Evropský sociální fond Praha & EU: Investujeme do vaší budoucnosti PROCESNÍ POHLED, ZPŮSOB IMPLEMENTACE

Transkript

1 Evropský sociální fond Praha & EU: Investujeme do vaší budoucnosti PROCESNÍ POHLED, ZPŮSOB IMPLEMENTACE Přednáška č. 4 Ing. Pavel Náplava naplava@fel.cvut.cz Katedra softwarového inženýrství, ČVUT FIT, Centrum znalostního managementu, ČVUT FEL, K13393

2 Agenda Motivace Proč procesní řízení Proces, procesní řízení Identifikace procesů Popis procesů Nástroje a technologie Využití procesů při implementaci IS BI-TIS - Přednáška č.4 Ing. Pavel Náplava 2

3 Jdeme na věc Převzato z BI-TIS - Přednáška č.4 Ing. Pavel Náplava 3

4 Zastavme se a přemýšlejme Víme co chceme? Máme nějaký cíl? Víme kde jsme? Víme kam směřujeme? Víme jak tam směřujeme? Je na této cestě informační systém? Jaká je jeho role? Jaký je jeho přínos? Kdy a jak jej nasadíme? BI-TIS - Přednáška č.4 Ing. Pavel Náplava 4

5 Jsme zralí na implementaci? Nastala vhodná doba pro implementaci? Máme připravené prostředí? Udělali jsme vše pro to, aby byla implementace úspěšná a používání systému bylo přínosné? Jak jsme k tomu došli? Podle čeho posuzujeme, že nelze například náklady snížit a výdaje zvýšit jiným způsobem? BI-TIS - Přednáška č.4 Ing. Pavel Náplava 5

6 Paretův zákon (pravidlo) SVĚT JE NEVYVÁŽENÝ! Pravidlo 80/20: 1897, italský ekonom Vilfred Pareto Menšina příčin, vstupů, úsilí vede k většině výstupů, výsledků, prospěchu. Vztah 20:80 Efektivní lidé a organizace se opírají o několik mocných sil v oblasti, kde působí. BI-TIS - Přednáška č.4 Ing. Pavel Náplava 6

7 Pyramida vitality DYNAMIKA STABILITA EFEKTIVITA UŽITEČNOST BI-TIS - Přednáška č.4 Ing. Pavel Náplava 7

8 Způsoby implementace IS Ad-hoc řešení dle toho, co zrovna potřebujeme. Datové známe data a způsob jejich zpracování. Funkční známe požadavky na funkčnost. Procesní známe proces a do něj začleňujeme náš systém. Která z těchto metod je nejlepší? BI-TIS - Přednáška č.4 Ing. Pavel Náplava 8

9 Typy řízení organizací Funkční Dělení práce mezi funkční jednotky vytvořené na základě jejich dovedností. Řízeno centrálně požadavky jednotek. Optimalizace zvyšováním výkonnosti jednotek. Nejasné rozdělení kompetencí. Problematické měření výkonnosti. Procesní Orientace nejen na výsledek, ale i postup jeho dosažení. Práce není vykonávána separátně v jednotlivých odděleních, ale naopak jimi protéká zprůhlednění toku práce podnikem. Řízeno potřebami zákazníka. BI-TIS - Přednáška č.4 Ing. Pavel Náplava 9

10 Motivace pro procesní řízení Čeho chceme dosáhnout: Efektivně fungující organizace. Možnost rychlé a jednoduché reakce na požadavky a realitu trhu. Možnost jednoduché kontroly, optimalizace a zlepšování fungování organizace. Možnost dalšího rozšiřování nebo propojování s jinými subjekty. Informační systém podporující efektivní fungování. BI-TIS - Přednáška č.4 Ing. Pavel Náplava 10

11 Benefity procesního řízení Komplexní pohled na fungování společnosti. Jednoduché a rychlé řízení změn. Trvalý monitoring dosahovaných cílů. Definuje uživatele a jejich funkce, vazba na motivační systém. Existence pravidel pro řízení toků (např. materiálu). Snadné a rychlé definování požadavků na funkčnost informačních systémů. BI-TIS - Přednáška č.4 Ing. Pavel Náplava 11

12 Procesní pohled BI-TIS - Přednáška č.4 Ing. Pavel Náplava 12

13 Demingův cyklus BI-TIS - Přednáška č.4 Ing. Pavel Náplava 13

14 Další využití procesů Certifikace dle managementu jakosti ISO 9001: 2000 či jiného modelu jakosti (Six Sigma,CMMI,...). Certifikace dle dalších norem. Prokázání shody s požadavky zákazníka. Jednoduché prokazování stavu. Jednoduché zavádění metrik systému. Jednoduché vyhodnocování funkčnosti a optimalizace. Vzdělávání a trénink zaměstnanců. BI-TIS - Přednáška č.4 Ing. Pavel Náplava 14

15 Výchozí předpoklad dosažení úspěchu Existující vize! Existující strategie! Víme co máme!!! Víme co existuje (modrý x rudý oceán)!!! BI-TIS - Přednáška č.4 Ing. Pavel Náplava 15

16 SWOT analýza Součást strategického (dlouhodobého plánování). Rozbor a hodnocení současného stavu firmy (vnitřní prostředí) a situace okolí firmy (vnější prostředí). BI-TIS - Přednáška č.4 Ing. Pavel Náplava 16

17 Malá odbočka na cvičení, FURPS analýza Model klasifikace požadavků (kontrolní seznam pokrytí požadavků) [Robert Grady, HP]: Funkčnost (functional) vlastnosti budoucího systému, kapacity, bezpečnost. Použitelnost (usability) lidský faktor (ergonomie), nápověda, dokumentace. Spolehlivost (reliability) frekvence selhání, obnovitelnost, předvídatelnost. Výkon (performance) časové odezvy, propustnost, přesnost, dostupnost, použití zdrojů. Podpora (supportability) adaptabilita, udržovatelnost, internacionalizace, konfigurovatelnost. BI-TIS - Přednáška č.4 Ing. Pavel Náplava 17

18 FURPS+ analýza Doplnění o další faktory, které nelze zařadit do předchozích kategorií. Například: Implementace (implementation) omezení zdrojů, jazykové nástroje. Hardware. Rozhraní (interface) omezení způsobené propojením s externími systémy. Provoz (operations) řízení systém a provozní nastavení. Legálnost (legal). BI-TIS - Přednáška č.4 Ing. Pavel Náplava 18

19 BI-TIS - Přednáška č.4 Ing. Pavel Náplava 19

20 Strategická změna BI-TIS - Přednáška č.4 Ing. Pavel Náplava 20

21 Úspěch změny v osmi krocích Příprava scény Rozhodnutí, co dělat Uskutečnění plánu Vytrvání 1. Vytvoření pocitu naléhavosti. 2. Sestavení vedoucího týmu. 3. Vytvoření vize a strategie změny. 4. Informace ostatních a jejich získání. 5. Zplnomocnění k jednání. 6. Dosažení krátkodobých úspěchů. 7. Neustávání. 8. Vytvoření nové kultury. John Kotter: Náš ledovec se rozpouští BI-TIS - Přednáška č.4 Ing. Pavel Náplava 21

22 Personální motivace Spencer Johnson: Vrcholy a údolí BI-TIS - Přednáška č.4 Ing. Pavel Náplava 22

23 Proces, pojmy Proces = souhrn činností, které směřují k realizaci určitého výstupu užitečného pro zákazníka. Business process management (BPM) Business process reengineering (BPR) Business process management system (BPMS) BI-TIS - Přednáška č.4 Ing. Pavel Náplava 23

24 Procesní model firmy Procesní struktura Organizační struktura Informační struktura BI-TIS - Přednáška č.4 Ing. Pavel Náplava 24

25 Obecné rozdělení procesů Hlavní Řízen výkonově. Přidává hodnotu, probíhá napříč organizaci, má externí zákazníky, generuje zisk. Řídící Řízen nákladově. Nepřidává hodnotu, probíhá napříč organizaci, nemá externí zákazníky, negeneruje zisk. Podpůrný Řízen výkonově, lze outsourcovat. Přidává hodnotu, neprobíhá přes organizaci, nemá externí zákazníky, negeneruje zisk. BI-TIS - Přednáška č.4 Ing. Pavel Náplava 25

26 Procesy z pohledu směru Implementace informačního systému: Zákaznické firma ve které dochází k implementaci vlastního informačního systému. Dodavatelské firma, která dodává a implementuje informační systém. BI-TIS - Přednáška č.4 Ing. Pavel Náplava 26

27 Zákaznické procesy Proč je třeba znát tyto procesy? Zákazník ví co od systému očekává a kam přesně zapadne. Je definována odpovědnost a přístup k systému. Existuje soupis dat a jejich způsob zpracování. Existují kontrolní a vyhodnocovací mechanismy. Dodavatel ví co má implementovat. Obě strany vědí čeho chtějí dosáhnout. Existují podklady pro další diskusi. BI-TIS - Přednáška č.4 Ing. Pavel Náplava 27

28 Typické zákaznické procesy Plnění objednávky Prodej produktů Nákup zboží Průzkum trhu Marketingové kampaně Zásobování Výzkum Výroba BI-TIS - Přednáška č.4 Ing. Pavel Náplava 28

29 Dodavatelské procesy Proč je třeba znát tyto procesy? Dodavatel prokazuje, že je v každé fázi projektu schopen podat informaci o stavu. Lze zpětně zmapovat průběh. Je známa reakce na změny v průběhu projektu. Zákazník ví co může očekávat. Dodavatel je schopen pružně reagovat na aktuální stav a potřeby procesu. Dodavatel může provést vyhodnocení implementace. BI-TIS - Přednáška č.4 Ing. Pavel Náplava 29

30 Typické dodavatelské procesy Analýza a návrh Implementace Testování Správa požadavků Podpora Helpdesk Školení Tvorba dokumentace BI-TIS - Přednáška č.4 Ing. Pavel Náplava 30

31 Procesní analýza Zmapování aktuálních procesů a jejich definice. Výstupy: Popis prováděných činností. Datová základna. Uživatelské role. Manažerské výstupy. Optimalizace činností. Často spojena s reengineeringem (BPR). BI-TIS - Přednáška č.4 Ing. Pavel Náplava 31

32 Příklady metodik a standardů pro práci s procesy Metodiky reengineeringu: Hammer, Champy; DoD, ARIS, DEMO Metodiky a techniky modelování podnikových procesů: ARIS, BSP, ISAC, DEMO Standardy pro modelování podnikových procesů: ISO 14258, ISO 15704, BPML/BPMN, UML BI-TIS - Přednáška č.4 Ing. Pavel Náplava 32

33 BPM a technické specifikace BPML Business Process Management Language. Základem XML, specifikace pro aplikace. BPMN Business Process Management notation. Grafická notace BPML. BPEL Business Process Execution language. Popis na vykonavatelné úrovni (programový kód). Orchestrace webových služeb. BPEL4People Rozšíření BPEL o lidskou interakci (formuláře). BI-TIS - Přednáška č.4 Ing. Pavel Náplava 33

34 Kde se s BPM můžeme nejčastěji setkat v praxi? Modelování procesů. Simulace procesů. Optimalizace procesů. Automatizace procesů. V informačních systémech nejčastěji ve formě Workflow modulů a funkčností. BPM je výchozím bodem pro implementaci SOA (Service Oriented Architecture). BI-TIS - Přednáška č.4 Ing. Pavel Náplava 34

35 Důvěřuj, ale prověřuj! KPI = Key Performance Indicator Klíčové ukazatele výkonnosti. Konkrétní měřitelná hodnota při vykonávání konkrétního procesu (např. doba vyřízení objednávky, ). Musí být Účelná co chceme měřit a zjistit. Jednoznačná existuje jen jeden způsob vysvětlení. Zjistitelná - jsou k dispozici potřebné data. Interpretovatelná - správně pochopitelná a využitelná. BAM = Business Activity Monitor. BI-TIS - Přednáška č.4 Ing. Pavel Náplava 35

36 Manažerský kokpit BI-TIS - Přednáška č.4 Ing. Pavel Náplava 36

37 Kompletní životní cyklus BPM Modelování, simulace Analýza, optimalizace Vývoj Nasazení BI-TIS - Přednáška č.4 Ing. Pavel Náplava 37

38 Doporučená literatura Koch, R.: Pravidlo 80/20, 2. aktualizované vydání, Management Press, Praha 2008 W. Chan Kim, Renée Mauborgne: Strategie modrého oceánu, Management Press, 2005 Plamínek, J.: Teorie vitality, Alfa Publishing, 2006 Řepa, V.: Podnikové procesy, Procesní řízení a modelování, 2. aktualizované vydání, Grada Publishing, a.s., 2007 Šmída, F.: Zavádění a rozvoj procesního řízení, Grada Publishing, a.s., 2007 Monika Grasseová a kolektiv: Procesní řízení, Computer Press, 2008 Mike Robson, Philip Ullah: Praktická příručka podnikového reengineeringu, Management Press, 1998 Business World, Říjen 2008, č bpms.intalio.com BI-TIS - Přednáška č.4 Ing. Pavel Náplava 38

39 POVINNÁ ČETBA PRO KAŽDÉHO, KDO CHCE USPĚT Johnson S.: Kam se poděl můj sýr, PRAGMA, 1998 Johnson S.: Vrcholy a údolí. Euromedia Group, 2010 Kotter J., Rathgeber H.: Náš ledovec se rozpouští, PRAGMA, 2008 BI-TIS - Přednáška č.4 Ing. Pavel Náplava 39

40 Závěr Proces je nástrojem pro popis fungování společnosti. Procesní popis lze využít i k prokazování fungování společnosti a jejímu zlepšování. Existují nástroje pro vizualizaci, modelování a řízení procesů. Informační systém je součástí procesu. Informační systém má procesy podporovat, ne komplikovat. BI-TIS - Přednáška č.4 Ing. Pavel Náplava 40

41 Dotazy BI-TIS - Přednáška č.4 Ing. Pavel Náplava 41