Kompetenční modelování v praxi (v návaznosti na efektivní veřejnou správu) část 3

Transkript

1 Kompetenční modelování v praxi (v návaznosti na efektivní veřejnou správu) část 3 Projekt: Dílna kompetencí města Uherské Hradiště Uherské Hradiště, , Ing. Milan Půček, MBA, PhD. Tento projekt je spolufinancován ESF prostřednictvím OPLZZ a rozpočtem města Uherské Hradiště

2 Témata 08:00 12:00 témata: 1. úvod - vládní strategie Smart Administration z hlediska způsobilosti (kompetentnosti) úředníků 2. informace o projektu 3. kompetenční modelování a efektivní veřejná správa 4. personální procesy 5. kompetence (způsobilost) 6. příklady (kompetence v rámci projektového řízení dle IPMA; příklad propojení s odměňováním) 7. stav kompetenčního modelování v UH 12:00-8. opakování a individuální konzultace

3 A. Proč má smysl mluvit o efektivní správě Hlavní argumenty: 1. Přispívá k rozvoji území, pomáhá bránit devastaci území 2. Pomáhá nacházet správné věci a provádět je správně (viz model dělat správné věci správně ) 3. Je jedním z předpokladů dosahování dobrých výsledů pro občany a společnost 4. Pomáhá získávat i šetřit finance Ve všech těchto argumentech hrají rozhodující roli 3 schopnosti, ochota, znalosti (kompetence) pracovníků.

4 Vymezení pojmů Rozvoj území (respektující zásady udržitelného rozvoje) usiluje o vyvážený vztah podmínek (1)pro příznivé životní prostředí, (2)pro hospodářský rozvoj a (3)pro soudržnost společenství obyvatel území. Správa území je soubor činností a aktivit vykonávané v daném území státem, kraji či obcí v přenesené i samostatné působnosti dle platné legislativy. Při správě mají být respektovány principy dobrého vládnutí (good governance) nebo chytré veřejné správy (smart administration). 4

5 Proč má smysl mluvit o efektivní správě: (1) Zajistit rozvoj území, zabránit devastaci krajiny Selhání při řízení vztahu společnost příroda a příroda společnost původní krajina přeměněná krajina přírodní krajina extenzivně kultivovaná krajina intenzivně kultivovaná krajina umělá krajina postupný rozklad na části s dominujícími funkcemi zemědělská krajina urbanizovaná krajina rekreační krajina krajina spec. funkcí kvalita řízení a plánování rozvoje území samovolný či špatně řízený tlak společnosti devastovaná krajina velké náklady rekultivace krajina druhotně kultivovaná racionalizace a optimalizace vztahu společnost - příroda dlouhodobě intenzivně kultivovaná kulturní krajina typy krajiny různých fází vývoje tlak společnosti hlavní směry vývoje krajiny ostatní směry vývoje krajiny 5

6 Proč má smysl mluvit o efektivní správě: (2) Dělat správné věci správně Dělat (vybrat) správnévěci je úkolem zejména zastupitelů města. Pomáhá strategické plánování, BSC Dělat (vybrat) správné věci Správně je provádět Správně je provádět je úkolem zejména úřadu a organizací města. Pomáhá například ISO, CAF, Správněkomunikovat je úkolem nejen zastupitelůa úřadu, ale všech zúčastněných. Pomáhá například místní Agenda 21 Správně komunikovat (s veřejností) Úspěch vyžaduje zvětšovat průnik dělat správnévěci správně a správně komunikovat 6

7 Dělat správné věci měl by určovat strategický plán Dělat správné věci znamená vybrat a prosadit (schválit) nejpotřebnějšíči nejdůležitější: -investice, -aktivity, -veřejné služby, -opatření, -legislativu (předpisy obce) atd., a to v optimálním rozsahu. Co je považováno za správnou věc, záleží na: -hodnotovém rámci člověka, - na jeho zkušenostech a vzdělání, -politické orientaci atd. Například pravicově orientovaný politik může považovat za správné věci jiné aktivity (investice, zákony, ) než levicový politik, křesťanský politik či stoupenec zelených. Samozřejmě ve fázi výběru a schvalování správných věcí je nezbytné zapojení veřejnosti. 7

8 Dělat správné věci - měl by určovat strategický plán Na místní (a částečně i na krajské) úrovni bývá dohoda o tom, co jsou správné věci, snadnější: tedy například u města dohoda o (a)rozsahu investic (například do vybavenosti sídlišť, chodníkůči místních komunikací, sportovních zařízení, majetku města atd.), (b)míře podpory a rozsahu poskytovaných veřejných služeb v komunální oblasti (svoz odpadu, čistota města atd.), v oblasti školství, kultury a sportu, v oblasti bezpečnosti a prevence kriminality, v sociální oblasti (c)dohoda v dalších oblastech atd. Obvykle se tato dohoda promítá do strategického nebo střednědobého plánu. 8

9 Dělat správné věci - měl by určovat strategický plán Výběr správných věcí (které se mají promítnout do strategického plánu) také závisí na mnoha limitujících faktorech, například (a)finančních limitech (rozsah zdrojů, které máme k dispozici v daném období), (b)přírodních limitech daného území, územních rezervách a ostatních limitech území (často definovány územním plánem obce či zásadami územního rozvoje kraje), (c)limitech daných platnou legislativou, (d)termínech, časových možnostech či načasování, (e)limitech, které jsou dány platnými smlouvami, dalšími závazky a rozhodnutími v minulosti, atd., (f)ostatních omezeních. 9

10 Správně věci provádět Pokud jsou vybrány a schváleny správné věci, je nezbytné je provádět správným způsobem. Zatímco výběr správných věcí je spíše v odpovědnosti politických představitelů, správné provádění by mělo být činností manažerů a úředníků ve veřejné správě. Správné provádění je otázkou promyšleného řízení a inovování. Zahrnuje zejména nutnost (a) monitorovat či měřit dosahování správných věcí tedy cílů a jejich indikátorů, (b) z hlediska samotnéčinnosti, investice či veřejné služby provádět vše efektivně, výkonně, kvalitně, v přiměřených lhůtách, (c) z finančního hlediska provádět vše hospodárně, efektivně a účinně. 10

11 Správně komunikovat Třetí a stejně důležitou částí modelu je správná komunikace s veřejností, a to jak v oblasti - výběru a schvalování správných věcí, - tak v oblasti správného provádění. Z hlediska zapojování veřejnosti a komunikace s ní existuje celářada možností a standardů, jak postupovat. Na místní úrovni je to například - místní Agenda 21, projekt Zdravé město - městský (či regionální) marketing, - různé techniky šetření názorů veřejnosti včetně šetření spokojenosti atd. 11

12 Komunikační kanály - příklady Název komunikačního kanálu (pro informovánía komunikaci sobčany a veřejností) 1. Úřední a běžná komunikace Běžná korespondence a vyřizování žádostí Poskytovánítelefonických a osobních informací Úřední deska města Vyřizování stížností Zpravodaj města Informační vývěsky města Hlášenívměstském rozhlase. Obecnápoužitelnost při strategickém a jiném plánování např. odpověďna písemný dotaz např. informace o veřejném projednávání 12

13 Komunikační kanály - příklady Název komunikačního kanálu (pro informovánía komunikaci s občany a veřejností) Obecnápoužitelnost při strategickém a jiném plánování 2. Elektronická a obdobná komunikace: Internetové stránky města Internetovéstránky IC, projektů, městských organizací atd. Facebook města Rozesílání ových zpráv Rozesílání SMS např. pozvánky na veřejné projednávání např. pozvánky na veřejné projednávání 13

14 Komunikační kanály - příklady Název komunikačního kanálu (pro informovánía komunikaci s občany a veřejností) Obecnápoužitelnost při strategickém a jiném plánování 3. Práce s médii Vydávání tiskových zpráv Pořádání tiskových konferencí Články v tisku, časopisech Televize a rozhlas Inzerce. 4. Veřejná projednávání, kampaně, ankety a další způsoby komunikace Veřejná projednávání, veřejná setkání Kulaté stoly Informační kampaně Komunitní plánování Šetření a ankety Letáky / brožury Výstavy, modely, vizualizace. 14

15 Proč má smysl mluvit o efektivní správě: (3) Orientace na výsledky V čem jsme se poučili ze sportu Trojúhelník, který podmiňuje výkonnost sportovce: Píle Talent - Podmínky Příležitosti Píle Rizika Výsledky / Cíle Talent Silné stránky sportovce 1 sportovce 2 Podmínky Čím větší plocha trojúhelníku tím větší šance na dobrý výsledek. Pro úroveň jednotlivce (pracovníka) je trojúhelník svojí konstrukcí prakticky totožný s trojúhelníkem sportovce. Tedy píli převedeme jako píli a pracovitost. Talent převedeme jako schopnosti, talent, zkušenosti, kvalifikaci a znalosti. Podmínky převedeme jako podmínky pro práci. Jak tuto zkušenost uplatnit na obec? Píli převedeme jako Pracovitost (operativní řízení) Talent převedeme jako Strategie (strategické řízení) Podmínky převedeme jako Podmínky (zdroje, partnerství, možnosti, ) 15

16 Orientace na výsledky pro občany a společnost: Převod na úřad / obec SWOT jinak: Příležitosti/ rizika (vnější vlivy) Silné/ slabé stránky (vnitřní vlivy) Příležitosti: využívat Pracovitost (operativní řízení) Výsledky Rizika: snižovat / Cíle Strategie (strategické řízení) Podmínky (zdroje, partnerství, možnosti, ) SWOT: Kromě silných/ slabých stránek (pracovitost, strategie, podmínky) ovlivňují výsledky také příležitosti a rizika. Příležitosti je třeba systematicky využívat. Rizika je třeba systematicky snižovat. K tomu všemu je důležité mít potřebné znaloti. 16

17 Proč má smysl mluvit o efektivní správě: (4) Co můžeme ovlivnit efektivní správou v rozpočtu města (zjednodušené zobrazení) VÝDAJE: Běžné výdaje (platy; povinné pojistné; nákup zboží a materiálu; nákup energií; dopravní obslužnost; nákup služeb; výdaje na opravy a údržbu; dotace, příspěvky, dary; příspěvky přísp. organizacím; dotace veřejným rozpočtům; sankč. platby; úroky a fin. výdaje) Rozpočet PŘÍJMY: Daňové příjmy (výlučné daně; sdílené daně; místní poplatky; správní poplatky) Nedaňové příjmy (příjmy z vlast. činnosti; příjmy z nájmu; odvody přísp. organizací; úroky; sankční platby; prodej neinvestič. majetku; splátky půjček) Kapitálové výdaje (pořízení hmotného majetku; pořízení nehmotného majetku; nákup pozemků; akcie a majetkové podíly; dotace a příspěvky; investiční půjčky) Schodek/Přebytek Řeší se např. přijetím úvěru Kapitálové příjmy (prodej investičního majetku; prodej akcií a majetkových podílů) Dotace - nárokové - účelové (granty) 17

18 Proč má smysl mluvit o efektivní správě: Pomáhá získávat prostředky Jednotlivé fáze řízení projektu financovaného ze strukturálních fondů 4. Vyhodnocení, ukončení doúčtování, následné kontroly 1. Plánování, zpracování a podání žádosti (co, proč, jak, kdy, kde, za co, s kým provádět) Fáze dotačního projektu Cyklus projektového řízení 2. Čekání na rozhodnutí (schvální/neschválení/ odmítnutí/úprava podmínek) 3. Realizace: řízení a kontrola projektu (splnit cíle, dodržet harmonogram a rozpočet) 18

19 Součástí efektivní správy jsou jsou úspěšné projekty Úspěšný projekt Splnění cíle Příklady: -splnění cílových hodnot -splnění všech aktivit -splnění výstupů, výsledků, dopadů -splnění monitorovacích parametrů Dodržení termínu a aktivit Příklady: -dodržení časového harmonogramu -dodržení konečného termínu -dodržení harmonogramu aktivit Dodržení nákladů Příklady: -dodržení rozpočtu projektu -splnění finančních ukazatelů projektu 19

20 Controlling/reporting projektů (a strategického plánu) Příklad názvu projektu: Metropolitní síť Odkanalizování Regenerace Marketing cest. ruchu Rekvalifikace Rozpočet!! O O OK Termíny, aktivity O OK O OK OK Výstupy/výsledky O OK!! OK OK Vysvětlivky: OK vše v pořádku, žádné problémy O v pořádku, problémy operativně řešíme! ohroženo!! velký problém Ve fázi realizace je třeba se zaměřit na kontrolu plnění: - cíle projektu (v projektu se promítne do výstupů, výsledků nebo monitorovacích parametrů), - dodržování rozpočtu projektu, - dodržování harmonogramu aktivit. 20

21 B. Analýza velký pomocník pro efektivní veřejnou správu Některé analytické metody různé druhy analýzy dat a dostupných zdrojů (např. analýza dat na internetu) SWOT analýza (analýza silných a slabých stránek, příležitostí a rizik) analýza pomocí geografického informačního systému analýza kladů a záporů (silných a slabých stránek) analýza aktérů analýza cílových skupin analýzy rizik analýza příčin a následků 21

22 SWOT analýza Klady Zápory Silné stránky Slabé stránky Vnější vlivy Vnitřní vlivy Příležitosti Rizika 22

23 SWOT analýza - alternativa Klady Zápory Silné stránky Slabé stránky Budoucnost Současnost Příležitosti Rizika 23

24 Analýza rizik a příčin jejich vzniku Současný stav Proces/ činnost Možné riziko Důsledek realizace rizika Příčina vzniku rizika Existuje v součas. opatření k zabránění Význam Četnost Pravděpodobnost odhalení Úroveň rizika Návrh opatření Investiční činnost Korupce Porušení zákona Vyšší cena prací Úplatnost rozhodovatelů Pokuta nebo vyšší cena prací Neznalost Obcházení zákona z důvodu urychlení atd. Dodrž. zákona Dodrž. zákona Dodrž. zákona Losování členů komise Pokutovat odpovědné pracovníky 24

25 Analýza cílových c skupin - příklad Č Cílová skupina Očekávání Způsob komunikace Opatření

26 Využit ití diagramu příčin p a následkn sledků k hledání správných priorit a cílůc nebo opatřen ení příčina 1 až x možná opatření 1 až x problém = důsledek příčin Poznámka: Diagram příčin a následků (jiný název rybí kost nebo Ishikawův diagram) je jednoduchý grafický nástroj pro řešení problémů, tedy hledání příčin problémů a návrhu opatření. 26

27 Využit ití diagramu příčin p a následkn sledků k hledání správných priorit a cílůc nebo opatřen ení prostředí časté oblasti příčin vybavení pracovníci zákazníci/ občané postup práce, organizace a řízení problém = důsledek příčin příklady možných opatření organizační změny školení pracovníků změna vybavení personální změny změna postupu práce Možné problémy k řešení: - Snižování počtu obyvatel, - Čistota sídlišť - Malé pracovní příležitosti atd. 27

28 7. Další souvislosti : Metodický postup řešení problémů a změn Začátek: Mám problém (nebo řeším změnu) Shromáždi informace o problému (nebo o změně) Znám příčiny problému a správné ano řešení? ne Řešil tento problém někdo, od koho ano se mohu učit? ne Analyzuj problém (změnu) a najdi příčiny problému pomocí postupu, který vede k úspěchu ( selský rozum, diagram příčin a následků, brainstorming,...) Uč se od jiných (např. benchlearning/benchmarking, řízení znalostí,...) Naplánuj opatření a postup (včetně monitorovacích parametrů), proveď jej (řízení projektu či změny), proveď vyhodnocení Byl problém odstraněn (došlo ke zlepšení)? Je změna zavedena? ne ano Zajisti trvalé zavedení, zaznamenej způsob řešení, odměň řešitelský tým Konec: Problém odstraněn (změna zavedena) 28

29 C. Další souvislosti : Procesní model: procesní přístup Město nebo městský úřad Vize, strategie, plány Zpětná vazba Občané / zákazníci Daňoví poplatníci (občané, právnické, fyzické osoby) Požadavky Stát a jeho systém přerozdělování Legislativa a požadavky na poskytovatele Požadavky Řídící procesy (řízení zdrojů, rozpočet, měření, odměňování...) Hlavní procesy (hodnototvorné nebo týkající se zákazníka / občana) Podpůrné procesy (ITC, nákup, ) Výstupy/ Výsledky procesů: - Kvalitní služba (případně produkt) - Změna kvality života v obci / kraji Vliv (dopad) na: Spokojenost - zákazníků se službami - občanů s kvalitou života + jiné vlivy: -na rozvoj území, -na životní prostředí, -na společnost, -na ekonomický růst,... Hospodárnost Kompetence, zdroje, znalosti, partnerství Účinnost Efektivnost Vstup Procesy organizace Výstup/výsledek Vliv(dopad) Příležitosti pro měření (monitorování) a zlepšování Tok peněz od daňových poplatníků a zákazníků (přes stát či přímo) ke konkrétnímu poskytovateli veřejné služby Poskytnutá veřejná služba, výkon správy nebo změna kvality života od konkrétního poskytovatele (městský úřad, město) k zákazníku / občanovi 29

30 Další souvislosti : Běžné (lineárn rní) ) myšlen lení při řešení problémů Cíle organizace Situace okolního světa (prostředí) Problém či změna (kterou chceme nebo musíme řešit) Rozhodnutí (o řešení problému, řízenízměny, o strategii, investici či aktivitě) Dosažená změna při rozvoji území(nová situace) Pramen: Hušek, Šusta, Půček Aplikace metody BSC ve veřejném sektoru (2006) 30

31 Další souvislosti : Model systémového myšlení pomocí příčinného smyčkového diagramu Cíle naší organizace veřejného sektoru Realizovaná rozhodnutí (projekty, plány, aktivity, ) Okolní svět Vedlejší efekt Cíle jiných (zainteresovaných stran, konkurentů, ) Rozhodnutí (zainteresovaných stran, konkurentů, ) Pramen: Hušek, Šusta, Půček Aplikace metody BSC ve veřejném sektoru (2006) 31

32 Rekapitulace a závěr: Proč má smysl mluvit o efektivní správě Hlavní argumenty: 1. Přispívá k rozvoji území, pomáhá bránit devastaci území 2. Pomáhá nacházet správné věci a provádět je správně (viz model dělat správné věci správně ) 3. Je jedním z předpokladů dosahování dobrých výsledů pro občany a společnost 4. Pomáhá získávat i šetřit finance 32

33 Myšlenky na závěr tématu Peter Drucker uvádí dva důvody krize nebo selhání (viz Drucker 2004, s. 19): Každá existující organizace rychle zkrachuje, pokud neinovuje. Naopak každá nová organizace se rychle zhroutí, pokud neřídí. Děkuji za pozornost Kontakt: Ing. Milan Půček, MBA, PhD. MEPCO Mezinárodní poradenské centrum obcí 33