Databáze pro evidenci výměny a prodeje publikací Knihovny Kabinetu hudební historie EÚ AV ČR (Dokumentace k projektu)

Transkript

1 Řešitelský tým: Beránková Kateřina Doležal Petr Kleňha Lukáš Matuška Michal Nikola Databáze pro evidenci výměny a prodeje publikací Knihovny Kabinetu hudební historie EÚ AV ČR (Dokumentace k projektu)

2 Obsah Řešitelský tým: Beránková Kateřina Doležal Petr Kleňha Lukáš Matuška Michal Nikola 1 Zadání a cíl projektu... 3 Požadavky na databázi...3 Use case diagram Harmonogram... 6 Plánovaný...6 Skutečnost Technická dokumentace Podíl jednotlivých členů týmu Podstoupené problémy při řešení Přínos projektu pro členy týmu

3 1 Zadání a cíl projektu Úkolem zadaného projektu je analyzovat a optimalizovat databázi pro evidenci výměny a prodeje publikací pro zadanou organizaci. Jedná se o Knihovnu Kabinetu hudební historie Etnologického ústavu Akademie věd ČR, ve které je publikováno cca 300 titulů, prodává se cca 10 knižních titulů, spolu s dalšími periodiky (např. časopis Hudební věda včetně jeho starých čísel) a plánovanými hudebními CD. Institut zasílá povinně některým organizacím výtisky zdarma, poskytuje je jako dary nebo jako promo výtisky. Během první schůzky se zadavatelem jsme zjistili velké nedostatky především ve výběru použitého softwaru. Pracovnice knihovny zaznamenává jednotlivé přírůstky a úbytky publikací do tabulek vytvořených pomocí programu Microsoft Word a Excel. Naším úkolem bude vybrat a připravit optimální software pro danou databázi, který by nebyl moc složitý, aby ho mohla později spravovat pouze sama pracovnice. Bez bližšího zkoumání se zdá vhodné zřízení e-shopu. Požadavky na databázi Nejzákladnějším požadavkem, kterým se budeme řídit celou dobu vývoje databáze je již zmiňovaná jednoduchost. Bude se jednat o přehledné klientské prostředí, ve kterém se bude po jednoduchém zaškolení knihovnice dobře orientovat. Dále byly zmíněny požadavky na jednotlivé tabulky databáze. Bude se jednat o nejméně tyto entity s následujícími sloupci: 3

4 tituly (autor) odběratelé (IČO, kontakt) pohyby ve skladu (datum, počet kusů, autor, titul) objednávky (číslo, odběratel, dodací adresa a jméno, titul, cena, poštovné, datum přijetí, datum vyřízení, poskytnutá sleva) Knihovna eviduje různé druhy poštovného a cca 5 typů slev pro odběratele. Ty si přeje paní knihovnice zadávat do systému ručně, nikoli využívat přednastavená procenta slev. Knihy je možné získat výměnou, výdejem, darem či nákupem. I toto chce zadavatel zdokumentovat. Dalším specifikem je komisní prodej. Knihovna Kabinetu hudební historie má domluveno s více prodejci, že její knihy mají k dispozici a na konci roku dělají vyúčtování co na skladě zůstalo, co se prodalo, co se pošle zpět. Dále musí být po zadání jasného příkazu možné sestavit výroční inventuru, formulář pro zadávání objednávky, vytvoření faktury včetně poskytované slevy a její zaslání na účtárnu a sestavení průvodního dopisu pro každou objednávku, ve kterém bude také uveden typ slevy. 4

5 Use case diagram záznamu Prohlížení záznamu Kontrola záznamu <<include>>> <<include>> <<include>> <<include>> Editace záznamu Otevření záznamu Knihovnice Smazání záznamu Archivace záznamů průvodního dopisu Zaslání fakturace účetní Generování inventury <<include>> fakturace obrázek č. 1: Use case diagram Tento diagram graficky znázorňuje podnikové aktivity v knihovně. Je tak i zadáním znázorňujícím požadavky na funkce systému. Náš tým ho tedy využije pro vytvoření návrhu uživatelského rozhraní. 5

6 2 Harmonogram Plánovaný Činnost Začátek Konec Návštěva zadavatele harmonogramu Kontakt správce webu Výběr vhodné technologie Analýza požadavků zadavatele Pověření členové týmu Beránková, Doležal, Kleňha, Matuška Beránková, Kleňha Doležal, Matuška Doležal, Matuška Prvotní instalace Doležal, Matuška První testování Návrh rozložení e-shopu Implementace rozvržení Konzultace se zadavatelem Případné změny dle zadavatele Naplnění e-shopu daty Beránková, Kleňha, Doležal Doležal Kleňha Doležal, Matuška Beránková, Testování Doležal, Matuška Konzultace se zadavatelem Úpravy dle zadavatele Kleňha Doležal, Matuška Testování dokumentace Nasazení do provozu tabulka č. 1: Plánovaný harmonogram Beránková, Kleňha, Beránková, Doležal, Kleňha, Matuška 6

7 Skutečnost Činnost Začátek Konec Návštěva zadavatele harmonogramu Kontakt správce webu Výběr vhodné technologie Analýza požadavků zadavatele Pověření členové týmu Beránková, Doležal, Kleňha, Matuška Doležal, Kleňha, Matuška Kleňha Doležal, Matuška Doležal, Matuška Prvotní instalace Doležal, Matuška První testování Návrh rozložení e-shopu Implementace rozvržení Konzultace se zadavatelem Případné změny dle zadavatele Naplnění e-shopu daty Beránková, Kleňha, Doležal Doležal Kleňha, Doležal, Matuška Doležal Testování Matuška Konzultace se zadavatelem Úpravy dle zadavatele Kleňha Testování dokumentace Nasazení do provozu tabulka č. 2: Harmonogram dle skutečnosti Doležal, Kleňha, Matuška Beránková, Kleňha, Beránková, Doležal, Kleňha, Matuška Z harmonogramů je patrno že v průběhu vytváření projektu došlo k časovému posunu a celý projekt byl dokončen 14 dní po plánovaném. To bylo způsobeno 7

8 hlavně specifikací nových požadavků zadavatele na 2. schůzce dne Na této schůzce byla domluvena změna ve využívané platformě tak, aby co nejvíce usnadnila práci paní zadavatelce. 3 Technická dokumentace Jelikož knihovna nemá velké finanční prostředky vyčleněné na chod e-shopu, musel tým přistoupit na řešení modulové a to nejlépe variantu zcela zdarma. Po delším vybírání došel k závěru a vybral hosting od společnosti IC.cz. Tento portál nabízí hosting zdarma, 250 MB prostoru pro ftp a databáze a jednoduché uživatelské rozhraní. V horní části webové stránky se pouze zobrazují sponzorované odkazy, ale ty chod nijak nenarušují. Webová stránka je dostupná z: a administrace z: Po přihlášení do backoffice e-shopu se, zobrazí jednoduché menu s položkami pro různé činnosti administrace. Tento průvodce Vás provede jednotlivými volbami a jejich možnostmi. Pro většinu voleb platí tato obecná pravidla: Po kliknutí na jakoukoliv volbu v hlavním menu se zobrazí nejdůležitější část vybrané volby, dále je taky možné vybírat volby z podmenu. Pro úpravu, případně zobrazení detailů jednotlivých položek výběru, je nutné na danou položku kliknout. Změny je nutné ukládat pomocí tlačítka uložit. Katalog 8

9 Katalog nabízí možnost upravovat skupiny produktů a upravovat produkty Sledování stavů - zobrazuje to zboží, které není skladem Přílohy - úprava příloh k jednotlivým produktům Zákazníci Zákazníci úprava jednotlivých zákazníků Adresy - adresy jednotlivých zákazníků Skupiny - možnost vytvoření skupin zákazníků a definovat jim slevu v % Košíky - přehled produktů vložených do košíku, jsou zobrazeny i ty košíky, ze kterých nebyla vytvořena objednávka Objednávky Faktury - přehled objednávek a jejich faktur, možnost si nechat vygenerovat PDF fakturu pro tisk Dodací listy - možnost vygenerovat PDF soubor s dodacími listy Stavy objednávek - přehled stavů objednávek, možnost nastavení šablony e- mailu zasílaného zákazníkovi Zprávy k objednávkám - možnost nastavit zprávu zasílanou k některým objednávkám 9

10 Platby nastavení pro platby, číslo účtu, výše dobírky Kupóny - vytvoření slevových kupónů na určitou částku Doprava nastavení dopravců a ceny za dopravu Dopravci - nastavení ceny za dopravu Statistiky přehled nejrůznějších statistik Nastavení Kontakt - nastavení kontaktních údajů eshopu - adresa pro elektronickou komunikaci Nástroje Záložky - rychlá navigace do všech nastavení eshopu Záloha databáze - možnost vygenerovat případně nahrát zálohu databáze 10

11 4 Podíl jednotlivých členů týmu Jak jednotliví členové pracovali, je důkladně zobrazeno v harmonogramu činností. Moje práce, Lukáše Klenby, jako vedoucího týmu bylo zajištění schůzek a komunikace s paní zadavatelkou. Dále jsem dohlížel na celý projekt, konzultoval komplikace a rozděloval práci. Moje zástupkyně Katka Beránková spolu s Nikolou Míchalovou vytvořily dokumentaci projektu a asistovaly při testování a schůzkách se zadavatelkou. Michal Matuška a Petr Doležal se starali o celé technické zázemí projektu, vybrali vhodné prostředí a vytvořili fungující e-shop s databází dle zadání. Protože jsem si do týmu vybral lidi, které znám a spolupráce nám již v minulosti fungovala, nevyskytli se žádné problémy. Všechny ocením plným počtem bodů. 3 Podstoupené problémy při řešení Hlavním problémem projektu bylo skloubit jednoduché a levné uživatelské rozhraní. Ve většině předdefinovaných systémech je velké množství kategorií, možných nastavení a celkově komplikací pro zadavatele. Další již zmíněnou komplikací bylo pozměnění požadavků, a tím nedodržení časového plánu. Nebyl to však žádný markantní problém, a tak se dá považovat celý průběh za hladký. 4 Přínos projektu pro členy týmu Členové týmu si vyzkoušeli vytvořit opravdový projekt na zakázku. Byl to první projekt vytvářený pro reálné prostředí, ne pouze simulované na půdě školy. Bylo zajímavé konzultovat požadavky s paní knihovnicí, dozvědět se o jejích pracovních povinnostech a vizích, jak určité procesy zautomatizovat a zlepšit. 11

12 Naučili jsme se vyslechnout zákazníkovy požadavky, navrhnout řešení a později ho i zrealizovat. Svorně si myslíme, že byl tento kurz skvělou přípravou na profesionální život po dokončení studií. 12