Manuál Pořadatele Informace o verzi Dokument ORGSU manuál pořadatele Verze 1 Datum Únor, 2017 Autor Jaromir Horák Jaromir.horak@orgsu.org Všechna jména, názvy, obrázky a další informace, které by mohly být chápány jako reálné skutečný význam nemají a jsou uvedeny pouze z ilustrativních důvodů. ORGSU manuál pořadatele Strana 1
Úvod ORGSU je informační systém, který pomáhá pořadatelům sportovních akcí (které jsou souhrnně nazývány jako EVENT), jejichž součástí jsou závody. Nezáleží přitom na velikosti závodů ani na typu sportu. ORGSU podporuje produkci všech závodů, kde se jednotlivcům nebo týmům měří čas. Home page www.orgsu.org nabízí základní sadu informací, ke vlastní administraci závodů se pořadatelé dostanou až po registraci se na této stránce, v navigaci Firmy a organizace a poté zadáním Registrovat : Celý systém uvnitř je rozsáhlý a nabízí množství různých služeb. Jednoduchý náhled dovnitř lze nalézt na stránce TEST.ORGSU.ORG, kde je možné vidět některé obrazovky zevnitř, tak si vyzkoušet měření časů pomocí mobilních aplikací. Tento manuál nyní schematicky rozkývá soubor administrativních činností (nikoli z pohledu závodníků) a diskutuje služby, které jsou pro jednotlivé činnosti pořadatele v ORGSU připraveny od registrace fyzického uživatele až po vydání výsledků. ORGSU umožnuje pořídit výsledky závodu samo o sobě, nebo dává možnost exportovat přihlášky pro vaši výsledkovou firmu, k tomu se postupně dotaneme: ORGSU manuál pořadatele Strana 2
Schéma činností Čísla jsou shodná s čísly navazujících kapitol manuálu. 6. Kdo může být vaším obchodním partnerem? 1. Registrace pořadatele v ORGSU 3. Založení a spuštění EVENTU 2. Tvorba a editace šablon a textů, které se budou hodit 7. Obchodní dohoda k závodu s partnerem 4. Posílení www stránky pořadatele 5. Vaše skromná www stránka 8. Posílení www stránky partnera 6. Nastavení platební brány a konfigurace E-shopu 10. Přihlašování závodníků (a startovní listiny) na www, které pořadatel závodu schválil. Hrazení startovného a dalších služeb/produtků. 12. Vytvoření startovních vln zadání startovních čísel 13. Tisky registračních archů a registrace na mísě závodu 11 15. Výsledková firma 16. Certifikace rozhraní.xml 14. Měření časů pomocí ORGSU technologie 17. Exprt přihlášek pro firmu časomíry.xml formát 18. Start závodu(ů), měření časů, vydání předběžných a poté oficiálních výsledků 19. Finanční vypořádání závodu(ů), uzavření obchodních dohod k závodům s partnery, pokud takové byly uzavřeny. Please print out this page as a quick reference guide.. Schéma ukazuje na podsttná hlavní témata, která jsou k řešneí v průběhu celé přírpavné fáze a produkce. Mnoho dílčích záležitostí se do těchto témat nevejde, manuál by byl příliš dlouhý. ORGSU manuál pořadatele Strana 3
1. Registrace pořadatele v ORGSU 1.1. účet fyzického uživatele 1.2. účet firmy 1.3. výběr firemního profilu pořadatel 1.4. Povýšení působnosti již existující firmy (například profilu pořadatel sérií) Jak ukazuje obrázek, administrace systému rozpoznává 2 typy uživatelských účtů. 1.1. Účet uživatele Jeden fyzický uživatel má možnost založit firmu a/nebo být v pracovním týmu firmy. V každé firmě, do které je či bude přiřazen, může zastávat jinou roli (např ředitel, fotograf, časoměřič, ). Země a jazyk fyzického uživatle jsou zobrazeny vlevo nahoře na status řádku. Jméno uživatle, fotografie a jeho aktuální přiřazení k firmě je zobrazeno vpravo. Kliknutím na tento informační box se otevře menu, m.j. pro editaci profilu fyzického uživatele nebo pro změnu přiazení do jiné firmy. 1.2. Company account. Založení firemního profilu vyžaduje název firmy a některé další informace, většinou nepovinné. Firma musí být alespoň v jednom funkcionálním profilu. 1.3. Profil pořadatel eventu. V posledním kroku průvodce založení firmy je generovaná jednoduchá.pdf dohoda mezi Orgsu s.r.o. a založenou firmou. Dohoda říká, že budou dodrženy obchodní podmínky, které jsou uvedeny na www. Bez uzavření smlovy firma může zůstat založená v ORGSU a existovat, na služby ORGSU však nedosáhne. Plného rozsahu služeb lze dosáhnout jedině schválením smlouvy a následně zakoupením licence, která pro ČR fixně stojí 1500 Kč/rok plus obchodní provize z realizovaného prodeje (např. startovného) je 4%. Každá administrativní stránka má vpravo nahoře semaforek, který ukazuje stav licence (zelená OK, oranžová blíží se vypršení doby platnosti, červená bez licence). Systém může pracovat bez zakoupené licence s omezením množství eventů (2), závodů (5) a počtem závodníků (20). Uvedené hodnoty se mohou aktuálně lišit. 1.4. Pokud již firma v ORGSU existuje s jiným profilem, lze na hlavní stránce Firma-Další dostupné profily vybrat a aktivovat další profil. V této souvislosti je třeba uvést, že plná funkčnost profilu vyžaduje zakoupit ORGSU časovou licenci (1 nebo 3 roky) právě tohoto profilu. Licence pro profil pořadatel závodu například nebude fungovat pro profil Digitální marketing. ORGSU manuál pořadatele Strana 4
Elektronické uzavření dohody s Orgsu s.r.o. přináší otevření hlavní stránky, která obsahuje konfigurovatelné dlažidice pro snadný přístup k některým obvyklým službám, vedle toho také hlavní menu. Vpravo nahoře je vidět zelený terčík, který signalizuje, že firma má zakopenou licenci ORGSU. Licenci lze koupit v menu Firma-Licence. Kliknutím na logo ORGSU vlevo vždy dosáhnete návratu na tuto pracovní stránku. Dříve, než se dostaneme k vlastní produkci (menu EVENT), tak se krátce zastavíme u některých obecných funkcí, které jsou dostupné v menu FIRMA a ATLETI. Spolupracovníci Chcete-li přidat dalšího fyzického uživatele do vaší firmy, pak je třeba, aby se tento nejprve registroval na hlavní www.orgsu.org stránce pod záložkou SPOLUPRACOVNICI, čímž mu sysém přidělí ID. Toto ID a/nebo jeho e-mail musí super user firmy zadat do nového políčka pro nového spolupracovníka. E-shop, zboží k závodům Uživatel má možnost přidávat a editovat zboží, které má být nabízeno bud v souvislosti se závodem, a/nebo obecně bez vztahu k danému závodu. Celá problematika je diskutovaná ve speciálním manuálu. ORGSu v rámci e-shopu neřeší tématiku dopravy, resp dodávky zboží které typicky probíhá právě až na závodech v rámci fyzické registrace závodníků. E-shop, konfigurace Pokud bude pořadatel prodávat na svém www startovné nebo jiné služby či zboží, pak je třeba důkladně projít konfigurací e-shopu. K této tématice je k dispozici speciální příručka. Sekce Spolupráce s ostatními firmami přináší sadu funkcí, které umožňují uzavřít obchodní dohody s jinými firmami a dělit se o finanční prostředky, které budou závodem generovány. V dalším textu jsou některé tyto služby diskutovány, komplexně pak jsou/budou popsány ve speciálním manuálu. ORGSU manuál pořadatele Strana 5
2. Šablony a texty, které se mohou hodit Systém umožňuje každému pořadateli, aby si připrvil některé texty a schémata tiskových sestav, které budou průběžně potřeba pro závody. Schéma ukazuje kdy a k čemu se jednotlivé šablony mohou hodit: Databáze závodníků pořadatele www.pořadatelzávodu registrace nového atleta k databázi pořadatele A. Souhlas se zpracováním osobních dat www.pořadatelzávodu Přihláška k závodu B. Podmínky účasti na závodu Přidání závodníka na startovní listinu Tisk pro potřeby prezentace Tovární šablona je k dispozici, pořadatel má možnost si tento dokument upravit a uložit C. Hlavička D. Patička Rovněž hlavička a patička mají svoji tovíární podobu, uživael si může přeměnit a uložit více šablon pro různá použití (registrace, startovnka, výsledky) Tovární šablona obsahuje témata, která je vhodné, aby tento dokument řešil. Pořadatel si dokument musí dopracovat a dále může zapnout - vypnout, zda souhlas od učastníků vyžaduje či nikoli. F. Informační lístek, (možný tisk při prezentaci) E. Tabulka pro tisk registrace Tisk startovních listin G. Tabulka pro tisk startovek Tisk výsledků H. Tabulka pro tisk výsledků Šablony tabulky Tyto šablony obsahují sloupce a jejich názvy, které se budou používat pro 3 typy tiskových sestav: registrace, startovní listiny a výsledkové lisitny Výsledky závodu Tato nudná část administrace je třeba překonat, již v úvodu založení každého eventu je třeba zaškrtnout, zda bude vyžadován souhlas s podmínkami účasti na závodu nebo nebude. V té chvíli je třeba předřadit pozornost, jít do menu EVENT-Tiskové šablony a dokument připravit. V dalším projedeme popořádku všechny šablony od A do H: ORGSU manuál pořadatele Strana 6
A) Souhlas se zpracováním osobních dat Vlastník databáze (pořadatel závodu) a jeho klient (typicky atlet) spolu tímto dokumentem uzavírají dohodu o tom, že data a informace budou uloženy v databázi pořadatele. V menu Atleti Zpracování osobních údajů lze zvolit, zda má být souhlas uváděn a povinně vyžadován při registraci nových osob do databáze pořadatele, stejně tak pro případ, kdy jsou noví závodníci přidáváni až na místě závodu pomocí pracoviště prezentace. Z důvodů rychlosti není tento souhlas možné umístit do zadávací smyčky v tabulce prezentace, která je navržena tak, aby maximalizovala rychlost zadávání nových závodníků na startovní listinu. Ve vyšší verzi bude ORGSU disponovat službou, kdy bude možné souhlas vyjádřit elektronickou tužkou na pracovišti registrace. B) Podmínky účasti na závodu V menu EVENT- Podmínky účasti lze otevřít tabulku existujících šablon. Tyto šablony se teoreticky liší závod od závodu, sport od sportu. Uživatel může při volbě +NOVÝ využít tovární šablony Podmínky na účasti a/nebo volit prázdnou šablonu. Editace nové nebo stávající šablony umožnuje přidat šablonu hlavičky a patičky, viz dále. Podmínky účasti lze hromadně zadat pro všechny závody eventu v nastavení eventu a/nebo v nastavení každého konkrétního závodu: ORGSU manuál pořadatele Strana 7
C. Hlavička Tovární šablona hlavičky zobrazuje vlevo nahoře logo eventu, vpravo nahoře logo závodu. Uprostřed jsou pak název eventu a pod ním název závodu. Vlevo dole pak datum tisku a vpravo datum závodu. Pokud uživatel chce do šablony vložit systémou hodnotu, jakou jsou třeba název závodu, pak je třeba tisknout tlačítko [T] [Text] a vybrat proměnnou z nabídky. Interní zabudovaný free editor šablon pro tuto činnost postačuje, na této adrese lze v případě poteby načíst k editoru manuál: http://docs.cksource.com/ckeditor_3.x/users_guide Pro zajímavost, ukázka uplatnění takové hlavičky při generování výsledků z reálného závodu: Event-Tisk výsedků - Tisk oficiálních výsledků: Systém pracuje multilinguálně, v současné době je kromě češtiny lokalizovaný ještě v angličtině a španělštině, německou a ruskou verzi připravujeme. ORGSU manuál pořadatele Strana 8
D. Patička Továrně je připraveno 5 pozic, do kterých si uživatel může přímo v tiskové stránce nahrát/a měnit loga, která má připravené v zadání eventu a/nebo závodů. Výsledek pak může vypadat například takto: Šablony tabulek jsou důležité proto, aby se nadefinovaly sloupečky a nadpisy pro různé typy tiskových sestav. Systém pracuje se třemi typy tisků. Event-Tiskové šablony Tabulky otevře tabulku šablon, kde jsou jak tovární šablony ve všech jazycích (které si lze zkopírovat a osvojit), tak vlastní šablony tabulek (které leze editovat a mazat). ORGSU manuál pořadatele Strana 9
E) Tabulka pro tisk registrace Tato šablona je připravena pro tisky, které se používají pro fyzickou registraci předem přihlášených závodníků na místě závodu. Systém nabízí 2 tování šablony, jednu s 1. sloupcem Příjmení : Druhou pak s 1. sloupcem Startovní číslo, které je rovněž označováno jako BIB : Záleží na pořadateli, zda si přeje mít v tiscích na prvním místě startovní číslo nebo příjmení. Po zkopírování tovární šablony je dále možné si tuto šablonu jakkoli upravit: doplnit si jiné další dostupné sloupce, změnit řazení sloupců a/nebo změnit nadpisy sloupců kliknutím na text a upravit jej. Kliknutím a potáhnutím položky z Dostupné sloupce lze tuto přetáhnout do Vybrané sloupce. Kliknutím a potažením ve Vybrané sloupce lze pořadí položek změnit. Kliknutím na text lze tento upravit. Tlačítkem ULOŽIT se celá šablona uloží pod aktuálním názvem a je k dispozici pro skutečné použítí. Ostatní 2 typy šablon tabulek G) tisk startovních listin a H) tisk výsledků se ovládají analogicky. Tovární šablony pro tisky výsledků defaultně obsahují pouze základní údaje a celkový čas. Systém nabízí i časy disciplín, časy mezičasů a všechna pořadí čistých časů těchto úseků. Tyto je třeba pro daný závod do šablony přidat, pro daný závod již bude takové nastavení dál držet (systém předpokládá stejné řazení a názvy sloupců pro neoficiální a pro oficiální výsedkové listiny). ORGSU manuál pořadatele Strana 10
Event Tisk výsledků Tisk neoficiálních výsledků otevře zadání tiskové sestavy, kde lze stejným způsobem jak je uvedený výše přidat sloupce s časy disciplín a s pořadím (označeno znakem # ). Ve Vybraných sloupcích pak znak _ znamená mezeru, nebo prázdnou pozici, tedy sloupec, který existuje, ale nemá název - například vlajka státu název sloupce zřejmě nepotřebuje. F) Šablona tisku Informační lístek z prezentace Event Tiskové šablony Potvrzení prezentace Tyto informační lístky se obvykle vydávají po provedené fyzické prezentaci závodníka na prezentaci závodu a slouží pro závodníky, aby měli jistotu o přiděleném startovním čísle, kategorii a harmonogramu závodního dne. Tovární šablona nabízí informace vycentrované na střed, uživatel si může šablonu upravit. Často se tyto lístky tisknou na malých tiskárnách na nekonečný svitkový papír a vyžadují úzký tiskový formát. Upozornění: tato šablona není šablonou účtenky, která potvrzuje přijetí platby za startovné. Účtenka má standardizovaný tovární formát a editovat ji nelze. ORGSU manuál pořadatele Strana 11
3. Založení eventu a závodu V celém systému je zavedeno názvosloví, které je důležité pro správné pochopení funkčnosti celé administrativní části. Eventem se rozumí událost, která trvá jeden či více dní, některé pak jsou dny závodní, obsahující jeden či více závodů. Závod pak může mít jednu nebo více startovních vln, neboli startů. Průvodce založení eventu tak nabízí jednu stránku obecných vlastností eventu, jednu stránku zadání a definice závodních dní a potom stránku podrobností o každém závodu. 1 event tak může mít více dní a více závodů. Pro jeden závodní den je v systému zabudované pravidlo, že všechny závody závodního dne mohou mít jen jednu sadu startovních čísel. Každé startovní číslo během jednoho závodního dne je unikátní, nemůže se vyskytovat vícekrát. Kliknutím na Event-Nový Event se otevře průvodce zadáním eventu. Na první stránce je třeba zadat název eventu a lze zde vybrat šablonu, která pomůže uživateli v zadání hlavní konfigurace (počet dní atp). Průměrně zdatný uživatel může zadat nový event z prázdné šablony, konfigurace je jednoduchá. Systém od samého začátku vyžaduje zadat kategorie, které se budou během eventu vyskytovat. Lze vycházet z továrně nabízené sady a/nebo si vytvořit kategorie vlastní. Systém bude následné nabízet přiřazení závodníků do takto zadaných kategorií. Pro tuto velmi důležitou službu je dobře rozumět tomu, jak systém pracuje a jak lze tuto službu uživatelsky ovlivnit. ORGSU manuál pořadatele Strana 12
Pro celou záležitost jsou zásadní proměné Den.AGP a Měsíc.AGP pro návrh zařazení do věkové kategorie. Systém ORGSU předpokládá, že atlet patří do věkové kategorie, dosáhne-li věku věkové kategorie k datu Den.AGP a Měsíc.AGP a Rok.Závodu. Systém si vypočítá věk atleta takto: Vypočítaný věk atleta = Den.AGP / Měsíc.AGP / Rok.AGP Den.Měsíc.Rok narození atleta Tento výpočet vrátí celé číslo v letech, které vyjadřuje dosažený věk a zbytek x dní. Celé číslo je věk, kterého atlet dosáhne v roce závodu podle výše uvedené definice. Pro takto určený věk se nalezne odpovídající interval vyhlášené věkové kategorie závodu. Továrně nastavené hodnoty jsou Den.AGP = 31 a Měsíc.AGP = 12 lze je najít v tabulce všech sportů (ať továrně natavených nebo dodaných uživatelem) na záložce Firma Tabulka Sportů. Pro letní sporty na severní polokouli je hodnota 31.12. používaná typicky. Pro zimní sporty na severní polokouli se může tento přístup jevit jako nesprávný. Systém tedy umožňuje upravit si datum pro každý sport podle potřeby.. Pokud atlet dosáhne věku věkové kategorie k zadné hraniční hodnotě Den.ASP Měsíc.ASP v roce závodu, pak je systémem navržen do dané věkové kategorie 1.leden Datum závodu Den pro návrh věkové kategorie: 31 Měsíc pro návrh věkové kategorie: Prosinec Systém tedy automaticky navrhuje zařazení do věkových kategorí. Uživatel má možnost tento návrh manuálně změnit. Závodník tak může být zařazen i do jiné kategorie, než kam by teoreticky patřil. Systém takto chybně zařazené atlety identifikuje malými vykřičníky v tabulce registrace. I přes to s takto zařazenými atlety pracuje zcela standardně. Ostaršení je tedy možné provést ručně a závodník tak bude zařazen tam, kam si pořadatel přeje. Jak bylo uvedeno výše, systém na tomto místě nastavení eventu vyžaduje zadat všechny věkové kategorie, které se budou dále přiřazovat jednotlivým závodům. Množinu kategorií zde může uživatel později upravit. Kategorii nelze ze seznamu vymazat, pokud jsou do ní přihlášení závodníci. ORGSU manuál pořadatele Strana 13
V dalším stránka nabízí možnost zadat podmínky k účasti na závodech. Pořadatel má možnost upravit a uložit vlastní text tohoto prohlášení/podmínek učasti na závodu. Tento dokument se zde nabízí pro celý event, často to totiž bývá pro všechny závody dokument společný. Pokud je třeba pro nějaký závod dokument jiný, nebo žádný (například pro dětský závod), pak je změna možná dále, v nastavení každého jednoho ze závodů. Pokud je zaškrtnutý box zobrazit v on-line přihlášce, tak bude každý závodník v on-line přilášce donucen odsouhlasit zaškrtnutím check-boxu, že s daným textem souhlasí. Tuto službu pořadatel může, ale nemusí využít. Tato služba opět může být následně u jednotlivých závodů nastavena detailně. Následují dva boxy, se týkají položek přihlášek závodníků na závody eventu. První přináší předdefinované pole přihlášky, pořadatel má možnost zadat zda budou povinné. Druhý box pak dává možnost definovat vlastní položky přihlášky, na výběr je z několika formátů formáty a jazykových mutací. Tabulka zobrazuje například uživatelskou položku čas na 400 m volný způsob, který by byl v přihláškách povinně vyžadovaný. Poznámky: - pro přidání dalšího jazyka pro danou položku, klikněte na první zelené plus uvnitř rámečku pod nadpisem Jazyk / název. - pro přidání další položky, klikněte na druhé zelené plus zcela vpravo V dalším je připravena tabulka, kam je možné zadat členy organizačního týmu. Část systému, která bude evidovat činnosti, role, zodpověnosti, kontrolu atd. zatím není v provozu, ale toto rozšíření pro vás připravujeme. V současné vývojové fázi tak tato tabulka není nijak propojena s vaší databází a slouží jen informativně, pro vnitří potřebu uživatele. ORGSU manuál pořadatele Strana 14
V dalším kroku je možné nahrát loga, která mají vztah k celému eventu. Logo eventu je továrně nabízené v tiskových šablonách vlevo nahoře. Loga sponzorů jsou nabízena do šablon tiskových patiček. Všechna loga pak jsou insertována do propagačních bannerů eventu nebo závodů, do elektronického kalendáře závodů atp. Poslední záložka na stránce Další nastavení přináší další položky, které se následně zobrazují v detailu eventu v kalendáři závodů. Obecně se jedná o nepovinné položky, doporučujeme vyplnit box s názvem Event Info, které doprovází název eventu a dává nejbližší Poslední box Popis akce by měl přinést detailní popis události, zobrazovaný následně v detailu eventu při jeho publikaci. Do tohoto interního editoru lze copypase z editoru MS Word. Pokud zadání hodnot, parametrů, log atd trvá delší dobu, doporučujeme průběžně stisknout SAVE dole na stránce. Díky vlastnostem webových technologií, resp. vlastnostem Internetu je to zkrátka jistota. ORGSU manuál pořadatele Strana 15
Dalším krokem průvodce je Závodní den. Ten se vyznačuje zejména zadáním názvu dne, datumu a jednotlivých závodů. Každý závodní den má svůj rámeček. Přidání závodního dne lze jednoduše provést bílým plus vpravo v šedivé horní laině. Jak je vidět na obrázku, systém každému eventu, závodnímu dni i každému závodu přiřazuje speciální ID kód, který nelze editovat. Tyto kody mají některá speciální použití a pro uživatele nejsou v běžném režimu zásadně podstatné. Každý nový event. Nabízí defaulně jeden závod běhu. Uživatel si upaví název závodu a vybere sport pro daný závod. Pokud daný sport v nabídce chybí, uživatel má možnost vybrat Jiný a do boxu zadat název jeho vlastního sportu, například Běh řekou. Systém automaticky nabízí počty disciplín pro továrně evidované sporty. Uživatel si může tovární nastavení změnit. Disciplínou se v ORGSU rozumí část závodu bez změny sportovní disciplíny. Pokud se jedná o jednoduchý závod například v běhu, pak je situace jasná v takovém případě má sport jen jednu disciplínu, kterou je opět běh. Pokud se jedná o sport triatlon, pak systém předpokládá, že se skládá ze tří disciplín z plavání, kola a běhu. Systém umožňuje, aby si uživatel změnil i tovární nastavení názvů sportů a počet i skladbu (pořadí) disciplín. Tabulka zcela vpravo obsahuje důležitou proměnnou, zda v dané chvíli je (Publikovaný veřejně) či není publikovaný (Nepublikováno) do kalendáře závodů. Pořadatel/uživatel ORGSU tak má možnost dny, týdny či měsíce připravovat nový závod pouze v ORGSU administrativním prostřdí, aniž by rozpracovaný závod byl publikovaný do jeho kalendáře do internetu. ORGSU manuál pořadatele Strana 16
Dále pokračuje tabulka přiřazení kategorií jednotlivým závodům. Je zde rovněž možnost specifikovat písmenné označení pro každou z kategorií, které se může hodit například pro popisování závodníků na lýtko atp. V této chvíli je možné vidět nesoulad jazyků, kdy celý systém pracuje v češtině, ale názvy kategorií jsou v angličitně. Tohoto stavu se dosáhnulo tak, že uživatel (pořadatel eventu) ručně zadal tyto názvy jako své kategorie, nevyužil továrního nastavení. Systém tak umožňuje zadat všechny informace v takovém jazyce, v jakém potřebuje, není omezen jen 3 jazyky, do kterých je v současné době ORGSU lokalizováno. Další box se týká harmonogramu závodního dne. Ten je standardně prázdný, ale lze vygenerovat tovární položky, které lze lehce modifikovat, přidat hodnoty časů a poznámky: Harmonogram je důležitá věc, která se nabízí jak v rozkliknutí detailu závodu v kalendáři, tak jsou jeho položky uváděny na info-lístcích, které lze tisknout na prezentaci. Další nastavení závodního dne jsou spíše pro pořádek a zde uložená data mohou být s výhodou využita pro interní potřebu pořadatele, továrně nejsou do tisků ani do internetu propagována. Zde uložené položky závodního dne mohou být v rámci šablon nebo jiných systémových tisků využity v editoru tisknutím tlačítka [T]. ORGSU manuál pořadatele Strana 17
Další krok průvodce Závody přináší detailní nastavení každého závodu. Nastavení umožnuje editaci discplín každého závodu, jejich délku a jednotek. Tabulka umožnuje zeleným plus přidat a košem mazat disciplíny podle potřeby. Uživatel má možnost editovat svůj vlastní dodatečný seznam (číselník) disciplín na záložce Firma-Nastavení vlastních disciplín: V dalším stránka nastavení závodu umožňuje zpřesnit nastavení a) dokumentu Souhlas s podmínkami účasti na závodu lze vybrat jiný dokument, než je nastaven pro celý event b) uživatelské položky přihlášky lze vybrat jen některé položky z celkového výčtu položek, které byly pro event. Zadány. V bloku Další nastavení jsou pak stejné pozice jako tomu bylo v případě celého eventu. Komentáře jsou uvedeny přímo v obrázku. ORGSU manuál pořadatele Strana 18
Na konci stránky je souhrnná tabulka časového rozložení každého závodu. Tyto časy je třeba vyplnit co nejpřesněji, protože jsou zobrazeny časoměřičům (pokud jsou angažováni časoměřiči s mobilními aplikacemi ORGSU) a jsou zobrazeny na on-line výsledcích a tudíž důležité pro všechny internetové diváky, aby věděli kdy mohou očekávat začátek živého přenosu, kdy mají očekávat vítěze a kdy bude závod zhruba ukončen. Aplet živého přenosu (lze jej instalovat na každý potřebný www server, jeho generování se provádí na záložce EVENT Posílení vaší www stránky) je jednou z parádních služeb ORGSU, zcela však závisí na přesnosti zde zadaných dat. Je proto vhodné této zdánilvě nepodstatné tabulce věnovat patřinou pozornost. Poslední stránka průvodce založení eventu má název STARTOVNÉ. Na začátku stránky je třeba zvolit, zda se má startovné v jednotlivých závodech lišit pro jednotlivé kagtegorie či nikoli. Podle této volby systém zvolí bud formát zadávací tabulky. Měna startovného lze zvolit na samém začátku založení eventu, v průběhu přihlašování závodníků již měnu startovného měnit nelze. Ilustrativně zde byla zvolena měna USD: Dále je možné zvolit libovolné množství intervalů pro ceny startovného. Obvyklá praxe láká závodníky na nižší startovné v začátku přihlašovacího období, čím blíže k závodu tím bývá startovné vyšší, například tak jak ukazuje tento příklad. Na stránce je uveden pokyn jak tabulku intervalů tvořit. Pokud se uživatel snaží modifikovat již dříve zadané intervaly s již prošlými datumy, systém může být zmaten. V takovém případě lze doporučit použít tlačítko koš, vymazat všechny intervaly a zadat tabulku nově. ORGSU manuál pořadatele Strana 19
Druhá část tabulky se táýká názvu startovného a jeho specifikace. Pokud bude vyplněna hodnota omezení počtu startujících, pak systém pošle informační e-mail při dosažení 2/3 tohoto počtu pořadateli závodu. Dosažením zadaného počtu systém další přihlašování znemožní. Box umožnění přihlášení na místě je pouze informativní pro závodníky, kteří tuto informaci uvidí jako součást prezentace závodu v termínové listině a pro práci se systémem nemá žádný omezující význam. Pokud v den závodu pořadatel použije jednu ze dvou funkcí pro přidávání a editaci přihlášených závodníků, tak budou pracovat bez omezení. Položka Slevové Kódy je důležitá tehdy, chce-li pořadatel nabídnout svým známým nebo VIP závodníkům slevu na startovném. Nejprve je třeba zadat prefix kodu (například zkratku názvu závodu), počet kolik kodů má být vygenerováno, omezení jejich platnosti a vybrat % nebo absolutní slevu. Tlačítko Vygenerovat kody ukáže, jaké kody byly vygenerovány, uživatel má možnost se vrátit zpět a zadání modifikovat a/nebo vygenerované kody akceptovat tlačítkem Přijmout kódy. Tabulka Slevových kódů již nyní obsahuje výčet vydaných kódů a jejich případné použití. Pořadatel má v této tabulce dále možnost vybrat některý z vydaných kódů a ručně jej zneplatnit. Zpět na hlavní stránce lze slevové kódy exportovat do formátu Excelu a připravit je pro použití. Lze je závodníkům rozesílat e-mailem, nebo SMS zprávou. ORGSU manuál pořadatele Strana 20
Speciální skupinovou slevu pak lze zadat pro členy České triatlonové asociace: Do políčka Prefix kódu je třeba zadat tři písmena CTA, tím se formulář změní tak, jak ukazuje obrázek. Poté je třeba naplnit patřičné hodnoty (jedná se o hromadnou slevu, tudíž políčko počet kódů nemá smysl a zmizelo). Tlačítkem Vygenerovat se proces zadání slevy pro členy ČTA naplní. Tabulka kódů tak bude v administraci ORGSU finálně vypadat takto: Slevové kódy systém uplatňuje postupně tak, jak budou závodníkem zadány. V případě nárokování slevy pomocí vydaného slevového kodu 30% bude uplatněna sleva poprvé. Pokud by atlet v on-line přihlášce nárokoval navíc ještě slevu jako člen ČTA (zadá číslo licence ČTA, systém ověří platnost jeho členství a uhrazený členský poplatek) tak mu bude přiznána i sleva ve výši dalších 10% v tomto modelovém příkladu. V tomto manuálu nejsou printscreeny jak vypadají menu, přihláška atd pro atlety, tyto hledejte v manuálu Služby pro atlety. Na hlavní stránce Startovné pak zbývá ještě poslední položka a tou je LOGO pro startovné. Pořadatel má možnost startovné vedle popisu označit ještě obrázkem podle potřeby. Pokud dojde ke změně zadaných údajů na této stránce, systém tuto informaci zobrazí informativně dole pod tabulkou. Uživatel má možnost upravovat stránku, aniž jsou změny automaticky publikovány do internetu. Toho se dosáhne až stisknutím tlačítka Aktualizovat zadané hodnoty přihlášek Tlačítko Zakázat přihlašování možnost on-line přihlášek na internetu zastaví a tlačítko se logicky změní na Povolit přihlašování. ORGSU manuál pořadatele Strana 21
4. Posílení www stránky pořadatele Jak bylo uvedeno v minulých kapitolách, všechny podstatné informace o eventu, resp. o jednom či více závodech eventu byly do systému uloženy. Nyní je třeba instalovat služby, které tyto informace publikují do Internetu k atletům. Jak je uvedeno v koncepci ORGSU, systém nepracuje s žádnou centrální databází ani s centrální www stránkou, naopak se očekává, že si pořadatel závodu (a nebo jeho obchodní partneři) posílí své vlastní www stránky. Skokem do Firma Posílení vašich www stránek se zobrazí tabulka všech existujících apletů, které jsou vygenerovány a mohou být instalovány na www stránkách pořadatele nebo jeho partnerů. Tabulka bude obsahovat aplety, které byly vygenerovány automaticky pro potřeby skromné www stránky a potom apelety, které si uživatel vygeneroval ručně stisknutím tlačítka + Nový. Pro pořadatele se jako optimální sada jeví tento soubor apletů: - Detail Atleta registrace, resp. přihlášení se k systému a zobrazení/editace profilu atleta - Termínová listina seznam závodů, který je v zadání apletu dostatečně parametrizovatelný a poskytuje všechny důležité služby (termínovka, přihláška, startovka a výsledky) - E-shop ORGSU poskytuje uživatelům služby e-shopu. Tímto apletem potom pořadatel nabízí a prodává služby a zboží koncovým klientům (atletům) bud s vazbou k nějakému závodu, nebo bez vazby na závod/y. Detailnější popis jak se aplety generují, konfigurují a nahrávají na stránky pořadatele je uveden v manuálu Posílení www stránek. ORGSU manuál pořadatele Strana 22
Zde jen ve stručnosti: Otevřením existujícího apletu a/nebo přidáním nového apletu tlačítkem +Nový, například Termínové listiny, se otevře konfigurační box daného apletu. Ten lze libovolně nazvat a podle charakteru služby nastavit jeho parametry. Důležité je poté vpravo dole ULOŽIT. Systém nabízí dole 2 HTML kódy, které musejí být nakopírovány a uloženy do webové stránky tam, kde se činnost daného apletu očekává. Druhý kód se umísťuje zcela na konec sekce body html stránky. Při opětovném návratu do konfigurace apletu již nedochází ke změně HTML kódů, při změně vlastností apletu již není nutné jeho reinstalace na stránce. Aplet může fungovat na více stránkách najednou Detaily instalace jsou uvedeny v manuálu Posílení vašich www stránek. Pokud si na programování netroufnete, v e-shopu ORGSU je možné tuto službu objednat. 5. Skromná www stránka Systém ORGSU automaticky vygeneruje jednoduchou www stránku, která dobře poslouží pro začátek, pro porozumění JAK TO FUNGUJE a může pracovat paralelně vedle hlavní www stránky pořadatele. Klikem na Firma Skromná www stránka se otevře box, kde je možné zadat název a základní barvu této www stránky. Stánku lze aktivovat/deaktivovat checkboxem vedle názvu podle potřeby. Ve spodní části jsou 2 URL adresy, kdy ta první je URL adresa skromné stránky, která pak vypadá takto: ORGSU manuál pořadatele Strana 23
Detaily této stránky pak jsou v zásadě 3: A) Login a profil atleta B) Termínová listina ORGSU manuál pořadatele Strana 24
C) E-shop Detaily fungování jednotlivých apletů přesahují rámec této ORGSU administrativní příručky, jsou v nalezení v manuálu Služby pro atlety. Proto, aby vše mohlo na www pořadatele začít plnohodnotně pracovat, je nutné nakonfigurovat E-shop. ORGSU nabízí několik možností, jak mohou atleti, resp. internetoví návštěvníci jeho webu platit. Od obyčejné platby převodem, přes nastavení platební brány až po možnost dohodny s jinou firmou, která bude platby za pořadatele realizovat. ORGSU manuál pořadatele Strana 25
6. Konfigurace E-shopu a platební brány Bez řádné konfigurace E-shopu není možné vybírat startovné, resp. prodávat ostatní služby a zboží. ORGSU nevybírá finanční prostředky za startovné na svůj účet, ale nabízí technologii každému pořadateli, aby si tuto službu mohl zajišťovat sám, aby peníze přicházely přímo na jeho účet. Otevřením Firma-Konfigurace Eshopu se zobrazí celá stránka potřebných nastavení: V horní části se nastaví defaultní (výchozí) měna, která se bude nabízet při administraci zboží. Měnu je možné pro dané zboží změnit. Zadaný e-mail je důležitý, systém na tento e-mail bude posílat systémové notifikační e-maily, které se obchodních záležitostí týkají. Box Generování kódů je třeba nastavit podle libosti, tyto kódy systém generuje v různých situacích, například se jedná o již diskutované slevové kódy, o kódy které se prodávají v e-shopu a slouží jako důkaz nakoupeného zboží atp. V další části stránky jsou k dispozici nastavení hlavičky a patičky e-mailu. Do patičky e-mailu lze přidat firemní podpis i s obrázkem. Texty systémových zpráv jsou k dispozici v dokumentu E-maily ORGSU Další část přináší možné nastavení internetových platebních bran, které budou nabízeny zákazníkům (atletům) ke zprostředkování konečné platby. Pořadatel závodu může nastavit a povolit jednu či více metod, v ČR přichází aktuálně v úvahu platební brána GP Webpay, která pracuje s širokou nabídkou tuzemských bank. Vedle toho si může pořadatel nakonfigurovat příjem financí na firemní účet Paypalu. ORGSU manuál pořadatele Strana 26
Pro nastavení platební brány musí pořadatel dojít do své banky a dojednat uzavření smlouvy, v rámci které obdrží potřebné přihlašovací údaje. Každá automatizovaná platební brána pracuje na provizní bázi. Každý pořadatel má možnost dojednat si svůj deal s co nejnižšími %. Pokud se jeví dohoda s bankou jako obtížná nebo pořadatel takovou ambici nemá, může využít spolupráce s jinou firmou. Máte-li v této oblasti zájem o konzultaci jak a za jaké % lze toto téma řešit, napište nám na aaa.orgsu.org, situaci operativně vyřešíme. ORGSU podporuje i klasickou metodu platby převodem: U této varianty je třeba průběžně do systému doplňovat informace o uhrazených objednávkách závodníky. To je m.j. práce navíc, kterou s touto variantou platba převodem pořadatel má. Je tedy třeba otevřít záložku Firma E-shop Objednávky, porovnat výpis z banky, nalézt patřičný variabilní symbol a ručně upravit status objednávky: Pokud zvolí elektronickou variantu platební bránou, tuto činnost za něho vykonává systém ošem za x% provizi, která je s bankou za platební bránu smluvně ukotvena. ORGSU manuál pořadatele Strana 27
Poslední box skýtá možnost napojit již existující platební bránu, kterou pořadatel na některém svém nebo spřáteleném www serveru používá. Jedná se zde o možnost využít maximálně universální rozhraní, které je v platebních systémech standardizované. Pokud by vám ani tato varianta nevyhovovala nebo nefungovala, neváhejte vaši situaci a potřebu popsat na aaa@orgsu.org a řešení lehce a rychle nalezneme. Jakmile váš e-shop získá alespoň jednu nakonfigurovanou platební bránu, můžete otevřít přihlášky (tlačítkem povolit přihlašování na stránce Event Startovné a vaši závodníci se mohou začít hlásit na vaše závody. Pokud pořadatel, resp. jeho firma nemá zájem sama provozovat webovou stránku a/nebo sama vybírat finanční prostředky. ORGSU nabízí scénář, ve kterém tyto činnosti může, za definovanou provizi, provozovat firma jiná v roli obchodního partnera. Scénář je v úvodním schéma rozděleno do bodů 7, 8 a 9: ORGSU manuál pořadatele Strana 28
7. Výběr partnera a pozvánka do ORGSU Systém a jeho architektura dovoluje, aby pořadatel závodu držel všechna práva, která mu z titulu jeho role náleží, nemusí přitom provozovat vlastní www stránky, ani platební bránu. Jako partner se na tuto činnost hodí například sponzor, firma, která provozuje zpravodajský portál, pořadatel série závodů, obce/město/kraj, Tělovýchovná jednota, klub, sportovní asociace, ČSTV a tak podobně. Důležité je, aby vybraný partner provozoval weobvé stránky, aby měl zájem na podpoře daného pořadatele a jeho závodů a aby byl důvěryhodný pro banku z důvodů dohody k provozování platební brány. V neposlední řadě aby takto zvolený partner byl důvěryhodný a něčím zajímavý pro závodníky, aby rádi chodili na jeho webové stránky. Role partnera se s výhodou nabídne sponzorovi, který má zájem na retailu, tedy na tom, aby jeho webové stránky navštěvovali závodníci. Takového partnera je třeba pozvat a registrovat do ORGSU v roli bud Digitální marketing nebo Pořadatel série. Pořadatel závodu bud může takového partnera pozvat sám osobně, aby si na www.orgsu.org zřídil svůj účet, nebo požádat některého z obchodních agentů. Jejich prezentace je k nalezení na hlavní liště Agenti. Jakmile se váš partner zaregistruje v systému, lze přistoupit k navázání spolupráce s tímto partnerem. K tomu slouží Obchodní dohoda k závodu. ORGSU manuál pořadatele Strana 29
8. Obchodní dohoda k závodu Je vždy iniciovaná a tvořená z pohledu pořadatele závodu a definuje jak rozsah spolupráce, tak % rozdělení finančních příjmů mezi oba dva partnery. Pořadatel závodu může mít více partnerů v tabulce obchodních dohod. Prvním a povinným partnerem je ORGSU s.r.o., která vstupuje do příjmů smluvně definovanou výší obchodní provize tak, jak definuje aktuální licence na provozování systému ORGSU. Obchodní dohodu je třeba provést pro každý závod zvlášť, není možnost vytvořit skupinovou dohodu na více závodů najednou, ani na celý event. Obchodní dohoda k závodu vzniká ve 3 krocích. 1. Pořadatel závodu vyhledá partnera, navrhne rozsah jeho oprávnění a % (nebo absolutní částky) dělby různých typů příjmů (jak startovného, tak různé typy zboží z -shopu), které by podle něho spolupráci co nejlépe vystihovaly. 2. Partner pořadatele závodu (firma/organizace v profilu Digitální Marketing nebo Pořadatel série) návrh posoudí, případně návrh dohody upraví a odešle zpět k finálnímu schválení. 3. Pořadatel závodu dohodu přijme, nebo odmítne. V dalším, poté kdy jsou nasmlouváni všichni partneři pořadatel může finanční dohodu uzavřít. Taková dohoda má Status Uzavřená. Po závodu by pak měl provést finanční vypořádání, taková dohoda pak má status Finančně uzavřená. Kliknutím na Firma Spolupráce s ostatními firmami Přehled dohod k závodům a vznik nové dohody se otevírá tabulka existujících dohod. Ke každému závodu je připravena dohoda, která má status Rozpracovaná, což znamená, že do ní lze přidat prvního nového partnera (vyjma ORGSU s.r.o) Kliknutím na Detail v řádku například závodu Veltrubský silák, otevře se seznam dohod, které jsou k tomuto závodu aktuální. Zde je možné upravit měnu, nyní je čas změnit z původně zadaných USD na Kč. Dále pak, velkým zeleným plus vpravo se přidat další řádek tedy novou dohodu. Předpokládejme že se tak stalo: ORGSU manuál pořadatele Strana 30
Nyní je třeba vybrat partnera, který bude dohody účasten. Zadáním počátečních písmen názvu a tlačítko Vyhledat, systém nabídne výsledky takového hledání. Tlačítko vybrat zvolí tu správnou fimu, předpokládejme, že byla vybrána firma Sportovní zpravodajství a.s.. Tabulka obchodní dohody je nyní obohacena o nový řádek s novou dohodou, která bude s firmou Sportovní zpravodajství má status Nová. Je-li uživatel s touto volbou spokojen, tak musí tabulku uložit tlačítkem vpravo dole. Vlastní obsah dohody se otevře po kliknutí na PODMÍNKY v daném řádku. Tabulka má tři stejné části, horní, střední a spodní. Horní část je nyní aktivní, připravená proto, aby firma Hope Production partnerovi navrhnula rozsah služeb a finanční participaci na prodeji startovného a jiného zboží. Význam kategorií zboží je diskutovaný v manuálu Administrace E-shopu. Je-li zadání hotové, je třeba potvrdit tlačítkem OK. ORGSU manuál pořadatele Strana 31
Výklad položek obchodní dohody k závodu: Potvrzení, zda každý aplet (resp. skupina služeb) má být na webu partnera aktivní Právo partnera vybírat finance svojí platební bránou na svůj bankovní účet. Aktivní pouze je-li zaškrtnuuto Přihláška % nebo fixní částka, kolik má náležet partnerovi ze Startovnho a vašech dalších typů prodávaných služeb a zboží. Schválení rolí Pořadatel série nebo výsledková firma. Pořadatel závodu musí výslovně tyto role potvrdit, nestačí, že firma má takový profil v ORGSU aktivní. Schválení funkce virtuálního závodu, detaily hledejte v manuálu Virtuální závod Po zadání detailů v návrhu dohody je třeba finálně novou tabulku ULOŽIT. U celé této procedury je záměrně dbáno na to, aby uživatel musel sám vědomě uložit zadaná data, je to dobrá pojistka uvědomit si tento zásadní krok a mít vše dobře pod kontrolou. Po uložení se pod tabulkou objeví tlačítko Zaslat nabídku. V tabulce může být více řádků s více návrhy smluv. Je tedy třeba zaškrtnout checkbox vlevo a kliknout na Zaslat Nabídku. Tato funkce způsobí, že firma ORGSU manuál pořadatele Strana 32
Sportovní zpravodajství dostane notifikační e-mail a a v tabulce pořadatele závodu se změní stav vyjednávání na Ke schválení partnerem. Předpokládejme nyní, že vyzvaná firma Sportovní zpravodajství obdržela notifikační e-mail a oprávněný uživatel této firmy, například Super user nebo ředitel / CEO otevřel stránku Firma Obchodí dohody k závodům : Akcí Detail se partnerské firmě otevře stejná tabulka, kde má možnost ve druhé střední části vyjádřit svůj názor. Systém do této střední části nakopíroval názor pořadatele závodu, pan Lébl tak má možnost data jen upravit nebo ponechat. Pan Lébl se rozhodl změnit výši % na Startovném na 8,3%, stejně tak zvýšil z 5 na 6% svůj podíl na dotacích/darech. Potvrzením OK a stiskem Zaslat protinávrh firma Sportovní zpravodajství splnila svůj vyjednávací krok. Systém opět poslal pořadateli závodu notifikační e-mail, pojdme se tedy podívat zpět na obrazovku pořadatele závodu: ORGSU manuál pořadatele Strana 33
Rozkliknutí detailu obchodní dohody k závodu Veltrubský silák ukazuje třetí vyjednávací krok, kdy má pořadatel závodu 3 možnosti jak dál. Nejprve ale musí vlevo vybrat daný řádek, až poté se tlačítka zaktivní. Předpokládejme, že spolupráce byla uzavřena, že pořadatel závodu vlevo vybral v check-boxu řádek s firmou Sportovní zpravodajství a potvrdil Schválit protinávrh. Tím, že byla dohoda schválena, se závod Velktrubský silák například zobrazí v kalendáři závodů firmy Sportovní zpravodajství a bude se zde možné k závodu přihlásit. Vedle toho může firma Sportovní zpravodajství posílit svoji www stránku o specifické aplety, které se tohoto závodu týkají, například Startovní listina, On-line výsledky atp. Pořadatel závodu může poslat návrh obchodní dohody i firmě, která nemá nakoupenou licenci ORGSU. Systém bude pracovat až do té chvíle, kdy se tato firma pokusí aktivovat služby, které se týkají přihlášek a prodeje startovného. Žádné finanční služby nejsou možné bez zakoupené ORGSU licence. ORGSU manuál pořadatele Strana 34
Pokud pořadatel pozve k partnerství třetí subjekt, například dalšího pořadatele závodu, vše pracuje docela stejně jen s tím rozdílem, že při schvalování obchodní dohody nový partner vidí v tabulce všechny ostatní partnery, ale nevidí jejich podíl na společném businessu. Toto privilegium má pouze pořadatel závodu, ten vidí a schvaluje všechny bilaterální dohody. V tomto ilustrativním případě byla k partnerství vyzvána navíc firma Water Events, které bylo nabídnuto pořadatelem závodu (Hope Production sro) 5%. Water Events tuto nabídku nerozporuje a příjímá ji již ve 2 vyjednávacím kroku. Z pohledu pořadatele pak tabulka obchodních dohod k závodu obsahuje všechny řádky takto: hlavní příjem ze startovného je tedy rozdělen na 4 části, kdy ORGSU s.r.o. náleží 4% za funkčnost souboru informačních služeb, prodejních nástrojů a uložení dat, Sportvní zpravodajství a.s. pak nese na svých bedrech rozhdnou část komunikace a medializace závodu za což mu náleží dohodnutých 8,3% a Water Events Ltd byla poptána o obeslání celé své databáze závodníků, kteří se účastní několika plaveckých sérií, které tato firma pořádá, za což jí náleží 5% z příjmů. Partneři se mohli domluvit a do tabulky uvést i absolutní finanční částky namísto %, i to obchodní tabulka k závodu umožňuje. Absolutní částka za provedené služby by se nabízela například při angažování externí časomíry atp. Pokud si je organizátor jistý, že k závodu již nebude již pozývat žádné další partnery, měl by obchodní dohodu uzavřít. ORGSU manuál pořadatele Strana 35
9. Posílení www stránek partnera Ve smyslu uzavřené dohody mezi pořadatelem závodu a jeho partnerem je možné přímo z ORGSU účtu partnera generovat a konfigurovat aplety, které se následně na www partnera mohou instalovat. Předpokládá se, že si partnerská firma nakonfigurovala e-shop, aby případně mohla vybírat startovné jménem pořadatele. Výčet apletů v současné verzi systému (II.2017) přínáší tato tabulka. Název apletu Digital Pořadatel Časomíra Popis Marketing Sérií O firmě + + + Logo a základní informace o firmě tak, jak jsou v administrativní části zadané Administrace + + + Tento aplet zajištuje dostupnost administrativního rozhraní přímo na www partnera, není pak pro administraci závodů nutné navštěvovat www.orgsu.org Přihláška + + Přihláška na konkrétní závod. Aplet lze vhodně kombinovat s apletem login a profil Login a Profil + + Registrace nových atletů k databázi partnera, login stávajících a správa uživatelských profilů atletů. E-shop + + + Jednoduchý E-shop, který lze využít pro prodej jakéhokoli zboží, které není vázáno k určitému závodu. Event banner + Informační banner, který střídavě zobrazuje logo a název eventu, základní informace o jeho závodech a loga sponzorů. (Iframe) Foto galerie + + + Umožňuje nahrávat fotografie s vazbou na uričtý závod Výběr jazyka + + + Přepínač jazyků, do kterých je systém ORGSU aktuálně lokalizován On-line Výsledky + + + Startovní listina před závodem a count-down času kolik zbývá do startu, live výsledky tak, jak časomíra v reeálném čase data pořizuje a výsledky poté, kdy je závod ukončen. Picture banner + + Obrázkový banner, který odkazuje na zadanou URL adresu a lze jej využít k instalaci na www stránky třetích stran Race Banner + Banner závodu, který střídavě zobrazuje logo a název závodu, jeho disciplíny a loga partnerů. Race Calendar + Kalendář závodů, který má na stránce konfigurace apletů bohaté možnosti nastavení (jak se má kalendář otevírat, jaké obsahuje položky, filtry a pdobně) Výsledky závodu + + Výsledky závodu ORGSU manuál pořadatele Strana 36
Series Banner + + Banner série, který střídavě zobrazuje závody série, detaily závodů a loga sponzorů. Kalendář sérií + + Kelednář sérií závodů Series Result + + Výsledky série průběžné a konečné Uživatelské body + + Každý uživatel si může nadefinovat počty bodů, které systém bude načítat závodníkům za to, jak byli na www pořadatele aktivní Pokud partner nenalezne v tabulce aplet, který by si přál, musí si zřídit další odpovídající firemní profil na záložce Firma Další dostupné profily. 10. Přihlášky a platba startovného, slevy Jak ukazuje hlavní schéma na začátku tohoto dokumentu, atleti mohou k systému pořadatele přistupovat ze tří v principu odlišných směrů: A) Z originálního www pořadatele (jedna nebo více www portálů) B) Skromná www stránka tuto lze aktivovat na záložce Firma Skromná www stránka C) Z jedné či více stránek partnera / partnerů tak, podle toho jak byly uzavřeny obchodní dohody k závodu Návštěvou jakékoli výše uvedené stránky, internetový návštěvník (typicky atlet) bud 10.1 již má založený uživatelský účet, pak provde LOGIN a tím se mu otevírá možnost přihlásit se k 10.2 nemá založený účet, klikne na Registrovat a účet si zřídí Pokud jako nepřihlášený internetový návštěvník klikne přímo na přihlášku k závodu, pak se ho systém na výběr mezi volbou 10.1. nebo na 10.2. navede. Následující obrázky budou ze skromné www stránky firmy Sportovní zpravodajství. Upozornění: stránky jsou ilustrativní a nelze se spolehnout, že budou i v budoucnosti funkční. Po zaregistrování atleta k databázi se atletovi nabízí jeho profil, kde má/bude mít evidované jeho závody, přihlášky, objednávky e-shopu, body za aktivity atd. ORGSU manuál pořadatele Strana 37
Každý klient pořadatele závodu (typicky atlet) tak má možnost spravovat si svůj učet s tím vědomím, že pořadatel závodu má během prezentace možnost tato data pro potřeby přihlášky daného závodu upravit podle místní situace a potřeby. Přejdeme-li na www stránce partnera na záložku Kalendář závodů, pak je vidět vpravo nahoře informaci o přihlášeném uživateli. V kalendáři závodů je vidět, že je zde nabídnutý závod Veltrubský silák (jako součást eventu Vaše půlka, kterou pořádá Hope Production). Je zde aktivní startovnílistina a stejně tak možnost on-line přihlášky. Je třeba si uvědomit, že nyní se nacházíme na www stránce partnera, nikoli na www stránce pořadatele. Díky uzavřené obchodní dohodě k tomuto závodu jsou všechny tyto vymoženosti k dispozici i zde. Kliknutím na Přihláška se nejprve otevře box s dotazem, zda Dan Volár chce přihlásit sebe, nebo někoho jiného: ORGSU manuál pořadatele Strana 38
Kliknutím na tlačítko Sebe se pak otevře přihláška k závodu, vyplněná podle zadaných údajů: Přihláška obsahuje požadovanou položku čas na 400 m VZ a umožňuje zadat slevový kód. Ten byl právě zadán a je třeba kliknout na ověřit platnost kódu. Stejně tak by bylo třeba zadat číslo ČTA licence pro přiznání další slevy. Závodník musí zaškrtnout box Souhlasím s podmínkami, protože tak si to pořadatel v nastavení eventu zadal. Poté je možné kliknout na Přihlásit na závod, čímž se vypočítá výše startovného s přiznanou slevou a atlet má možnost přihlásit dalšího závodníka, vstoupit do e-shopu k závodu a/nebo zaplatit. Volba zaplatit otevře průvodce platbou: Na konce procesu platby se otevře nabídka platebních nástrojů, které má daná firma aktivované. Detaily k tématice e-shop hledejte v manuálu Administrace E-shopu. ORGSU manuál pořadatele Strana 39
Důležité: v celém prostředí ORGSU platí obecné pravidlo, že nový účet atleta patří do databáze té firmy, která vygenerovala patřičný aplet. Toto pravidlo v praxi pro atlety znamená 2 scénáře A) Pokud se atlet přihlásí na www pořadatele závodu (kde jsou aplety vygenerované pořadatelem závodu), databáze pořadatele závodu se zvětší (červená šipka na obrázku níže) B) Pokud byla nová registrace a přihláška k závodu pořadatele provedena na některém z partnerských serverů (resp. na takovém www, kde jsou aplety vygenerované partnerem), pak se daný atlet v databázi pořadatle neobjeví, bude jen na přihlášce k závodu. Tento scénář je zobrazen zelenou šipkou níže. 2 scénáře přihlášky k závodu Závod www.partnera.xxx Přihláška k závodu Obchodní dohoda k závodu www.pořadatelzavodu.cz Přihláška k závodu Databáze partnera Databáze pořadatele závodu Stejně tak jak dává ORGSU možnost přihlášky závodníků z více různých www stránek, skýtá i různé možnosti jak vybírat startovné. Závodník sám rozdíl nepozná, vždy se mu zobrazí stránka s výběrem platebních nástrojů (bran), on si vybere z jendé nebo více možností a zaplatí. Na pozadí se pošlou peníze bud na účet pořadatele, nebo na účet partnera podle toho jaké je znění aktuální obchodní dohody k závodu. Scénář Peníze budou směřovány na účet pořadatele závodu Peníze budu směřovány na bankovní účet partnera Poznámka Pořadatel závodu - má nakonfigurovanou alepoň jednu platební - nepovolil partnerovi, aby ho v této činnosti zastupoval Pořadatel závodu nemá ambici sám vybírat peníze elektronicky ani převodem a dává toto právo některému ze svých partnerů. Tento scénář je dnes na světě hojně využíván takzvanými registračními portály, které tuto službu realizují za fix + % provize Tato tématika je detailně diskutovaná v manuálu Finanční služby ORGSU. ORGSU manuál pořadatele Strana 40
Startovní listiny na www partnerů Pokud pořadatel závodu v tabulce obchodní dohody povolil partnerovi, aby se pro návštěvníky jeho www stránek zobrazovala startoní listina, pak se tato zobrazí při kliknutí na Startovní listina v kalendáři závodů Startovní listina umožnuje filtrovat zobrazený výčet závodníků podle potřeby. Startovní čísla v této chvíli zveřejněna nejsou, záleží na pořadateli (a nebo časomíře) kdy budou strtovní čísla finálně přidělena a publikována. Stejně tak má pořadatel možnost povolit/zakázat zobrazení stavu přihlášky a variabilního symbolu. Toto nastavení prování na záložce Event Startovní listina: ORGSU manuál pořadatele Strana 41
11. Rozhodnutí pořadatele zda angažovat externí výsledkovou firmu S ohledem na velikost a důležitost eventu/závodů, toto rozhodnutí je třeba provést s dostatečným x týdenním předstihem. ORGSU plně podporuje oba dva scénáře: - Kroky 12, 13 a 14 scénář, kdy si pořadatel a jeho tým zvládnou změření výsledků sami - Kroky 15, 16 a 17 scénář, ve kterém bude nasmlouvaná externí časomíra Pořadate závodu je schopen zvládnout změřit si závod(y) sám, s podporou ORGSU mobilní technologie, stejně tak jen královskou metodou s hodinkami, tužkou a papírem. Mobilní časomíra pracuje tak, že na každém požadovaném měřícím místě (například cíl plavání, start kola, otočka kola,..) může být jeden nebo více (podle očekávané hustoty závodníků) časoměřičů, který má svůj mobilní telefon nebo tablet a na něm nahranou aplikaci ORGSU Sport Timekeeping. V této aplikaci časoměřič vybere na jakém je právě měřícím místě a pak jen zadává startovní čísla, která vidí a tiskne enter. Každý si může tuto funkčnost vyzkoušet zde: test.orgsu.org, na modelovém příkladu 5 závodníků. Pokud je na měřícím místě očekávaný nával (například po výlezu z vody krátkého závodu, dětské závody obecně atp), tak lze doporučit rozdělit takové místo do několika úzkých koridorů a pro každý takový koridor mít jiného časoměřiče. Mobilní technologie je vhodná pro rozsáhlé závody, kdy je vhodné změřit závodníky daleko v lese, nebo na obrátce u bójky na vodě. Vše záleží, zda mají kvalitní viditelná startovní čísla, resp. čísla na plaveckých čepičkách, na zadních částech ramen a/nebo například na lodi. Mobilní měření bude pracovat i tehdy, nebude-li v místě měření signál, data se pošlou až se zařízení na signál dostane. V kombinaci s ručním měřením (zapisovat startovní čísla a časy) lze dosáhnout na velmi kvalitní výsledky prakticky v reálném čase s velmi nízkými pořizovacími náklady. ORGSU manuál pořadatele Strana 42
Měření výsledků není jediná činnost, která se musí zvládnout Tabulka ukazuje skupiny činností, které více-méně často leží na bedrech časomíry, ale které pořadatel může s pomocí ORGSU technologie zvládnout i sám: Přiřazení startovních čísel Prezentace na místě Příprava a měření časů Vydání výsledků Archivace dat a pořadí případné série Pořadatel závodu (nebo firma časomíry) s využitím sytému ORGSU ORGSU poskytuje velmi robustní nástroj pro možnost rozdělit závod do několika vln, do těchto vln automaticky podle potřeb nasypat závodníky a přidělit jim startovní čísla Systém umožňuje vytisknout prezentační archy ve struktuře a řazení podle přání pořadatele, skýtá 2 ůrzná pracoviště pro ruční vyhledávání, změnu či zadávání nových atletů, pro kontrolu /zadávání uhrazeného startovného na místě atp. Vyžadováno připojení na Interenet Zadání libovolného počtu měřících míst, měření přes půlnoc, měření závodů s depem a bez depa mezi disciplínami, zadání mezičasů nebo okruhů. Využití mobilních aplikací a/nebo hodinek/tužky/papíru. Levná výsledková licence, pro malé závody pak navíc Licence se slevou. V průběhu měření je internetovým uživatelům k dispozici silný aplet On-line výsledky, který snese přísné srovnání s nejlepší světovou konkurencí Příprava šablon pro tisk neoficiálních a oficiálních výsledků, zařazení log a dalších informací na tiskové sestavy. Export do.pdf formátu, který je vhodný pro následný tisk na tiskárně. Atleti mají své výsledky dostupné z jednoho místa ve svém profilu na www pořadatele a/nebo partnera Průběžné výsledky série na www pořadatele série Firma časomíry V případě potřeby lze přihlášené závodníky ve standardním.xml formátu exportovat pro časomíru, která potom rozdělení do vln a přiřeazení čísel provede vlastní technologií (mimo systém ORGSU) Tuto činnost lze smluvně přenést na firmu časomíry Tuto činnost lze smluvně přenést na firmu časomíry Tuto činnost lze smluvně přenést na firmu časomíry Výsledková data mohou být nahrána v zadaném formátu do systému pořadatele. Pořadatel tak musí zvážit, zda chce ušetřit a pořídit si výsledky vlastními silami a/nebo zda se svěří profesionální firmě. I v takovém případě lze s výhodou využít systému ORGSU, to je pak již v plné moci vybrané výsledkové firmy. ORGSU manuál pořadatele Strana 43
12. Příprava pro měření a registrace atletů na místě V kontextu tabulky minulé kapitoly budou nyní diskutovány jednotlivé činnosti podrobně. 12.1. Startovní čísla a startovní vlny Na záložce Event Startovní čísla a startovní vlny se otevírá průvodce, kterým lze projít jako celkem nebo z něho jde v každém krok vyskočit a činnost doladit později. Tuto záležitost doporučujeme prostudovat a rozmyslet včas, týdny před závodem. - Kolik strtovních vln bude pro každý závod, kolik jich bude za celý závodní den? - Jaké sady startovních čísel použijeme pro každou vlnu / kategorii / pohlaví? - Chceme si pošetřit nějaká VIP startovní čísla do budoucna pro VIP atlety nebo pro prodej? Odpovědi na tyto otázky půjdou zadat do tohoto průvodce. Tím se ovlivní jak vlny a startovní čísla již přihlášených závodníků, tak to ovlivní návrhy zařazení do vln a návrhy startovních čísel u nově zadávaných závodníků z pracoviště prezentace a/nebo z registrační tabulky. První krok průvodce diskutuje tématiku VIP startonvích čísel, která lze bud přidělit a/nebo je pošetřit pro budoucí použití. Nyní byl určen interval čísel 1..10, jedno číslo již bylo přiděleno davidovi Otrubovi: Druhý krok průvodce integrovaně řeší tématiku startovních čísel i startovních vln. Na začátku je hlavní rozhodovací menu, jaká filosie pro přidělení startovních čísel je/bude uplatněna. Defaultní hodnota je Ručně, protože vlny i startovní čísla lze přidělit ručně a vše je OK. Pro větší závody je ovšem tato varianta úmorná až neproveditelná. Například volba Dle startů pak bude znamenat, že startovní čísla budou generována v souvislých řadách pro jednotlivé starty (vlny) závodů. ORGSU manuál pořadatele Strana 44
Pokud by se zvolila položka Podle startů, pak se objeví relativně složitá tabulka která vyžaduje detailnější popis. Všechny varianty jsou detilně popsány v manuálu pro časomíru. V tomto modelovém příkladu byly do závodu Veltrubský silák zadány 2 startovní vlny, kdy ta první (např. pro elitu) bude mít max 10 závodníků se startovními čísly 21 až 30. Druhá vlna pak bude mít startovní čísla od 31. Přihlášky budou řazeny podle příjmení a roku narození, poté jim boudu v řadách přidělena startovní čísla. Poté bylo provedeno generovat. Výsledek generování lze zkontrolovat tlačítkem Startoní lisitina : manuálu. Detaily hledejte v manuálu pro časomíru. Obrázek ukazuje fixované startovní číslo 1 pro Davida otrubu a poté přidělená čísla od 21 tak, jak bylo zadáno. Detailní popis této části aplikace přesahuje možnosti tohoto Nyní lze předpokládat, že se posunul čas a je třeba doplnit některé závodníky ručně, třeba i v den závodu. Výše uvedená tabulka toté téma otevírá bodem 12.2. K tomu jsou k dispozici 2 pracoviště. ORGSU manuál pořadatele Strana 45
Tím prvním je pracoviště Registrace, které umožnuje hledat atlety podle příjmení a startovního čísla, stejně tak přidávat atlety nové: Fotografie atleta byla přidána ručně, další vývoj ORGSU umožní pracoviště registrace připojit USB na digitální fooaparát. Filosifie návrhu startovního čísla pro tohoto atleta, který byl zařazen do 2. Vlny respektuje zadanou filosofii v minulém kroku, kdy systém ví, že 2. Vlna závodu začíná startovním číslem 31. Druhá možnost jak zadat nové atlety a/nebo hledat již uložené je Event - Tabulka registrace. Ta je navržena tak, aby maximální rychlostí s minimem kliků bylo možné rychle zadávat závodníky na startovní listinu. K tomu slouží dole smyčka Nový,, která jen pomocí Enter nebo Tab projde celým zadáním až po potvrzení Přidat závodníka vpravo dole. Tabulka registrace umožňuje třídit atlety kliknutím na daný sloupec. Zobrazené sloupce je možné změnit tlačítkem zobrazené sluoupce. Každé kliknutí na aktivní buňku a změna/zápis nové hodnoty způsobí přepsání dané informace v databázi. Vymazání přihlášky lze provést kliknutím pravé myši na daný záznam: Vždy je vhodné provést kontrolní tisky startoních listin a zkontrolovat kompletnost a správnost startovních čísel dříve, než bude závod odstartován a měřen. ORGSU manuál pořadatele Strana 46
12.3. Příprava měření Na stránce Event Scénáře měření výsledků je třeba zvolit, jaký scénář pro měření výsledků bude pro daný závodní den platný. v tomto modelovém příkladu byla zvolena varianta ORGSU technologie a byla vybrána varianta licence se slevou, která kalkuluje cenu měřící licence zpětně, podle počtu změřených závodníků. Tato varianta je výhodná zejména pro malé závody do cca 100 lidí. pomocí kterých bude měření provedeno. Systém tak přdělil Bezpečnostní klíč a uživatel byl vyzván, aby zadal svůj privátní klíč. Oba dva tyto klíče budou potřebné pro přihlšení mobilních aplikací, Management měřících bodů Na záložce Event Management měřících bodů se provádí zadání míst, kde bude probíhat měření a namapování těchto míst na jednotlivé závody. Tato tématika je podrobně diskutovaná v manuálu pro časomíru, zde jen letmo. MB1 Start závodu MB3 - Cíl MB2 Mezičas Obrázek ukazuje velmi jednoduché schéma závodu, které by si každý pořadatel mě ručně nakreslit a měřící místa si na něm vyznačit. Filosofie systému je taková, že je lhostejné kolik a jakých závodů v průběhu závodního dne bude, pro měření všech závodů je jen jedna sada měřících bodů. Tyto budou následně na jednotlivé závody, na jejich starty, mezičasy a cíle namapovány. Tento jednoduchý obrázek je v systému uplatněn pro testovací měřen na adrese test.orgsu.org. ORGSU manuál pořadatele Strana 47
Uvnitř administrace systému je tedy třeba provést zadání měřících bodů. Budeme se držet již nám známého závodu Veltrubský silák, pro kvalitní změření tritlonu je třeba alespoň 6 měřících míst: Ve spodní části stejné stránky jsou tato měřící místa (pomocí jejich kodového označní 1 až 6) namapována na vlastní závod: mezi jednotlivými disciplínami je volena varianta druhá, která definuje mezi disciplínami depo. První varianta by depo ignorovala a bylo by třeba zvolit jen jedno místo, kde by se měřil čas. Třetí varianta je pak vhodná pro závody, kde na sebe disciplíny nenavazují, například etapové závody. Systém podporuje i vícedenní měření, kdy jedna disciplína (etapa) může být jeden den, druhá pak až den další atd. ORGSU manuál pořadatele Strana 48
Kontrola hlaviček, šablon a dalších textů Jako součást přípravných prací vřele doporučujeme projít si tuto tabulku a být si jistí, že vše je dobře připraveno. Na záložce Event Editace a tisk dokumentů jsou všechny pohromadě. Leckterý dokument lze nalézt a editovat i jinde. V horní části výčtu jsou uvedeny dokumenty s obecnou platnosti, dle pak dokumenty k eventu a nakonec pak dokumenty relevantní pro každý jeden závod. Zpracován osobních údajů Potvrzení prezentace Propozice / popis akce Souhlas s podmínkami účasti Popis Eventu Popis závodu Tisk registračních archů Tisk startovních listin Pravidla závodu Pokyny pro rozhodčí Pokyny pro moderátora Informační stránka pro atleta Souhlas s podmínkami účasti na závodu Obecná patička tisků Dokument se používá při zakládání uživatelských účtů a byl diskutován výše. Dává se závodníkům po prezentaci na místě eventu. Šablona informačního lístku lze editovat. Popis celého eventu. Vydává pořadatel a byl diskutován výše. EVENT základní nastavení Další. Krátké shrnutí eventu, které se zobrazuje atletům na www v kalednáři závodů EVENT Závody další. Krátký popis závodu, který se zobrazuje jako dovysvětlení v kalendáři závodů Event Tisk pro registraci Několik dní před akcí je vhodné projít hlavičky, tabulku a patičku těchto tisků Event Tisk startovních listin Několik dní před akcí je vhodné projít hlavičky, tabulku a patičku těchto tisků Dokument by měl být finalizovaný, vytisknutý na nástěnce závodu. Tovární návrh obsahu tohoto dokumentu je k dispozici. Každý pořadatel si může editovat a připravit jeho skutečný obsah. Vhodné tisknout a rozdat všem rozhodčím před akcí. Velmi důležitý dokument, který by měl obsahovat Co, kdy/jak často a proč je třeba říkat, zmiňovat. Stejně tak co nezmiňcvat. Seznam VIP osob, sponzorú, Event Generování informační stránky. dá se použít bud jako označení depa, jako vzor pro tisk startovních čísel atp. služba generuje sadu A4 v.pdf souboru. Specifický dokument, který se může lišit od celo-eventového Centrované, malé písmo, umístěné na všech tiscích. Vhodné např pro zmínění www stránky pořadatele, časomíry atp ORGSU manuál pořadatele Strana 49
13. Registrace na místě týmem pořadatele Jak bylo diskutováno výše, atleti jsou nyní na startovní listině, je zadaná filosofie řazení závodníků do startovních vln a filosofie přidělování startovních čísel. Na stránce Event Startovné je třeba podle toho jak bylo uveřejněno zastavit on-line registrace. Od této chvíle se již žádný závodník sám přihlásit nemůže, jediná možnost jak přidat závodníka je ručně pomocí jednoho ze 2 pracovišť tak, jak bylo diskutováno výše. Den před závodem bývá vhodné vytisknout všechny přihlášené závodníky pro potřeby pracovníků prezentace Event Tisk registrovaných závodníků. Tato stránka nabízí nástoje, jak připravit tiskové archy k generování a tisku. Téma tabulky již bylo diskutováno dříve. Do pložky Řazení je třeba přetáhnout alespoň jedu položku z Vybraných Sloupců. Nyní jsou pro ilustraci použity dokonce dvě kritéria, první kategorie a druhé je příjmení. Tato dvoj-kombinace zajistí, že tisky budou generované podle jednotlivých kategorií a uvnitř těchto kategorií pak bude řazení podle příjmení, jak je zřejmé příkladovém tisku na další stránce. Tisknout hlavičku a patičku Řádkování Plus empty rows number Table template Table font size Ohraničení buňky Pro potřeby tisků prezentačních archů doporučujeme vypnout tuto možnost a netisknout hlavičky a patičky. Zabere to zbytečné místo, které je na tiskových stránkách vzácné. Lze nastavit větší, než obvyklé proto, aby se do řádků dalo ručně vpisovat. Počet prázdných řádků na konec, které se mohou hodit pro ruční dopsání předem nepřihlášených atletů. Výběr vhodné šablony tabulky, jak bylo diskutováno výše Velikost fontu, 12-point font size. Tisk lze zadat s ohraničením buněk nebo jen oddělit řádky. ORGSU manuál pořadatele Strana 50
Příklad generování prezentačního archu podle zdané specifikace: Arch pro registraci atletů se pak dá právě tam, kde je potřeba mezi jednotlivými věkovými kategoriemi rozstříhnout a rozdat na jednotlivé stoly podle toho jak jim jsou jejich age group přiděleny. Jakmile jsou archy rozdány, manager registrace by měl mít alespoň jeden počítač, kde bude mít spuštěné jedno z pracovišt registrace tak,jak bylo diskutováno v kapitole 12.1. Evenet Pracoviště registrace Event Registrační tabulka Vhodné pro hledání závodníků podle startovního čísla a příjmení. Lze zadat závodníka do více závodů celého eventu, nabízí se zde tisky účtečnky a informačního letáku. Tabulka zobrazuje atlety v zahuštěné podobě, neumožňuje změnit závod. ORGSU manuál pořadatele Strana 51
Status závodníka Tato hodnota se nastavuje někdy automaticky a jindy ručně (např. v tabulce registrace), podle následujících pravidel. V průběhu přípravné fáze a poté v průběhu závodu se o závodníkovi nese informace o tom, v jakém se nachází aktuálně stavu: Přihlášen k závodu Přihlášen a zaplatil Prezentován k závodu Prezentován ke startu Na trati V cíli DNF Did Not Finished DSQ Disqualified LAP DNS Did Not Start V systému existuje přihláška, závodník však nezaplatil startovné, resp. toto není evidováno. Systém automaticky přidělí tuto hodnotu pokud se atlet přihlásil on-line a zaplatil. Je-li nastavena platba převodem na účet, pořadatel závodu musí do menu Firma-objednávky a tam ručně zadat tento statut pro každého závodníka, jehož startovné bylo uhrazeno převodem. Tento statut lze využít na pracovišti prezentace a přidělovat jej osobám, které se fyzicky registroaly na prezentaci. Lze pooužít tehdy, pokud závodníci budou kontrolování těsně před startem. Provádí se na pohárových a mistrovských soutěžích Závodník získává tento status tak, že mu byl automaticky nebo ručně přidělen technický čas startu. Závodník získává tento status tak, že mu byl automaticky nebo ručně přidělen technický čas cíle. Tento status se musí přiřadit ručně. Tento status se musí přiřadit ručně. Dojetý o kolo a vyřazen ze závodu. Tento status se musí přiřadit ručně. Tento status se musí přiřadit ručně. Pokud bude DNS přirazeno závodníkovi ještě před startem, pak nebude zařazen do startovních listin. Ruční ukázka jak se mění status, pokud se závodníkovi zadají časy startu nebo cíle ze stránky Event-Technické časy: BIB Status, Chip Status Systém dále eviduje status startovního čísla, zda bylo vydáno, případně vráceno. Stejně tak je připravena hodnota Chip Status pro přijetí a odevzdání Chipu. ORGSU bude ve vyšší vývojovém stadiu přímo napojeno na chipovou technologii měření časů technologií RFID. ORGSU manuál pořadatele Strana 52
Registrační proces Event pracoviště registrace dává možnost hledat závodníky podle příjmení, nebo startovního čísla: Systém při zadání 3 a více znaků příjmení zobrazí v nabídce jak nalezené atlety z databáze pořadatele, tak již přihlášené atlety na určitý závod. Podobně je tomu při zadání požadovaného startovního čísla. Pokud systém atleta nenajde, nabízí se možnost stisknout Přidat Atleta, což způsobí zobrazení prázdného formuláře a možnost vyplnit všechny hodnoty ručně: Po vyplnění údajů o atletovi je třeba dole tisknout tlačítko SAVE. Tím se dosáhne zobrazení dialogu Rekapitulace registrace, kde je uvedeno to podstatné pro danou chvíli a je zde možné vyvolat tisky Stvrzenky a Potvrzení prezentace. ORGSU manuál pořadatele Strana 53
Prezentace byla uzavřena V této chvíli je vhodné znovu zkontrolovat přidělení startovních čísel a vln, pomocí zobrazení Event Startovní listina. Závodníkům, kteří nepřišli na start je vhodné dát statut DNS, tím se zajistí že nebudou vytisknuti na startovní listiny. Souhrnná kontrola, zda jsou přiřazena startovní čísla lze nalézt na stránce Event- Pracovní stránka závodu. Zde jsou uvedeny tři důležité semafory: - zda je koupena nebo objednána licence pro měření časů a tvorbu výsledků - zda jsou přirazena startovní čísla pro všechny závodníky vybraného závodu - zda jsou přiřazena startovní čísla pro všechny závodníky závodního dne Generování informačních A4 Funkce je k nalezení Event Generátor informačních A4. Jedná se o jednoduchý grafický editor, kterým lze naladit šablonu pro vygenerování například označení míst v depu, případně tak vyrobit startovní čísla. Editor v blízké době dozná určitých vylepšení. Již nyní ale poskytuje zajímavou možnost vygenerovat si.pdf soubor pro všechny atlety se všemi informacemi, které byly z horního boxu do prostoru obrázku nataženy. ORGSU manuál pořadatele Strana 54
14. Měření časů Nyní si ukážeme měření časů závodníků pomocí mobilních telefonů. Jak bylo již výše diskutováno, všechna měřící místa jsou zadána a závod je na ně správně namapován. Pro potřeby měření bude třeba zajistit počítač s připojením k internetu, mobilní telefony/tablety s datovým připojením a s nahranou ORGSU mobilní aplikací. Apple IOS: https://itunes.apple.com/us/app/orgsu-sporttimekeeping/id1113625384 Android: https://play.google.com/store/apps/details?id=cz.ackee.stopwatch Na stránce Event Mobilní měření jsou pěkně boldem vytištěné potřebné kódy. Zadáním obou těchto kódů do mobilních aplikací se dosáhne přihlášení těchto apliakací na ORGSU platformu. Všechny mobilní aplikace by se dát příkaz přihlásit v jeden moment, čímž se dosáhne odstranění případných časových odchylek jednotlivých telefonů/tabletů. ORGSU manuál pořadatele Strana 55
18. vlastní měření výsledků Po zadání obou klíčů se mobilní aplikace připojí na rozhraní ORGSU a pro uživatele aplikace nabíízí volbu mezi startováním a měřením: Tlačítko STARTING nabídne k odstartování všechny připravené vlny všech závodů. Tlačítko TIMING dá na výběr měřící bod a umožní následné měření na tomto měřícím bodu. Mobilní aplikace nejsou lokalizované a pracují pouze v anglickém jazyce. Pokud si pořadatel závodu nainstaloval on-line výsledkový aplet, tak několik minut před závodem vidí internetoví diváci startovní listinu a odhadované časy závodu: Vzhled apletu si každý webmaster upraví podle své grafiky pomocí CSS stylů. Po odstartování závodu, které se provede kteroukoli z mobilních aplikací, dojde k automatickému přepnutí startovní listiny do zobrazení on-line živých výsledků. Tyto zobrazují časy jednotlivých disciplín (resp. úseků disciplín, pokud byly zadány i mezičasy). Celkový čas je pak časem na nejzazším dosaženém mezičase. Ztráta se vyhodnocuje jen u těch závodníků, kteří již dosáhli stejného mezičasu jako vítěz závodu. ORGSU manuál pořadatele Strana 56
Následující obrázek ukazuje skutečné zobrazené výsledky na televizní obrazovce v srpnu 2016, kdy měla tato technologie reálnou premiéru na závodě v běhu Chokka Trail, kdy nejdelší distance měřila 62 kilometrů. Časoměřiči byli na 8 měřících bodech a sami závodníci si tento on-line aplet nahráli do svých mobilních telefonů a mohli tak na každém měřícím bodu sledovat, jak se závod vyvíjí za nimi. Po doběhu závodu byli nadšeni z rychlosti a účinnosti této technologie. Tisková sestava tohoto závodu pak publikovala i loga hlavního sponzora a logo závodu tak, jak definuje zadání tiskové sestavy Event Tisk výsledků:. Výsledky jsou on-line k dispozici na všech www serverech, kde je pořadatel (nebo časomíra) instaluje a/nebo u těch partnerů, kterým byla tato funkčnost v obchodní dohodě k závodu přiznaná. Pokud jsou výsledky kompletní a je ověřena jejich správnost (editace časů se provádí na stránce Event Technické časy), pak mohou být výsledky označeny za oficiální a započítají se do pořadí série. Detailní pokyny pro měření výsledků a editaci naměřených časů jsou uvedeny v manuálu časomíry. ORGSU manuál pořadatele Strana 57
15/16/17 Výsledková firma a export / import dat Pokud se pořadatel závodu rozhodne v kroku 11 pro externí výsledkovou firmu, která nebude používat ORGSU technologie, pak takový scénář nazýváme off-line. Pořadatel může s výhodou natáhnout.doc soubor, který navrhuje jak by mohla vypadat dohoda s takovou firmou a upravit si ho podle svých představ. Základem je dokázat exportovat přihlášené závodníky pro potřeby výsledkové firmy. ORGSU disponuje 2 typy exportu. První z nich obsahuje pouze přihlášené závodníky, ten druhý pak navíc nastavení závodu včetně definice měřících bodů. Příklad exportu.xml startovní listiny: Výsledková firma si nahraje bud jednodušší nebo na data bohatší soubor a poté musí provést všechny úkony tak, jak byly diskutovány v bodech 12,13 a 14. 15. Certifikace.xml rozhraní Pokud si výsledková firma (a/nebo pořadatel) chce být jistý, že jejich informační systém bezchybně zvládá načíst.xml soubor, pak je možné požádat certifikační středisko Equica a.s. o provedení auditu a vystavení certifikátu. Patřičnou službu certifikace lze nalézt a koupit v e-shopu Orgsu. ORGSU manuál pořadatele Strana 58