333 tipů a triků pro Microsoft Office Karel Klatovský Nakladatelství a vydavatelství R www.computermedia.cz
Obsah Obsah Obecné...10 1. Jaké jsou novinky v Microsoft Office?...10 2. Jaké existují edice Microsoft Office?...12 3. Jakou mám instalovat verzi Office?...12 4. Co je to aktivace?...13 5. Jaké jsou možnosti pořízení Office?...13 6. Co která aplikace umí?...13 7. Lze mít více verzí Office najednou?...14 8. Jak odinstalovat Office z počítače?...14 9. Jak doinstalovat další aplikace?...14 10. Jak opravit instalaci Microsoft Office?...15 11. Kde najdu důležité informace o Microsoft Office?...15 12. Co jsou to Office Web Apps?...16 13. Co je to Office 365?...16 14. Jak se dostat ke svým dokumentům odkudkoliv?...17 15. Proč vznikly nové formáty souborů?...17 16. Jak uložit soubor ve starší verzi?...18 17. Jak otevřít soubor z novější verze?...18 18. Jak prohlížet dokumenty Office i bez jejich instalace?...19 19. Existují i jiné kancelářské programy?...19 20. Jaké jsou požadavky pro provozování sady Microsoft Office?...19 21. Poběží mi Office i na netbooku?...20 22. Jak nainstalovat Microsoft Office na PC bez DVD mechaniky?...20 23. Jak si vyzkoušet Office?...20 24. Lze převést zkušební verzi na plnou?...20 25. Jak změnit motiv aplikací Office?...21 26. Jak využívat více jazykových verzí?...21 27. Jak ovládat Office dotykem?...21 28. Jak rozšířit funkcionalitu aplikací?...22 29. Jak nastavit výchozí formát pro ukládání souborů?...22 30. Jak nastavit interval pro automatické obnovení dokumentu?...22 31. Jak nastavit výchozí umístění pro ukládání a otevírání souborů?...22 32. Jak uložit soubor ve formátu PDF?...23 33. Jak upravit PDF dokument?...23 34. Jak nastavit počet zobrazených naposledy použitých souborů?...24 35. Jak skrýt na pásu obsah karet?...24 36. Jak vytvořit novou kartu?...24 37. Jak si přizpůsobit panel nástrojů Rychlý přístup?...26 38. Jak zobrazit vlastnosti dokumentu?...26 39. Jak uložit soubor na web?...27 40. Jak zobrazit nápovědu systému Microsoft Office?...27 41. Co to jsou kontextové karty?...28 42. Jak ochránit dokument heslem?...28 43. Jak odstranit ochranu heslem?...29 44. Jak vrátit zpět nepovedenou operaci?...30 45. Jak změnit úroveň přiblížení?...30 46. Jak odeslat soubor emailem?...31 3
pro Microsoft Office Word...32 47. Jaké jsou novinky ve Wordu?...32 48. Jak můžu spustit Word?...32 49. Jak využívat šablony ve Wordu?...33 50. Jaké jsou možnosti formátování písma?...34 51. Jaké jsou možnosti formátování odstavce?...35 52. Jaké jsou limity velikosti písma?...36 53. Jak napsat ve Wordu chemický vzorec?...36 54. Jaké jsou možnosti označování textu?...36 55. K čemu slouží styly?...37 56. Jak vytvořit nový styl?...38 57. Jak upravit styl?...38 58. Jak najít výskyt slova v dokumentu?...39 59. Jak nahradit slova v dokumentu?...40 60. Jak vložit titulní stranu?...41 61. Jak vložit zalomení konce stránky?...41 62. Jak ve Wordu vytvořit tabulku?...42 63. Jak naformátovat tabulku?...43 64. Jak provádět výpočty v tabulce?...43 65. Jak vložit obrázek z počítače či internetu?...44 66. Jak je to s licencí obrázků?...45 67. Jak si přiblížit obrázek?...46 68. Jak změnit styl vloženého obrázku?...46 69. Jak otočit obrázek?...47 70. Jak nastavit obtékání textu okolo obrázku?...47 71. Jak změnit velikost obrázku?...48 72. Jak oříznout obrázek?...49 73. Jak získat přístup k velké galerii obrázků?...49 74. Jak vložit snímek obrazovky?...50 75. Jak vložit titulek obrázku?...50 76. Jak uložit obrázek z dokumentu?...51 77. Jak najít obrázek či jiný objekt?...52 78. Jak do Wordu vložit video?...52 79. Jak vytvořit aktivní odkaz na web?...53 80. Jak vložit záhlaví a zápatí?...54 81. Jak mít v dokumentu různá záhlaví?...55 82. Jak vložit do dokumentu číslování stránek?...55 83. Jak nemít na první stránce číslo stránky?...56 84. Jak vložit křížový odkaz?...56 85. Jak vložit iniciálu?...57 86. Jak zobrazit v dokumentu aktuální čas?...57 87. Jak do dokumentu vložit rovnici?...58 88. Jak vložit libovolný symbol?...59 89. Jak nastavit okraje stránky?...60 90. Jak nastavit orientaci papíru?...60 91. Jak nastavit velikost papíru?...61 92. Jak vytvořit sloupce?...61 93. Jak vložit do dokumentu vodoznak?...62 94. Jak nastavit barvu pozadí stránky?...62 95. Jak vytvořit ohraničení stránky?...63 4
Obsah 96. Jak vygenerovat obsah dokumentu?...63 97. Jak vložit poznámku pod čarou?...64 98. Co je hromadná korespondence?...65 99. Jak nastavit jazyk kontroly pravopisu?...66 100. Jak nastavit automatické nahrazování?...66 101. Jak vypnout velké písmeno po tečce?...68 102. Co je to Tezaurus?...69 103. Jak zjistit počet slov?...69 104. Jak přeložit dokument do cizího jazyka?...70 105. Jak okomentovat dokument?...71 106. Jak spolupracovat na dokumentu?...71 107. Jak porovnat více dokumentů?...73 108. Jak zobrazit ve Wordu pravítko?...74 109. Jak změnit zobrazení dokumentu?...74 110. Jak zobrazit dvě místa jednoho dokumentu najednou?...75 111. Jak zrušit rozdělení obrazovky pomocí příček?...76 112. Jak zobrazit více stránek najednou?...76 113. Jak zobrazit dva dokumenty vedle sebe?...77 114. Jak vytisknout pouze vybrané stránky?...78 115. Jak nastavit podrobnější možnosti tisku?...78 116. Jak nastavit barevné pozadí textu?...81 117. Jak zkopírovat formát textu?...81 118. Jak vložit celou prázdnou stránku?...82 119. Jak vložit ozdobný barevný nadpis?...82 120. Jak blogovat ve Wordu?...83 121. Jak upravit vlastnosti dokumentu?...84 122. Jak otevřít předchozí verzi dokumentu?...84 123. Jak ovládat Word pomocí klávesnice?...85 124. Jaké jsou časté klávesové zkratky?...85 125. Jak poznat, kde jste naposledy skončili?...88 126. Jak snadno uspořádat kapitoly v dokumentu?...89 Excel...90 127. Jaké jsou novinky v aplikaci Excel?...90 128. Jak můžu spustit Excel?...90 129. Jak využívat šablony v Excelu?...91 130. Jak rychle vytisknout tabulku?...92 131. Jak zobrazit náhled tabulky?...92 132. Jak vytisknout tabulku z Excelu?...93 133. Jaké jsou limity aplikace Excel?...94 134. Jak sloučit více buněk do jedné?...94 135. Jak nastavit podmíněné formátování?...95 136. Jak rychle naformátovat buňku?...96 137. Jak rychle naformátovat celou tabulku?...97 138. Jak vložit nový řádek/sloupec?...97 139. Jak odstranit řádek/sloupec?...98 140. Jak zjistit nejvyšší a nejnižší hodnotu?...98 141. Jak vypočítat průměrnou hodnotu?...99 142. Jak zjistit počet číselných hodnot v tabulce?...99 143. Jak zjistit počet neprázdných buněk?...99 144. Jak prohledat sešit?...99 5
pro Microsoft Office 145. Jak nahrazovat obsah buněk?...101 146. Jak vytvořit graf?...102 147. Jak naformátovat popisky grafu?...103 148. Jak naformátovat nadpis a legendu grafu?...103 149. Jak změnit oblast zdrojových dat grafu?...104 150. Jak vytvořit graf na samostatném listu?...104 151. Jak vytvořit graf stiskem jedné klávesy?...104 152. Jak přiřadit buňce vlastní název?...104 153. Jak zobrazit konce stránek?...105 154. Jak nastavit záhlaví a zápatí?...105 155. Jak zjistit, kolik dní jste již na světě?...106 156. Jak zjistit, kolik dní uplynulo/zbývá od/do určitého data?...106 157. Jak zjistit datum za určitý počet dní?...106 158. Jak v buňce zobrazit aktuální datum?...107 159. Jak v buňce zobrazit aktuální datum a čas?...107 160. Jak využít funkci KDYŽ?...107 161. Jak využít funkci RANK?...108 162. Jak v jedné buňce zobrazit textový řetězec složený z jiných buněk?...110 163. Jak zobrazit vztahy mezi buňkami?...111 164. Jak seřadit data v tabulce?...111 165. Jak seřadit data podle více kritérií?...112 166. Jak zobrazit z tabulky pouze určitá data?...112 167. Jak odstranit z tabulky duplicitní údaje?...113 168. Jak omezit vkládání dat do buňky?...114 169. Jak nastavit zprávu při ověření dat?...115 170. Jak zobrazit dvě místa sešitu najednou?...116 171. Jak zamknout buňky?...117 172. Jak zamknout list?...118 173. Jak zamknout sešit?...118 174. Jak nastavit barvu písma v buňce?...119 175. Jak přidat do sešitu nový list?...119 176. Jak přejmenovat list v sešitu?...119 177. Jak změnit pořadí listů v sešitu?...120 178. Jak zkopírovat sešit?...120 179. Jak změnit barvu karty listu?...121 180. Jak ukotvit první řádek tabulky?...121 181. Jak změnit orientaci textu v buňce?...122 182. Jak zobrazit hodnotu ve formátu měny?...122 183. Jak vložit do buňky minigraf?...123 184. Jak označit nesouvislou oblast buněk?...124 185. Jak označit celý sešit?...124 186. Jak označit celý sloupec či řádek?...125 187. Jak upravit obsah buňky?...125 188. Jak zobrazit skutečný obsah buňky?...126 189. Jak nastavit výšku řádku a šířku sloupce?...126 190. Jak přizpůsobit šířku sloupce/výšku řádku vloženému obsahu?...126 191. Jak prohodit sloupce a řádky v tabulce?...127 192. K čemu slouží kontingenční tabulka?...128 193. Jak pracovat s tabulkou jako s databází?...128 194. Jak vytvořit rozevírací seznam?...128 6
Obsah 195. Jak rychle vložit názvy dnů či měsíců?...129 196. Jak vložit aritmetickou posloupnost?...129 197. Jak vložit posloupnost vzorců?...129 198. Jak najít řešení výpočtu?...130 199. Jak vytisknout pouze vybrané buňky?...131 200. Co se stane po stisknutí klávesy Enter?...131 201. Jak zkopírovat formát buňky?...131 202. Jak ovládat Excel pomocí klávesnice?...132 203. Jak uložit list jako nový sešit?...132 204. Jak zobrazit vzorce místo výsledků?...132 205. Jak aplikovat změnu formátu na více listů najednou?...133 206. Jak rychle zjistit výsledky?...133 207. Jak rozdělit data v buňkách?...133 208. Jak rychle analyzovat data?...134 209. Jak zarovnat vložené objekty?...135 210. Jak vložit náhodné číslo?...135 211. Jak vložit náhodné číslo v určitém rozmezí hodnot?...135 212. Jaké jsou nejčastější klávesové zkratky?...136 PowerPoint...144 213. Jaké jsou novinky v PowerPointu?...144 214. Jak můžu spustit PowerPoint?...144 215. Jaký je obecný postup pro tvorbu prezentace?...145 216. Jak využívat šablony v PowerPointu?...145 217. Jak uložit prezentaci jako video?...146 218. Jak vysílat prezentaci po internetu?...148 219. Jak vytvořit předváděcí prezentaci?...149 220. Jak upřesnit počet kroků Zpět?...149 221. Jak ovládat PowerPoint klávesnicí?...150 222. Jak vypnout koncový snímek prezentace?...150 223. Jaké jsou nejčastější klávesové zkratky v PowerPointu?...151 224. Jak vložit nový snímek do prezentace?...153 225. Jak odstranit snímek z prezentace?...154 226. Jak skrýt snímek v prezentaci?...154 227. Jak změnit pořadí snímků?...154 228. Jak změnit rozložení snímku?...155 229. Jak rozdělit prezentaci na oddíly?...156 230. Jak přejmenovat oddíl?...156 231. Jak odstranit oddíl?...156 232. Jak odstranit oddíl včetně snímků?...157 233. Jak vytisknout vybraný oddíl?...157 234. Jak vytisknout vybrané snímky?...157 235. Jak změnit orientaci textového pole?...157 236. Jak vyhledat slovo v prezentaci?...158 237. Jak nahrazovat text v prezentaci?...158 238. Jak vytvořit fotoalbum?...159 239. Co je to zobrazení prezentujícího?...160 240. Jak vytvářet širokoúhlé prezentace?...160 241. Jak si zvolit přesnou barvu objektu?...161 242. Jak si vytvořit vlastní obrazec?...161 243. Jak odebrat pozadí u obrázku?...162 7
pro Microsoft Office 244. Jak vložit číslo snímku?...162 245. Jak vložit do prezentace video ze souboru?...163 246. Jak vložit do prezentace video z YouTube?...164 247. Jak vložit úvodní snímek videa?...166 248. Jak upravit styl videa?...166 249. Jak změnit tvar ohraničení videa?...166 250. Jak přidat záložku do videa?...167 251. Jak odebrat záložku z videa?...167 252. Jak provést střih videa?...167 253. Jak vložit do pozadí prezentace hudbu?...169 254. Jak nastavit rozetmění a stmívání při přehrávání videa?...169 255. Jak vytvořit automatickou prezentaci?...170 256. Co je SmartArt a jak jej vložit?...170 257. Jak u objektu SmartArt přidat nebo odebrat obrazec?...171 258. Jak změnit grafický návrh prezentace?...173 259. Jak nastavit přechod snímku?...174 260. Jak nastavit zvuk u přechodu snímku?...175 261. Jak nastavit dobu pro přechod?...175 262. Jak nastavit animaci objektu na snímku?...175 263. Jak smazat animaci objektu?...176 264. Jak spravovat animace na snímku?...176 265. Jak nastavit, co spustí animaci?...177 266. Jaké jsou základní skupiny animací?...178 267. Jak spustit prezentaci?...178 268. Jak spustit prezentaci z aktuálního snímku?...179 269. Jak přejít rychle na jiný snímek?...179 270. Jak vytvořit vlastní prezentaci?...179 271. Jak zobrazit veškerý text v prezentaci?...181 272. Jak vytisknou prezentaci pro posluchače?...181 273. Jak vytvořit v PowerPointu diplom?...182 274. Jak nastavit pozadí snímku?...182 Outlook...184 275. Jaké jsou novinky v aplikaci Outlook?...184 276. Jak můžu spustit Outlook?...184 277. Jaké jsou nejčastější klávesové zkratky v Outlooku?...185 278. Jak nastavit emailový účet POP3/IMAP?...188 279. Jak nechat kopii zprávy na serveru POP3?...189 280. Jak nastavit emailový účet Exchange?...190 281. Jak nastavit emailový účet Outlook.com?...191 282. Jak změnit vlastnosti účtu?...191 283. Jak smazat nepotřebný účet?...192 284. Jaká je maximální velikost schránky?...192 285. Jak vložit snímek obrazovky do emailu?...192 286. Jak najít potřebný email?...193 287. Jak využívat pokročilé vyhledávání?...194 288. Jak nastavit emaily jako konverzaci?...194 289. Jak využít propojení se sociálními sítěmi?...195 290. Jak nastavit možnosti odpovědí na email?...195 291. Jak nastavit Outlook jako výchozí poštovní aplikaci?...195 292. Co je to funkce Než odešlete?...196 8
Obsah 293. Co to jsou rychlé kroky?...197 294. Jak nastavit upozornění na nový email?...198 295. Jak napsat nový email?...198 296. Jak nastavit kontrolu pravopisu před odesláním zprávy?...199 297. Jak vytisknout email?...199 298. Jak přidat odesílatele do blokovaných?...200 299. Jak přidat odesílatele do povolených?...200 300. Jak vytvořit novou složku?...200 301. Jak zjistit počet zpráv ve složce?...201 302. Jak zobrazit největší zprávy?...201 303. Jaká je maximální velikost zprávy?...201 304. Jak přidat emailu příznak pro zpracování?...202 305. Jak dělit zprávy do kategorií?...202 306. Jak vytvořit nové pravidlo pro zprávy?...203 307. Jak upravit existující pravidlo pro zpracování emailu?...204 308. Jak označit zprávu jako nepřečtenou?...204 309. Jak ručně provést odeslání a kontrolu nových emailů?...204 310. Jak nastavit interval pro kontrolu zpráv?...205 311. Jak filtrovat emaily?...205 312. Jak připojit k emailu přílohu?...206 313. Jak zobrazit přílohu bez jejího otevření?...206 314. Jak nastavit automatický podpis zprávy?...207 315. Jak odeslat zprávu více příjemcům?...208 316. Jak odeslat zprávu skrytým příjemcům?...208 317. Jak nastavit automatické odpovědi?...209 318. Jak přidat událost do kalendáře?...210 319. Jak vytvořit opakovanou událost?...211 320. Jak vytvořit celodenní událost?...212 321. Jak zobrazit kalendář pro různé období?...212 322. Jak vytvořit nový kalendář?...213 323. Jak nasdílet kalendář pro ostatní?...214 324. Jak nastavit barvu kalendáře?...214 325. Jak nastavit časový překryv kalendářů?...215 326. Jak nastavit čas upozornění na událost?...215 327. Jak vytvořit žádost o schůzku?...216 328. Jak přijmout/odmítnout žádost o schůzku?...216 329. Jak vytisknout měsíční kalendář?...217 330. Jak vytvořit nový kontakt?...218 331. Jak vytvořit novou skupinu kontaktů?...219 332. Jak vytvořit nový úkol?...219 333. Jak delegovat úkol na další osoby?...220 9
pro Microsoft Office Obecné 1. Jaké jsou novinky v Microsoft Office? Novinky v kancelářském balíku Microsoft Office lze rozdělit do dvou základních kategorií. První se týká všech aplikací a druhá obsahuje novinky pouze ve vybraných aplikací. Tady jsou: Společné novinky: Nový, designově čistší vzhled aplikací Podpora pro dotykové ovládání Větší role šablon Ukládání dat primárně na online úložiště Kliparty nahrazeny Online obrázky Vkládání obrázků s licencí Creative Commons Přihlášení do aplikací sady Office s Microsoft účtem Aplikace pro Office Word: Podpora otevírání a editace PDF souborů Rychlejší vkládání sloupců a řádků do tabulky Možnost vložení videa Vylepšený režim pro čtení Přiblížení grafických objektů v režimu čtení Pokračování v rozepsaném dokumentu na stejném místě Vylepšená práce s oddíly Okamžitá aktualizace rozložení textu při přesouvání objektů Nové možnosti komentářů Režimy pro revize 10
pro Microsoft Office 12. Co jsou to Office Web Apps? Office Web Apps jsou webovou odlehčenou verzí aplikací Word, Excel, PowerPoint a OneNote. Umožňují vytvářet dokumenty Office i bez nainstalované a zakoupené licence na jakémkoliv počítači připojeném k internetu. Nevýhodou je omezená funkčnost a nutnost připojení k síti internet v okamžiku práce s dokumenty. Office Web Apps jsou například součástí zdarma dostupné služby SkyDrive, kterou si jakožto internetové úložiště můžete zřídit na www.skydrive.cz. 13. Co je to Office 365? S příchodem Office se do povědomí uživatelů začal dostávat i další produkt společnosti Microsoft, a to Office 365. Nejedná se o nějakou novou verzi aplikací Office, ale o službu předplatného aplikací Office (vždy té nejnovější verze) doplněnou o benefity v podobě většího prostoru úložiště SkyDrive, volných minut pro volání přes Skype apod. Záleží jen na uživateli, zda je pro něj lepší platit jednorázově a mít k dispozici vždy jen tu verzi, kterou si zakoupil, nebo si platit Office formou pronájmu a mít k dispozici vždy nejnovější verzi, kterou Microsoft uvede na trh. U firemních zákazníků je pak Office 365 synonymem pro komplexní komunikační řešení v podobě produktů SharePoint Online, Exchange Online, Lync Online, SkyDrive Pro a desktopových aplikací sady Office. 16
Obecné tipy 14. Jak se dostat ke svým dokumentům odkudkoliv? Pokud chcete mít ke svým dokumentům, tabulkám či prezentacím přístup z jakéhokoliv počítače připojeného na internet, využijte webové úložiště SkyDrive od společnosti Microsoft. K veškerým souborům, které do tohoto úložiště umístíte, pak máte přístup odkudkoliv. Služba je dostupná zdarma na adrese www.skydrive.cz a na toto úložiště lze ukládat a otevírat soubory přímo z aplikací sady Microsoft Office, a to dokonce v podobě primárního místa pro práci se soubory, což je další z novinek sady Office. Microsoft Offi ce Obecné tipy 15. Proč vznikly nové formáty souborů? Již od verze Microsoft Office 2007 se můžete setkat s novými formáty souborů, které přinesly nové možnosti a funkce. Mezi ty nejvýznamnější patří menší velikost souborů, založení na jazyku XML, možnost využití diagramů SmartArt apod. Nové formáty souborů poznáte podle písmene X na konci přípony souboru (DOC-DOCX, XLS-XLSX, PPT-PPTX). Novější typy souborů (Office 2007/2010/) ale nelze ve starších verzích aplikací (2003 a starší) standardně otevírat, proto vám zajisté přijdou vhod následující dva tipy. 17
pro Microsoft Office 41. Co to jsou kontextové karty? V každé aplikaci sady Microsoft Office jsou dostupné základní karty na pásu karet, které jsou zobrazeny vždy. Navíc však v každé aplikaci existují tzv. kontextové karty, které se zobrazí teprve po klepnutí a označení určitého objektu, např. obrázku, videa, grafu apod. Výhodou je, že tyto karty nezabírají místo na pásu karet a zobrazí se teprve těm uživatelům, kteří s daným objektem pracují. Pokud tedy například nikdy v životě nebudete používat tabulky ve Wordu, je zbytečné, aby vám karta s příkazy pro práci s tabulkou zabírala cenné místo na pásu karet. Kontextová karta Rozložení při práci s tabulkou vloženou v dokumentu Wordu 42. Jak ochránit dokument heslem? Aplikace sady Microsoft Office disponují prostředky, pomocí kterých je možné dokument uzamknout pod heslem tak, aby ten, kdo heslo nezná, nemohl s dokumentem pracovat, popř. mohl pracovat pouze omezeně. Funkci využijete například tehdy, sdílíte-li jeden počítač s ostatními uživateli a nechcete, aby se dostali právě do tohoto dokumentu. Pak jej můžete tímto způsobem zabezpečit. 1. Otevřete dokument, který si přejete ochránit heslem. 2. Klikněte na tlačítko Soubor a v nabídce zvolte příkaz Uložit jako, vyberte typ úložiště a klepněte na Procházet. 3. V zobrazeném okně klikněte v dolní části na tlačítko Nástroje a z nabídky vyberte Obecné možnosti pro zobrazení okna pro zaheslování. 4. V horní části okna Obecné možnosti se nacházejí dva dialogy pro zadání hesla Heslo pro otevření a Heslo pro zápis. Do těchto dialogů je možné doplnit heslo. Není nutné doplnit obě hesla, stačí pouze jedno z nich: a) Heslo pro otevření toto heslo zabezpečí, že již při otvírání dokumentu bude uživatel požádán o heslo. Pokud je nezadá správně, do dokumentu se ani nedostane. 28
pro Microsoft Office Word 47. Jaké jsou novinky ve Wordu? Ve Wordu jakožto hlavní aplikaci celého kancelářského balíku bylo provedeno poměrně velké množství příjemných a práci usnadňujících vylepšení. Mezi nejvýznamnější novinky aplikace Word patří tyto: Podpora otevírání a editace PDF souborů Rychlejší vkládání sloupců a řádků do tabulky Možnost vložení videa Vylepšený režim pro čtení Přiblížení grafických objektů v režimu čtení Pokračování v rozepsaném dokumentu na stejném místě Vylepšená práce s oddíly Okamžitá aktualizace rozložení textu při přesouvání objektů Nové možnosti komentářů Režimy pro revize 48. Jak můžu spustit Word? Po instalaci balíku Microsoft Office se zástupci všech nainstalovaných programů umístí do nabídky Start, kde je můžete kliknutím na příslušnou ikonu spustit. Druhou možností je v nabídce Start zadat příkaz winword a potvrdit jej stiskem klávesy Enter. Tento postup je také vhodný v případě, že nemůžete ani na pracovní ploše počítače, ani v nabídce Start zástupce pro spuštění této aplikace najít. 32
Word 60. Jak vložit titulní stranu? Novinkou ve Wordu od verze 2007 je možnost vložit titulní stránku dokumentu. Nemusíte již složitě vytvářet nadpisy, vkládat obrázky a další grafické objekty, protože Word má profesionálně vypadající šablony v sobě uloženy. Chceteli do dokumentu vložit titulní stranu, postupujte takto: 1. Na pásu karet klikněte na kartu Vložení a ve skupině Stránky na Titulní strana. 2. V rozevírací nabídce klikněte na jeden ze stylů titulní strany. 3. Titulní stránka je vložena na začátek dokumentu. 4. Zbývá jen upravit text, obrázky a barvy na titulní straně. V základní nabídce je mnoho různých titulních stran, pokud však kliknete v dolní části na nabídku Další titulní stránky z webu Office.com, rozbalí se další nabídka titulních stran uložených na tomto webu. V případě, že potřebujete titulní stranu odebrat, není nutné pracně a ručně mazat všechny objekty na titulní straně. Stačí, když ve stejné nabídce, v níž jste titulní stranu vytvářeli, kliknete v dolní části na příkaz Odebrat aktuální titulní stranu. Microsoft Offi ce Word 61. Jak vložit zalomení konce stránky? Jednou z vlastností profesionálních dokumentů, knih, výročních zpráv či jiných tiskovin je způsob zalomení takového díla. V profesionální polygrafii či v nakladatelstvích se zalomením rozumí rozvržení a vyvážení stránek, obtékání obrázků, rozdělení textu tak, aby na jedné stránce nebylo zbytečně moc místa, zatímco na druhé by byl text přespříliš nahuštěn. Díky zalomení je většina knih, které čtete, uspořádána tak, že jedna věta z odstavce z předchozí stránky nepřetéká do druhé stránky a nepůsobí zde osamoceně apod. To nastavíte následujícím způsobem. 41
Word 72. Jak oříznout obrázek? V případě, že potřebujete oříznout obrázek na požadovanou velikost, stačí jej do Wordu vložit, klepnout na něj a na kontextové kartě Formát v poslední skupině příkazů Velikost klepnout na položku Oříznout. Na výběr máte mezi oříznutím pomocí myši nebo oříznutím do tvaru obrazce. 73. Jak získat přístup k velké galerii obrázků? Po instalaci balíku Microsoft Office se současně nainstaluje i sada obrázků, které vytvořili tvůrci Wordu. Každý takový obrázek se nazývá klipart a je možné jej kdykoliv vložit do dokumentu. Se vzrůstající významností internetu se většina klipartů přemístila právě sem, konkrétně na web Offi ce.com. Výhodou je, že Word umí přímo z tohoto webu kliparty zobrazovat a vkládat do dokumentu. Pro využití stovek a tisíců klipartů je samozřejmě nutné mít aktivní připojení k síti internet. 1. Nastavte se na místo v dokumentu, kam má být klipart vložen. 2. V pásu karet klikněte na kartu Vložení. 3. Klikněte na ikonu příkazu Online obrázky, která se nachází ve skupině Ilustrace. 4. V zobrazeném okně zadejte do prvního pole název hledaného obrázku (klíčové slovo). 6. Vyberte si z výsledku vyhledávání obrázek. Poklepáním levým tlačítkem myši na něj se obrázek vloží do dokumentu. 49 Microsoft Offi ce Word
pro Microsoft Office 114. Jak vytisknout pouze vybrané stránky? Pokud chcete při tisku dokumentu vytisknout pouze vybrané stránky, je nejjednodušší cesta přes tlačítko Soubor Vytisknout. V zobrazeném okně ve střední části v poli Stránky zadejte čísla stránek, kterou chcete vytisknout, a oddělte jej čárkou. Pro větší rozsah stránek je možné použít pomlčku. Zápis by poté vypadal např. takto: 1,3,7-12,15. 115. Jak nastavit podrobnější možnosti tisku? Jedním ze základních předpokladů textového editoru je možnost vytisknout vytvořený dokument na tiskárně. Dokument ve Wordu bude po vytištění na tiskárně vypadat pochopitelně stejně, jak je před tiskem vidět na náhledu. Ještě před vytištěním dokumentu si je možné ho prohlédnout přesně tak, jak bude vypadat po vytištění. Tuto operaci doporučuji provádět zejména u delších nebo složitějších tisků, protože může zavčas odhalit mnohé chyby, například v zalomení stránek, nastavení okrajů atd. K přechodu do režimu náhledu slouží zobrazení Backstage. Po kliknutí na tlačítko Soubor Vytisknout se kromě možnosti nastavení tiskárny v pravé části zobrazí i náhled souboru před tiskem. Protože používání náhledu je jednou z nejčastějších operací, opět doporučuji přidat tuto funkci na panel Rychlý přístup. Přímo z náhledu je možné tisknout kliknutím na tlačítko Tisk. Pro návrat do běžného režimu Wordu klikněte na šipku v levém horním rohu nebo stiskněte klávesu Esc. 78 V horní části nastavení je možné navolit počet kopií tisku. Standardně je nastavena 1 kopie. Jejich počet lze do dialogu i přímo vepsat.
pro Microsoft Office Excel 127. Jaké jsou novinky v aplikaci Excel? V aplikaci Excel se sice nesetkáte s takovým množstvím novinek, jako např. ve Wordu nebo PowerPointu, ale zato jdou představené novinky více do hloubky a jsou mnohem komplexnější. Jaké to tedy jsou? Dynamické doplňování dat Doporučené grafy Porovnání dvou sešitů Panel nástrojů Rychlá analýza Grafické zobrazení přepočtu výsledků Každý otevřený sešit je v samostatném okně 128. Jak můžu spustit Excel? Po instalaci balíku Microsoft Office se zástupci všech nainstalovaných programů umístí do nabídky Start, kde je můžete kliknutím na příslušnou ikonu spustit. Druhou možností je v nabídce Start zadat příkaz excel a potvrdit jej stiskem klávesy Enter. Tento postup je také vhodný v případě, že nemůžete ani na pracovní ploše počítače, ani v nabídce Start zástupce pro spuštění této aplikace najít. 90
Excel 135. Jak nastavit podmíněné formátování? Excel nabízí jednu alternativu ke standardnímu formátování tzv. podmíněné formátování. Na rozdíl od funkcí je při splnění podmínky výsledkem nikoliv výsledek vzorce, ale vizuální změna formátu buňky tučné písmo, odlišná barva pozadí, jiné orámování apod. Nastavení podmíněného formátování se provádí následovně: 1. Otevřete si tabulku, u které chcete nastavit podmíněné formátování. 2. Označte do bloku hodnoty, které chcete naformátovat. 3. Na pásu karet klepněte na kartu Domů a ve skupině Styly na Podmíněné formátování. 4. V rozbalené nabídce klepněte na Nové pravidlo. Excel zobrazí okno Nové pravidlo formátování, v němž máte možnost nastavit přesně pravidla podmíněného formátování tak, aby plně odpovídalo vašim potřebám. Microsoft Offi ce Excel Dialogové okno s definováním pravidel podmíněného formátování. 95
Excel 153. Jak zobrazit konce stránek? U Excelu na rozdíl od Wordu nemusí být na první pohled vždy patrné, jaké sloupce se ještě při tisku vejdou na jednu stránku a jaké už ne. Naštěstí existuje na kartě Zobrazení ve skupině Zobrazení sešitů funkce Zobrazit konce stránek, která vám zobrazí, jak budou data na listu v případě tisku rozložena na stránku. 154. Jak nastavit záhlaví a zápatí? Pokud chcete v Excelu nastavit záhlaví a zápatí v sešitu, je nutné klepnout na kartě Rozložení stránky ve skupině Vzhled stránky na malý čtvereček v dolním pravém rohu této skupiny příkazů. Na záložce Záhlaví a zápatí je poté možné nastavit text, který se bude objevovat na každé vytištěné stránce. Záhlaví a zápatí se obvykle používá k nastavení číslování stránek, někdy též k zveřejnění jména autora tabulky, případně data a času vytvoření tabulky. Záložka obsahuje dvě bílé oblasti, které v náhledu zobrazují, jaké záhlaví (nahoře) a zápatí (dole) je právě nastaveno. Uprostřed jsou dvě rozbalovací nabídky, které obsahují několik variant přednastavených záhlaví a zápatí. Pokud ale chcete vytvořit vlastní záhlaví nebo zápatí, klepněte na tlačítko Vlastní záhlaví (příp. Vlastní zápatí). Excel zobrazí okno s třemi oblastmi. Do každé oblasti 105 Microsoft Offi ce Excel
pro Microsoft Office PowerPoint 213. Jaké jsou novinky v PowerPointu? I v aplikaci PowerPoint na vás čeká poměrně velké množství zajímavých novinek. Jaké to tedy jsou? Vylepšený režim prezentace Slučování obrazců Motivy šablon Pokračování v prezentaci Rychlejší úpravy obrázků Nové přechody Kapátko 214. Jak můžu spustit PowerPoint? Po instalaci balíku Microsoft Office se zástupci všech nainstalovaných programů umístí do nabídky Start, kde je můžete kliknutím na příslušnou ikonu spustit. Druhou možností je v nabídce Start zadat příkaz powerpnt a potvrdit jej stiskem klávesy Enter. Tento postup je také vhodný v případě, že nemůžete ani na pracovní ploše počítače ani v nabídce Start zástupce pro spuštění této aplikace najít. 144
PowerPoint 223. Jaké jsou nejčastější klávesové zkratky v PowerPointu? V následujících tabulkách je zobrazen seznam některých základních klávesových zkratek a funkčních kláves tak, jak je uveden v nápovědě pro aplikaci PowerPoint. Spuštění prezentace Přehled klávesových zkratek používaných při prezentování v zobrazení prezentace najdete v tématu Klávesové zkratky pro použití při předvádění prezentace v PowerPointu. Klávesové zkratky v průběhu prezentace Požadovaná akce Spuštění prezentace od začátku Provedení další animace nebo zobrazení dalšího snímku Provedení předchozí animace nebo návrat k předchozímu snímku Přechod na snímek číslo Zobrazení prázdného černého snímku nebo návrat do prezentace od prázdného černého snímku Zobrazení prázdného bílého snímku nebo návrat do prezentace od prázdného bílého snímku Zastavení nebo opětovné spuštění automatické prezentace Ukončení prezentace Smazání poznámek na obrazovce Přechod na další snímek, je-li další snímek skrytý Nastavení nového časování při zkoušce Použití původního časování při zkoušce Kombinace kláves F5 N, ENTER, PAGE DOWN, ŠIPKA VPRAVO, ŠIPKA DOLŮ nebo MEZERNÍK P, PAGE UP, ŠIPKA VLEVO, ŠIPKA NAHORU nebo BACKSPACE číslo+enter B nebo TEČKA W nebo ČÁRKA So ESC nebo POMLČKA E I Út O Microsoft Offi ce PowerPoint 151