IS OKslužby. Modul OKslužby - rodina. Uživatelská příručka pro správu a vyhodnocení dotačního řízení. (verze dokumentu 1.0)

Transkript

1 Uživatelská příručka pro správu a vyhodnocení dotačního řízení (verze dokumentu 1.0) V Praze dne: OKsystem s.r.o. Na Pankráci 125, Praha 4 Tel: , Fax: ,

2 Záznamy o verzích a popis změn Verze Datum Popis změny Výchozí verze Copyright 2010 OKsystem s.r.o. verze 1.0 Strana 2

3 Obsah 1 Účel aplikace Společné prvky všech formulářů aplikace Spuštění aplikace Menu aplikace - kde co najdete Správa hodnocení Jak na to Správa a přehled hodnocení Výběr projektů a hodnocení Správa hodnocení Export přehledu projektů a hodnocení Uživatelské účty Změna vlastního hesla Práce s uživatelským účtem Druhy oprávnění Vytvoření nového uživatelského účtu Uživatel zapomněl přihlašovací údaje Změna uživatelského jména nebo ové adresy uživatele Změna platnosti uživatelského účtu Změna oprávnění Copyright 2010 OKsystem s.r.o. verze 1.0 Strana 3

4 1 Účel aplikace Aplikace OKslužby rodina je součástí informačního systému OKslužby. Je určena k vytváření a podávání žádostí o dotace ze státního rozpočtu pro nestátní neziskové organizace pracující v oblasti podpory rodiny, hodnocení žádostí a pro podporu procesu stanovení výše dotace. 2 Společné prvky všech formulářů aplikace Formulář: okno, které obsahuje další prvky, do kterých se zaznamenávají odpovídající údaje, nebo kterými se vyvolávají další akce Tlačítko: slouží k vyvolání akce, zpravidla zobrazení dalšího formuláře či potvrzení platnosti. Ukázání kurzorem na tlačítko zobrazí krátkou charakteristiku akce. Tlačítka bývají nejčastěji ve formě ikony. Pole se seznamem: tento prvek umožňuje po "rozbalení" seznamu zvolit jako platný údaj některou z nabízených možností Zaškrtávací políčko: zaškrtnutím nebo naopak zrušením zaškrtnutí uplatníme nebo naopak zrušíme platnost příslušného údaje Přepínač: slouží k volbě jedné z nabídnutých možností Název tlačítka Vybrat Nový Detail Opravit Zrušit Načíst Komentář Tiskárna Ikona Základní ovládací tlačítka Popis funkce Vyvolá formulář pro výběr údajů Vyvolá formulář pro založení nového záznamu Vyvolá formulář pro zobrazení detailních informací o aktuálně zvoleném záznamu Vyvolá formulář pro opravu údajů aktuálně zvoleného záznamu Zruší, smaže, stornuje záznam Načte obsah tabulky podle definované podmínky Vyvolá formulář pro zadání popisu, poznámky nebo komentáře. Vyvolá formulář pro tisk Copyright 2010 OKsystem s.r.o. verze 1.0 Strana 4

5 Název tlačítka Přidat Odebrat Nápověda Ikona Popis funkce Vyvolá formulář pro přidání položky do seznamu Odebere položku ze seznamu Zobrazí nápovědu k formuláři Tlačítka OK a Zpět: Na všech formulářích jsou v pravém dolním rohu použita tlačítka OK a Zpět. Tlačítko OK uloží data, Zpět se vrátí (po kontrolním dotazu) na nadřízený formulář. Tlačítko Zpět je funkčně identické s křížkem v pravém horním rohu formuláře. Dokud neopustíte formulář, a provedené změny neuložíte, nejsou vámi zapsané údaje uloženy v paměti a v případě přerušení internetového spojení mohou být zapomenuty. Hlavní barvy na formulářích: Ţlutá - údaj povinný pro uložení dat při zavření formuláře Bílá - údaj, jehož vyplnění buď není vyžadováno vůbec anebo je jej nutno vyplnit nejpozději před vlastním podáním žádostí Šedá - automaticky dopočítávané nebo převzaté údaje, nelze přímo vyplňovat Upozornění: V tabulkách je vybraný řádek označen modrým pruhem, který způsobí změnu odstínů výše uvedených barev. Pohyb kurzoru v tabulkách Po buňkách (polí) tabulek se kurzor pohybuje stejně jako např. v programu MS Excel: na klávesu TAB po řádcích, na klávesu Enter po sloupcích. Nápověda: Na vybraných tlačítkách a polích formulářů se při podržení kurzoru zobrazí nápovědný text vysvětlující daný prvek formuláře, tzv. tooltip. Tooltip je implementován jen na těch prvcích formulářů, kde má podrobnější vysvětlení smysl. Nápověda k celému formuláři se zobrazí kliknutím na ikonu Nápověda (viz základní ovládací tlačítka) nebo na klávesu F1. Upozornění: Po hodině nečinnosti Vás aplikační server automaticky odpojí. Vámi vyplněné údaje se ukládají až v okamžiku uzavření formuláře!! Proto průběžně ukládejte zapisované údaje zavřením formuláře. Pokud potřebujete přerušit vyplňování žádosti (např. jdete na oběd), nenechávejte proto formulář otevřený, zavřete jej, tím se data bezpečně uloží. V případě závady internetového spojení anebo po hodině nečinnosti by vámi vyplněné údaje byly ztraceny. 3 Spuštění aplikace Podmínky ke spuštění aplikace včetně adresy, ze které se aplikace spouští, najdete na: Na webové stránce najdete také informace o stavu provozu systému a kontakt na hotline. Copyright 2010 OKsystem s.r.o. verze 1.0 Strana 5

6 Při prvním přihlášení se zobrazí dialog k akceptaci bezpečnostního certifikátu pro automatické načítání změn aplikace OKslužby rodina.: Přijetí potvrďte kliknutím na tlačítko Always. Pokud byste použili pouze tlačítko Yes, pak při dalším spuštění aplikace se dialog znova zobrazí. Pro vlastní přihlášení do aplikace se zobrazí přihlašovací formulář: Své přihlašovací jméno a heslo nikomu nesdělujte. Slouží k identifikaci Vaší práce s aplikací. Pro první přihlášení použijete jméno a heslo, které vám bylo přiděleno pracovníkem MPSV. Po přihlášení: 1) změňte své heslo a 2) doporučujeme také změnit přidělené uživatelské jméno. Postupy najdete v kapitolách 6.1 Změna vlastního hesla. Jestliže heslo zapomenete, obraťte se na odb. informatiky MPSV. V přihlašovacím okně volba Pomoc s přihlášením má smysl pouze pro žadatele o dotaci. Copyright 2010 OKsystem s.r.o. verze 1.0 Strana 6

7 4 Menu aplikace - kde co najdete Po přihlášení do aplikace se otevře obrazovka, která obsahuje v horní i levé části hlavní menu pro práci s aplikací. 5 Správa hodnocení 5.1 Jak na to 1) Zjistěte počet projektů žádostí pro zajištění odpovídajícího počtu hodnotitelů Podrobněji v kap Výběr projektů a hodnocení. Počet projektů se zobrazuje v části seznamu projektů. Seznam projektů může vyexportovat pro zpracování v Excelu viz. kap Export přehledu projektů a hodnocení. 2) Novým hodnotitelům vytvořte uživatelský účet Postup je uveden v kap Vytvoření nového uživatelského účtu. Spolu s účtem je nutno zadat oprávnění Hodnocení a zvolit typ zaměstnance: interní nebo externí. 3) Těsně před uplynutí termínu podání zjistěte, zda nezůstávají některé žádosti dlouho uzamknuté Podrobněji v kap Výběr projektů a hodnocení. Ve filtru výběru zvolte stav žádosti Uzamknuto. Pokud omylem některý žadatel pouze žádost uzamknul před podáním, ale nepodal, zvažte, zda jej nevyzvat, aby proces podání žádosti dokončil. 4) Po ukončení podávání žádostí přiřaďte jednotlivým projektům interního a případně externího hodnotitele Jako hodnotitelé jsou aplikací nabízeni pouze uživatelé s oprávněním Hodnocení, a to podle zadaného typu zaměstnance (externí, interní). Podrobněji v kap Správa hodnocení. Copyright 2010 OKsystem s.r.o. verze 1.0 Strana 7

8 5) Sledujte průběžně podávání hodnocení Prostřednictvím výběrových podmínek si můžete zobrazit projekty s nepodanými hodnoceními. Podrobněji v kap Správa hodnocení. 6) Po podání hodnocení přiřaďte v nutných případech k projektu třetího hodnotitele Ve výběrovém filtru nastavte podmínky výběru tak, aby se vybraly projekty vyžadující třetího hodnotitele. Podrobněji v kap Správa hodnocení. 5.2 Správa a přehled hodnocení Úlohy správy hodnocení jsou přístupné pouze pro uživatele s oprávněním Administrace dotačního řízení Výběr projektů a hodnocení Formulář umožňuje zejména tuto práci se žádostmi: 1) Před uplynutím termínu podání až do povolení hodnocení nabízí seznam žádostí projektů v různém stavu vývoje: rozepsané, zamknuté před podáním a podané. Vhodnou volbou výběrových podmínek umožňuje zobrazit všechny připravované žádosti a odhadnout počet potřebných hodnotitelů. 2) Před uplynutím termínu podání lze zobrazit uzamknuté žádosti a zvážit, zda se ze strany žadatele nejedná o omyl, a nevyzvat jej, aby podání žádosti správně dokončil. 3) Přiřadit hodnotitele k projektu. 4) Sledovat průběh podávání hodnocení. 5) Seznam projektů žádostí s přiřazenými hodnotiteli vyexportovat pro zpracování v Excelu. Formulář otevřete z hl. menu kliknutím na volbu Správa hodnocení. Současně s formulářem Správa a přehled hodnocení se otevře okno pro nastavení výběrových podmínek filtru. Zadání výběrových podmínek je povinné. Volba dle stavu žádosti je aktivní pouze do povolení hodnocení. Volba Neúplný počet základních hodnotitelů nalezne projekty, pro kterým nebyly přiřazeni všichni hodnotitelé. Volba Neúplný počet podaných hodnocení vybírá všechny projekty, pro které počet přiřazených hodnotitelů se liší od počtu podaných hodnocení. Copyright 2010 OKsystem s.r.o. verze 1.0 Strana 8

9 Volba Nutnost 3. hodnotitele vybere všechny projekty, pro které platí, že hodnocení základních hodnotitelů byla podána a aplikace vyhodnotila, že bodový rozdíl mezi nimi vyžaduje třetí hodnocení. Vybírá včetně projektů, kterým třetí hodnotitel již byl přiřazen. Volba Chybějící 3. hodnotitel nalezne projekty, které vyžadují zadání třetího hodnotitele. Po kliknutí na tl. OK na formuláři Filtr pro výběr projektů se otevře formulář Správa a přehled hodnocení. Formulář obsahuje seznam projektů žádostí a ke každému projektu seznam přiřazených hodnotitelů. Zkratky názvu sloupců o U: uznaná organizace o Z: zastřešující organizace Stavy žádosti: o P podána o R rozepsána o Z zamknutá před podáním Dotační oblast se zobrazuje pouze u projektů organizací pracujících s klienty Správa hodnocení Výběrové podmínky filtru umožňují snadněji pracovat se seznamem projektů a hodnotitelů. Podrobněji viz výše, popis výběrových podmínek. Přiřazení hodnotitele Hodnotitele lze k projektu přiřadit až po uplynutí termínu podání žádostí. Copyright 2010 OKsystem s.r.o. verze 1.0 Strana 9

10 Kliknutím na ikonu Přidat hodnotitele projektu (Nový hodnotitel), se zobrazí seznam uživatelů s platným oprávněním hodnocení. Seznam obsahuje uživatele, pouze těch typů zaměstnanců (int. / ext.), které lze v dané situaci přiřadit k projektu s ohledem na statut organizace a již přiřazené hodnotitele. Typ zaměstnance se nastavuje na účtu uživatele na formuláři Zaměstnance. Do seznamu se uživatelé vybírají podle aktuálního nastavení typu zaměstnance. Uživatel nemůže současně vystupovat v roli interního i externího zaměstnance. Zrušení přiřazení hodnotitele k projektu Dokud hodnotitel hodnocení nepodá, lze jeho přiřazení k projektu kdykoli zrušit. Jestliže je hodnocení rozepsáno, zrušením přiřazení je smazáno. Povolení vzetí zpět povolení opravy podaného hodnocení V případě potřeby lze podanému hodnocení povolit vzetí zpět za účelem opravy hodnocení a jeho opětovného podání. Vlastní vzetí zpět hodnocení musí provést pak hodnotitel, do té dobu zůstane hodnocení podáno. Jestliže již je k projektu přiřazen třetí hodnotitel, nelze internímu ani prvnímu externímu hodnotiteli povolit vzetí zpět hodnocení. Povolení vzetí zpět zadáte kliknutím na ikonu Povolení vzetí zpět. Prohlížení hodnocení Hodnocení si lze prohlížet, jestliže je podáno Export přehledu projektů a hodnocení Seznam projektů a jejich hodnotitelů, tak jak byly vybrány zvolenými výběrovými podmínkami, lze vyexportovat k dalšímu zpracování v MS Excelu. Export se provede do formátu CSV. Názvy sloupců exportu jsou uvedeny v šabloně, která je k dispozici na Export lze použít např. pro plánování rozdělení projektů mezi hodnotiteli i pro úvodní přehled podaných žádostí. 6 Uživatelské účty 6.1 Změna vlastního hesla Heslo si kdykoli můžete změnit kliknutím na úlohu Změna hesla v hlavním menu aplikace. Copyright 2010 OKsystem s.r.o. verze 1.0 Strana 10

11 6.2 Práce s uživatelským účtem S uživatelskými účty může pracovat pouze uživatel s oprávněním Správa systému. Inicializací úlohy Správa uživatelů v hlavním menu aplikace se otevře formulář Seznam uţivatelů. Formulář umožňuje vytvořit nový účet, ještě nepoužitý účet vyřadit a změnit vlastnosti, heslo, přihlašovací jméno a oprávnění účtu Druhy oprávnění Oprávnění určuje, jaké činnosti může provádět uživatel přihlášený pod daným uživatelským účtem. Oprávnění se tedy nastavuje k uživatelskému účtu. Činnost Zřizování účtů Změna oprávnění Změna hesla cizího účtu Přiřazení hodnotitelů k projektu Bodové a slovní hodnocení projektů žádostí Stanovení výše dotace Oprávnění správa systému administrace dotačního řízení hodnocení vyhodnocení Změna vlastního hesla -- všechna oprávnění -- Copyright 2010 OKsystem s.r.o. verze 1.0 Strana 11

12 6.2.2 Vytvoření nového uživatelského účtu Nový uživatelský účet lze vytvořit pouze osobě, které je přidělen identifikátor IK MPSV s kategorií Sociální sluţby. Identifikátor přiděluje odbor informatiky MPSV na základě souhlasu se zpracováním osobních údajů. Kliknutím na ikonu Nový na formuláři Seznam zaměstnanců se otevře formulář Výběr osoby, který umožní vybrat z nabídky osob osobu, pro kterou chcete založit účet. Po výběru osoby se otevře formulář Zaměstnanec - viz obrázek v kap Uživatel zapomněl přihlašovací údaje. Zapište uživatele, jeho funkci, zvolte uživatelské jméno a heslo a zadejte oprávnění. V případě oprávnění Hodnocení je nutné zadat typ zaměstnance: interní nebo externí. Při zadávání hesla nezapomeňte heslo spolu s uživatelským jménem sdělit uživateli Uživatel zapomněl přihlašovací údaje Spusťte z hlavního menu úlohu Správa uţivatelů, umístěte kurzor na uživatelský účet, který chcete měnit a klikněte na ikonu oprava. Na formuláři Uţivatel zaškrtněte Změnit heslo, do příslušných polí uveďte nové heslo a klikněte na OK. Nové heslo sdělte uživateli Změna uživatelského jména nebo ové adresy uživatele Uživatelské jméno nebo ová adresa uživatele lze změnit na formuláři Uţivatel: Zvolte z hl. menu úlohu Správa uţivatelů, vyberte uživatele a klikněte na tl. Oprava. Tuto činnost může provádět pouze uživatel s oprávněním delegování podání a správa systému Změna platnosti uživatelského účtu Jestliže chcete ukončit anebo obnovit platnost uživatelského účtu uživatele, zvolte z hl. menu úlohu Správa uţivatelů, vyberte uživatele a klikněte na tl. Oprava. Do údaje Uživatelský účet do zapište datum konce platnosti účtu. Při obnově účtu toto datum smažte. Copyright 2010 OKsystem s.r.o. verze 1.0 Strana 12

13 6.2.6 Změna oprávnění Chcete-li změnit uživatelské oprávnění nastavené k danému účtu, zvolte z hl. menu úlohu Správa uţivatelů, vyberte uživatele a klikněte na tl. Oprava. Zrušení a obnova oprávnění Oprávnění zrušíte tl.: Tímto tlačítkem můžete zrušené oprávnění kdykoli obnovit. Oprava oprávnění Umístěte kurzor na příslušné oprávnění a klikněte na tl. Oprava. Nové oprávnění Klikněte na tl. Nové oprávnění. Změny oprávnění se projeví až po novém přihlášení uživatele. V případě zadání oprávnění typu Hodnocení, je nutno určit, zda určit, zda se jedná o interního nebo externího zaměstnance. Copyright 2010 OKsystem s.r.o. verze 1.0 Strana 13