrazovat a nastavte jejich šíři a pořadí. 4. Stiskněte tlačítko [Uložit]. Systém zobrazí aktualizovaný obsah složky. Stiskem tlačítka [Výchozí nastavení] se lze vrátit k výchozímu nastavení aplikace. 7

ZÁKLADNÍ ČINNOSTI - PRACOVNÍ POSTUPY V této části jsou zahrnuty činnosti, které mají všichni uživatelé společné. ZALOŽENÍ A ÚPRAVA DOKUMENTU Každý dokument je nutné nejprve zaevidovat do systému. Záznamy o dokumentech lze dále upravovat. ZALOŽENÍ VLASTNÍHO DOKUMENTU 1. Menu <Nový vlastní>. 2. Vyplňte položky formuláře Vlastní dokument, přičemž oranžově podbarvená pole jsou povinná: a) Věc - zápis předmětu dokumentu. b) Evidováno datum založení dokumentu včetně času, automaticky se předvyplňuje aktuální datum s možností editace výběrem z kalendáře (ikona ) nebo zápisem z klávesnice (formát data DD.MM.RRRR, např. 10.7.2012). c) Skupina výběr skupiny zpracovatele dokumentu, automaticky se předvyplňuje ta, kterou má uživatel nastavenou jako primární. d) Předat výběr jména a příjmení zpracovatele dokumentu e) Ag.č. agendové číslo - možnost zadání vlastní číselné řady pro dokument Část Adresát informace o zásilce a subjektu a) Způsob odeslání způsob odeslání zásilky (pošta, osobně, úřední deska, neodesílá se, datová zpráva, e-mail, tel/fax, interní, elektronický formulář). Níže jsou popsány všechny položky, které se mohou v části Adresát zobrazit - zobrazení závisí na zvoleném způsobu odeslání. V případě, že je zvolen způsob odeslání Neodesílá se, žádné další položky pro vyplnění se nezobrazují. U způsobu odeslání poštou, e-mailem nebo faxem je k dispozici tlačítko [Zkontrolovat DS] pro zjištění, zda zadaný subjekt nevlastní datovou schránku. b) Způsob zacházení zobrazení a obsah nabídky způsobu zacházení zásilky jsou závislé na zvoleném způsobu odeslání. Způsob odeslání - Způsob zacházení Pošta Obyčejně, Doporučeně, Do vlastních rukou, Dodejka bez pruhu, Dodejka s červeným pruhem, Dodejka s modrým pruhem, Dodejka se zeleným pruhem, Doporučeně do zahraničí, Neurčeno Datová zpráva Obyčejně, Do vlastních rukou, + checkbox Odeslat jako OVM Úřední deska žádná nabídka. V případě zapnutého modulu Integrace s edeskou je místo způsobu zacházení zobrazena položka Typ (možno vybrat z nabídky: Oznámení, Rada a zastupitelstvo, Výběrová řízení, Veřejné zakázky a záměry, Správní, územní a vodoprávní řízení, Různé), Název pro vyvěšení" a Předp. svěš. (předpokládaný datum svěšení, systém předvyplní aktuální datum +15 dní s možností editace, na úřední desce se vždy zobrazuje datum svěšení jako aktuální datum + 15 dní) Osobně, Neodesílá se, E-mail, Tel/Fax, Interní žádná nabídka Elektronický formulář nabídka pro zadání URL adresy, na kterou byl formulář odeslán. 8

c) Druh zásilky - položka se zobrazuje pouze pro způsob odeslání Poštou. d) Stav - stav zpracování zásilky, doplní systém. e) Odesláno datum odeslání zásilky, doplní systém až po odeslání zásilky nebo zadejte výběrem z kalendáře (ikona ) případně zápisem z klávesnice (formát data DD.MM.RRRR, např. 10.7.2012). f) Doručeno - datum doručení zásilky, doplní systém po zápisu doručení. g) Vyvěšeno - datum vyvěšení na úřední desku, automaticky se předvyplňuje aktuální datum s možností editace výběrem z kalendáře (ikona ) nebo zápisem z klávesnice (formát data DD.MM.RRRR, např. 10.7.2012). Je-li zapnut modul Integrace s edeskou systém doplní datum až po vyvěšení na elektronickou úřední desku. h) Svěšeno datum svěšení z úřední desky, automaticky se předvyplňuje aktuální datum + 15 dní s možností editace výběrem z kalendáře (ikona ) nebo zápisem z klávesnice (formát data DD.MM.RRRR, např. 10.7.2012). Je-li zapnut modul Integrace s edeskou systém doplní datum až po svěšení dokumentu (zápisu doručení) z elektronické úřední desky. i) ČDZ - číslo doporučené zásilky. j) Pošta zápis poštovního místa. k) Hmotnost [g] - zápis váhy (celé kladné číslo); položka se zobrazuje pouze u poštovních zásilek. l) Výplatné - zápis výplatného (kladné číslo); položka se zobrazuje pouze u poštovních zásilek. m) Výsledek doručení výsledek doručení, doplní systém po zápisu doručení. n) Název, IČ, Typ, Tit.před, Jméno, Příjmení, Titul za, Narozen, Ulice, ČP, ČO, Obec, PSČ, Pošta, Stát, E-mail, Telefon/fax informace o subjektu, který lze vybrat z číselníku (tlačítko [Subjekt]) nebo zadat zápisem z klávesnice. Vybraný subjekt lze vymazat ikonou u pole Subjekt. Stejná ikona u políčka Stát slouží k odstranění hodnot z polí Adresy nikoli celého Subjektu. Ke každému subjektu může být přiřazeno více adres, přičemž hlavní adresa je v adresáři uvedena v řádku s hlavními údaji o subjektu (typ, název, jméno, IČO) a ostatní adresy jsou uvedeny na dalších řádcích, kde se hlavní údaje o subjektu již neopakují. Na začátku každé adresy je uvedeno o jaký typ adresy se jedná: [S] - Sídlo společnosti, [P] - Adresa pobytu, [D] - Doručovací adresa a [O] - Provozovna - není-li před adresou uvedena žádná z těchto variant adresa má typ Neurčeno. Chcete-li nově zakládaný subjekt uložit do adresáře subjektů, zaškrtněte položku Založit. V případě integrace s ISZR lze subjekty ztotožňovat a adresy ověřovat - viz kapitola "Integrace s ISZR (Informační systém základních registrů)" Doporučení: Adresáta nejprve zkuste v číselníku vyhledat, aby nedocházelo k zahlcování číselníků shodnými, ale jinak zadanými údaji. Poznámka: povinně vyplňované položky se liší dle typu subjektu a dle vybraného způsobu vypravení. o) Organizační jednotka položka pro vyplnění organizační jednotky p) Kód organizační jednotky položka pro vyplnění kódu organizační jednotky q) ID datové schránky ID datové schránky subjektu pro odeslání zásilky. ID lze vyhledat dle zadaných údajů o subjektu (tlačítko [Vyhledat]) nebo zadat zápisem z klávesnice. r) ID datové zprávy konkrétní zásilky. Položka je automaticky vyplněna systémem. s) Dodatečné informace lze zadat po stisku tlačítka [Další údaje], které se zobrazuje pouze u zásilek typu datová zpráva. Část Dokument a) Forma forma dokumentu je generována podle způsobu odeslání v kombinaci s existencí přílohy. 9

b) Listů - počet listů základního dokumentu v listinné podobě. Systémem je automaticky předvyplněna hodnota 1. c) Sv. př. - počet listů nebo svazků příloh v listinné podobě. d) Příloh - počet příloh nelistinné formy dokumentu. Systémem je automaticky předvyplněna hodnota "0"; při vyřízení dokumentu systém automaticky počet příloh zaktualizuje dle počtu připojených souborů (doručenky se nezapočítávají). e) Typ příloh - popis příloh (př. 10x CD) f) ČJ odesílatele číslo jednací odesílatele. g) Poznámka libovolný text k dokumentu. h) Věcná skupina - výběr hodnoty z číselníku věcných skupin (tlačítko ) pro klasifikaci dokumentu podle jeho charakteru a dle skartačního řízení; je nutno vybrat věcnou skupinu, která má povolený obsah dokument nebo spis (nastavuje správce aplikace podle spisového plánu organizace). Poznámka: Pokud chcete Věcnou skupinu následně změnit, je nutné původní hodnotu z textového pole vymazat manuálně nebo pomocí ikony a poté vybrat novou hodnotu. i) Způsob vyřízení pole pro zápis způsobu vyřízení příp. uzavření dokumentu. j) Termín vyřízení datum vyřízení dokumentu, editace výběrem z kalendáře (ikona ) nebo zápisem z klávesnice (formát data DD.MM.RRRR, např. 10.7.2012). k) Volitelné položky 1 a 2 pole pro zápis libovolného textu. Zobrazování, název a povinnost vyplnění těchto položek závisí na nastavení administrátorem aplikace. Část Vložení nového souboru a) Soubor pomocí tlačítka [Procházet...] nastavte cestu k souboru, který má být k dokumentu připojen po uložení formuláře. Poznámka: Připojený soubor je po uložení zobrazen na záložce Soubory. Záložka Soubory, pole Původ - vyberte jaké povahy je přiložený soubor: a) Digitální není papírová forma dokumentu, b) Konverze - kopie - elektronická kopie papírového dokumentu, c) Konverze - originál znamená, že byla provedena autorizovaná konverze z moci úřední z elektronické formy dokumentu do papírové, existuje tedy elektronický originál a k němu stejně platný papírový obraz. Záložka Související a) Na záložce Související můžete vybrat typ vazby a vyhledat související objekt. Typy vazeb nastavuje administrátor. 10

obr. 2. Prázdný formulář Vlastního dokumentu 2. Údaje potvrďte tlačítkem a) [Uložit] (systém zobrazí vyplněný profil dokumentu spolu s dalšími záložkami) nebo b) [Uložit a nový] (systém zobrazí prázdný formulář pro zadání nového dokumentu) nebo c) [Uložit a zavřít] (systém zobrazí obsah složky Moje dokumenty - Nevyřízené ). Po uložení zadaných údajů systém doplní dokumentu Číslo jednací a UID tj. jednoznačný identifikátor dokumentu. 11

obr. 3. Zaevidovaný Vlastní dokument Poznámka: Má-li být k dokumentu zaevidováno více zásilek, lze je zadat po stisknutí volby Další adresát seznam všech zaevidovaných zásilek se zobrazí ve spodní části formuláře s názvem Zásilky (viz níže část Založení více zásilek). ZALOŽENÍ DORUČENÉHO DOKUMENTU 1. Menu <Nový doručený>. 2. Vyplňte položky formuláře Doručený dokument, přičemž oranžově podbarvená pole jsou povinná: a) Věc zápis předmětu dokumentu. b) Evidováno - datum založení dokumentu včetně času, automaticky se předvyplňuje aktuální datum s možností editace výběrem z kalendáře (ikona ) nebo zápisem z klávesnice (formát data DD.MM.RRRR, např. 1.9.2009). 12

c) Skupina výběr skupiny zpracovatele dokumentu, automaticky se předvyplňuje ta, kterou má uživatel nastavenou jako primární. d) Předat jméno a příjmení zpracovatele dokumentu. e) Ag.č. možnost zadání vlastní číselné řady pro dokument Část Odesílatel informace o doručení dokumentu a odesílateli a) Způsob doručení způsob doručení zásilky (pošta, osobně, anonymní, e-mail, fax, interní). Níže jsou popsány všechny položky, které se mohou v části Odesílatel zobrazit zobrazení závisí na zvoleném způsobu doručení. b) Způsob zacházení nabídka způsobu zacházení je závislá na zvoleném způsobu doručení. Způsob doručení - Způsob zacházení Pošta Obyčejně, Doporučeně, Do vlastních rukou, Dodejka bez pruhu, Dodejka s červeným pruhem, Dodejka s modrým pruhem, Dodejka se zeleným pruhem, Doporučeně do zahraničí, Neurčeno Osobně, Anonymní,E-mail, Tel/Fax, Interní žádná nabídka c) Druh zásilky - položka se zobrazuje pouze pro způsob doručení Poštou. d) Odesláno datum odeslání dokumentu, výběr z kalendáře (ikona ) nebo zápis z klávesnice (formát data DD.MM.RRRR, např. 1.7.2012). e) Doručeno - datum doručení dokumentu, automaticky se předvyplňuje aktuální datum s možností editace výběrem z kalendáře (ikona ) nebo zápisem z klávesnice (formát data DD.MM.RRRR, např. 1.7.2012). f) ČDZ - číslo doporučené zásilky. g) Pošta zápis poštovního místa. h) Název, IČ, Typ, Tit. před, Jméno, Příjmení, Titul za, Narozen, Ulice, ČP, ČO, Obec, PSČ, Pošta, Stát, E-mail, Telefon/fax - informace o subjektu (odesílateli), který lze vybrat z číselníku (tlačítko [Subjekt]) nebo zadat zápisem z klávesnice. Vybraný subjekt lze vymazat ikonou. Stejná ikona u políčka Stát slouží k odstranění hodnot z polí Adresy nikoli celého Subjektu. Ke každému subjektu může být přiřazeno více adres, přičemž hlavní adresa je v adresáři uvedena v řádku s hlavními údaji o subjektu (typ, název, jméno, IČO) a ostatní adresy jsou uvedeny na dalších řádcích, kde se hlavní údaje o subjektu již neopakují. Na začátku každé adresy je uvedeno o jaký typ adresy se jedná: [S] - Sídlo společnosti, [P] - Adresa pobytu, [D] - Doručovací adresa a [O] - Provozovna - není-li před adresou uvedena žádná z těchto variant adresa má typ Neurčeno. Chcete-li nově zakládaný subjekt uložit do adresáře subjektů, zaškrtněte položku Založit. V případě integrace s ISZR lze subjekty ztotožňovat a adresy ověřovat - viz kapitola"integrace s ISZR (Informační systém základních registrů)". Doporučení: Adresáta nejprve zkuste v číselníku vyhledat, aby nedocházelo k zahlcování číselníků shodnými, ale jinak zadanými údaji. Poznámka: povinně vyplňované položky se liší dle typu subjektu a dle vybraného způsobu doručení. i) Organizační jednotka položka pro vyplnění organizační jednotky j) Kód organizační jednotky položka pro vyplnění kódu organizační jednotky k) ID datové schránky ID datové schránky, automaticky doplní systém při načtení datových zpráv. l) ID datové zprávy Položka se zobrazuje u načtených nebo zaevidovaných datových zpráv a je automaticky vyplněna systémem 13

m) Dodatečné informace lze zadat/upravit po stisku tlačítka [Další údaje], které se zobrazují u načtených nebo zaevidovaných datových zpráv. Část Dokument a) Forma forma dokumentu je generována podle způsobu doručení v kombinaci s existencí přílohy. b) Listů - počet listů základního dokumentu v listinné podobě. Systémem je automaticky předvyplněna hodnota 1. c) Sv. př. - počet listů nebo svazků příloh v listinné podobě. d) Příloh - počet příloh nelistinné formy dokumentu. Systémem je automaticky předvyplněna hodnota "0"; při vyřízení dokumentu systém automaticky počet příloh zaktualizuje dle počtu připojených souborů. e) Typ příloh - popis příloh (př. 10x CD) f) ČJ odesílatele číslo jednací odesílatele. g) Poznámka libovolný text k dokumentu. h) Věcná skupina - výběr hodnoty z číselníku věcných skupin (tlačítko ) pro klasifikaci dokumentu podle jeho charakteru a dle skartačního řízení; je nutno vybrat věcnou skupinu, která má povolený obsah dokument nebo spis (nastavuje správce aplikace podle spisového plánu organizace). Poznámka: Pokud chcete Věcnou skupinu následně změnit, je nutné původní hodnotu z textového pole vymazat manuálně nebo pomocí ikony a poté vybrat novou hodnotu. i) Způsob vyřízení pole pro zápis způsobu vyřízení příp. uzavření dokumentu. j) Termín vyřízení stanoven datum pro nejzazší vyřízení dokumentu, editace výběrem z kalendáře (ikona ) nebo zápisem z klávesnice (formát data DD.MM.RRRR, např. 1.8.2012). k) Volitelné položky 1 a 2 pole pro zápis libovolného textu. Zobrazování, název a povinnost vyplnění těchto položek závisí na nastavení administrátorem aplikace. Část Vložení nového souboru a) Soubor pomocí tlačítka [Procházet...] nastavte cestu k souboru, který má být k dokumentu připojen po uložení formuláře. Poznámka: Připojený soubor je po uložení zobrazen na záložce Soubory. Záložka Soubory, pole Původ - vyberte jaké povahy je přiložený soubor: a) Digitální není papírová forma dokumentu, b) Konverze - kopie - elektronická kopie papírového dokumentu, c) Konverze - originál znamená, že byla provedena autorizovaná konverze z moci úřední z elektronické formy dokumentu do papírové, existuje tedy elektronický originál a k němu stejně platný papírový obraz. Záložka Související Na záložce Související můžete vybrat typ vazby a vyhledat související objekt. Typy vazeb nastavuje administrátor. 14

obr. 4. Prázdný formulář Doručeného dokumentu 3. Údaje potvrďte tlačítkem a) [Uložit] (systém zobrazí vyplněný profil dokumentu spolu s dalšími záložkami) nebo b) [Uložit a nový] (systém zobrazí prázdný formulář pro zadání nového dokumentu) nebo c) [Uložit a zavřít] (systém zobrazí obsah složky Moje dokumenty - Nevyřízené ). Po uložení zadaných údajů systém doplní dokumentu Číslo jednací a UID tj. jednoznačný identifikátor dokumentu. 15

obr. 5. Zaevidovaný Doručený dokument ÚPRAVA DOKUMENTU 1. Zobrazte detail vlastního/doručeného dokumentu. 2. V zobrazeném formuláři podle potřeby doplňte, příp. změňte hodnoty položek a údaje potvrďte tlačítkem [Uložit]. ZALOŽENÍ KOPIE DOKUMENTU 1. Zobrazte detail vlastního/doručeného dokumentu. 2. Menu <Kopie>. 3. Zobrazí se formulář vlastního/doručeného dokumentu se zkopírovanými údaji z mateřského dokumentu. Vyplňte, příp. opravte jednotlivé položky a údaje potvrďte tlačítkem [Uložit]. Systém vytvoří dokument s novým číslem jednacím. Poznámka: Jsou-li k mateřskému dokumentu připojeny soubory, dochází také k jejich zkopírování. V případě, že má soubor více verzí, dojde ke zkopírování pouze poslední verze. Je-li kopírovaný dokument součástí spisu, zobrazí se dialogové okno s dotazem, zda si přejete kopii ponechat ve spisu či nikoliv, zvolíte-li Ano kopie bude vložena do stejného spisu jako je kopírovaný dokument, v opačném případe (volba Ne) nebude kopie součástí spisu. 16

ZALOŽENÍ SPISU A ÚPRAVA JEHO OBSAHU ZALOŽENÍ SPISU NAD DOKUMENTEM Není možné založit prázdný spis. Spis se vždy zakládá nad zakládajícím (inicializačním) dokumentem, který dosud není zařazen v žádném spisu. 1. Ve složce Moje dokumenty - Nevyřízené nebo Vyřízené vyberte zaškrtnutím žádaný dokument nebo zobrazte jeho detail. 2. Menu <Nový spis>. 3. Systém zobrazí formulář Spis nově zakládaného spisu. Spis přebírá atributy (Věc, Vyřizuje včetně Skupiny, Agendové číslo, Subjekt, Věcná skupina, Skartační znak včetně skartační lhůty a Volitelné položky) od dokumentu s možností jejich editace. Ve formuláři upravte údaje a potvrďte změny tlačítkem [Uložit]. 4. Zobrazí se vyplněný formulář nově založeného spisu se systémem doplněnými údaji (od verze 2.1.0 včetně subjektu, který se přebírá z inicializačního dokumentu). Jednou ze systémem doplněných položek je Spisová značka (SZ), kterou jsou označeny i všechny dokumenty zařazené ve spisu. obr. 6. Profil nově zakládaného spisu 17

obr. 7. Profil založeného spisu AUTOMATICKÉ ZALOŽENÍ SPISU PŘI ZALOŽENÍ ODPOVĚDI (VLASTNÍHO DOKUMENTU) NA DORUČENÝ DOKUMENT 1. Ve složce Moje dokumenty - Nevyřízené zobrazte doručený dokument. 1. Menu <Odpověď>. 2. Systém zobrazí formulář Vlastní dokument s údaji převzatými z doručeného dokumentu. Formulář upravte a uložte. Poznámka 1: Nad doručeným (zakládajícím) dokumentem je založen spis (tento spis, stejně jako odpověď, přebírá věcnou skupinu ze zakládajícího dokumentu) a současně tento dokument přejde do stavu Vyřízen. Nově vzniklý VD (odpověď) je automaticky uložen do spisu a převezme od něj spisovou značku (SZ). Poznámka 2: Odpověď ze spisu může vyřadit pouze ten uživatel, který má roli Administrátor. Podmínkou je, aby odpověď neměla žádné soubory ani zásilky a byla ve stavu Nevyřízen. 18

OBSAH SPISU Obsah spisu je tvořen všemi do něj vloženými dokumenty. Záložka Info (detail spisu) nebo záložka Spis (zobrazována pouze v detailu dokumentů vložených do spisu), dává základní informace o dokumentech uložených ve spisu a stavu jejich zpracování. obr. 8. Detail spisu - záložka Info 19

obr. 9. Detail dokumentu - záložka Spis TISK SPISOVÉ OBÁLKY VČETNĚ SBĚRNÉHO ARCHU 1. Zobrazte detail spisu, k němuž chcete vytisknout spisovou obálku. 2. Menu <Tisk>. 3. V dialogovém okně Stažení souboru zvolte, zda chcete vygenerovanou sestavu otevřít nebo uložit. Systém vygeneruje sestavu spisové obálky včetně sběrného archu zvoleného spisu. VLOŽENÍ DOKUMENTU DO SPISU 1. Zobrazte detail dokumentu, který chcete vložit do spisu nebo ho označte v seznamu složky. 2. Menu <Vložit do spisu>. 3. V dialogovém okně Vložení do spisu vyberte spis, do kterého chcete dokument vložit, klikněte na jeho Spisovou značku nebo Věc. 4. Dokument se vloží do spisu, převezme od spisu spisovou značku a v detailu dokumentu se zobrazí záložka Spis. Poznámka: V dialogovém okně Vložení do spisu se zobrazují spisy ve stavu Nevyřízen a Vyřízen, ke kterým máte přístupová práva (tj. spisy jsou zařazeny do skupin, jejichž jste členem). Dokumenty ve stavu Nevyřízen nelze vkládat do spisů ve stavu Vyřízen. Dokumenty je nutné nejprve vyřídit a až poté vložit do vyřízeného spisu. VYJMUTÍ DOKUMENTU ZE SPISU 1. Zobrazte detail spisu nebo detail dokumentu, který chcete ze spisu vyjmout. 2. V detailu spisu, v okně Zásilky, vyjměte dokument kliknutím na ikonu v řádku vyjímaného dokumentu. V detailu dokumentu vyjmete dokument volbou menu <Vyjmout ze spisu>. 3. Dokument ztratí spisovou značku a přesune se v závislosti na svém stavu do některé podsložky složky Moje dokumenty. Poznámka: Zakládající dokument vyjmout ze spisu nelze v tomto případě se musí provést zrušení (anulování) celého spisu příkazem <Zrušit>. 20

VRÁCENÍ SPISU KE ZPRACOVÁNÍ 1. Složka Moje dokumenty - Vyřízené nebo Uzavřené nebo Blízký termín. 2. Zobrazte spis. 3. Menu <Vrátit ke zpracování>. Po této akci je změněn stav spisu na Nevyřízen a spis je zobrazen ve složce Moje dokumenty Nevyřízené zpracovatele znovuotevřeného spisu. Poznámka: Stav dokumentů ve spise se nemění. ZRUŠENÍ SPISU 1. Složka Moje dokumenty - Nevyřízené. 2. Zobrazte spis. 3. Menu <Zrušit>. 4. Potvrďte dialogové okno o zrušení. Po této akci přejdou dokumenty obsažené ve spisu do příslušné složky dle svého stavu a spis zanikne. ZÁLOŽKY DOKUMENTŮ/SPISU ZÁLOŽKA INFO 1. Zobrazte dokument. 2. Záložka Info. U vlastního dokumentu jsou na záložce uvedeny informace o adresátovi a zásilce, v případě doručeného dokumentu jsou zde informace o odesílateli a způsobu doručení (jednotlivé položky jsou popsány výše v části Založení a úprava dokumentu). U spisu tato záložka obsahuje seznam dokumentů, které spis obsahuje, dále pak věcnou skupinu. OKNO ZÁSILKY - popis založení více zásilek k dokumentu a práce s nimi Založení souboru nad šablonou 1. Zobrazte detail vlastního dokumentu, který obsahuje alespoň jednu zásilku. 2. V řádku se zásilkou klikněte na ikonu (Šablona dokumentu). 3. V dialogovém okně Nabídka šablon vyberte požadovanou šablonu. 4. Výběr potvrďte tlačítkem [Generovat dle šablony]. Systém vygeneruje dokument ve formátu MS Word dle přednastavené šablony. Administrátor může nastavit i šablony obálek. Šablony obálek jsou součástí nabídky šablon. Založení více zásilek 1. Zobrazte detail vlastního dokumentu, který obsahuje alespoň jednu zásilku. 2. Zvolte Další adresát. Zobrazí se nevyplněná část Adresát určená pro založení nové zásilky. Postup založení zásilky je stejný jako založení zásilky při zakládání vlastního dokumentu (viz část 21

Založení vlastního dokumentu). Seznam založených zásilek je zobrazen ve spodní části obrazovky s názvem Zásilky. obr. 10. Detail vlastního dokumentu s více zásilkami Úprava zásilky Zásilky je možné upravovat do chvíle, než jsou předány k odeslání. Jakmile je zásilka předána k odeslání, opravu provést nelze. 1. Zobrazte detail vlastního dokumentu. 22

2. Zobrazte zásilku, kterou chcete upravit (podrobné údaje o zásilce jsou zobrazeny na záložce Info v části Adresát ). 3. Upravte hodnoty položek dle potřeby a údaje potvrďte tlačítkem [Uložit]. Zrušení zásilky Zásilky lze ze seznamu odstranit, dokud nejsou předány k odeslání. 1. Zobrazte detail vlastního dokumentu. 2. Klikněte (v části Zásilky ) na ikonu v řádku rušené zásilky. Předání zásilky k odeslání výpravně 1. Zobrazte dokument obsahující zásilku(y). 2. Menu < K odeslání>. Po této akci se změní stav dokumentu na Vyřízen a stav zásilek v závislosti na způsobu odeslání. Zásilky se způsobem odeslání Pošta, Datová zpráva, Úřední deskou (je-li zapnut modul Integrace s edeskou ) a Interní přejdou do stavu K odeslání a jsou zobrazeny ve složce Moje dokumenty - K odeslání, zatímco zásilky se způsobem odeslání Osobně, Úřední deskou (není-li zapnut modul Integrace s edeskou ), E-mail, Elektronický formulář a Fax přejdou přímo do stavu Odesláno a zobrazují se ve složce Moje dokumenty - Odeslané. Poznámka: Obsahuje-li dokument více zásilek, budou automaticky výpravně předány všechny najednou, pokud chcete vybrat pouze jednu z příloh, pak musíte před odesláním na záložce Soubory zakliknout pouze ty přílohy které chcete v jedné zásilce odeslat. V případě, že je zapnuta funkce ověřování existence datové schránky (viz administrátorská příručka) a způsob odeslání je vybrán Poštou, dochází před odesláním k zobrazení výzvy dialogového okna - ke kontrole, zda není možné dokument odeslat preferovaným způsobem, tzn. datovou schránkou. UPOZORNĚNÍ: Je-li nastavena elektronická podatelna, vlastní odeslání e-mailu zajišťuje integrovaná epodatelna, v případě, že el. podatelna nastavena není, vlastní odeslání e-mailu zajišťuje sám referent. Storno zásilky Stornovat lze zásilky se způsobem odeslání Pošta, Datová zpráva, Úřední deska (v případě zapnutého modulu Integrace s edeskou ) a Interní, které jsou ve stavu K odeslání, tzn. byly předány výpravně k odeslání. 1. Ve složce Moje dokumenty - deslání označte zásilku, kterou chcete stornovat nebo zobrazte detail dokumentu, který ji obsahuje. 2. Menu < Storno odeslání>. 3. V případě, že storno provádíte z detailu dokumentu, který obsahuje více zásilek, zobrazí se dialogové okno Storno odeslání. Zvolíte-li [Všechny] budou stornovány všechny zásilky ve stavu K odeslání, které dokument obsahuje a po této akci se změní stav dokumentu na Nevyřízen a stav zásilek na Založeno (odeslané zásilky zůstávají beze změny). Zvolíte-li [Aktuální] bude stornována pouze vybraná zásilka (červeně označená v části Zásilky), zvolíte-li [Storno] nebude stornována žádná z obsažených zásilek. 23

Zapsání výsledku doručení 1. Ve složce Moje dokumenty - Odeslané označte zásilku, ke které chcete zapsat doručení nebo zobrazte detail dokumentu, který ji obsahuje. Výjimku tvoří zásilky se způsobem odeslání Úřední deska, je-li zapnut modul Integrace s edeskou, kdy zapsat doručení (tj. svěsit dokument z elektronické úřední desky) může pouze uživatel s rolí Podatelna a výpravna. 2. Menu < Doručení>. 3. Vyplňte dialogové okno Zápis doručení a údaje potvrďte tlačítkem [Uložit]. Poznámka: Výjimku tvoří zásilky se způsobem odeslání Datová zpráva, kdy se po zvolení příkazu <Doručení> nezobrazí dialogové okno, ale doručenka datové zprávy je automaticky stažena systémem. Doručenku DZ je možné zobrazit po stisku ikony v řádku příslušné zásilky, ve sloupci Akce. Položky Hmotnost [g], Výplatné, ČDZ a Pošta lze vyplnit/editovat po odeslání zásilky (zásilka je ve stavu Odesláno ) z detailu dokumentu kliknutím na ikonu vedle názvu položek, nebo po stisku nabídky v menu < Detail odeslání>.ve složce Moje dokumenty - Odeslané ZÁLOŽKA SPIS Záložka je zobrazována pouze u dokumentů, které jsou vloženy do spisu. Zobrazuje seznam dokumentů, které se nacházejí ve stejném spisu jako zobrazený dokument. ZÁLOŽKA HISTORIE Záložka zobrazuje záznam činností (založeno, vyřízeno, upraveno,.. ), které s dokumentem/spisem uživatelé vykonali. Přes ikonu lupy čase. je možnost si zobrazit detaily jednotlivých akci v závislosti na ZÁLOŽKA SOUBORY Záložka zobrazuje seznam přiložených souborů k dokumentu a jejich verze. Soubory lze připojovat pouze k vlastnímu nebo doručenému dokumentu, ke spisu nikoli (spis tuto záložku neobsahuje). Soubory, které mají být odeslány v zásilce typu Datová zpráva do ISDS, Úřední deska nebo E-mail (v případě aktivní epodatelny) jsou označeny ve sloupci O Odesílat. 24

obr. 11. Záložka Soubory Vložení souboru 1. Záložka Soubory. 2. Nastavte cestu k souboru pomocí tlačítka [Procházet...] a poté stiskněte tlačítko [Vložit]. Poznámka: Soubor lze také připojit ihned při zakládání dokumentu v části Vložení nového souboru (viz výše Založení vlastního dokumentu nebo Založení doručeného dokumentu). Po připojení souboru k dokumentu je nutné u každého záznamu vybrat Původ souboru. (viz. odstavec: Vložení nového souboru ). Verzování souboru 1. Záložka Soubory. 2. Klikněte na ikonu (Vložit novou verzi). 3. V dialogovém okně Vložení nové verze nastavte cestu k souboru pomocí tlačítka [Procházet...] a poté stiskněte tlačítko [Uložit]. Seznam všech uložených verzí souboru si můžete zobrazit pomocí ikony (Zobrazit všechny verze). Poznámka: Novou verzí nelze nahradit soubory původu DZ, Email nebo Doručenka. Konverze souboru 1. Záložka Soubory. 2. Klikněte na ikonu (Provést konverzi). Systém převede nejnovější verzi do formátu PDF/A a uloží ji jako novou verzi. Poznámka: Konverzi do formátu PDF/A lze provést pouze u souborů s příponami pdf, doc, docx, xls, xlsx, xlsm, rtf, txt, jpg a jpeg. U souborů tif a tiff dojde nejprve k vytvoření PDF, které je možné následně převést opakovanou konverzí do PDF/A. Podepsání souboru (typu PDF) 1. Záložka Soubory. 2. Klikněte na ikonu (Podepsat). Systém vytvoří novou verzi v PDF a vloží do ní el. podpis. 25

Předání k podpisu (typu PDF) 1. Záložka Soubory. 2. Klikněte na ikonu (Předat k podpisu). 3. Otevře se okno Předání k podpisu, kde vyberte skupinu ze které je podepisující (pokud vaše FM má právo zobrazit ostatní skupiny) a podepisujícího. 4. Výběr potvrďte tlačítkem [Přidat]. 5. Po přidání se zobrazí okno s podepisujícím, do kterého můžete vložit poznámku, kterou vidí pouze on. Poznámku, kterou vidí všichni podepisující, je možné připojit do části okna Poznámka pro všechny. 6. Opakováním bodu 3 4 lze nastavit podepisovací workflow pro několik podepisujících za sebou. 7. Předání potvrďte tlačítkem [Předat k podpisu]. Systém odešle dokument do složky Moje dokumenty - K podpisu prvnímu podepisujícímu, zároveň se dokument stane needitovatelným, dokud nedoběhne celé kolečko s podpisy. Po schválení všemi uživateli přiřazenými k podpisu se dokument vrací zpět iniciátorovi. Ve složce Moje dokumenty - K podpisu je k dispozici menu Podepsat a předat, Podepsat s ČZ a předat, Odmítnout a vrátit. Dokumenty lze těmito tlačítky podepisovat i z přehledu složky. Při otevření dokumentu ze složky Moje dokumenty - K podpisu se rovnou zobrazí záložka Soubory, kde si pomocí ikony (Předáno k podpisu) lze zobrazit detaily k podpisovému workflow a přes ikonu (Podepsat) podepsat dokument. Poznámka: Je-li dokument součástí spisu, při podpisu bude mezi podepisujícími předáván celý spis. Označení souboru časovým razítkem (typu PDF) 1. Záložka Soubory. 2. Klikněte na ikonu (Časová značka). Systém vytvoří novou verzi souboru v PDF a vloží do ní časovou značku s kvalifikovaným certifikátem organizace. Poznámka: Soubory lze označit časovým razítkem pouze tehdy, je-li zapnut modul Časové značky, v opačném případě se ikona nezobrazuje. Současné opatření souboru elektronickým podpisem a časovým razítkem (typu PDF) 1. Záložka Soubory. 2. Klikněte na ikonu (Podepsat s časovou značkou). Systém vytvoří novou verzi souboru v PDF a vloží do ní el. podpis a časovou značku s kvalifikovaným certifikátem organizace. Poznámka: Současně opatřit soubor elektronickým podpisem a časovým razítkem lze pouze tehdy, je-li zapnut modul Časové značky, v opačném případě se ikona nezobrazuje. 26

Odstranění souboru 1. Záložka Soubory. 2. Klikněte na ikonu (Smazat všechny verze). Systém odstraní připojený soubor včetně všech jeho verzí. ZÁLOŽKA SOUVISEJÍCÍ Záložka zobrazuje seznam souvisejících objektů (typy vazeb definuje administrátor) a systémových vazeb, které eviduje automaticky systém např. při vložení do spisu, vytvoření odpovědi, založení kopie,. Vytvoření nové vazby na související objekt 1. Záložka Související. 2. Vyberte typ vazby z číselníku vazeb. 3. Zadejte řetězec pro vyhledání objektu a zvolte [Vyhledat]. 4. Vyberte kliknutím související dokument/spis z nabízeného seznamu, který odpovídá zadanému řetězci pro vyhledání. Vazba na související objekt je zobrazena v části "Seznam souvisejících objektů". Odstranění vazby na související objekt 1. Záložka Související. 2. Stiskněte ikonu na příslušném řádku Seznamu souvisejících objektů. Systém odstraní vazbu na související objekt. Tisk seznamu souvisejících objektů a systémových vazeb 1. Záložka Související. 2. Stiskněte tlačítko [Tisk]. Systém vygeneruje sestavu souvisejících objektů a systémových vazeb pro příslušný objekt. 27

obr. 12. Záložka související Seznam souvisejících objektů obr. 13. Záložka související Seznam systémových vazeb OBĚH DOKUMENTŮ Uživatelé si mezi sebou mohou dokumenty předávat a přebírat. Funkcionalita je podobná jako u reálných dokumentů, kdy si jednotliví pracovníci úřadu fyzicky předávají a přebírají list papíru. 28

PŘEVZETÍ DOKUMENTU/SPISU Složka Moje dokumenty Nevyřízené Vyřízené nebo Uzavřené (dle stavu přebíraného objektu). Objekty určené k převzetí jsou zobrazovány tučně. 2. Zobrazte detail objektu tím dokument/spis převezmete a dále můžete provést s objekty další akce v závislosti na stavu objektu. UPOZORNĚNÍ: Pokud je dokument zařazen do spisu, nelze ho předávat a přebírat samostatně, ale musí se operovat se spisem jako celkem. Předání a převzetí dokumentů ve spisu pak proběhne hromadně při předání/převzetí spisu. PŘEDÁNÍ DOKUMENTU/SPISU JINÉMU UŽIVATELI 1. Označte dokument. 2. Menu <Předat>. 3. V dialogovém okně Předání k vyřízení vyberte uživatele, kterému chcete objekt předat a údaj potvrďte tlačítkem [OK]. Poznámka: Uživatel (zpracovatel dokumentu) s rolí Referent, může předávat dokument pouze na uživatele, kteří jsou členy skupiny, ve které je dokument zařazen (např. je-li dokument zařazen do skupiny A, zpracovatel dokumentu může dokument předat pouze na uživatele, který je členem skupiny A). Pro uživatele s rolí Vedoucí, Administrátor, Podatelna a Výpravna platí jiná pravidla pro předávání dokumentů pravidla pro jednotlivé role jsou popsány v kapitole týkající se konkrétní role. ZMĚNA STAVU ZPRACOVÁNÍ DOKUMENTŮ A SPISŮ VYŘÍZENÍ DOKUMENTU/SPISU 1. Označte dokument/spis ve stavu Nevyřízen. 2. Menu <Vyřídit>. 3. V dialogovém okně Vyřízení zadejte kód Věcné skupiny (systém položku automaticky předvyplní, pokud je u dokumentu vyplněna), Způsob vyřízení a Datum vyřízení (přednastaven aktuální datum). 4. Údaje potvrďte tlačítkem [Uložit]. Poznámka 1: Je-li dokument vložen ve spisu, lze ho též vyřídit kliknutím na ikonu. Přechod dokumentu do stavu Vyřízen je nejen po akci <Vyřídit>, ale také po vytvoření odpovědi na doručený dokument (ke změně stavu dojde pouze u doručeného dokumentu, odpověď zůstane ve stavu Nevyřízen ) až do předání zásilky k odeslání případně po jejím odeslání. Poznámka 2: Při vyřizování dokumentu probíhá automatická kontrola vyplnění položek Listů/Příloh v závislosti na formě dokumentu. Poznámka 3: Při vyřízení Digitální/Hybridní formy dokumentu, probíhá automatické dopočítávání počtu příloh. 29

Poznámka 4: Objekty přiřazené pouze na skupinu, tzn. objekty, které nemají určeného zpracovatele, nelze vyřídit. Vyřizujete-li objekty hromadně, tj. ze složky Moje dokumenty Nevyřízené v dialogovém okně Vyřízení je navíc položka pro potvrzení, zda chcete přepsat Věcnou skupinu/způsob vyřízení i u těch objektů u kterých je již vyplněn (výchozí nastavení je, že NE ). Pokud položku zaškrtnete bude Věcná skupina/způsob vyřízení přepsán. Objekty lze vyřídit pouze tehdy, je-li jejich věcná skupina zařazena v aktuálním spisovém plánu. UZAVŘENÍ SPISU 1. Označte spis ve stavu Vyřízen. 2. Menu <Uzavřít>. 3. V dialogovém okně pro potvrzení uzavření vyberete tlačítko [ANO]. 4. V dialogovém okně Uzavření vyplňte Věcná skupina, Způsob vyřízení (tyto položky jsou předvyplněny) a Datum vyřízení (přednastaven aktuální datum). 5. Údaje potvrďte tlačítkem [Uložit]. Poznámka: Spis lze uzavřít, pouze pokud obsahuje dokumenty ve stavu Vyřízen. Uzavíráte-li objekty hromadně, tj. ze složky Moje dokumenty Vyřízené v dialogovém okně Uzavření je navíc položka pro potvrzení zda chcete přepsat Věcnou skupinu/způsob vyřízení i u těch objektů u kterých je již vyplněn (výchozí nastavení je, že NE ). Pokud položku zaškrtnete bude Věcná skupina/způsob vyřízení přepsán. Spisy lze uzavřít pouze tehdy, je-li jejich věcná skupina zařazena v aktuálním spisovém plánu. VRÁCENÍ DOKUMENTU/SPISU KE ZPRACOVÁNÍ 1. Označte dokument/spis ve stavu Vyřízen nebo Uzavřen. 2. Menu <Vrátit ke zpracování>. Stav dokumentu/spisu se změní na Nevyřízen. ZRUŠENÍ DOKUMENTU 1. Označte dokument ve stavu Nevyřízen. 2. Menu <Zrušit>. 3. V dialogovém okně Zrušení dokumentu vyplňte Důvod zrušení a údaj potvrďte tlačítkem [OK]. Stav zrušeného dokumentu je Zrušen. Zrušit dokument může zpracovatel pouze ve stavu Nevyřízen. Poznámka: Zrušený dokument může obnovit pouze administrátor. 30

SPISOVNA - UKLÁDACÍ JEDNOTKY (UJ) ZALOŽENÍ UJ 1. Složka Všechny dokumenty Do spisovny. 2. Menu <Nová UJ>. 3. Vyplňte povinné položky, eventuelně další hodnoty. 4. Položky potvrďte tlačítkem [Uložit a zavřít]. Systém zobrazí aktualizovaný obsah složky Všechny dokumenty Do spisovny, včetně nově založené UJ, do které lze vkládat uzavřené objekty. EDITACE UJ 1. Zobrazte detail UJ. 2. Upravte profilové údaje Název a Popis (ostatní položky editovat nelze). 3. Správnost položek potvrďte tlačítkem [Uložit a zavřít]. VLOŽENÍ DOKUMENTU/SPISU DO UJ 1. Označte dokument/spis ve stavu Uzavřen. 2. Menu <Vložit do ukládací jednotky>. 3. V dialogovém okně Vložení do ukládací jednotky vyberte ukládací jednotku klikem na její název. Dokument zmizí ze složky Moje dokumenty - Uzavřené a přejde do vybrané UJ, jejíž obsah lze zobrazit ze složky Všechny dokumenty - Do spisovny. VYJMUTÍ DOKUMENTU/SPISU Z UJ 1. Zobrazte detail UJ ze složky Všechny dokumenty - Do spisovny. 2. Označte objekt, který chcete z UJ vyjmout. 3. Menu <Vyjmout z UJ>. Systém objekt vyjme z UJ a vrátí ho zpět do složky Moje dokumenty / Všechny dokumenty Uzavřené. ZRUŠENÍ UJ 1. Označte UJ ve složce Všechny dokumenty - Do spisovny nebo zobrazte její detail. 2. Menu <Zrušit>. Po potvrzení zrušení UJ systém zruší ukládací jednotku a obsažené dokumenty budou vráceny zpět do složky Moje dokumenty / Všechny dokumenty Uzavřené. Poznámka: Ve zvolené UJ se zobrazují uživateli pouze objekty, na které má oprávnění, tudíž se může stát, že UJ nepůjde zrušit, protože obsahuje objekty vložené jinými uživateli, které nevidí a nemá na ně oprávnění. 31

TISK OBSAHU UJ 1. Zobrazte detail UJ. 2. Menu <Tisk>. Systém zobrazí seznam dokumentů jako sestavu, kterou je možné následně vytisknout. ODESLÁNÍ UJ DO SPISOVNY UJ do spisovny může předat pouze uživatel s rolí Podatelna a výpravna postup je uveden v části týkající se role Podatelna a výpravna. ZOBRAZENÍ DOKUMENTŮ/SPISŮ VE SPISOVNĚ Zobrazte obsah složky Všechny dokumenty - Ve spisovně, která zobrazuje dokumenty předané do spisovny. V této složce není možná žádná úprava dokumentů. VYHLEDÁVÁNÍ DOKUMENTŮ Při zadávání kritérií z klávesnice můžete použít zástupný znak * nebo %, výjimkou jsou položky ID datové schránky a ID datové zprávy, které je nutné zadat celé. Z pravé strany je zástupný znak doplňován automaticky. Například dokument s číslem jednacím ICZ_235/2012 je možné nalézt zadáním hodnoty *235. Výsledek vyhledávání je zobrazen jako seznam záznamů, které odpovídají zadaným kritériím vyhledávání a na které má uživatel oprávnění. Systém při vyhledávání nerozlišuje velká a malá písmena. Poznámka: Pozor při vyhledávání dle Čísla jednacího v případě, že jeho formát obsahuje skupinu a zkratku uživatele a současně je administrátorem nastavena jejich aktualizace při různých operacích např. při předání jinému uživateli, vyřízení, vrácení ke zpracování atd. Pokud je zadána do vyhledávacího kritéria stará hodnota skupiny/zkratky, tak se nic nevyhledá, proto je vhodné zadávat do vyhledávacího kritéria neměnnou část Čísla jednacího. FILTROVÁNÍ VE SLOŽKÁCH 1. Zobrazte obsah složky např. Moje dokumenty - Nevyřízené. 2. Zadejte filtrační kritéria do sloupců. Např. viz níže: Hledání ve sloupci Věc VD vypravení detail. 3. Filtrační kritéria potvrďte ikonou (Filtr). Zadaná filtrační kriteria se barevně zvýrazní. 4. Filtrační kritéria můžete zrušit kliknutím na ikonu (Vyčistit filtr). 32

RYCHLÉ VYHLEDÁVÁNÍ V panelu e-spis LITE vyberte v rozbalovacím poli položku, ve které chcete vyhledávat a do pole zapište vyhledávaný text a klikněte na tlačítko [Hledat]. Poznámka: V případě vyhledávání v Kdekoliv se vyhledává v položkách: Číslo jednací, Věc, UID, Spisová značka, Poznámka, Agendové číslo, ID datové zprávy a Subjekt (Jméno, Příjmení, Název, IČO, PSČ, Pošta, Ulice a Obec). V rychlém vyhledávání je možné vyhledat dokumenty a spisy nově i dle slov, která jsou obsažena v přílohách dokumentů. Tuto možnost má uživatel při volbě hledat V obsahu. Při tomto tzv. fulltextovém vyhledávání je nutné zadat celé hledané slovo nebo lze dosadit na konec hledaného řetězce pomocný znak % (v případě databáze Oracle) nebo * (v případě použití databáze MS SQL). Příklad: sklad% bude vyhledávat slova skladovat, skladník, sklady apod. POKROČILÉ VYHLEDÁVÁNÍ 1. V panelu e-spis LITE klikněte na tlačítko [Pokročilé]. 2. Zadejte oblast a kritéria pro vyhledávání. 3. Údaje potvrďte tlačítkem [Vyhledat]. Systém vyhledá objekty, které splňují všechna zadaná kritéria současně. DYNAMICKÉ SLOŽKY VYHLEDÁVÁNÍ Dynamické složky jsou určeny pro vyhledávání objektů e-spis LITE a zobrazují dynamicky generované přehledy dokumentů a spisů podle předdefinovaných vyhledávacích kritérií. Každý uživatel má možnost si vytvořit vlastní dynamické složky, které se zobrazují jako podsložky složky Moje dokumenty, výjimku tvoří administrátor, který může vytvořit dynamické složky, které se zobrazují všem uživatelům jako podsložky složky Všechny dokumenty (tyto dynamické složky může mazat pouze administrátor). Zobrazte obsah složky Moje dokumenty Výsledky hledání, která zobrazuje výsledek naposledy zadaného dotazu v rychlém nebo pokročilém hledání, nebo zadejte nový dotaz pro rychlé / pokročilé vyhledávání. V dolní části obrazovky Uložit přehled zobrazeného seznamu vyplňte název přehledu (dynamické složky). Stiskněte tlačítko [Uložit přehled]. Systém uloží dynamickou složku jako podsložku složky Moje dokumenty. Dynamické složky je možné odstranit pomocí ikony (Zrušit přehled). TISKOVÉ VÝSTUPY Z APLIKACE TISK SPISOVÉ OBÁLKY VČETNĚ SBĚRNÉHO ARCHU 1. Zobrazte detail spisu, k němuž chcete vytisknout spisovou obálku. 2. Menu <Tisk>. 3. V dialogovém okně Stažení souboru zvolte, zda chcete vygenerovanou sestavu otevřít nebo uložit. Systém vygeneruje sestavu spisové obálky včetně sběrného archu zvoleného spisu. 33

TISK ŠTÍTKU (ČÁROVÉHO KÓDU) OBJEKTŮ 1. Zobrazte profil spisu nebo dokumentu. 2. Tlačítko [Tisk štítku]. 3. V dialogovém okně Stažení souboru zvolte, zda chcete vygenerovanou sestavu otevřít nebo uložit. Systém zajistí vytištění štítku s informacemi podle zadané šablony (např. UID, číslo jednací apod.) na zvolené tiskárně čárových kódů. Poznámka: Jedná se o volitelný modul, ne všechny instalace tedy tento tisk podporují. TISK ŠTÍTKU (S ČÁROVÝM KÓDEM) UKLÁDACÍ JEDNOTKY 1. Zobrazte detail ukládací jednotky. 2. Menu <Tisk štítku>. Systém vytvoří štítek UJ ve formě wordového dokumentu k vytištění na tiskárně. TISK PŘEHLEDU DOKUMENTŮ A SPISŮ V každé složce (přehledu dokumentů např. Nevyřízené, Uzavřené, Blízký termín atd.) je uživatelům v menu k dispozici tlačítko <Tisk>, jehož prostřednictvím lze zobrazit seznam dokumentů jako sestavu bez grafiky, kterou lze následně vytisknout. Sloupce a jejich pořadí jsou pro tisk optimalizovány oproti podobě zobrazované v přehledu na obrazovce. 1. Zobrazte obsah konkrétní složky 2. Menu <Tisk>. Systém vygeneruje sestavu určenou pro tisk. TISK STATISTICKÉHO PŘEHLEDU Tato položka je dostupná všem uživatelům. Po zvolení této volby se v závislosti na oprávněních (uživatel, vedoucí, administrátor) zobrazí uživateli formulář s různým rozsahem možností generování sestav. Uživatel může vygenerovat statistiku pouze za svou činnost vykonanou ve spisové službě, vedoucí za všechny své podřízené dohromady nebo každého jednotlivce zvlášť a administrátorovi jsou dostupná statistická data za celou organizaci. Statistiky jsou generovány do souboru ve formátu PDF. Zobrazuje například aktuální počet nevyřízených dokumentů, evidovaných dokumentů, vyřízených dokumentů atd. za uživatele, skupinu či organizaci, přehled poštovného, statistika časových razítek. 1. Složka Tisk Statistiky 2. Z nabídky vyberte požadovanou sestavu a parametry. 3. Stiskněte tlačítko [Tisk]. Systém vygeneruje sestavu se statistikami dle zadaných parametrů. 34

KONTROLA EXISTENCE DATOVÉ SCHRÁNKY Zda se má či nemá provádět automatická kontrola existence datové schránky, závisí na rozhodnutí každé organizace. Zaktivnění případně deaktivaci kontroly datových schránek před odesláním zásilky nastavuje v každé organizaci administrátor aplikace. Kontrola se provádí při: Evidenci zásilky (pošta, e-mail, fax) pomocí tlačítka [Zkontrolovat DS] Předání zásilky K odeslání automaticky systémem Odeslání zásilky automaticky systémem EVIDENCE ZÁSILKY KONTROLA DATOVÉ SCHRÁNKY 1. Detail dokumentu se zásilkou pošta, e-mail nebo fax. 2. Tlačítko [Zkontrolovat DS]. 3. V případě, že k subjektu byla nalezena datová schránka(y), zobrazí se jejich seznam, v opačném případě se zobrazí dialogové okno, zda chcete provést kontrolu ještě jednou, tentokrát ale pouze pomocí základních údajů. 4. V seznamu označte příslušnou datovou schránku. 5. Stiskněte tlačítko [Předělat stávající zásilku] (systém původní zásilku změní na typ Datová zpráva), [Přidat novou zásilku] (Systém k dokumentu založí novou zásilku typu Datová zpráva) nebo [Nedělat nic] změně). (Nedojde k žádné PŘEDÁNÍ ZÁSILKY K ODESLÁNÍ NEBO ODESLÁNÍ KONTROLA DATOVÉ SCHRÁNKY V těchto místech provádí systém kontrolu pouze tehdy, je-li administrátorem kontrola existence datové zprávy zaktivněna. Systém provádí kontrolu pro každou zásilku v dokumentu, a pokud dokument ke kontrolovaným zásilkám neobsahuje zásilku odesílanou do datové schránky, zobrazí upozornění, že v dokumentu existují zásilky, které by měly být odeslány přes datovou schránku. V případě zvolení, že chcete pokračovat bez kontroly existence datové schránky, dojde k předání zásilek k odeslání, v opačném případě ke změně stavu zásilek nedojde a k dokumentu je možné přidat chybějící zásilky typu datová zpráva. 35