Uživatelská příručka systému Spisové služby (SpS) pro role Podatelna Výpravna Spisovna

Transkript

1 Uživatelská příručka systému ICZ a.s. divize Správa a řízení dokumentů Hvězdova 1689/2a Praha 4 Tel.: Fax: Internet: Uživatelská příručka systému Spisové služby (SpS) pro role Podatelna Výpravna Spisovna Vypracoval kolektiv pracovníků ICZ a. s. Předáno dne Verze 2.20

2 Správa dokumentu Záznam změn Datum Autor Verze Popis změn EXPRIT 2.12 Žádný předchozí dokument ICZ 2.13 Úprava kapitol dle funkčnosti ver ICZ 2.14 Úpravy dle funkčnosti systému; popis úprav v kap ICZ 2.15 Úpravy dle funkčnosti systému; popis úprav v kap ICZ 2.16 Úpravy dle funkčnosti systému; popis úprav v kap ICZ 2.17 Úpravy dle funkčnosti systému; popis úprav v kap ICZ 2.18 Úpravy dle funkčnosti systému; popis úprav v kap ICZ 2.19 Úpravy dle funkčnosti systému ICZ 2.20 Úpravy dle funkčnosti systému Kontrolovali Jméno Pozice Josef Sedláček Vedoucí projektu ICZ a. s. Pavel Pačes Konzultant projektu ICZ a. s. Distribuce Kopie č. Jméno Umístění 1. Knihovna projektu ICZ a.s, divize Správa a řízení dokumentů,hvězdova 1689/2a, Praha 4 Tento dokument je určen pouze pro vnitřní potřebu organizace. Žádná část tohoto dokumentu nesmí být zveřejněna mimo tuto organizaci, a to v žádné podobě, bez předchozího písemného souhlasu firmy ICZ a.s.. V dokumentu bylo použito názvů firem a produktů, které mohou být chráněny patentovými a autorskými právy nebo mohou být registrovanými obchodními značkami podle příslušných ustanovení právního řádu.

3 Obsah 1.1. Přehled dokumentace e-spis... 1 Prostředí Referent - pracovník podatelny / výpravny Uživatelské prostředí... 3 Podatelna Podatelna Zaevidování nového podání Zkrácený formulář pro evidenci podání Pokračování v evidenci dalších podání Ověření adresných údajů doručení a vypravení proti ÚIR-ADR Zrušení záznamu o podaném dokumentu v podatelně Přijatá podání Odmítnutá podání Tisková sestava Předávací protokol Tisková sestava Podací deník Výpravna Výpravna Převzetí dokumentů (obálek) výpravnou Storno vypravení Oprava údajů vypravení výpravnou Předání vypravení do distribuce (1. zápis ČDZ) Potvrzení vypravení v distribuci (2. zápis ČDZ) Oprava údajů zadaných při předání vypravení do distribuce (3. zápis ČDZ) Stažení vypravení z distribuce Speciální postup pro předání dokumentu do distribuce ze záložky Vypravení Speciální postup pro vypravení dokumentu ze záložky Vypravení Spisovna Referent - pracovník spisovny Uživatelské prostředí Převzetí ukládací jednotky Obsah spisovny Zápůjčky obsahu ukládací jednotky ze spisovny Předání ukládací jednotky do jiné spisovny Skartace Tisková sestava Skartační návrh Index iii

4

5 Úvod 1. Úvod Tato příručka (aplikace ver. 2.20) popisuje speciální činnosti dostupné pracovníkům s rolemi Podatelna, Výpravna a Spisovna (dále základní příručka). Příručka navazuje na Uživatelskou příručku pro role Referent, Vedoucí a Sekretariát a předpokládá znalost této základní příručky. Každý uživatel bez ohledu na to, jaké další role má přiděleny, má i roli referent (a tedy může vykonávat činnosti příslušející této roli). Činnosti uvedené v této příručce jsou doplněním činností Referenta uvedených v základní příručce Přehled dokumentace e-spis V této kapitole je uveden seznam dokumentace spolu s tím, komu je dokumentace určena a v jaké formě je dostupná. Administrátorská dokumentace příručka SpSOrgAdmin administrátor PDF příručka SpSAdminSetup administrátor PDF příručka SpSScan administrátor PDF Uživatelská příručka pro administrátory administrátor PDF, help Uživatelská dokumentace Společná dokumentace Uživatelská příručka Tipy a triky všichni uživatelé PDF, help Spisová služba Uživatelská příručka RSV referent, sekretariát, vedoucí PDF, help Uživatelská příručka POU podatelna, spisovna, výpravna PDF, help Quick reference všichni uživatelé PDF Registratury Uživatelská příručka všichni uživatelé PDF, help Quick reference všichni uživatelé PDF Smlouvy Uživatelská příručka všichni uživatelé PDF, help Quick reference všichni uživatelé PDF Úkoly Uživatelská příručka všichni uživatelé PDF, help 1

6 Uživatelská příručka SpS POU Quick reference všichni uživatelé PDF Usnesení Uživatelská příručka všichni uživatelé PDF, help Quick Reference organizátor PDF Quick Reference zpracovatel PDF Statistiky Uživatelská příručka všichni uživatelé PDF, help Vzorové statistiky správce statistik PDF Výměna dokumentů Uživatelská příručka podatelna, výpravna PDF, help Speciální dokumentace Uživatelská příručka edeska správce úřední desky PDF Integrace s frankostrojem výpravna PDF Návod pro šablony el. dokumentů administrátor PDF Uživatelská příručka Katastry všichni uživatelé PDF Výukové programy pro moduly Spisová služba (zahrnuje i modul Statistika) Spisová služba pro školy Registratury Úkoly edeska všichni uživatelé pracovníci školských zařízení všichni uživatelé všichni uživatelé všichni uživatelé 2

7 Prostředí 2. Referent - pracovník podatelny / výpravny Tato kapitola seznamuje uživatele SpS s činností role Výpravna a Podatelna a s jejich funkcemi. Pracovník podatelny je uživatel provádějící především příjem dokumentů doručených do organizace a evidenci přijatých podání. Pracovník výpravny je uživatel zajišťující vypravování dokumentů z organizace. V praxi roli výpravny často zajišťuje podatelna. Referent podatelny má přístup i k funkcím výpravny. Podání a vypravení jsou navzájem opačné procesy. Podáním jsou do systému SpS přijímány např. dokumenty od občanů, zatímco vypravením jsou jim doručovány např. výzvy, odpovědi a rozhodnutí. Pracovník výpravny a pracovník podatelny mají k dispozici jak všechny funkce SpS jako referent, tak některé další. Mezi speciální funkce pracovníka výpravny patří "Vypravení dokumentů ", zatímco pro pracovníka podatelny je to funkce "Podání dokumentů". Pracovník s rolí Výpravna zajišťuje také vyvěšení dokumentů na úřední desce Uživatelské prostředí Uživatelské prostředí připomíná prostředí Referenta. V levé části okna Internet Exploreru vyberte v panelu navigačního stromu ikonu (Agendy). Ve složce Přehledy přibyly podsložky Podatelna, Výpravna a Správa úřední desky vztahující se buď k podávání nebo vypravování, případně vyvěšování dokumentů. Podatelna a Výpravna mají každá své vlastní podsložky. obr 1. Uživatelské prostředí pracovníka výpravny a podatelny 3

8 Uživatelská příručka SpS POU Složky podatelny a výpravny Pracovník podatelny / výpravny má k dispozici tyto speciální složky a podsložky, které se zobrazí po rozbalení složky Přehledy - Podatelna, příp. Přehledy - Výpravna : tab 1. Význam složek Podatelny a Výpravny Název složky Zobrazuje Podatelna dokumenty zaevidované podatelnou během kalendářního dne. Podané dnes Podatelna Přijatá automaticky zaevidovaná interní vypravení dokumentů, podání vypravené výpravnou a připravená k předání na OJ jako "nový" doručený dokument, dále dokumenty podané prostřednictvím Interspisu nebo datových schránek. Podatelna dokumenty, které pracovník podatelny předal pracovníkovi jiné Odmítnuté OJ (nebo na jinou OJ) a které byly příjemcem odmítnuty. Výpravna všechna podání předaná z organizačních jednotek na výpravnu. K převzetí Výpravna vypravení, která již výpravna převzala a nadále je zpracovává. K vypravení Výpravna vypravení připravená k předání distributorovi. V distribuci Výpravna vypravení, která byla vypravena za posledních 30 dnů. Vypravené Výpravna Vypravené k zápisu doručení Výpravna vypravení, která byla vypravena za posledních 30 dnů a mají způsob zacházení, u kterého je nastaveno povinné doručení, tj. vypravení čekají na zápis výsledku doručení. vypravení, která jsou starší než 30 dnů. 4

9 Prostředí Vypravené archiv Správa úřední správa dokumentů, které jsou určeny k vyvěšení na úřední desky desce, funkce je dostupná pouze roli Výpravna. 5

10

11 Podatelna 3. Podatelna Referent podatelny u každého došlého dokumentu zapíše základní identifikační udaje a určí, komu dokument náleží. V aplikaci zadá buď příslušnou organizační jednotku (pak dokument převezme pracovník jejího sekretariátu, resp. reprezentant OJ, popř. vedoucí OJ), nebo přímo funkční místo Zaevidování nového podání Postup: V panelu navigačního stromu vyberte ikonu (Agendy), rozbalte složku Přehledy a zvolte Podatelna - Podané dnes. Chcete-li zaevidovat dokument, ke kterému má být přiděleno číslo jednací, zvolte příkaz menu <Založit / Nové podání > (obr. 2), v opačném případě zvolte příkaz menu <Založit / Nové podání - přijaté >, kdy založíte dokument bez čísla jednacího. obr 2. Založení nového podání V obou případech se zobrazí formulář pro evidenci nového dokumentu: Doručený dokument (evidence včetně čísla jednacího) / Přijaté podání (evidence bez čísla jednacího). Postup při vyplňování jednotlivých položek je shodný, proto bude ukázán pouze na jednom z nich. Uživatelem jsou dále zadány podrobné údaje o doručení dokumentu (způsob doručení a zacházení, druh zásilky, datum doručení apod.) a kontaktní údaje subjektu. Zadání údajů je odlišné podle způsobu doručení: poštovní/osobní - evidence dokumentu, který byl doručen poštou, osobně, kurýrem nebo jinou doručovací službou, popř. byl založen na stránkách www, em - evidence dokumentu, který byl doručen em, faxem - evidence dokumentu, který byl doručen faxem, kompletní - evidence dokumentu, který byl doručen poštou, osobně, kurýrem nebo jinou doručovací službou, popř. byl založen na stránkách www, a obsahuje kontaktní údaje adresné, i fax. 7

12 Uživatelská příručka SpS POU obr 3. Formulář doručeného dokumentu na podatelně Pokud v poli "Kopírovat údaje" nastavíte ANO, bude mít následující záznam zkopírované všechny údaje z předchozího podání. V poli "Provést podání na: " se kliknutím na tlačítko zobrazí číselník organizačních jednotek (OJ), příp. funkčních míst (FM), kliknutím na OJ (FM) určete příjemce podání (je doplněn název vybrané organizační jednotky nebo funkčního místa). obr 4. Obrázek se zvýrazněním OJ 8

13 Podatelna Ve formuláři vyplňte základní údaje o dokumentu (údaje, které neznáte, např. značku referenta, kterému bude v rámci organizační jednotky dokument přidělen, budou doplněny později po převzetí dokumentu z podatelny) stejným způsobem, jakým postupuje Referent při zakládání nového dokumentu (základní příručka). Část formuláře vyhrazenou pro "Subjekt " (odesílatel dokumentu) zadáte stejně jako Referent zadává adresu při doručení (základní příručka ) nebo při vypravení (základní příručka). Prioritně zkusíte poštovní kontaktní údaje najít v číselníku Subjektů. Podle způsobu doručení vyplňte pole formuláře níže uvedeným postupem Evidence poštovního/osobního podání: Postup: Ve formuláři Doručený dokument vyplňte do pole Způsob doručení a Druh zásilky žádanou hodnotou, zadejte další údaje o doručení (datum odeslání/doručení apod.). obr 5. Podatelna - evidence poštovního/osobního podání 9

14 Uživatelská příručka SpS POU V poli "Subjekt " primárně vyberte adresu z číselníku nebo doplňte adresné údaje odesílatele: Pokud je evidována organizace, zadejte údaje do polí "Obchodní název", ("Dopl. název") a adresné údaje organizace v poli "Adresa". Pokud je evidována osoba, zadejte údaje do polí "Titul před/za ", "Jméno", "Příjmení", (popř. "Oslovení") a adresné údaje osoby v poli "Adresa". Práce s číselníkem adresátů je popsána v základní příručce. Po ukončení úpravy údajů stiskněte tlačítko [Uložit]. Poznámka Na záložce Doručení jsou v poli "Subjekty " uvedeny položky pouze pro poštovní/osobní podání. 10

15 Podatelna Evidence podání prostřednictvím u: Postup: Ve formuláři Doručený dokument vyplňte do pole Způsob doručení hodnotu , zadejte další údaje o doručení (datum odeslání/doručení apod.). obr 6. Podatelna - evidence ového podání V poli "Subjekt " doplňte (pokud subjekt nenajdete v číselníku) údaje odesílatele,: Pokud je evidována organizace, zadejte údaje do polí "Obchodní název", ("Dopl. název"), " ". Pokud je evidována osoba, zadejte údaje do polí "Titul před/za ", "Jméno", "Příjmení", (popř. "Oslovení"), " ". Práce s číselníkem adresátů je popsána v základní příručce. 11

16 Uživatelská příručka SpS POU Po ukončení úpravy údajů stiskneme tlačítko [Uložit]. Poznámka Na záložce Doručení jsou v poli "Subjekty " uvedeny položky pouze pro ové podání Evidence podání prostřednictvím faxu: Postup: Ve formuláři Doručený dokument vyplňte do pole Způsob doručení hodnotu fax, zadejte další údaje o doručení (datum odeslání/doručení apod.). obr 7. Podatelna - evidence faxového podání 12

17 Podatelna V poli "Subjekt " doplňte (pokud subjekt nenajdete v číselníku) údaje odesílatele: Pokud je evidována organizace, zadejte údaje do polí "Obchodní název", ("Dopl. název"), "Fax". Pokud je evidována osoba, zadejte údaje do polí "Titul před/za ", "Jméno", "Příjmení", (popř. "Oslovení"), "Fax. Práce s číselníkem adresátů je popsána v základní příručce. Po ukončení úpravy údajů stiskneme tlačítko [Uložit]. Poznámka Na záložce Doručení jsou v poli "Subjekty " uvedeny položky pouze pro faxové podání Evidence kompletního podání: 13

18 Uživatelská příručka SpS POU Postup: Ve formuláři Doručený dokument vyplňte do pole Způsob doručení hodnotu Poštou, Osobně, zadejte další údaje o doručení (datum odeslání/doručení apod.). obr 8. Podatelna - evidence kompletního podání V poli "Subjekt " vyberte adresu z číselníku, nebo doplňte údaje o odesílateli: Pokud je evidována organizace, zadejte údaje do polí "Obchodní název", ("Dopl. Název"), " ", "fax" a adresné údaje organizace v poli "Adresa". Pokud je evidována osoba, zadejte údaje do polí "Titul před/za ", "Jméno", "Příjmení", (popř. "Oslovení"), " ", "fax" a adresné údaje osoby v poli "Adresa". Práce s číselníkem adresátů je popsána v základní příručce. Po ukončení úpravy údajů stiskneme tlačítko [Uložit]. 14

19 Podatelna Poznámka Na záložce Doručení budou v poli "Subjekty " uvedeny položky pouze pro poštovní/osobní podání, ale v číselníku subjektů je založen také a fax Zkrácený formulář pro evidenci podání Při evidenci nového podání je primárně zobrazen Plný formulář v případě potřeby je tento formulář možné upravit na Zkrácený. Zkrácený formulář je určen pro evidenci poštovních nebo osobních podání. obr 9. Podatelna - evidence nového podání ve zkráceném formuláři 3.3. Pokračování v evidenci dalších podání Po zaevidování nového dokumentu se objeví formulář pro zadání nového dokumentu, kde v horní části je zobrazena informace o právě založeném dokumentu ("Číslo jednací" nebo "UID" (dle toho zda byl založen dokument "s" nebo "bez" čísla jednacího) a "Věc"). Pod nimi je hypertextový příkaz [Tisk štítku] pro tisk štítku s čárovým kódem pro právě zaevidovaný dokument. obr 10. Formulář pro pokračování v evidenci dokumentů na podatelně Evidence dokumentu s číslem jednacím: 15

20 Uživatelská příručka SpS POU Evidence dokumentu bez čísla jednacího: Ve formuláři jsou předvyplněny údaje z předchozího podání v poli "Provést podání na " je stejný příjemce (OJ / FM) a pokud u předchozího podání byla v poli "Kopírovat údaje" nastavena hodnota Ano, pak jsou zkopírovány všechny vyplněné hodnoty (povinné i nepovinné) a přeneseny do formuláře evidence dalšího podání. Pokračujte v evidenci podání pro stejnou OJ / FM, nebo hodnotu vymažte ( ( ) vyberte příjemce jiného. Nově podaný dokument se zobrazí ve složce Podané dnes a současně ve složce Předané (možnost odvolání podání). obr 11. Seznam podaných dokumentů ) a z číselníku Zároveň se dokumenty založené pro organizační jednotky zobrazují v jejich složkách Přehledy - Útvar (sekretariát) - K převzetí nebo Útvar (vedoucí) - K převzetí. Dokumenty založené pro funkční místa ze zobrazí příslušným uživatelům SpS v jejich složce K převzetí. 16

21 Podatelna Poznámka: Ve složce Přehledy - Podatelna - Podané dnes jsou zobrazena pouze podání, která byla na podatelně evidována v průběhu jednoho kalendářního dne. To znamená, že po půlnoci je obsah složky systémem odstraněn a podání z předchozích dnů je možno pouze vyhledat. Ve složce Předané jsou zobrazena podání tak dlouho, dokud si je příjemce nepřevezme. Po ukončení evidence podání vytiskne pracovník podatelny předávací protokoly (viz základní příručka), které předá společně s podáními zástupci OJ = Reprezentantovi OJ Ověření adresných údajů doručení a vypravení proti ÚIR-ADR Pokud máte nainstalovaný registr adres, je chování systému závislé na nastavení společném pro celou organizaci. Parametricky lze nastavit kontrolu v režimu: ruční / automatická / ruční i automatická. U adresných informací u odesílatele, adresáta nebo souvisejícího subjektu je zobrazen stav ověření Neověřeno, Ověřeno (úplná shoda) nebo Ověřeno částečně (částečná shoda). Poznámka: Ve formulářích pro zadání adres je nad tlačítkem [Uložit] zobrazeno pole pro ověření adres "Ověření adresy". Automatická (systémová) kontrola Po zadání adresných údajů systém ověří shodu těchto údajů s údaji v registru a podle výsledku označí systém adresu jako ověřenou / s částečnou shodou / neověřenou. Ruční kontrola Ve formulářích pro zadání adres je uživatelem ručně zadána kontrola adresy. obr 12. Formulář pro zadání vypravení s ověřením adresy 17

22 Uživatelská příručka SpS POU Postup: Zapište údaje o způsobu vypravení zacházení, druhu zásilky, adresátovi a adresné údaje (alespoň některé). Umístěte kurzor do políčka "Ověření adresy" a stiskněte klávesu F10. Systém porovná zadané části adresy s adresami v registru a nabídne k výběru všechny, které se shodují se zadanými údaji. obr 13. Nabídka ověřených adres pro výběr 18

23 Podatelna Čím přesněji adresu zadáte, tím kratší dobu bude systému trvat, než najde všechny odpovídající adresy. Kliknutím na řádek se žádanou adresou se veškeré adresné údaje přenesou do formuláře a v políčku "Ověření adresy" se objeví hodnota ověřeno. Pokud vámi zadané údaje se shodují právě s jednou adresou z registru, systém doplní veškeré další adresné údaje, které jste neuvedli, a adresu také označí jako ověřeno. Pokud zadáte údaje, které se v registru nevyskytují, systém zobrazí okno s prázdným výběrem. (obr. 14). Toto okno zavřete a buď adresu upravte, nebo ji uložte. Pokud adresu uložíte beze změny, systém ji uloží ve stavu neověřeno. obr 14. Ukázka výsledku ověření adresy neodpovídající žádné adrese z registru 19

24 Uživatelská příručka SpS POU 3.5. Zrušení záznamu o podaném dokumentu v podatelně Podaný dokument je zobrazen ve složce Přehledy - Podatelna - Podané dnes a současně také ve složce Předané. Postup: Zobrazte obsah složky Předané, označte podání pro následné zrušení a z menu <Oběh/Odvolat předání> vrátíte podání do složky Na stole V případě, že odvoláte podání, kterému nebylo přiděleno číslo jednací, zobrazí se ve složce Přijaté. Zobrazte obsah složky Na stole příp. Přijaté, označte podání a z menu <Úpravy/Zrušení> zrušte podaný dokument. Zrušené podání (předáno administrátorovi) bude zobrazeno společně s ostatními podáními pouze ve složce Podané dnes. Informace o zrušení dokumentu se zobrazí v dokumentu na záložce Profil (v položce "Stav") a na záložce Referátník, kde se ve sloupci "Instrukce" objeví záznam Vymazání záznamu z evidence e-spis. POZOR: Odstraněný záznam může vrátit do systému pouze administrátor systému. Obnovený záznam bude systémem zobrazen ve složce K převzetí uživatele, který byl posledním Zpracovatelem dokumentu. 20

25 Podatelna 3.6. Přijatá podání Interní vypravení, vypravené z jedné OJ na jinou OJ, je po vypravení výpravnou zobrazeno ve složce Podatelna - Přijatá podání. V této složce se dále zobrazují datové zprávy, dokumenty podané prostřednictvím datových schránek Přijatá podání - interní vypravení Složka Podatelna - Přijatá podání zobrazuje dokumenty, které jsou v Podatelně automaticky zaevidované po vypravení interních vypravení dokumentů Výpravnou. Zaevidovaná podání jsou připravena k předání na dotčený odbor jiné OJ jako nový doručený dokument. obr 15. Seznam přijatých podání Postup: V panelu navigačního stromu vyberte ikonu (Agendy), rozbalte složku Přehledy a zvolte Podatelna - Přijatá podání. Otevřete profil dokumentu kliknutím na číslo jednací. Zobrazí se profil nově evidovaného doručeného dokumentu pro výběr organizační jednotky dotčeného odboru, na kterou se má provést předání. obr 16. Předání přijatého podání 21

26 Uživatelská příručka SpS POU Po kliknutí na tlačítko [Uložit] se zobrazí okno pro tisk štítku s čárovým kódem pro možnost naskenování právě evidovaného dokumentu. Po výběru tisku je nově evidovanému doručenému dokumentu přiděleno číslo jednací. Zaevidovaný dokument se přesune ze složky Podatelna - Přijatá podání do složky Podatelna - Podaná dnes a je předán reprezentantovi vybrané OJ do jeho složky K převzetí Přijatá podání - datové schránky Datové zprávy, dokumenty podané prostřednictvím datových schránek, se po stažení do SpS zobrazují ve složce Podatelna - Přijatá podání odkud se dále předávají na reprezentanta organizační jednotky nebo na konkrétní funkční místo. 22

27 Podatelna Stažení datových zpráv Postup: V panelu navigačního stromu vyberte ikonu (Agendy), rozbalte složku Přehledy a zvolte Podatelna - Přijatá podání. V menu vyberte příkaz <Dat. schránka/aktualizovat seznam doručených>, zadejte kriteria pro stažení datových zpráv a stiskněte tlačítko [Odeslat]. obr. Aktualizace doručených datových zpráv Datové zprávy stažené do SpS, dle zadaných kriterií, jsou zobrazeny ve složce Podatelna - Přijatá podání a označeny ikonami obr. Seznam stažených datových zpráv Předání datových zpráv Stažené datové zprávy je možné předat na reprezentanta organizační jednotky nebo přímo na konkrétní funkční místo. Pokud byl příjemce vyplněn, lze ho zjistit z obálky datové zprávy, kterou zobrazíte kliknutím na ikonu. obr. Obálka datové zprávy 23

28 Uživatelská příručka SpS POU Postup: V panelu navigačního stromu vyberte ikonu (Agendy), rozbalte složku Přehledy a zvolte Podatelna - Přijatá podání. Označte datovou zprávu, kterou chcete předat a v menu vyberte příkaz <Dat. schránka/přijmout a zaevidovat doručené> (z datové zprávy se stane doručený dokument, kterému je přiděleno číslo jednací) nebo <Dat. schránka/přijmout doručené> (z datové zprávy se stane doručený dokument bez přiděleného čísla jednacího). Dále zadejte příjemce datové zprávy a stiskněte tlačítko [Odeslat]. Zaevidovaný dokument se přesune ze složky Podatelna - Přijatá podání do složky Podatelna - Podaná dnes a je předán reprezentantovi vybrané OJ nebo na konkrétní FM do jeho složky K převzetí Odmítnutá podání 24

29 Podatelna Složka Podatelna - Odmítnuté zobrazuje dokumenty, které byly předány pracovníkem podatelny, mimo tuto OJ a které byly svým příjemcem (reprezentant OJ, FM) odmítnuty. Postup: Zobrazte obsah složky Odmítnuté. Označené dokumenty můžete pomocí menu <Oběh / Převzít > nebo <Oběh / Převzít čárovým kódem > převzít. Tím je přesunete do složky Přehledy - Referent - Na stole. Ze složky Na stole dokument zpracujete požadovaným způsobem, např. předáte na jiné FM, zrušíte podání apod.. Poznámka: Odmítnuté dokumenty jsou zobrazeny také ve složce K převzetí Tisková sestava Předávací protokol Je určena k vytištění seznamu objektů předávaných (fyzické předání dokumentů) z jedné organizační jednotky na druhou v určeném časovém úseku, případně v určitém rozmezí evidenčních čísel. Tyto parametry je také možné kombinovat. Postup: Ze složky Tiskové sestavy vyberte sestavu Předávací protokol. Zobrazený formulář Tisková sestava : Předávací protokol vyplňte a potvrďte kliknutím na tlačítko [Odeslat]. Poznámka Pokud by bylo zadáno datum přesahující 31 dnů, systém po potvrzení údajů zobrazí upozornění Časový rozdíl nesmí činit více než 31 dnů. Systém vygeneruje tiskovou sestavu a v okně "Tisková sestava byla úspěšně vygenerována" Zvolte "Otevřít sestavu". Tímto příkazem zobrazíte sestavu upravenou pro tisk. Volbou "Zpět na seznam sestav" se můžete vrátit zpět na přehled tiskových sestav. V prohlížeči INTERNET EXPLORER vyberte v menu příkaz <SOUBOR / TISK > nebo klikněte na tlačítko. Otevře se okno Tisk pro nastavení tisku, kde můžete provést úpravy (další možnosti nastavení jsou přístupné po kliknutí na tlačítko [Vlastnosti]). Pro potvrzení nastavení klikněte na tlačítko [OK]. obr 17. Zadání parametrů tiskové sestavy Předávací protokol 25

30 Uživatelská příručka SpS POU obr 18. Ukázka vygenerovaného předávacího protokolu Tisková sestava Podací deník Slouží k vytištění seznamu všech dokumentů evidovaných organizací nebo útvarem v určitém časovém období. Primárně je určena k použití v podatelně. Pro generování sestavy je nastaveno systémové omezení možnosti tisku pro aktéry (role): 26

31 Podatelna Administrátor, Vedoucí, Podatelna - tisk sestavy pro libovolnou organizační jednotku. Pro tisk podacího deníku za celou organizaci, tzn. včetně zrušených dokumentů, je vybírána organizační jednotka ROOT. Referent, Sekretariát, Spisovna, Výpravna tisk sestavy pouze pro OJ ( a jí podřízené OJ), do které je aktuální uživatel zařazen. Tisk je povolen maximálně v rozsahu 400 dní. Omezení tisku je ve výchozím stavu nastaveno na 5000 záznamů, v případě překročení tohoto počtu dojde k rozdělení podacího deníku na jednotlivé dny. Postup: Ze složky Tiskové sestavy vyberte tiskovou sestavu Podací deník. Otevře se formulář pro zadání parametrů tisku podacího deníku. obr 19. Zadání parametrů tiskové sestavy ROOT Podací deník V tomto okně stačí vyplnit jen jedno z polí "Kód organizační jednotky" nebo "Organizační jednotka" po výběru z číselníku se hodnoty dosadí automaticky do obou polí. Po zadání údajů klikněte na tlačítko [Odeslat]. Poznámka Pokud by bylo zadáno datum přesahující 400 dnů, systém po potvrzení údajů zobrazí upozornění Časový rozdíl nesmí činit více než 400 dnů. Systém vygeneruje tiskovou sestavu a v okně "Tisková sestava byla úspěšně vygenerována" Zvolte "Otevřít sestavu". Tímto příkazem zobrazíte sestavu upravenou pro tisk. Volbou "Zpět na seznam sestav" se můžete vrátit zpět na přehled tiskových sestav. V prohlížeči INTERNET EXPLORER vyberte v menu příkaz <SOUBOR / TISK > nebo klikněte na tlačítko. Otevře se okno Tisk pro nastavení tisku, kde můžete provést úpravy (další možnosti nastavení jsou přístupné po kliknutí na tlačítko [Vlastnosti]). Pro potvrzení nastavení klikněte na tlačítko [OK]. obr 20. Ukázka podacího deníku pro zvolenou OJ a období 27

32 Uživatelská příručka SpS POU Odložený tisk sestavy Generování tiskové sestavy lze také odložit na čas, ve kterém není systém vytížen (zpravidla přes noc). Odložené generování tiskových sestav do PDF souboru: Tiskové sestavy bez datumového omezení Podací deník (sestava obsahuje položky podacího deníku řazené v denním seznamu). o Omezení tisku je ve výchozím stavu nastaveno na 5000 záznamů, v případě překročení tohoto počtu dojde k rozdělení podacího deníku na jednotlivé dny. Tiskové sestavy s datumovým omezením (31 dnů) Skartační návrh, Předávací protokol, Jmenný rejstřík, Věcný rejstřík, Místní rejstřík (sestava obsahuje položky řazené v souhrnném seznamu). Tiskové sestavy bez možnosti odloženého generování Dokumenty v distribuci, Předávací protokol UJ. Tisková fronta sestavy jsou vygenerovány systémem v nastaveném čase (noční hodiny aktuálního dne): o uživatel od systému obdrží sestavu em (PDF příloha), o uživatel si po dobu 7 dní může zobrazit PDF sestavu pro další zpracování. Referent každý uživatel může odložit generování tiskové sestavy. Administrátor spravuje tiskovou frontu. 28

33 Výpravna 4. Výpravna Referent - pracovník výpravny navazuje svou činností na přípravu k vypravení, kterou provádí Referent (popř. Sekretariát). Výpravna zpracovává jak poštovní vypravení tak interní zásilky (postup vypravení interní zásilky je uveden v samostatné kapitole). Aplikace umožňuje evidovat vypravení obálek jak s využitím frankovacího stroje, tak bez tohoto zařízení. UPOZORNĚNÍ: Vypravení je možno provést jednotlivě pro každé vypravení čísla jednacího nebo také prostřednictvím hromadné zásilky. obr 21. Složky Výpravny Vlastní vypravení se skládá z několika kroků: převzetí dokumentů (obálek) k vypravení, kompletace dokumentů (obálek) a předání vypravení do distribuce, potvrzení vypravení dokumentu, zápis doručení dokumentu. Poznámka: Pokud se vypravený dokument vrátí zpět jako nedoručený, případně je doručena dodejka, je třeba tuto informaci o výsledku doručení zapsat (výpravnou, sekretariátem nebo referentem). 29

34 Uživatelská příručka SpS POU 4.1. Převzetí dokumentů (obálek) výpravnou Pracovník výpravny přebírá od pracovníků OJ poštovní vypravení (obálky dokumentů) jak fyzicky, tak elektronicky. Převzetí obálek je možno provést také pomocí čtečky BAR Code. Postup V panelu navigačního stromu vyberte ikonu (Agendy), rozbalte složku Přehledy a zvolte Výpravna - K převzetí. Pokud je v organizaci více výpraven, k nimž máte přístupová práva, aplikace zobrazí okno pro výběr výpravny. obr 22. Výběr výpravny Kliknutím vyberte žádanou výpravnu. Pokud pracujete pouze v jedné výpravně, tento krok se přeskočí a otevře se okno s obsahem vám přístupné výpravny. obr 23. Dokumenty připravené k převzetí výpravnou Další postup je odlišný podle způsobu přebírání obálek ručně nebo čtečkou: Převzetí vypravení ručně Ve složce Výpravna - K převzetí označte dokumenty určené pro převzetí a v menu zvolte příkaz <Oběh / Převzít k vypravení>. Po převzetí se vypravení ze složky K převzetí přesunou do složky K vypravení. Převzetí vypravení čtečkou BAR Code Obálky přebírány čtečkou čárových kódů (tzn. na obálce je vytištěn BAR Code vypravení). Ve složce Výpravna - K převzetí zvolte v menu příkaz <Oběh / Převzít k vypravení 30

35 Spisovna čárovým kódem>. Obálky jsou převzaty na základě systémového identifikátoru BAR Code vypravení. Zobrazí se okno pro zadání čárových kódů. Pokud čtečka nesejme správně kód, máte možnost zadat SID přebíraného vypravení (číselný údaj pod čárovým kódem) z klávesnice. V tom případě každý kód potvrdíte z klávesnice stiskem ENTER. Pokud zadáte omylem SID dokumentu, který převzít nechcete, kliknete na něj a tlačítkem ze seznamu určeného k převzetí. obr 24. Okno převzetí vypravení dokumentu pomocí čtečky čárového kódu toto vypravení odstraníte Po zadání čárových kódů všech přebíraných vypravení kliknete na tlačítko [Uložit]. Po převzetí se vypravení ze složky K převzetí přesunou do složky K vypravení. Předat k distribuci Postup je určen pro zrychlené zpracování vypravení. Ve složce Výpravna - K převzetí označte dokumenty určené pro předání do distribuce a v menu zvolte příkaz <Oběh / Předat k distribuci>. Podrobný postup je uveden v kapitole 4.4 Předání vypravení do distribuce (1. zápis ČDZ). Po převzetí se vypravení ze složky K převzetí přesunou do složky V distribuci. Vypravení jsou připravena pro tisk poštovního podacího archu Storno vypravení 31

36 Uživatelská příručka SpS POU Referent pracovník výpravny má ve složkách K převzetí a K vypravení možnost stornovat vypravení (obálek) dokumentů. Při stornování je držiteli dokumentu zaslána nová zpráva. Stav stornovaného vypravení na záložce Vypravení je "Storno " a držitel dokumentu nemůže stornované vypravení změnit. Poznámka Podrobný postup zpracování nových zpráv je uveden v základní uživatelské příručce REFERENT, SEKRETARIÁT, VEDOUCÍ. Postup V panelu navigačního stromu vyberte ikonu (Agendy), rozbalte složku Přehledy a zvolte Výpravna - K převzetí (resp. K vypravení ). Pokud je v organizaci více výpraven, k nimž máte přístupová práva, aplikace zobrazí okno pro výběr výpravny. Další postup je odlišný podle způsobu přebírání obálek ručně nebo čtečkou: Stornovat vypravení ručně Ve složce Výpravna - K převzetí (resp. K vypravení ) označte dokumenty určené ke stornování a v menu zvolte příkaz <Oběh / Stornovat vypravení>. Stornovat vypravení čtečkou BAR Code Obálky stornované čtečkou čárových kódů (tzn. na obálce je vytištěn BAR Code vypravení). Ve složce Výpravna - K převzetí (resp. K vypravení ) zvolte v menu příkaz <Oběh / Stornovat vypravení čárovým kódem>. Obálky jsou stornovány na základě systémového identifikátoru BAR Code vypravení. UPOZORNĚNÍ: Pokud již byla vytištěna poštovní obálka s čárovým kódem vypravení a je potřeba provést vypravení opakovaně na stejnou adresu, musí být založeno nové vypravení a vytištěna nová poštovní obálka (každé vypravení má svoji unikátní identifikaci) Oprava údajů vypravení výpravnou Referent pracovník výpravny může ve složkách výpravny K převzetí, K vypravení a V distribuci opravit referentem zadané základní údaje vypravení (obálek) dokumentů. V zobrazeném detailu vypravení může opravit tyto položky: Způsob vypravení (vyjma vypravení datovou zprávou) Způsob zacházení Druh zásilky (vyjma vypravení datovou zprávou) Subjekt (u jednoho vypravení) Přilohy a dodatečné informace (u vypravení datovou zprávou) 32

37 Spisovna Oprava údajů jednoho vypravení Postup Ve složce Výpravna - K převzetí (resp. K vypravení, nebo V distribuci označte jedno vypravení a v menu zvolte příkaz <Úpravy / Upravit vypravení>. V zobrazeném detailu vypravení upravte údaje vypravení a potvrďte tlačítkem [Uložit]. obr 25a Oprava jednoho vypravení V případě vypravení datovou zprávou se zobrazí následující okno: obr.25b Oprava vypravení datovou zprávou 33

38 Uživatelská příručka SpS POU Hromadná úprava údajů vypravení Postup Ve složce Výpravna - K vypravení označte několik vypravení pro úpravu a v menu zvolte příkaz <Úpravy / Editovat vybrané>. V zobrazeném detailu vypravení upravte údaje vypravení a potvrďte tlačítkem [Změnit ]. obr 26. Hromadná oprava vypravení 34

39 Spisovna Oprava zařazení na PPA Ve složce Výpravna - V distribuci je doplněna možnost hromadné úpravy hodnoty v položce Poštovní podací arch (PPA). Postup Ve složce Výpravna - V distribuci označte vypravení, u kterých hodláte změnit zařazení na poštovním podacím archu, a v menu zvolte příkaz <Úpravy / Změnit PPA>. V zobrazeném okně zapište název poštovního podacího archu a potvrďte tlačítkem [Uložit]. obr 27. Oprava zařazení na PPA Tisk Poštovních obálek ve výpravně Pracovník výpravny může provést tisk poštovních obálek k převzatým vypravením dokumentů. 35

40 Uživatelská příručka SpS POU obr 28. Tisk poštovních obálek ve výpravně Postup Ve složce Výpravna - K vypravení označte vypravení a v menu zvolte příkaz <Tisk / Tisk poštovní obálky >. Otevře se okno pro výběr šablony. Výběr šablony můžete provést přes "Kód " šablony (s využitím klávesy F10) z číselníku dostupných šablon poštovních obálek. Po vybrání šablony z číselníku klikněte na tlačítko [Tiskni]. Systém zobrazí výsledek příkazu formátovaný pro tisk. V prohlížeči INTERNET EXPLORER vyberte v menu příkaz <SOUBOR / TISK > nebo klikněte na tlačítko. Otevře se okno Tisk pro nastavení tisku, kde můžete provést úpravy (další možnosti nastavení jsou přístupné po kliknutí na tlačítko [Vlastnosti]). Pro potvrzení nastavení klikněte na tlačítko [OK] Tisk štítku vypravení Pracovník výpravny může provést tisk štítku vypravení k převzatým vypravením dokumentů. Postup Nejprve referent výpravny provede v libovolné podsložce Přehledy - Výpravna výběr tiskárny pro tisk čárového kódu vypravení. V menu < Tisk / Volba tiskárny> můžete provést přes "Kód " tiskárny (s využitím klávesy F10) z číselníku dostupných tiskáren čárových kódů. Po vybrání šablony z číselníku klikněte na tlačítko [Uložit]. obr 29. Výběr tiskárny čárového kódu vypravení 36

41 Spisovna obr 30. Tisk štítku vypravení ze složky K vypravení Ve složce Přehledy - Výpravna - K vypravení označte vypravení a v menu zvolte příkaz < Tisk / Tisk štítku vypravení >. Tiskárna nastavená jako tiskárna pro tisk čárového kódu vypravení vytiskne štítek vypravení Předání vypravení do distribuce (1. zápis ČDZ) Referent pracovník výpravny má ve složce Přehledy - Výpravna - K převzetí (resp. K vypravení ) záznamy předaných (resp. převzatých) vypravení (obálek) dokumentů. Ve složce ponechává vypravení až do chvíle, kdy je předává do distribuce provede fyzické vypravení (předání kurýrovi, odnesení na poštu). obr 31. Přehled dokumentů k vypravení Poznámka 37

42 Uživatelská příručka SpS POU Pro zlepšení orientace je v zobrazeném obsahu složky K vypravení přidán sloupec "Převzato výpravnou" s datem převzetí dokumentu k vypravení. Postup V panelu navigačního stromu vyberte ikonu (Agendy), rozbalte složku Přehledy a zvolte Výpravna - K převzetí (resp. K vypravení ). Pokud je v organizaci více výpraven, k nimž máte přístupová práva, aplikace zobrazí okno pro výběr výpravny. Další postup je odlišný podle způsobu předání obálek do distribuce ručně nebo čtečkou: Předání k distribuci ručně Ve složce Výpravna - K převzetí (resp. K vypravení ) označte dokumenty určené k předání k distribuci a v menu zvolte příkaz <Oběh / Předat k distribucií>. Předání k distribuci čtečkou BAR Code Ve složce Výpravna - K převzetí (resp. K vypravení ) zvolte v menu příkaz <Oběh / Předat k distribuci čárovým kódem>. Obálky jsou předány na základě systémového identifikátoru BAR Code vypravení (při použití frankovacího stroje viz 4.4.1). Zobrazí se formulář Předání dokumentu k distribuci. obr 32. Předání dokumentu k distribuci (ručně, čárovým kódem) Ve formuláři Předání dokumentu k distribuci zadejte: "Datum vypravení " datum fyzického předání obálek do distribuce (poštovní úřad, kurýr apod.) povinná položka, 38

43 Spisovna "ČDZ "(zkratka ČDZ znamená "Číslo doporučené zásilky") zápis provedete, pokud je ČDZ dostupné (např. od pošty přidělená číselná řada / etikety), "PPA " (číslo poštovního podacího archu) zápis čísla poštovního archu pokud např. potřebujte rozlišit 2 poštovní podací archy z jednoho dne, "Pošta " zápis poštovního místa "Distributor" vyberte z číselníku kód distributora (pokud je pouze jeden, v položce je přednastaven) povinná položka, "Hmotnost " (v gramech) zápis hmotnosti zásilky, např. 30; 800 apod., "Cena" zápis ceny zásilky, např. 7.50; 29.00; apod. Zadání údajů potvrďte tlačítkem [Uložit]. Poznámka Pokud potvrzujete předání k distribuci u více doporučených zásilek současně a máte od distributora přidělena čísla, zadáte nejnižší ČDZ, které první z nich podle seznamu dostane, a systém pak dalším doporučeným zásilkám v seznamu přiřadí odpovídající ČDZ. Po provedení akce se dokument přesune ve výpravně ze složky K vypravení do složky V distribuci, ve které pokračujete v evidenci fyzického vypravení obálek (včetně tisku poštovních archů). V této složce můžete také provést opravu zadaných údajů (viz kap.4.6 Oprava údajů zadaných při předání vypravení do distribuce (3. zápis ČDZ)). Poznámka Referentovi, který dokument připravil k vypravení, se v záložce Vypravení příslušného dokumentu objeví záznam o předání vypravení do distribuce včetně případných ČDZ. obr 33. Změna stavu vypravení u Referenta běžného uživatele Integrace s frankovacím strojem Aplikace podporuje integraci vypravení s frankovacím strojem (typ Frama, dodavatel Xertec s.r.o.; typ Neopost, dodavatel Neopost industrie a typ Ultimail, dodavatel Albacon). Nutná podmínka - tisk čárových kódů na obálky vč. číselného vyjádření; čtečka čárových kódů (volitelně). 39

44 Uživatelská příručka SpS POU UPOZORNĚNÍ: Podrobný postup je uveden v samostatné příručce Uživatelská příručka práce s frankovacím strojem. Postup: Pracovník výpravny využívá pouze aplikaci ovládající frankovací stroj. Spisovou službu využívá, až pro tisk PPA. Pracovní postupy se liší v pořadí operací viz Uživatelská příručka práce s frankovacím strojem. Pracovník výpravny zásilku identifikuje pomocí čárového kódu, poté ji zváží a ofrankuje. Frankovací stroj předá údaje o hmotnosti, výplatném, datum a čas ofrankování přes API spisové službě. Vypravení ze stavu "Předáno výpravně" přechází do stavu "V distribuci". Všechny údaje jsou zapsány v detailech tohoto vypravení. Vypravení, která byla předána do distribuce, jsou ve složce V distribuci. Následně jsou použita v tisku poštovního předávacího archu (PPA) Potvrzení vypravení v distribuci (2. zápis ČDZ) Referent pracovník výpravny má ve složce Přehledy - Výpravna - V distribuci záznamy vypravení, která jsou fyzicky předávána distributorovi (předání kurýrovi, odneseny na poštu). Pro zlepšení orientace je v zobrazeném obsahu složky přidán sloupec "Převzato" s datumem předání vypravení do distribuce. obr 34. Vypravení v distribuci Před potvrzením vypravení pracovník výpravny vytiskne poštovní podací archy (viz. základní příručka), které předává společně se zásilkami distributorovi. UPOZORNĚNÍ: Níže uvedenou činnost provádíte po fyzickém vypravení obálek a pouze u dokumentů, které jsou skutečně vypravené. Postup 40

45 Spisovna Rozbalte složku Přehledy a zvolte Výpravna - V distribuci. Pokud je v organizaci více výpraven, k nimž máte přístupová práva, aplikace zobrazí okno pro výběr výpravny. Poté se zobrazí složka V distribuci s možností potvrzení vypravení. Okno Potvrdit vypravení se zobrazí po volbě menu <Oběh / Potvrdit vypravení>. obr 35. Potvrzení vypravení Ve formuláři Potvrdit vypravení zadejte: "Změnit ČDZ" pokud je hodnota ČDZ předvyplněna z 1. zápisu a nechcete aby byla přepsána zvolte NE a v poli "ČDZ" ponechte zobrazenou hodnotu (nebo prázdné pole, pokud není ČDZ známo); pokud zadáváte nový údaj z poštovního archu zvolte ANO a v poli "ČDZ" zadejte novou hodnotu, "ČDZ" (zkratka ČDZ znamená "Číslo doporučené zásilky") vyplňte dle výběru v poli "Změnit ČDZ", "PPA" (číslo poštovního podacího archu) hodnota může být předvyplněna z 1.zápisu nebo zapište číslo poštovního archu (bylo zadáno při předání do distribuce); ponechte prázdné (pokud při předání do distribuce nebylo zadáno), "Distributor" vyberte z číselníku kód distributora (pokud je pouze jeden, v položce je přednastaven) povinná položka. Pokud potvrzujete vypravení více doporučených zásilek, zadáte nejnižší ČDZ, které první z nich podle seznamu dostala, a systém pak ostatním doporučeným zásilkám v seznamu přiřadí odpovídající ČDZ. Zadání údajů potvrďte tlačítkem [Uložit]. Po provedení akce se dokument přesune ze složky Přehledy - Výpravna - V distribuci do složky Přehledy - Výpravna - Vypravené a Přehledy - Výpravna - Vypravené k zápisu doručení, ve kterých pokračujete v evidenci výsledku doručení vypravených obálek dokumentů. Poznámka: Referentovi, který dokument připravil k vypravení, se v záložce Vypravení příslušného dokumentu objeví záznam o vypravení včetně případných ČDZ. 41

46 Uživatelská příručka SpS POU 4.6. Oprava údajů zadaných při předání vypravení do distribuce (3. zápis ČDZ) Referent pracovník výpravny může ve složce Přehledy - Výpravna - V distribuci ještě opravit záznamy vypravení, která pracovník výpravny fyzicky předává distributorovi (předání kurýrovi, odnesení na poštu). obr 36. Oprava předání vypravení do distribuce Postup Ve složce Přehledy - Výpravna - V distribuci označte jedno vypravení a v menu zvolte příkaz <Oběh / Opětovné vypravení>. Ve formuláři Předání dokumentu k distribuci zadejte: "Datum vypravení " datum fyzického předání obálek do distribuce (poštovní úřad, kurýr apod.) povinná položka, "ČDZ "(zkratka ČDZ znamená "Číslo doporučené zásilky") zápis provedete, pokud je ČDZ dostupné (např. od pošty přidělená číselná řada / etikety), "PPA " (číslo poštovního podacího archu) zápis čísla poštovního archu pokud např. potřebujte rozlišit 2 poštovní podací archy z jednoho dne, "Pošta " zápis poštovního místa "Distributor" vyberte z číselníku kód distributora (pokud je pouze jeden, v položce je přednastaven) povinná položka, "Hmotnost " (v gramech) zápis hmotnosti zásilky, např. 30; 800 apod., "Cena" (v Kč) zápis ceny zásilky, např ; 29.00; apod. Zadání údajů potvrďte tlačítkem [Uložit] Stažení vypravení z distribuce 42

47 Spisovna Referent pracovník výpravny může ze složky Přehledy - Výpravna - V distribuci také stáhnout ta vypravení, které nebude předávat distributorovi (předání kurýrovi, odnesení na poštu). Postup Ve složce Přehledy - Výpravna - V distribuci označte vypravení a v menu zvolte příkaz <Oběh / Stáhnout z distribuce>. Vypravení změní stav na "Převzato výpravnou "a je přemístěno do složky Výpravna - K vypravení Speciální postup pro předání dokumentu do distribuce ze záložky Vypravení Pracovník výpravny má možnost předat dokument do distribuce i ze záložky Vypravení, a tím připravit vypravení pro tisk v poštovním podacím archu. obr 37. Předání dokumentu do distribuce ze záložky Vypravení Postup: Vyberte vlastní dokument a zobrazte záložku Vypravení. Označte zaškrtnutím vypravení ve stavu předáno výpravně a klikněte na ikonu k distribuci]. Otevře se dialogové okno Předání dokumentu k distribuci. [Předat Ve formuláři Předání dokumentu k distribuci zadejte: "Datum vypravení " datum fyzického předání obálek do distribuce (poštovní úřad, kurýr apod.) povinná položka, "ČDZ "(zkratka ČDZ znamená "Číslo doporučené zásilky") zápis provedete, pokud je ČDZ dostupné (např. od pošty přidělená číselná řada / etikety), 43

48 Uživatelská příručka SpS POU "PPA " (číslo poštovního podacího archu) zápis čísla poštovního archu pokud např. potřebujte rozlišit 2 poštovní podací archy z jednoho dne, "Pošta " zápis poštovního místa "Distributor" vyberte z číselníku kód distributora (pokud je pouze jeden, v položce je přednastaven) povinná položka, "Hmotnost " (v gramech) zápis hmotnosti zásilky, např. 30; 800 apod., "Cena" zápis ceny zásilky, např. 7.50; 29.00; apod. Zadání údajů potvrďte tlačítkem [Uložit]. Tímto se změní stav vypravení ve sloupci "Stav" na V distribuci. Vypravení je zařazeno pro tisk poštovního předávacího archu Speciální postup pro vypravení dokumentu ze záložky Vypravení Pracovník podatelny může realizovat celý proces vypravení dokumentu na záložce Vypravení. obr 38. Zápis ČDZ ze záložky Vypravení Postup: Vyberte dokument a zobrazte záložku Vypravení. Označte zaškrtnutím vypravení ve stavu předáno k vypravení a klikněte na ikonu [Vypravit]. Otevře se dialogové okno Vypravení dokumentu pro zápis datumu, ČDZ a pošty. Údaje o vypravení potvrdíte tlačítkem [Uložit]. Tím se změní stav vypravení ve sloupci "Stav" na vypraveno. Vypravení není určeno pro zobrazení v tiskové sestavě Dokumenty v distribuci (poštovní arch). 44

49 Spisovna 45

50

51 Spisovna 6. Referent - pracovník spisovny Tato kapitola seznamuje uživatele SpS s rolí Spisovna a s jejími funkcemi. Pracovník spisovny má k dispozici jak všechny funkce referent, tak některé navíc. Mezi jeho hlavní povinnosti patří zajištění provozu spisovny. Pracovník spisovny přebírá Ukládací jednotky (dále také UJ) od pracovníka sekretariátu nebo jiných uživatelů do spisovny, zajišťuje jejich uložení a evidenci ve spisovně, eviduje zápůjčky UJ, zakládá nové UJ ve spisovně, připravuje UJ ke skartačnímu řízení a též se skartačního řízení aktivně účastní. Stejně, jako činnost pracovníka výpravny navazuje na činnost uživatele, který dokument připravil k vypravení, navazuje činnost pracovníka spisovny na činnost uživatele, který mu předal UJ Uživatelské prostředí Uživatelské prostředí připomíná prostředí referenta. V levé části okna Internet Exploreru má pracovník spisovny v panelu navigačního stromu ikonu (Agendy) složku Přehledy s podsložkou Spisovny, která dále obsahuje podsložky K převzetí, Obsah spisovny, Zápůjčky, K vyřazení a Skartační návrhy. obr 79. Uživatelské prostředí pracovníka spisovny Složky spisovny Pracovník spisovny má k dispozici tyto speciální složky: 47

52 Uživatelská příručka SpS POU tab 3. Význam složek Spisovny Název složky Zobrazuje K převzetí ukládací jednotky předané z organizačních jednotek spisovně Obsah spisovny ukládací jednotky uložené ve spisovně Zápůjčky ukládací jednotky (resp. jejich části) jež jsou zapůjčeny ze spisovny K vyřazení ukládací jednotky s končící skartační lhůtou Skartační návrhy skartační návrhy 6.2. Převzetí ukládací jednotky Níže uvedený postup počítá se spoluprací pracovníka sekretariátu a pracovníka spisovny. Činnost pracovníka spisovny začíná kontrolou obsahu a převzetím UJ. Postup: V panelu navigačního stromu vyberte ikonu (Agendy), rozbalte složku Přehledy a zvolte Spisovna - K převzetí. Ve formuláři Výběr spisovny pro převzetí zvolte kliknutím na hypertextový odkaz spisovnu, do které chcete převzít ukládací jednotku. Pokud pracujete pouze v jedné spisovně, tento krok se přeskočí a otevře se okno s obsahem vámi přístupné spisovny (viz obr. 80 Převzetí UJ do spisovny). Aplikace zobrazí seznam všech UJ, které byly do příslušné spisovny předány a dosud do ní nebyly převzaty. Převzetí lze provést jak ručně, tak i za pomoci čtečky čárových kódů. Označte zaškrtnutím příslušnou UJ a v menu zvolte příkaz <Oběh/Převzít do spisovny>. Další postup je odlišný podle způsobu předání obálek do distribuce ručně nebo čtečkou: Převzetí UJ do spisovny ručně Ve složce Přehledy - Spisovna - K převzetí označte UJ určené k převzetí a v menu zvolte příkaz <Oběh / Převzít do spisovny>. (viz obr80 Převzetí UJ do spisovny). Převzetí UJ do spisovny čtečkou BAR Code Ve složce Přehledy - Spisovna - K převzetí je zobrazen seznam všech UJ, které byly do příslušné spisovny předány a dosud z ní nebyly převzaty. Zvolte příkaz <Oběh/Převzít do spisovny čárovým kódem>. Zobrazí se okno pro zadání čárových kódů. Pokud čtečka nesejme správně kód, máte možnost zadat SID přebíraného dokumentu (číselný údaj pod čárovým kódem) z klávesnice. V tom případě každý kód potvrdíte z klávesnice stiskem ENTER. Pokud zadáte omylem SID dokumentu, který převzít nechcete, kliknete na něj a tlačítkem tento čárový kód odstraníte ze seznamu určeného k převzetí (viz obr 81. Převzetí UJ do spisovny čárovým kódem). UJ se přesune ze složky Spisovna - K převzetí do složky Obsah spisovny. 48

53 Index obr 80. Převzetí UJ do spisovny UPOZORNĚNÍ: Ze spisovny již není možné převzaté UJ ani materiály, které obsahuje, vrátit zpět referentovi. obr 81. Převzetí UJ do spisovny čárovým kódem Kontrola obsahu ukládací jednotky čárovým kódem V panelu navigačního stromu vyberte ikonu (Agendy), rozbalte složku Přehledy a zvolte Spisovna - K převzetí. Ve formuláři Výběr spisovny zvolte kliknutím na hypertextový odkaz spisovnu, jejíž obsah chcete zobrazit. Pokud pracujete pouze v jedné spisovně, tento krok se přeskočí a otevře se okno s obsahem vám přístupné spisovny (viz obr. 80 Převzetí UJ do spisovny). 49

54 Uživatelská příručka SpS POU Aplikace zobrazí seznam všech UJ, které byly do příslušné spisovny předány a dosud z ní nebyly převzaty. Pro kontrolu obsahu vybrané ukládací jednotky čárovým kódem klikněte na číslo kontrolované ukládací jednotky a zobrazte obsah záložky Obsah ukládací jednotky. obr 82. Obsah ukládací jednotky Na záložce Obsah ukládací jednotky je vlastní panel nástrojů. Klikněte na ikonu (Kontrola obsahu ukládací jednotky). Zobrazí se okno pro zadání čárových kódů. Pokud čtečka nesejme správně kód, máte možnost zadat SID přebíraného dokumentu (číselný údaj pod čárovým kódem) z klávesnice. V tom případě každý kód potvrdíte z klávesnice stiskem ENTER. Pokud zadáte omylem SID dokumentu, který převzít nechcete, kliknete na něj a tlačítkem tento čárový kód odstraníte ze seznamu kontrolované UJ. obr 83. Kontrola obsahu ukládací jednotky 50

55 Index Seznam zadaných čárových potvrďte stisknutím tlačítka [Zobrazit]. Aplikace porovná zadané čárové kódy dokumentů s obsahem ukládací jednotky. Výsledek kontroly zobrazí v novém okně Kontrola obsahu ukládací jednotky. obr 84. Zobrazení výsledku kontroly obsahu UJ 51

56 Uživatelská příručka SpS POU Ve výsledku kontroly obsahu UJ jsou zobrazeny jak čárové kódy dokumentů, které jsou uvedené v obsahu UJ, ale nebyly načteny čtečkou čárových kódů (se znaménkem + ), tak i dokumenty, které byly načteny čtečkou čárových kódů, ale nejsou uvedeny v Obsahu ukládací jednotky (se znaménkem - ). Výsledek kontroly ukládací jednotky je možné ze zobrazeného okna vytisknout pomocí tlačítka [Tiskni]. Pokud nastane shoda mezi načtenými čárovými kódy dokumentů a obsahem ukládací jednotky, zobrazí se v okně informace Zadané položky jsou obsaženy v ukládací jednotce. obr 85. Zobrazení shody ve výsledku kontroly obsahu UJ 52

57 Index 6.3. Obsah spisovny Ve složce je zobrazen seznam ukládacích jednotek, které jsou určeny pro přípravu k archivaci nebo skartaci, popř. je jejich obsah zapůjčen. Postup: V panelu navigačního stromu vyberte ikonu (Agendy), rozbalte složku Přehledy, zvolte Spisovna a otevřete složku Obsah spisovny. Ve formuláři Výběr spisovny zvolte kliknutím na hypertextový odkaz spisovnu, jejíž obsah chcete zobrazit. obr 86. Obsah spisovny Založení UJ ve spisovně Pro manipulaci s obsahem ukládacích jednotek, resp. přeřazování uzavřených spisů mezi ukládacími jednotkami může Referent pracovník spisovny založit přímo ve spravované spisovně novou prázdnou ukládací jednotku. obr 87. Založení ukládací jednotky ve Spisovně Postup: V panelu navigačního stromu vyberte ikonu (Agendy), rozbalte složku Přehledy, zvolte Spisovna a otevřete složku Obsah spisovny. V menu zvolte příkaz <Založit / Ukládací jednotku>. Systém zobrazí formulář, kde vyplníte jednotlivé profilové položky. Položka "Množství" slouží k evidenci počtu ukládacích jednotek ve stejné věci. Správnost zadaných údajů potvrdíte kliknutím na tlačítko [Ulož a pokračuj]. obr 88. Profil UJ ve spisovně 53

58 Uživatelská příručka SpS POU Změna obsahu UJ (přeřazení spisů mezi UJ) Referent pracovník spisovny může manipulovat s obsahem ukládacích jednotek, resp. přeřazovat uzavřené spisy mezi ukládacími jednotkami, změnit atributy pro ukládání podle požadavků příslušného státního archivu. Funkce není dostupná uživateli s rolí referent - běžný uživatel. Na záložce Obsah ukládací jednotky je vlastní panel nástrojů. Postup: Zobrazte obsah záložky Obsah ukládací jednotky, a označte záznamy, které chcete upravit. Na záložce klikněte na ikonu (Přeřadit do jiné UJ ve spisovně). V dialogovém okně zvolte ukládací jednotku, do které bude spis přesunut, a úpravu potvrďte v dialogovém okně kliknutím na tlačítko [Uložit]. obr 89. Přeřazení spisu do jiné ukládací jednotky ve spisovně 54

59 Index Změna atributů obsahu v UJ Slouží k úpravě atributů "Skartační znak" a "Skartační lhůta" v obsahu ukládací jednotky (na úrovni zobrazených záznamů). Funkce je dostupná také uživateli s rolí referent - běžný uživatel. Postup: Zobrazte obsah záložky Obsah ukládací jednotky, a označte záznamy, které chcete opravit. Na záložce klikněte na ikonu (Změna skartačního znaku/lhůty ). V dialogovém okně zadejte nové atributy a úpravu potvrďte v dialogovém okně kliknutím na tlačítko [Změnit]. obr 90. Změna atributů ukládacího znaku a lhůty 55

60 Uživatelská příručka SpS POU Tisk obsahu UJ Slouží k tisku části nebo celého obsahu ukládací jednotky (na úrovni zobrazených záznamů). Funkce je dostupná také uživateli s rolí referent - běžný uživatel. Postup: Zobrazte obsah záložky Obsah ukládací jednotky, a pokud nechcete tisknout celý seznam, označte záznamy, které chcete vytisknout. Na záložce klikněte na ikonu (Tisk seznamu). Pak se v prohlížeči INTERNET EXPLORER zobrazí seznam naformátovaný pro tisk. obr 91. Tisk obsahu ukládací jednotky 56

61 Index 6.4. Zápůjčky obsahu ukládací jednotky ze spisovny Zápůjčky ze spisovny provádí Referent pracovník spisovny. Ten také každou zápůjčku zaeviduje do systému, stejně jako vrácení obsahu ukládací jednotky zpět do spisovny Zapůjčení ukládací jednotky ze spisovny Postup: Zobrazte obsah spisovny, v níž je ukládací jednotka, kterou potřebujete zapůjčit. Příslušnou UJ označte zaškrtnutím zaškrtávacího políčka a v menu zvolte příkaz <Zápůjčky / Zapůjčit ze spisovny>. obr 92. Zapůjčení UJ ze spisovny Zobrazí se formulář Zapůjčení ze spisovny. Formulář vyplňte a údaje potvrďte tlačítkem [Uložit]. Příslušná UJ nezůstává zobrazena ve složce Obsah spisovny. Evidence zápůjčky je zobrazena ve složce Zápůjčky. 57

62 Uživatelská příručka SpS POU Zapůjčení obsahu ukládací jednotky ze spisovny Postup: Zobrazte obsah spisovny, v níž je ukládací jednotka, jejíž obsah potřebujete zapůjčit. Otevřete příslušnou UJ kliknutím na její číslo, zvolte záložku Obsah ukládací jednotky. Označte zaškrtnutím zaškrtávacího políčka spis(y), která mají být zapůjčeny a v integrovaném panelu nástrojů zvolte ikonku Zapůjčit ze spisovny. obr 92. Zapůjčení obsahu UJ ze spisovny Zobrazí se formulář Zapůjčení ze spisovny. Formulář vyplňte a údaje potvrďte tlačítkem [Uložit]. Příslušný spis(y) zůstává zobrazen kurzivou na záložce Obsah ukládací jednotky. Evidence zápůjčky je zobrazena ve složce Zápůjčky. UPOZORNĚNÍ: Jednou zapůjčený(é) spis(y) není možné ze spisovny zapůjčit opakovaně. Každá zápůjčka z jedné UJ je ve složce Zápůjčky zobrazena samostatně. Postup evidence zápůjčky je shodný Vrácení obsahu zapůjčené ukládací jednotky do spisovny Postup: Zobrazte složku Zápůjčky. V seznamu spisoven zvolte kliknutím na hypertextový odkaz spisovnu, z níž byl obsah UJ zapůjčen a do níž se má vrátit. Systém zobrazí seznam všech zápůjček z UJ z příslušné spisovny. Zaškrtnutím zaškrtávacího políčka označte žádanou zápůjčku a v menu zvolte příkaz <Zápůjčky / Vrátit do spisovny>. obr 93. Vrácení zápůjčky do spisovny 58

63 Index Vrácená zápůjčka je odstraněna ze složky Zápůjčky. UJ je dostupná ze složky Obsah spisovny Předání ukládací jednotky do jiné spisovny Pokud je třeba, systém umožňuje přeřadit ukládací jednotku do jiné spisovny. Postup: Zobrazte obsah spisovny, v níž se UJ nachází. Tuto UJ označte zaškrtnutím zaškrtávacího políčka. V menu zvolte příkaz <Oběh / Předání do jiné spisovny>. obr 94. Předání ukládací jednotky do jiné spisovny Systém zobrazí formulář Zvolte spisovnu, kde z číselníku vyberete cílovou spisovnu, a výběr potvrdíte tlačítkem [Uložit]. Předaná UJ se přestane zobrazovat v původní spisovně a bude k dispozici v cílové spisovně ve složce K převzetí, odkud ji pracovník spisovny převezme jako každou jinou UJ Skartace Vyřazování UJ provádí pracovník spisovny. Ten navrhne k vyřazení ty UJ, kterým uplynula skartační lhůta, tyto UJ jsou zobrazovaný ve složce vyřazení. U ukládacích jednotek 59

64 Uživatelská příručka SpS POU se skartačním znakem V je třeba změnit znak V na A nebo S. Dále je možné prodloužit skartační lhůty u skupin skartačních znaků A a S. Aby mohlo být provedeno Skartační řízení, musí být nejprve provedeny kroky popsané v kapitole a Pracovník spisovny provede Skartační řízení podle zvoleného Skartačního návrhu Vytvoření skartačního návrhu Ukládacím jednotkám, kterým uplynula skartační lhůta, je nutné připravit skartační návrh. Postup: V panelu navigačního stromu vyberte ikonu (Agendy), ve složce Přehledy - Spisovna se přepněte do složky Skartační návrhy. V menu zvolte příkaz <Založit / Skartační návrh>. obr 95. Založení Skartačního návrhu Zobrazí se formulář Skartační návrh, v němž vyplníte první dvě pole. Ostatní hodnoty dosadí systém. Po vyplnění formulář potvrdíte tlačítkem [Uložit]. obr 96. Formulář Skartační návrh Ve složce Skartační návrhy se zobrazí nově vytvořený Skartační návrh. Postup: Skartační návrh je také možné založit nad UJ ve složce Přehledy - Spisovna K vyřazení 60

65 Index Příprava skartačního řízení V kapitole je uveden postup zpracování ukládacích jednotek, které jsou určeny k vyřazení ze spisovny Přidání ukládací jednotky do skartačního návrhu Postup: Zobrazte obsah spisovny, v níž je UJ, kterou chce navrhnout k vyřazení nebo obsah složky K vyřazení. Předtím však proveďte kontrolu, zda UJ a spisy v ní uložené nemá skartovací znak V (výběr) v tomto případě je třeba změnit hodnotu V na A (archivace) nebo S (skartace). V menu zvolte příkaz <Úpravy / Navrhnout k vyřazení přidat>. obr 97. Přidání UJ do Skartačnímu návrhu Zobrazí se formulář Zvolte skartační návrh, kde z číselníku vyberete příslušný Skartační návrh, a volbu potvrdíte tlačítkem [Potvrdit]. obr 98. Formulář Zvolte skartační návrh UJ se zobrazí na záložce Obsah návrhu ve Skartačním návrhu. obr 99. Obsah skartačního návrhu 61

66 Uživatelská příručka SpS POU Provedení Skartačního řízení Aby mohlo být provedeno Skartační řízení, musí být nejprve provedeny kroky popsané v kapitole Vytvoření skartačního návrhu a Příprava skartačního řízení. Postup: Pro provedení Skartačního řízení podle zvoleného Skartačního návrhu otevřete složku Skartační návrhy. V seznamu zaškrtněte příslušný skartační návrh. V menu zvolte příkaz <Úpravy/ Potvrdit návrh>. obr 100. Potvrzení Skartačního návrhu Příkaz <Úpravy / Potvrdit návrh> zobrazí vyskakovací okno Navrhnout s možností vyplnění pole Popis a volby Tisk obsahu UJ. Systém provede změnu stavu skartačního návrhu z hodnoty Příprava na Navrženo a vygeneruje el.dokumety SkartačníNávrh.pdf a Dopis.doc. Šablona Skartační návrh obsahuje tabulku UJ obsažených ve skartačním návrhu, v případě použití volby "Tisk obsahu UJ" i tabulku s obsahem UJ. Šablona Dopis je návrh dopisu určeného Archivu po doplnění detailů pracovníkem spisovny. obr 101. Záložka El. dokumenty skartačního návrhu navrženého ke skartaci 62

67 Index Pro vlastní skartaci vyberte ve složce Skartační návrhy skartační návrh, nebo jej zobrazte, a v menu zvolte příkaz <Úpravy / Provést skartaci>. obr 102. Provedení Skartačního návrhu Zobrazí se formulář Potvrzení skartace. Správnost vyplnění textových polí potvrďte tlačítkem [Uložit]. obr 103. Formulář Potvrzení skartace 63

68 Uživatelská příručka SpS POU Výsledkem tohoto postupu je skartace skartačního návrhu i s obsaženými UJ. Informace o úspěšně provedené skartaci se naleznou na formuláři Skartační návrhy a protokoly, kde je u skartovaného návrhu změněna hodnota sloupce Stav na Provedeno. obr 104. Profil Skartačního návrhu po provedení skartace 6.7. Tisková sestava Skartační návrh Je určena pro tisk skartačních záznamů navržených k vyřazení ze spisovny; sestava je tříděna podle skupin skartačních znaků a útvarů. Primárně je určena pro použití ve Spisovně. Generování sestavy lze odložit na dobu, kdy není systém vytěžován. Postup: Ze složky Tiskové sestavy vyberte tiskovou sestavu Skartační návrh. V zobrazeném formuláři Tisková sestava : Skartační návrh vyberte z číselníku skartační návrh a potvrďte kliknutím na tlačítko [Odeslat]. Tímto příkazem zobrazíte sestavu upravenou pro tisk. Volbou "Zpět na seznam sestav" se můžete vrátit zpět na přehled tiskových sestav. V prohlížeči INTERNET EXPLORER vyberte v menu příkaz <SOUBOR / TISK > nebo klikněte na tlačítko. Otevře se okno Tisk pro nastavení tisku, kde můžete provést úpravy (další možnosti nastavení jsou přístupné po kliknutí na tlačítko [Vlastnosti]). Pro potvrzení nastavení klikněte na tlačítko [OK]. Poznámka: V kapitole 6.6 Skartace byl popsán postu generování Skartačního návrhu při navržení Skartačního návrhu. obr 105. Zadání parametrů tiskové sestavy Skartační návrh 64