ÚVOD. Základní uživatelské funkce IS ARGIS

Transkript

1 ÚVOD IS ARGIS ÚVOD Správa státních hmotných rezerv (dále jen Správa) vyvíjí a provozuje Informační systém pro plánování civilních zdrojů - IS ARGIS jako rozhodující nástroj informační podpory hospodářských opatření pro krizové stavy (dále jen HOPKS) v oblasti evidence věcných zdrojů. Jeho hlavním cílem je pomoci orgánům krizového plánování a řízení od úrovně obecních úřadů obcí s rozšířenou působností (ORP) přes krajské úřady (KÚ) až po ministerstva a ostatní ústřední správní úřady (ÚSÚ) při plnění povinností v oblasti HOPKS uložených jim zejména: - zákonem č. 241/2000 Sb., o hospodářských opatřeních pro krizové stavy, a - vyhláškou SSHR č. 498/2000 Sb., o plánování a provádění hospodářských opatření pro krizové stavy, v platném znění, 1. pro období přípravy na řešení krizových situací (plánování hospodářských opatření pro krizové stavy), tj.: řízený sběr dat od právnických a podnikajících fyzických osob, práci s daty podle územní nebo resortní příslušnosti, podporu zpracování tabulkových přehledů Plánu nezbytných dodávek jako nedílné součásti Krizového plánu, 2. pro období vlastního řešení konkrétní krizové situace (realizace připravených opatření), tj.: získání vstupního přehledu o disponibilních věcných zdrojích a jejich dodavatelích pro zabezpečení aktuálních potřeb v působnosti jednotlivých orgánů KŘ. Uživatelé všech úrovní k systému přistupují pomocí zabezpečené komunikace v prostředí Internetu. Organizačním a sjednocujícím prostředkem pro sběr informací o potřebách a nezbytných dodávkách k jejich pokrytí je pro tyto účely zpracovaný Číselník nezbytných dodávek (CND). Řízený sběr dat o možnostech právnických a podnikajících fyzických osob (ekonomických subjektů, dále jen ES) dodat předmět nezbytné dodávky, tj. výrobky, práci a služby v souladu s odst.(1) 2 zákona č.241/2000 Sb., je zabezpečen s využitím samostatné části IS ARGIS. S její pomocí je v souladu s novelou zákona č.240/2000 Sb. (odst.(3) 15) vyžadování, shromažďování a evidence výše uvedených údajů nezbytných pro zpracování krizových plánů umožněno hasičským záchranným sborům (HZS) krajů. Informačnímu systému ARGIS v provozované verzi 2.1 byly v srpnu 2003 atestačním střediskem uděleny atesty, nezbytné pro splnění zákonné podmínky pro provozování tohoto systému jako informačního systému veřejné správy. Základní uživatelské funkce IS ARGIS Základní využití IS ARGIS na úrovni HZS kraje spočívá ve sběru údajů od právnických a podnikajících fyzických osob potřebných pro zpracování Plánu nezbytných dodávek územně příslušného krajského úřadu, t.zn. v možnosti vyhledat na území kraje příslušné ES a oslovit je jako potenciální dodavatele nezbytných dodávek (DND). /po dopracování CND v souladu s definovanými potřebami HZS krajů bude toto využití možné rozšířit i o možnost sběru tzv. krizových informací, tj. údajů v souladu s plným zněním odst.(3) 15 zákona č. 240/2000 Sb. (nad rámec zmiňovaného odst.(1) 2 zákona č.241/2000 Sb.)/ SSHR Strana 1 / 23 květen 04

2 ÚVOD IS ARGIS Prostředí Prostředí IS ARGIS Všem uživatelům systému jsou neustále k dispozici dvě funkčně navzájem identická prostředí IS ARGIS tzv. cvičné prostředí a provozní prostředí, obě přístupná prostřednictvím internetu: - cvičné prostředí je využíváno jednak pro školení uživatelů, jednak slouží všem uživatelům k učení se pracovat s IS ARGIS metodou pokusů a omylů; cílem práce tedy nejsou data, ale postupy a návyky. Systém v tomto prostředí je přístupný na internetové adrese: - v provozním prostředí pracují uživatelé pouze s ostrými daty, t.zn. že předpokladem úspěšné práce jsou již předem zvládnuté postupy a návyky v práci se systémem. Systém v tomto prostředí je přístupný na internetové adrese: Aplikační servery obou prostředí systému jsou umístěny na Správě. Struktura záhlaví obrazovek (pravá část) zpřístupňuje informace o přihlášeném SÚ, o stavu zpracování dat ve vztahu k plánu nezbytných dodávek a o přihlášeném uživateli včetně typu účtu či role přidělené k danému účtu najetím kurzoru na tuto část záhlaví se zobrazí role, přidělená přihlášenému uživateli (redaktor/recenzent). Informační web IS ARGIS K dispozici je veřejně přístupný tzv. informační web IS ARGIS (dále IW) se všemi základními informacemi o aktuálním stavu systému v obou prostředích, včetně dosud zjištěných uživatelských problémů a návodu k jejich odstranění. Obsahuje rovněž veškerou uživatelskou dokumentaci k systému s možností jejího tisku a dále kontakty na specialisty Správy, zhotovitele i GŘ HZS pro případné konzultace. Odtud lze rovněž přímo vstoupit do obou prostředí systému. Informační web je přístupný na internetové adrese: Struktura obrazovky informačního webu systému kopíruje strukturu obrazovek systému v obou prostředích, t.zn. že je členěna na levou část, tj. lištu s odkazy pro vstup do jednotlivých částí systému (nebo IW), a na pracovní (hlavní) část. Přístup k IS ARGIS Přístup k systému v obou prostředích je obecně řešen na základě přidělování tzv. přístupových práv pro jednotlivé úrovně a skupiny uživatelů prostřednictvím účtů. V IS ARGIS existují dva základní typy účtů účet správce (administrátora) a uživatelský účet. SSHR Strana 2 / 23 květen 04

3 ÚVOD IS ARGIS Přístup k systému 1/ Správce na úrovni HZS kraje má svým účtem umožněn přístup pouze k části systému Správa účtů s možností: - vidět přehled a parametry všech uživatelských účtů v rámci HZS kraje s možností jejich editace (změna role účtu, aktualizace údajů v části adresa a kontaktní údaje, vložení nového hesla účtu, zablokování či odblokování účtu), - vidět přehled a parametry uživatelských účtů všech potenciálních DND oslovených v rámci kraje s možností vložení nového hesla účtu, zablokování či odblokování účtu (při jeho ztrátě apod.), - vidět parametry svého (správcovského) účtu s možností jejich editace (aktualizace údajů v části adresa a kontaktní údaje, vložení nového hesla), - založit nový účet pro uživatele v rámci HZS kraje. Správce svým účtem nemá umožněn přístup k uživatelským datům v systému (tj. k údajům týkajícím se potřeb, DND a nezbytných dodávek). Má však možnost sám sobě založit uživatelský účet se všemi souvisejícími právy (viz dále). 2/ Uživatel na úrovni HZS kraje má svým účtem umožněn přístup k datům v části Nouzové hospodářství ve dvou základních rolích v roli recenzent s možností příslušná (dále uvedená) data pouze číst (vidět) a v roli redaktor s možností: - vidět přehledy potřeb (bez určení množství) a všech DND v systému v rámci svého kraje včetně jimi nabízených nezbytných dodávek, - vyhledávat na území kraje vhodné ES a oslovovat je jako potenciální DND, - vkládat do systému údaje o DND a jejich schopnosti dodat předmět nezbytné dodávky, - editovat vymezené údaje o sobě, dále k části Správa číselníků, v obou rolích s možností: - vidět (případně i vytisknout) všechny číselníky používané v systému, - vkládat návrhy na úpravy jednotlivých číselníků. a dále k části Výstupní sestavy, v obou rolích s možností: - generovat a dále pracovat s výstupními sestavami obsahujícími přehledy všech DND ze správního území přihlášeného HZS kraje, a všechny nezbytné dodávky těmito dodavateli již potvrzené; dodavatelé, kteří žádnou nezbytnou dodávku dosud nepotvrdili, v těchto sestavách zahrnuti nejsou. SSHR Strana 3 / 23 květen 04

4 ÚVOD IS ARGIS Účet Struktura a parametry účtu Účty všech typů a rolí mají v obou prostředích systému stejnou strukturu, tj. uživatelské jméno a heslo : účet Uživatelské jméno: jeho jedinečnost je kontrolována systémem; uživatel vkládané znaky vidí, jméno není citlivé na velká či malá písmena, ve cvičném prostředí je nezbytné předsadit dvojznak c- v případě účtu správce HZS kraje má tvar adm_khzs_xxxxx, kde řetězec xxxxx odpovídá kódu příslušného kraje (např. kód Středočeského kraje je cz021 ) v případě uživatele HZS kraje má tvar libovolné kombinace znaků v případě DND má tvar IČ Př.: UŽIVATELSKÉ JMÉNO Středočeský kraj: cvičné prostředí provozní prostředí - správce: c-adm_khzs_cz021 adm_khzs_cz021 - uživatel: c-hokej2004 hokej DND: c Heslo: libovolná kombinace alfanumerických znaků v rozsahu 8-20 pozic s vyloučením mezer, diakritiky a speciálních znaků; heslo je citlivé na velká či malá písmena, jeho jedinečnost není kontrolována systémem; uživatel však vkládané znaky nevidí, ve cvičném prostředí se doporučuje ve všech případech používat heslo password Př.: HESLO Středočeský kraj: cvičné prostředí provozní prostředí - správce: password ******** - uživatel: password ******** - DND: password ******** SSHR Strana 4 / 23 květen 04

5 SPRÁVA ÚČTŮ IS ARGIS Přihlášení Při prvním přístupu do systému a po každé změně hesla správcem účtů bude požadována změna hesla: SPRÁVA ÚČTŮ Přihlášení správce účtů HZS kraje 1. vyplnit parametry uživatelského účtu 2. OK 3. systém načte úvodní obrazovku SSHR Strana 5 / 23 květen 04

6 SPRÁVA ÚČTŮ IS ARGIS Editace účtů 4. Kliknutím na odkaz Správa účtů na levé liště (nebo vstoupit do správy účtů na hlavní obrazovce) se správci účtů HZS kraje zobrazí přehled všech uživatelských účtů HZS kraje. Před vygenerováním prvního účtu bude přehled prázdný. Volbou platné nebo neplatné v rozbalovacím menu Zobrazovat účty na levé liště se zobrazí přehled odblokovaných či zablokovaných uživatelských účtů. /Odkaz Zpět na vstup slouží pro přesměrování na vstupní obrazovku aplikace. Odkaz Nápověda otevírá nové okno s nápovědou pro správce účtů HZS kraje, odkaz Konec zavírá otevřené okno MSIE s aplikací./ 5. Kliknutím na odkaz PFO ve zvoleném území resp. OSP ve zvoleném území se správci zobrazí přehled účtů všech právnických a fyzických podnikajících osob resp. organizačních složek podniku oslovených v rámci kraje. Editace účtů U DND a OSP lze editovat (měnit) pouze heslo, ostatní je řešeno programově v rámci oslovení uživatelem KHZS nebo ÚO KHZS. Editace jednotlivých existujících účtů je možná pouze v jejich detailu; do něho se lze dostat buď dvojklikem na řádek s příslušným záznamem o účtu v úvodním přehledu účtů, nebo po zvýraznění příslušného řádku - přes odkaz Detail účtu na hlavní obrazovce. Pravidlo 1: Záznam, se kterým chci pracovat, musí být zvýrazněn (barevně odlišen) kliknutím levým tlačítkem myši. Pravidlo 2: Pravidlo 3: Pravidlo 4: Odkaz vyvedený kurzívou naznačuje, že stejného výsledku lze dosáhnout i dvojklikem levým tlačítkem myši na příslušný záznam. Reakcí systému na aktivaci jakéhokoliv odkazu uživatelem a tedy informací o tom, že systém pracuje, je barevné sladění hlavní obrazovky s levou lištou (obdoba přesýpacích hodin). Editovat lze pouze údaje vložené přihlášeným uživatelem = zvýrazněné tučně. SSHR Strana 6 / 23 květen 04

7 SPRÁVA ÚČTŮ IS ARGIS Nový účet zablokování (tj.znepřístupnění pro uživatele) resp. odblokování (opětovné zpřístupnění) účtu lze provést kliknutím na odkaz Zablokovat účet resp. Odblokovat účet; následně se u položky Účet: objeví odpovídající informace o aktuálním stavu účtu, změnu role přidělené k danému účtu lze provést přes rozbalovací menu u položky Role: zvýrazněním zvoleného záznamu a uložením této změny odkazem Uložit změnu, Pravidlo 5: Každou realizovanou změnu (vložení či aktualizace jakéhokoliv záznamu) vezme systém na vědomí až po jejím uložení využitím příslušného odkazu na hlavní obrazovce. Pravidlo 6: Položky na hlavní obrazovce uvozené červenou tečkou jsou položky povinné; bez jejich vyplnění (ručně z klávesnice nebo výběrem z číselníků) systém uživatele dále nepustí. změnu hesla uživatelů HZS kraje, PFO a OSP (v případě jeho ztráty apod.) lze bez znalosti starého hesla - provést vložením nového hesla do položek Nové heslo a Nové heslo (znovu): a následným uložením odkazem Uložit změny; uživatel s tímto novým účtem je při prvním přihlášení do systému vyzván ke změně hesla. změnu hesla účtu správce lze provést opět v jeho detailu (tj. přes odkaz Účet správce z úvodního přehledu) opakovaným vložením nového hesla a jeho následným uložením odkazem Uložit změny; v případě jeho ztráty se správce musí obrátit na centrálního správce účtů na Správě, který provede obdobné činnosti, jako správce účtů HZS kraje vůči uživatelům kraje. Nový účet Generování nového uživatelského účtu se aktivuje kliknutím na odkaz Nový účet ve zvoleném HZS kraje na úvodní obrazovce s přehledem uživatelských účtů; následně se načte obrazovka s formulářem pro zadání parametrů nového uživatelského účtu; jedinou předvyplněnou položkou (kterou nelze editovat) je zde položka KHZS, všechny ostatní lze vyplnit z klávesnice (zejména povinné položky) Pravidlo 7: Pravidlo 8: Položku, do které je možné (myší) umístit kurzor, lze vyplnit z klávesnice. Položky, jejichž obsah je vyplněn šedým písmem, jsou pro přihlášeného uživatele nepřístupné = nelze je editovat (vložil je tam systém nebo jiný uživatel) SSHR Strana 7 / 23 květen 04

8 SPRÁVA ÚČTŮ IS ARGIS Nový účet pole Účet po založení slouží pro případné okamžité ruční znepřístupnění účtu (zablokování). Existující účet může správce účtů HZS kraje opět kdykoliv zpřístupnit (odblokovat), kliknutím na odkaz Uložit účet vygeneruje správce účtů nový uživatelský účet, o čemž je informován hlášením, současně je přesměrován na úvodní obrazovku Správa uživatelů HZS kraje, kde v seznamu existujících uživatelských účtů uvidí nově vygenerovaný účet, zakládaný účet musí být v systému ARGIS unikátní, tj. každý Název účtu a každé Uživatelské jméno lze použít jen jednou v rámci celé republiky (to znamená, že i když takový účet není v seznamu uživatelů HZS kraje, přesto nepůjde vygenerovat, pokud byl použit jinde; v takovém případě se zobrazí hlášení: po odklepnutí OK následuje návrat do obrazovky Založení účtu HZS kraje, kde musí uživatel změnit buď Název účtu, nebo Uživatelské jméno /podle předchozího hlášení/, pak ještě znovu zapsat heslo a uložit účet.) Správce účtů KHZS zpracovává a udržuje účty všech uživatelů HZS v rámci kraje (tj. za ředitelství HZS kraje i za všechny územní odbory). Tito uživatelé mohou vyhledávat ES pro získávání informací z území celého kraje. Na tuto skutečnost je třeba upozornit a každému uživateli KHZS(ÚO) organizačním pokynem stanovit území, ze kterého bude vybírat ES k oslovování. Lze rovněž doporučit, aby správce účtů měl základní parametry všech uživatelských účtů v rámci kraje uloženy v písemné podobě na bezpečném místě (v trezoru). //podrobný popis k této části lze nalézt v samostatné Uživatelské příručce IS ARGIS 2.1, Přihlášení a správa účtů HZS kraje, verze 1.0, volně přístupné na informačním webu systému v části Základní informace Dokumentace k systému // SSHR Strana 8 / 23 květen 04

9 PRÁCE UŽIVATELE HZS KRAJE IS ARGIS Přihlášení PRÁCE UŽIVATELE HZS KRAJE Přihlášení Postup a zásady pro přihlášení uživatele HZS kraje do systému odpovídají bodům ad přihlášení správce včetně realizace případného požadavku systému na změnu hesla. 4. Kliknutím na odkaz Vstup do systému na levé liště (nebo vstoupit do systému na hlavní obrazovce) se uživateli HZS kraje zobrazí vstupní obrazovka systému ARGIS. 5. Při prvním přihlášení do systému je vhodné doplnit (aktualizovat) základní údaje o přihlášeném HZS kraje, t.zn. postupným kliknutím na odkazy Nouzové hospodářství, Zpracování dat a HZS na levé liště zobrazit obrazovku Správní úřad Detail a doplnit (opravit) příslušné údaje, zejména údaje povinné; položka Stav zpracování vyjadřuje, v jaké fázi zpracování dat se HZS kraje nachází; po založení záznamu nabývá hodnoty Návrh, po přihlášení HZS kraje do systému se změní na Příprava ; položka Datum obsahuje datum změny stavu uvedeného v předcházející položce (ve stavu Návrh je datum rovno datumu založení záznamu); SSHR Strana 9 / 23 květen 04

10 PRÁCE UŽIVATELE HZS KRAJE IS ARGIS Vkládání dat v části Adresa je předvyplněn kraj; podle obce vybrané z nabídky (po poklepání na položku) se nabízejí části obce a ulice v obci; podle části obce se předvyplní PSČ, které lze ručně opravit (číslo popisné a orientační lze vyplnit ručně); položka Pověřený pracovník obsahuje údaje o pracovníkovi pověřeném zpracováním dat za přihlášený HZS kraje; k dispozici jsou odkazy Ulož (uloží zapsané údaje), Storno (zruší zapsané a dosud neuložené změny) a Poznámky ke zpracování (lze vložit /zobrazí/ libovolný text). zápatí stránky - zde je vždy uvedeno, kdo je garantem dat, kdo data naposledy aktualizoval, datum a čas pořízení záznamu a datum a čas poslední aktualizace (pokud je v případě záznamu o DND v položce Platnost uveden text Aktualizováno subjektem, znamená to, že zobrazený záznam je právě zpřístupněn dodavateli pro editaci, tj. přihlášený KHZS může záznam pouze prohlížet). Vkládání dat o DND a ND Postupnou aktivací odkazů Nouzové hospodářství, Nezbytné dodávky a Dodavatelé na levé liště se zobrazí jednak přehled dodavatelů nezbytných dodávek, kteří mají vyplněné nezbytné dodávky a jejich množství (tj. údaje, které vložil HZS kraje nebo přímo ES v části Sběr dat ), tak i dodavatelů, kteří dosud nezbytné dodávky vyplněné nemají (tj. těch, kteří byly navrženi správními úřady včetně přihlášeného HZS kraje jako potenciální dodavatelé nezbytných dodávek v části Zpracování dat, ale dosud nepotvrdili schopnost dodat předmět nezbytné dodávky k pokrytí požadovaných potřeb ani nenabídli žádné zdroje nad rámec tohoto požadavku). Pravidlo 9: V přehledu dodavatelů se obecně mohou objevit záznamy zvýrazněné modře (dodavatel se přestěhoval) nebo červeně (dodavatel zanikl). Uvedené záznamy se mohou objevit po pravidelné aktualizaci číselníku Registr ekonomických subjektů (RES), který Správa přebírá od ČSÚ. V této části je uživateli HZS kraje umožněno vkládat do systému data o DND za něj tj. v případě, kdy ES nebyl systémem ARGIS dosud osloven (= nemá vygenerován uživatelský účet): odkazem Nový se zobrazí formulář pro návrh nového dodavatele; nejprve se zvolí možnost Dodavatel nezbytných dodávek (DND) nebo Organizační složka podniku (DND je veden jako nadřízený Organizační složky podniku OSP); druhou možností je ruční zadání položky IČ; SSHR Strana 10 / 23 květen 04

11 PRÁCE UŽIVATELE HZS KRAJE IS ARGIS Vkládání dat 1. možností vyplnění nezbytných údajů o dodavateli je využití číselníku RES (Registr ekonomických subjektů); pro volbu Dodavatel nezbytné dodávky se nabídne číselník všech ekonomických subjektů ze správního území vlastního KÚ, ze kterého se vybere příslušný dodavatel; pro volbu Organizační složka podniku se nabídne číselník RES z celé ČR, ze kterého se vybere dodavatel nadřízený organizační složce (je třeba navíc doplnit úplné jméno OSP a její adresu); využitím výběrových kritérií se upřesní výběr, záznam o vhodném dodavateli se klepnutím zvýrazní, odkazem Přiřaď záznam se jeho údaje zapíší do stránky pro nového dodavatele; 2. možností je přímé vyplnění IČ dodavatele pomocí odkazu Zadat IČ a vyplněním okna pro přímé zadání položky IČ; po potvrzení systém automaticky do stránky pro nového dodavatele zapíše nezbytné údaje; zadáním odkazu Ulož se záznam o novém dodavateli uloží do databáze systému; v úvodním přehledu dodavatelů (tj. na stránce Dodavatelé nezbytných dodávek ) bude v posledním sloupci záznamu o tomto novém dodavateli stav Nenavržen (t.zn. nenavržen jako dodavatel nezbytných dodávek pro Plán nezbytných dodávek KÚ) po uložení nového záznamu o dodavateli nebo odkazem Detail na stránce Dodavatelé nezbytných dodávek se zobrazí stránka, na které lze doplnit či opravit vložené údaje (s výjimkou nepřístupných, tj. šedých položek) např. položky Statutární zástupce a Pověřený pracovník ; na této stránce se zpřístupní základní odkazy Nezbytné dodávky (pro zadání nebo doplnění nabídky ES na dodání předmětu ND), Smlouvy (pro zadání parametrů nových smluv mezi dodavatelem a SÚodběratelem), Organizační složky podniku (pro zadání údajů o organizačních složkách podniku), Mapa (pro zobrazení dodavatele na mapových podkladech ze Státního mapového centra) a Tisk dat (pro vytvoření tiskové sestavy /DODDET/ pro případné ruční vyplnění dat dodavatelem) odkazem Návrh na této stránce (nebo na přehledové stránce Dodavatelé nezbytných dodávek ) lze tohoto potenciálního dodavatele převést do části Zpracování dat Návrh dodavatelů, kde je možné dodavatele oslovit a vygenerovat mu účet (viz dále); Pravidlo 10: Aktivace odkazu Zpět zpravidla znamená návrat na předchozí obrazovku. Pravidlo 11: Pravidlo 12: Nastavením kurzoru na odkaz se na omezený časový úsek zobrazí stručný text (tooltip), vysvětlující základní smysl odkazu ES může být v systému v 5-ti základních stavech: nenavržen subjekt není navržen jako DND (tj. nebyl osloven, data byla vložena uživatelem HZS kraje), návrh subjekt byl vybrán a vložen do systému uživatelem SÚ nebo HZS kraje, oslovení vybraný subjekt byl osloven uživatelem HZS kraje (byl vygenerován oslovovací dopis s parametry jeho uživatelského účtu), ale ještě se nepřihlásil do systému, příprava subjekt (nebo uživatel HZS jeho účtem) se přihlásil do systému a pracuje v něm, ukončení subjekt ukončil vkládání dat do systému; jeho účet byl systémem zablokován. SSHR Strana 11 / 23 květen 04

12 PRÁCE UŽIVATELE HZS KRAJE IS ARGIS Nezbytné dodávky využitím odkazů Nezbytné dodávky a Nová se zobrazí stránka umožňující uživateli HZS kraje zadat nebo doplnit za příslušný subjekt (základní údaje o něm jsou přednastaveny v povinné části Dodavatel ) nabídku na dodání předmětu nezbytné dodávky; příslušnou nezbytnou dodávku vkládáme buď výběrem z Číselníku nezbytných dodávek, nebo přímým vyplněním položky Kód úrovně a kliknutím kurzorem na další položku systém automaticky doplní další údaje a na uživateli zůstává pouze vyplnění množství (ve třetí povinné položce Třída lze ponechat přednastavený údaj Neurčeno ); odkazem Storno lze takto vyplněné údaje smazat; Pravidlo 13: Z Číselníku nezbytných dodávek (CND) vybíráme položky na koncové úrovni (tj. úroveň, před kterou v záznamu CND již není zelené rozbalovací znaménko + ) odkazem Ulož se vyplněný záznam uloží, současně se formulář doplní o část Smlouvy (přehled existujících smluv dodavatele,vložených do systému v části Smlouvy na levé liště) a zpřístupní se odkazy Zruš (pro zrušení záznamu) a Adresa (pro zadání adresy ND v případě, že se liší od adresy dodavatele); opakováním předchozích kroků lze každému dodavateli (který není ve stavu Příprava ) přiřadit nabídku potřebného počtu předmětů nezbytných dodávek; //druhou možností vkládání dat za dodavatele je - v případě oslovených ES - vkládání dat s využitím jejich vygenerovaných účtů; v takovém případě se postupuje v souladu s Uživatelskou příručkou IS ARGIS 2.1, pro dodavatele ND, verze 1.0, k dispozici ke stažení na informačním webu systému v části Základní informace Dokumentace k systému // Nezbytné dodávky Aktivací odkazu Nezbytné dodávky v části Nezbytné dodávky na levé liště se zobrazí přehled nezbytných dodávek nabízených všemi ekonomickými subjekty z kraje příslušného přihlášenému uživateli HZS. Jedná se o údaje vložené jednak samotnými dodavateli, jednak uživateli HZS kraje za tyto subjekty (v předchozí části). V tomto přehledu lze provádět výběry záznamů, které splňují zadaná kritéria, přidávat nové nezbytné dodávky, pro vybranou nezbytnou dodávku zobrazit seznam jejích dodavatelů a nezbytné dodávky z přehledu (nebo výběru) zobrazit na mapových podkladech. SSHR Strana 12 / 23 květen 04

13 PRÁCE UŽIVATELE HZS KRAJE IS ARGIS Nezbytné dodávky Pravidlo 14: Při vyplňování výběrových kritérií kdekoliv v systému (při neznalosti celého názvu apod.) lze využít možnosti vyplnit pouze několik (1 x) bezpečně známých znaků; po aktivaci odkazu Proveď výběr systém do tabulky zařadí pouze ty záznamy, které odpovídají takto nastavenému výběrovému kriteriu. odkaz Výběr zobrazí nebo skryje tzv. masku výběru pro zápis výběrových kritérií; v přehledu nezbytných dodávek se v budoucnu mohou zobrazovat i informace poskytnuté ekonomickými subjekty (tj. dodavateli nezbytných dodávek a obecními úřady) pro přípravu na krizové situace (viz tzv krizové informace v části Základní uživatelské funkce IS ARGIS na str.1); tyto informace bude možné vybrat zaškrtnutím této volby ve výběrovém kritériu; odkazem Nová se zobrazí obrazovka s prázdným formulářem pro zadání parametrů nové nezbytné dodávky; postup jeho vyplnění je totožný s postupem v části Nezbytné dodávky na str.12; před uložením záznamu je třeba tuto dodávku přiřadit konkrétnímu dodavateli, t.zn. odkazem Seznam dodavatelů zobrazit přehled všech dodavatelů z části Vkládání dat na str.10 (s vyloučením zaniklých či přestěhovaných subjektů), s využitím výběrových kriterií vybrat příslušného dodavatele (případně odkazem Nový postupem podle části Vkládání dat na str nalézt nového vhodného dodavatele) a odkazem Přiřaď záznam přidat záznam o tomto dodavateli do přehledu dodavatelů této nezbytné dodávky (dodavatel opět nesmí být ve stavu Příprava ); SSHR Strana 13 / 23 květen 04

14 PRÁCE UŽIVATELE HZS KRAJE IS ARGIS Smlouvy, Potřeby Pravidlo 15: Nelze pracovat s dodavatelem ve stavu Příprava (to bude možné až ve stavu Ukončení ) Nezbytné dodávky Smlouvy Aktivací odkazu Smlouvy v části Nezbytné dodávky na levé liště se zobrazí přehled smluv mezi odběratelem - správním úřadem kraje a dodavateli z kraje, příslušného přihlášenému uživateli HZS. Tyto smlouvy vkládá do systému buď odběratel - správní úřad kraje, nebo sami dodavatelé, nebo údaje za dodavatele vkládá uživatel HZS kraje. pomocí odkazu Nový lze zobrazit stránku s prázdným formulářem pro vyplnění parametrů nové smlouvy; po jeho vyplnění a uložení odkazem Ulož se zobrazí stránka Detail smlouvy (stránka se zobrazí i z úvodní stránky zvýrazněním zvoleného záznamu a odkazem Detail), která umožňuje upravit údaje existující smlouvy; jednotlivé nezbytné dodávky zabezpečované na základě této smlouvy se vybírají odkazem Seznam poskytovaných nezbytných dodávek z přehledu všech dodávek, nabízených dodavatelem; Zpracování dat Potřeby Postupnou aktivací odkazů Nouzové hospodářství, Zpracování dat, Požadované potřeby a Potřeby na levé liště se zobrazí stránka s přehledem potřeb požadovaných správními úřady pro překonání krizové situace. Prioritně se zobrazí potřeby vlastního KÚ a jednotlivých ÚSÚ, k zobrazení potřeb SÚ určených obcí ze správního území vlastního kraje se použije odkaz Potřeby nižších SÚ. Jednotlivé potřeby jsou zobrazovány bez uvedení množství. SSHR Strana 14 / 23 květen 04

15 PRÁCE UŽIVATELE HZS KRAJE IS ARGIS Potřeby - Dodavatelé Tato tabulka je pro uživatele HZS pouze přehledová, umožňuje tedy pouze třídění podle jednotlivých sloupců v části Potřeba, provádění výběrů a prohlížení detailů jednotlivých potřeb s možností návrhu potenciálních dodavatelů dané potřeby. odkazem Detail se zobrazí stránka Požadované potřeby-detail, která umožňuje k navržené potřebě navrhnout i konkrétního dodavatele, který by mohl podle názoru přihlášeného uživatele HZS kraje tuto potřebu pokrýt nezbytnou dodávkou; /do téže stránky se stejnými možnostmi se lze dostat odkazem Potřeby-dodavatelé z levé lišty a odkazem Detail ze zobrazené stránky Požadované potřeby - navržení dodavatelé/ dodavatele lze vybrat pomocí odkazu Seznam navržených dodavatelů z přehledu všech dodavatelů, navržených v rámci území kraje jak přihlášeným HZS kraje, tak i ostatními SÚ (je-li tento seznam dodavatelů prázdný nebo neobsahuje-li vhodného dodavatele, je třeba zavřít okno Seznam navržených dodavatelů a pokračovat odkazem Návrh dodavatelů na levé liště /viz dále/); /zobrazený seznam obsahuje dodavatele, kteří byli některým ze správních úřadů navrženi pro dodávku zobrazené potřeby neznamená to, že tuto potřebu skutečně dodávají, ale že tuto dodávku měli, mají nebo budou mít možnost po oslovení potvrdit anebo zamítnout; tito dodavatelé tedy mohou být ve stavu Návrh, Oslovení, Příprava i Ukončení/ ze zobrazeného seznamu lze k dané potřebě vybrat jednoho dodavatele, nebo najednou celou skupinu dodavatelů (s možností přidávat ji /kopírovat/ i k dalším potřebám) s tím, že nelze vybírat dodavatele ve stavu Příprava ; SSHR Strana 15 / 23 květen 04

16 PRÁCE UŽIVATELE HZS KRAJE IS ARGIS Návrh dodavatelů dodavatele vybíráme pomocí výběrových kritérií; z takto vymezené skupiny potenciálních dodavatelů vybereme: - jednoho dodavatele zvýrazněním jeho záznamu; pokynem Přiřaď záznam ho převedeme na stránku Požadované potřeby-detail, odkazem Přidej zařadíme vybraného dodavatele (podle abecedy) do tabulky Navržení dodavatelé potřeby ; - skupinu dodavatelů postupným zaškrtnutím vybraných záznamů vždy v 1.sloupci tabulky ( Kopie ); pokynem Zkopíruj vybrané záznamy ji převedeme rovněž na stránku Požadované potřeby-detail; první dodavatel z takto vybrané skupiny se zobrazí v novém samostatném okénku (s rozbalovacím menu pro možnost zobrazení ostatních dodavatelů ze skupiny); odkazem Vlož DND a potvrzením kontrolního dotazu zařadíme vybrané dodavatele (podle abecedy) do tabulky Navržení dodavatelé potřeby ; tyto nové záznamy jsou zvýrazněny tučně, protože se jedná o záznamy, pořízené přihlášeným uživatelem; takové záznamy lze zrušit pokynem Zruš; vybranou skupinu dodavatelů lze zkopírovat i k dalším potřebám v detailu jiné potřeby, tj. na stránce Požadované potřeby-detail, je tato skupina opět zobrazena v části Navržení dodavatelé potřeby, takže opět odkazem Vlož DND a potvrzením kontrolního dotazu ji zařadíme (podle abecedy) do tabulky Navržení dodavatelé potřeby k této nové potřebě; /takto vybraná skupina dodavatelů se na této stránce bude zobrazovat do okamžiku výběru jiné skupiny/ Zpracování dat Návrh dodavatelů Postupnou aktivací odkazů Nouzové hospodářství, Zpracování dat, Návrh dodavatelů a Dodavatelé na levé liště se zobrazí stránka Navržení dodavatelé s přehledem všech dodavatelů navržených v rámci území kraje jak přihlášeným HZS kraje, tak i ostatními správními úřady. Tento přehled je totožný se seznamem z předchozí části (s výjimkou dodavatelů ve stavu Nenavržen a dodavatelů přestěhovaných a zaniklých ). Tato část se využívá zejména pro výběr a návrh nových potenciálních dodavatelů předmětu nezbytných dodávek. I zde lze vybrat jednoho dodavatele, nebo skupinu dodavatelů. SSHR Strana 16 / 23 květen 04

17 PRÁCE UŽIVATELE HZS KRAJE IS ARGIS Návrh dodavatelů návrh jednoho dodavatele - odkazem Nový dodavatel na stránce Navržení dodavatelé (nebo na stránce Navržení dodavatelé požadované potřeby ) se zobrazí stránka Návrh dodavatelů Nový s formulářem pro vyplnění údajů o novém dodavateli; při zadávání nového dodavatele se nejprve volí mezi možnostmi Dodavatel nezbytné dodávky a Organizační složka podniku; pomocí odkazu Registr ekonomických subjektů je pro výběr v prvním případě zobrazen přehled ekonomických subjektů z přihlášeného kraje, ve druhém případě pak z celé ČR (dodavatel vybraný z číselníku RES je veden jako nadřazený DND /zkrácený název tohoto nadřazeného DND je zkopírován do pole Název / a je třeba navíc doplnit úplné jméno OSP a její adresu); využitím výběrových kritérií se vybere vhodný dodavatel, odkazem Přiřaď záznam se jeho základní údaje zapíší do formuláře pro nového dodavatele a pokynem Ulož se uloží do databáze systému; při ukládávání údajů o dodavateli se provádí kontrola, zda v systému již není stejný dodavatel, případně organizační složka podniku (pro porovnání duplicity dodavatele slouží IČ, pro porovnání duplicity organizační složky podniku slouží IČ nadřazeného DND, kraj, obec a název OSP); po uložení nového záznamu (nebo odkazem Detail na stránce Navržení dodavatelé) se zobrazí stránka Návrh dodavatelů Detail, na které lze opravit vložené údaje (kromě položek Statutární zástupce a Pověřený pracovník, které lze opravit v části Nezbytné dodávky ) ovšem pouze v případě, že údaje o dodavateli vkládal uživatel HZS kraje, a přiřadit požadované potřeby (ty ovšem nelze přiřadit dodavateli ve stavu Příprava!); odkazem Seznam požadovaných potřeb se zobrazí přehled potřeb, požadovaných všemi správními úřady (SÚ určených obcí z území kraje, KÚ a ÚSÚ) pro překonání krizové situace; tento seznam je totožný s přehledem v části Potřeby - Dodavatelé na str.15; SSHR Strana 17 / 23 květen 04

18 PRÁCE UŽIVATELE HZS KRAJE IS ARGIS Návrh dodavatelů poklepáním na zvolený záznam nebo pomocí odkazu Přiřaď záznam se vybraná potřeba přiřadí do části Požadované potřeby na stránce Návrh dodavatelů Detail, a sice do editačních polí pro zadanou potřebu (v případě znalosti kódu úrovně potřeby lze tuto položku vyplnit ručně); odkazem Přidej se záznam o vybrané potřebě přidá do seznamu potřeb požadovaných od zobrazeného dodavatele; odkazem Zruš lze zvýrazněný záznam o potřebě ze seznamu potřeb požadovaných od zobrazovaného dodavatele odstranit ovšem pouze v případě záznamu zobrazeného tučně (tj. záznamu pořízeného uživatelem přihlášeného HZS kraje); odkazem Zkopíruj ND lze potřeby požadované po zobrazeném dodavateli zkopírovat do paměti a přiřadit je (jako celou skupinu) i jinému dodavateli (dodavatelům) (opět v detailu příslušného dodavatele); // po dopracování CND v souladu s definovanými potřebami HZS krajů bude zde možné vkládat i požadavky HZS kraje na poskytnutí tzv. krizových informací, tj. údajů v souladu s plným zněním odst.(3) 15 zákona č. 240/2000 Sb. (nad rámec zmiňovaného odst.(1) 2 zákona č.241/2000 Sb.); Při požadavku na poskytnutí krizových informací se HZS kraje obrací na obecní úřady obdobně jako na DND do tabulky Navržení dodavatelé odkazem Nový dodavatel přidá nový záznam o obecním úřadu tak, že ho s pomocí výběrových kritérií vybere z Registru ekonomických subjektů. SSHR Strana 18 / 23 květen 04

19 PRÁCE UŽIVATELE HZS KRAJE IS ARGIS Návrh dodavatelů po uložení záznamu o novém dodavateli poskytovateli krizových informací je třeba definovat požadavek na krizové informace; v takovém případě se v přehledu potřeb SÚ zobrazeném pomocí odkazu Seznam požadovaných potřeb využije odkaz Další zdroje nad rámec potřeb (celý CND), jehož aktivací se uživateli HZS kraje zobrazí celý Číselník nezbytných dodávek pro výběr požadavku, který bude po uložení evidován systémem mimo Plán nezbytných dodávek KÚ; vybraný požadavek je subjektu přiřazen postupem, uvedeným na str.18 v části Návrh dodavatelů. Předpokládá se, že v zájmu jednoznačnosti a odlišení budou uvedené krizové informace v CND soustředěny od položky č.70 dále. Krizové informace poskytnuté oslovenými subjekty se poté zobrazí v části Nezbytné dodávky, kde je možné je zobrazit pomocí výběru volbou Krizové informace..// SSHR Strana 19 / 23 květen 04

20 PRÁCE UŽIVATELE HZS KRAJE IS ARGIS Oslovení dodavatele návrh skupiny dodavatelů se provádí pomocí odkazu Noví dodavatelé na stránce Navržení dodavatelé (nebo na stránce Navržení dodavatelé požadované potřeby ) výběrem z číselníku RES, který nabídne všechny ekonomické subjekty z přihlášeného kraje; tento odkaz nelze použít pro návrh organizačních složek podniku; v zobrazeném číselníku RES lze s využitím výběrových kriterií omezit počet zobrazených subjektů, zaškrtnutím označit vhodné dodavatele, odkazem Navrhni vybrané dodavatele zobrazit stránku Hromadný návrh dodavatelů s uvedením všech navržených dodavatelů (včetně rozlišení na dodavatele, kteří do systému již navrženi byli, a na ty nové ); odkazem Navrhni dodavatele jsou tito noví dodavatelé ve stavu Návrh zařazeni (podle abecedy) do přehledu dodavatelů; takto navržené dodavatele lze rušit pouze jednotlivě; zvýrazněný záznam vybraného dodavatele se vymaže pomocí odkazu Zruš a po potvrzení kontrolního dotazu; Oslovení DND Dodavatele, navržené územně příslušnými správními úřady nebo HZS kraje výše uvedeným postupem (nebo převedené z části Nezbytné dodávky ) tj. ve stavu Návrh (nebo Ukončení to v případě, že dodavatel bude opětovně osloven z důvodu požadavku na aktualizaci nebo doplnění dříve vložených dat), může uživatel HZS kraje oslovit (v případě krizových informací se tato činnost týká i obecních úřadů určených obcí) a požádat je v souladu s odst.(3) 15 zákona č.240/2000 Sb. o poskytnutí údajů nezbytných pro zpracování krizových plánů. Na stránce Navržení dodavatelé (nebo na stránce Navržení dodavatelé požadované potřeby ) vybere záznam o příslušném dodavateli a vyvolá funkci Oslovení DND. Proběhnou následující kroky: nabídne se možnost zápisu textu, kde lze uvést upřesnění požadavku na vyplnění možných ND (krizových informací), případně požadavek na upřesnění již pořízených dat a důvody k tomu vedoucí; tento text bude automaticky připojen k záznamu o dodavateli a dodavatel si bude moci tuto poznámku kdykoliv vyvolat pomocí odkazu Poznámka ke zpracování; SSHR Strana 20 / 23 květen 04

21 PRÁCE UŽIVATELE HZS KRAJE IS ARGIS Oslovení dodavatele po opětovném stisknutí odkazu Oslovení DND se pro osloveného dodavatele vygeneruje přihlašovací účet (případně bude odblokován, pokud požadujeme aktualizaci dříve vložených dat); uživatelské jméno pro dodavatele nezbytných dodávek je vždy rovno jeho IČ, pro organizační složku podniku se skládá ze 3 částí (IČ nadřízeného dodavatele kód obce pořadové číslo) DND OSP v případě opětovného oslovení dodavatele ve stavu Ukončení se účet negeneruje, pouze se zobrazí hlášení o jeho zpřístupnění: v případě 1.oslovení se současně vygeneruje tzv. oslovovací dopis, který se skládá ze 4 základních částí: 1. úvodní část se zdůvodněním oslovení a požadavku na informace, která rovněž obsahuje parametry uživatelského účtu dodavatele 2. kontaktní údaje na uživatele HZS kraje 3. Čestné prohlášení osloveného dodavatele 4. návrh Smlouvy o termínech aktualizace údajů pro zpracování krizového plánu KÚ dopis po doplnění kontaktních údajů je třeba předat oslovenému subjektu (doporučeným dopisem apod.) pole Stav se v záznamech u osloveného dodavatele na všech úrovních změní na Oslovení ; oslovenému dodavateli se v rámci nástroje ARGIS/Sběr dat zobrazí návrhy potřeb od všech SÚ včetně požadavků přihlášeného HZS kraje na poskytnutí krizových informací, které odpovídají oslovovanému dodavateli (při opakovaném oslovení je tato tabulka aktualizována); ten k nim bude vyplňovat množství, které je schopen v případě krizové situace zajistit; SSHR Strana 21 / 23 květen 04

22 PRÁCE UŽIVATELE HZS KRAJE IS ARGIS Správa číselníků při oslovení dodavatele probíhá rovněž bližší specifikace potřeb, kvůli kterým je dodavatel osloven; nebyla-li potřeba zadána na koncové úrovni CND, ale jako záznam vyšší úrovně, dodavatel svou nabídkou vždy reaguje na koncový záznam z příslušné větve CND (např. požadovaná potřeba je Maso, ale dodavateli se zobrazí koncové záznamy Maso čerstvé a Maso mražené, na které reaguje). Stav zpracování Pomocí tohoto odkazu na levé liště se zobrazí stránka se statistikou průběhu zpracování dat v rámci přihlášeného kraje. Uživatel HZS kraje zde získá přehled o počtech dodavatelů, kteří byli navrženi ze všech územně příslušných SÚ a HZS kraje, kolik dodavatelů již oslovil, kolik se jich přihlásilo do systému a kolik jich ukončilo zadávání dat. Kliknutím na příslušný údaj se zobrazí seznam všech dodavatelů nacházejících se v daném stavu. Správa číselníků Tímto odkazem na levé liště se zpřístupní část systému, umožňující prohlížení externích (přejímaných) i interních (speciálně vytvářených) číselníků včetně možnosti podávání návrhů jejich úpravu. Všechny číselníky (s výjimkou číselníku Práva SÚ ) lze vytisknout. Praktický význam pro uživatele HZS kraje má pouze Číselník nezbytných dodávek, jehož tiskovou sestavu lze vytvořit odkazem Vytvoření sestavy. Vygenerovanou sestavu CND lze otevřít v části Výstupní sestavy. Návrhy na úpravu či vytvoření nových číselníkových položek lze zpracovávat v části Návrhy číselníků. //podrobný popis k části Nezbytné dodávky (včetně správy číselníků a výstupních sestav) lze nalézt v samostatné Uživatelské příručce IS ARGIS 2.1, pro HZS kraje, verze 1.0, volně přístupné na informačním webu systému v části Základní informace Dokumentace k systému (lze ho rovněž vyvolat odkazem Nápověda na levé liště)// SSHR Strana 22 / 23 květen 04

23 PRÁCE UŽIVATELE HZS KRAJE IS ARGIS Výstupní sestavy Výstupní sestavy Do této části lze vstoupit pomocí stejnojmenného odkazu na levé liště. Zde je možné vytvářet tyto základní přehledy: DODZDR Přehled nezbytných dodávek podle dodavatelů, ZDRDOD Přehled nezbytných dodávek podle zdrojů. Zvýrazněním záznamu s požadovanou sestavou a odkazem Vytvořit sestavu se spustí generování sestavy ve dvou formátech -.htm a xls. Informaci o jeho průběhu lze sledovat v samostatném okně, po vytvoření lze sestavu zobrazit odkazem Excel nebo HTML. Do sestav budou zahrnuti pouze ti dodavatelé z území přihlášeného kraje, kteří byli osloveni ze strany HZS kraje a potvrdili nezbytnou dodávku k zabezpečení alespoň jedné z požadovaných potřeb, a všechny tyto jimi potvrzené nezbytné dodávky (včetně dodávek, nabízených nad rámec požadovaných potřeb). Vytvořené sestavy se zobrazí v tabulce Seznam dostupných souborů se sestavami pomocí odkazu Obnovit zobrazení sestav. Vybranou sestavu lze zobrazit v kterémkoliv z uvedených formátů s tím, že ve formátu Excel lze se sestavou dále pracovat. V uvedené tabulce se zobrazuje i sestava CND (viz část Správa číselníků na předchozí stránce) a sestava DODDET se základními údaji o DND (viz část Vkládání dat na str.11). Nápověda Nápověda je v podstatě uživatelská příručka pro danou úroveň SÚ v elektronické podobě a je obsahově totožná v obou prostředích systému. Uživatel ji může využít v kterémkoliv okamžiku práce se systémem aniž by tuto práci musel přerušit. Konec Použití tohoto odkazu na levé liště znamená regulérní ukončení práce v systému s tím, že uživatel se svým uživatelským účtem může v budoucnu kdykoliv znovu přihlásit do systému a pokračovat v přerušené práci. SSHR Strana 23 / 23 květen 04