ELEKTRONICKÝ PODPIS VE WORDU

Rozměr: px

Začít zobrazení ze stránky:

Download "ELEKTRONICKÝ PODPIS VE WORDU"

Ladislav Ševčík
před 8 lety
Počet zobrazení:

1 ELEKTRONICKÝ PODPIS VE WORDU

2 OBSAH 1 ÚVOD POPIS ELEKTRONICKÝ PODPIS ZRUŠENÍ ZÁMKU ZMĚNA HESLA ZÁZNAMY O PODPISECH ZÁVĚR /6

1 Úvod Dlouhá léta jsem vedl diskuze se svými kolegy, zda lze v dokumentech Word zajistit elektronický podpis. Považoval jsem to tedy za výzvu a čekal na nějaký nápad a vhodnou příležitost.

3 1 Úvod Dlouhá léta jsem vedl diskuze se svými kolegy, zda lze v dokumentech Word zajistit elektronický podpis. Považoval jsem to tedy za výzvu a čekal na nějaký nápad a vhodnou příležitost. Ta se mi naskytla nedávno a toto je výsledek. 2 Popis V principu jde o to, že všechny dokumenty, které jsou v podniku tvořeny, musí být navázány na šablonu WebTemplate.dotm která musí být umístěna v podnikové síti. Dokumenty by měly být ukládány do adresáře Soubory, ale není to podmínkou. V tom případě je nutné upravit definici cesty k souboru Hesla.xlsx v makrech šablony WebTemplate.dotm. Šablona obsahuje tři základní funkce, které jsou na panelu Rychlý přístup (Obrázek 1). Obrázek 1 1. Elektronický podpis 2. Zrušení zámku podepsaného dokumentu 3. Změna hesla uživatele Další součástí je soubor Hesla.xlsx, kde je seznam uživatelů, jejich loginů a hesel. V tomto sešitu je i list Log, kde se ukládají záznamy o provedených podpisech. Sešit Hesla.xlsx je zamčen a zabezpečen administrátorským heslem. VBA projekt by měl být zabezpečen před nepovolaným přístupem. 3 Elektronický podpis Tlačítko funkce elektronický podpis vyvolá klasický dialog pro zadání login a hesla plus činnost, kterou hodláte použít (Obrázek 2). Můžete dokument podepsat jako autor, můžete jej ověřit, případně schválit. Obrázek 2 Pokud se uživatel úspěšně autorizuje v sešitu Hesla.xlsx, v řádku podpisů se objeví záznam, kdo, kdy a jakou činností dokument podepsal (Obrázek 3). Dokument je v tuto chvíli uzamčen administrátorským heslem a je vytvořen záznam do listu Log sešitu Hesla.xlsx. Zobrazení záznamů o podpisech je podmíněno znalostí administrátorského hesla. 3/6

dotm která musí být umístěna v podnikové síti. Dokumenty by měly být ukládány do adresáře Soubory, ale není to podmínkou. V tom případě je nutné upravit definici cesty k souboru Hesla.

Obrázek 3 Umístění podpisů je vymezeno prostorem mezi dvěma záložkami v šabloně WebTemplate.dotm. jedna z nich je Podpis a je umístěna za textem Elektronické podpisy.

4 Obrázek 3 Umístění podpisů je vymezeno prostorem mezi dvěma záložkami v šabloně WebTemplate.dotm. jedna z nich je Podpis a je umístěna za textem Elektronické podpisy. Druhá záložka má název Konec a je před textem Datum účinnosti. Dokument mohou podepsat i další odpovědné osoby. V tomto okamžiku program dokument odemyká a po podpisu opět zamyká administrátorským heslem. 4 Zrušení zámku Pokud v průběhu schvalování někdo objeví chybu, případně ověřovatel nebo schvalovatel požadují dodatečnou úpravu dokumentu, je nutné zrušit zámek. To se provede tlačítkem. Objeví se dotaz (Obrázek 4) a v případě kladné odpovědi je dokument odemčen a všechny podpisy jsou vymazány. Obrázek 4 V této chvíli je možné dokument opravit nebo doplnit a opakovat všechny procedury schvalování. 5 Změna hesla Heslo v sešitu Hesla.xlsx si uživatelé mohou sami spravovat. Tlačítkem se vyvolá dialog (Obrázek 5), kde vložte login, stávající heslo a nové heslo. Nové heslo ověřte ještě jednou vložením do pole Opakujte heslo. 4/6

V tomto okamžiku program dokument odemyká a po podpisu opět zamyká administrátorským heslem.

Obrázek 5 Pokud změna hesla proběhne korektně, budete o tom informováni zprávou (Obrázek 6). Obrázek 6 6 Záznamy o podpisech Záznamy o podpisech lze zobrazit v sešitu Hesla.xlsx.

5 Obrázek 5 Pokud změna hesla proběhne korektně, budete o tom informováni zprávou (Obrázek 6). Obrázek 6 6 Záznamy o podpisech Záznamy o podpisech lze zobrazit v sešitu Hesla.xlsx. Administrátor zruší zámek sešitu (heslo je v tomto případě ) a použije Vlastní zobrazení Vše (Obrázek 7). Obrázek 7 Objeví se list Log, kde je záznam o provedených změnách hesel (Obrázek 8). Obrázek 8 Po kontrole historie změn musí administrátor opět nastavit Vlastní pohled Start a sešit opět zamknout. 5/6

Administrátor zruší zámek sešitu (heslo je v tomto případě 54321 ) a použije Vlastní zobrazení Vše (Obrázek 7).

6 7 Závěr Práce s papírovými dokumenty je náročná na správce dokumentace. Moderní podniky by rádi přešly na elektronickou správu dokumentů. Je tu však zábrana ze strany norem řady ISO 9000, které vyžadují prokazatelný a datovaný podpis schvalovatelů. Tento systém to umožňuje a to velmi jednoduše. 6/6

Je tu však zábrana ze strany norem řady ISO 9000, které vyžadují

Podobné dokumenty

Obsah. Základy práce s databází 13. Tabulky 43. Obsah. Úvod 9 Poděkování 12

Obsah. Základy práce s databází 13. Tabulky 43. Obsah. Úvod 9 Poděkování 12 Obsah Úvod 9 Poděkování 12 1 Základy práce s databází 13 Microsoft Access úvodní teoretické informace 14 Co je Microsoft Access 14 Kdy je vhodné použít Access 14 Jednoduché vysvětlení, co je databáze 15