ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ V SYSTÉMECH ISPOP, SEPNO, HNVO a EnviHELP

Transkript

1 ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ V SYSTÉMECH ISPOP, SEPNO, HNVO a EnviHELP Datum vydání: Pslední aktualizace: Verze: 1.3 Obsah Přehled pužitých zkratek a pjmů... 1 Úvd... 2 Kntakty... 2 Účely zpracvání a právní základ pr zpracvání... 2 Kategrie sbních údajů... 3 Kategrie příjemců, kterým byly neb budu sbní údaje zpřístupněny... 4 Infrmace mezinárdním předávání sbních údajů... 4 Lhůty pr vymazání jedntlivých kategrií údajů... 5 Ppis technických a rganizačních patření... 5 Práva... 5 Přílha č. 1 Účel a záknnst zpracvání... 7 Přílha č. 2 Rzsah zpracvávaných údajů a účel zpracvání... 8 Přehled pužitých zkratek a pjmů GDPR, Nařízení Nařízení Evrpskéh parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 chraně fyzických sb v suvislsti se zpracváním sbních údajů a vlném phybu těcht údajů a zrušení směrnice 95/46/ES (becné nařízení chraně sbních údajů) ISPOP Integrvaný systém plnění hlašvacích pvinnstí ( zřízen a veden v suladu se záknem č. 25/2008 Sb., IRZ a ISPOP. SEPNO Systém evidence přepravy nebezpečných dpadů ( zřízen a veden v suladu se záknem č. 25/2008 Sb., IRZ a ISPOP, a záknem č. 185/2001 Sb., dpadech. Nezávislý mdul systému ISPOP. HNVO Systém Hdncení nebezpečných vlastnstí dpadů ( zřízen a veden v suladu se záknem č. 25/2008 Sb., IRZ a ISPOP, a záknem č. 185/2001 Sb., dpadech. Nezávislý mdul systému ISPOP. EnviHELP Envirnmentální helpdesk (EnviHELP) je infrmační systém služící pr pskytvání infrmací z vybraných blastí živtníh prstředí. Pvinná sba Osba (Právnická, Fyzická pdnikající, Fyzická, Zahraniční), které vzniká hlašvací pvinnst na základě slžkvých záknů. Subjekt údajů Identifikvatelná fyzická sba, kteru lze přím či nepřím identifikvat, zejména dkazem na určitý identifikátr, například jmén, identifikační čísl, CENIA, česká infrmační agentura živtníh prstředí, Vršvická 1442/65, Praha 10 1

2 lkační údaje, síťvý identifikátr neb na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyzilgické, genetické, psychické, eknmické, kulturní neb splečenské identity tét fyzické sby. Úvd CENIA, česká infrmační agentura živtníh prstředí, zpracvává v suvislsti s prvzem a rzvjem Infrmačníh systému plnění hlašvacích pvinnstí (ISPOP) a jeh mdulů Hdncení nebezpečných vlastnstí dpadů (HNVO), Systému evidence přepravy nebezpečných dpadů (SEPNO) a systému pdpry Envirmentální helpdesk (EnviHELP) sbní údaje a další infrmace týkající se subjektů sbních údajů (bčanů). Osbní údaje jsu v těcht systémech zpracvávány při výknu veřejné mci na základě pvinnstí ulžených legislativu, na základě právněnéh zájmu CENIA jak prvzvatele systému či na základě suhlasu. Pvinnst získat suhlas dtčených sb se nevztahuje na zpracvání sbních údajů subjektech údajů, které se získávají na základě legislativní pvinnsti. Pkud jsu některé sbní údaje zpracvávány mim záknnu pvinnst, pak takvá zpracvání pdléhají suhlasu subjektu údajů. CENIA zpracvává sbní údaje pdle účelů zpracvání v suladu s platnu legislativu pr chranu sbních údajů, především s Nařízením EU 2016/679 (Obecné nařízení chraně sbních údajů GDPR) Správcem ve významu uvedeném v čl. 4 bdě 7 GDPR je Ministerstv živtníh prstředí, Zpracvatelem ve významu uvedeném v čl. 4 bdě 8 GDPR je CENIA, česká infrmační agentura živtníh prstředí. Systémy ISPOP, SEPNO a HNVO jsu infrmační systémy veřejné správy, správcem dtčených systému ve smyslu ustanvení 2 písm. c) zákna č. 365/2000 Sb. je Ministerstv živtníh prstředí, které přenáší část činnstí spjených se správu ISPOP na prvzvatele, kterým je ve smyslu ustanvení 2 písm. d) zákna č. 365/2000 Sb. CENIA, česká infrmační agentura živtníh prstředí. Kntakty Zpracvatelem sbních údajů z pvěření Ministerstva živtníh prstředí České republiky je CENIA, česká infrmační agentura živtníh prstředí, IČO , se sídlem Vršvická 1442/65, Praha 10, Kntaktní údaje telefn na sekretariát ředitele: , inf@cenia.cz. Správcem sbních údajů je Ministerstv živtníh prstředí České republiky, IČO , se sídlem Vršvická 1442/65, Praha 10, Kntaktní údaje telefn na ústřednu: , inf@mzp.cz. V záležitsti chrany sbních údajů je mžné kntaktvat pvěřence pr chranu sbních údajů, jimž je za Ministerstv živtníh prstředí Mgr. Renáta Alexejevvá, sídl: Vršvická 1442/65, Praha 10, , telefnní čísl: , DPO@mzp.cz; za CENIA Bc. Tmáš Ktrč, sídl: Vršvická 1442/65, Praha 10, , telefnní čísl: , dp@cenia.cz. Účely zpracvání Ke zpracvání sbních údajů dchází na základě plnění pvinnstí stanvených v becně závazných právních předpisech upravujících existenci, prvz a využití infrmačních systémů uvedených výše. Osbní údaje se zpracvávají puze za účelem identifikace subjektu, identifikace zpracvatele hlášení/žádsti/pdání, zajištění prcesů registrace a řízení přístupu, pskytvání pdpry a s ní spjené přímé kmunikace, neb kmunikace prstřednictvím ntifikací. CENIA, česká infrmační agentura živtníh prstředí, Vršvická 1442/65, Praha 10 2

3 Se suhlasem zpracváváme výhradně sbní údaje pr účely registrace a následné kmunikace v systému pdpry Envirnmentálním helpdesku EnviHELP. Účely zpracvání včetně legislativníh zmcnění jsu uvedeny v přílze č. 1 tht dkumentu. Právní základ pr zpracvání Systém ISPOP je zřízen a veden v suladu se záknem č. 25/2008 Sb., IRZ a ISPOP, zpracvání sbních údajů je nezbytné pr splnění legislativní pvinnsti zřízení a prvzu ISPOP, která se na Správce vztahuje na základě 4 zákna č. 25/2008 Sb., IRZ a ISPOP. Zpracvání sbních dat ukládá 4 dst. 9 zákna č. 25/2008 Sb., IRZ a ISPOP a pvinnst registrace ukládá 4 dst. 6 zákna č. 25/2008 Sb., IRZ a ISPOP. SEPNO a HNVO jsu nezávislé mduly systému ISPOP, které se systémem ISPOP sdílí registr uživatelů a systém jedntnéh přihlášení, tzv. Registr ISPOP. SEPNO je zřízen a veden v suladu se záknem č. 25/2008 Sb., IRZ a ISPOP, a 40 zákna č. 185/2001 Sb., dpadech. Systém HNVO je zřízen a veden v suladu se záknem č. 25/2008 Sb., IRZ a ISPOP, a 9 zákna č. 185/2001 Sb., dpadech. Registr Odbrně způsbilých sb jak část Databáze dbrně způsbilých sb je veden dle 17a zákna č. 201/2012 Sb., chraně vzduší. Kategrie sbních údajů V systémech ISPOP, SEPNO, HNVO a EnviHELP jsu zpracvávány údaje puze v nutném rzsahu k plnění pvinnstí z pzice Správce a Prvzvatele dtčených systémů a v rzsahu daném legislativu. V systémech jsu zpracvávány sbní údaje u různých kategrií subjektů údajů, kterými jsu: subjekty pvinné k hlašvací pvinnsti či jiné záknem dané pvinnsti či k výknu státní a veřejné správy, uživatelé systému dle prvzních řádů, údaje jiných subjektech, které jsu pžadvány v jedntlivých hlašvacích či legislativních pvinnstech dle příslušnéh zákna. Údaje se zpracvávají ve frmě listinné i ve frmě elektrnické v závislsti na pdbě vstupu d subjektu údajů. Zdrjem sbních údajů jsu data pskytnutá subjekty údajů v případě, že subjekt údajů vystupuje v rli uživatele systémů. V případě, že subjektu údajů vzniká hlašvací pvinnst v suladu se záknem a vztahuje se tak na něj pvinnst registrace, je zdrjem údajů Infrmační systém základních registrů v suladu se záknem č. 111/2009 Sb., základních registrech, na základě zadanéh identifikátru (čísla OP/pasu) zadanéh subjektem údajů. Kmpletní výčet zpracvávaných sbních údajů pr jedntlivé systémy je uveden v přílze č. 2 tht dkumentu. Identifikační údaje CENIA, česká infrmační agentura živtníh prstředí, Vršvická 1442/65, Praha 10 3

4 Jedná se údaje, které služí k nezaměnitelné identifikaci uživatele systému jmén, příjmení, čísl OP/čísl pasu/ičo (puze pr fyzické sby pdnikající) a elektrnický pdpis. Kntaktní údaje Pr účely pdpry při hlašvací pvinnsti jsu ptřebné kntaktní údaje, tj. vá adresa a telefnní čísl. Zvláštní kategrie sbních údajů D zvláštní kategrie sbních údajů patří pdpis. Tent sbní údaj zpracváváme v případě listinné autrizace registrace neb v případě listinnéh pdání. Kategrie příjemců, kterým byly neb budu sbní údaje zpřístupněny Subjektům státní a veřejné správy, kteří mají přístup buď na základě příslušných záknů (zákn dpadech, č. 477/2001 Sb., balech, č. 254/2001 Sb., vdách, č. 201/2012 Sb., chraně vzduší a č. 73/2012 Sb., látkách, které pškzují znvu vrstvu, a flurvaných skleníkvých plynech) neb na základě rzhdnutí MŽP: bce s rzšířenu půsbnstí, krajské úřady, Česká inspekce živtníh prstředí, Státní fnd živtníh prstředí, Ministerstv zemědělství, státní pdniky Pvdí, Český hydrmeterlgický ústav, Výzkumný ústav vdhspdářský T. G. Masaryka veřejná výzkumná instituce, Český statistický úřad, Ústřední kntrlní a zkušební ústav zemědělský, újezdní úřady. Zaměstnanci Správce a Prvzvatele či sby v bdbném vztahu za účelem správy a prvzu systému. Přístup k sbním údajům mají zaměstnanci pvěření knkrétními úkly, vážícími se k účelu zpracvání sbních údajů. Další zpracvatelé Osbní údaje k právněným účelům jsu zpřístupněny třetím stranám ddavatelům infrastruktury neb částí systému na základě smluv. Seznam třetích stran: Dain, s.r.., IČO , Inisft, s.r.., IČO , O2 Czech Republic, a.s., IČO , Rentel a.s., IČO: Sysnet, s.r.., IČO Infrmace mezinárdním předávání sbních údajů Ze systémů ISPOP, SEPNO, HNVO a EnviHELP nejsu žádné sbní údaje předávané d třetí země neb mezinárdní rganizaci. Zpracvání sbních údajů prbíhá jenm na území České republiky. CENIA, česká infrmační agentura živtníh prstředí, Vršvická 1442/65, Praha 10 4

5 Lhůty pr vymazání jedntlivých kategrií údajů Osbní údaje jsu uchvávány p nezbytnu dbu a archivvány dle záknných lhůt, které ukládají právní předpisy na základě interních směrnic. Ppis technických a rganizačních patření Osbní údaje jsu uchvávány v elektrnické a fyzické pdbě (listinné autrizace registrací a další listinné dkumenty suvisející s pdáním d ISPOP). Dkumenty v elektrnické pdbě a záznamy z registru uživatelů bsahující sbní údaje jsu v datvém centru zabezpečeny p elektrnické a fyzické stránce standardním způsbem v suladu se schválenu bezpečnstní dkumentací jedntlivých systémů. Na zabezpečení se vztahují interní směrnice kybernetické bezpečnsti. Fyzické dkumenty bsahující sbní údaje (pdání v listinné pdbě neb papírvá registrace) jsu ulženy na zabezpečeném místě s přístupem jenm pr právněné sby. Práva Práv na přístup k sbním údajům Subjekt údajů má práv získat d Správce ptvrzení, zda sbní údaje, které se h týkají, jsu či nejsu zpracvávány. Pkud an, tak má práv získat přístup k těmt sbním údajům. Práv na pravu Subjekt údajů má práv na t, aby Správce bez zbytečnéh dkladu pravil nepřesné sbní údaje, které se h týkají, pkud je tent pžadavek v suladu s příslušnu legislativu. S přihlédnutím k účelům zpracvání má subjekt údajů práv na dplnění neúplných sbních údajů, a t i pskytnutím ddatečnéh prhlášení. Práv na vymazání Subjekt údajů má práv na t, aby Správce bez zbytečnéh dkladu vymazal sbní údaje, které se danéh subjektu údajů týkají, a Správce má pvinnst sbní údaje bez zbytečnéh dkladu vymazat, pkud je udán jeden z důvdů, které jsu definvány v čl. 17 Nařízení Evrpskéh parlamentu a rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 chraně fyzických sb v suvislsti se zpracváním sbních údajů a vlném phybu těcht údajů. Práv na mezení zpracvání Subjekt údajů má práv na t, aby Správce mezil zpracvání v případě, že subjekt údajů ppírá přesnst sbních údajů, a t na dbu ptřebnu k tmu, aby Správce mhl přesnst sbních údajů věřit, neb zpracvání je prtiprávní a subjekt údajů dmítá výmaz sbních údajů a žádá míst th mezení jejich pužití, neb Správce již sbní údaje neptřebuje pr účely zpracvání, ale subjekt údajů je pžaduje pr určení, výkn neb bhajbu právních nárků, neb subjekt údajů vznesl námitku prti zpracvání pdle čl. 21 dst. 1 Nařízení Evrpskéh parlamentu a rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 chraně fyzických sb v suvislsti se zpracváním sbních údajů a vlném phybu těcht údajů, dkud nebude věřen, zda právněné důvdy Správce převažují nad právněnými důvdy subjektu údajů. Práv na přensitelnst údajů Subjekt údajů má práv získat sbní údaje, které se h týkají, jež pskytl Správci, ve strukturvaném, běžně pužívaném a strjvě čitelném frmátu, a práv předat tyt údaje jinému Správci, aniž by tmu Správce, kterému byly sbní údaje pskytnuty, bránil, a t v případě, že zpracvání je zalžen na CENIA, česká infrmační agentura živtníh prstředí, Vršvická 1442/65, Praha 10 5

6 suhlasu pdle čl. 6 dst. 1 písm. a) neb čl. 9 dst. 2 písm. a) neb na smluvě pdle čl. 6 dst. 1 písm. b) Nařízení Evrpskéh parlamentu a rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 chraně fyzických sb v suvislsti se zpracváním sbních údajů a vlném phybu těcht údajů a zpracvání se prvádí autmatizvaně. Práv vznést námitku Subjekt údajů má z důvdů týkajících se jeh knkrétní situace práv kdykli vznést námitku prti zpracvání sbních údajů, které se jej týkají, na základě čl. 6 dst. 1 písm. e) neb f) Nařízení Evrpskéh parlamentu a rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 chraně fyzických sb v suvislsti se zpracváním sbních údajů a vlném phybu těcht údajů, včetně prfilvání zalženéh na těcht ustanveních. Správce sbní údaje dále nezpracvává, pkud neprkáže závažné právněné důvdy pr zpracvání, které převažují nad zájmy neb právy a svbdami subjektu údajů, neb pr určení, výkn neb bhajbu právních nárků. Práv pdat stížnst u dzrvéh úřadu Subjekt údajů má práv, jestliže se dmnívá, že byla prušena jeh práva pdle Nařízení Evrpskéh parlamentu a rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 chraně fyzických sb v suvislsti se zpracváním sbních údajů a vlném phybu těcht údajů, pdat stížnst u dzrvéh úřadu v členském státě EU, kde má svje bvyklé bydliště. V České republice t je Úřad pr chranu sbních údajů se sídlem Pplk. Schra 27, Praha 7, telefnní čísl: , psta@uu.cz. CENIA, česká infrmační agentura živtníh prstředí, Vršvická 1442/65, Praha 10 6

7 Přílha č. 1 Účel a záknnst zpracvání Účel Záknnst zpracvání Odůvdnění 1. Identifikace subjektů pvinných k hlašvací pvinnsti či jiné záknem dané pvinnsti či k výknu státní a veřejné správy. Článek 6 dst. 1 písm. e) nařízení 2016/679 (GDPR) - zpracvání je nezbytné pr splnění úklu prváděnéh ve veřejném zájmu neb při výknu veřejné mci, kterým je pvěřen Správce. Zpracvání sbních údajů je nezbytné pr splnění právní pvinnsti při výknu veřejné mci na základě 7 zákna č. 25/2008 Sb., IRZ a ISPOP. 2. Identifikace zpracvatele hlášení/žádsti/pdání d systému ISPOP, SEPNO, HNVO. 3. Řízení přístupu d systému ISPOP, SEPNO, HNVO, identifikace sb právněných přistupvat d ISPOP, SEPNO, HNVO. 4. Splnění hlašvací pvinnsti ze strany pvinnéh subjektu v rzsahu, jak jej pžaduje legislativa. 5. Ntifikace rganizačních, technických a prcesních záležitstech spjených s pdáním d systému ISPOP. 6. Pskytvání pdpry ze strany prvzvatele systému při plnění hlašvacích pvinnstí Pvinnu sbu. Plžení dtazu prstřednictvím systému EnviHELP. Článek 6 dst. 1 písm. e) nařízení 2016/679 (GDPR) - zpracvání je nezbytné pr splnění úklu prváděnéh ve veřejném zájmu neb při výknu veřejné mci, kterým je pvěřen Správce. Článek 6 dst. 1 písm. e) směrnice 2016/679 (GDPR) - zpracvání je nezbytné pr splnění úklu prváděnéh ve veřejném zájmu neb při výknu veřejné mci, kterým je pvěřen Správce. Článek 6 dst. 1 písm. e) směrnice 2016/679 (GDPR) - zpracvání je nezbytné pr splnění úklu prváděnéh ve veřejném zájmu neb při výknu veřejné mci, kterým je pvěřen Správce. Článek 6 dst. 1 písm. f) směrnice 2016/679 (GDPR) - zpracvání je nezbytné pr účely právněných zájmů příslušnéh Správce či třetí strany. Článek 6 dst. 1 písm. f) směrnice 2016/679 (GDPR) - zpracvání je nezbytné pr účely právněných zájmů příslušnéh Správce či třetí strany. Článek 6 dst. 1 písm. a) směrnice 2016/679 (GDPR) - zpracvání je na základě suhlasu subjektu údajů. Zpracvání sbních údajů je nezbytné pr splnění právní pvinnsti při výknu veřejné mci na základě 7 zákna č. 25/2008 Sb., IRZ a ISPOP. Zpracvání sbních údajů je dán pvinnstí ulženu v 4 dst. 6 zákna č. 25/2008 Sb., IRZ a ISPOP, která ukládá pvinnst registrace. Zpracvání sbních údajů je nezbytné pr splnění právní pvinnsti zřízení a prvzu ISPOP, kteru se na správce vztahuje na základě 4 zákna č. 25/2008 Sb., IRZ a ISPOP. Identifikace dalších sb uvedených v legislativních předlhách, které mají být uvedeny ve frmulářích jedntlivých hlašvacích pvinnstí. Uvedení je nezbytné pr splnění hlašvací pvinnsti, rzsah údajů je dán legislativním vzrem. Zajištění prvzu systému ISPOP infrmace stavu pdávání d ISPOP a rganizačních, technických a prcesních záležitstech, které mají vliv na plnění hlašvací pvinnsti ze strany Pvinnéh subjektu. Zajištění prvzu systému ISPOP infrmace stavu pdávání d ISPOP a rganizačních, technických a prcesních záležitstech, které mají vliv na plnění hlašvací pvinnsti ze strany Pvinnéh subjektu. Zdpvězení dtazu je mžné puze v případě identifikace tazatele. CENIA, česká infrmační agentura živtníh prstředí, Vršvická 1442/65, Praha 10 7

8 Přílha č. 2 Rzsah zpracvávaných údajů a účel zpracvání Systém Rzsah zpracvávaných údajů Účel zpracvávání 1. ISPOP Jmén, příjmení a titul, IČO (je-li subjekt údajů fyzicku sbu pdnikající), Čísl OP neb pasu (je-li subjekt údajů fyzicku sbu), datum narzení (je-li subjekt údajů fyzicku Zpracvání sbních údajů je nezbytné pr splnění právní pvinnsti zřízení a prvzu ISPOP, kteru se na sbu), adresa/adresy, vá adresa, telefnní čísl, pdpis, čísl právnění Odbrně Správce vztahuje na základě 3 zákna č. 25/2008 Sb., IRZ a ISPOP a pdle dalších zvláštních právních předpisů, způsbilé sby, údaje bankvním spjení (vyžaduje-li je příslušná legislativa). či k výknu státní a veřejné správy. V rámci systému se pak zpracvávají následující sbní údaje: Lgin ISPOP, vazba na subjekt, rle uživatele, IČO subjektu neb ID_ISPOP subjektu, ke kterému má uživatel vazbu. 2. HNVO Rzsah zpracvávaných údajů subjektů údajů: Jmén, příjmení a titul, vá adresa, telefnní čísl, lgin ISPOP, vazba na subjekt, rle uživatele, IČO subjektu, ke kterému má uživatel vazbu. Rzsah zpracvávaných údajů Pvěřených sb: Jmén, příjmení a titul, vá adresa, telefnní čísl, lgin ISPOP, vazba na subjekt, rle uživatele, IČO subjektu neb ID_ISPOP subjektu, ke kterému má uživatel vazbu, adresa. 3. SEPNO Jmén, příjmení a titul, IČO (je-li subjekt údajů fyzicku sbu pdnikající), Čísl OP neb pasu (je-li subjekt údajů fyzicku sbu), datum narzení (je-li subjekt údajů fyzicku sbu), adresa, vá adresa, telefnní čísl. V rámci systému se pak zpracvávají následující sbní údaje: Lgin ISPOP, vazba na subjekt, rle uživatele, IČO subjektu neb ID_ISPOP subjektu, ke kterému má uživatel vazbu. 4. EnviHELP Rzsah zpracvávaných údajů subjektů údajů: Jmén, příjmení a titul, vá adresa, telefnní čísl, lgin ISPOP, existuje-li, vazba na subjekt, existuje-li, IČO neb ID_ISPOP subjektu, ke kterému má uživatel vazbu, existuje-li. Rzsah zpracvávaných údajů expertů: Jmén, příjmení a titul, vá adresa, telefnní čísl, lgin ISPOP, vazba na subjekt, kmpetence, IČO subjektu, ke kterému má uživatel vazbu, útvar. Účelem zpracvání Osbních údajů je plnění pvinnstí stanvených becně závaznými právními předpisy zejména záknem č. 25/2008 Sb., integrvaném registru znečišťvání živtníh prstředí a integrvaném systému plnění hlašvacích pvinnstí v blasti živtníh prstředí, 9 zákna č. 185/2001 Sb. a dalších platných právních předpisů. Osbní údaje subjektů údajů, které jsu pvinnými sbami při plnění hlašvacích pvinnstí dle 40 zákna č. 185/2001 Sb. a pdle zvláštních právních předpisů, či k výknu státní a veřejné správy. Účelem zpracvání Osbních údajů je plnění pvinnstí stanvených becně závaznými právními předpisy upravujících chranu živtníh prstředí, zejména záknem č. 114/1992 Sb., chraně přírdy a krajiny, a dalších platných právních předpisů. CENIA, česká infrmační agentura živtníh prstředí, Vršvická 1442/65, Praha 10 8