3. Dary & pohostinnost by mohly být využívány jako úplatky

Transkript

1 1. Úvod Politika darů a pohostinnosti skupiny GLS Toto prohlášení stanoví politiku skupiny GLS ve vztahu k nabízení a přijímání darů, a nabízení a přijímání pohostinnosti při obchodování. Tato politika se vztahuje na skupinu GLS a její dceřiné společnosti. Při práci pro skupinu GLS jsou zaměstnanci, pracovníci zaměstnaní přes agenturu, dodavatelé a další obchodní partneři (dále jen v tomto dokumentu jednotlivci ) vázáni těmito pravidly. Jakékoliv porušení této politiky bude pokládáno skupinou GLS za vážnou věc a může vyústit v disciplinární řízení, včetně pracovní výpovědi a oznámení příslušným orgánům. Ve vážných případech, kdy bude zjištěno, že jednotlivec přijal nebo nabídl úplatek, může dojít k trestnímu postihu. Z toho důvodu, prosím, nespěchejte a přečtěte si tuto politiku pečlivě, abyste se ujistili, že rozumíte svým závazkům. Právě tak jako si musí všichni jednotlivci přečíst a porozumět této politice, musí si rovněž přečíst a dodržovat protikorupční politiku skupiny. Tyto politiky se nacházejí na stránkách GLS. 2. Definice Darem může být cokoliv, co má nějakou hodnotu, včetně finančních nebo jiných výhod, např. hotovost, poukázky s peněžní hodnotou, půjčka nebo sponzorství. Může být rovněž ve formě zboží nebo služeb, jež jsou nabízeny zdarma, za výhodnější cenu, nebo zahrnující nějakou výhodu ve prospěch určitých zaměstnanců skupiny GLS v jejich soukromém životě. Pohostinnost a zábava zahrnují poskytování jídla, nápojů nebo zábavy zdarma, nebo za dotovanou cenu, buď v prostorách podniku nebo mimo prostory podniku a v pracovní době nebo po pracovní době. Jakýkoliv dar, pohostinnost nebo zábava mohou být výhodou, a pakliže nejsou řádně posouzeny a schváleny, mohou se stát úplatkem (nebo mohou vypadat jako úplatek). 3. Dary & pohostinnost by mohly být využívány jako úplatky Uplácení, v jakékoliv podobě, není nikdy pro skupinu GLS přijatelné. Dávání nebo přijímání darů by mohlo znamenat úplatek, což by bylo pro skupinu GLS a zapojené jednotlivce trestným činem, jestliže existoval záměr vyvolat nebo odměnit nepatřičné chování na straně příjemce. Může rovněž zahrnovat jiné trestné činy. (Více informací o uplácení viz Protikorupční politika skupiny GLS). 1

2 Uplácení je: přislíbení, nabízení, dávání, vyžadování nebo přijímání jakékoliv výhody za účelem vyvolání nebo odměňování chování, které je nepatřičné (např. protiprávní, neetické nebo porušením povinnosti). Výhodou může být jakýkoliv benefit nebo něco, co má hodnotu, nebo o čemž se předpokládá, že má hodnotu 4. Politika 4.1 Přijímání darů není povoleno S výhradou povolených výjimek v odstavci 4.3 níže nesmí jednotlivci usilovat o jakýkoliv dar nebo jej přijímat od kteréhokoliv jednotlivce nebo organizace, s kterým skupina GLS obchoduje, nebo umožnit, aby jakékoliv obchodní rozhodnutí bylo ovlivněno takovou nabídkou. Jestliže dostanete nebo Vám bude nabídnut dar, musíte: ho tedy zdvořile vrátit dárci nebo odmítnout jeho přijetí a vysvětlit, že firemní politika nepovoluje jeho přijetí; a písemně informovat Vašeho přímého nadřízeného. Jestliže je nabídka doprovázena návrhem ze strany dárce, že se na oplátku něco očekává, musíte sepsat podrobnosti nabídky a návrhu pro Vašeho přímého nadřízeného a generálního ředitele místní pobočky. Přímý nadřízený a generální ředitel místní pobočky musí poté vyrozumět představenstvo holdingu skupiny GLS, protože by se mohlo jednat o úplatek. Jednotlivci by si měli dát pozor na to, aby dary nebo lákadla nabízené partnerům nebo příbuzným z vnějších zdrojů neměly za cíl ovlivňovat jednotlivce nebo přimět jednotlivce činit ústupky při vedení obchodu skupiny GLS. Jsou-li Vám, Vašemu partnerovi nebo příbuzným nabízeny nějaké dary nebo lákadla někým, kdo obchoduje se skupinou GLS, musíte poté písemně a podrobně informovat Vašeho přímého nadřízeného a generálního ředitele místní pobočky. Dar smí být přijat pouze v souladu přehledem mezních bodů a souhlasů v odstavci 4.3 (Dary Výjimky) 4.2 Dávání darů není povoleno Až na výjimky uvedené v odstavci 4.3 níže není jednotlivcům povoleno nabízet nebo dávat dary osobám nebo organizacím nad rámec skupiny GLS ve spojení s jakýmkoliv obchodem skupiny GLS. 2

3 4.3 Dary výjimky Položky s nízkou hodnotou Jednotlivci mohou příležitostně dát a přijmout nenárokované položky s nízkou hodnotou (např. reklamní pera, kalendáře, diáře, zápisníky nebo těžítka označené logem organizace, jež předmět dává, nebo malé dárky, např. čokoláda nebo květiny). Skupina GLS považuje za dar s "nízkou hodnotou" takový dar, jehož skutečná nebo odhadovaná hodnota je menší než Takové artikly není třeba hlásit. Nicméně, vícenásobné dary (např. 3 nebo více) z jednoho nebo stejnému zdroji darované při stejných nebo jednotlivých příležitostech po dobu 6 měsíců nesmí být přijímány nebo dávány. Jestliže obdržíte nabídku takovýchto vícenásobných darů, musíte to nahlásit Vašemu přímému nadřízenému a generálnímu řediteli místní pobočky. Jestliže má dar hodnotu mezi (včetně) a (včetně), pak musí být schválen Vašim přímým nadřízeným a generálním ředitelem místní pobočky, a jestliže má dar hodnotu vyšší než , pak představenstvem holdingu skupiny GLS. Co se týče skupiny A a B vedoucích pracovníků, podle definic skupiny GLS musí být všechny dary, které jsou dávány nebo přijímány a které jednotlivě převyšují (včetně), navíc registrovány v Registru darů a pohostinnosti (viz dodatek). Větší obezřetnosti je třeba při jednání se stáními úředníky, všechny dary a pohostinnost týkající se státních úředníků vyžadují schválení Vašeho přímého nadřízeného, a pokud se to týká vedoucích pracovníků skupiny A a B, pak je třeba, aby byly navíc zaznamenány v Registru darů a pohostinnosti bez ohledu na hodnotu (např. dokonce, je-li hodnota nižší než 50.00) Vánoční odměny a prémie Skupina GLS považuje dávání vánočních odměn za věc mezi zákazníkem a personálem zákaznického servisu; praxe je taková, že nesmí být personálem podněcovány a dary nesmí být vyžádány. Dary nesmí být přijímány, existuje-li nějaký návrh k pobídce vyzradit oficiální informace (nebo informace o jiném zákazníkovi), nebo porušit nějaké pravidlo skupiny GLS. Jakýkoliv takový přístup musí být nahlášen přímému nadřízenému jednotlivce a generálnímu řediteli místní pobočky. 4.4 Pohostinnost a zábava Pohostinnost a zábava jsou legitimní částí obchodu za předpokladu, že jsou drženy v přijatelných a úměrných mezích. 3

4 Pohostinnost smí být poskytnuta a přijímána pouze tam, kde má jasnou a prokazatelnou spojitost s všeobecně uznávaným obchodním účelem, např. organizovanou akcí nebo obědem, při kterém se projednává obchod. Klíčová otázka je: Očekávám, že bude obchodní vztah nestandardně ovlivněn v důsledku předmětného daru nebo pohostinnosti? Jestliže je odpověď ano, dar nebo pohostinnost mohou být ve skutečnosti úplatkem a je třeba se jich vyvarovat. H o Měli byste zvážit, zda je pohostinnost nebo zábava za všech s okolností patřičná, a mějte na mysli její povahu, rozsah a důvod, p proč ji poskytujete. i Pohostinnost, která stojí méně než (například nápoje, něco k zakousnutí, sendviče podávané během obchodní schůzky nebo konference, nebo nápoje, které Vám klient přinese), se nemusí hlásit Vašemu přímému nadřízenému nebo evidovat. V ostatních případech podléhá poskytování a přijímání pohostinnosti a zábavy následujícím pravidlům, která se vztahují na každou samostatnou událost, při které je poskytována nebo přijímána pohostinnost nebo zábava: je-li to možné, musíte od Vašeho přímého nadřízeného získat předchozí povolení před přijetím nebo poskytnutím pohostinnosti, není-li to možné, pak byste měli Vašeho přímého nadřízeného informovat okamžitě po přijetí nebo poskytnutí pohostinnosti; pohostinnost nesmí přesáhnout rozumnou míru (nesmí být přehnaně štědrá nebo extravagantní), musí být úměrná svému účelu a musí být obvykle pod (včetně) na osobu na jednu událost nebo jídlo; jakákoliv nabídka pro poskytování nebo přijímání pohostinnosti, která přesahuje, nebo u které se odhaduje, že přesahuje , vyžaduje předchozí písemný souhlas Vašeho přímého nadřízeného a generálního ředitele místní pobočky; všichni vedoucí pracovníci skupiny A a B musí navíc veškerou pohostinnost přesahující (včetně) (ať už je poskytována nebo přijímána) zaznamenat do Registru darů a pohostinnosti, za jehož správu zodpovídá místní finanční ředitel; větší obezřetnosti je třeba při jednání se stáními úředníky, všechny dary a pohostinnost týkající se státních úředníků vyžadují schválení Vašeho přímého nadřízeného, a pokud se to týká vedoucích pracovníků skupiny A a B, pak je třeba, aby byly navíc zaznamenány v Registru darů a pohostinnosti bez ohledu na hodnotu (např. dokonce, je-li hodnota nižší než 50.00); nabídky na úhradu cestovních nákladů a/nebo nákladů za ubytování jednotlivce v souvislosti s nějakou akcí nebo funkcí musí být odmítnuty. (Jestliže je v zájmu obchodu, aby se 4

5 zástupce skupiny GLS akce zúčastnil, budou cestovní náklady a/nebo náklady schváleny obvyklým způsobem); a nabídky rozšířit pohostinnost na partnera nebo příbuzného vedoucích pracovníků skupiny A nebo B musí být schváleny Vašim přímým nadřízeným a zaznamenány do Registru darů a pohostinnosti bez ohledu na hodnotu (např. i když jsou nižší než 50.00). Musíte se vyvarovat přijímání pohostinnosti a zábavy, jež by mohly vést k umírněnějšímu vykonávání služebních povinností, nebo jež by mohly důvodně a nepatřičným způsobem ovlivňovat obchodní rozhodnutí. Restriktivnější pravidla platí pro období, během kterého se přímo a aktivně angažujete v procesu týkajícího se veřejných zakázek [1] na získání nebo nabídku obchodu, nebo se zapojujete přímo do vyjednávání při uzavírání smlouvy [2]. Během těchto specifických období by neměla být poskytována stranám nebo přijímána pohostinnost od stran, které jsou přímo zapojeny do vyjednávání o veřejné zakázce nebo smlouvě, jedinou výjimkou je nízkonákladové občerstvení poskytované během obchodních schůzek. Po uzavření procesu přidělení veřejné zakázky a\nebo smlouvy se vraťte k pravidlům pohostinnosti, jež jsou stanovena v této směrnici. Jakýkoliv pokus o navádění, vydírání, nebo jakýkoliv návrh, aby přidělení zakázky, zvláštní výhody nebo vyzrazení důvěrných informací nebo, něco jiného bylo očekávaného výměnou za pohostinnost a zábavu, musí být nahlášeny Vašemu přímému nadřízenému. Přímý nadřízený to musí písemně nahlásit představenstvu holdingu skupiny GLS. V takových případech je třeba pohostinnost a zábavu odmítnout bez ohledu na to, jakou má hodnotu. Jednotlivci odpovědní za poskytování darů nebo sponzorství charitám nebo jiným organizacím by měli obdobným způsobem zvýšit opatrnost při přijímání pohostinnosti nebo zábavy. Pohostinnost nebo zábava by neměly být přijímány v případech, kdy je možné již dopředu vypozorovat, že fondy organizace usilující o příspěvky nesplní naše obchodní kritéria pro dar nebo sponzorství. 4.5 Přijímání sponzorství Korporativní sponzorství Sponzorství je o partnerství s externími organizacemi při poskytování vzájemných výhod výměnou peněz, produktů nebo služeb. Skupina GLS bude usilovat o uzavření dohod o sponzorství pouze s těmi organizacemi, jejichž hodnoty, praktiky a produkty/služby jsou v souladu s naší firemní kulturou a hodnotami. Před sjednáním jakéhokoliv nového firemního sponzorství si musíte promluvit s místním generálním ředitelem. 5

6 [1] Znamená formální písemnou nabídku, která obsahuje cenový návrh na provádění požadovaných prací, služeb nebo dodávek, a je předložena jako odezva na vypsání veřejné soutěže (nebo ekvivalentního procesu ve Vaší zemi). Veřejná nabídka může být předložena v uzavřené obálce nebo elektronicky na specifikovanou adresu do určité doby a data zakázky. [2] Znamená to období, kdy se projednávají specifické ceny, termíny a podmínky formálního smluvního dokumentu. Nemělo by být žádáno o sponzorství nebo by nemělo být sponzorství přijímáno od jakékoliv organizace, jejíž aktivity by nás mohly postavit do právního, obchodního, nebo etického konfliktu, nebo jež by mohly pošpinit dobrou pověst naší společnosti. Pakliže nebyl proces otevřený a transparentní, skupina GLS neuzavře žádnou smlouvu o sponzorství s organizací jako prostředek získání protěžujícího zacházení ze strany organizace nebo jejích poboček při jakýchkoliv dalších obchodních dohodách Osobní sponzorství Před žádáním nebo přijímáním jakéhokoliv sponzorství prostřednictvím obchodních smluv GLS musíte obdržet písemné povolení Vašeho přímého nadřízeného. Musíte se vyvarovat přijímání pohostinnosti a zábavy, jež by mohly vést k umírněnějšímu vykonávání služebních povinností, nebo jež by mohly důvodně a nepatřičným způsobem ovlivňovat obchodní rozhodování. Proto musíte zvážit rozsah sponzorství, načasování a četnost. Jednotlivci angažovaní v předkládání nebo uzavírání smluv nesmí přijímat sponzorství od nabízejícího/nebo smluvní protistrany během doby, kdy je smlouva předkládána/projednávána. Jednotlivci, jež jsou angažováni v předkládání smlouvy, nebo vyjednávání smlouvy, nesmí poskytovat sponzorství jednotlivcům z organizace, od které chtějí kontrakt získat. Jestliže se účastníte sponzorované akce jakožto soukromá osoba, nesmíte dopustit, aby Vás někdo identifikoval jako zaměstnance skupiny GLS bez předchozího písemného souhlasu Vašeho přímého nadřízeného. Můžete být vyzván, abyste odmítnul nebo odstoupil z jakékoliv sponzorované aktivity, jež by mohla pošpinit dobré jméno skupiny GLS, nebo jež by mohla být důvodně pokládána za příčinu střetu zájmů, které se neshodují s našimi obchodními standardy. 6

7 4.6 Dobročinné dary Všechny dobročinné dary od skupiny GLS musí být dary nebo příspěvky za účelem, který je v souladu s naší firemní kulturou a hodnotami a který neusiluje na oplátku o nějakou obchodní výhodu. Peněžité dary a dárky věnované charitám přesahující 5, (včetně) smí být dány pouze jedenkrát po dohodě s představenstvem holdingu skupiny GLS a po obdržení předchozího písemného souhlasu Vašeho přímého nadřízeného. Jestliže si charita přeje zveřejnit jméno nebo identitu skupiny GLS nebo cokoliv z jejích obchodních záležitostí, musí takové užití probíhat za sjednaných podmínek a musí zahrnovat řádná ochranná opatření. Všechny peněžité dary a dárky na dobročinnost musí být v souladu se zákonem. Všechny dárky v podobě přepravy zdarma nebo přidružených služeb jednotlivcům, organizacím nebo charitě musí být nejprve písemně schváleny generálním ředitelem místní pobočky, ledaže by byly určeny budoucímu zákazníkovi během rozumné zkušební doby nebo jsou pro stávajícího zákazníka za účelem vyřešení drobných problémů, které se mohou příležitostně vyskytnout. V tom druhém případě musí být počet balíků přepravovaných zdarma rozumný a úměrný vyřešení skutečných problémů, kdy míra odpovědnosti leží na skupině GLS. Nadbytek vybavení je možné věnovat charitativním a dobrovolnickým organizacím za předpokladu projednání s generálním ředitelem místní pobočky a obdržení jeho souhlasu, že peněžní dar/dárek je v souladu s politikou skupiny GLS, a po předchozím obdržení písemného souhlasu od Vašeho přímého nadřízeného. Nicméně, ručení by mohlo zůstat ve skupině GLS, pakliže by se ukázalo, že je zboží vadné a způsobilo by škodu. Záruku není možné vyloučit, avšak je třeba vynaložit rozumnou péči a preventivní opatření, aby se snížilo riziko takového ručení na přijatelnou úroveň. Musí být zajištěno provedení bezpečnostní zkoušky zařízení (např. technikem), obzvláště obsahujeli mechanické, elektrické nebo elektronické části. Vozidla by neměla být darována. Jestliže jednotlivci ze skupiny GLS vybírají soukromě peníze na charitu dle svého výběru, je třeba dávat pozor na to, aby si byla organizace, která finanční dary obdrží, vědoma toho, že se jedná o soukromý dar od daného jednotlivce(ů). 7

8 5. Další informace Jestliže máte jakékoliv pochybnosti nebo dotazy ohledně nabízení nebo přijímání darů nebo pohostinnosti v souladu s touto směrnicí v nějaké konkrétní situaci, kontaktujte prosím generálního ředitele místní pobočky nebo představenstvo holdingu skupiny GLS. Pavel Včela, tel.: , pavel.vcela@gls-czech.com Rostislav Dulínek, tel.: , rostislav.dulinek@gls-czech.com 8

9 6. Shrnutí darů & pohostinnosti 1 (přehled požadovaných předběžných souhlasů a kritérií, která je třeba aplikovat) Toto shrnutí by se mělo číst pouze ve spojení s celou směrnicí. Všechny částky včetně daní Pohostinnost jídlo, zábava Není požadován předchozí souhlas Pohostinnost v hodnotě nižší než (např. nápoje/lehké občerstvení, sendviče podávané během obchodní schůzky nebo konference); a Kde nedochází k nepatřičnému ovlivňování/kde není vnímáno ovlivňování obchodního vztahu. Souhlas požadován od přímého nadřízeného Hodnota mezi (včetně) a (včetně), souhlas pouze při splnění všech následujících podmínek: Týká-li se to obchodu (za účelem seznámení se s klienty, zlepšení představy o tom, jak by měl obchod vypadat, za účelem prezentování produktů / služeb nebo vytvoření přátelských vztahů); Kde nedochází k nepatřičnému ovlivňování/kde není vnímáno ovlivňování obchodního vztahu; a Pohostinnost je přiměřená okolnostem a není přehnaně nákladná. Osobní sponzorství Lze schválit pouze tehdy, když budete mít na vědomí, že: aktivita nepošpiní dobré jméno skupiny GLS; a nedochází ke střetu zájmů. Souhlas požadován od managementu Hodnota větší než bude schválena přímým nadřízeným a generálním ředitelem místní pobočky při splnění všech následujících podmínek: Týká-li se to obchodu (za účelem seznámení se s klienty, zlepšení představy o tom, jak by měl obchod vypadat, za účelem prezentování produktů / služeb nebo vytvoření přátelských vztahů); Kde nedochází k nepatřičnému ovlivňování/kde není vnímáno ovlivňování obchodního vztahu; a Pohostinnost je přiměřená okolnostem a není přehnaně nákladná. 1 Se státními úředníky jednejte se zvláštní opatrností, jakákoliv nabídka nějaké výhody státnímu úředníku ve spojení se získáváním nebo udržením obchodu by mohla být považována za úplatek, i když by se za nabídkou neskrýval žádný nekalý úmysl. 9

10 Všechny částky včetně daní Dary Registr darů a pohostinnosti Peníze na charitu Platby k usnadnění 2 Není požadován předchozí souhlas Nízkonákladové položky (hodnota menší než 50.00, např. reklamní pera, kalendáře, diáře, zápisníky); a Bez častého výskytu ne více než 2 dary stejnému nebo od stejného zdroje za uplynulých 6 měsíců. Nenárokované vánoční odměny a prémie (od zákazníků pracovníkům zákaznického servisu). Souhlas požadován od přímého Souhlas požadován od nadřízeného managementu Jestliže má dar hodnotu od (včetně) do (včetně), pak musí být schválen Vaším přímým nadřízeným a generálním ředitelem místní pobočky a jestliže má dar hodnotu větší než , pak představenstvem holdingu skupiny GLS. Dary nabídnuté příbuzným nebo partnerům za účelem ovlivňování Vaší osoby (bez ohledu na jejich hodnotu) by měly být písemně nahlášeny Vašemu přímému nadřízenému, který vyrozumí generálního ředitele místní pobočky. Přímý nadřízený a generální ředitel místní pobočky musí poté informovat představenstvo holdingu skupiny GLS. V případě státních úředníků vyžadují všechny dary souhlas Vašeho přímého nadřízeného bez ohledu na jejich hodnotu Co se týče řídicích pracovníků skupiny A a B, vyžadují všechny dary a pohostinnost převyšující (včetně) dodatečný a srozumitelný zápis do Registru darů & pohostinnosti. Co se týče řídicích pracovníků skupiny A a B, vyžadují všechny dary a pohostinnost týkající se státních úředníků dodatečný a srozumitelný zápis do Registru darů & pohostinnosti bez ohledu na hodnotu. Pohostinnost vůči partnerovi nebo příbuznému řídicích pracovníků skupiny A a B vyžaduje dodatečný a srozumitelný zápis do Registru darů & pohostinnosti bez ohledu na hodnotu. Poraďte se s generálním ředitelem místní pobočky a představenstvem holdingu GLS, jestliže se jedná o částku vyšší než 5, (včetně) a vyžádejte si písemný souhlas Vašeho přímého nadřízeného. Přísně zakázány s výjimkou situací, kdy je ohroženo zdraví a bezpečnost pracovníků (Záznam do Registru darů & pohostinnosti) Jestliže máte zájem o podrobné, specifické informace nebo si nejste jisti, jakým způsobem aplikovat v praxi přiložené směrnice, kontaktujte prosím Pavla Včelu. 7. Podrobnosti o dokumentu Účinnost od: 1. října Platby státním úředníkům pro urychlení běžných činností, ke kterým je plátce oprávněn, jako např. získání povolení, licence, víza atd. (často známé jako úplatky ). 10

11 Příloha: Registr darů & pohostinnosti Níže uvedený registr je příkladem formy a obsahu Registru darů & pohostinnosti. Každá společnost může rozhodnout, jak nejlépe ho zavede (např. zda ho bude spravovat v papírové podobě nebo v digitální formě). Na ředitelství místní pobočky by měl být veden centrální registr, aby bylo možné mít k dispozici registr k hodnocení. Pobočka GLS: Datum: Č. Jméno žádajícího zaměstnance GLS 1 Pracovní zařazení zaměstnance GLS Akce Datum Povaha výhody [pohostinnost, dar nebo jiné] Příjemce nebo poskytovatel* Popis pohostinnosti/ daru Důvod pro pohostinnost/ dar (Přibliž.) hodnota [v EUR nebo místní měně] Jméno protistrany Protistrana společnosti nebo organizace pracuje pro Schváleno přímým nadřízeným GLS (jméno + datum) Schváleno generálním ředitelem místní pobočky GLS (jméno + datum) Schváleno představenstvem holdingu GLS (jméno + datum) * Příjemce = když pracovník GLS přijímá dar nebo pohostinnost. Poskytovatel = když GLS poskytuje dar nebo pohostinnost 11