IS OKslužby. Modul OKslužby - senior. Uživatelská příručka. (verze dokumentu 1.0)

Transkript

1 (verze dokumentu 1.0) V Praze dne: OKsystem a.s. Na Pankráci 125, Praha 4 Tel: , Fax: ,

2 Upozornění: Manuál obsahuje popis úloh podávání žádostí, upravených rozpočtů, námitek, vzdání se dotace nebo vyúčtování a výroční zprávy podle aktuální metodiky MPSV. Přehled změn Verze Datum Popis změny Úvodní verze Copyright 2018 OKsystem a.s.

3 Obsah 1 Účel aplikace Kdo a kdy může podat žádost o dotaci Společné prvky všech formulářů aplikace Spuštění aplikace Menu aplikace kde co najdete Práce více uživatelů s aplikací současně Žádosti o dotace příprava a podání Jak na to doporučený postup Vyplnění nové žádosti o dotace Otevření formuláře žádosti Základní údaje žádosti Projekt Formulář projektu organizace pracující s klienty Formulář projektu zastřešující organizace Aktivity a realizace projektu Formulář aktivity a realizace projektu organizace pracující s klienty Formulář aktivity a realizace projektu zastřešující organizace Místa a termíny realizace aktivity Vyjádření obce nebo kraje Personální zajištění Pracovní smlouvy Dohody o pracovní činnosti Dohody o provedení práce Vzdělávání pracovního týmu Organizační struktura Náklady projektu Příjmy projektu Spolufinancování Tisk žádosti Kontrolní tisk Tisk podané žádosti Aplikační kontrola formální správnosti žádosti Adresa Dokumenty Osoby ve vztahu s žadatelem Podání žádosti Uzamčení žádosti před podáním Vlastní podání žádosti Jak si ověřím, že žádosti byla podána Podané žádosti Vzít žádost zpět Uživatelský účet Změna vlastního hesla Oprávnění Copyright 2018 OKsystem a.s. verze 1.0 Strana 3

4 9.3 Práce s uživatelským účtem Změna hesla jiného uživatele Změna uživatelského jména nebo ové adresy uživatele Změna platnosti uživatelského účtu Změna oprávnění Nemohu se přihlásit Přihlášení uživatelé Copyright 2018 OKsystem a.s. verze 1.0 Strana 4

5 1 Účel aplikace Aplikace OKslužby senior je součástí informačního systému OKslužby. Je určena k vytváření a podávání žádostí o dotace ze státního rozpočtu pro nestátní neziskové organizace (seniorské a proseniorské). Copyright 2018 OKsystem a.s. verze 1.0 Strana 5

6 2 Kdo a kdy může podat žádost o dotaci Aplikace umožní podat žádost o dotaci ze státního rozpočtu organizaci, která: 1) je nestátní neziskovou organizací, 2) má sídlo na území ČR a 3) jejíž právní forma je obecně prospěšná společnost, spolek, pobočný spolek, ústav, registrovaná církev, nadace nebo nadační fond. Podmínky k podání žádosti: Žádost o dotaci lze vytvořit a podat pouze v rámci termínu vyhlášeného MPSV. V rámci jednoho vyhlášeného termínu může žadatel podat pouze jednu žádost, a to na 2 projekty, v případě zastřešující organizace je možné podat jednu žádost na jeden projekt. Vyhlášený termín podání je určen obdobím, ve kterém lze podat žádost. Období končí závazným termínem podání žádostí. Po uplynutí období již není možné pro vyhlášený termín žádost dodatečně podat. Je-li žádost podána před koncem tohoto období, může být kdykoli žadatelem do konce období vzata zpět, provedena v ní změna a opět do konce období podána. Podrobněji jsou podmínky k podání žádosti uvedeny na Podmínkou k přihlášení se k aplikaci je získání uživatelského účtu: Uživatelský účet zřizuje MPSV na základě tzv. Souhlasu se zpracováním osobních údajů zaslaného na adresu MPSV, ředitel odboru informačních a komunikačních technologií, Na Poříčním právu 1, Praha 2. Uživatelský účet jednoznačně identifikuje uživatele a organizaci, pro kterou uživatel žádost vytváří a podává. Je nepřenosný. Podrobné informace jsou uvedeny na Copyright 2018 OKsystem a.s. verze 1.0 Strana 6

7 3 Společné prvky všech formulářů aplikace Formulář: okno, které obsahuje další prvky, do kterých se zaznamenávají odpovídající údaje, nebo kterými se vyvolávají další akce. Tlačítko: slouží k vyvolání akce, zpravidla zobrazení dalšího formuláře či potvrzení platnosti. Ukázání kurzorem na tlačítko zobrazí krátkou charakteristiku akce. Tlačítka bývají nejčastěji ve formě ikony. Pole se seznamem: tento prvek umožňuje po rozbalení seznamu zvolit jako platný údaj některou z nabízených možností. Zaškrtávací políčko: zaškrtnutím nebo naopak zrušením zaškrtnutí uplatníme nebo naopak zrušíme platnost příslušného údaje. Přepínač: slouží k volbě jedné z nabídnutých možností. Základní ovládací tlačítka Název tlačítka Ikona Popis funkce Vybrat Vyvolá formulář pro výběr údajů Nový Detail Opravit Zrušit Načíst Komentář Tiskárna Přidat Odebrat Nápověda Vyvolá formulář pro založení nového záznamu Vyvolá formulář pro zobrazení detailních informací o aktuálně zvoleném záznamu Vyvolá formulář pro opravu údajů aktuálně zvoleného záznamu Zruší, smaže, stornuje záznam Načte obsah tabulky podle definované podmínky Vyvolá formulář pro zadání popisu, poznámky nebo komentáře Vyvolá formulář pro tisk Vyvolá formulář pro přidání položky do seznamu Odebere položku ze seznamu Zobrazí nápovědu k formuláři Tlačítka OK a Zpět: Na většině formulářů jsou v pravém dolním rohu použita tlačítka OK a Zpět. Tlačítko OK uloží data, Zpět se vrátí (po kontrolním dotazu) na nadřízený formulář. Tlačítko Zpět je funkčně identické s křížkem v pravém horním rohu formuláře. Dokud provedené změny neuložíte opuštěním formuláře (tlačítkem OK), nejsou vámi zapsané údaje uloženy a v případě přerušení internetového spojení mohou být zapomenuty. Hlavní barvy na formulářích: Žlutá údaj povinný pro uložení dat při zavření formuláře Bílá údaj, jehož vyplnění buď není vyžadováno vůbec anebo je jej nutno vyplnit nejpozději před vlastním podáním žádostí Šedá automaticky dopočítávané nebo převzaté údaje, nelze přímo vyplňovat Upozornění: V tabulkách je vybraný řádek označen modrým pruhem, který způsobí změnu odstínů výše uvedených barev. Copyright 2018 OKsystem a.s. verze 1.0 Strana 7

8 Pohyb kurzoru v tabulkách Po buňkách (polí) tabulek se kurzor pohybuje stejně jako např. v programu MS Excel: klávesou TAB na následující buňku v řádku, klávesou Enter na následující buňku v sloupci. Nápověda: Na vybraných tlačítkách a polích formulářů se při podržení kurzoru zobrazí nápovědný text vysvětlující daný prvek formuláře, tzv. tooltip. Tooltip je implementován jen na těch prvcích formulářů, kde má podrobnější vysvětlení smysl. Nápověda k celému formuláři se zobrazí kliknutím na tlačítko Nápověda (viz základní ovládací tlačítka) nebo klávesou F1. Upozornění: Po třech hodinách nečinnosti vás aplikační server automaticky odpojí. Vámi vyplněné údaje se ukládají až v okamžiku uzavření formuláře!! Proto průběžně ukládejte zapisované údaje zavřením formuláře. Pokud potřebujete přerušit vyplňování žádosti (např. jdete na oběd), nenechávejte proto formulář otevřený, zavřete jej, tím se data bezpečně uloží. V případě závady internetového spojení anebo po třech hodinách nečinnosti by vámi vyplněné údaje byly ztraceny. Copyright 2018 OKsystem a.s. verze 1.0 Strana 8

9 4 Spuštění aplikace Podmínky ke spuštění aplikace včetně adresy, ze které se spouští, najdete na: Zde jsou také uvedeny dvě varianty spuštění aplikace a uveřejňovány aktuální informace o stavu provozu systému. Při prvním přihlášení se zobrazí dialog k akceptaci bezpečnostního certifikátu pro automatické načítání změn aplikace OKslužby senior: Přijetí potvrďte kliknutím na tlačítko Always (Vždy). Pokud byste použili pouze tlačítko Yes (Ano), pak při dalším spuštění aplikace se dialog znova zobrazí. Pro vlastní přihlášení do aplikace se zobrazí přihlašovací formulář: Své přihlašovací jméno a heslo nikomu nesdělujte. Slouží k identifikaci vaší práce s aplikací. Pro první přihlášení použijete jméno a heslo uvedené na protokolu obdrženém od MPSV. Po přihlášení: 1) změňte své heslo a 2) doporučujeme také změnit přidělené uživatelské jméno. Postupy najdete viz kap. Změna vlastního hesla a Změna uživatelského jména nebo ové adresy uživatele. Po přihlášení budete vyzváni k zadání své ové adresy. Na tuto adresu vám v případě, že své heslo nebo uživatelské jméno zapomenete, budou zaslány nové přihlašovací údaje. Pokud ovou adresu nezadáte, budete se muset v případě problémů s přihlášením obrátit na svého kolegu, který vám bude moci pomoci jen v případě, že bude mít v aplikaci OKslužby senior přiděleno oprávnění Správa systému. Podrobněji je řešení problémů s přihlášením popsáno viz kap. Nemohu se přihlásit K aplikaci nemůžete být přihlášeni pod stejným účtem vícekrát najednou. Pokud si například omylem spustíte aplikaci podruhé, zobrazí se toto hlášení: Zvolíte-li Ano, pak změny, které jste v předchozím přihlášení provedli na některém formuláři a neuložili jste je zavřením formuláře, budou zapomenuty. Toto hlášení se může zobrazit také v případě, kdy vaše předchozí přihlášení bylo ukončeno z důvodu nečinnosti. Pak je nutno kliknout na tlačítko Ano. Copyright 2018 OKsystem a.s. verze 1.0 Strana 9

10 5 Menu aplikace kde co najdete Po přihlášení do aplikace se otevře obrazovka, která obsahuje v horní i levé části hlavní menu pro práci s aplikací. Copyright 2018 OKsystem a.s. verze 1.0 Strana 10

11 6 Práce více uživatelů s aplikací současně Aplikace umožňuje pracovat s jedním dokumentem (např. vyplňovat žádost) více uživatelům současně. Použita je metoda tzv. optimistického zamykání. To znamená, že v případě, kdy dva nebo více uživatelů vyplňují stejný záznam, uloží se změna toho uživatele, který byl rychlejší a změnu uložil jako první. Ostatním uživatelům měnícím stejný záznam aplikace při pokusu o uložení oznámí, že již někdo jiný záznam změnil, jimi provedené změny se neuloží a aplikace je zapomene. Pro bezproblémové vyplňování jedné žádosti, upraveného rozpočtu a dalších současně několika pracovníky vaší organizace stačí, když si práci zorganizujete tak, že každý z pracovníků vyplňuje jiný formulář. Pro vyplňování žádosti tedy platí tato pravidla: Jeden uživatel vyplní údaje o organizaci (formulář Žádost o dotace na rok XXXX). Jakmile i neúplně vyplněný formulář poprvé uloží, mohou ostatní kolegové vyplňovat informace o projektech, ale tak, že každý vyplňuje informace o jiném projektu. I údaje jednoho projektu může vyplňovat současně více uživatelů, a to takto: Poté, co se poprvé uloží i jen částečně vyplněný formulář Projektu, může vyplňovat: uživatel A ostatní údaje na formuláři Projekt a Personální zajištění (vzdělávání pracovního týmu, realizátora projektu, organizační strukturu a popis práce týmu) uživatel B náklady uživatel C příjmy jiný uživatel může také současně vyplňovat záznamy o pracovních smlouvách, jiný o dohodách o pracovní činnosti a jiný o dohodách o provedení práce. Před uzamčením žádosti před podáním je nutné, aby se uživatel přesvědčil, že ostatní jeho kolegové již žádost nevyplňují podrobněji viz kap. Přihlášení uživatelé. Po uzamčení totiž aplikace odmítne uložit změny žádosti, které právě zadali. Jaká musí mít uživatelé nastavena oprávnění je popsáno viz kap. Oprávnění. Změna oprávnění je popsána viz kap. Změna oprávnění. Copyright 2018 OKsystem a.s. verze 1.0 Strana 11

12 7 Žádosti o dotace příprava a podání Podmínkou pro vyplnění a podání žádosti je uživatelské oprávnění Podat žádost nebo Delegování podání. Pokud bude uživatel pouze žádost připravovat, stačí oprávnění Práce se žádostí. Podrobněji viz kap. Oprávnění. 7.1 Jak na to doporučený postup Pro vyplnění a úspěšné podání žádosti doporučujeme tento postup: 1. Spusťte úlohu Nová žádost Podrobněji viz kap. Otevření formuláře žádosti. 2. Po otevření formuláře Žádost o dotace na rok XXXX zkontrolujte údaje o své organizaci implicitně načtené z registrace uživatelských účtů Základní informace o organizaci se automaticky předvyplní údaji z registrace uživatelských účtů. Jestliže zjistíte nesoulad v názvu, adrese, právní formě nebo IČ, údaj opravte. V případě změny IČ nebo právní formy kontaktujte pracovníka MPSV a domluvte se na obsahu příloh, které budou změnu dokládat. Podrobněji viz kap. Základní údaje žádosti. 3. Vyplňte ostatní údaje o své organizaci Podrobněji viz kap. Základní údaje žádosti. 4. Uveďte fyzické i právnické osoby, které jsou ve finančním vztahu s vaší organizací Podrobněji viz kap. Osoby ve vztahu s žadatelem. 5. Vložte požadované digitální kopie dokumentů o organizaci Podrobněji viz kap. Dokumenty. 6. Pro každý projekt, na který chcete žádat o dotaci: Vyplňte základní informace o projektu na formuláři Projekt. Uveďte název projektu, zvolte dotační oblast (jen organizace pracující s klienty) a vyplňte další údaje jak na tomto tak na navazujících formulářích. Podrobněji viz kap. Projekt. Poté uveďte plánované personální zajištění projektu. Z formuláře Projekt klikněte na tlačítko Personální zajištění a uveďte pracovní smlouvy, dohody o provedení práce a dohody o pracovní činnosti, a to vždy včetně výše nákladů a výše požadované dotace na jednotlivé položky personálního zajištění. Podrobněji viz kap. Personální zajištění. Uveďte náklady projektu. Z formuláře Projekt klikněte na tlačítko Náklady a zadejte v předepsané struktuře nákladových položek náklady projektu, včetně výše požadované dotace za jednotlivé položky. Celková výše nákladů na personální zajištění a požadovaná výše dotace se do nákladových položek automaticky přenesou z formulářů personálního zajištění. Podrobněji viz kap. Náklady projektu. Uveďte v předepsané struktuře příjmových položek předpokládané příjmy projektu. Z formuláře Projekt klikněte na tlačítko Příjmy a doplňte předpokládané příjmy. Do příjmové položky MPSV se automaticky převezme celková výše požadované dotace uvedené v nákladech projektu. Celková výše příjmů musí odpovídat celkové výši nákladů. Podrobněji viz kap. Příjmy projektu. Formální kontrolu správnosti vyplnění žádosti o dotaci na daný projekt proveďte spuštěním úlohy Kontrola projektu na formuláři Projekt. Podrobněji viz kap. Aplikační kontrola formální správnosti žádosti. Copyright 2018 OKsystem a.s. verze 1.0 Strana 12

13 Část žádosti týkající se daného projektu si pro kontrolu můžete také vytisknout. Podrobněji viz kap. Tisk žádosti. 7. Proveďte závěrečnou kontrolu žádosti Před závěrečnou kontrolou zamkněte žádost, aby ji žádný z vašich kolegů po dobu závěrečné kontroly již nemohl měnit. Zamčení provedete na formuláři Podání žádosti, který otevřete z formuláře Žádost o dotace na rok XXXX. Kliknutím na tlačítko Uzamknout před podáním se automaticky spustí aplikační kontrola celé žádosti, která vás upozorní na formální chyby, které by bránily vlastnímu podání žádosti. Jestliže aplikace žádné chyby nenalezne, žádost se uzamkne. Pokud pak při kontrole zjistíte nedostatky, žádost odemkněte a proveďte jejich nápravu. 8. Podejte žádost Vlastní podání žádosti je možné pouze, je-li žádost uzamčena proti dalším úpravám. Je-li uzamčena, je na formuláři Podání žádosti aktivní tlačítko Podat žádost. Po kliknutí na toto tlačítko se otevře formulář Čestné prohlášení, ve kterém potvrdíte, že organizace nemá ke dni podání žádosti žádné závazky po lhůtě splatnosti ve vztahu ke státnímu rozpočtu, státnímu fondu aj. Kliknutím na tlačítko Podat se spustí závěrečná kontrola žádosti, vygeneruje se tisková podoba žádosti, která se v aplikaci archivuje a celá žádost se označí za podanou. Podrobněji viz kap. Vlastní podání žádosti. 9. Ověřte si podání žádosti Jako doklad o podání si žádost vytiskněte. Na výtisku podané žádosti je uvedeno nejen čestné prohlášení, ale také datum a čas podání, včetně jména osoby, která žádost podala. Kontrolní tisk vytištěný před podáním informace o čase podání neobsahuje, není dokladem o podání! Podání žádosti si rychle ověříte také tím, že svou žádost uvidíte v seznamu podaných žádostí. Podrobněji viz kap. Podané žádosti. 7.2 Vyplnění nové žádosti o dotace Otevření formuláře žádosti Nová žádost se zakládá, postupně vyplňuje i podává přes úlohu spouštěnou z hlavního menu aplikace: Žádost o dotace / Nová žádost. Spuštěním úlohy se zobrazí formulář Žádost o dotace na rok XXXX, který obsahuje základní údaje o organizaci. Jestliže jste zatím žádost o dotace na rok XXXX nevytvořili ani nerozepsali, aplikace zobrazí dotaz na volbu charakteru vaší organizace: Upozornění: Charakter organizace se vztahuje na právě vytvářenou žádost o dotace. Volba se zobrazuje pouze při prvním otvíráním formuláře. Jestliže po rozepsání žádosti zjistíte, že jste charakter zvolili omylem chybně, musíte rozepsanou žádost smazat (tlačítkem Smazat žádost na formuláři Žádost o dotace na rok XXXX) a vytvořit žádost novou. Pokud jste již jednou úlohu Nová žádost spustili a uložili data na formuláři, pak se při opětovném spouštění úlohy zobrazuje dotaz, zda si chcete vyplněná data žádosti pouze prohlížet anebo chcete žádost dále vyplňovat. Poznámka: toto hlášení se nezobrazuje v případě, kdy nelze žádost upravovat (např. je-li zamčena pro závěrečnou kontrolu před podáním žádosti, viz kap. Podání žádosti). V takovém případě je žádost rovnou otevřena pro prohlížení. Copyright 2018 OKsystem a.s. verze 1.0 Strana 13

14 7.2.2 Základní údaje žádosti Centrálním formulářem žádosti je formulář Žádost o dotace na rok XXXX. Otevře se po spuštění úlohy Nová žádost hlavního menu aplikace. Formulář obsahuje identifikační a kontaktní údaje o žadateli a seznam projektů, na které žadatel prostřednictvím této žádosti žádá o dotace. Některé údaje na formuláři se při jeho prvním otevření automaticky načtou z údajů registrace uživatelských účtů. Proto předvyplněné údaje překontrolujte a případně změňte. Vyplňte všechny údaje formuláře. Charakteristiku organizace popíšete do formuláře, který se otevře po kliknutí na tlačítko zápisu anebo na dvojklik na políčku charakteristiky. Poznámka: tato vlastnost (otevření dvojklikem) platí pro všechny údaje, které se zadávají prostřednictvím uvedeného tlačítka poznámky. Obdobně se otevře formulář pro popis projektů realizovaných v předcházejícím roce i formulář pro popis jiných připravovaných projektů, na které o dotaci od MPSV nežádáte. Vyberte kraje (alespoň pět), kde Vaše organizace působí. Postup pro vyplnění anebo změnu adresy sídla nebo kontaktní adresy je uveden v kap. Adresa. Kontaktní adresu vyplňte pouze v případě, že se liší od adresy sídla organizace. Informace o registraci je nutné zadat podle právní formy organizace. V případě obecně prospěšné společnosti uveďte, který rejstříkový soud vede OR, v němž je organizace zapsaná, oddíl a číslo vložky. Žádost o dotaci mohou podat organizace, které k termínu podání žádosti jsou registrované minimálně jeden rok. V seznamu osob jednajících jménem organizace uveďte statutární zástupce organizace a také osoby jednající jménem organizace na základě plné moci. Rozhodnutí o poskytnutí dotace je adresováno pouze jednomu ze statutárních zástupců organizace. Osobu, které chcete, aby bylo rozhodnutí zasláno, označte příznakem Adresát rozhodnutí. Takto označena může být pouze jedna osoba z uvedeného seznamu. Pole Funkce vyplňte hlavně u osoby, která je označena jako adresát rozhodnutí. V seznamu musí být uvedena také osoba uživatel aplikace, která bude žádost prostřednictvím aplikace podávat, tedy osoba, která má k podání nastaveno příslušné oprávnění (podání žádosti, delegování podání). Aplikace neumožní podat žádost, jestliže uživatel, který sice má uživatelské oprávnění žádost podat, nebude uveden Copyright 2018 OKsystem a.s. verze 1.0 Strana 14

15 v seznamu osob jednajících jménem organizace viz kap. Vlastní podání žádosti. Kontrolu, zda alespoň jeden uživatel aplikace s příslušnými oprávněními k podání žádosti je uveden v seznamu osob jednajících jménem organizace, aplikace provádí porovnáním jmen a příjmení. Proto aplikace vyhodnotí chybu i v případě formálního překlepu, který je nutno opravit. Jelikož se žádost neposílá písemně, je nutné požadované dokumenty o organizaci digitalizovat a tyto digitální kopie vložit do aplikace. Seznam dokumentů, podmínky a postup vkládání je uveden v kap. Dokumenty. Seznam projektů, na které žádáte o dotace, vyplníte tím, že o jednotlivých projektech uvedete požadované údaje. Dále viz kap. Projekt. Uveďte seznam osob s podílem v právnické osobě žadatele, seznam osob, ve kterých má žadatel podíl a seznam osob, které jsou s žadatelem v obchodním vztahu a mají z jeho podnikání nebo jiné výdělečné činnosti prospěch, který se liší od prospěchu, který by byl získán mezi nezávislými osobami v běžných obchodních vztazích za stejných nebo obdobných podmínek. Dále viz kap. Osoby ve vztahu s žadatelem. Údaje o stavu žádosti a uživateli, který data žádosti naposledy změnil, aplikace doplňuje automaticky Projekt Společné pro organizace pracující s klienty i zastřešující organizace: Formulář Projekt je hlavním formulářem pro vyplnění všech náležitostí žádosti o dotace pro daný projekt. Formulář Projekt otevřete z formuláře Žádost o dotace na rok XXXX kliknutím na tlačítko pro zadání nového projektu anebo jeho údržbu. Postupným zapisováním jednotlivých projektů, na které žádáte o dotaci, se na formuláři Žádost o dotace na rok XXXX vytváří seznam projektů. Žádost musí pochopitelně obsahovat minimálně jeden projekt, maximálně projekty dva (zastřešující organizace smí v rámci žádosti podat jeden projekt). Formulář obsahuje identifikační a popisné údaje o projektu. Na spodním okraji jsou umístěny tlačítka pro: otevření dalších povinně vyplňovaných formulářů: o Aktivity a způsoby realizace projektu viz kap. Aktivity a realizace projektu o Personální zajištění viz kap. Personální zajištění o Náklady viz kap. Náklady projektu o Příjmy viz kap. Příjmy projektu kontrolní úlohy: o Kontrola projektu (kontrola formální správnosti vyplnění žádosti na projekt) o Kontrolní tisk (kontrolní tisk žádosti na projekt) Vyplňte všechny údaje formuláře Projekt. Copyright 2018 OKsystem a.s. verze 1.0 Strana 15

16 Formulář projektu organizace pracující s klienty Poznámka k počtu klientů není povinná. Copyright 2018 OKsystem a.s. verze 1.0 Strana 16

17 Formulář projektu zastřešující organizace Poznámka k počtu organizací není povinná. Rozsah činností projektu Uveďte alespoň 5 krajů v rozsahu činnosti. Pro každý kraj, který spadá do územního rozsahu činností projektu, uveďte členské organizace, které v daném kraji sídlí anebo v něm mají pobočku: Umístěte kurzor na zvolený kraj a klikněte na tlačítko údržby. Zobrazí se formulář pro zadání seznamu členských organizací v daném kraji. Členskou organizaci zapíšete do řádku, který se vytvoří po kliknutí na tlačítko nového řádku. Na jeden řádek zapište pouze jednu organizaci. Jestliže organizace působí ve více krajích, použijte funkci pro převzetí již zapsaných organizací. Chybně zapsaný název organizace opravíte přímo přepisem chybného názvu. Posouzení územního dopadu Posouzení se týká krajů rozsahu činnosti. Proto posouzení územního dopadu lze zapisovat až po vyplnění tabulky Rozsah činnosti. K danému územnímu dopadu zvolíte kraje, kterých se dopad týká. Copyright 2018 OKsystem a.s. verze 1.0 Strana 17

18 Jestliže projekt bude mít více druhů dopadů v různých krajích, je nutné jednotlivé dopady popsat v samostatných záznamech. Na formuláři Projektu jsou v části územního dopadu k dispozici tlačítka pro vložení nového záznamu popisu dopadu, údržbu tohoto záznamu anebo jeho smazání. Kliknutím na tlačítko nového záznamu (nebo údržby) se zobrazí formulář pro zadání územního dopadu na zvolené kraje. Seznam cílů aktivit projektu: Seznam cílů aktivit má tzv. formát tabulky. Postupujte takto: Nový řádek pro zápis nového cíle aktivit vytvoříte kliknutím na tlačítko nového řádku. Název cíle zapíšete do příslušného sloupce vytvořeného řádku. Cíl popíšete kliknutím na tlačítko poznámky (anebo dvojklikem na políčku sloupce Popis). Otevře se zvláštní okno pro zápis. Již zadaný název cíle opravíte přímou úpravou v příslušném políčku v tabulce seznamu cílů. Popis cíle opravíte tak, že kurzor umístíte na příslušný řádek tabulky seznamu cílů a vyvoláte formulář pro zápis popisu: dvojklikem na políčku popisu anebo kliknutím na tlačítko poznámky Aktivity a realizace projektu Formulář Aktivity a realizace projektu se spouští z formuláře Projekt a slouží k dalšímu popisu projektu, na který je žádáno o dotaci. Vyplňte všechny údaje. Společné pro organizace pracující s klienty i zastřešující organizace: Označte výstižně aktivitu. V poli jejího popisu ji charakterizujte. Ke každému záznamu aktivity zadejte místa a termíny realizace. K propagaci: Jestliže projekt propagujete na webových stránkách, pak periodicitu a počet zvolte podle odhadu aktualizace svých stránek. V případě volby jiné popište formu. Copyright 2018 OKsystem a.s. verze 1.0 Strana 18

19 Formulář aktivity a realizace projektu organizace pracující s klienty Formulář aktivity a realizace projektu zastřešující organizace Ke každé aktivitě zadejte alespoň jeden kraj, kde aktivita probíhá: Copyright 2018 OKsystem a.s. verze 1.0 Strana 19

20 7.2.5 Místa a termíny realizace aktivity Na formuláři se uvedou všechna místa realizace aktivity a termíny aktivity. U termínů aktivit se neurčuje, ke kterému místu realizace se vztahuje. Komentář je ke všem termínům povinný. Zatímco záznamy termínů jsou přímo editovatelné, detail záznamu místa realizace má vlastní formulář, který se otevře kliknutím na tlačítko Přidat místo realizace aktivity nebo Upravit vybraný záznam. Copyright 2018 OKsystem a.s. verze 1.0 Strana 20

21 Jestliže je aktivita realizována v místě, které jste již zadali u jiné aktivity téhož nebo jiného projektu, aplikace nabídne seznam těchto adres k převzetí. Na vybrané místo umístěte kurzor a klikněte na tlačítko OK. Způsob zadávání adresy je uveden v kap. Adresa. Jestliže místo není ještě stanoveno, zaškrtněte políčko Adresa nestanovena a v popisu místa uveďte, proč není ještě místo stanoveno. Popis místa realizace uveďte tehdy, jestliže se domníváte, že tyto informace mají význam na žádost o dotaci a její posuzování. Jestliže prostory pro realizaci projektu máte pronajaty a adresa je zadána, uveďte typ vlastníka a jeho název Vyjádření obce nebo kraje Popis organizační struktury pracovního týmu v digitální formě vložte do aplikace obdobně jako kopie dokumentů o organizaci viz kapitola Dokumenty Personální zajištění Formulář Personální zajištění se spouští z formuláře Projekt. Obsahuje souhrnné informace o počtu dobrovolníků, o pracovních smlouvách, dohodách o provedení práce a dohodách o pracovní činnosti a nákladech na tyto smlouvy a dohody a výše požadovaných dotací na tyto náklady. Dotace na náklady na mzdy a na dohody se zadávají za jednotlivé pracovní smlouvy a dohody. Celkový součet požadované výše dotace na tyto náklady se automaticky převádí do tabulky nákladů projektu, kde nejde upravovat. V poli Odborná způsobilost uveďte informace o předchozích odborných zkušenostech či vzdělání realizátora projektu vztahující se k předkládanému projektu. Copyright 2018 OKsystem a.s. verze 1.0 Strana 21

22 Pracovní smlouvy Formulář pro vyplnění nebo úpravy záznamů pracovních smluv, nákladů na ně a požadavku na dotace na tyto náklady se otevře z formuláře Personálního zajištění kliknutím na tlačítko Pracovní smlouvy. Každá pracovní smlouva se zadává samostatně na nový řádek. Nový řádek vytvoříte kliknutím na tlačítko Nový záznam. Zapište všechny pracovní smlouvy, které jsou součásti personálního zajištění projektu, a to i ty, na které nežádáte o dotaci. Požadovaná dotace na náklady na mzdy se zadává jednotlivě za každou pracovní smlouvu. Výše mzdy za rok aplikace počítá na základě úvazku, počtu let započítané praxe, platové třídy, výše mimotarifní složky a počtu měsíců trvání smlouvy v roce, na který žádáte o dotaci. Požadované dotace nesmí překročit roční mzdu bez mimotarifní složky. Mezivýsledky výpočtu roční mzdy se zobrazují na spodním řádku a mění se podle smlouvy, na které je kurzor Dohody o pracovní činnosti Formulář pro vyplnění nebo úpravy záznamů dohod o pracovní činnosti se otevře z formuláře Personálního zajištění kliknutím na tlačítko Dohody o pracovní činnosti. Každá dohoda se zadává samostatně na nový řádek. Copyright 2018 OKsystem a.s. verze 1.0 Strana 22

23 Nový řádek vytvoříte kliknutím na tlačítko Nový záznam. Zapište všechny dohody o pracovní činnosti, které jsou součásti personálního zajištění projektu, a to i ty, na které nežádáte o dotaci. Požadovaná dotace na náklady na odměny se zadává jednotlivě za každou dohodu. Výše odměny za rok aplikace počítá na rozsahu a hodinové sazby odměny. Požadované dotace nesmí překročit roční výši odměny Dohody o provedení práce Formulář pro vyplnění nebo úpravy záznamů dohod o provedení práce se otevře z formuláře Personálního zajištění kliknutím na tlačítko Dohody o provedení práce. Ovládání prvků formuláře a zápis dohod je obdobný jako u dohod o pracovní činnosti. Každá dohoda se zadává samostatně na nový řádek. Nový řádek vytvoříte kliknutím na tlačítko Nový záznam. Zapište všechny dohody o provedení práce, které jsou součásti personálního zajištění projektu, a to i ty, na které nežádáte o dotaci. Požadovaná dotace na náklady na odměny se zadává jednotlivě za každou dohodu. Výše odměny za rok aplikace počítá z rozsahu a hodinové sazby odměny. Požadované dotace nesmí překročit roční výši odměny. Copyright 2018 OKsystem a.s. verze 1.0 Strana 23

24 Vzdělávání pracovního týmu Formulář Vzdělávání pracovního týmu je přístupný z formuláře Personální zajištění. Jestliže žádné vzdělávání neplánujete, formulář nevyplňujte Plánované vzdělávání zdůvodněte Organizační struktura Popis organizační struktury pracovního týmu v digitální formě vložte do aplikace obdobně jako kopie dokumentů o organizaci viz kap. Dokumenty Náklady projektu Formulář Náklady projektu otevřete z formuláře Projekt. Náklady rozpočtu projektu je nutno vyplňovat až po zadání personálního zajištění projektu, jelikož se náklady na personální zajištění včetně požadované výše dotace přenášejí do příslušných nákladových položek, na formuláři Náklady projektu je nelze zadávat ani měnit. Mění se na příslušných formulářích personálního zajištění. Vyplňte všechna bílá políčka. Součtové řádky se dopočítávají samy. Jestliže byl projekt realizován již v roce předcházejícím roku, na který žádáte o dotaci, uveďte částky nákladových položek za tento rok včetně dotace, která vám byla na projekt přiznána. Náklady položek můžete zdůvodnit v komentáři. Copyright 2018 OKsystem a.s. verze 1.0 Strana 24

25 Komentář nelze zadat za součtový řádek. Komentář vyplníte k položce, na které je kurzor, otevřením okna pro zápis komentáře, které se otevře kliknutím na tlačítko komentáře anebo po dvojkliku na poli komentáře. Nákladové položky jsou předdefinovány a nelze je měnit. Seznam nákladových položek: Kód Položka 1. Provozní náklady celkem 1.1. Materiálové náklady Povinný komentář při nenulovém nákladu Kancelářské potřeby Ano Vybavení (DDHM do 40 tis. Kč) Ano Pohonné hmoty Ano Jiné materiálové náklady Ano 1.2. Nemateriálové náklady Energie Elektřina Plyn Vodné a stočné Jiné energie Ano Opravy a udržování Opravy a udržování budov Ano Jiné opravy a udržování Ano Cestovné Cestovné zaměstnanců Ano Cestovné uživatelů Ano Ostatní služby Telefony Poštovné Ostatní spoje Nájemné Právní a ekonomické služby Ano Školení a kurzy Ano Pořízení DNM do 60 tis. Kč Ano Jiné služby Ano 2. Osobní náklady celkem 2.1. Mzdové náklady Hrubé mzdy OON na DPČ OON na DPP Odvody na sociální a zdravotní 2.2. pojištění Copyright 2018 OKsystem a.s. verze 1.0 Strana 25

26 Kód Položka Pojistné ke mzdám Pojistné k DPČ Povinný komentář při nenulovém nákladu Ostatní pojistné Ano 2.3. Ostatní sociální náklady Ano Celkem Příjmy projektu Formulář Příjmy projektu otevřete z formuláře Projekt. Příjmové položky vyplňujte až po vyplnění nákladů projektu. Předpokládané příjmy za rok dotace od MPSV se přenášejí z formuláře Náklady projektu, a to celkový součet požadavku na dotaci. Na formuláři Příjmy projektu je hodnota needitovatelná. Příjmové položky jsou předdefinovány a nelze je měnit. Jestliže byl projekt realizován v roce předcházejícím roku dotace, vyplňte předpokládané příjmy za předcházející rok. Celkové příjmy za rok dotace musí být ve výši celkových nákladů. Výši příjmových položek můžete okomentovat. Povinné upřesnění platí jen pro položky Jiné. Upřesnění komentář nelze zadat za součtový řádek. Copyright 2018 OKsystem a.s. verze 1.0 Strana 26

27 kód Položka Povinné upřesnění 1 MPSV 2 MŠMT 3 MZ 4 MV 5 Ostatní resorty státní správy 6 Mezirezortní rady vlády 7 Úřady práce 8 Magistrát, obec 9 Kraj 10 Fondy zdrav. pojišťoven 11 Nadace zahraniční i tuzemské 12 Sbírky 13 Sponzorské dary 14 Příjmy od uživatelů 15 Prostředky ze strukturálních fondů EU 16 Jiné Ano Celkem Spolufinancování Po zadání všech informací o projektech je nutno vyplnit informace o spolufinancování. Jestliže žadatel za uplynulý rok o žádnou dotaci od MPSV v oblasti podpory seniorů nežádal anebo sice žádal, ale žádné projekty nerealizoval, vyplní informace o příslibu spolufinancování projektů uvedených na žádosti. Jestliže žadatel za uplynulý rok podal žádost o dotaci od MPSV v oblasti podpory seniorů a projekt(y) realizoval (bez ohledu na to, zda dotace byla poskytnuta), uvede informace o spolufinancování těchto realizovaných projektů. Copyright 2018 OKsystem a.s. verze 1.0 Strana 27

28 Jelikož aplikace některé informace načítá z aktuální žádosti, doporučujeme tabulku spolufinancování vyplňovat až po vyplnění všech informací o projektech žádostí, zejména o jejich nákladech. Formulář spolufinancování obsahuje dva sloupce: 1. příslib spolufinancování (na projekty uvedené v aktuální žádosti o dotace) 2. informace o spolufinancování projektů za minulý rok Informace za minulý dotační rok Jestliže na minulý rok nebyla podána žádná žádost o dotace v oblasti podpory rodiny, informace o spolufinancování za minulý dotační rok se neuvádějí, a to ani tehdy, kdy žadatel nějaké projekty realizoval. Jestliže žádost o dotace byla podána, aplikace tyto informace vyplnit automaticky nemůže, protože nezná současný odhad nákladů a neví, zda jsou všechny projekty realizovány a v jakém rozsahu. Je proto nutno informace vyplnit ručně. Jestliže jsou Celkové náklady projektů za minulý dotační rok nulové, je nutno vyplnit informace o příslibu spolufinancování. Informace o příslibu finanční spoluúčasti Informace o příslibu se týkají projektů uvedených na aktuální žádosti o dotace. Upozornění: Jestliže jste na minulý dotační rok podali žádost o dotaci od MPSV v oblasti podpory seniorů a alespoň 1 projekt jste realizovali, vyplňte prvně informace o spoluúčasti za tento rok. Informace o příslibu finanční spoluúčasti se vyplňují pouze tehdy, jestliže Celkové náklady projektů za minulý rok jsou nulové. Celkové náklady projektů aplikace vyplní z formuláře nákladů. V položkách Přislíbeno kraji a Přislíbeno obcemi uveďte částky, na které máte písemně doložen příslib. Uvedené částky nesmí být vyšší, než příslušné položky na formuláři příjmů. Kopie dokumentů dokládajících výši přislíbených částek vložte do žádosti prostřednictvím úlohy Dokumenty o organizaci viz kap. Dokumenty Tisk žádosti Kontrolní tisk Nepodanou žádost lze tisknout jako kontrolní tisk ve dvou variantách: 1. Kontrolní tisk celé žádosti 2. Kontrolní tisk projektu (části žádosti týkající se jednoho projektu) Kontrolní tisk celé žádosti se vygeneruje pomocí příslušného tlačítka na formuláři Žádost o dotace na rok XXXX. Vytvořenou tiskovou sestavu lze vytisknout nebo uložit ve formátu PDF. Kontrolní tisk celé žádosti lze také vyvolat z formuláře Podání žádosti. Kontrolní tisk projektu se vygeneruje pomocí příslušného tlačítka na formuláři Projekt. Vytvořenou tiskovou sestavu lze vytisknout nebo uložit ve formátu PDF Tisk podané žádosti Pokud je žádost podána, pak údaje na formulářích žádosti již nelze změnit a tisková podoba podané žádosti je systémem archivována ve formátu PDF. Náhled PDF podané žádosti, jeho tisk nebo uložení do adresáře lze vyvolat z a) formuláře Podání žádosti (historie), viz kap. Podání žádosti, nebo b) úlohy Podané žádosti viz kap. Podané žádosti. Copyright 2018 OKsystem a.s. verze 1.0 Strana 28

29 Aplikační kontrola formální správnosti žádosti Formální kontrolu správnosti vyplnění formulářů lze spustit buď: a) nad celou žádostí z formuláře Žádost o dotace na rok XXXX kliknutím na tlačítko Kontrola žádosti, b) jen nad zvoleným projektem z formuláře Projekt kliknutím na tlačítko Kontrola projektu. Výsledek kontroly se zobrazí v náhledu a lze jej vytisknout anebo uložit ve formátu PDF. Aplikace samozřejmě zjišťuje jen formální nedostatky a komplexnost vyplnění údajů a jejich logickou provázanost. Zjištěné skutečnosti rozděluje do dvou skupin: 1) chyby bránící podání žádosti a 2) varování, které podání žádosti nebrání. Automaticky se kontrola celé žádosti spouští při zamknutí žádosti a znovu při vlastním podáním žádosti Adresa Adresu je nutno v aplikaci zadávat v tzv. formátu UIR ADR. Jedná se o formát celostátního registru adres. Zobrazovací formulář adresy umožňuje její zadání, změnu a smazání: Při zápise adresy nebo její změně klikněte na tlačítko Výběr adresy. Zobrazí se formulář pro výběr adresy z registru: Formulář obsahuje šest položek, ze kterých se adresa skládá. Každá z položek slouží k výběru hledané adresy z registru. Položky můžete vyplnit ručně a pak kliknout na tlačítko OK anebo je postupně vybírat z nabídek pro jednotlivé položky. Po kliknutí na tlačítko OK aplikace na základě vyplněných položek vyhledá z registru příslušnou adresu. Není nutno vyplňovat všechny položky. Často stačí jen obec, ulici a číslo popisné. Jestliže aplikace podle zadaných podmínek nalezne více adres, zobrazí jejich seznam a vy již snadno potřebnou adresu ze seznamu vyberete. Nestandardní adresa není povolena Dokumenty Jelikož se žádosti o dotaci nezasílají poštou, je nutné vložit do aplikace jako přílohy žádosti příslušné dokumenty v digitální podobě. V případě, kdy potřebné dokumenty v digitální podobě nemáte, je nutné je do digitální podoby převést naskenováním. Copyright 2018 OKsystem a.s. verze 1.0 Strana 29

30 Kvalitu skenování zvolte takovou, aby obrazy stránek byly čitelné ale současně minimálně veliké. Pokud budete skenovat vícestránkový dokument, nevkládejte do aplikace naskenované stránky jako samostatné soubory, ale soubory vložte např. do wordovského dokumentu a ten načtěte do aplikace. Pro dokumenty vkládané do aplikace musí platit: Jsou povoleny pouze tyto formáty souborů: doc, docx, txt, rtf, pdf, xls, xlsx, csv, jpg, jpeg, tif, gif, png Max. velikost vkládaného souboru je 30 MB. Max. počet příloh je 20. Upozorňujeme, že dokumenty nemusí být digitálně podepsány. Pokud došlo ke změně IČ nebo právní formy, pro upřesnění příloh kontaktujte pracovníka MPSV pro dotační řízení. Dokumenty organizace Aplikace vyžaduje vložit dokumenty (přílohy) těchto typů (v závislosti na právní formě organizace, jejím charakteru a vybrané dotační oblasti): právní forma organizace povinné dokumenty Registrované církve výpis z registru církví a náb. spol. obecně prospěšná společnost výpis z Obchodního rejstříku ústav registrační osvědčení / zakládací listina spolek stanovy, výpis z Veřejného rejstříku a Sbírky listin nadace nadační fond všechny právní formy identifikace bankovního účtu potvrzená bankou a statutárem všechny právní formy dokument dokládající změnu IČ všechny právní formy dokument dokládající změnu právní formy Dokument typu organizační struktura Pro povolené formáty a velikosti platí pravidla uvedená výše. Dokument typu vyjádření obce/kraje k projektu Pro povolené formáty a velikosti platí pravidla uvedená výše. Postup vložení Kopie dokumentu o organizaci aj. se vkládají do aplikace obdobným způsobem: Copyright 2018 OKsystem a.s. verze 1.0 Strana 30

31 Osoby ve vztahu s žadatelem V žádosti je nutno uvést seznam fyzických a právnických osob s podílem v právnické osobě žadatele a seznam právnických osob, ve kterých má žadatel podíl. Výše podílů se zadává pouze u právnických osob, v nichž má žadatel podíl. Kliknutím na ikonu Osoby ve vztahu s žadatelem se otevře formulář: Zatímco fyzické osoby se zadávají obdobným způsobem jako osoby jednající jménem organizace, právnické osoby se zadávají podobně jako např. záznamy pracovních smluv: pro nový záznam nebo smazání slouží speciální ikony, změny záznamu se provádějí přímou editací jednotlivých políček. 7.3 Podání žádosti Formulář Podání žádosti se otevře z formuláře Žádost o dotace na rok XXXX a slouží k provedení těchto akcí: uzamknout žádost pro závěrečnou kontrolu, odemknout žádost pro její změnu, podat žádost, vzít naposledy podanou žádost zpět. Pro tyto akce musíte mít oprávnění Podání žádosti anebo Delegování podání žádosti. Copyright 2018 OKsystem a.s. verze 1.0 Strana 31

32 Dále formulář obsahuje historii akcí, které byly provedeny se žádostí a umožňuje podanou žádost zobrazit, vytisknout a ve formátu PDF uložit na váš počítač. Text nápovědy vás informuje, co nyní se žádostí můžete dělat. Nabídka akcí stejně jako text nápovědy se kontextově mění podle stavu žádosti. Podání žádosti je nutno provést ve dvou krocích: uzamčení žádosti pro závěrečnou kontrolu žádosti a podání žádosti. Podání žádosti má rovněž dva kroky: vyplnění čestného prohlášení vlastní podání V historii žádosti jsou uvedeny změny stavu žádostí, které byly akcemi vyvolány. V záznamu historie se uvádí datum změny, jméno uživatele, který změnu (akci) inicializoval a stav žádosti. U záznamů historie se stavem žádosti podaná je archivována tisková podoba žádosti ve formátu PDF, jejíž náhled lze vyvolat, tisknout a případně uložit na váš lokální disk. Naposledy podanou žádost lze vzít zpět pouze do termínu podání žádosti. Po tomto termínu již nelze podanou žádost vzít zpět. Copyright 2018 OKsystem a.s. verze 1.0 Strana 32

33 7.3.1 Uzamčení žádosti před podáním Kliknutím na tlačítko Uzamknout před podáním se spustí aplikační kontroly vyplněné žádosti a jejich výsledek se zobrazí v náhledu. Výsledek kontroly lze vytisknout nebo uložit. Kliknutím na tlačítko Pokračovat dojde, nejsou-li zjištěny chyby, k uzamčení žádosti. Pokud kontrola zjistí chyby bránící podání žádosti, žádost se nezamkne. Zjištěné chyby je třeba odstranit. Pokud nejsou chyby zjištěny, ale pouze upozornění nebránící podání žádosti, žádost se uzamkne. Zjistíte-li po uzamčení při kontrole nějaký nedostatek či neúplnost žádosti, prostřednictvím formuláře Podání žádosti ji opět odemkněte a upravte. Odemknout žádost anebo podat může jiný uživatel než ten, kdo žádost uzamknul. Je však nutná vzájemná dohoda, aby uživatel, který žádost zamknul, ukončil její kontrolu a aby věděl, že někdo jiný bude provádět změny anebo již chce žádost podat. Upozorňujeme, že před zamknutím služby je nutné se přesvědčit, že již žádný z vašich kolegů není k aplikaci přihlášen a že neprovádí žádné úpravy viz kap. Přihlášení uživatelé. Zamknutím totiž znemožníte uložení změn, které jiný uživatel provádí Vlastní podání žádosti Je-li žádost v pořádku a je uzamčena, lze kliknout na tlačítko Podat žádost. Aplikace se podle shody jména a příjmení uživatele pokusí uživatele vybrat v seznamu osob jednajících jménem organizace. Pokud v seznamu nenajde záznam osoby, jejíž jméno a příjmení se shoduje se jménem a příjmením uživatele, zobrazí hlášení: Pokud došlo jen k pravopisné chybě buď ve jménu nebo příjmení, opravte ji v seznamu osob jednajících jménem organizace. Pokud uživatel v seznamu není uveden, je nutné jej doplnit, protože jménem organizace jedná a podává žádost. Pokud aplikace uživatele, který podává žádost, v seznamu osob jednajících jménem organizace nalezne, zobrazí se formulář čestné prohlášení. Po kladném vyplnění čestného prohlášení se zaktivuje tlačítko Podat. Kliknutím na tlačítko Podat se: Copyright 2018 OKsystem a.s. verze 1.0 Strana 33

34 1) znovu provede aplikační kontrola žádosti a výsledek kontroly se zobrazí. Zjištěná upozornění nebrání podání žádosti. Kliknutím na tlačítko Pokračovat se 2) vygeneruje náhled žádosti k poslední vizuální kontrole. Tento náhled nelze vytisknout ani uložit. Je-li vše v pořádku, klikněte na tlačítko Podat. Tím je žádost o dotace podána. Vytištěnou žádost v žádném případě neposílejte na MPSV! Podání prostřednictvím této aplikace je zcela dostačující! Pokud byste chtěli vzít žádost zpět, například z důvodu jejího dopracovaní, je to až do termínu pro podání žádosti možné pomocí tlačítka Vzít zpět na formuláři Podané žádosti Jak si ověřím, že žádosti byla podána Že je žádost podána si můžete ověřit náhledem do seznamu podaných žádostí anebo vytištěním podané žádosti viz kap. Podané žádosti. Tisková sestava podané žádosti obsahuje mimo vlastní žádost datum podání, kdo žádost podal a čestné prohlášení. Upozornění: a) Pouze uzamčení žádosti není podání žádosti. b) Pokud chcete doklad o podání, vytiskněte si podanou žádost. Výtisk musí obsahovat část čestné prohlášení, datum podání a identifikaci osoby, která žádost podala. c) Kontrolní tisk žádosti není dokladem o podání. Copyright 2018 OKsystem a.s. verze 1.0 Strana 34

35 8 Podané žádosti Spuštěním úlohy Žádosti, upravené rozpočty, námitky, vzdání se dotace z hlavního menu aplikace se zobrazí formulář obsahující seznam podaných žádostí o dotace. Umístěním kurzoru na příslušný řádek žádosti žádost vyberete. Takto vybranou žádost lze: Prohlížet a následně: Vzít žádost zpět. Prohlížet historii podání žádosti včetně tiskových sestav žádostí vzatých zpět. Prohlížet a tisknout tiskovou sestavu žádosti přímo ze seznamu žádostí. Uložit tiskovou sestavu žádosti ve formátu PDF do vašeho počítače přímo ze seznamu žádostí. V seznamu je vždy za celou žádost (za všechny její projekty) uvedeno: požadavek na dotaci, přiznaná dotace, požadavek na navýšení, přiznané navýšení a celková výše dotace (včetně navýšení). Podmínkou pro práci s podanými žádostmi je uživatelské oprávnění Práce se žádostí, pro vzetí zpět navíc Podání žádosti anebo Delegování podání žádosti. Podrobněji v kap. Oprávnění. 8.1 Vzít žádost zpět Pokud chcete podanou žádost přepracovat, můžete její podání zrušit vzetím zpět. Vzetím zpět je žádost odebrána ze seznamu podaných žádostí a MPSV k ní nebude přihlížet. Podanou žádost lze vzít zpět, pokud neuplynul termín podání žádosti. Když vezmete žádost zpět, můžete ji znovu upravovat a do termínu podání žádosti opět podat. Postup pro vzetí žádosti zpět je: v úloze Žádosti, upravené rozpočty, námitky, vzdání se dotace, kterou spustíte z hlavního menu aplikace, vyberte žádost a klikněte na tlačítko Zobrazení dat žádosti. Otevře se vám formulář Žádost o dotace na rok XXXX, na kterém Copyright 2018 OKsystem a.s. verze 1.0 Strana 35

36 klikněte na tlačítko Podání žádosti. Vzetí zpět provedete kliknutím na tlačítko Vzít zpět. Tímto se stav žádosti změní na rozpracovaná. Chcete-li žádost upravit a znovu podat (pouze pokud neuplynul termín podání žádosti), otevřete ji úlohou Nová žádost spouštěnou z hlavního menu aplikace viz kap. Otevření formuláře žádosti. Copyright 2018 OKsystem a.s. verze 1.0 Strana 36

37 9 Uživatelský účet Nový uživatelský účet přiděluje MPSV na základě zaslání souhlasu se zpracováním osobních údajů. Podrobnější informace naleznete na Změna vlastního hesla Heslo si kdykoli můžete změnit kliknutím na úlohu Změna hesla v hlavním menu aplikace. 9.2 Oprávnění Oprávnění určuje, jaké činnosti může provádět uživatel přihlášený pod daným uživatelským účtem. Oprávnění se tedy nastavuje k uživatelskému účtu. Činnost Vyplňování žádosti Oprávnění práce se žádostí (úroveň: aktualizace) podání žádosti delegování podání Podání žádosti Smazání žádosti Vzetí žádosti zpět podání žádosti delegování podání Nastavení oprávnění podat žádost delegování podání Jen prohlížení žádosti práce se žádostí (úroveň: prohlížení) Změna oprávnění správa systému delegování podání Změna vlastního hesla -- všechna oprávnění -- Změna jména účtu Změna ové adresy Změna hesla cizího účtu Změna platnosti účtu Zadat oprávnění delegování podání správa systému delegování podání jen pracovník MPSV zásahem v centrální úloze Oprávnění delegovat podání nastavuje pouze MPSV, a to uživatelům, kteří na čestném prohlášení uvedli, že jsou statutárním zástupcem organizace anebo zaslali MPSV plnou moc statutárního zástupce organizace k podávání žádosti. Doporučení: Jestliže bude pracovat se žádostí více uživatelů, doporučujeme přidělit oprávnění Správy systému jen některým z nich. Dále doporučujeme, aby uživatel s výlučným oprávněním Delegování podání nastavil z důvodu zastupitelnosti alespoň jednomu dalšímu uživateli oprávnění podat žádost. Copyright 2018 OKsystem a.s. verze 1.0 Strana 37

38 9.3 Práce s uživatelským účtem Změna hesla jiného uživatele Spusťte z hlavního menu úlohu Správa uživatelů, umístěte kurzor na uživatelský účet, který chcete měnit a klikněte na tlačítko Oprava. Na formuláři Uživatel zaškrtněte Změnit heslo, do příslušných polí uveďte nové heslo a klikněte na OK. Tuto činnost může provádět pouze uživatel s oprávněním Delegování podání a Správa systému Změna uživatelského jména nebo ové adresy uživatele Uživatelské jméno nebo ová adresa uživatele lze změnit na formuláři Uživatel. Uživatel: Zvolte z hl. menu úlohu Správa uživatelů, vyberte uživatele a klikněte na tlačítko Oprava. Tuto činnost může provádět pouze uživatel s oprávněním Delegování podání a správa systému Změna platnosti uživatelského účtu Jestliže chcete ukončit anebo obnovit platnost uživatelského účtu uživatele, zvolte z hl. menu úlohu Správa uživatelů, vyberte uživatele a klikněte na tlačítko Oprava a zadejte datum konce platnosti účtu: Uživatelský účet do. Při obnově toto datum smažte. Tuto činnost může provádět pouze uživatel s oprávněním Delegování podání nebo Správa systému Změna oprávnění Chcete-li změnit uživatelské oprávnění nastavené k danému účtu, zvolte z hl. menu úlohu Správa uživatelů, vyberte uživatele a klikněte na tlačítko Oprava. Zrušení a obnova oprávnění Oprávnění zrušíte tlačítkem. Tímto tlačítkem můžete zrušené oprávnění kdykoli obnovit. Oprava oprávnění Umístěte kurzor na příslušné oprávnění a klikněte na tlačítko Oprava. Nové oprávnění Klikněte na tlačítko Nové oprávnění. Změny oprávnění se projeví až po novém přihlášení uživatele. Tuto činnost může provádět pouze uživatel s oprávněním Delegování podání a Správa systému. 9.4 Nemohu se přihlásit Pokud jste zapomněli heslo nebo uživatelské jméno anebo došlo k zablokování účtu po vícenásobném marném pokusu o přihlášení, klikněte vlevo dole na tlačítko Pomoc s přihlášením a vyplňte uvedené údaje. Po jejich vyplnění vám bude uživatelské jméno a heslo zasláno na ovou adresu, kterou máte ke svému uživatelskému účtu přiřazenu v aplikaci OKslužby senior. Jestliže jste do aplikace nezadali ovou adresu anebo pokud nemáte přiděleno rodné číslo nebo jste odmítli rodné číslo MPSV nahlásit, pak se obraťte na svého kolegu, který má oprávnění Správy systému, aby vám sdělil vaše uživatelské jméno (zobrazuje se v seznamu uživatelů) anebo vám zadal nové heslo viz kap. Změna hesla jiného uživatele. Copyright 2018 OKsystem a.s. verze 1.0 Strana 38