Školící dokumentace uživatelů IS KRIZKOM (úroveň ORP)

Školící dokumentace uživatelů IS KRIZKOM (úroveň ORP) (role reader, editor, supervizor ) DATASYS s.r.o., Jeseniova 2829/20, 130 00 Praha 3 tel.: +420225308111, fax: +420225308110 www.datasys.cz

Obsah 1.1 Historie dokumentu... 3 1.2 Účel dokumentu... 3 1.3 Seznam zkratek... 3 1.4 Informační web IS KRIZKOM... 4 1.5 Požadavky na IS... 4 1.6 Vzhled a popis... 5 1.7 Přihlášení k IS... 6 2. Informace o VZ... 8 2.1 Vyhledávání zdrojů... 8 2.2 Nabídky disponibilní HP... 10 3. Oběh požadavku na VZ... 12 3.1 Založení požadavku... 12 3.2 Schválení požadavku... 16 3.3 Sledování stavu řešení... 17 3.4 Diskuse k požadavkům na VZ... 18 3.5 Potvrzení dodání... 21 4. Oznámení systému... 22 5. Notifikace upozornění systému... 23 6. Vyhledávání kontaktů... 24 7. Zastupování osob... 25 7.1 Založení zástupu... 25 7.2 Zrušení zástupu... 27 Strana 2

1.1 Historie dokumentu Verze Datum Autor Popis 1.0 08.04.2010 Michal Vaněk Školící dokumentace uživatelů IS KRIZKOM pro úroveň ORP 1.1 27.04.2010 Michal Vaněk Upravená dokumentace uživatelů IS KRIZKOM pro úroveň ORP 1.2 14.05.2010 Michal Vaněk Upravená dokumentace uživatelů IS KRIZKOM pro úroveň ORP 1.2 Účel dokumentu Tato příručka je určena uživatelům v roli editor (reader) a supervizor na úrovni ORP. 1.3 Seznam zkratek AD MS Active Directory, adresář uživatelů IS Autor Systémová položka, která určuje jednoznačně uživatele systému, který zakládá dokument v systému; může jím být kdokoliv včetně sekretářek DB - databáze HP - humanitární pomoc IE Internet Explorer internetový prohlížeč IS Informační systém JSÚ jiný správní úřad KRIZKOM krizová komunikace KŘ Krizové řízení KS Krizové stavy MS Microsoft Corporation počítačová firma MV- Ministerstvo vnitra ČR Notifikace - upozornění uživateli (systém dle nastavení je předává notifikačnímu modulu, který pak zasílá notifikace přes definované kanály) ORP obec s rozšířenou působností OPS odborná pracovní skupina SP Service Pack servisní balíček SSHR Správa státních hmotných rezerv ÚKŠ ústřední krizový štáb ÚSÚ ústřední správní úřad VZ Věcný zdroj WF - Workflow - Pracovní proces předem nastavený oběh dokumentu WS Webová služba Strana 3

1.4 Informační web IS KRIZKOM Správa státních hmotných rezerv vyvíjí a provozuje Informační systém krizové komunikace - IS KrizKom jako nástroj informační podpory pro řízené a evidované předávání požadavku na věcné zdroje, které orgány krizového řízení stanovené zákonem č. 240/2000 Sb. potřebují k překonání krizové situace nebo k odstranění jejich následků. Tento web nalezete na adrese http://wwww.krizkom.cz. Náhled webu je uveden na dalším obrázku. V hlavním menu na levé straně nalezneme odkazy hlavní nabídky - základní informace (o použitých číselnících), dokumentace (aktuální dokumentaci k IS), provozní informace (údaje o provozu či odstávce systému), školení (termíny a informace ke školení), pomoc uživatelům (nejčastější dotazy a problémy uživatelů), kontakty (na provozovatele, správce a garanty IS) a užitečné odkazy (vstup do systému). 1.5 Požadavky na IS Systém je vytvořen jako webová aplikace. Prostředí, ve kterém je realizována prezentace dat na koncových stanicích, používá pouze internetový prohlížeč ve verzi MS IE7 a MS Windows XP SP2 a výše. Další podporované prohlížeče a jejich omezení jsou uvedeny na této adrese. http://technet.microsoft.com/en-us/library/cc263526.aspx Strana 4

1.6 Vzhled a popis Po spuštění Internet Exploreru bude zobrazena úvodní stránka aplikace IS KRIZKOM na technologii Microsoft Sharepoint 2007 s přihlášením aktuálního uživatele do Windows. Obecné rozložení webu je vidět na obrázku. V záhlaví je umístěno logo, nadpis webu, aktuálně přihlášený uživatel včetně jeho role v IS a pole pro vyhledávání. Na levé straně se nachází hlavní menu s odkazy aplikace pro uživatele (Úvodní stránka, Přehled aktivních stavů IS, Vyžadování VZ, Informace o VZ a Uživatelé) a administrátory, kteří mají navíc k dispozici odkazy, které umožní správu IS (Správa upozornění, Hierarchie IS, Druh provozu IS, Role v IS, Seznam krajů, Auditlog). Uprostřed jsou umístěna oznámení a vpravo pak seznamy úkolů vztahující se k oběhu požadavku na VZ. Náhled webu viz obr. Strana 5

V pravé části hlavní stránky jsou 3 odkazy na úkoly týkající se oběhu požadavků na VZ. Oběh VZ k řešení jsou tzv. úkoly skupinové, ve kterých je nutné provést nějaké řešení (např. tvorba návrhu řešení, výběr osoby pro řešení apod.), Oběh VZ k rozhodnutí jsou tzv. úkoly skupinové, u nichž je třeba provést nějaké rozhodnutí (schválení nebo odmítnutí řešení), Oběh VZ vlastní jsou tzv. úkoly osobní, které se týkají konkrétní přihlášené osoby. 1.7 Přihlášení k IS Všichni uživatelé se přihlašují pomocí uživatelského účtu (jména a hesla). Jméno je ve tvaru jmeno.prijmeni, heslo má požadavek na minimální délku 8 znaků. Distribuce přístupových údajů je dána hierarchií IS (centrální administrátor vytváří, spravuje a distribuuje účty pro administrátory jednotlivých stupňů KŘ a ti dále vytvářejí, spravují a distribuují účty pro uživatele ve stanovené působnosti. Po spuštění IE je zobrazena úvodní stránka aplikace s přihlášením aktuálního uživatele do Windows. V případě změny uživatele je potřeba provést nové přihlášení volbou Přihlásit jako jiný uživatel vpravé horní části obrazovky a zadat jméno a heslo viz obrázky: Uživateli jsou v aplikaci umožněny pouze ty pohledy podle jeho definovaného oprávnění. S přihlášením IS detekuje i příslušnost k rolím, které definují další oprávnění v rámci IS. Další volby v menu uživatele jsou Nastavení, Vyžádat přístup a Odhlásit viz obrázek Strana 6

Nastavení používá se k nastavení výstrah IS (systém zasílá informační maily o změnách v knihovně dokumentů nebo seznamu) Vyžádat přístup umožňuje odeslat správci webu žádost o další oprávnění Odhlásit slouží k odhlášení uživatele ze systému Strana 7

2. Informace o VZ 2.1 Vyhledávání zdrojů Popis procesu: Vyhledání věcného zdroje podle zadaných parametrů (viz popis v kroku 2). V pohotovostním stavu je možné využít menu Informace o VZ, v aktivním stavu pak menu Vyžadování VZ. Předpoklady: žádné Postup - kroky 1. Otevřít odkaz Vyhledat věcný zdroj na záložce Vyžadování VZ/Informace o VZ Zvolte druh vyhledávání věcných zdrojů z rozcestníku 2. Zadejte parametry pro vyhledávání a stiskněte Vyhledat Strana 8

Druh VZ: PZ pohotovostní zásoby, HR-hmotné rezervy,mr-mobilizační rezervy, ZHP-zásoby pro humanitární pomoc, ND-nezbytné dodávky; při zaškrtnutí více voleb se zpřístupní číselník první volby, v případě stisknutí tlačítka Vymazat se zpřístupní číselník poslední volby Název: název věcného zdroje Kód SHR/CND: kód státních hmotných rezerv/číselník nezbytných dodávek Ochraňovatel(dodavatel): ochraňovatel ze SHR (dodavatel ND) IČ: identifikační číslo ochraňovatele/dodavatele Území: kraje ČR a Hl. město Praha USU/resort: ústřední správní úřady státní správy (ministerstva a jiné ústřední správní úřady) Obec: obec s rozšířenou působností Sklad: název skladu Poznámka znak * nahrazuje jakýkoli znak pro vyhledávání Kliknutím na aktivní odkaz ve sloupci Název se zobrazí detaily věcného zdroje viz obrázek Kliknutím na další aktivní odkazy se zobrazí další detaily věcného zdroje (identifikace, dodavatel, umístění, množství) Strana 9

2.2 Nabídky disponibilní HP Popis procesu: Vložení nabídky disponibilní HP na vývěsku připojením přílohy z počítače nebo ze šablony. Disponibilní HP jsou tři typy: Kraje a obce, MZHP-materiální základna HP, MVCR Předpoklady: HP-Kraje a obce Vkládat nabídky může supervizor od úrovně ORP a člen skupiny CentralAdmins, smazat nabídku může ten, kdo ji do systému vložil a člen skupiny CentralAdmins, číst nabídku může kdokoliv HP-MZHP - Vkládat nabídky může supervizor z úrovně SSHR a člen skupiny CentralAdmins, mazat položku může ten, kdo ji tam vložil a člen skupiny CentralAdmins, číst nabídku může kdokoliv HP-MVCR - Vkládat nabídky může supervizor z úrovně MV a člen skupiny CentralAdmins, smazat nabídku může pouze autor a člen skupiny CentralAdmins, číst nabídku může kdokoliv Postup kroky 1. Otevřít odkaz Nabídky disponibilní HP na záložce Informace o VZ 2. Stisk tlačítka Nový (tvorba ze šablony) nebo Odeslat a vybrat Uložit dokument (jako příloha) Strana 10

3. Zadejte požadované položky (povinný Název) a stiskněte OK 3. Vyberte soubor z počítače pomocí tlačítka Procházet a stiskněte OK 4. Zadejte požadované položky (povinný Název) a stiskněte Vrátit se změnami Strana 11

3. Oběh požadavku na VZ Celý postup oběhu požadavku na VZ spočívá v rozesílání požadavků formou úkolů na dané úrovně KŘ a jejich řešení osobami v dané úrovni KŘ. Následující příklady jsou popsány pro průběhy celostátní krize a krajské krize a úroveň ORP. 3.1 Založení požadavku Popis procesu: Založení požadavku na VZ ke konkrétní krizi spočívá ve vyplnění povinných položek k dodávce a nepovinně připojením přílohy. Pokud jej založí editor, odesílá se požadavek k supervizorovi k vyjádření, pokud ho založí supervizor, odesílá se automaticky o krok dále. Předpoklad: oprávnění role Editor na úrovni kraje Postup kroky 1. Přejít na záložku Požadavky VZ Nabídka knihovny Požadavky na VZ má 4 základní pohledy viz obrázek Vlastní požadavky zobrazuje požadavky, které vytvořil aktuálně přihlášený uživatel Otevřené požadavky zobrazuje požadavky, které jsou ve stavu Řešeno Vyřízené požadavky zobrazuje požadavky, které jsou ve stavu Vyřízeno Souhrn všech požadavků zobrazuje všechny požadavky 2. Stisk tlačítka Nový/Požadavek VZ 3. Zadejte všechny povinné položky (označené *), přílohu připojíte tlačítkem Připojit soubor Strana 12

Strana 13

Text je možné zkontrolovat tlačítkem Pravopis (stejná funkce jako v programech MS Office word, outlook apod.). Formulář požadavku má 4 části. V první části se vybírají krizový stav, stav požadavku z číselníku a datum dodání z kalendáře, ve druhé částí se volí z číselníku pro koho je dodávka určena a vyplňují se ručně z klávesnice údaje o osobě, jež vyřizuje dodávku. U třetí části se vybírá z číselníku kód CND dodávky a doplní se další informace k dodávce ručně. Nakonec je třeba opět ručně vyplnit údaje o žadateli. Pokud je zvolen Stav požadavku Odeslat, tak se požadavek odešle ke zpracování na supervizora dané úrovně KŘ, pokud se zvolí Uložit jako koncept, tak se požadavek pouze uloží jako rozpracovaný a neodešle se, pokud ho znovu autor neotevře a nezvolí stav Odeslat. Po odeslání požadavku IS po menší časové prodlevě přidělí požadavku jedinečné identifikační číslo, které se skládá ze 4 částí (kód CSU/datum založení/ ID krize k níž se vztahuje/pořadové číslo požadavku ke krizi) oddělených lomítkem. Založený požadavek s parametry je pro příklad uveden na dalším obrázku Strana 14

Pole Řešení požadavku s přílohami obsahuje odkaz na seznam řešení požadavku viz popis v kapitole 2.5, pole Rozhodnutí předsedy SSHR obsahuje odkaz na vyskladňovací příkaz a pole Komentáře obsahuje všechny komentáře k řešením požadavku na všech úrovních KŘ, kterými projde a pokud vloží nějaký komentář. Strana 15

3.2 Schválení požadavku Popis procesu: Supervizor obce schválí (požadavek se posune na kraj) nebo odmítne požadavek založený editorem obce. Předpoklad: oprávnění role Supervizor na úrovni obce Postup kroky 1. Otevřít seznam Úkoly pracovních postupů Oběh VZ k rozhodnutí 2. Dokončete úkol zadáním komentáře, zvolte Schválit a stiskněte OK Výsledek pokud se zvolí Schválit tak se požadavek posune k řešení na kraj. V případě, že zvolíte Odmítnout, po té se požadavek ukončí a neřeší se vůbec. Aktivní odkaz Další informace o vyžadování schválení obsahuje nápovědu k úkolu pracovního postupu (vztahuje se k použité technologii aplikace, tudíž je anglicky a bohužel nelze přeložit, je součástí aplikace) Strana 16

3.3 Sledování stavu řešení Popis procesu: Otevření formuláře řešení, prohlížení komentářů a seznamu řešení požadavku. Předpoklad: formulář řešení je přístupný všem v rámci oběhu přes odkaz ve formuláři požadavku Postup kroky 1. Ve formuláři Požadavek na VZ je odkaz na Řešení požadavku s přílohami 2. Po kliknutí na odkaz se otevře formulář řešení požadavku na VZ V poli Přehled komentářů jsou vidět poznámky k řešení z jednotlivých úrovní KŘ, jimiž požadavek projde, v části Seznam řešení, jsou vidět navržení dodavatelé ND včetně dodavatelů zásob SSHR. Strana 17

3.4 Diskuse k požadavkům na VZ Popis procesu: Otevření diskuse k požadavku na VZ krok 1, vložení odpovědi do diskuse k požadavku na VZ a připojení souboru k diskusi krok 2, zaslání pozvánky k diskusi pracovním postupem vybraným osobám krok 3 Předpoklad: diskuse je přístupná každé osobě v rámci oběhu požadavku přes odkaz ve formuláři požadavku nebo úkolu pracovního postupu a dále osobě, jež obdrží pozvánku k diskusi. Postup kroky 1. Ve formuláři Požadavek na VZ je odkaz na Diskuse k požadavku 2. Po kliknutí na odkaz se otevře Diskuze k požadavkům na VZ Diskuse umožňuje komunikaci uživatelů k řešení požadavku, vkládání odpovědí, připojení přílohy a zasílání pozvánky k diskusi jiným vybraným uživatelům. Stiskem tlačítka Odpovědět lze vložit text k příspěvku a dále pak připojit přílohu viz obrázek Strana 18

Text je možné zkontrolovat tlačítkem Pravopis (stejná funkce jako v programech MS Office word, outlook apod.). Přílohu k příspěvku připojíte pomocí tlačítka Připojit soubor, soubor vyberte tlačítkem Procházet Po stisku tlačítka OK se připojí příloha, po dalším stisku OK se uloží odpověď na příspěvek do diskuze a tím se zpřístupní osobě (osobám) 3. Vyberte položku Diskuse k požadavkům na VZ a zvolte z menu Pracovní postupy pro výběr dalšího diskutujícího a zaslání pozvánky Strana 19

V pracovních postupech zvolte položku Pozvánka k diskusi Zadejte osoby kliknutím na ikonu knihy výběrem ze seznamu, zadejte text a stiskněte tlačítko Zahájit Výsledkem procesu je zaslání pozvánky formou emailu (v současnosti pouze do testovací schránky, později až bude zprovozněno, tak zaslání přes notifikační modul) Strana 20

3.5 Potvrzení dodání Popis procesu: Zpravidla osoba, která založila požadavek, potvrdí výsledek dodávky a připojí komentář. Předpoklad: osoba, která založila požadavek nebo jiný orgán KŘ zapojený do řešení požadavku, který si ověřil dodání VZ. Postup kroky 1. Otevřít seznam Úkoly pracovních postupů Oběh VZ k řešení nebo Oběh VZ úkol vlastní 2. Otevřete Úkol pracovního postupu, zvolte Výsledek dodávky a klikněte OK Strana 21

4. Oznámení systému V aplikaci je možné zapnout tzv. oznámení, což jsou upozornění systému při změně stavu určitého seznamu nebo položky. Aktivaci/deaktivaci si provádí každý uživatel sám dle uvážení přes volbu Upozornit v nabídce Akce pro seznam či přímo na položce viz příklady na obrázcích níže: Po zapnutí upozornění přijde informace o vytvoření oznámení na email uživatele viz příklad: Deaktivace oznámení se dělá v nabídce Vítejte volbě Nastavení v menu Výstrahy, kde vyberete položku, kterou chcete zrušit a kliknete na Odstranit vybraná oznámení viz obrázky: Strana 22

5. Notifikace upozornění systému V systému je možné zapnout tzv. notifikace, což jsou upozornění systému při změně stavu určité položky. Aktivaci/deaktivaci notifikace v IS KRIZKOM provádí administrátor příslušné úrovně KŘ, po jejich aktivaci si může uživatel změnit nastavení ve svém profilu na infowebu SSHR. Na dalším obrázku je příklad nastavení kanálů pro vypnuté notifikace v testovacím prostředí. Uživatel může měnit všechna nastavení (typ komunikace, dobu zasílání, stav kanálu) notifikací. Příklad notifikace zaslané na mail při založení krizového stavu vypadá následovně Strana 23

6. Vyhledávání kontaktů Popis procesu: Vyhledání kontaktů na organizaci podle zadaných parametrů (název, typ, IČ, kód CZ NUTS) Předpoklady: žádné Postup kroky 1. Otevřít odkaz Vyhledat kontakt na záložce Uživatelé 2. Zadejte parametry pro vyhledávání a stiskněte Vyhledat. Zástupný znak je použit hvězdička *. Kliknutím na aktivní odkaz ve sloupci Název organizace se zobrazí detaily organizace s kontakty viz obrázek Strana 24

7. Zastupování osob 7.1 Založení zástupu Popis procesu: Vytvoření zástupu se provádí pomocí formuláře Zastupování, proces deleguje oprávnění v systému pro zvolenou osobu nebo více osob a současně deleguje i přístup k VZ Předpoklady: uživatel si může vybrat zástupce v dané úrovni KŘ, nemůže-li to z jakýchkoliv důvodů provést, zástup provádí člen skupiny Admins (v dané úrovni KŘ) nebo CentralAdmins Postup kroky 1. Přejít na záložku Zastupování 2. Výběr Nový/Zastupování 3. Vyplnění údajů: zadejte povinné položky označené hvězdičkou (*) - Nadpis, Platnost OD, Platnost DO, Zastupován KÝM a stiskněte OK Strana 25

Poznámka pole Zastupován KÝM umožní zadat více osob a tím se delegují práva na více osob, Platnost DO nesmí být v minulosti, Platnost OD může být nastavena v minulém čase, ale zástup běží od aktuálního data. Pokud je nastaven Zástup OD v budoucnu, spustí se až podle nastaveného data/času. Součástí delegace je i změna přístupu k VZ. Strana 26

7.2 Zrušení zástupu Popis procesu: Zrušení zástupu uživatele v systému se provádí automaticky vypršením data Platnost DO, nebo pokud nedošlo k naplnění tohoto data, je nutné datum Platnost DO editovat a nastavit novou platnost Předpoklady: uživatel, jež založil zástup, nemůže-li to provést, zástup ruší člen skupiny Admins (v dané úrovni KŘ) nebo CentralAdmins Postup kroky 1. Přejít na záložku Zastupování 2. Vyberte položku příslušného zástupu v pohledu Zastupování 3. Ve formuláři zvolte Upravit položku a změňte položku Platnost DO na požadovanou hodnotu. Po uložení formuláře dojde automaticky k ukončení zastupování osoby. (se zpožděním max. 10 minut) Strana 27