Inventarizace majetku a závazků v podniku

Transkript

1 SOUKROMÁ VYSOKÁ ŠKOLA EKONOMICKÁ ZNOJMO s.r.o. Bakalářský studijní program: Studijní obor: Ekonomika a management Účetnictví a finanční řízení podniku Inventarizace majetku a závazků v podniku BAKALÁŘSKÁ PRÁCE Autor: Lucie FOŘTOVÁ Vedoucí bakalářské práce: doc. Ing. Hana BŘEZINOVÁ, CSc. Znojmo, 2013

2 Prohlášení Prohlašuji, že jsem bakalářskou práci na téma Inventarizace majetku a závazků v podniku vypracovala samostatně pod vedením doc. Ing. Hany Březinové, CSc. a uvedla v seznamu použité literatury všechny použité literární a odborné zdroje. V Praze dne 23. dubna 2013 Lucie Fořtová Poděkování Tímto bych chtěla poděkovat vedoucí bakalářské práce, doc. Ing. Haně Březinové, CSc., za pomoc a cenné připomínky při zpracování práce. Mé poděkování patří dále zaměstnancům příspěvkové organizace Zařízení služeb pro Ministerstvo vnitra za jejich ochotu a vstřícnost při poskytování informací potřebných pro vypracování praktické části.

3

4

5 ABSTRAKT Bakalářská práce se zabývá rozsáhlým procesem inventarizace majetku a závazků, jejím smyslem a přínosem pro každou účetní jednotku. Je rozdělena na dvě základní části. Teoretická část seznamuje čtenáře se základními postupy a principy řádně provedené inventarizace. Uvádí zákonné povinnosti a předpisy, které je nutné dodržovat. Vysvětluje nezastupitelnost inventarizačních činností, které mají rozhodující vliv na pravdivost a všestrannou správnost účetních informací a celé účetní závěrky. V praktické části přímo aplikuji získané informace z odborné literatury při posuzování průběhu inventarizace majetku a závazků v příspěvkové organizaci. Poukazuji na nedostatky technického a organizačního zajištění vzhledem k provozním požadavkům daného subjektu. Závěrem práce je zhodnocení zjištěných skutečností a především doporučení pro vedení organizace. Klíčová slova: inventarizace, inventura, majetek, závazky ABSTRACT This bachelor s work deals with the extensive process of stocktaking of property and commitments, it s purpose and benefits for each accounting entity. It is divided into two primary parts. The theoretical part familiarizes the reader with elementary procedures and principles of properly realized stocktaking. It introduces legal obligations and prescriptions, which are necessary to be followed. It explains the unsubstitutability of stocktaking activities, which have the crucial influence on truthfulness and versatile corectness of accounting information and the whole financial statement. In the practical part during the assessment of the process of stocktaking of property and commitments in the contributory organization I directly apply information gained from the professional literature. I am pointing at the lack of technical and administrative security considering the operational requirements of given subject. In conclusion this work judges the discovered facts and most of all it contains recommendations for leading an organization. Keywords: stocktaking, property, commitment

6 OBSAH 1 ÚVOD CÍL PRÁCE A METODIKA TEORETICKÁ ČÁST Definice inventarizace majetku a závazků Právní úprava inventarizace Inventura Fyzická inventura Dokladová inventura Příprava inventarizace Vnitropodniková směrnice Stanovení inventarizačních komisí Inventarizační písemnosti Oceňování inventarizovaného majetku a závazků Oceňování dlouhodobého majetku Oceňování zásob Inventarizace vybraných druhů majetku a závazků Inventarizace pozemků Inventarizace nedokončeného dlouhodobého majetku Inventarizace zásob Inventarizace pokladní hotovosti a cenin Inventarizace pohledávek a závazků Inventarizační rozdíly Vypořádání a účtování inventarizačních rozdílů Specifika inventarizace v příspěvkové organizaci PRAKTICKÁ ČÁST Profil Zařízení služeb pro Ministerstvo vnitra Předmět činnosti Organizační struktura Rozhodnutí ředitele k inventarizaci majetku a závazků Termíny stanovené v Rozhodnutí ředitele k inventarizaci Stanovení inventarizačních komisí Provedení jednotlivých druhů inventur... 37

7 4.3.1 Fyzická inventura dlouhodobého majetku Fyzická inventura pronajatého majetku Fyzická inventura ostatních aktiv (zásob) Dokladová inventura Shrnutí poznatků Výsledky inventarizace Dopady výsledků inventarizace do účetnictví Doporučení pro účetní jednotku ZÁVĚR SEZNAM POUŽITÉ LITERATURY SEZNAM OBRÁZKŮ SEZNAM TABULEK SEZNAM PŘÍLOH... 57

8 1 ÚVOD Každá účetní jednotka disponuje určitým množstvím majetku ať už v podobě dlouhodobého hmotného, nehmotného majetku nebo v podobě finančního majetku a zásob. Struktura majetku a velikost se samozřejmě liší podle charakteru každého podniku. Inventarizace majetku a závazků zjišťuje věcnou kontrolu účetnictví, to znamená, zda se majetek a závazky evidují v účetnictví a vykazují v účetní závěrce podle skutečné existence. Inventarizace je zákonem upravená povinnost každé účetní jednotky, která předchází účetní závěrce. Správnost účetních záznamů by měla být zajištěna fungujícím vnitřním kontrolním systémem, i přesto může v praxi nedopatřením k chybám v účetních zápisech v průběhu roku docházet a ty mohou velmi výrazně zkreslit věrný a poctivý obraz skutečnosti. Nejen vlivem případný chyb v účtování dochází k rozdílům mezi skutečností a účetními zápisy, ale i fungováním každodenního hospodářského života, zejména manipulací s majetkem. Inventarizací majetku a závazků by měla být tedy přínosem každé účetní jednotce, neboť je i nástrojem ochrany majetku proti případným snahám o zcizení. Neopomenutelnou funkcí inventarizace je ověření správného ocenění majetku. Součástí inventarizačních prací je také posouzení technického stavu majetku a výše jeho opotřebení, dále zjištění z hlediska ochrany majetku a jeho zabezpečení před poškozením, znehodnocením a krádeží. Tyto poznatky by měly být velmi cenné pro každý subjekt bez ohledu na jeho velikost, předmět činnosti, a to zejména pro řídící pracovníky a vrcholové vedení, neboť tyto informace účetnictví nezachycuje. Z těchto různých hledisek na inventarizaci majetku a závazků je zřejmé, že inventarizace se stala právem nezastupitelnou činností a její důsledné provedení je vždy i v zájmu každé účetní jednotky, protože poslání inventarizace je podstatně širší než jen soulad skutečného stavu s údaji v účetnictví. 8

9 2 CÍL PRÁCE A METODIKA Cílem bakalářské práce je vysvětlit nezbytnost a podstatu provádění inventarizace v podniku nebo organizaci. A především poukázat na její přínos pro každou účetní jednotku, pokud je inventarizace důsledně provedena. V opačném případě může významně ovlivnit objektivnost a věrohodnost výsledků inventarizace, a tím i průkaznost účetnictví. V teoretické části budou vysvětleny základní pojmy a zákonné předpisy upravující inventarizaci. Závěrem budou zmíněna specifika a odlišnosti při provádění inventarizace majetku a závazků v příspěvkové organizaci, která je dle 1 odst. 3 zákona č. 563/1991 Sb. vybranou účetní jednotkou. Zde je nutné zajistit vyšší stupeň formalizace pro potřeby státu. Cílem v praktické části je aplikace odborných znalostí na probíhající proces inventarizace v příspěvkové organizaci. Bude zhodnocen průběh inventur, ocenění majetku a závazků, zaúčtování případných inventarizačních rozdílů a dopady celého procesu do účetnictví. Vzhledem k tomu, že příspěvková organizace hospodaří s majetkem státu, je nezbytné kvalitní a řádné provedení inventarizace. Proto vyhláška č. 270/2009 Sb. přímo stanoví požadavky na organizační zajištění a způsob provedení inventarizace majetku a závazků, včetně bližších podmínek inventarizace jiných aktiv a jiných pasiv u vybraných účetních jednotek. Práce se zaměří na dodržování právních předpisů souvisejících s inventarizací, zejména na dodržování ustanovení výše uvedené vyhlášky pro vybrané účetní jednotky. Jednotlivé kroky inventarizace budou analyzovány a zjištěné informace budou vyhodnoceny do případných doporučení a návrhů změny pro vedení příspěvkové organizace. 9

10 3 TEORETICKÁ ČÁST 3.1 Definice inventarizace majetku a závazků Inventarizaci majetku a závazků definuje zákon o účetnictví č. 563/1991 Sb., ve znění pozdějších předpisů (dále jen zákon o účetnictví ). Účetní jednotky zjišťují skutečný stav veškerého majetku a závazků a ověřují, zda zjištěný skutečný stav odpovídá stavu majetku a závazků v účetnictví a zda nejsou dány důvody pro účtování o položkách podle 25 odst. 3, tj. opravných položkách, odpisech a rezervách. Inventarizaci účetní jednotky provádějí k okamžiku, ke kterému sestavují účetní závěrku. Povinnost inventarizovat ukládá nejen ustanovení 29, 30 zákona o účetnictví, ale například i 8 odst. 4 tohoto zákona, který říká, že účetnictví je průkazné pokud účetní jednotka provedla inventarizaci majetku a závazků. Inventarizace je tedy soubor činností, jejichž úkolem je ověřit, zda jednotlivé složky majetku, závazů a dalších inventarizovaných skutečností vedených v účetnictví k určitému datu odpovídají skutečnosti. Inventarizace zahrnuje: Inventuru zjistit a zaznamenat v inventurních soupisech skutečný stav Porovnání skutečného stavu majetku a závazků se stavem účetním Zjištění, vyčíslení a zaúčtování inventarizačních rozdílů Posouzení ocenění majetku vzhledem k jeho prodejní ceně a v souvislosti se zásadou opatrnosti tvorba opravných položek k majetku, odpisů, popř. rezerv Zákon o účetnictví v 7 upravuje povinnost vést účetnictví tak, aby účetní závěrka sestavená na jeho základě podávala věrný a poctivý obraz předmětu účetnictví a 10

11 finanční situace účetní jednotky. Vzhledem k tomu, že provedení inventarizace patří do přípravných prací procesu účetní závěrky, je nezbytné její důkladné provedení. Zákona o účetnictví vymezuje dva druhy inventarizace: Periodická inventarizace provádí se k okamžiku, ke kterému se sestavuje účetní závěrka jako řádná nebo mimořádná. Průběžná inventarizace smí se provádět pouze u zásob, u nichž se účtuje podle míst jejich uložení nebo hmotně odpovědných osob, a dále u dlouhodobého hmotného movitého majetku, jenž vzhledem k funkci, kterou plní v účetní jednotce, je v soustavném pohybu a nemá stálé místo, kam náleží Právní úprava inventarizace o Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů o Vyhláška č. 410/2009 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro některé vybrané účetní jednotky o Vyhláška č. 270/2010 Sb., o inventarizaci majetku a závazků o České účetní standardy pro podnikatele o České účetní standardy pro účetní jednotky, které vedou účetnictví podle vyhlášky č. 410/2009 Sb. o Zákon č. 586/ 1991 Sb., o daních z příjmů o Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce 3.2 Inventura Inventura je základní částí inventarizace a východiskem dalších prací. Rozumí se jí zjišťování skutečného stavu majetku a závazků, jejich ocenění a písemné zaznamenání těchto skutečností. Inventuru je možné považovat za nejdůležitější etapu inventarizace a její kvalita ovlivňuje výrazně výsledky celé inventarizace. 11

12 Nepřesnosti inventurních zjištění nebo nevhodně zvolené postupy mohou vést k nesprávnému vykázání majetku a závazků v účetnictví a mohou se stát i příčinou zkreslení výsledku hospodaření (Březinová, Munzar, 2008, s.109). Použitý způsob zjišťování skutečných stavů závisí na povaze a charakteru inventarizované položky a musí být uveden v inventurním soupisu. Inventury se dělí na fyzickou a dokladovou, v případě použití obou inventur se provádí kombinovaná inventura, příkladem jsou pozemky Fyzická inventura Fyzická inventura je způsob inventury, kterou se zjišťují skutečné stavy majetku, u kterého lze vizuálně zjistit jeho existenci, pokud tomu nebrání místo uložení majetku v době provádění inventury (majetek na cestě, majetek předaný do opravy). Používá se zejména u majetku hmotné povahy a některého nehmotného majetku, pokud to připouští jeho povaha. Skutečné stavy, jak upravuje 30 zákona o účetnictví, se zjišťují počítáním, měřením, vážením a dalšími odbornými způsoby, případně mohou účetní jednotky využít záznamy, které prokazují jeho existenci. Fyzické inventuře podléhají například budovy, pozemky, inventář, zásoby a zboží na skladě, hotovost v pokladně a ceniny. Technický propočet se používá jen ve výjimečných případech, kdy jiné fyzické zjišťování skutečného stavu není možné, hospodárné nebo bezpečné. Tímto způsobem by se měl zjišťovat stav zásob pouze u volně uloženého hromadného materiálu (uhlí, písek, kámen apod.) a u tekutých látek v nádržích. U zásob materiálu a zboží a výrobků v nepoškozených a neotevřených původních obalech, se skutečné množství výjimečně může zjišťovat jen podle údajů uvedených na příslušných obalech, pokud to dovolují vnitřní předpisy a fyzická inventura by se měla provést alespoň namátkově (Schiffer, 2005, s.117). 12

13 3.2.2 Dokladová inventura Dokladová inventura se provádí u ostatních složek majetku, u nichž fyzickou inventuru provést nelze, nebo nemá smysl (např. u pohledávek a závazků, peněžních prostředků na bankovních účtech, u rezerv nebo u položek na účtech časového rozlišení). Podstata spočívá v tom, že skutečné stavy se zjišťují, resp. ověřují pouze pomocí různých písemností a jiných průkazných záznamů jako například faktury, výpisy z účtů, smlouvy, výpisy z katastru nemovitostí. U dokladové inventury pohledávek a závazků se často provádí vzájemné odsouhlasení zasláním konfirmačního dopisu s vyčíslením neuhrazených pohledávek a závazků. Protistrana potvrdí, že má stejné zůstatky. 3.3 Příprava inventarizace Příprava inventarizace je plně v pravomoci a odpovědnosti účetní jednotky. Zákon o účetnictví neřeší technické ani organizační otázky celého procesu. Stanoví pouze, kdy je možno při periodické inventarizaci zahájit a ukončit inventuru. Zahájit lze nejdříve čtyři měsíce před rozvahovým dnem a ukončit dva měsíce po rozvahovém dni. Ve většině účetních jednotkách inventarizace představuje rozsáhlou a specifickou činnost, na které se podílí zaměstnanci z různých pracovních pozic, proto je nutné důkladně ošetřit organizaci celého procesu inventarizace, a to s přihlédnutím k objemu majetku a závazků. Mezi důležité přípravné kroky patří také vypracování plánu s harmonogramem inventarizačních prací, který slouží k zajištění plynulého provedení inventarizace. Opět by plán měl být přizpůsoben potřebám a místním podmínkám účetní jednotky. Pokud bude provádět fyzické inventury výrobní podnik s obrovským množstvím materiálu a sklady na různých místech, lze v takovém případě plán pokládat přímo za nutnost, neboť provedení inventury může vyžadovat patřičná opatření (např. omezení výroby). 13

14 3.3.1 Vnitropodniková směrnice Z obecných právních předpisů nevyplývá přímá povinnost vytvoření vnitropodnikové směrnice (pokynu, příkazu) o inventarizaci majetku a závazků, nicméně je považována za jeden z nejvýznamnějších nástrojů k organizačnímu a technickému zajištění inventarizace, kde je tato problematika upravena vzhledem k provozním požadavkům daného subjektu. Cílem vnitropodnikové směrnice je konkretizovat provedení inventarizace, tak aby docházelo k plnění ustanovení zákona o účetnictví, zajistila se průkaznost stavu, reálnost stanovených cen a zajistila se funkce ochrany majetku a odpovědnost za něj (Svobodová, 2011, s.105). Směrnice by měla zejména obsahovat: Přesné vymezení předmětu inventarizace tj. majetku a závazků Stanovení inventarizačních komisí Stanovení povinností a pravomocí inventarizačních komisí Stanovení termínů inventarizací a časového harmonogramu prací Stanovení způsobu provádění inventarizace a zaznamenávání skutečností do inventurních soupisů Stanovení způsobu projednávání výsledku inventarizace Stanovení způsobu úschovy účetních písemností o inventarizaci S provedením inventarizace bezprostředně souvisí další vnitřní předpisy (vnitropodnikové směrnice), které stanoví pravidla v oblasti hospodaření a účetnictví. Jsou to například: oceňovací metody použité pro vedení v účetnictví, účtový rozvrh, stanovení norem přirozených úbytků zásob, zásady o rezervách, dohody o hmotné odpovědnosti zaměstnanců za věci a majetek (Svobodová, 2011, s ). Dohody o hmotné odpovědnosti se zaměstnancem se uzavírají v souladu se zákonem č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů. Smyslem vnitřních předpisů je vždy aplikovat zákonné předpisy na konkrétní podmínky v účetní jednotce. Obecně je lze charakterizovat jako jednoznačné a zcela jasné vymezení pravidel, postupů, pravomocí a odpovědností za příslušnou oblast 14

15 nebo problematiku. Jsou závazné pro všechny pracovníky, kteří se podílejí na té určité činnosti (Podhorský, Svobodová, 2003, s.33) Stanovení inventarizačních komisí Inventarizační komisí se rozumí skupina pracovníků, která se společně podílí na organizování, řízení a provádění inventarizace majetku a závazků. Zřizují se na jednotlivých stupních řízení k zajištění správného, plynulého a odborného provedení inventarizace. Počet a velikosti inventarizačních komisí závisí na rozsahu inventarizace, organizační struktuře účetní jednotky a druhu inventarizovaného majetku (Březinová, Munzar, 2008, s.111). Ve středních a větších organizačních strukturách se většinou zřizují alespoň dvoustupňové inventarizační komise, které tvoří: Hlavní (ústřední, centrální) inventarizační komise, která funguje jako orgán řídící, poradní, kontrolní a metodicky usměrňuje veškeré související činnosti. Dílčí inventarizační komise, které jsou především orgány výkonnými, realizují provedení fyzických a dokladových inventur a aktivně vyhledávají skutečnosti, jejichž skutečné stavy zjišťují. Důležitou otázkou při sestavování komisí není pouze v jakém počtu a jaké druhy budou zřízeny, ale také výběr zaměstnanců do jednotlivých komisí, tak aby provedená inventarizace nebyla pouze plněním zákonné povinnosti, ale byla i přínosem významných informací pro vedení společnosti. Inventarizační komise by měla být alespoň dvoučlenná. Pravidla pro jmenování členů komisí a požadavky na znalosti členů komisí by měly být specifikovány ve vnitropodnikové směrnici. Nutnost určit osobu odpovědnou za provedení inventury vyplývá z 30 odst. 7 zákona o účetnictví. Z hlediska ochrany a objektivní kontroly majetku určitě není vhodné, aby osoba odpovědná za určitý druh majetku, který ji byl svěřen, byla zároveň i osobou odpovědnou za provedení inventury tohoto majetku. 15

16 Obrázek č. 1 Příklad schématu dvoustupňového složení komisí dle druhů inventarizovaného majetku a závazků Hlavní inventarizační komise (HIK) Dílčí inventarizační komise č. 1 DL. MAJETEK Dílčí inventarizační komise č. 2 (HIK) ZÁSOBY Dílčí inventarizační komise č. 3 OSTATNÍ Zdroj : [vlastní zpracování] ZÁSOBY OSTATNÍ MAJETEK Obrázek č. 2 Příklad schématu dvoustupňového složení komisí dle vnitřní struktury účetní jednotky (dle jednotlivých útvarů) Hlavní inventarizační komise (HIK) Dílčí inventarizační komise STŘEDISKO 1. (HIK) Dílčí inventarizační komise STŘEDISKO 2. Dílčí inventarizační komise STŘEDISKO 3. Zdroj : [vlastní zpracování] 3.4 Inventarizační písemnosti Inventurní soupis je jediná zákonem povinná inventarizační písemnost, pomocí níž se prokazuje provedení inventarizace a následné ověření, že stavy 16

17 inventarizovaných skutečností vykázané na příslušných účtech syntetické a analytické evidence ke dni řádné a mimořádné účetní závěrky. Povinné náležitosti inventurního soupisu jsou velmi podrobně uvedeny v 30 odst. 7 zákona o účetnictví, ve znění zákona č. 239/2012. Inventurní soupisy jsou průkazné účetní záznamy, které musí obsahovat: a) skutečné stavy majetku závazků a to tak, aby bylo možno zjištěný majetek a závazky též jednoznačně určit, b) podpisový záznam osoby odpovědné za zjištění skutečností podle písmene a) a podpisový záznam osoby odpovědné za provedení inventury, c) způsob zjišťování skutečných stavů, d) ocenění majetku a závazků při periodické inventarizaci k rozvahovému dni nebo k rozhodnému dni, pokud jej účetní jednotka stanovila, e) ocenění majetku a závazků při průběžné inventarizaci ke dni ukončení inventury nebo k rozhodnému dni, pokud jej účetní jednotka stanovila, f) okamžik, ke kterému se sestavuje účetní závěrka, g) rozhodný den, pokud jej účetní jednotka stanovila, h) okamžik zahájení a okamžik ukončení inventury (Zákon o účetnictví, 1991). Stanovení dalších náležitostí nad rámec zákona o účetnictví, obsah nebo forma inventurního soupisu je v kompetenci účetní jednotky dle vlastních potřeb a s přihlédnutím k jejímu vnitřnímu uspořádání, tak aby byly účetní záznamy průkazné. Musí z nich být zřejmé, i s časovým odstupem, kdo, kdy a jak inventarizaci prováděl a zda byla pozornost zaměřena nejen na ověření skutečnosti, ale i na správnost ocenění inventarizované položky. Pokud to místní podmínky v organizaci nebo podniku vyžadují, určí se ve směrnici další inventarizační písemnosti. Například inventarizační zápis jako souhrn informací o průběhu a výsledku inventarizace, které by měly obsahovat zejména podrobný popis zjištění a návrhy na opatření. Dále inventarizační sumáře, rekapitulace výsledků a důležitou písemností je prohlášení odpovědných osob a jejich vyjádření k inventarizačním rozdílům. 17

18 3.5 Oceňování inventarizovaného majetku a závazků Úkolem inventarizačních komisí a dalších odborných pracovníků, kteří se na inventarizaci podílejí, je ověření souladu ocenění majetku a závazků v účetnictví s možnou prodejní cenou (zda odpovídá skutečnosti), a to při respektování zásady opatrnosti. Nejzásadnějším činitelem je použití správného způsobu ocenění příslušných složek majetku a závazků, neboť přímo ovlivňuje výši inventarizovaného majetku a závazků, a samozřejmě i údaje účetnictví a účetní závěrky. Oceňování představuje problém nejen inventarizací, ale celého účetnictví. Použití správného způsobu ocenění má v tomto směru i zásadní význam, jde-li o správné vyčíslení inventarizačních rozdílů a jejich následné vypořádání (Schiffer, 2005, s.77). Proto se řešením otázek oceňování v účetnictví zabývá i zákon o účetnictví, a to v 24-28, kde vymezuje jednotlivé složky majetku a závazků a určuje způsoby oceňování. Oceňovací základny dle zákona o účetnictví pořizovací cena cena za kterou byl majetek pořízen a náklady s jeho pořízením související, reprodukční pořizovací cena cena, za kterou by byl majetek pořízen v době, kdy se o něm účtuje, vlastní náklady u zásob vytvořených vlastní činností přímé náklady vynaložené na výrobu nebo jinou činnost, popřípadě i část nepřímých nákladů, která se vztahuje k výrobě nebo jiné činnosti, vlastní náklady u hmotného majetku vytvořeného vlastní činností přímé náklady vynaložené na výrobu nebo jinou činnost a nepřímé náklady, které se vztahují k výrobě nebo jiné činnosti vymezené v souladu s účetními metodami. V oblasti oceňování je považováno za nejdůležitější především oceňování dlouhodobého majetku a oceňování zásob. Závazky se oceňují jmenovitou hodnotou, pohledávky při vzniku také jmenovitou hodnotu a při nabytí za úplatu nebo vkladem pořizovací cenou. 18

19 3.5.1 Oceňování dlouhodobého majetku Dlouhodobý majetek se v souladu se zákonem o účetnictví oceňuje pořizovacími cenami, vlastními náklady nebo reprodukčními cenami, popřípadě reálnou hodnotou. Dlouhodobý hmotný a nehmotný majetek 1. Pořizovací cenou - nakoupený dlouhodobý hmotný a nehmotný majetek. 2. Reprodukční pořizovací cenou dlouhodobý hmotný a nehmotný majetek a) nabytý darováním, b) nabytý bezúplatně na základě finančního leasingu, c) vytvořený vlastní činností pokud je reprodukční pořizovací cena nižší než vlastní náklady, d) nově zjištěný a v účetnictví dosud nezachycený (např. inventarizační přebytek), e) vkladem, pokud není ocenění podle společenské smlouvy. 3. Vlastními náklady - dlouhodobý hmotný a nehmotný majetek vytvořený vlastní činností. 4. Reálnou hodnotou u vybraných účetních jednotek majetek určený k prodeji. Finanční majetek Peněžní prostředky a ceniny se oceňují v okamžiku vzniku účetního případu jejich jmenovitou hodnotou. Cenné papíry, podíly a deriváty se oceňují pořizovacími cenami. K rozvahovému dni v rámci inventarizace se posuzuje jejich oceňování. Pokud jsou peněžní prostředky vedeny v cizí měně přepočítávají se na aktuální kurs ČNB a vyčíslují se kursové rozdíly. Ve smyslu 27 zákona o účetnictví se k rozvahovému dni provádí přecenění realizovatelných cenných papírů, cenných papírů k obchodování a derivátů na reálnou hodnotu, která má za cíl vyjádřit aktuální tržní ocenění. Za reálnou hodnotu se použije buď tržní hodnota vyhlášená na evropském regulovaném trhu nebo na zahraničním trhu obdobném regulovanému trhu nebo ocenění kvalifikovaným odhadem, posudkem znalce, není-li tržní hodnota k dispozici. 19

20 Majetkové účasti (majetkové cenné papíry umožňující rozhodující nebo podstatný vliv) se k rozvahovému dni buď ponechají v ocenění pořizovací cenou s případným promítnutím opravné položky, nebo se účetní jednotka může rozhodnout je přeceňovat ekvivalencí (protihodnota vlastního kapitálu dceřiné společnosti) Oceňování zásob Zásoby se oceňují takto: 1. Pořizovací cenou nakoupené zásoby. 2. Vlastními náklady zásoby vytvořené vlastní činností včetně přírůstku zvířat. 3. Reprodukčními pořizovacími cenami příchovky zvířat a zásoby pořízené darem či jinou formou bezúplatného nabytí, pokud nelze zjistit vlastními náklady. 4. Podle uzavřené smlouvy, popř. odborným odhadem nevyfakturované dodávky zásob. Bezúplatným pořízením můžou být i například zásoby nalezené tzv. inventurní přebytky. Obvykle bude takovýto přebytek, pokud půjde o nepoužitý majetek, oceněn cenami platnými na trhu v době jeho zjištění. U použitého majetku bude odhad ceny vyjadřovat cenu pravděpodobně dosažitelnou v době získání. Totéž bude platit i pro oceňování výrobního odpadu, popřípadě různých zbytků vrácených z výroby (Louša, 2007, s.15). Pokud se při inventarizaci zásob zjistí, že jejich prodejní cena snížená o náklady spojené s prodejem je nižší, než cena použitá pro jejich ocenění v účetnictví, zásoby se ocení v účetnictví a účetní závěrce touto nižší cenou. Před zaúčtováním úbytku hodnoty zásob je třeba rozhodnout, zda se jedná o snížení hodnoty trvalého charakteru nebo pouze dočasného. Trvalé snížení zásob se účtuje přímo do nákladů a na dočasné (přechodné) znehodnocení se vytváří opravná položka. 20

21 3.6 Inventarizace vybraných druhů majetku a závazků Při provádění fyzických a dokladových inventur některých druhů majetku a závazků je nutné přihlížet k jejich zvláštní povaze a charakteru. Pro některé druhy či skupiny majetku a závazků existují určitá specifika inventur a záleží pouze na účetní jednotce, který z těchto postupů při realizaci svých inventarizací uplatní (Svobodová, 2011, s.182). Respektování těchto specifik rozmanitých druhů majetku, jež se v jednotlivých účetních jednotkách vyskytují, je především v zájmu objektivního zjištění skutečného stavu a také napomáhá prokázat provedení inventarizace v případě kontroly po dobu pěti let, tak jak stanoví zákon o účetnictví Inventarizace pozemků Provádění inventarizace pozemků se vyznačuje zvláštností, že se jejich skutečný stav zjišťuje provedením fyzické inventury a zároveň dokladové inventury. Při fyzické inventuře se zjišťuje skutečný stav přímo v terénu a porovnává se se záznamy v evidenci majetku účetní jednotky. Přitom se zjišťuje způsob využití pozemku, závady, devastace včetně příčin a potřeba ochrany pozemku z nich vyplývající např. oplocení, odvodnění apod. Nutnost ověřovat existenci nemovitého majetku vizuálně a rozsah fyzické inventury může být různý a záleží na konkrétních podmínkách, a to zejména z důvodu, že subjekt inventarizovaný majetek může běžně užívá nebo o něm má aktuální místní znalosti. Konkretizace rozsahu fyzické inventury by měla být uvedena ve vnitropodnikové směrnici. Při inventuře pozemků se tedy porovnává evidence účetní jednotky s tzv. jinou evidencí vedenou v katastru nemovitostí u příslušného katastrálního úřadu. Odsouhlasí se údaje o názvu či jména vlastníka, okrese, obci, katastrálním území, č. listu vlastnictví, údaje o typu číselné řady pozemků, druhu a výměře. Při zjištění rozdílů v evidencích je nutné tyto skutečnosti důkladně prošetřit, vytvořit zápis o těchto nedostatcích s uvedením návrhu na jejich odstranění. 21

22 3.6.2 Inventarizace nedokončeného dlouhodobého majetku Nedokončený dlouhodobý majetek se ověřuje dokladovou a podle jejich povahy také fyzickou inventurou. Jedná se o inventarizaci zůstatků účtů 041, 042 Nedokončený dlouhodobý nehmotný a hmotný majetek. Dokladová inventura se provádí podle faktur dodavatelů, smluv, dodacích listů a interních účetních dokladů a jejím smyslem je také posoudit, zda do pořizovací ceny dlouhodobého majetku byly zaúčtovány pouze ty výdaje, které s jeho pořízením souvisejí. Při fyzické inventuře se ověřuje, zda stav a rozpracovanost dlouhodobého nedokončeného majetku odpovídá projektu, rozpočtu nebo profinancovaným částkám. Komise, která je pro provedení tohoto druhu majetku stanovena, by měla být vybavena potřebnými znalostmi, tak aby tyto skutečnosti odborně vyhodnotila. Měla by také prověřit, zda nejsou splněny věcné podmínky pro zařazení majetku do užívání. U dočasně nebo trvale zastavených investic se posuzuje, zda byla stavba zabezpečena proti nepříznivým povětrnostním vlivům nebo vniknutí nepovolaných osob. V případě zastavení výstavby dlouhodobého hmotného majetku se posuzuje, zda se nejedná o investici zmařenou. Veškerá důležitá zjištění se uvádějí do inventurního soupisu v členění na jednotlivé druhy nedokončeného dlouhodobého majetku. Pro kompletnost informací může zpracovaný inventurní soupis obsahovat také předpokládané celkové ocenění stavby s uvedením zbytku finančních prostředků na další léta a s uvedením aktuálních celkových skutečných výdajů dané stavby (Schiffer, 2005, s ) Inventarizace zásob Účetní jednotka má povinnost provádět inventarizaci zásob ke každé řádné či mimořádné účetní závěrce. Pokud tak vnitřními předpisy stanoví, může provádět účetní jednotka také průběžné inventarizace. Podmínkou pro její uplatnění je vhodně zvolený způsob účtování, který musí umožnit zjišťovat účetní stav zásob konkrétního inventarizovaného místa či druhu zásoby v kterémkoli okamžiku (Louša, 22

23 2007, s.157). Inventura zásob se provádí výhradně fyzickou inventurou. Všechny pohyby ve skladech zásob (ve skladové evidenci) jsou zaznamenávány prostřednictvím dokladů, které charakterizují danou operaci a její účel, jedná se o různé druhy příjemek, výdejek a převodek. Inventarizace obalů Pro účely inventarizace musíme rozlišovat vratné obaly, které byly fakturovány a ty, jejichž poskytnutí je kryto kaucí. V případě fakturace obalů je vlastníkem obalů odběratel, který je má zařazeny do zásob, a proto je musí inventarizovat. Na druhé straně v případě obalů jištěných kaucí je inventarizuje jak dodavatel, tak i odběratel. Dodavatel je bude inventarizovat obvykle dokladově. Naproti tomu odběratel provede fyzickou inventuru cizích zásob, které by měl mít uvedeny v podrozvahové evidenci a kromě toho musí dokladově zinventarizovat poskytnuté kauce na účtu 315. Jak dodavatel, tak i odběratel by měli provést srovnání mezi zásobou vratných obalů a evidencí přijatých či zaplacených kaucí (Louša, 2007, s.156) Inventarizace pokladní hotovosti a cenin Pokladní hotovost Inventarizace pokladní hotovosti se provádí minimálně jednou za účetní období ke dni sestavení účetní závěrky při provedení periodické inventarizace. V praxi však probíhají inventarizace z kontrolních důvodů i během účetního období a samozřejmostí by mělo být i uskutečnění fyzických inventur v případě předání pokladní hotovosti a změny hmotně odpovědného pracovníka. Při fyzické inventuře pokladní hotovosti se zjišťuje skutečný stav přepočítáváním hotovosti a porovnáním se stavem v pokladní knize. Zjištěná hotovost se zapisuje dle nominálních hodnot do výčetky. Peněžní prostředky v hotovosti mohou být v české měně nebo ve valutách. V průběhu roku se zápis o provedené inventuře a jejím výsledku může uvést přímo v pokladní knize, ke dni periodické inventarizaci se ještě zjištěné skutečnosti zachytí v inventurním soupise dle jednotlivých hodnot a vyčíslí se případné inventarizační rozdíly. 23

24 Inventarizačním rozdílem může být pokladní schodek nebo pokladní přebytek. Za pokladní schodek se považuje vedle chybějící hotovosti i výplata hotovosti, která není řádně doložena pokladním dokladem, nebo její převzetí není příjemcem potvrzeno. Nedoložená hotovost, nacházející se v pokladně, se považuje za pokladní přebytek (Schiffer, 2005, s.141) Ceniny Ceniny, které se vykazují společně s peněžními prostředky, se nacházejí v zůstatku účtu 213 Ceniny. Při fyzické inventuře cenin se ověřuje nominální hodnota a počet v příslušné hodnotě, zvlášť dle jednotlivých druhů cenin. Patří sem poštovní známky, dálniční kupóny, kolky, telefonní karty, stravenky, předplacené jízdenky na MHD aj. Neplatné a znehodnocené ceniny se neposuzují jako inventarizační rozdíl, ale je vhodné je sepsat zvlášť do inventurního soupisu a navrhnout je k vyřazení. Z praktického hlediska je vhodné zpracovat samostatné inventurní soupisy nejen podle členění druhů cenin, ale také podle hmotně odpovědných osob. Vykazování a zúčtování schodků a přebytků je stejné jako u pokladny. Se schodkem v pokladně a na ceninách souvisí náhrada této škody hmotně odpovědnou osobou, která musí být v souladu se sjednanými smlouvami a v mezích zákoníku práce a občanského zákoníku (Děrgl, 2010, s.38) Inventarizace pohledávek a závazků Při inventarizaci pohledávek a závazků se provádí podrobná dokladová inventura. Analyzuje se věcná správnost pohledávek a závazků vedených v inventarizačních evidencích, splatnost a řádné vymáhání pohledávek a úhrada závazků v návaznosti na smluvní ujednání a obecně platné předpisy. Zůstatky jednotlivých druhů pohledávek a závazků se posuzují položkově. U pohledávek inventarizační komise posuzuje a zjišťuje zda a) pohledávky nezaplacené ve lhůtě splatnosti jsou doloženy doklady pro jejich vymáhání (upomínky, pokusy o smír), 24

25 b) mezi pohledávkami nejsou pohledávky promlčené, které je potřeba navrhnout k odpisu, c) u pohledávek odepsaných pro přechodnou nedobytnost nebo neprůkaznost (sledovaných na podrozvahovém účtu) tyto okolnosti dosud trvají, d) u pohledávek z mank a škod byla učiněna opatření k jejich vymáhání (Svobodová, 2011, s ). U závazků se posuzuje splatnost. U závazků po lhůtě splatnosti se zjišťuje odpovědnost za tento stav. Výsledky inventarizace pohledávek a závazků se zapíší do inventurních soupisů podle jednotlivých položek. Každá položka by měla obsahovat nejméně název dlužníka věřitele, datum vzniku pohledávky závazku a částku. 3.7 Inventarizační rozdíly Inventarizačními rozdíly se rozumí rozdíly mezi skutečným stavem a stavem v účetnictví, které nelze prokázat způsobem stanoveným tímto zákonem, kdy a) skutečný stav je nižší než stav v účetnictví a rozdíl se označuje jako manko, popřípadě schodek u peněžních hotovostí a cenin, nebo b) skutečný stav je vyšší než stav v účetnictví a rozdíl se označuje jako přebytek (Zákon o účetnictví,1991) V obou těchto případech je nutné provést důkladnou analýzu zjištěných rozdílů. Ještě před konečným vyčíslením manka a přebytku se musí vzít v úvahu a zohlednit tyto možnosti: 1. Účetní chyby Výsledkem inventarizačních prací mohou být nejen inventarizační rozdíly, zjištěné z porovnávání skutečností s údaji v účetnictví, ale i chyby vzniklé v důsledku nepřesností při zpracování a vyhotovování dokladů, tj. účetní chyby nebo chyby v evidenci. Tyto skutečnosti by neoprávněně zvyšovaly zjištěné manko nebo přebytek. V případě, že se nedostatky výše uvedeného charakteru prokazatelně 25

26 vyjasní, musí se provést oprava účetních chyb před konečným vyčíslením mank a přebytků, neboť by jejich hodnota byla neoprávněně navýšena. 2. Neúmyslné záměny zásob Vedle již uvedených účetních chyb je nutné ještě zohlednit situaci, kdy v důsledku selhání lidského činitele dochází k neúmyslné záměně při výdeji některých (vzájemně zaměnitelných) druhů zásob, kdy u jednoho druhu zásob vznikne manko a u jiného druhu přebytek. Další podmínky uznání neúmyslné záměny a podmínky jejich případné nápravy by měla mít účetní jednotka vymezeny ve vnitřních předpisech, neboť úzce souvisí s ochranou jejího majetku. Vzájemné vyrovnání neúmyslných záměn zásob se provádí zúčtováním ještě před konečným vyčíslením inventarizačních rozdílů. 3. Normy přirozených úbytků zásob Vyšší účetní stav oproti skutečnosti však nemusí ve všech případech představovat manko. Pokud má účetní jednotka na skladě materiál, u něhož dochází k úbytkům např. rozprášení mouky, vysychání dřeva, vyprchání chemikálií, má možnost stanovit si pro tyto druhy majetku tzv. normy přirozených úbytků. Pokud zjištěné rozdíly jsou v rámci těchto norem, nepovažují se za manko, ale pouze za technologické a technické ztráty vyplývajících z přirozených vlastností zásob, které se účtují jako běžná spotřeba. Normy přirozených úbytků zásob musí být přesně specifikovány ve vnitřní směrnici Vypořádání a účtování inventarizačních rozdílů Zákon o účetnictví ukládá povinnost veškeré inventarizační rozdíly vyúčtovat do účetního období, za které se inventarizací ověřuje stav majetku a závazků. Zjištění příčiny vzniku inventarizačního rozdílu je důležité nejen z pohledu účtování, ale také, aby se mohla učinit opatření zabraňující jejich vznik v dalších letech, neboť jejich vypořádání může mít vážné osobní a pracovní dopady na odpovědné pracovníky a také na výsledek hospodaření účetní jednotky. 26

27 Příčiny vzniku inventarizačního rozdílů mohou být různé, např. odcizení majetku, nesprávné skladování, nedbalost odpovědných pracovníků, úmysl zaměstnanců aj. Ke každému zjištěnému rozdílu by se měli vyjádřit zaměstnanci odpovědní za příslušný majetek. Škodou se rozumí fyzické znehodnocení, to je neodstranitelné poškození nebo zničení, dlouhodobého nehmotného a hmotného majetku a zásob, a to z objektivních i subjektivních příčin (Účetnictví, 2012, s.29). Manko nebo škoda mohou být zaviněné nebo nezaviněné a před jejich zaúčtováním se musí ještě posoudit podle příslušných ustanovení občanského a obchodního zákoníku a zákoníku práce o odpovědnosti za škodu. Tabulka č. 1 Vyúčtování inventarizačních rozdílů Rozdíly zjištěné při inventarizaci Zásoby (materiál) podnikatel (podnik) příspěvková organizace MD D MD D Přirozený úbytek v normě na zásobách Zjištěné manko na zásobách Zjištěný přebytek na zásobách Finanční majetek Schodek v pokladně nebo na ceninách / / 263 Pohledávka za odpovědnou osobou Úhrada pohledávky - schodek 211 / / Dlouhodobý majetek Přebytek odepisovaného majetku 01x / 02x 07 x / 08x 01x / 02x 401 Zůstatková cena při vyřazení - manko x / 08x x / 08x Samostatné vyřazení manko, škoda 07x / 08x 01x / 02x 07x / 08x 01x / 02x Nově zjištěný DDHM - přebytek Vyřazený DDHM - manko, škoda Zdroj : [vlastní zpracování] 27

28 3.8 Specifika inventarizace v příspěvkové organizaci Inventarizace majetku a závazků je stejně jako v ostatních účetních jednotkách, tak i v příspěvkové organizaci jedním z nástrojů pro zajištění průkaznosti účetnictví. V tomto případě se však jedná o účetnictví státu. Zákon o účetnictví ukládá povinnost inventarizovat majetek a závazky velice stručně. Z těchto důvodů byla vydána vyhláška č. 270/2010 Sb., o inventarizaci majetku a závazků (dále jen vyhláška ), která se vztahuje na inventarizace zahájené po 1. lednu Vyhláška stanoví požadavky na organizační zajištění a způsob provedení inventarizace pro vybrané účetní jednotky, tedy i příspěvkové organizace. Ostatní účetní jednotky mají technické a organizační otázky plně ve své kompetenci. Vyhláška pro vybrané účetní jednotky přímo vymezuje : způsoby provedení fyzických a dokladových inventur, povinnost zřizovat inventarizační komise a pravidla pro jmenování členů, povinnost vypracovat plán inventur a údaje v něm obsažené, povinnost označení inventarizačních položek nezaměnitelným identifikátorem, určuje inventarizační činnosti u vybraného majetku (kulturní památky, sbírky muzejní povahy a archeologické nálezy), stanovení postupů pro vyhotovení inventurních závěrů a dalších souvisejících účetních záznamů. Metody stanovené vyhláškou č. 410/2009 Sb. Vybrané účetní jednotky inventarizují i podmíněné pohledávky a podmíněné závazky, o kterých je účtováno na podrozvahových účtech. Předmětem inventarizace pohledávek jsou také opravné položky, které představují korekci jmenovité hodnoty pohledávek. Při inventuře majetku se ověřuje i výše oprávek, která ověřuje celkové opotřebení majetku a faktický stav majetkové položky z hlediska jeho hodnoty. Pokud je příspěvková organizace oprávněna prodávat majetek, pak k okamžiku rozhodnutí o prodeji majetku musí být tento majetek oceněn reálnou hodnotou (Zimandl, 2010, s.1-2) 28

29 Inventarizace je nejdůležitější činností začleněnou do procesu účetní závěrky. Účetní závěrka příspěvkové organizace je předkládána zřizovateli a obsahuje účetní záznamy pro potřeby státu, jejichž shromažďování od vybraných účetních jednotek provádí Ministerstvo financí a určuje podmínky předávání těchto záznamů prostřednictvím centrálního systému účetních informací státu. Z těchto informací se dále sestavují účetní výkazy za Českou republiku (Březinová, 2012, s.8-9). Příspěvková organizace hospodaří zejména s majetkem státu, proto hraje inventarizace neopomenutelnou úlohu v kontrolních postupech hospodaření organizace a v předcházení či snižování následků případných škod. Provedení inventarizace majetku a závazků a vyhodnocení zjištěného stavu je třeba věnovat náležitou pozornost a v případě rozdílů zajistit jejich neprodlené odstranění tak, aby vlastní účetní závěrka splnila veškeré požadavky stanovené pro potřeby státu, a to jak po věcné, tak i formální stránce (Zimandl, 2010, s.5). 29

30 4 PRAKTICKÁ ČÁST 4.1 Profil Zařízení služeb pro Ministerstvo vnitra Zařízení služeb pro Ministerstvo vnitra bylo zřízeno 1. ledna 1998 pro poskytování a zabezpečení komplexních služeb Ministerstvu vnitra jako ústřednímu orgánu státní správy, včetně péče o majetek ministerstva a majetek, k němuž má ministerstvo právo hospodaření. Je státní příspěvkovou organizací a s ohledem na podmínky zřízení a principy své činnosti nemůže být zapsáno v obchodním rejstříku. Zařízení služeb pro Ministerstvo vnitra je samostatnou právnickou osobou se sídlem Přípotoční 300, Praha 10. Účel zřízení a předmět činnosti, zásady organizace a řízení, zásady hospodaření a vztahy organizace jsou stanoveny ve Zřizovací listině. Pro interní potřeby se používá zkratka ZSMV. Na razítkách nebo jako podpisová doložka se používá celé jméno organizace nebo Zařízení služeb pro MV. Organizaci řídí a zastupuje ředitel organizace jako jediný statutární zástupce ZSMV Předmět činnosti Hlavním předmětem činnosti Zařízení služeb pro Ministerstvo vnitra (dále jen ZSMV nebo organizace ) je zabezpečení funkcí a úkolů dle potřeb a požadavků Ministerstva vnitra, Policie ČR a ostatních organizačních součástí rezortu MV ve velmi široké škále působnosti. Rámcově se jedná především o : pořízení, správu, údržbu, opravy, vyřazení, odprodej a likvidaci určeného movitého i nemovitého majetku, zabezpečení úklidových pracích v budovách, zajištění hromadné přepravy osob a nákladní přepravy, zajištění provozu autoopravárenství a odtahových služeb, 30

31 zajištění oprav motorových člunů, motorových pil, křovinořezů a elektrocentrál, provozování autoškoly poskytování výuky, výcviku k získání řidičského oprávnění a zdokonalování odborné způsobilosti, zajištění výroby, distribuce, výdeje a prodeje jídel včetně cukrářských výrobků, zajištění smluvního stravování a provoz kantýn, zajištění hromadného stavování při akcích různého charakteru, zajištění ubytovacích, školících a rekreačních kapacit včetně kompletace služeb, komplexní zabezpečení ozdravných pobytů pro příslušníky bezpečnostních sborů, provoz prádelny, čištění textilu a šití oděvů, zajištění ochrany a ostrahy objektů, zajištění technických služeb k ochraně majetku a osob, zajištění právního servisu veřejné zakázky. V rámci volných kapacit své hlavní činnosti je Zařízení služeb pro Ministerstvo vnitra oprávněno k výkonu činnosti tzv. jiné, dříve označována jako hospodářská činnost, která slouží ke zlepšování výsledků organizace. Tyto služby jsou poskytovány na principech shodných s činností subjektů zřízených za účelem podnikání a řídí se principy formulovanými živnostenským zákonem. Za účelem umožnění této činnosti byly organizaci vydány živnostenská oprávnění a koncesní listiny Organizační struktura Organizační řád stanoví organizační strukturu, působnost jednotlivých organizačních útvarů, jejich vzájemné vztahy, pravomoci a odpovědnosti vedoucích zaměstnanců. S přihlédnutím k rozsahu poskytovaných služeb je zřejmé, že i organizační struktura ZSMV je velice rozsáhlá. Základní členění je na čtyři provozní divize (správy nemovitosti, autoprovozu, stravování a ubytovacích služeb) a úsek správy a ekonomiky. 31

32 Obrázek č. 3 Organizační schéma Zdroj : [příloha vnitřního předpisu ZSMV] 32

33 4.2 Rozhodnutí ředitele k inventarizaci majetku a závazků V souladu s 29 a 30 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů a vyhláškou č. 270/2010 Sb. vydal ředitel organizace dne 26. září 2012 Rozhodnutí ředitele k inventarizaci roku Povinnost vydat vnitřní předpis neukládá přímo žádný obecně platný právní předpis. Pro celý resort Ministerstva vnitra však tuto povinnost ukládá náměstkyně ministra vnitra pro ekonomiku a provoz ve svém pokynu, dle kterého by vnitřní směrnice měla minimálně obsahovat organizační zajištění, harmonogram a způsob provedení inventarizace. Rozhodnutí ředitele k inventarizaci lze rozčlenit do tří základních částí: V první části ředitel nařizuje provedení řádné inventarizace aktiv, pasiv a skutečností v knize podrozvahových účtů účetní jednotky k rozvahovému dni a vyúčtovat zjištěné inventarizační rozdíly. V druhé části ředitel ukládá povinnosti inventarizačním komisím, odboru účetnictví a evidenčním majetkovým pracovníkům. Ve třetí části ředitel stanovuje rozsah fyzických a dokladových inventury, organizační zajištění inventarizace, termíny a další pokyny a zásady k inventarizaci. Přesné vymezení předmětu inventarizace je uvedeno v Příloze č. 1 Rozhodnutí ředitele. Přehled aktiv, pasiv a skutečností účtovaných v knihách podrozvahových účtů podléhajících inventarizaci je stanoven na základě směrné účtové osnovy ve členění podle syntetických účtů. Čísla účtů jsou rozdělena na rozvahové a podrozvahové. Každý účet v tomto přehledu obsahuje název a druh inventury, která se provede fyzická inventura, dokladová inventura nebo oba druhy inventur. Rozhodnutí ředitele k inventarizaci dále obsahuje celou řadu termínů inventarizačních činností. Za včasné provedení inventarizace se považuje dodržování všech termínů stanovených tímto rozhodnutím a odpovídají za ně členové inventarizačních komisí. 33

34 4.2.1 Termíny stanovené v Rozhodnutí ředitele k inventarizaci V této kapitole se pokusím shrnout nejdůležitější termíny z Rozhodnutí ředitele k inventarizaci, zejména termíny zahájení a ukončení inventur jednotlivých druhů majetku a závazků a všech závěrečných inventarizačních prací. V dalších kapitolách bude provedena kontrola dodržování těchto stanovených termínů a zanalyzováno, zda časový harmonogram byl stanoven reálně s přihlédnutím ke všem okolnostem v účetní jednotce. Úvodem je nutné ještě upozornit na skutečnost, že ZSMV se rozhodlo hned v prvním roce využít možnost stanovit při periodické inventarizaci tzv. rozhodný den. Rozhodný den vymezuje 30 odst. 4 zákona o účetnictví. Účetní jednotky mohou při zjišťování skutečného stavu stanovit den, ke kterému skutečný stav zjišťují a který předchází rozvahovému dni, a mohou dokončit zjišťování skutečného stavu podle účetních záznamů, které prokazují přírůstky a úbytky majetku a závazků, které nastaly mezi tímto dnem a rozhodným dnem. Novela zákona o účetnictví č. 563/1991 Sb., o účetnictví, která obsahuje toto ustanovení, nabyla účinnosti dne 1. září Rozhodný den je stanoven pro: a) vlastní i zapůjčený dlouhodobý majetek b) zásoby v divizi autoprovozu (DA) dne c) zásoby potravin a zboží v divizi ubytovacích služeb (DUS) Závěrečné práce a jejich termíny: a) dokončení dokladových inventur do b) předložení výkazů mank a přebytků z jednotlivých komisí do c) předložení výkazů a mank ke schválení a podpisu řediteli ZSMV do d) zaúčtování výsledků inventarizace do účetních knih roku 2012 do e) předložení výkazů mank škodní komisy do f) dokončení zpracování inventarizačních písemností včetně příloh do

35 Tabulka č. 2 Termíny provedení inventur Předmět inventury od do se stavem ke dni rozhodný /rozvahový den Fyzická inventura - dlouhodobý majetek vlastní i cizí rozhodný Fyzická inventura - zásoby náhradních dílů v DA rozhodný Fyzická inventura - potraviny a zboží v DUS rozhodný Fyzická inventura - ostatní zásoby v organizaci rozvahový Fyzická inventura - peněžní hotovost a cenin rozvahový Dokladová inventura - všech účtů, které jí podléhají rozvahový Zdroj : [vlastní zpracování na základě údajů z Rozhodnutí ředitel k inventarizaci] Stanovení inventarizačních komisí Součástí Rozhodnutí ředitele k inventarizaci je také struktura inventarizačních komisí a stanovení jejich členů v ZSMV, a to konkrétně v příloze č. 2 tohoto rozhodnutí. Jmenování a odvolání musí být pouze písemnou formou. Vzhledem k velikosti organizace jsou v ZSMV zřizovány třístupňové inventarizační komise. Každá komise se skládá z předsedy, který řídí činnost komise a zadává úkoly ostatním členům. Druhy inventarizačních komisí v ZSMV a) hlavní inventarizační komise (zkratka HIK) b) sumarizační inventarizační komise (zkratka SIK) c) dílčí inventarizační komise (zkratka DIK) Hlavní inventarizační komise ZSMV se řídí pokyny stálé centrální inventarizační komise Ministerstva vnitra (zkratka CIK). 35

36 Sumarizační inventarizační komise zpracovává sumarizaci za jednotlivé divize a současně zpracovává rozdílovou inventuru. SIK tvoří mezičlánek mezi dílčími inventarizačními komisemi a hlavní inventarizační komisí. Dílčí inventarizační komise jsou zřizovány k vlastnímu provedení jednotlivých inventur. V každé divizi jsou stanoveny pouze tři dílčí komise, a to podle druhu inventarizovaného majetku a závazků: 1. DIK k provedení fyzických inventur dlouhodobého majetku 2. DIK k provedení fyzických inventur ostatních aktiv (zásob) 3. DIK k provedení dokladových inventur Níže uvedené grafické zpracování struktury stanovených komisí vyjadřuje linie nadřízenosti a podřízenosti a udává přesný počet stanovených inventarizačních komisí v organizaci. Obrázek č. 4 Struktura stanovených inventarizačních komisí v ZSMV HIK SIK SIK SIK SIK SIK divize divize divize divize úsek DIK DIK DIK DIK DIK DIK DIK DIK DIK DIK DIK DIK DIK DIK DIK č. 1 č. 2 č. 3 č. 1 č. 2 č. 3 č. 1 č. 2 č. 3 č. 1 č. 2 č. 3 č. 1 č. 2 č. 3 Zdroj : [vlastní zpracování] Volba členů do inventarizačních komisí Každoroční problém v organizaci nastává při volbě členů do inventarizačních komisí. Obecně tyto činnosti nepatří k oblíbeným, neboť jsou velmi časově náročné, nesou 36

37 s sebou velkou odpovědnost a zaměstnanci k tomu nejsou žádným způsobem motivováni. Ve vnitřním předpise je přímo stanoveno, že členům inventarizačních komisí nejsou během doby, kdy provádějí inventarizaci přidělovány žádné další pracovní úkoly, v praxi to tak bohužel nefunguje. Úsilí a čas, které inventarizačním činnostem zaměstnanci věnují, je ve většině případů na úkor volného času po pracovní době. Tento faktor negativně ovlivňuje aktivní přínos členů do inventarizace, který je minimální. Jmenování členů do komisí provádí ředitel organizace na základě doporučení jednotlivých vedoucí divizí a úseku. Personální obsazení není vždy zcela v souladu s požadavky na obecné znalosti inventarizačního procesu a věcné znalosti inventarizačních skutečností. To má za následek, že např. z pětičlenné komise podstatnou část inventarizačních činností vykonávají pouze dva až tři členové komise a pro ně je pak časová náročnost nahromaděná do určitého časového úseku ještě o mnoho větší. Závěr: Vnitřní předpis účetní jednotky obsahuje všechna potřebná pravidla související s provedením inventarizace a rozvržení všech inventarizačních prací. Zároveň splňuje požadavky vyhlášky č. 270/2010 na stanovení plánu inventur a zřízení inventarizačních komisí a jmenování členů ještě před zahájením inventur. Zda je počet komisí dostačující a zda je správná volba členů a předsedů inventarizačních komisí ukáže až samotné provedení inventur. 4.3 Provedení jednotlivých druhů inventur Pro zhodnocení průběhu a interních postupů při inventurách jsem si vybrala pouze jednu divizi, neboť stálá aktiva účetní jednotky ve výši skoro 3 miliardy Kč, jsou důkazem velmi rozsáhlé realizace inventarizace majetku a závazků v celé organizaci ZSMV. Při inventarizaci 2012 jsem byla jmenována členem hlavní inventarizační komise s přímým dohledem na Divizi ubytovacích služeb. Z tohoto titulu jsem se zúčastnila několika kontrol vlastního provedení fyzických a dokladových inventur. 37

38 Divize ubytovacích služeb (dříve s názvem Divize hotelových služeb a lázeňství, který se může ještě objevovat v některých inventarizačních písemnostech) má ve své působnosti následující ubytovací, sportovní a lázeňská zařízení: Hotel Solenice, hráz Orlické přehrady Hotel Vltava, jižní Čechy nedaleko Písku Hotel Šumava, Kašperské Hory Hotely Krkonoše (Hotel Jánošík a Hotel Eden Herlíkovice), Špindlerův Mlýn Reprezentační zařízení Spiritka, Praha Lovecká chata na Tokáni, oblast Národního parku České Švýcarsko Sportovní hala Ústí nad Labem Čtyři lázeňské domy - Karlovy Vary, Mariánské lázně, Františkovy lázně a Luhačovice Pro účely řízení a sledování hospodaření má každý objekt přiděleno samostatné středisko Fyzická inventura dlouhodobého majetku Evidence majetku ZSMV je zajišťována v ekonomickém systému NAVISION, který zároveň slouží jako účetní systém organizace. Každý jednotlivý majetek má v IS Navision svoji majetkovou kartu a veškeré majetkové operace zajišťují evidenční pracovníci jednotlivých hospodářských středisek a pracovníci majetkové účtárny. Evidence majetku státu Na základě vnitřního předpisu podléhá evidenci veškerý majetek bez ohledu na výši jeho ocenění - drobný, jiný, vlastní i zapůjčený. Účet Název účtu Hodnota majetku Dlouhodobý drobný nehmotný majetek 7 000,- až ,- Kč Dlouhodobý drobný hmotný majetek 3 000,- až ,- Kč Jiný DM nehmotný EV 1,- až Kč 1,- až 7 000,- Kč Jiný DM hmotný EV 1,- až 3 000,- Kč 1,- až 3 000,- Kč Dlouhodobý majetek movitý vypůjčený bez omezení 38

39 Každý majetek evidovaný v informačním systému má své přidělené číslo čárového kódu (inventární číslo) a pokud to technické důvody majetku dovolí, musí být označen standardizovaným štítkem s čárovým kódem a názvem. Samotné provedení inventury majetku Fyzická inventura dlouhodobého majetku se prováděla výhradně prostřednictvím snímače čárového kódu. Dle Rozhodnutí ředitele k inventarizaci musí být veškerý majetek inventován přímým sejmutím čárového kódu ze štítku umístěném na majetku, případně na kartě majetku nebo seznamu karet majetku, zpracovaného evidenčním pracovníkem. Toto nařízení značně zkomplikovalo provedení fyzických inventur pronajatého majetku, kterému bych se ráda věnovala v samostatné subkapitole. Obrázek č. 5 Snímač čárového kódu a vzhled čárového kódu ZSMV Zdroj : [Návod k použití snímače ZSMV] Zjišťování skutečného stavu u počtu majetkových položek proběhlo k rozhodnému dni a dílčí inventarizační komise provedla rozdílovou inventuru od tohoto data do Rozdílová inventura obsahuje zařazovací protokoly majetku a vyřazovací protokoly majetku. Převody majetku v tomto období nebyly dovoleny. 39