Projektový manažer 250+ Kariéra projektového manažera začíná u nás!

Transkript

1 Projektový manažer 250+ Kariéra projektového manažera začíná u nás! H Měkké dovednosti (soft skills) v projektovém řízení H1 Co jsou soft skills V tomto tématu bude pozornost věnována zvláště druhům soft skills. Odhad časové náročnosti jsou 3 vyučovací hodiny. Klíčová slova: soft skills, emoční inteligence, kompetence, komunikační schopnost, zdravé sebevědomí, empatie, týmová spolupráce, sebeovládání a disciplína, kritika, analytické myšlení, důvěra, zvídavost, schopnost zvládnout konflikt, schopnost prosadit se, koncepční myšlení, myslet podnikatelsky, pracovitost, otevřenost, kontakty, kreativita, kritičnost, ochota riskovat, organizační schopnosti Autorka: Yvona Holečková Literatura:

2 Kariéra projektového manažera začíná u nás! 2

3 O úspěchu člověka v pracovním i osobním životě často rozhodují tzv. měkké dovednosti neboli soft skills. Jedná se o schopnost úspěšné komunikace a spolupráce s různými typy lidí, schopnost přesvědčit, vcítit se a zvládat konflikty, schopnost vést a motivovat jiné lidi. Kromě této mezilidské složky měkké dovednosti zahrnují i schopnost řízení a organizace sebe samého, sebejistotu, odolnost vůči stresu, orientaci na výsledek, sebemotivaci, zodpovědnost či připravenost zvládat rizika. Třetí část měkkých dovedností se vztahuje ke zvládání úkolů, týká se přesvědčivé prezentace a vyjednávání, kreativního řešení problémů, vedení porad, efektivního zacházení s časem, zpracování informací či přípravy rozhodnutí. Z tohoto výčtu jsou nadále vybrány ty měkké dovednosti, které jsou nejdůležitější pro projektového manažera ve školství a potažmo i pro členy projektového týmu. Pojem Soft skills Termín Soft skills jste určitě již slyšeli všichni a mnozí z vás absolvovali i řadu školení, která spadala do oblasti soft skills. Připomeňme si, co tento termín zahrnuje nejen v projektovém řízení. Tento termín byl do naší společnosti masově zaveden v devadesátých letech minulého století. Dříve byl téměř totožný obsah nazýván sociálními kompetencemi. Co tedy jsou dnešní soft skills? Znamená to, jak dobře se dokážete vyrovnat se sebou samým, s lidmi a jejich způsoby chování. Dříve stačilo vědět, co to je sociální kompetence a náležitě ji teoreticky zvládnout. Dnes to znamená umět prakticky aplikovat schopnost komunikovat s cílem efektivní spolupráce s lidmi a schopnost řešit konflikty. Abychom ve své práci skutečně uspěli a uměli komunikovat s lidmi okolo projektu za každých okolností kvalitně, musíme se především vyznat sami v sobě, být si vědomi svých silných i slabých stránek, a přemýšlet tedy o svých emocionálních schopnostech (neboli o míře své emoční inteligence). Jednoduše řečeno, měkké dovednosti, tedy vysoká míra emocionální inteligence (strana 26) jsou dnes stěžejním předpokladem pro to, abyste práci získali a udrželi si ji. Dnes je tedy důležité být si vědomi toho, že stejně jako jsme získali učením věcné znalosti (slovy moderní personalistiky hard skills ), můžeme na základě své vrozené emocionální inteligence (strana 26) (EQ) rozvíjet měkké dovednosti. Personalisté a nadřízení dnes očekávají od zaměstnanců kromě odborných kompetencí i vysoce vyvinuté kompetence právě v oblasti EQ, tedy úspěšné a nekonfliktní komunikace a spolupráce s lidmi (ostatními kolegy, partnery, klienty). Podivíni a samotáři, byť vzdělaní a velmi odborně zdatní, nejsou dnes pro firmu či společnost přínosem. Dále od svých pracovníků očekávají, že se vyrovnají se svými silnými a slabými stránkami, jak v oblasti odborné, tak emocionální, a že budou nepřetržitě rozvíjet svůj pozitivní potenciál. Pro každého zaměstnance pak práce na sobě v oblasti soft skills přináší nejen lepší hodnocení nadřízenými a kolegy, ale i větší šance na pracovní postup. Ten, kdo při jednáních vyniká zdravým sebevědomím a perfektní komunikací, bývá svým okolím rychleji vzat na vědomí než pracovitá šedá myška. Práce na sobě samém, komunikace se sebou samým s cílem lépe pochopit sebe i druhé a motivy konkrétního chování a jednání lidí, je úkol na celý život. Nestačí rozhodně jedno školení. Co tedy patří mezi základní soft skills? Podle většiny personalistů a manažerů sem patří jedenáct základních dovedností: komunikační kompetence, zdravé sebevědomí, schopnost empatie (vcítění se), sebeovládání a disciplína, schopnost týmové spolupráce, schopnost přijímat i dávat kritiku, analytické myšlení, důvěryhodnost, zvídavost, schopnost zvládat konflikty, schopnost prosadit se. Kariéra projektového manažera začíná u nás! 3

4 Kde soft skills využijeme? Ačkoli pojem soft skills neboli měkké dovednosti se objevil teprve před pár desítkami let, tyto dovednosti jako takové existují samozřejmě mnohem déle. Na rozdíl od tzv. hard skills, zahrnujících znalosti nejrůznějších technických, počítačových či finančních postupů, jsou soft skills pro svůj charakter velmi obtížně změřitelné či jinak kvantifikovatelné. Soft skills vycházejí především z osobnostních a charakterových vlastností každého z nás. Do určité míry jsou nám tak tyto schopnosti naděleny do vínku. Dobrá zpráva ale je, že na jejich osvojení a rozvíjení může každý z nás pracovat. Ve středních a vyšších manažerských funkcích budete z měkkých dovedností potřebovat především analytické a komplexní myšlení, schopnost řešení konfliktů, umění myslet podnikatelsky nebo schopnost sebereflexe. Zaměstnanci v oblasti informačních systémů se neobejdou bez analytického a koncepčního myšlení, ale také schopnosti týmové práce nebo ochoty zvyšovat si kvalifikaci. Obchodní a marketingová činnost zase vyžaduje komunikativnost, schopnost vytvářet a udržovat kontakty, sociální empatii nebo efektivně využívané organizační schopnosti. Budete-li se věnovat činnostem kreativního charakteru, budou pro vás nezbytné vlastnosti, jako je otevřenost novým věcem nebo koncepční a komplexní myšlení. Pokud je vaše pracovní náplň administrativního charakteru, budou si vás cenit pro vaši komunikativnost, organizační dovednosti, schopnosti týmové práce nebo výkonnost. Kariéra projektového manažera začíná u nás! 4

5 Základní soft skills Komunikační schopnost nám pomáhá získat pochopení a souhlas s našimi cíli a záměry. Komunikací je vzájemná výměna myšlenek a názorů v psané i mluvené podobě. Tuto dovednost prokážeme například tím, že ve správném okamžiku říkáme správné věci a ve shodném okamžiku dokážeme i mlčet. Také je to umění říci skutečně to, co máme na mysli, abychom byli správně pochopeni. Platí tedy, že čím jasněji a srozumitelněji formulujeme své myšlenky tomu správnému adresátovi, tím je naše komunikace kompetentnější. Zdravé sebevědomí znamená, že dokážeme především dobře vnímat sami sebe, známe svá slabá i silná místa a hranice svých schopností. Navenek se sebevědomí projevuje vzpřímeným postoje těla, jasnou a výraznou mluvou, schopností zvládnout i krizové situace. Se sebevědomím souvisí i schopnost empatie. Kdo zná sám sebe, lépe umí rozpoznat i vnitřní pohnutky ostatních, dokáže odhadnout jejich citlivá místa a jejich schopnosti, umí si vysvětlit chování lidí a registrovat i jejich nevyslovené potřeby a přání. Sebeovládání a disciplína jsou dva okraje jedné skutečnosti. Ovládat se znamená projevovat vlastní emoce přiměřeně situaci ( nenechat se unést ) a disciplína znamená schopnost ovládat vlastní pocity a jednání tak, abychom rychle dosáhli cíle. Pamatujte si, že schopnost disciplíny a sebeovládání se nejlépe pozná, když chybí. Týmová spolupráce (strana 12) znamená rozpoznat svoji roli v týmu a podle toho se chovat, přizpůsobovat se v hovoru partnerovi a sjednocovat své zájmy, být loajální ke kolegům i k zaměstnavateli, vydobýt si důvěru kolegů i zaměstnavatele a nezneužít ji. Účinná kritika by měla být taková, aby formulace a tón hlasu, jimiž sdělujeme naše postoje a názory, neurazily a aby byla skutečně namístě. Při přijímání kritiky si dejme pozor především na to, abychom ji nebrali osobně (pokud je oprávněná a dobře formulovaná), ale vztáhli ji ke konkrétnímu úkolu či konkrétní situaci. Pokud dobře sneseme kritiku, máme šanci se rychle dále rozvíjet. Analytické myšlení znamená jasně rozpoznat a uchopit problém a systematicky jej řešit. Řešení pak spočívá ve třech krocích: pečlivá analýza všech aspektů, selekce podstatných informací věcných i vztahových, propojení dílčích aspektů, které vede ke konečnému zvládnutí problému. Důvěra je základem všeho, nemáte-li důvěru spolupracovníků a okolí, jsou vám ostatní soft skills k ničemu. Bez důvěry v naši osobu nedokážeme nikoho přesvědčit, nikdo nebude přijímat naše názory ani kritiku. Platí i pravidlo, že jen ten, kdo důvěřuje, je zároveň důvěry hoden. Důvěra znamená, že se na sebe navzájem můžeme spolehnout. Zvídavost nás otevírá světu. Je to touha a schopnost poznávat nové věci, učit se. Předpokladem je pozitivní naladění, otevřenost a tolerance, iniciativa a flexibilita myšlení, ale i odvaha myslet jinak než ostatní. Schopnost zvládnout konflikt znamená nebát se jiných názorů a čelit všem sporům se snahou za každou cenu získat jejich vysvětlení a pochopit jejich příčiny. Konflikty se musejí řešit rychle a otevřeně. Přetrvávající konflikt brání plodné komunikaci. Pokud jde o schopnost prosadit se, znamená to ostatní přesvědčit, nikoli přemlouvat, vyžadovat věci pod nátlakem či uplácet. Předpokladem je velmi dobrá schopnost argumentovat a věrohodně formulovat své postoje, těšit se důvěře ostatních. Kariéra projektového manažera začíná u nás! 5

6 Úplný výčet soft skills Pro úplnost uvádíme výčet všech soft skills: Analytické myšlení - rozpoznání, pochopení a řešení problému. Schopnost nalézt v kvantu informací ty důležité a na základě nich provést rozhodnutí. Komplexní myšlení - je spojeno s učením a spojováním znalostí z nejrůznějších oblastí do nových souvislostí, které lze pak aplikovat na staré situace a také se schopností abstrakce a komplexního získávání informací. Komunikativnost - vzhledem ke své komplexnosti patří k jedněm z nejsložitějších soft skills. Komunikace probíhá při každém sociálním kontaktu a může být verbální či neverbální. Umět správně komunikovat patří ke stále více žádaným schopnostem zaměstnanců, protože představuje klíč každého úspěšného jednání. Zahrnuje např. rétoriku, umění prezentace a vyjednávání či schopnost taktizovat, ale také řeč těla, gestikulaci či mimiku. Koncepční myšlení - je nezbytné v situacích, které jsou pro podnik nové a nelze tedy na ně aplikovat zaběhané rutinní postupy. Koncepční myšlení vlastně zahrnuje schopnost vytvořit novou strategii k řešení nového úkolu, opěrné body, díky nimž se dosáhne požadovaného cíle. Kontakty - aktivně oslovovat, navazovat nové a udržovat stávající zákazníky je dnes v tvrdém konkurenčním boji již naprostou nutností. Proto je schopnost vybudování si své vlastní sítě kontaktů velice ceněnou dovedností. Kreativita to jsou nápady a nekonvenční cesty k prosazení nových postupů. Obzvlášť vývojová či výzkumná oddělení podniků, v nichž jsou nápady i jejich produktem, potřebují pracovníky, kteří neustále pracují na rozvoji své (vrozené) kreativity. Kritičnost je vlastně motivace pozitivní kritikou, schopnost sebekritiky a umění přijímat přiměřenou kritiku a poučit se z ní, aniž bychom si to brali osobně. Myslet podnikatelsky - znamená úspěšně zvládat nejistotu trhu, přání zákazníků, tok kapitálu, motivaci spolupracovníků či kritickou reakci veřejnosti. Ochota riskovat neboli připravenost podstupovat rizika a nést jejich následky. Organizační schopnosti schopnost zorganizovat si čas, stanovit si priority a plnit včas termíny bez velkého stresu. Otevřenost úzce souvisí s flexibilitou. V mezinárodních společnostech se setkáváme se spoustou pracovníků z jiných kultur a právě otevřenost nám pomáhá přivykat si na odlišnosti. Pracovitost neboli proaktivní přístup k práci. Řešení konfliktů uplatní se ve chvíli, kdy se proti sobě ocitají neslučitelná stanoviska. Pozitivní řešení konfliktů je schopnost koncentrovat se na vlastní problém, navrhnout alternativní způsoby řešení a ochotu kompromisu. Sebeřízení neboli dosahování úspěchu (stavu), kterého má být dosaženo Sociální empatie Spolupráce Strukturální myšlení Týmová práce Výkonnost - nestačí pouze podávat kvalitní výkon, ale především zachovat rozvahu i v časo- Kariéra projektového manažera začíná u nás! 6

7 vě tísnivých situacích nebo v případě většího stresu. Schopnost zachovat klid i ve vypjatých situacích se hodnotí zejména u budoucích manažerů. Zvyšování kvalifikace ochota učit se novým postupům, osvojovat si nová know-how a doplňovat si kvalifikaci, kterou mnohdy nabízí samotný zaměstnavatel. Dají se soft skills naučit? Ideální osobnost s vysoce rozvinutými soft skills na všech úrovních samozřejmě neexistuje. Přesto lze tyto vlastnosti rozvíjet, což je pro projektového manažera důležité. Pokud jste založením introvertní osobnost, komunikativního extroverta hravě zvládajícího nejrůznější sociální konflikty ze sebe pravděpodobně neuděláte. Vaší devízou však může být např. analytické myšlení, kreativita nebo kritičnost, kterou extrovert postrádá. Popřemýšlejte tedy nad svými soft skills, případně nad zaměstnáním, kde byste je mohli nejlépe využít. Zapište si, kterých z nich si na sobě nejvíce ceníte a na kterých byste naopak rádi zapracovali. Přihlaste se do některého z mnoha kurzů, kde vás s měkkými dovednostmi blíže seznámí, a naučte se např. základům asertivního jednání, které se vám bude hodit nejen v zaměstnání. Kariéra projektového manažera začíná u nás! 7