Hromadná korespondence



Podobné dokumenty
Soukromá střední odborná škola Frýdek-Místek, s.r.o. VY_32_INOVACE_79_IVT_MSOFFICE_19_Word

Hromadná korespondence

Microsoft Office. Word hromadná korespondence

1.7 WORD - hromadná korespondence

Gabriela Janská. Středočeský vzdělávací institut akademie J. A. Komenského

Microsoft. Word. Hromadná korespondence. Mgr. Jan Veverka Střední odborná škola sociální Evangelická akademie

MS Word 2007 Hromadná korespondence

Hromadná korespondence

Hromadná korespondence

Formátování pomocí stylů

Styly písma - vytvoření vlastního stylu, zápatí a záhlaví stránek

II. Elektronická pošta

MS Word 2007 Šablony programu MS Word

Uživatelská příručka

1 Tabulky Příklad 3 Access 2010

1. Základní pojmy, používané v tomto manuálu. 2. Stránky

Výukový materiál zpracován v rámci projektu EU peníze školám

Flexi uživatelská příručka verze 2.1

PRÁCE S DOKUMENTEM. Autor: Mgr. Dana Kaprálová. Datum (období) tvorby: srpen Ročník: šestý. Vzdělávací oblast: Informatika a výpočetní technika

Návod pro SMS Operátor off-line klient

VĚRNOSTNÍ PROGRAM (VP)

Nový modul Výsledky zkoušek nabízí čtyři způsoby zápisu výsledků, zobrazené v horní zelené liště:

KAPITOLA 3 - ZPRACOVÁNÍ TEXTU

Dokument a jeho části oddíly, záhlaví, zápatí

MS SQL Server 2008 Management Studio Tutoriál

manual_dealerum_a4 9/19/05 11:06 AM Stránka 1 Grafický manuál 2005

Vytvoření tiskové sestavy kalibrace

ZÁKLADY POŘIZOVÁNÍ TEXTU

Styly odstavců. Word Přiřazení stylu odstavce odstavci. Změna stylu odstavce

Návod k ovládání aplikace

Manuál pokladna A3POS

Spuštění a ukončení databázové aplikace Access

Vkládání prvků do dokumentu MS Word

Manuál: Editace textů v textovém editoru SINPRO Úprava tabulek a internetových odkazů, řádkování

Lokality a uživatelé

ODRÁŽKY A ČÍSLOVÁNÍ. Odrážky

PDF Split and Merge. Průvodce programem pro práci s PDF

PSANÍ VZORCŮ A ROVNIC

Externí spolupracovníci

Hromadná korespondence obálky a štítky

Konzervace, restaurování 1

3 Formuláře a sestavy Příklad 1 Access 2007

Uživatelská příručka. Marushka Photo. aplikace firmy GEOVAP, spol. s r.o.

Word Lekce III. a IV.

KAPITOLA 8 TABULKOVÝ PROCESOR

Vítězslav Bártl. Leden 2013

Návod na tvorbu časové přímky v programu Microsoft PowerPoint 2013

Tento projekt je spolufinancován Evropským sociálním fondem a státním rozpočtem České republiky. PORTÁL KUDY KAM. Manuál pro administrátory. Verze 1.

VYTVÁŘENÍ DATABÁZÍ, VKLÁDÁNÍ ÚDAJŮ

MS Word pro administrátory projektů Pokročilí

Uživatelská příručka pro ředitele škol

MS Word Ing. Pavel BOHANES. Hromadná korespondence

Návod na používání Digitálního povodňového plánu povodňové komise

Docházka 3000 přenos dat do Abra FlaxiBee

Pracovní list VY_32_INOVACE_33_18 Databáze Databáze Databáze Samostatná práce formulář a dotazy Ing.

Zápis Předměty nabízí zápis výsledků obdobným způsobem, na který jsme byli doposud zvyklí.

Vkládání dalších objektů

WEBOVÉ STRÁNKY ŠKOLY A REDAKČNÍ SYSTÉM

Pro definici pracovní doby nejdříve zvolíme, zda chceme použít pouze informační

Import a export dat EU peníze středním školám Didaktický učební materiál

STATISTICA Téma 1. Práce s datovým souborem

Microsoft Access. Úterý 26. února. Úterý 5. března. Typy objektů databáze: Vytvoření a návrh nové tabulky

Vytvoření uživatelské šablony

Microsoft Office Word 2003

Registrační číslo projektu: Škola adresa: Šablona: Ověření ve výuce Pořadové číslo hodiny: Třída: Předmět: Název: MS Excel II Anotace:

Název práce: Vytvoření hromadné korespondence metodický návod

1 Příprava pracovního prostředí

2.1. Stáhneme si do počítače instalační soubor InstalImesVodne.exe zde

Návod k aplikaci DPH Kontrol

MS Word 2007 Porovnání dokumentů a kombinování revizí

Postup: Nejprve musíme vyplnit tabulku. Pak bude vypadat takto:

HROMADNÁ KORESPONDENCE

Úvod do problematiky ÚPRAVY TABULKY

Návod k použití programu Business Plan

Vlastnosti dokumentu/stránky

Nový způsob práce s průběžnou klasifikací lze nastavit pouze tehdy, je-li průběžná klasifikace v evidenčním pololetí a školním roce prázdná.

Pracovní list VY_32_INOVACE_33_17 Databáze Databáze Databáze Samostatná práce tabulky Ing. Petr Vilímek

Inovace výuky prostřednictvím ICT v SPŠ Zlín, CZ.1.07/1.5.00/ Vzdělávání v informačních a komunikačních technologií

Instalace SW VIS z internetu - Nová instalace. Spuštění instalačního programu. Podrobný popis nové instalace SW VIS

Řazení tabulky, dotazu nebo formuláře

Po přihlášení do Osobní administrativy v Technologie a jejich správa vybereme položku Certifikáty bezdrátové sítě (Eduroam).

MS PowerPoint Začínáme pracovat s prezentací. Prostředí MS PowerPoint

Zdokonalování gramotnosti v oblasti ICT. Kurz MS Excel kurz 6. Inovace a modernizace studijních oborů FSpS (IMPACT) CZ.1.07/2.2.00/28.

Makra lze ukládat v dokumentech nebo šablonách podporující makro příkazy. Obecně jsou tyto příkazy uloženy v části soubory s nazvané VBA projekt.

Prohlížení a editace externích předmětů

Microsoft. Access. Výběrové dotazy. Mgr. Jan Veverka Střední odborná škola sociální Evangelická akademie

Excel 2007 pro začátečníky

Sada 2 Microsoft Word 2007

6. Formátování: Formátování odstavce

František Hudek. duben 2013

Word 2007 praktická práce

Založení nové karty - základy

Microsoft Office Word 2003

Gymnázium Ostrava Hrabůvka, příspěvková organizace Františka Hajdy 34, Ostrava Hrabůvka

Microsoft Office PowerPoint 2003

Zprávy z TC a egon centra ORP Nový Bydžov č. 29,

Registrační číslo projektu: Škola adresa: Šablona: Ověření ve výuce Pořadové číslo hodiny: Třída: Předmět: Název: MS Excel I Anotace:

Gymnázium Vysoké Mýto nám. Vaňorného 163, Vysoké Mýto

GOODWILL vyššší odborná škola, s. r. o. P. Holého 400, Frýdek-Místek

Základní principy vyhledávání firem

Transkript:

Hromadná korespondence Teoretická část: Typickým příkladem použití hromadné korespondence je přijímací řízení na školách. Uchazeči si podají přihlášku, škola ji zpracuje a připraví zvací dopis k přijímací zkoušce. V dopise jsou pro uchazeče uvedeny důležité informace, které jim sdělují např. kdy a kde se zkouška koná a také co si s sebou mají přinést. Všechny dopisy jsou v podstatě po obsahové stránce stejné. Když si tedy představíme, že bychom měli kolem 300 uchazečů a pro každého z nich bychom potřebovali připravit dopis, použili bychom ten stejný, ale museli bychom přepsat údaje, které se pro každého uchazeče liší. Takovými údaji jsou jméno, příjmení, adresa, spisová značka, číslo jednací, datum narození. Práce by byla zbytečně zdlouhavá. Lze ji mnohem rychleji vyřešit pomocí hromadné korespondence. Ta nám dokonce umožní, abychom každého uchazeče oslovili podle jeho pohlaví. Hromadná korespondence funguje tak, že máme dopis se stejnými informacemi pro všechny (jedná se vlastně o takovou šablonu) a do něj vkládáme z databáze údaje pro každého uchazeče jiné. Jako databáze slouží soubor, který má v každém řádku pod sebou jednoho uchazeče se všemi dalšími údaji oddělenými od sebe středníkem. Takový soubor nemusíme ani ručně vytvářet, ale je možné ho získat z informačního systému školy, ve kterém se uchazeči evidují. Praktická část: Ještě než začneme s hromadnou korespondencí pracovat, bylo by vhodné si nejdříve vytvořit zmíněnou šablonu. V našem případě použijeme už připravený dokument seminar-ctvrtyrocnik-pozvanka-zadani-formatovane.doc. Jedná se o obyčejný dokument, ve kterém budeme dále pracovat, abychom si hromadnou korespondenci vysvětlili. Proto si jej nyní otevřeme. Pro práci s hromadnou korespondencí je v programu Word vyhrazena záložka Korespondence. Tady jsou k dispozici nejrůznější nástroje pro tuto činnost. První a nejjednodušší krok jak začít s hromadnou korespondencí pracovat, je kliknout si na tlačítko Spustit hromadnou korespondenci a po zobrazení podnabídky vybrat Podrobný průvodce hromadnou korespondencí.

Po spuštění průvodce se nám v pravé části programu zobrazí panel, který nás postupně provede vytvořením hromadné korespondence. Nejdříve je potřeba zvolit si o jaký druh dokumentu se vlastně jedná. Jak vidíme na obrázku, možností je hned několik. Nejklasičtější variantou hromadné korespondence je dopis. Na něj se také v tomto návodu zaměříme. Zvolíme proto tuto možnost a v dolní části panelu pokračujeme kliknutím na Další. Následující dotaz se týká toho, z čeho se hromadná korespondence bude vytvářet. My použijeme opět volbu první, protože jsme už předtím otevřeli připravený dokument, ve kterém si hromadnou korespondenci zkoušíme. Můžeme mít také za tímto účelem připravené šablony, a nebo si až v této chvíli otevřít už používaný připravený dokument. Opět pokračujeme v dolní části panelu kliknutím na Další. V tuto chvíli přichází na řadu dotaz na databázi. Vidíme, že máme možnost vybrat databázi z aplikace Outlook nebo zadat nový seznam. V našem případě to bude zase první volba Použít existující seznam a o něco níže klikneme na Procházet. Otevře se nám dialogové okno, ve kterém si vyhledáme i v tomto případě připravenou databázi seminar-ctvrty-rocnik-pozvanka.csv. Otevře se nám dialogové okno Příjemci hromadné korespondence, kde je možnost s databází ještě nějak pracovat. Po potvrzení dialogového okna pokračujeme jako v předchozích krocích kliknutím na Další. Hromadná korespondence je nyní předpřipravená. Máme dopis (šablonu) s připojenou databází a teď už jen potřebujeme nějak vyřešit, aby se to celé jako hromadná korespondence správně chovalo. V dopise máme také údaje o účastníkovi, ale přepínání těchto údajů zatím nefunguje. Jsou zatím jenom statické.

V hlavičce průvodce je v tuto chvíli uvedeno Vytvořit dopis. Tentokrát se naše pozornost z výčtu možností soustředí na tu poslední Další položky. Pokud na tuto možnost klikneme, otevře se dialogové okno Vložit slučovací pole. Ovšem s tímto dialogovým oknem musíme umět správně zacházet. Nejdříve, než klikneme na Další položky, si musíme v dopise označit (nebo vybrat) místo, kde chceme toto tzv. slučovací pole vložit. Zkusíme nejdříve jméno. Označíme ve zkušebním dokumentu jméno Ivana (vybereme jej tak, že je celé označeno) a pak teprve klikneme na Další položky a vybereme JMENO. Vložení provedeme buď tak, že na toto pole dvakrát poklikáme nebo klineme jednou a potom dole na tlačítko vložit. Poté se nám také změní tlačítko Storno na Zavřít. Zavřeme toto dialogové okno. Celý postup pak opakujeme stále dokola, až vložíme tyto slučovací pole do všech míst v dopise, kde potřebujeme. Vkládání slučovacích polí je dále možné i bez průvodce. Slouží k tomu příslušné tlačítko na liště Korespondence.

Pokud máme hotovo, pokračujeme dále tlačítkem Další v dolní části průvodce. Panel průvodce má nyní v hlavičce uvedeno Zobrazit náhled dopisů. Tady se můžeme mezi jednotlivými uchazeči přepínat. Stačí klikat na tlačítka s šipkami vlevo nebo vpravo a tam, kde jsou vložena slučovací pole, bude docházet ke změně. Pokud vše funguje, můžeme hromadnou korespondenci dokončit. Po přepnutí tlačítkem Další se dostáváme na poslední část průvodce, kde je možné všechny dopisy sloučit. Kliknutím na položku Upravit jednotlivé dopisy se nám zobrazí dialogové okno, ve kterém zvolíme, které záznamy chceme sloučit. Ponecháme první možnost Všechny. Tím se nám vytvoří nový dokument se všemi dopisy dohromady. Co se týká hromadné korespondence, tedy dopisu s připojenou databází a možností vkládat slučovací pole, jak už bylo zmíněno, další změny jsou možné pomocí záložky Korespondence. Vidíme zde možnosti jako je Vložit slučovací pole, Náhled výsledků a hned vedle tohoto tlačítka také možnost přepínat se mezi jednotlivými uchazeči. Je zde i tlačítko Dokončit a sloučit atp. To, co jsme si ještě neřekli, je způsob, jak docílit toho, aby docházelo v dopise ke změně oslovení uchazeče podle pohlaví. Tím je myšleno oslovení jako Vaše dcera nebo Váš syn případně označení uchazeč nebo uchazečka. K tomuto použijeme tzv. pravidlo. Na panelu korespondence je k tomu určeno tlačítko Pravidla. Otevře se nám podnabídka, ze které si vybereme možnost Pokud pak jinak.

Správný postup je takový, že si zase nejdříve označíme místo, respektive text, kde bude k těmto změnám docházet. Pak klikneme na Pokud pak jinak a zadáme podmínku. Název pole zvolíme POHLAVI, dáme je rovno a v možnosti porovnat s vepíšeme písmenko M. V připravené databázi totiž existuje položka POHLAVI a je tam uvedeno buď M jako muž, a nebo Z jako žena. Pak už jen vepíšeme text do prvního políčka, když se bude jednat o splněnou podmínku a do druhého, když podmínka splněna nebude. Podmínka se dá ještě editovat, a to takovým způsobem, že si označíme text, kde je umístěna (vidíme, že kde je podmínka, je podbarvení tmavší) a klikneme pravým tlačítkem. Z nabídky vybereme možnost Přepnout zobrazení polí. Tím se nám podmínka zobrazí ve speciální podobě a máme možnost v ní provádět změny.