Manuál k dárcovskému portálu Diakonie ČCE I. OBECNÉ INFORMACE Tento manuál ve stručnosti popisuje dárcovský portál Diakonie ČCE. Je určen především dosavadním správcům webů diakonické rodiny, kteří mají alespoň základní uživatelskou zkušenost s obsluhou redakčního systému VIZUS CMS. Další informace o obsluze diakonických webů a hlavní manuál jsou ke stažení na helpdesk.diakonie.cz. Dárcovský portál Mnoho tváří pomoci (dále MTP) je web sloužící celé Diakonii, tedy společná platforma, kde lze efektivně a nápaditě podpořit Diakonii ČCE. Nový portál je graficky přizpůsoben a propojen se stávající rodinou diakonických webů. Každé středisko může po předchozí registraci vkládat své dárcovské projekty a vybírat na ně prostředky. Dárcovskými projekty mohou být: střednědobá či dlouhodobá sbírka na konkrétní věc (např. projekty typu Dar s velkým D, ale také třeba velké investiční projekty střediska, na něž lze takto upozornit), zde může dárce přispět libovolnou částkou dle svého uvážení jeden konkrétní dar (např. ovce v Etiopii, ale také kupř. náklady na jeden den klienta ve stacionáři, jeden den provozu auta na svoz klientů, deset cihel na stavbu chráněného bydlení apod. - vymyslet lze téměř cokoli, smyslem je, aby to pro dárce bylo zajímavé), zde dárce přispívá předem definovanou částkou, jež odpovídá skutečné hodnotě daru V obou případech dostává dárce elektronický certifikát na své (či jiné zvolené) jméno s obrázkem vztahujícím se k projektu, s poděkováním a popisem účelu, na který přispěl. Prostředky dárce zaplatí online kartou či bankovním převodem a shromažďují se na účtu veřejné sbírky Diakonie ČCE, odkud jsou periodicky převáděny na účty střediska (identifikace plateb je dána předem definovaným variabilním symbolem). Smyslem je zjednodušit a zefektivnit finanční dárcovství v Diakonii: chci rychle přispět na něco smysluplného (výběr z hezkých darů, jednoduchý formulář a online platba kartou), něco z toho mít (dobrý pocit a certifikát, který si mohu doma vystavit nebo který mohu věnovat se jménem obdarovaného). Dárcovský portál obsahuje další informace o projektech, texty, obrázky, kontakty a odkazy k dalším informacím např. na Vašich střediskových webech, např. dárcovská sekce střediskového webu může odkazovat na konkrétní projekty na novém portálu. Přístup Každé organizační jednotka Diakonie ČCE má vlastní přístup do systému a spravuje zde své projekty. Nadto hlavní administrátor má přístup do celého systému a může případně zasáhnout kamkoli v rámci portálu. Hlavní administrátor též upravuje další položky webu (menu, texty, grafiku). Kategorie dárcovských projektů Kategorie připravujeme, informace přinese další verze manuálu. Usilujeme o třídění podle středisek a podle typů daru (podobně jako u nového aukčního portálu) K terminologii: PROJEKT vs. DAR Jako Projekt označujeme vždy konkrétní dárcovskou příležitost (ovce pro Etiopii, jeden den klienta ve stacionáři atd.) nebo konkrétní sbírkový projekt (chráněné bydlení Nosislav, výměna oken v domovince). mnoho-tvari-pomoci.cz Manuál 1.1 - duben 2013 strana 1
Jako Dar označujeme vždy jeden konkrétní dar (tedy například ovce pro Etiopii za 550 zakoupená 15. března za 550 Kč panem Vomáčkou nebo příspěvek na střechu chráněného bydlení ve výši 2.500 Kč rodinou Novákovou). II. FUNKCE SYSTÉMU Z POHLEDU DÁRCE-UŽIVATELE Výběr dárku Uživatel si z nabídky na www.mnoho-tvari-pomoci.cz vybere konkrétní dar, pročte jeho popis, rozhodne se, že chce právě tento a klikne na pole DARUJ. Vyplnění údajů (formulář) Uživatel vyplní formulář (jméno, příjmení, e-mail, v případě žádosti o potvrzení o daru také adresu), vybere si obrázek na certifikát a způsob platby. Platba, certifikát, potvrzení V případě online platby kartou je uživatel přímo přesměrován na platební bránu, odkud ihned zaplatí. Je-li platba úspěšná, obdrží e-mailem potvrzení spolu s certifikátem v pdf, který si může ihned vytisknout. Je-li platba neúspěšná, vyzve jej systém k dalšímu pokusu či platbě převodem. V případě platby převodem obdrží uživatel e-mailem platební údaje. Následně zadá příkaz k úhradě své bance. Až platba dorazí na účet veřejné sbírky Diakonie, obdrží e-mailem uživatel certifikát, případně dodatečně také potvrzení o daru III. OBSLUHA SYSTÉMU ZEVNITŘ Registrace Pro registraci Vašeho střediska prosím požádejte administrátory systému na mailu mnoho-tvari-pomoci@diakonie.cz. Následně obdržíte přihlašovací údaje. Přihlášení do systému Do systému je třeba se přihlásit z adresy www.mnoho-tvari-pomoci.cz/cms. Pro tento účel používejte prosím výhradně prohlížeč MS Windows Explorer. Na přihlašovací obrazovce vyplňte své jméno a heslo (pro získání přihlašovacích údajů prosíme kontaktujte administrátory). Po přihlášení vidíte prostředí, jež je podobné tomu, které znáte z redakčního systému webů diakonické rodiny. Správa projektů Kliknutím na projekty v levém menu uvidíte seznam všech projektů všech středisek. Existující projekty můžete editovat, nové projekty vkládat. Zvolíte-li přidat projekt, vyplníte následující údaje: Název projektu: Stručný a výstižný, atraktivní pro potenciální dárce. Nesmí být příliš dlouhý, aby se vešel do výpisu projektů (systém dlouhé názvy nepovolí). Název projektu se objeví na certifikátu. mnoho-tvari-pomoci.cz Manuál 1.1 - duben 2013 strana 2
Obrázek projektu: Povinná položka, obrázek, který vystihuje Projekt a bude se zobrazovat na úvodní obrazovce, v přehledu darů atd. Obrázek vyberete z Archivu souborů, kam je nutné ho nahrát z počítače (k Archivu souborů viz níže). Obrázek projektu se může a nemusí objevit na certifikátu. Obrázků může být více, aby si dárce mohl vybrat. URL: Odkaz k dalším informacím o projektu (nejčastěji příslušná sekce stránek střediska) Stručný účel sbírky: Několik vět o tom, proč by měl dárce podpořit zrovna tento Projekt. Komu tím pomůže, k čemu dar bude sloužit atd. Popis projektu se objeví na certifikátu, s tímto vědomím je třeba jej formulovat. Status: ponechte v přípravě, o aktivaci prosím požádejte administrátora. Organizátor a Koordinátor: vyplňte skutečnými údaji (toto pole slouží k tomu, aby byl projekt co nejvíce transparentní Variabilní symbol: Tuto položku ponechte volnou, vyplní ji hlavní administrátor systému před aktivací daru. Variabilní symboly jsou přidělovány podle předem definovaného klíče, na jehož základě jsou platby identifikovány (všechny platby směřují na účet veřejné sbírky Diakonie ČCE a odtud jsou periodicky převáděny na účty středisek). Varianty finančních darů: Vyplňte v případě, že se jedná o konkrétní dar, tedy např. ovce, cihla apod.) Sem lze zadat předdefinovanou částku pro jeden dar a jeho násobky (na webu se pak zobrazí jako roletka, tedy výběr z několika možností - např. Jedna ovce za 550 Kč, Dvě ovce za 1100 Kč, Tři ovce za 1650 Kč atd. dárce si vybere jednu z možností). Formulář se vyplňuje dle vzoru uvedeného v systému pod tabulkou. Pokud si nejste jisti, kontaktujte administrátora systému Minimální darovaná částka: Vyplňte v případě, že se jedná o sbírkový projekt, kdy může dárce přispět libovolnou částkou dle svého uvážení. Vyplňte nejmenší možnou částku (doporučujeme alespoň 100 Kč). Potřebujeme vybrat: V případě sbírkového projektu vyplňte cílovou částku (např. 5.300.000 Kč). V případě dárků (ovce) můžete definovat, jaká je cena a za jeden či více kusů E-maily s potvrzením o daru: Zde nastavíte parametry notifikačních e-mailů. Jako Odesílatele nastavte funkční adresu spojenou s organizátorem či koordinátorem projektu - například info@strediskodiakonie.cz, případně jan.novak@diakonie.cz. Jako Příjemce informací o daru vyplňte e-mailovou adresu, kam budou směřovat veškeré informace o darech, které se týkají tohoto projektu. Adres můžete zadat více (oddělte je středníkem), je třeba ale nastavit si vnitřní pravidla, kdo bude podněty z portálu MTP primárně řešit, protože některé informace budou vyžadovat vaši interakci. Jako Předmět nastavte například název projektu a potvrzení o daru (např. Diakonie ČCE - potvrzení o daru Jako Hlavičku nastavte například: Vážená paní, vážený pane, děkujeme za podporu projektu Diakonie ČCE Jako Patičku nastavte například: S úctou a díky Tým Diakonie ČCE Správa darů Po kliknutí na dary se zobrazí přehled všech darů na všechny projekty. Vlastní (vámi zadané) dary můžete editovat. Týká se to změny stavu (při platbě převodem je třeba přepnout stav na zaplaceno - více v kapitole Platby níže). Dary můžete filtrovat dle jednotlivých polí a následně exportovat do formátu CSV (MS Excel) a dále s nimi pracovat. Můžete rovněž zobrazit certifikát ve formátu pdf. mnoho-tvari-pomoci.cz Manuál 1.1 - duben 2013 strana 3
Poznámka: V současném provozu, kdy systém zatím nevylučuje editaci cizích darů, buďte prosíme při pohybu v CMS obezřetní a neupravujte položky, jež se vás netýkají. Děkujeme. Archiv souborů Archiv souborů je standardním úložištěm souborů, jaké znáte z webů středisek. Archiv je společný všem Projektům, proto má v Archivu každé středisko po registraci do systému vlastní složku, již vytvoří administrátor. Všechny soubory ukládejte prosím pouze sem. Tuto vlastní složku můžete naplnit obsahem dle svého uvážení, můžete rovněž pro přehlednost zakládat další podsložky např. k jednotlivým darům a podobně. Certifikát Dárkový certifikát je poděkování dárci za jeho příspěvek spolu s popisem podpořeného projektu, ilustračním obrázkem a dalšími prvky. Certifikát obdrží dárce po zaplacení daru, a to elektronicky ve formátu pdf (pro tisk na formát A4). Certifikát je určen buď přímo dárci, nebo někomu, koho chce dárce obdarovat. Podle toho dárce vyplňuje formulář (František Vomáčka, rodina Novákova, děti 3.B ze ZŠ Masarykova, hodný synek Jeník). Jméno, částka a název projektu se automaticky nastaví dle podpořeného projektu a dárcem uvedených údajů. Pozor, certifikát není potvrzením o daru ve smyslu 15 odst. 5 zákona o dani z příjmů (o tomto potvrzení čtěte níže). mnoho-tvari-pomoci.cz Manuál 1.1 - duben 2013 strana 4
IV. PLATBY Platba online Je nejrychlejší a administrativně nejjednodušší možností platby. Dárce je po vyplnění formuláře automaticky přesměrován na platební terminál, kde jednoduše zaplatí prostřednictvím platební karty. Jakmile se platba úspěšně realizuje, dostává dárce automaticky na uvedenou e-mailovou adresu dárcovský certifikát. Toto je preferovaná platba pro svou jednoduchost a rychlost. Platba převodem Je určena těm dárcům, kteří nemohou nebo nechtějí využít rychlou platbu platební kartou online. Dárce po vyplnění formuláře obdrží na uvedený e-mail platební instrukce (částku, číslo účtu a variabilní symbol). Jakmile převod proběhne a částka bude připsána na účet veřejné sbírky Diakonie ČCE, budou o této skutečnosti informováni hlavní administrátoři systému, kteří následně přepnou stav daru do stavu zaplaceno. V tu chvíli je dárci e-mailem odeslán certifikát. V případě tohoto způsobu platby je třeba počítat s časovou prodlevou cca 1 týden (bankovní převod transakce, evidence položek ve výpisu, úprava stavu položky). Potvrzení o daru Dárce může požádat o potvrzení o daru ve smyslu 15 odst. 5 zákona o dani z příjmů (uvede to zatržením příslušného místa ve formuláři). V tom případě systém automaticky vygeneruje potvrzení o daru ve formátu pdf, který zašle na e-mail správce daru. Tento správce daru potvrzení vytiskne, podepíše a orazítkuje a zašle na adresu dárce. (Poznámka: tato funkce zatím není v systému podporována, potvrzení o daru zatím řešíme ručně, v případě dotazů kontaktujte administrátory) IV. KDO VÁM POMŮŽE Pro další informace, pomoc nebo rady kontaktujte prosím hlavního administrátora: Pavel Hanych, tel. 734 423 792, e-mail hanych@diakonie.cz nebo mnoho-tvari-pomoci@diakonie.cz Poznámka: Dolaďujeme ještě systém práv a přístupů (kdo co může), podrobnosti budou v další verzi manuálu nejbližší době. mnoho-tvari-pomoci.cz Manuál 1.1 - duben 2013 strana 5