Využití knowledge managementu k řízení projektů

Transkript

1 Využití knowledge managementu k řízení projektů Šárka Květoňová Spoluautor: Jitka Kreslíková 2006 Fakulta informačních technologií Vysoké učení technické v Brně Seminář UIFS

2 Úvod do znalostního managementu Potřeba teorie Definice znalosti Úrovně poznání reality Typy znalostí Znalost a změna situace Management znalostí Proces managementu znalostí Systém pro řízení znalostí Používané technologie Znalostní oblasti projektového řízení 2

3 Potřeba teorie Teorie nejlepším příspěvkem pro praxi. (A. Eistein) Předpoklad úspěšné komunikace. Objasněnířady teoretických a terminologických otázek. 3

4 Úvodem.. Kdybychom tak věděli, co víme! Typické je zahlcení podniku informacemi, ale znalostí je přitom málo. Znalosti by neměly být jen hromaděny, ale především racionálně využívány. Účelem je především odstraňování bariér rozvoje znalostí. Nabídnout pravé znalosti pravým lidem v pravý čas s cílem pokrýt aktuální potřebu znalostí. Řízení znalostí není náhradou stávajících manažerských aktivit, ale prolíná je! 4

5 Definice znalosti Znalost je proměnlivou směsí uspořádaných zkušeností, hodnot, do souvislostí zasazených informací, názorů expertů a podložené intuice, která vytváří prostředí a rámec pro vyhodnocování a začleňování nových zkušeností a informací. Znalost vzniká a je používána v mysli znalostních pracovníků. Znalost je informace, která byla zorganizována a analyzována tak, aby byla srozumitelná a použitelná pro řešení problémů nebo rozhodování a učení. 5

6 Definice znalosti Organizační znalost je zpracovaná informace začleněná do postupů a procesů. Kap. 1 - Knowledge Management Handbook, ed.1 J.Liebowitz, CRC Press, 1999 V organizacích je často zabudována nejen v dokumentech a archivech, ale i v organizačních postupech, procesech, praktikách a normách. P.R.Gamble, J.Blackwell: Knowledge management, Kogan Page, 2001 Znalosti jsou dnes chápány jako strategicky nejdůležitější zdroj a učení jako strategicky nejdůležitější schopnost podniků a organizací. 6

7 Úrovně poznání reality 1 2 Data Informace diskrétní pozorování, měření, objektivní fakta + význam + struktura = Organizovaná, strukturovaná, interpretovaná a shrnutá data + zdůvodnění + abstrakce + vztahy + aplikace = 3 Znalosti Případ, pravidlo, proces, model + výběr + zkušenost + principy + omezení + učení se = 4 Odbornost Rychlá a přesná rada, vysvětlení a zdůvodnění výsledků a postupů + integrace + distribuce + navigace = 5 Způsobilost Organizační odbornost: sklady znalostí, integrovaný systém podpory výkonnosti, klíčové dovednosti 7

8 Vztah mezi daty, informacemi a znalostmi 8

9 OD HROMADĚNÍ INFORMACÍ K JEJICH VYUŽITÍ P. F. Drucker: "... Znalosti jsou stejně jako elektřina či peníze jistou formou energie, která existuje jen tehdy, vykonává-li nějakou práci...." (Věk diskontinuity). Úspěšné organizace přesunout maximální pozornost na znalosti: jejich vznik, transformaci, způsob ukládání do paměti, jejich výběr, zpracování, využívání a hodnocení vynakládaných nákladů na jejich efektivitu a další rozvoj. Nejde o pouhé hromadění informací, ale o pokrytí konkrétních potřeb reálného procesu řízení a zajišťování všech pro podnik nezbytných funkcí. 9

10 Více o znalostech.. Implicit, tacit implicitní, vnitřní znalost (v hlavách lidí), intuice Strategie personalizační Explicitní representovaná, kodifikovaná: dokumenty, databáze, záznamy embedded: zabudovaná v procesech, produktech, postupech Strategie kodifikační 10

11 Znalost a změna situace Znalost není to, co víš, ale to, co umíš. Schopnost selekce relevantníčásti poznatků je podstatnou součástí znalosti, je jejím atributem. Znalost je vždy spojena se situací a s procesem. Lze hovořit o třídách situací a o konkrétních situacích. Znalost (bez ohledu na obor) zahrnuje: schopnost hodnotit situaci, (cíl, podmínky, kritéria), identifikovat a hodnotit reálné cesty řešení situace, schopnost aplikovat obecnou-modelovou znalost na konkrétní podmínky. 11

12 Znalost a změna situace Znalost je spojena vždy se změnou. Znalost je uplatněna v akci. Akce je vždy vyvolána potřebou uvést věci do pohybu řešit vzniklou situaci, odstranit překážky vývoje, zajistit podmínky optimálního vývoje atd. Toto poznání bezprostředně souvisí s otázkou definice cílů projektu KM. 12

13 Management znalostí (knowledge management) Termín MZ zavedl Karl Wiig v r Počátek 90. let Stewart (1991) a Nonaka (1991) zvýšit povědomí v organizacích o významu řízení intelektuálních aktiv dopad výrazného snižování počtů zaměstnanců a zeštíhlování firem na ztrátu firemní paměti The Knowledge Creating Company (Společnost produkující znalosti) Nonaka a Tackeuch (1995) snaha, aby organizace přezkoumaly vlastní modely podnikání a aktivně zvážily, jak mohou využít znalostí a získat konkurenční výhodu pomocí vlastního know-how To vedlo k vývoji nové podnikatelské disciplíny řízení znalostí. 13

14 Management znalostí - definice MZ je systémový a organizovaný přístup k nalézání, pochopení a využití znalostí v org., s cílem vytvářet hodnotu, zlepšovat výkon org. a dosahovat jejich cílů. MZ je formalizací přístupu ke zkušenostem a znalostem, vytváří nové schopnosti, umožňuje skvělé výkony, podporuje inovace a zvyšuje hodnotu pro zákazníka. Systém pro sběr, uchovávání, řízení a opakovatelné využívání sdílených znalostí, zkušeností, informací, objektů, komponent. 14

15 Management znalostí- k čemu slouží Specifičnost KM: nekonkuruje žádnému existujícímu směru managementu, pomáhá ho prověřit, přispívá k provázanosti, zvyšuje efektivitu. Proč vznikl? Pro přežití firmy je nutná rychlost v hodnocení situace, rychlost aktivizace zdrojů, rychlost komunikace a vyšší kvalita spolupráce. Rozvoj znalostí a jejich plné využití posiluje účinnost působení ostatních faktorů (lidské zdroje, výrobní prostředky, technologie). 15

16 Matice managementu znalostí Vnitřní Kodifikovaná Zabudovaná Vnímání Pozorování Sběr Vytváření hypotéz Organizace Vyhledávání souvislostí Kategorizace Mapování Socializace Sdílení Šíření Simulace Internalizace Rozhodnutí jak a kdy použít - použití 16

17 Proces managementu znalostí 1. Identifikace Určení klíčových oblastí 2. Sběr Formalizace existujících znalostí 3. Výběr Hodnocení relevance, hodnoty a přesnosti znalostí 4. Uložení Reprezentace znalostí organizace v archívu znalostí 5. Sdílení Automatická distribuce znalostí k uživatelům, spolupráce virtuálních týmů 17

18 Proces managementu znalostí 6. Aplikace Vyhledání a použití znalostí při rozhodování, řešení problémů, automatizaci nebo podpoře pracovních činností, výcvik 7. Vytvoření Objevy nových znalostí výzkumem, experimenty a kreativním myšlením 8. Prodej Vývoj a uvedení na trh nových výrobků a služeb založených na znalostech 18

19 Systém pro řízení znalostí Základní požadavky: Informovanost Přístupnost Dosažitelnost Včasnost Bezpečnost Otevřenost Pět stupňů fáze implementace: 1. Knowledge-chaotic (ad-hoc databáze, neexistuje systém) 2. Knowledge aware (organizace si uvědomuje potřebu KM, pilotní projekt) 3. Knowledge-enabled (izolované aktivity, nekoordinované) 4. Knowledge-managed (vzájemná koordinace aktivit) 5. Knowledge-centric (systém je plně implementován, integrován) 19

20 Používané technologie Neexistuje softwarová technologie, která by pokryla všechny požadavky komplexního systému KM. Mezi nejčastější patří: Intranet jako základní komunikační a prezentační nástroj. DMS, CMS (document, content management systems). Vyhledávací nástroje (engines), push technologie, agenti. Help-desk aplikace pro tok externích i interních žádostí, FAQ. Group ware, workflow technologie. Data warehouse, data mining. Specializované znalostní systémy, včetně technologie pro kategorizaci znalostí. Databáze expertů, e-learningové aplikace. 20

21 Řízení znalostních procesů Vnímání Poslech Zachycení Internalizace Porozumění Tvorba nových znalostí Socializace Sdílení Spolupráce Organizování Kategorizace Personalizace 21

22 Životní cyklus znalostí Zdroje znalostí Získání znalostí Produkování znalostí KULTURA ORGANIZACE Reprezentace znalostí Aplikace znalostí ZNALOSTI Ukládání znalostí TECHNICKÁ INFRASTRUKTURA Šíření znalostí Znalostní báze 22

23 Znalosti a podnikové procesy Cíle procesu z podnik. řízení Inovace produktu Znalosti odvozené Inovace řízení Znalosti o řízení Core procesy Znalosti odvozené Řízení procesu Zpětná vazba informace o stavu procesu Vstupy Proces - transformace Výstupy Inovace procesu Znalosti o procesu 23

24 Znalostní oblasti projektového řízení Znalostní oblasti projektového řízení - PMBOK 1. Řízení integrace projektu 2. Řízení rozsahu prací projektu 3. Řízení času v rámci projektu 4. Řízení nákladů projektu 5. Řízení jakosti v rámci projektu 6. Řízení lidských zdrojů v rámci projektu 7. Řízení komunikace v rámci projektu 8. Řízení rizik projektu 9. Řízení obstarávání v rámci projektu 24

25 Proč procesy motivace. Projektové řízení je integrační úsilí - akce nebo selhání akce v jedné oblasti obvykle ovlivňují jiné oblasti. př.: změna rozsahu prací téměř vždy ovlivňuje náklady projektu, přitom však může nebo nemusí ovlivnit morálku týmu nebo kvalitu produktu. Požadovaného výsledku se dosáhne mnohem účinněji, jsou-li činnosti a související zdroje řízeny jako proces, projekty se skládají z procesů, proces je posloupnost akcí zaměřených na vytvoření výsledku. 25

26 Co je proces? proces je soubor vzájemně propojených zdrojů a činností, které přeměňují vstupy na výstupy (ISO 10006), procesy projektu jsou vykonávány lidmi a obecně spadají do jedné ze dvou kategorií: procesy řízení projektu se zabývají popisem a organizací prací projektu, př.: sestavení plánu projektu, definování činností. 26

27 Co je proces? procesy zaměřené na produkt se týkají specifikací a tvorbou produktu projektu, jsou obvykle definovány životním obdobím projektu, př.: specifikace požadavků, návrh uživatelského rozhraní, testování. procesy řízení projektu a procesy zaměřené na produkt se během projektu překrývají a vzájemně ovlivňují. př.: rozsah projektu nemůže být stanoven bez pochopení, jak daný produkt vytvořit. 27

28 Procesy řízení projektu PMBOK Project Management Body of Knowledge Project Management Institute 9 oblastí (37 procesů ) 28

29 1. Řízení integrace projektu Řízení integrace projektu popisuje procesy požadované pro zajištění řádné koordinace různých prvků projektu: sestavení plánu projektu převzetí výsledků jiných plánovacích procesů a jejich začlenění do jednoho dokumentu. realizace plánu projektu provádění plánu projektu realizací činností, které jsou v něm zahrnuty. celková koordinace změn koordinace změn v rámci celého projektu. plánovací prováděcí řídící 29

30 2. Řízení rozsahu prací projektu Řízení rozsahu prací projektu popisuje procesy požadované pro zajištění toho, aby projekt zahrnoval všechny požadované práce a pouze tyto práce: zahájení podnícení organizace, aby zahájila následující fázi projektu. plánování rozsahu plánovací plánovací vypracování písemného rozsahu prací jako podkladu pro budoucí projektová rozhodnutí. 30

31 Řízení rozsahu prací projektu definování rozsahu rozložení hlavních dodávek na menší lépe zvládnutelné části. ověřování rozsahu formální schválení převzetí rozsahu projektu. operativní řízení změn rozsahu plánovací prováděcí řídící operativní řízení změn v rozsahu prací projektu. 31

32 3. Řízení času v rámci projektu Řízení času v rámci projektu popisuje procesy požadované pro zajištění včasného dokončení projektu: definování činností stanovení konkrétních činností, které musí být provedeny s cílem vytvořit různé výstupy projektu. řazení činností plánovací plánovací stanovení a dokumentování závislostních vazeb. 32

33 Řízení času v rámci projektu odhadování trvání činností odhadování počtu pracovních období potřebných pro dokončení jednotlivých činností. sestavení časového rozvrhu analyzování pořadíčinností, doby trváníčinností a požadavků na zdroje s cílem sestavit časový rozvrh projektu. operativní řízení časového rozvrhu plánovací plánovací řídící operativní řízení změn časového rozvrhu projektu. 33

34 4. Řízení nákladů projektu Řízení nákladů projektu popisuje procesy požadované pro dokončení projektu v rámci schváleného rozpočtu: plánování zdrojů určování, jaké zdroje (pracovníci, materiál, zařízení) a v jakých množstvích jsou třeba pro provádění činností v rámci projektu. odhadování nákladů plánovací plánovací stanovení odhadu nákladů na zdroje potřebné pro dokončení činností v rámci projektu. 34

35 Řízení nákladů projektu rozpočtování nákladů přidělování odhadovaných nákladů jednotlivým činnostem v rámci projektu. operativní řízení nákladů operativní řízení změn v rozpočtu projektu. plánovací řídící 35

36 5. Řízení jakosti v rámci projektu Řízení jakosti v rámci projektu popisuje procesy požadované pro zajištění toho, aby projekt uspokojil potřeby, kvůli kterým je realizován: plánování jakosti určování toho, které normy se vztahují na projekt a zajišťování jejich plnění. zabezpečování jakosti plánovací prováděcí pravidelné vyhodnocování celkového plnění projektu s cílem poskytnout důvěru, že projekt bude vyhovovat příslušným normám jakosti. 36

37 Řízení jakosti v rámci projektu operativní řízení jakosti řídící sledování konkrétních výsledků projektu s cílem určit, jestli odpovídají příslušným normám jakosti a určování způsobů odstraňování příčin nevyhovujících výkonů. 37

38 6. Řízení lidských zdrojů v rámci projektu Řízení lidských zdrojů popisuje procesy požadované pro co nejefektivnější využití osob zapojených do projektu: plánování organizačního uspořádání určování, dokumentování a přidělování projektových úloh, odpovědností a vztahů pod- a nadřízenosti. nábor pracovníků získávání potřebných lidských zdrojů a jejich přidělování pro práci na daném projektu. rozvoj týmů plánovací plánovací prováděcí rozvoj dovedností jednotlivců a skupin s cílem zlepšit plnění projektu. 38

39 7. Řízení komunikace v rámci projektu Řízení komunikace v rámci projektu popisuje procesy požadované pro zajištění včasného a řádného vypracování, sběru, šíření a uchování projektových informací a jednoznačného nakládání s těmito informacemi: plánování komunikace určování komunikačních a informačních potřeb zájmových skupin, kdo a jaké informace potřebuje, kdy je potřebuje a jak mu budou sdělovány. šíření informací plánovací prováděcí včasné poskytování informací zájmovým skupinám v rámci projektu. 39

40 Řízení komunikace v rámci projektu vykazování výkonů sběr a šíření informací o plnění projektu, zahrnuje hlášení stavu plnění prací, měření postupu a předpovídání dalšího vývoje. administrativní uzavření prováděcí uzavírací vypracování, sběr a šíření informací s cílem formálně schválit dokončení fáze nebo projektu. 40

41 8. Řízení rizik projektu Řízení rizik projektu systematický proces identifikace, analýzy a reakce na projektová rizika: rozpoznání rizik určení, která rizika mohou projekt ovlivnit a dokumentování jejich charakteristik (Ishikawa). ohodnocení rizik vyhodnocení rizik a jejich vazeb s cílem posoudit rozsah možných dopadů na projekt. kvalitativní analýza rizika plánovací plánovací prováděcí vykonání kvalitativní analýzy rizika a podmínek pro upřednostnění vlivu (důsledků) na projektové cíle. 41

42 Řízení rizik projektu kvantitativní analýza rizika prováděcí měření pravděpodobnosti a míry (důsledků) rizika a odhadování jejich důsledků pro projektové cíle tvorba protirizikových opatření definování a rozvoj postupů a technik ke zvýšení příležitostí a redukci hrozeb ve vztahu k projektovým cílům operativní řízení protirizikových opatření reagování na změny rizik během projektu. plánovací řídící 42

43 9. Řízení obstarávání v rámci projektu Řízení obstarávání v rámci projektu popisuje procesy požadované pro získání zboží a služeb mimo prováděcí organizaci. plánování obstarávání určování, co a kdy obstarat. plánování poptávek plánovací plánovací dokumentování požadavků na produkt a stanovení potenciálních zdrojů. 43

44 Řízení obstarávání v rámci projektu poptávání získávání cenových nabídek, soutěžních či jiných nabídek nebo návrhů. výběr zdrojů výběr z potenciálních nabídek. správa smluvních vztahů řízení vztahů s nabízejícími. ukončení smluvních vztahů prováděcí prováděcí prováděcí řídící dokončení a vyřízení smlouvy včetně vyřízení všech nedořešených položek. 44

45 Skupiny procesů Procesy řízení projektu lze rozdělit do pěti skupin sestávajících z jednoho a nebo více jednotlivých procesů: zahajovací procesy vymezování zahájení projektu nebo jeho fáze s jednoznačným přiznáním oprávněnosti jeho provedení. plánovací procesy doporučování a udržování uskutečnitelného plánu, aby mohly být naplněny potřeby daného oboru podnikání, kvůli kterým je projekt realizován. 45

46 Skupiny procesů prováděcí procesy koordinace lidí a dalších zdrojů tak, aby mohl být realizován plán projektu. procesy operativního řízení zajišťování plnění cílů projektu prostřednictvím trvalého sledování a měření postupu spolu s vyvoláním potřebných nápravných opatření. uzavírací procesy formalizace přijetí projektu nebo jeho fáze a jeho právoplatné ukončení. 46

47 Skupiny procesů vazby mezi procesy Skupiny procesů jsou spojeny výsledky, které vytvářejí. Výsledek nebo výstup jednoho procesu se stává vstupem dalšího. Vazby mezi hlavními skupinami se opakují: plánování předává realizačnímu útvaru nejprve dokumentovaný plán projektu a poté, jak realizace projektu postupuje, aktualizované plány. V rámci každé skupiny jsou jednotlivé procesy propojeny svými vstupy a výstupy. 47

48 Vazby mezi procesy Jestliže se soustředíme na tato spojení, můžeme každý proces popsat pomocí jeho: vstupů - dokumentů nebo položek, na základě kterých se proces uskutečňuje, nástrojů a technik - mechanismů aplikovaných na vstupy s cílem vytvořit výstupy, výstupů - dokumentů nebo dokumentovaných položek, které jsou výsledkem procesu. 48

49 Vazby mezi procesy - příklad seznam činností (3.1) (výstup definování činností) uzlově orientovaný graf popis produktu (2.1) (výstup definování rozsahu) hranově orientovaný graf síťový graf projektu povinné závislosti (věcná omezení) Řazení činností (3.2) řízení času v rámci projektu závislosti na základě vlastního uvážení (nejlepší praxe) aktualizace seznamu činností (řízení času v rámci projektu) vnější závislosti (závislost na dodávce) podmíněně definované grafy vzory grafů 49

50 Využití knowledge managementu k řízení projektů 50