NÁVOD NA OBSLUHU APLIKACE JOBKA

Transkript

1 NÁVOD NA OBSLUHU APLIKACE JOBKA JOBKA.CZ Požadavky a hlášení chyb: support.jobka.cz Návod platný pro aktuální verze WEB Back-office (app.jobka.cz): 2.7. ( ) Mobilní aplikace Android a Apple : 2.7. ( )

2 Obsah Co umožňuje aplikace JOBka... 3 Přihlášení do administrace aplikace JOBka... 4 Co dělat v případě zapomenutého hesla... 5 Import zaměstnanců do aplikace JOBka... 6 Příprava souboru CSV pro import:... 6 Porovnávací import z připraveného souboru:... 8 Přídavkový import z připraveného souboru:... 9 Ruční správa zaměstnanců a skupin... 9 Ruční přidání zaměstnance: Ruční úprava zaměstnance: Ruční smazání zaměstnance: Ruční přidání skupiny (oddělení, úseků, organigramů): Správa přihlašovacích kódů (QR kódů) Jak vygenerovat nové QR kódy: Jak vytisknout nové QR kódy: Zaslání sdělení zaměstnancům Zaslání dotazu zaměstnancům Vyhodnocení výsledků dotazů: Schránky Zobrazit nastavení schránek Změna nastavení schránek Přidání dalších schránek Nástěnky Vložení příspěvku do nástěnky Přidání dalších nástěnek Úprava ostatních modulů JOBky Základní úprava ostatních modulů: Úprava odkazů v Ostatních modulech: Formuláře Zobrazit nastavení formulářů Změna nastavení formuláře Přidání dalších formulářů Webové odkazy JOBka TV Změna nastavení JOBKa TV

3 Jak přidat nový snímek? Hlášení problémů

4 Co umožňuje aplikace JOBka Mobilní aplikace JOBka umožňuje zaměstnavateli odesílat zaměstnancům oznámení a dotazy do jejich mobilních telefonů. Odeslání oznámení nebo dotazu způsobí v telefonu zaměstnance zvukovou a vizuální notifikaci (telefon zazvoní a hlášení se objeví na displeji). V případě oznámení se zaměstnanci do několika sekund od odeslání zobrazí jeho mobilním telefonu. V případě zaslání dotazu se v mobilní aplikaci zaměstnance zobrazí dotaz a možnosti odpovědi. V administračním prostředí lze zadávat oznámení, dotazy, prohlížet výsledky zodpovězených dotazů a upravovat některé další části aplikace. Podrobnosti se dozvíte v tomto návodu. JOBka umožňuje každé firmě zvolit si pouze ty funkce, které aktuálně chce využívat. Lze kdykoliv upravovat obsah dlaždic a nebo přidávat či odebírat jednotlivé dlaždice. 3

5 Přihlášení do administrace aplikace JOBka 1. V internetovém prohlížeči přejděte na stránku UPOZORNĚNÍ: doporučujeme používat prohlížeč Chrome, Firefox, Edge nebo Opera, prohlížeč Internet explorer nemusí některé funkce aplikace JOBka provádět správně. 2. Zadejte jméno a heslo 3. Pro trvalé přihlášení na Vašem počítači zaškrtněte volbu Pamatovat si mě 4. Klikněte na tlačítko přihlásit se 4

6 Co dělat v případě zapomenutého hesla 1. Na stránce klikněte na odkaz Zapomněli jste heslo? 2. Zadejte své uživatelské jméno a a klikněte na tlačítko Zažádat o nové heslo 3. V případě, že se Vám nedaří heslo obnovit kontaktujte podporu aplikace JOBka. Kontaktní údaje najdete na titulní straně tohoto návodu. 5

7 Import zaměstnanců do aplikace JOBka Aplikace JOBka umožňuje importovat seznam zaměstnanců ze souboru EXCEL ve formátu CSV, za účelem zjednodušení zadávání zaměstnanců. Příprava souboru CSV pro import: 1. Z Vašeho docházkového či mzdového systému vyexportujte seznam zaměstnanců do souboru EXCEL CSV (o možnosti exportu se dozvíte od dodavatele Vašeho docházkového nebo mzdového systému případně od IT pracovníka Vaší společnosti. 2. Soubor CSV, upravte přesunutím sloupců do následujícího formátu: Sloupec A: osobní číslo Sloupec B: jméno a příjmení Sloupec C: (nepovinný údaj) Sloupec D: telefon (nepovinný údaj) Sloupec E: skupina to znamená oddělení Sloupec F: poznámka (nepovinný údaj) 3. Uložíte jako soubor - CSV s oddělovači a) Klikneme na soubor 6

8 b) Uložit jako c) Formát souboru - Vybereme CSV s oddělovači 7

9 Porovnávací import z připraveného souboru: Porovnávací importní funkce funguje tak, že vyhledává rozdíly mezi současným stavem databáze zaměstnanců v systému JOBka a Vaším souborem CSV. Pokud importní funkce nalezne zaměstnance, který se vyskytuje v souboru CSV a současně se nevyskytuje v databázi JOBka, zaměstnance do databáze přidá. Stejně tak, pokud importní funkce nalezne zaměstnance, který je v databázi systému JOBka a současně není ve vašem CSV souboru, zaměstnance z databáze smaže. Importní funkce zrcadlí databázi 1:1 tak, aby bylo udržování seznamu zaměstnanců co možná nejjednodušší. 1. Po přihlášení do administrace aplikace JOBka zvolte v levém menu odkaz: 2. Na následující stránce klikněte na tlačítko Porovnávací import z CSV: 3. Na následující stránce klikněte na tlačítko Nahrát soubor: 4. Vyberte připravený soubor 8

10 5. Klikněte na tlačítko importovat UPOZORNĚNÍ: IMPORTNÍ FUNKCE SMAŽE TY ZAMĚSTNANCE Z DATABÁZE SYSTÉMU JOBKA, KTEŘÍ SE NEVYSKYTUJÍ V SOUBORU CSV, KTERÝ IMPORTUJETE. NAHRÁVEJTE IMPORTEM VŽDY KOMPLETNÍ A AKTUÁLNÍ SEZNAM ZAMĚSTNANCŮ. 6. Pokud nechcete využít porovnávací import a chcete zaměstnance pouze přidat, využijte funkci PŘÍDAVKOVÝ IMPORT Přídavkový import z připraveného souboru: Přídavkový import pouze přidá zaměstnance ze souboru CSV, který do přídavkového importu zadáte. 1. Po přihlášení do administrace aplikace JOBka zvolte v levém menu odkaz: 2. Na následující stránce klikněte na tlačítko Přídavkový import z CSV: 3. Na následující stránce klikněte na tlačítko Nahrát soubor: 4. Vyberte připravený soubor 5. Klikněte na tlačítko importovat Ruční správa zaměstnanců a skupin 9

11 Zaměstnance lze kromě automatické importní funkce přidávat a odebírat také ručně. Každý zaměstnanec může být členem jedné nebo více skupin (ve mzdovém nebo docházkovém systému jsou tyto skupiny nazývány obvykle oddělením, úsekem nebo organigramem. Např. zaměstnanec Jan Novák může být v oddělení dělníci výroby a současně ve skupině podnikoví hasiči. Ruční přidání zaměstnance: 1. V levém MENU klikněte na 2. Klikněte na tlačítko 3. Vyplňte požadované údaje; povinné údaje jsou pouze Číslo a Jméno zaměstnance 4. Klikněte na tlačítko: 5. V sekci skupiny vyberte skupinu (začněte psát název skupiny do políčka pod nadpisem Správa skupiny) a klikněte na tlačítko PŘIDAT UPOZORNĚNÍ: Při příštím importu zaměstnanců je nutné zajistit, aby ručně přidaný zaměstnanec byl obsažen v CSV importním souboru. V případě, že zde nebude, importní funkce vyhodnotí zaměstnance jako neexistujícího a ze systému JOBka jej smaže. Ruční úprava zaměstnance: 1. V levém MENU klikněte na 10

12 2. Pro vyhledání zaměstnance použijte filtr (vyhledávač) a klikněte na jméno vyhledaného zaměstnance 3. Pomocí tlačítka upravit otevřete detail zaměstnance: 4. Upravte údaje o zaměstnanci a klikněte na tlačítko uložit: 5. Pro přidání skupiny (nebo skupin) vyberte skupinu (začněte psát název skupiny do políčka pod nadpisem Správa skupiny) a klikněte na tlačítko PŘIDAT 6. Pro odebrání skupiny klikněte na ikonku červené mínus : Ruční smazání zaměstnance: 1. V levém MENU klikněte na 2. Pro vyhledání zaměstnance použijte filtr (vyhledávač) a klikněte na jméno vyhledaného zaměstnance 11

13 3. Pomocí tlačítka upravit otevřete detail zaměstnance: 4. Pro smazání zaměstnance klikněte na tlačítko ODSTRANIT: 12

14 Ruční přidání skupiny (oddělení, úseků, organigramů): 1. V levém MENU klikněte na tlačítko: 2. Poté klikněte na tlačítko: 3. Vyplňte název skupiny (oddělení, úseku, organigramu) a klikněte na: Ruční úprava a smazání skupiny (oddělení, úseků, organigramů): 1. V levém MENU klikněte na tlačítko: 2. Pro vyhledání skupiny využijte filtr: 3. Klikněte na požadovaný název skupiny 4. Pro úpravu zvolte 5. Pro vymazání skupiny zvolte: 13

15 Správa přihlašovacích kódů (QR kódů) Aplikace JOBka ověřuje zaměstnance (uživatele mobilní aplikace) pomocí QR kódu. V každém QR kódu je uložen unikátní bezpečnostní znak a název firmy. Zaměstnanec se musí při prvním otevření aplikace identifikovat osobním číslem a tímto QR kódem. Každý zaměstnanec obdrží jeden QR kód. Po zadání osobního čísla a QR kódu, se tento kód automaticky přiřadí zaměstnanci (osobnímu číslu). Od té doby se mobilní aplikace přihlašuje automaticky do té doby, než je zaměstnanec odstraněn z databáze (vymazáním nebo novým importem aktuálního seznamu zaměstnanců). Díky zabezpečení aplikace pomocí QR kódu zůstávají informace zveřejněné v aplikaci JOBka pouze v rámci firmy. Jak vygenerovat nové QR kódy: 1. Přihlaste se do administrace na 2. V levém MENU přejděte na odkaz: 3. Dále klikněte na tlačítko: Objeví se tabulka (Generování qr kódů). Upozornění: pokud se tabulka neobjeví, vyzkoušejte jiný prohlížeč (Chrome, Firefox, Edge nebo Opera) 4. Zadejte počet QR kódů, které budete potřebovat zaměstnancům vydat a klikněte na ANO (při prvním spuštění aplikace se bude počet QR kódů rovnat počtu zaměstnanců + případná rezerva): 5. Po úspěšném vygenerování přihlašovacích QR kódů se v pravém horním rohu obrazovky objeví hlášení o proběhlém generování: Jak vytisknout nové QR kódy: 1. Na stránce QR kódy vyberte číslo poslední vygenerované skupiny (pokud jste generovali 14

16 QR kódy poprvé, číslo skupiny je 1) 2. Klikněte na tlačítko: 3. Systém vygeneruje PDF soubor s letáčky formátu A5 obsahujícími QR kódy, pro vytištění QR kódů klikněte na ikonu tiskárny (případně lze přes ionu diskety uložit letáčky do PDF): 4. Pro tisk použijte papíry formátu A5 a barevnou tiskárnu. 5. Každý zaměstnanec obdrží jeden letáček s QR kódem (postup instalace aplikace je uveden na letáčku s QR kódem) Poznámka: systém připraví pro tisk pouze nepoužité QR kódy; systém připraví PDF pro tisk QR kódů pouze s těmi QR kódy, které ještě nebyly použity žádným zaměstnancem (nebyly spárovány z žádným osobním číslem). 15

17 Zaslání sdělení zaměstnancům Aplikace JOBka umožňuje zasílat sdělení do mobilních telefonů zaměstnanců. Příchozí sdělení způsobí vizuální a zvukovou notifikaci na mobilním telefonu zaměstnance. 1. Klikněte na tlačítko 2. Klikněte na tlačítko 3. Vyplňte název a text sdělení a klikněte na ULOŽIT 4. Přidejte skupiny zaměstnanců, kterým chcete sdělení zaslat (pokud nepřidáte žádnou skupinu, sdělení se automaticky pošle všem zaměstnancům) 5. Pro zveřejnění sdělení, klikněte na 16

18 Zaslání dotazu zaměstnancům Aplikace JOBka umožňuje zaslání dotazu zaměstnancům do jejich mobilních telefonů, získat odpovědi a výsledky si přehledně zobrazit v tabulce. 1. Klikněte na 2. Klikněte na 3. Vyplňte nadpis a obsah dotazu: 4. Vyberte, zda chcete odpovědi ve formě volného textu a nebo ve formě vámi předvolených odpovědí (zpráv): 6. Hotový dotaz uložte pomocí: 7. Přidejte skupiny zaměstnanců, kterým chcete dotaz zaslat (pokud nepřidáte žádnou skupinu, dotaz se automaticky pošle všem zaměstnancům) 8. Pro zveřejnění sdělení, klikněte na Vyhodnocení výsledků dotazů: 17

19 Výsledky dotazu se budou postupně zobrazovat v detailu dotazu. Pro zobrazení výsledků dotazu: 1. V levém MENU klikněte na 2. Vyberte dotaz, který chcete vyhodnocovat 3. Ve spodní části obrazovky se v sekci Odpovědi zobrazí všechny reakce zaměstnanců: 4. Výsledky hlasování si uložte do formátu PDF nebo Excel pomocí tlačítek: 18

20 Schránky Další funkcí JOBky jsou schránky. Schránky fungují tak, že zaměstnanec může ze svého mobilního telefonu snadno zaslat příspěvek do schránky, který je následně doručen buď na definovaný nebo je současně uložen do databáze back-office (app.jobka.cz). Schránek lze využívat více současně. Standardně jsou využívány schránky: Schránka důvěry Schránka dobrých nápadů Schránka přání a stížností Schránka dle Vašeho výběru JOBka umožňuje založit libovolnou schránku a nazvat ji tak, jak si budete přát (v případě, že si přejete založit novou schránku, kontaktujte svého JOBka konzultanta nebo zadejte požadavek na support.jobka.cz) Pokud využíváte ve Vaší JOBce některou z možných schránek, zobrazí se Vám tato schránka a její nastavení po kliknutí v levém menu na ikonu schránky: Zobrazit nastavení schránek Po kliknutí na Schránky v levém menu se Vám zobrazí nastavení schránek Změna nastavení schránek Nastavení schránek Vám můžeme změnit na vyžádání. Kontaktujte svého JOBka konzultanta nebo zadejte požadavek na portálu support.jobka.cz Měnit lze tato nastavení: Zda jsou příspěvky do schránky pouze zasílány em nebo jsou ukládány do databáze (back-office - app.jobka.cz) ová adresa (adresy), do které je schránka nasměrována Popisný text schránky tento text se zobrazí uživatelům mobilní aplikace při vstupu do schránky Přidání dalších schránek Chcete založit novou schránku? Kontaktujte svého JOBka konzultanta nebo zadejte požadavek na portálu support.jobka.cz 19

21 Nástěnky Nástěnky v JOBce umožňují přidávat příspěvky (podobně jako na Facebooku nebo Linkedin). Příspěvky lze přidávat z prostředí webu (back-office), nebo také z mobilní aplikace (funkce je povolena pouze skupině zaměstnanců Stream editors). Zaměstnanci mohou příspěvky komentovat. JOBka umožňuje přidat více nástěnek. Vaše JOBka tak může obsahovat například nástěnky: Firemní blog Zeď novinek Nástěnka projektu XX Nástěnka týmu YY Dle Vašeho výběru: JOBka umožňuje založit libovolnou nástěnku a nazvat ji tak, jak si budete přát (v případě, že si přejete založit novou nástěnku, kontaktujte svého JOBka konzultanta nebo zadejte požadavek na support.jobka.cz) Využívá-li Vaše firma nějaký modul typu Nástěnka zobrazí se Vám po kliku na ikonu v levém menu: Přiklad: Nyní se zobrazí přehled příspěvků nástěnky. Pokud využíváte více nástěnek, nejdříve klikněte v menu na správný název nástěnky, kterou chcete spravovat. Vložení příspěvku do nástěnky 1. Klikněte na tlačítko Nový 2. Zadejte název, text příspěvku a vyberte přílohu (obrázek nebo PDF) 3. Klikněte na tlačítko Uložit 4. Příspěvek byl přidán Upozornění: vložení nového příspěvku do modulu Nástěnka (Firemní blog Zeď novinek Nástěnka projektu) nezpůsobí notifikaci v mobilním telefonu (funkce je naprogramována stejně jako např. na sítích Facebook nebo Linked-in uživatel si musí zeď otevřít a zjistit tak, zda je něco nového) chcete-li zaměstnance upozornit na změnu, využijte Sdělení. Přidání dalších nástěnek Chcete založit novou nástěnku? Kontaktujte svého JOBka konzultanta nebo zadejte požadavek na portálu support.jobka.cz 20

22 Úprava ostatních modulů JOBky Základní úprava ostatních modulů: 1. Pro úpravu modulů zvolte v levém MENU tlačítko Příklad: 2. V sekci vpravo vyberte požadovaný modul (stránku) 3. Ve spodní části obrazovky vyberte jazykový překlad modulu pokud Vaše JOBka pracuje jen v jednom jazyce, bude zobrazen jen jeden jazyk: 4. Ve spodní části obrazovky zvolte tlačítko UPRAVIT 5. Otevře se Vám editor stránky, ve kterém můžete stránku libovolně upravovat (podobně jako např. v aplikaci Word) 6. Po dokončení úprav klikněte na tlačítko ULOŽIT 7. Pro zveřejnění změny v modulu (na stránce) klikněte na tlačítko Aktualizovat: 21

23 Úprava odkazů v Ostatních modulech: 1. Přepněte se do režimu úpravy modulu (viz předchozí kapitola) 2. Pro úpravu odkazu (např. odkazu na externí stránku, telefonního čísla nebo u) klikněte na požadovaný odkaz 3. V horním menu vyberte Vložit odkaz: (můžete také využít zkratku CTRL + K) 4. V dialogovém okně přepište cíl odkazu (URL) a text odkazu. 5. Klikněte na tlačítko OK. 22

24 Formuláře Možnost přidat formulářové moduly do mobilní aplikace o Nahla sit proble m na hale o Nahla sit poruchu o Nahla sit zme nu na HR odde leni (zme na u c tu, pojis t ovny,...) o Nahla s eni pracovni neschopnosti o Dotazy na HR / Dotazy na zame stnavatele o Hla s eni zme n o Nahla sit cest a k o Pravidelne hla s eni dat z vy roby o Formula r na zleps ovaci na vrhy o Hla s eni dovolene, pracovni neschopnosti, sickday (s moz nosti vyfotit z a danku) o Libovolny formula r na Vas e pr a ni (zpracujeme Va m formula r na mi ru, pomoci ktere ho budou moci zame stnanci z mobilni aplikace odesi lat potr ebna data) Zobrazit nastavení formulářů Po kliknutí na formulář v levém menu se Vám zobrazí nastavení formuláře Změna nastavení formuláře Nastavení formuláře Vám můžeme změnit na vyžádání. Kontaktujte svého JOBka konzultanta nebo zadejte požadavek na portálu support.jobka.cz Měnit lze tato nastavení: Zda jsou příspěvky do schránky pouze zasílány em nebo jsou ukládány do databáze (back-office - app.jobka.cz) ová adresa (adresy), do které je formulář nasměrován Popisný text formulářě tento text se zobrazí uživatelům mobilní aplikace při vstupu do schránky Možnost přiložit soubor Datumy a časy Textová a zaškrtávací pole Rozervací seznam s výběrem možností Anonymita formuláře Možnost zaškrtnou pole jako povinná Popisek formuláře Přidání dalších formulářů Chcete založit nový formulář? Kontaktujte svého JOBka konzultanta nebo zadejte požadavek na portálu support.jobka.cz 23

25 Webové odkazy - zaměstnanci mohou mít všechny důležité portály a webové aplikace uvnitř JOBky - možnost integrovat libovolnou webovou aplikaci VYUŽITÍ - JOBka může sloužit jako rozcestník na stávající webové stránky, aplikace nebo sociální sítě - možnost mít všechny důležité portály, webové aplikace a stránky na jednom místě JOBka TV - administrace obsahu televizí, info-displejů a kiosků z pohodlí kanceláře - vhodné pro zobrazování obsahu hostům nebo zaměstnancům, kteří nevlastní smartphone - možnost importu pdf, prezentace, obrázků - možnost promítání webové stránky / aplikace Změna nastavení JOBKa TV Nastavení JOBka TV Vám můžeme změnit na vyžádání. Kontaktujte svého JOBka konzultanta nebo zadejte požadavek na portálu support.jobka.cz Měnit lze tato nastavení: Rychlost snímků Animace Jak přidat nový snímek? 1. Vybereme v menu modul televize a klikneme na tlačítko přidat anebo importovat prezentaci. 24

26 2. Nyní můžeme snímek pojmenovat, nastavit ručně jeho rychlost, animaci 3. Uložíme, kliknutím na tlačítko Uložit 4. Televizi zveřejníme vložením vygenerovaného linku napřímo do televize. 25

27 Hlášení problémů Potřebujete-li asistenci při obsluze aplikace kontaktujte prosím podporu JOBka na portálu: support.jobka.cz Při hlášení problému prosím uveďte: , jméno, firmu, telefonní číslo. Popis problému, kdy nastal, v jakém internetovém prohlížeči nebo na jakém mobilním telefonu. 26