2012 17. VYDÁNÍ STIMULUJTE VAŠE PODNIKÁNÍ V TOMTO ČÍSLE ONE OBSAH POD KONTROLOU Reagujte na potřeby svého podniku OKAMŽITÝ PŘÍSTUP K DATŮM Získejte konkurenční výhodu SNÍŽENÍ NÁKLADŮ A optimalizujte své zdroje BUĎTE PÁNEM OBSAHU!
SLOVO NA ÚVOD RAPIDNÍ NÁRŮST OBSAHU Regulace nárůstu obsahu a eliminace jeho duplikování jsou nezbytnými předpoklady efektivního provozu podniku a kvalitního rozhodování. Zavedení řešení pro správu podnikových dat může být vaším dosud nejlepším strategickým rozhodnutím. Také zápasíte s neustále narůstajícím objemem informací? Řada odborníků považuje rapidní nárůst obsahu za jeden z hlavních problémů, které dnešní podniky musí řešit. Uvádějí, že celých 85 % dat, jež organizace vlastní, není nijak strukturováno a že povaha tohoto nestrukturovaného obsahu odpovídá povaze práce konkrétní organizace jde o dokumenty různého formátu, obrázky, videa, e-mailové zprávy apod. Objem nestrukturovaného obsahu navíc stále vzrůstá, údajně až o 60 % ročně. Potřeba konsolidovat nesourodé informační systémy je v současnosti akutnější než kdykoli předtím. Dobrou zprávou je, že řešení tohoto problému je dostupné pro všechny typy organizací. Správa obsahu byla dlouho záležitostí jednotlivých organizačních složek a omezovala se na několik přesně definovaných činností, například správu obsahu webových stránek či informací konkrétního oddělení. Nyní je však nutné ji řešit komplexněji. Vedoucí pracovníci si dnes kladou otázku: Jak nejlépe zajistit správu informací v rámci celého podniku? Klíčem je přistupovat ke správě obsahu stejně razantně jako k ostatním složkám základní infrastruktury a organizaci je třeba vnímat jako jeden celek. Mnoho podniků ovšem dosud nemá adekvátní systémy pro správu obsahu. Jistě vás nepřekvapí, že společnost Oracle pro ně řešení má. Systém Oracle WebCenter umožní všem oddělením marketingovému, prodejnímu, personálnímu, finančnímu i IT využívat tytéž nástroje a pracovat s týmiž informacemi uloženými ve společném úložišti. Tím významně klesnou náklady na provoz podniku, zvýší se produktivita, zrychlí se rozhodovací procesy a vzniknou lepší podmínky pro další rozvoj. Kromě toho se také zefektivní ukládání, sledování, uchovávání, prohledávání, vyhledávání a likvidace informací, a tudíž se sníží nebezpečí jejich ztráty či úniku. Celé toto vydání je věnováno problematice správy obsahu a zavedení řešení, díky němuž správu obsahu zvládnete s elegancí. S pozdravem Mgr. Renata Dvořáková, MBA Sales Director TGB CZ KVALITNĚJŠÍ OBCHODNÍ ROZHODNUTÍ BLIŽŠÍ SEZNÁMENÍ SE SPRÁVOU OBSAHU S ŘEŠENÍMI ORACLE NEZŮSTANETE POZADU PŘEDCHOZÍ VYDÁNÍ V TOMTO VYDÁNÍ CO SE CHYSTÁ?
BUĎTE PÁNEM OBSAHU NOVÉ TRENDY A NOVÉ VÝZVY Společnostem a především koncovým uživatelům dnes již nestačí univerzální řešení. Lidé si zvykli na to, že zábavu, informace i aplikace dostanou v podobě, která přesně vyhovuje jejich požadavkům. Od společností, s nimiž jednají, očekávají, že budou mít představu o jejich potřebách a dokážou jim nabídnout služby, které tomu odpovídají. Jedním z hlavních požadavků je v současné době mobilita. Lidé již považují za samozřejmost, že mají prakticky kdekoli přístup k potřebným informacím a aplikacím, a velmi špatně nesou, když spojení nefunguje nebo kýžené informace či nástroje zkrátka nejsou dostupné prostřednictvím mobilního zařízení. A ačkoli vedoucí pracovníci některých společností stále zastávají názor, že slovo sociální do světa obchodu nepatří, na komunikaci lidí se společnostmi, stejně jako na mezilidskou komunikaci obecně, dnes mají obrovský vliv sociální sítě a sociální nástroje. Aplikace, jako je Facebook, radikálně změnily způsob využívání sítí a daly zcela nový význam pojmu aktuální. Jiné nástroje, například služba Twitter, blogy, stránky typu wiki nebo uživatelská hodnocení a recenze, lidem zase umožňují veřejně vyjádřit svůj názor a výrazněji tak ovlivňovat společenské dění. Dalším důležitým trendem je důraz na samoobslužnost. Podnikatelé se pořád obávají recese, a proto velmi vítají, že stále více společností nabízí své služby online a umožňuje zákazníkům, aby je využívali zcela samostatně, aniž by museli platit specialisty nebo vyřizovat další agendu. Společnosti se nyní také více zamýšlejí nad tím, jaký dojem si zákazníci ze spolupráce s nimi odnášejí. Uvědomily si totiž, že snaha snížit náklady na úkor dobrého dojmu zákazníků se nevyplácí a vede k poklesu zisku a nárůstu nákladů na prodej. Zákazníci chtějí mít možnost sami řešit své potíže, sami si rezervovat místo ve vlaku, vybrat sedadlo v letadle, nakupovat, sledovat informace o odeslané zásilce apod. Ke společnosti, která jim takové služby nabízí, se rádi vracejí. A proč zde na tyto trendy vlastně upozorňujeme? Protože chcete-li je využít ve svůj prospěch, rozhodně ke správě svých informací nemůžete používat sila. Musíte provést konsolidaci. ŘEŠENÍM JE KONSOLIDACE Podívejme se na příklad jednoduché transakce, jakých v organizacích po celém světě každý den proběhnou miliony. Když se uskuteční prodej, je zaznamenán do databáze, dále je vystavena stvrzenka, faktura, objednávka a přepravní dokumentace. Personální oddělení zpracovává údaje o zaměstnancích, záznamy o pojištění a podnikové zásady. Pracovníci prodejního oddělení vytvářejí prezentace a nabídky a navrhují smlouvy. Každé oddělení pracuje s vlastním nestrukturovaným obsahem, a celkový objem tohoto obsahu ve společnosti tak rychle narůstá. Pokud pak někdo potřebuje konkrétní informaci, musí zpravidla prohledat několik systémů, a než ji najde, často rezignuje a raději ji vytvoří znovu. Tím dále rozmnoží obsah, který je nutné spravovat a uchovávat. A vše se opakuje. Jedinou možností, jak tuto nekonečnou spirálu přerušit, je konsolidovat data pomocí řešení pro správu podnikových dat. JE NAČASE DOSTAT OBSAH POD KONTROLU Přečtěte si podrobnosti o řešení společnosti Oracle, díky němuž budete mít svůj obsah dokonale pod kontrolou. > > oracle.com/goto/oracle-cm/cz 03
Jak efektivně řídit dokumenty? Jak efektivně řídit dokumenty? CCA Group a.s. je česká softwarová firma zaměřená na poskytování služeb v oblasti informačních technologií. Z celkového počtu 80 pracovníků jich více než 60 působí v oblasti vývoje a služeb. Již od svého založení v roce 1991 je společnost CCA zaměřena na vývoj a dodávku robustních řešení postavených především na platformě Oracle. Díky tomuto exklusivnímu zaměření si společnost CCA vybudovala během své existence unikátní know-how a znalosti vývojových nástrojů a technologií těchto společností. CCA je preferovaným Gold partnerem společnosti Oracle pro oblast řešení Document Management Systémů, Spisové služby, datových schránek, zpracování dokumentů a digitalizace postavené na produktové řadě Oracle WebCenter Content Oracle WebCenter Content Oracle WebCenter Content je technologická platforma pro správu podnikového obsahu, která zajišťuje správu celého spektra nestrukturovaného obsahu od dokumentů, grafiky a webových stránek až po naskenované obrázky, e-maily a jiné záznamy. Kvalitnější správou obsahu, jako je například začlenění obsahu do podnikových aplikací a obchodních procesů, pomáhá řešení snížit náklady, omezit rizika a současně zlepšit produktivitu práce. WebCenter Content poskytuje komplexní správu dokumentů a to v celém jeho životním cyklu, tj. od vytvoření až po archivaci a následnou skartaci. Jednotlivé komponenty WebCenter Content Document management Jádro systému, které se stará o vlastní správu a ukládání dokumentů v úložišti. Obsahuje základní funkční bloky, pomocí nichž se následně tvoří řešení nasazené u zákazníka. Úkolem této části je hlavně konsolidovat nestrukturované dokumenty a zvýšit efektivitu práce s uloženými dokumenty. Capture and Imaging Část WebCenter Content starající se o vytěžování a rozpoznávání dat z dokumentů a následné zpracování obrazových formátů jako např. tvorba anotací a komentářů. Content publishing Část starající se především o publikování obsahu do prostředí webových prezentací a portálů a zpřístupnění daného obsahu konkrétním osobám nebo skupinám osob. Digital Asset Management Správa digitálního obsahu se týká především správy obrazových a zvukových záznamů. Umožňuje např. tvorbu náhledů, konverzí do jiných formátů (např. PDF) nebo označení klíčových video scén. Records Management Dlouhodobé uložení a správa elektronických i papírových dokumentů. Možnost vytváření retenčních politik a plnohodnotná podpora archivních procesů. Využití řešení WebCenter Content Toto řešení se využívá především na ukládání a konsolidaci různorodých dokumentů. Může se jednat o faktury, smlouvy, projektovou dokumentaci a další. Požadavky na tyto dokumenty jsou různé a pracují s nimi různí pracovníci. Řešením je právě nasazení WebCenter Content, které zajišťuje standardizaci práce s jednotlivými dokumenty a zároveň poskytuje širokou paletu přizpůsobení pro jednotlivé typy uživatelů. Like us on Facebook. MAKE THE CONNECTION Join the Oracle Midsize Hub today www.facebook.com/oraclemidsize 04
Typická case study Typická case study Zaměříme se na jeden typ dokumentu, a tím je v našem případě došlá faktura. Většina implementačních projektů, které jsme realizovali, je možné shrnout do jedné typické case study, která ve své podstatě popisuje základní problémy, navržené řešení a výsledné přínosy. Samozřejmě, že každý projekt měl svá specifika, nicméně to basální je vždy velmi podobné. Problémy Recepce přijímá všechny došlé faktury a rozděluje je na jednotlivá oddělení, v některých případech je pouze přepošle do účtárny. Nedochází k žádné elektronizaci a recepce procesu schvalování nepřidává žádnou hodnotu. Pokud faktura někomu v oddělení skončila na stole a on onemocněl, pak došlo k neakceptovatelnému prodlení v celém procesu. Důsledkem byla pozdní platba a případně penále. Proces zastupitelnosti byl řešen pouze domluvou zaměstnanců a při dalším růstu firmy již nebyl možný. Dochází k opisování údajů z papírových faktur do ERP systémů. Výsledek je vytisknut pouze pro kontrolu nadřízeného, že k přepisu došlo. Faktura nabývá zbytečně na objemu a rychleji se plní archiv ve finančním oddělení. Archiv v účetním oddělení se rychle rozrůstá, ale praktické možnosti vyhledání konkrétní faktury nebo informace je velmi omezené a časově náročné. Nikdo nemá přehled o tom, jaké faktury jsou na stolech zaměstnanců. Jakou částku bude firma celkově potřebovat k týdenním platbám faktur? Docházelo ke ztrátám faktur v jednotlivých odděleních. Změna procesů - pracovnice recepce provádějí úvodní vytěžování a uložení do systémů během procesu vytěžování mají pracovníci recepce za úkol opravovat chybně vytěžené informace. Na recepci se přesunula zodpovědnost za správnou evidenci faktury a hlavičky faktury v systému. Pracovníci jednotlivých oddělení se soustředí pouze na jejich vlastní činnosti. Vazba na ERP systém automatický přenos údajů faktury do ERP systému výrazně zkracuje proces schvalování. Vytvoření archivu část ECM řešení je vyčleněna pro archiv zpracovaných faktur. V tomto archivu je pak možné jednoduše a rychle vyhledávat podle atributů nebo fulltextově. Zavedly se notifikační a kontrolní mechanismy, kterými je možné sledovat práci jednotlivých uživatelů a získá se přehled o stavu faktur. Z technického pohledu bývá řešení kompletně postaveno na virtualizaci s řešením vysoké dostupnosti na bázi automatického přepínání běhu prostředí na konkrétním fyzickém stroji. Data jsou ukládána do databáze, čímž je zajištěna jejich konzistence a zjednodušuje se proces zálohování a obnovy. Přínosy Zrychlení procesu schválení faktur. Vyloučení lidských chyb způsobených přepisem dat. Optimalizace práce jednotlivých pracovníků. Ulehčení práce jednotlivým zaměstnancům. Celý proces schvalování došlých faktur je pod kontrolu v reálném čase. Zvýšení efektivity při hledání dříve zpracovaných faktur Společnost Oracle není odpovědná za nabídky, produkty či služby partnerů a výslovně odmítá jakoukoli odpovědnost s nimi související. Řešení Cílovým řešením je plná elektronizace procesu schvalování faktur a optimalizace procesů: Nasazení Oracle WebCenter Content pro správu dokumentů. Elektronizace papírových faktur všechny došlé faktury se opatřují čárovým kódem, skenují, vytěžují a automaticky ukládání do WebCenter Content. CCA Group a.s. > > +420 277 002 550 > > cca@cca.cz > > www.cca.cz 05
ŘEŠENÍ SPOLEČNOSTI ORACLE PRO SPRÁVU OBSAHU KONSOLIDACE OBSAHU POMOCÍ ŘEŠENÍ ORACLE WEBCENTER Pokud budete k obsahu přistupovat jako ke strategickému kapitálu a integrujete jej do svých aplikací a podnikových procesů, podaří se vám snížit náklady i rizika, zefektivnit provoz a také pružněji reagovat na změny. Díky tomu se zvýší vaše zisky a zlepší celkové obchodní výsledky. Konsolidací obsahu do jediné infrastruktury se značně zrychlí, zpřesní a zpřehlední správa informací v celém podniku. To je předpoklad další prosperity. Díky konsolidaci pomocí řešení Oracle WebCenter Content se naše roční náklady na hosting snížily z 4,1 milionu dolarů na 775 tisíc dolarů. > > Brian Skapura, American Institute of Architects Konsolidace obsahu přináší řadu výhod. Především výrazně zjednodušuje vyhledávání informací. Uživatelé, kteří potřebují konkrétní údaj, již nemusí postupně prohledávat několik systémů. Stačí, když svůj dotaz zadají jednou, a zobrazí se jim veškeré informace, k nimž mají z titulu své pozice přístup. Rychlé vyhledávání dat nejenže zvyšuje produktivitu práce, ale může také přinést překvapivé výsledky. Nejde však jen o vyhledávání informací. Řešení Oracle WebCenter je také propojeno s podnikovými procesy. Díky tomu je možné konkrétní obsah zobrazit kdykoli a kdekoli je třeba v podnikových i vlastních aplikacích, portálech apod. zkrátka kdekoli, kde se realizují podnikové procesy. Řešení dále umožňuje správu celého systému z jediného místa. Každou změnu zásad či metod tak stačí zavést pouze jednou. V konečném důsledku se podstatně zvyšuje zabezpečení a kontrola nad informacemi. Řešení Oracle WebCenter Content zajišťuje snadný přístup k veškerým informacím, jež jsou pro práci na konkrétním úkolu v danou chvíli relevantní: Jde o ucelené, komplexní a otevřené řešení založené na architektuře SOA. Vychází z řešení Fusion Middleware společnosti Oracle. Umožňuje ukládání obsahu do řešení Oracle Database a využívání funkcí deduplikace, komprese, doplňkových funkcí zabezpečení atd. Umožňuje automaticky archivovat nepoužívaný obsah na méně nákladná úložná média, například pásková média. Umožňuje vytváření, správu a využívání obsahu v kontextu konkrétních obchodních procesů, které se realizují prostřednictvím webových stránek, portálů, aplikací, mobilních zařízení apod. JEDNODUCHÉ, INTELIGENTNÍ A ROZŠIŘITELNÉ ŘEŠENÍ Řešení Oracle WebCenter Content usnadňuje správu obsahu v průběhu celého jeho životního cyklu, od vytvoření přes nejrůznější aktualizace až po uchovávání a likvidaci. Jde o řešení velmi jednoduché, protože je lze bez problémů propojit se stávajícími systémy pro ukládání dat, podnikovými aplikacemi i middlewarem. Je také inteligentní, protože nabízí pokročilé funkce a funkce správy zásad, a rozšiřitelné, protože poskytuje skutečně mimořádný výkon a flexibilní základnu, jež pojme miliardy položek, slouží milionům uživatelů a díky možnosti přidání dalších struktur a funkcí roste spolu s organizací. Řešení Oracle WebCenter se umístilo na čele žebříčku Magic Quadrant společnosti Gartner pro rok 2011 v kategorii řešení pro správu podnikových dat, přičemž produkt WebCenter Content získal nejlepší relativní hodnocení s ohledem na ucelenost vize. HLAVNÍ VÝHODY Snížení nákladů nižší náklady na tisk, přepravu, uchovávání dat, správu i údržbu; provoz nevyžaduje větší počet odborných pracovníků Zvýšení produktivity jediný zdroj faktů, zjednodušení podnikových procesů a rychlejší přístup k většímu množství informací; systematické ukládání obsahu šetří cenný čas Snížení rizik sjednocení formy dat, lepší možnost kontroly, důslednější dodržování obchodních předpisů, lepší zabezpečení obsahu a prezentace značky Zvýšení zisků pružnější reakce na vývoj trhu, zvýšení výdělku díky účinnějšímu dodatečnému prodeji a budování loajality zákazníků, lepšímu využití prodejních kanálů a zlepšení podmínek pro další rozvoj oracle.com/us/products/middleware/webcenter/ content/overview ŘEŠENÍ ORACLE WEBCENTER USNADŇUJE KOMUNIKACI MEZI KOLEGY A ZVYŠUJE CELKOVOU PRODUKTIVITU Systém Oracle WebCenter nabízí nástroje pro spolupráci, jež usnadňují komunikaci mezi uživateli, a spojuje tak lidi, informace i aplikace. > > oracle.com/goto/oracle-cm/cz 06
SKUTEČNÍ PÁNI OBSAHU SPRÁVA OBSAHU JAKO KLÍČ K OBCHODNÍMU ÚSPĚCHU Programová manažerka společnosti Veikkaus Oy Erikka Noponenová k tomu říká: Díky Oracle WebCenter jsme získali škálovatelný propracovaný systém, spolehlivou a výkonnou infrastrukturu a všestranné nástroje, které našim expertům umožňují tvořit atraktivní přizpůsobený webový obsah pro zákazníky, kteří preferují hraní online. Společnost Hays plc se zaměřuje na personalistiku a získávání lidských zdrojů. Má 257 poboček ve 30 zemích světa. Ve Velké Británii a v Austrálii je nejúspěšnější firmou ve svém oboru a také v kontinentální Evropě patří ke špičce. Vybírá uchazeče pro klienty ze 17 průmyslových odvětví a každý rok jim pomáhá obsadit 50 000 stálých a 180 000 dočasných pracovních míst. Společnost Hays se rozhodla usnadnit firmám ze 27 zemí zveřejňování obsahu na národních webových stránkách, aby mohly lépe oslovit uchazeče, kteří informace o pracovních pozicích hledají primárně online. Dále pro jednotlivé klienty chtěla vytvořit mikrostránky, kde by mohli informovat o chystaných akcích, volných místech a výkyvech v poptávce. Mimoto chtěla snížit vysoké náklady na správu IT, jež souvisely s tím, že obsah firemních klientů dosud tvořily a publikovaly velké týmy IT specialistů. Následující příběhy dokládají, jak radikálně dokáže řešení Oracle WebCenter změnit postoj organizací k problému správy obsahu a jak účinně jim může pomoci zpřístupnit informační zdroje a zefektivnit jejich využívání a získat lepší přehled o fungování podniku. Nechte se jimi inspirovat a ještě dnes si vyžádejte podrobnější informace od konzultanta společnosti Oracle. Veikkaus Oy je loterijní společnost, která podniká na základě řádné licence udělené finskými úřady. Provozuje řadu her, jichž se prostřednictvím 3 200 poboček účastní milion registrovaných zákazníků. Finské ministerstvo školství z jejích zisků financuje uměleckou, vědeckou a sportovní činnost a programy pro mládež. Společnost chtěla zlepšit podmínky pro hráče online her vytvořit pro ně atraktivnější webové prostředí a služby na míru, usnadnit jim registraci i samotné hraní a přesvědčit je, aby na jejím webovém portálu trávili více času. Kromě toho se chtěla zbavit zastaralých nástrojů a pořídit všestranný a výkonný nástroj pro tvorbu webového obsahu, který by jejím expertům umožnil vytvářet skutečně poutavé webové stránky. Společnost Veikkaus se pro řešení Oracle WebCenter rozhodla proto, aby svým tvůrcům umožnila navrhovat opravdu působivý webový obsah. Díky řešení Oracle WebCenter jsou nyní služby společnosti Hays mnohem pružnější. Uživatelé mohou svůj obsah aktualizovat sami, kdykoli potřebují, a již nemusí čekat několik dní, než požadované změny provedou IT specialisté společnosti Hays. Kromě toho se výrazně zvýšila celková úroveň služeb zákazníkům, zejména se zkrátila doba, po kterou musí klienti čekat na vytvoření své přizpůsobené mikrostránky z celých týdnů na pouhé dny. Uživatelé dnes také mohou pro každou svou novou stránku zvolit libovolný název, adresu URL a metadata tak, aby je bylo snazší vyhledat prostřednictvím internetových vyhledávačů. Podařilo se také uskutečnit rychlou a flexibilní integraci s koncovými systémy a webovými službami třetích stran, mimo jiné 450 externími stránkami specializovanými na zprostředkování práce. JSTE PŘIPRAVENI? Výhody řešení Oracle WebCenter oslovily i mnoho dalších zákazníků společnosti Oracle, kteří z něj nyní profitují. Přečtěte si o nich: > > oracle.com/corporate/customers 07
STŘEDOBOD POZORNOSTI Získejte přístup k nástrojům a zdrojům informací, které vás přesvědčí o přínosech řešení Oracle WebCenter. Získejte ZDARMA sady prostředků a další informace o upgradech produktu Oracle Database. Udělejte si v podniku pořádek > > oracle.com/goto/oracle-cm/cz CONTENT MANAGEMENT OPTIONS Databáze je centrem zabezpečení vašich dat > > oracle.com/goto/db11g/cz DATABASE Další informace můžete získat na čísle: 221438377 E-mail: lucie.spurova@oracle.com > > oracle.com/cz/sme KONTAKTUJTE NÁS Copyright 2012, Oracle a/nebo dceřiné společnosti. Všechna práva vyhrazena. Oracle a Java jsou registrované ochranné známky společnosti Oracle a/nebo jejích dceřiných společností. Ostatní názvy mohou být ochrannými známkami příslušných vlastníků. Tento dokument je poskytován pouze pro informační účely a změny jeho obsahu jsou vyhrazeny. Společnost Oracle nezaručuje, že tento dokument neobsahuje žádné chyby, a dokument nepodléhá žádným zárukám nebo podmínkám, ať už vyjádřeným ústně či vyplývajícím ze zákona, včetně domnělých záruk a podmínek prodejnosti nebo vhodnosti pro daný účel. Výslovně se zříkáme jakékoli zodpovědnosti ve vztahu k tomuto dokumentu a přímo ani nepřímo tímto dokumentem nevznikají žádné smluvní závazky. Tento dokument nesmí být reprodukován nebo přenášen v jakékoli podobě nebo jakýmikoli prostředky, elektronickými nebo mechanickými, bez našeho předchozího písemného souhlasu. Společnost Oracle se snaží vyvíjet produkty a postupy, které přispívají k ochraně životního prostředí Tento magazín byl vytištěn na recyklovaném papíře s použitím inkoustů s rostlinnými barvivy.