Obsah Část 1 - Začínáme... 5 Instalace... 5 Nastavení dmvské brazvky... 8 Základní nastavení kanceláře... 10 První krky s Klesem... 12 Mje první kauza... 16 Část 2 Návd pr uživatele... 17 Představení. C je Kles... 18 Správa kauz... 19 Správa sb... 22 Správa dkumentů... 24 Vytváření dkumentů... 28 Správa emailů... 29 Instalace a nastavení pluginu pr Outlk... 31 Kalendář a úkly... 31 Pstupení k vyřízení... 33 Správa lhůt... 34 Správa činnstí... 35 Fakturace... 38 Základní reprty... 40 Kles Cnnect... 41 Kles Mbile... 42 Část 3 Manuál pr správce... 45 Nastavení účtů v Klesu... 46 Nastavení dalších plí... 46 Nastavení emailu... 48 Nastavení šabln... 49 Nastavení činnstí a fakturačních plžek... 50 Část 4 - Odkazy... 53 Splečné prvky... 53 Dmvská stránka... 57 Kauzy... 58 Pkrčilé vyhledávání v kauzách... 59 Okn Kauzy... 61 Zálžka Obecné ddíl Obecných infrmací... 61 2
Zálžka Obecné ddíl Členvé kanceláře... 62 Zálžka Obecné ddíl Strany... 62 Zálžka Obecné Další ple... 62 Zálžka Dkumenty... 63 Zálžka Kalendář... 64 Zálžka Úkly... 64 Zálžka Činnsti... 65 Zálžka Fakturace... 65 Zálžka Kalkulace... 67 Oddíl Pznámky... 67 Menu Osby... 68 Okn Osby... 69 Kalendář... 70 Okn Událsti... 72 Menu Úkly... 73 Okn Úklu... 74 Dkumenty... 75 Činnsti... 78 Okn Činnsti... 79 Správa činnstí... 81 Fakturace... 82 Nastavení... 83 Dmvská brazvka... 83 Kancelář... 83 Kauza... 86 Osba... 90 Kalendář, úkly a lhůty... 92 Dkumenty... 94 Činnsti... 95 Kalkulace... 98 Obecný... 99 Fakturace... 106 3
4
Část 1 - Začínáme Instalace Kles je systém pr administrativu advkátní kanceláře vyvinutý právníky pr právníky. Obsahuje všechny funkce, abyste mhli phdlně spravvat své kauzy. Všechny infrmace v Klesu jsu bezpečně ulženy v cludu. Pr přihlášení můžete pužít více pčítačů a mít tak ke svým datum přístup z jakéhkliv z nich. Abyste mhli Kles začít pužívat, je ptřeba jej nejdřív nainstalvat na váš pčítač. Prgram sice běží na vašem pčítači, ale data a dkumenty jsu ulženy v cludu. Prt pr práci s Klesem ptřebujete internetvé připjení. Před instalací si zkntrlujte, jestli váš pčítač splňuje technické pžadavky. Pužívat Kles je mžné na pčítačích s peračním systémem Windws Vista / 7 / 8.0 / 8.1 / 10. Kles není mžné spustit na pčítačích se systémem Windws XP. Technické pžadavky Minimální OS: Windws Vista RAM: 1 GB Vlné míst na disku: 300 MB Internetvé připjení: 3 Mb/s Dpručen Windws 8.1 / 10 RAM: 4 GB Vlné míst na disku: 300 MB Internetvé připjení: 10 Mb/s 5
Prvním krkem je stažení prgram ze stránek: https://kles.wlterskluwer.cm/czechrepublic/ Klikněte na tlačítk nainstalvat Kles a tím se začne stahvat instalátr. P sknčení stahvání subr spusťte a pstupujte dle instrukcí na brazvce. P dknčení instalace stačí pr spuštění Klesu kliknut na jeh iknu. Přihlašvací brazvka bsahuje tři ple: Kancelář, Uživatelské jmén a Hesl. Pr přihlášení zadejte údaje ddané Wlters Kluwer. 6
Uživatelské jmén bude autmaticky zablkván v případě špatně zadanéh hesla 5x p sbě. Pčítadl špatných pkusů se nuluje při každém správném přihlášení. Instalvat Kles můžete na libvlném pčtu pčítačů, ale není mžné pužívat t samé přihlašvací jmén na více než jednm pčítači najednu. Pkud se přihlásíte d Klesu z druhéh pčítače, budete na prvním pčítači autmaticky dhlášeni. Pkud ptřebujete více infrmací, neváhejte kntaktvat naši pdpru: Web: http://kles.wlterskluwer.cm/cmmunity/ Email: kles@wlterskluwer.cz Telefn: 246 040 111 7
Nastavení dmvské brazvky Dmvská brazvka je výchzím bdem Klesu. Při prvním přihlášení je prázdná. Dmvsku brazvku si můžete sami zaplnit různými panely, které vám na první phled zbrazí ty nejdůležitější infrmace, např. pslední kauzy, nedknčené úkly neb nadcházející schůzky. Pr přidání panelů stačí kliknut dprstřed brazvky. Přístup d menu Nastavení je k dispzici také pmcí ikny v pravém hrním rhu. Každá z ikn dpvídá jednmu panelu dmvské brazvky a kliknutím na ni ji zbrazíte, či skryjete. 8
Nejčastěji pužívané panely jsu Pslední kauzy, Mje úkly, Přehled kalendáře a K vyřízení. Panel inslvenčníh rejstříku zbrazuje událsti sledvaných subjektů za psledních 7/30 dní. Událst, která se v rejstříku bjevila d psledníh přihlášení, je zvýrazněna červeně. Pr sledvání subjektů je třeba u právnických sb zadat IČ a u fyzických sb kmbinaci jmén + příjmení + datum narzení neb rdné čísl. Více infrmací hlídání inslvenčníh rejstříku je v sekci Okn Osby na straně 69. 9
Základní nastavení kanceláře Jak důležitu věc určitě dpručujeme zadat základní infrmace vaší kanceláři, jak název, adresu a členy kanceláře. Tyt infrmace se pužívají pr persnalizvání dkumentů a kmunikaci s vašimi klienty a stranami. Nastavení infrmací kanceláři se prvádí v menu Nastavení a plžce Kancelář. Plžka Kancelář je vybrána jak výchzí. Obsahuje základní infrmace vaší kanceláři a na začátku je prázdná. Pr vyplnění dat stačí kliknut na Otevřít. Kles vytvří záznam v adresáři a pužije jej jak identifikaci vaší kanceláře. Tat sba (záznam) bude vždy spjena s vaší kanceláří, ale její data můžete samzřejmě kdykliv měnit. Důrazně dpručujeme zadat veškeré relevantní infrmace, jak název, adresu, právní frmu neb IČ. Můžete přidat i firemní lg a Kles jej pak pužije pr persnalizvání dkumentů. Pr přidání lga stačí kliknut d ple s iknu budvy na zálžce Obecné. 10
Kles umí pracvat s nejběžnějšími frmáty, jak jpg, png a bmp. V tét fázi je dbré zkntrlvat pčet licencí. Pamatujte, Kles můžete mít nainstalvaný na mnha pčítačích, ale není mžné pužívat stejné přihlašvací jmén na více pčítačích najednu. Pčet licencí mezuje pčet členů kanceláře, kteří mhu pužívat Kles. Vyberte mžnst Smluva a Autrizace. Pak zvlte mžnst Správce smluvy. 11
Zde jsu zbrazeny pdrbné infrmace vaší licenci. Pr přidání nvých členů kanceláře, přiřazvání licencí neb změnu autrizací se pdívejte na stranu 46 d menu Nastavení účtů v Klesu. První krky s Klesem Kles je kmplexní sftware, ale jeh uživatelské prstředí byl navržen tak, aby se s ním snadn pracval. Všechny brazvky Klesu sdílí některé stejné vlastnsti. Prvním krkem ke zvýšení prduktivity je seznámit se s těmit vlastnstmi. V celém Klesu je vprav nahře k dispzici glbální vyhledávání. T je nejsnazší způsb, jak najít infrmace napříč celu databází. Tlačítk Dmů vlev nahře vás vždy dstane na dmvsku brazvku. 12
V pravém hrním rhu naleznete tlačítk pr přístup d Nastavení. Hlavní menu služí pr navigaci skrz celý Kles. Nachází se v hrní části. S Klesem můžete pracvat v mnha kauzách najednu. Kauzu můžete tevřít a zárveň prcházet menu. K tevřené kauze se rychle dstanete z bčníh menu rychléh přístupu je umístěn vprav. 13
U tlačítka Nastavení je k dispzici tlačítk Rychléh přidání. T je nejrychlejší způsb, jak přidávat data d Klesu. Přidávat můžete např. kauzy, dkumenty, sby, schůzky neb jiné typy dat na všech brazvkách Klesu. Mezi tlačítky Nastavení a Rychlé přidání se nachází Nápvěda. Pmcí ní se dstanete na nline dkumentaci Klesu a také můžete aktivvat/deaktivvat inf značky. Všechny brazvky Klesu sdílí stejné designvé prvky a vládání. 14
V levém hrním rhu je vyhledávání pr nejrychlejší přístup k nejčastěji hledaným infrmacím. Oprti glbálnímu je tt lkální hledání zaměřen výhradně na menu, ve kterém se nachází. Hledání v kně kauz tedy hledá puze kauzy atd. Vedle ple hledání je umístěn pkrčilé vyhledávání. T umžňuje kmbinvat více plí pr knkrétnější hledání. Zde je mžné hledat i dle Dalších plí definvaných uživatelem (pr více infrmací Dalších plích jděte na Nastavení dalších plí). Nahře uprstřed jsu ve většině brazvek rychlé filtry. Menu pr vládání dané brazvky je vždy vprav nahře. Zbrazeny jsu vždy ta nejčastější tlačítka, zatímc ta méně pužívaná jsu zahrnuta v plžce Více. Stejné plžky jsu k dispzici v kntextvém menu při kliknutí pravým tlačítkem myši. Kntextvé menu je ve všech brazvkách Klesu. V seznamech je mžné seřazvat plžky ve slupcích kliknutím na její název. V pravé části každéh slupce je pak znak trychtýře, pmcí kteréh je mžné plžky filtrvat. Je mžné kmbinvat filtrvání ve více slupcích. 15
Slupce můžete i přesuvat jednduše chytněte slupec myší a přetáhněte jej na pžadvanu pzici. Pr skrytí neb zbrazení slupce klikněte pravým tlačítkem myši kamkliv mezi názvy slupců a zde zaškrtejte slupce, které chcete vidět neb skrýt. V případě, že se chcete vrátit na výchzí nastavení rzlžení, stačí kliknut na iknu v levém dlním rhu a zvlit mžnst Resetvat rzlžení. Mje první kauza Kles je systém pr správu kauz a vše se v něm tčí klem kauz. Kauza je vlastně takvý virtuální spis. D kauzy je mžné ukládat velké mnžství infrmací, např. dkumenty, pznámky, kntakty, emaily, schůzky, lhůty a úkly. Abyste vytvřili kauzu, tak stačí kliknut na tlačítk Nvý v menu Kauzy. Jedinu pvinnu plžku je název kauzy, ale velmi dpručujeme přidat infrmace stranách a další perativní data. Při vyhledávání je pak mžné např. vyhledat kauzu dle jména jedné ze stran. V Klesu je mžné zalžit kauzu na více místech. Na jakékliv brazvce Klesu je k dispzici tlačítk Rychléh přidání, kde je plžka Nvá kauza. Dále také v menu kauz je tlačítk Nvý neb ve stejném menu pak můžete zalžit kauzu z kntextvéh menu pravým tlačítkem myši. 16
17
Část 2 Návd pr uživatele Představení. C je Kles Kles je právní sftware. Byl navržen pr správu firemních kauz a klientské databáze, ale bsahuje i funkce pr správu dkumentů, kalendáře a faktur. Právní byznys je nesmírně kmplexní věcí. V průměru mají evrpské země asi 80 různých právních dvětví. Každý typ práva je unikátní kmbinací partnerů, pstupů, klientů a specializací. Kles bsahuje širku paletu funkcí, které řeší téměř všechny ptřeby většiny advkátních kanceláří. Na druhu stranu většině kanceláří stačí prvést drbné změny ve způsbu práce, aby pracvaly efektivně díky Klesu. Kles kmbinuje relační databázi s databází dkumentů. T znamená, že jej můžete pužívat pr ukládání strukturvaných infrmací a zárveň ukládat velké mnžství dkumentů. Slžitst tht řešení je uživatelům skryta, prtže ji Kles řeší za vás. Veškeré infrmace zadané d Klesu jsu ulženy v cludu. Když pužíváte Kles, pracujete se vzdálenu databází umístěnu v zabezpečené architektuře distribuvaných serverů. Nemusíte se bávat ztrát infrmací kvůli virům neb kyberútkům. Vaše data a dkumenty jsu chráněny brvsku sadu bezpečnstních patření včetně šifrvání, bezpečnstních prtklů a distribuvaných serverů. Pr práci s Klesem ptřebujete puze pčítač s Windws Vista neb nvější a internetvé připjení. Mbilní verze Klesu (ios a Andrid) pskytují základní funkce na mbilních zařízeních (telefny a tablety). Kauzy jsu ústřední datvu entitu Klesu a vše se tčí klem nich. Kauza je jakusi virtuální slžku, kam lze ukládat strukturvané infrmace a dkumenty. Kauzy jsu silně prvázány s Osbami (identitami). Identitu může být fyzická sba, partner, splečnst neb právnická sba. Osby jsu pužity jak strany v kauze, účastníci schůzek neb příjemci emailů či faktur. Právníci zpracují tisíce dkumentů rčně. Kles zvládne zpracvat brvské mnžství dkumentů včetně jejich prvázání na kauzu a sby. Správa času je v Klesu řešena kmbinací událstí kalendáře, schůzek a úklů. Kterákliv z těcht plžek může být pužita pr vytvření činnsti, která reprezentuje fakturvatelnu práci. Činnsti pak služí pr vytváření faktur. Standardní pracvní náplň Klesu zahrnuje: zalžení kauzy a přiřazení stran, vytváření dkumentů, administrace kauzy, evidence schůzek a úklů, zapisvání činnstí shrnujících dvedenu práci a prmítnutí těcht činnstí d faktur, archivace kauzy, jakmile byla vyřešena. 18
Správa kauz Kles je systém pr správu kauz a vše se v něm tčí klem kauz. Kauza je vlastně takvý virtuální spis. D kauzy je mžné ukládat velké mnžství infrmací, např. dkumenty, pznámky, kntakty, emaily, schůzky, lhůty a úkly. V Klesu je mžné zalžit kauzu na více místech. Na jakékliv brazvce Klesu je k dispzici tlačítk Rychléh přidání, kde je plžka Nvá kauza. Dále také v menu kauz je tlačítk Nvý neb ve stejném menu pak můžete zalžit kauzu z kntextvéh menu pravým tlačítkem myši. Jedinu pvinnu plžku je název kauzy, takže pkud chcete rychle zalžit spis, stačí puze vyplnit název a je t. Takt můžete snadn vytvřit kauzu a veškeré dkumenty a infrmace přidávat pstupně pzději. Přestže je jedinu pvinnu plžku název, velmi dpručujeme přidat infrmace stranách a další perativní data. Pkud zadáte veškeré infrmace, budete efektivnější v dalších krcích. Například budete mci genervat dkumenty, reprty, faktury v pár krcích a hledání v kauzách bude mnhem jedndušší. 19
Okn kauzy bsahuje mnh zálžek. Pkud se pzrně pdíváte, zjistíte, že jsu zálžky kauzy velmi pdbné menu Klesu. T je prt, že se v Klesu vše tčí klem kauz. Například dkumenty mají smysl, puze pkud jsu sučástí kauzy. T samé platí úklech, činnstech neb schůzkách. Pr přístup d celkvéh seznamu kauz, úklů neb činnstí pužijte hlavní menu. Pr přístup k dkumentům týkajícím se puze dané kauzy pužijte zálžku Dkumenty ve zvlené kauze. Abyste přidali stranu v kauze, klikněte na iknu Přidat stranu na hlavní stránce kauzy. Zvlte typ strany a vyberte sbu. Výchzí nastavení Klesu zahrnuje nejčastější typy stran. Přidávat vlastní neb upravvat stávající můžete v Nastavení. Pr více infrmací typech stran najdete v sekci Kauza na straně 86. Ukládat sby d Klesu je výhdné pr jejich pužití jak strany kauzy. Nvu plžku d adresáře můžete i při zadávání nvé strany pmcí tlačítka Nvá sba. Některé kntakty mhu mít více adres. Ty můžete přidávat neb vybírat různé adresy pr různé kauzy. 20
Ple Spisvá značka umžňuje přidat infrmaci tm, jak daná strana identifikuje tut kauzu. T se hdí například při kmunikaci s nějaku firmu, která si kauzy eviduje pd svu vlastní spisvu značku neb jednacím číslem. Infrmace suvisejících sbách pskytuje mžnst ppsat vztah mezi jedntlivými sbami. Prklikejte si jedntlivé zálžky v kauze, abyste se seznámili se všemi mžnstmi, které Kles nabízí. Dílčí kauza je prstě kauza suvisející s jinu kauzu. Když vytvříte dílčí kauzu z nějaké hlavní kauzy, zachvá si spisvu značku půvdní kauzy. Vytvření dílčí kauzy je velmi jednduché, jen kliknete na tlačítk Dílčí kauza na hlavní stránce kauzy. Ta pak zdědí spisvu značku, ale statní věci jak strany, dkumenty neb úkly musí být pr danu kauzu nvě vytvřeny. 21
Dílčí kauzy se hdí v mnha situacích. Můžete je například využít pr rzdělení kmplexních kauz s mnha dkumenty na menší díly a spravvat pak žalby a dvlání v ddělených kauzách. Pčet dílčích kauz suvisejících s hlavní kauzu je uveden v becných infrmacích kauze. Čísl v závrkách ukazuje pčet kauz sdílejících stejnu spisvu značku. Zahrnuje půvdní kauzu i její dílčí verze. Kliknutím na tlačítk Dílčí kauzy se zbrazí jejich seznam. Tlačítk dílčích kauz je mžné najít ve všech zálžkách v kauze, ale jejich funkce je rzdílná. Například v sekci Dkumenty tt tlačítk zbrazí seznam všech dkumentů ze suvisejících kauz. V menu úklů pak vypíše seznam všech úklů. Kles je mžné nastavit tak, aby d něj šly přidávat pdrbnější infrmace. T je mžné pmcí Dalších plí. Kles umžňuje definvat Další ple pr mnh případů. Některé z nich jsu prvázané se správu kauz. Je například mžné nastavit Další ple pr kauzy, typy kauz a typy stran. Abyste se dzvěděli více Nastavení dalších plí, pdívejte se na stranu 46. Správa sb Osby představují veškeré fyzické neb právnické subjekty, se kterými splupracujete. Jsu pužity v kauzách, činnstech, kalendáři a fakturách. 22
Zálžka Osby v menu zbrazuje celkvý seznam sb v adresáři. Nejrychlejším způsbem, jak najít nějaký kntakt, je pmcí ple rychléh hledání vlev nahře. Dalšími způsby jsu pkrčilé vyhledávání a filtrvání ve slupcích seznamu. Základní infrmace sbě jsu na zálžkách Obecné a Ddatečné infrmace. Rzšířit mžnsti ukládaných infrmací je mžné pmcí Dalších plí pr sby. Pr více infrmací přejděte na Nastavení dalších plí na straně 46. Další ple pak budu k dispzici pr všechny sby. 23
Pr další mžnst rzlišení sb služí Prfily. Prfil je sada sdružených plí s ppisem rle dané sby. Prfilů k sbě můžete přidat libvlné mnžství. Nastavení prfilů je ppsán v menu Osba na straně 90. Suvisející sby služí k ppisu vztahů mezi sbami. Například můžete určit, že právnická sba je zaměstnavatelem jiné sby. Pak lze nastavit, že suvislst mezi sbami jak zaměstnavatel může bsahvat další ple názvu ppis pzice ve firmě. Správa dkumentů Databáze dkumentů jich může pjmut nemezené mnžství, a t bez hledu na typ dkumentu. 24
Interní editr Klesu se pužívá pr úpravu a prhlížení pznámek, telefnních reprtů a emailů ve frmátu EML a MSG. Kles bsahuje i prhlížeč PDF. Pr úpravu textvých dkumentů pužije Kles váš textvý editr. Pr úpravu statních dkumentů se pužije výchzí prgram na pčítači pr daný typ. Všechny dkumenty Klesu jsu ulženy v cludu. Pkud upravujete dkument v textvém editru, bude p jeh dknčení autmaticky nahrán zpět d databáze Klesu. Při práci v textvém editru pracujete s dčasným subrem. Pr autmatické nahrání na clud stačí dkument uzavřít a ulžit. P zavření dkumentu zbrazí Kles kn s mžnstí zadání pdrbných infrmací dkumentu. Pr přijetí změn a ulžení na clud stačí dát Uzavřít. Tlačítk Vrátit změny pak zamítne veškeré prvedené změny. Dpručený způsb imprtu dkumentu d Klesu je metdu drag-and-drp. Kles zbrazí kn imprtu pr jeh dknčení. Pkud imprtujete dkument metdu drag-and-drp a pustíte jej nad nějaku kauzu, bude tent dkument nahrán přím d kauzy. Pkud dkument pustíte na jiném místě než v kauze, bude ptřeba zadat kauzu, které se dkument týká. Tímt způsbem můžete nahrát i více dkumentů. Tlačítk Imprt naimprtuje dkumenty jeden p druhém a u každéh můžete přidat pdrbné infrmace. Hrmadný imprt pak naimprtuje najednu všechny dkumenty bez zadávání pdrbnstí. 25
Funkce drag-and-drp funguje i pr přílhy emailů. Dpručvaný způsb imprtu dkumentů je drag-and-drp. Nicméně imprtvat dkument můžete i pmcí tlačítka dstupnéh v menu Dkumenty neb v zálžce Dkumenty v kauze. Vyberte dkument a vyplňte základní infrmace: název, ppis a kauzu. V pravém panelu může být zbrazen náhled dkumentu. Pkud zaškrtnete nahře plžku Zbrazit náhled, bude tat vlba zapamatvána pr další imprty. 26
V některých specifických případech můžete vyžadvat stažení dkumentu z cludu na svůj pčítač. K tmu služí tlačítk Kpírvat d. T je dstupné v menu Dkumenty a v zálžce Dkumenty v kauze. 27
Stáhnut na disk si můžete jedntlivý dkument neb i více najednu. Kles nabízí i vlbu pr stažení riginální editvatelné verze neb stažení subru ve frmátu PDF. Kpírvání může nějaku chvíli trvat v závislsti na veliksti dkumentů a rychlsti vašeh internetvéh připjení. Během kpírvání však můžete dále s Klesem pracvat, prtže kpírvání prbíhá na pzadí. D dknčení kpírvání zbrazí Kles infrmaci úspěšně sknčené peraci. Vytváření dkumentů Vytváření dkumentů v Klesu je zalžen na značném využití šabln nebli vzrů. Výchzí databáze Klesu bsahuje základní sadu šabln. Přidávat je samzřejmé mžné i další dle ptřeb dané kanceláře. 28
Vytváření dkumentů ze šabln je naprst jednduché dkument pjmenujte, vyberte vzr šablny a klikněte na OK. Šablna se stáhne z cludu a na ní zalžený dkument se tevře v textvém editru. Více infrmací šablnách najdete v sekci Nastavení šabln na straně 49. Pr infrmace jak upravvat šablny běžte d menu Zálžka Dkumenty v sekci Část 4 - OdkazyErrr! Reference surce nt fund. na straně 63. Správa emailů Kles bsahuje základníh emailvéh klienta. Můžete jej pužít pr přijímání a desílání emailů. Pslat email je mžné tlačítkem Rychléh přidání, dále z menu Dkumenty a také ze zálžky Dkumenty v kauze. I pr emaily nabízí Kles šablny. 29
Stisknutím tlačítka Odeslat se email dešle a zárveň ulží mezi dkumenty v kauze. Tlačítkem Ulžit umžníte email zachvat pr pzdější úpravu a deslání. Abyste si nastavili emailvý účet, jděte d Nastavení/Obecný. Zde vyberte mžnst Emailvé účty a Přidat. Zde je ptřeba zadat technické nastavení vašeh emailvéh účtu. Jakmile Kles zkntrluje, že je vše správně nastaven, můžete začít účet využívat. Emailvých účtů můžete mít libvlné mnžství, ale puze jeden může být nastaven jak výchzí. 30
Pr více infrmací Nastavení emailu jděte na stranu 48. Instalace a nastavení pluginu pr Outlk Stažen pluginu je mžné na adrese: https://kles.wlterskluwer.cm/czechrepublic/ Pr nainstalvání pluginu stačí kliknut na tlačítk Nainstalvat Kles pr Outlk, instalační subr se stáhne a pak jej spusťte a pstupujte dle instrukcí. P instalaci přidá tent plugin nvé funkce d Outlku pr lepší prpjení s Klesem: Imprt emailů. Tat funkce umžňuje kpírvání emailů a jejich přílh přím d kauzy v Klesu. Imprt dkumentů. Tímt způsbem můžete přenést přílhy emailů mezi statní dkumenty v Klesu. Odeslání z Klesu. Odesláním emailu z Outlku pmcí pluginu se deslaný email ulží mezi dkumenty k vybrané kauze. Kalendář a úkly Správa času je v Klesu řešena pmcí událstí kalendáře a úklů. Schůzky jsu prstě událsti v kalendáři. Ty se dehrávají v knkrétním datu a čase. Pkud zapisujete událst d kalendáře, vyhrazujete si určitý čas na nějaku aktivitu. Například sudní stání s klientem. Úkl je zadaná úlha, která má být někým splněna d určitéh data. Jak událsti, tak úkly mají něc splečnéh. Objí je mžné pužít pr vytváření činnstí. Činnsti jsu v Klesu velmi důležité, prtže pmcí nich se eviduje dvedená práce a služí k následné fakturaci. Pr vytvření nvé událsti stačí kliknut na tlačítk Nvý. 31
Činnsti vytvřené na základě událstí se přiřadí ke stejné kauze. Z tht důvdu dpručujeme schůzky vždy přiřadit ke kauze, ale není t pvinné. Událst se zbrazí v kalendáři všech členů kanceláře, kteří jsu zadáni jak účastníci. Okn pr vytváření úklů je velmi pdbné. Při vytváření nvé schůzky neb úklu máte mžnst přidat Další krky suvisející s tut událstí. Abyste zbrazili příslušné mžnsti, klikněte na malu šipku ve spdní části kna pr zbrazení pdbnějšíh nastavení. Přiřadit můžete vytvření nvéh úklu, schůzky, činnsti, dkumentu neb emailu. P ptvrzení tlačítkem OK se budu pstupně tevírat kna akcí, které jste zadali. Infrmace, jak si přizpůsbit schůzky a úkly můžete v sekci Kalendář, úkly a lhůty v Část 4 - OdkazyErrr! Reference surce nt fund. na straně 92. 32
Pstupení k vyřízení Pstupvání služí jak vnitrfiremní kmunikační nástrj. Pkud pstupujete k vyřízení věc někmu z kanceláře, tak jej žádáte, aby byla s daným dkumentem, emailem, pznámku neb telefnním reprtem byla prvedena knkrétní akce: revize, tisk, schválení Můžete přiřadit, klik pstupení chcete ať už té samé sbě neb někmu jinému. Pkud například bdržíte žádst revizi dkumentu, můžete přiřadit nvé pstupení se žádstí revizi svému klegvi. Seznam dkumentů k vyřízení se zbrazuje na dmvské brazvce. Pstupvat k vyřízení lze dkumenty, emaily, pznámky a telefnní reprty. Pr pstupení stačí kliknut na tlačítk Pstupit/Upravit pstupení a Nvý. 33
Tt tlačítk je k dispzici v sekci Dkumenty v kauze a také v hlavním menu Dkumenty. V případě pznámek a telefnních reprtů je mžné je rvnu pstupit ke zpracvání, když je vytváříte. Abyste dstranili pstupení, musíte jej zavřít. Když uzavřete pstupení, Kles nabídne vytvření suvisejícíh úklu, schůzky neb činnsti. Správa lhůt Lhůta značí datum, d kteréh má být zadaná práce splněna. Pté, c lhůty nadefinujete, se zbrazují v kalendáři, panelu úklů a v seznamu úklů v menu Úkly. Kles umžňuje nastavit různá druhy lhůt. K danému druhu lhůty lze přiřadit sérii úklů. Pkud je pak tat lhůta přidána, je vytvřena sada úklů pdle danéh nastavení. 34
Pčet úklů ve lhůtě není nijak mezen. Infrmace Dnů předem znázrňuje, s klikadenním předstihem má být úkl dknčen. Pr první úkl v seznamu tt znamená, klik dní před datem splnění lhůty má být úkl dknčen. Pr zbytek úklů je t pčet dnů před předchzím úklem. Při vytváření lhůty Kles zkntrluje, jestli se sekvence úklů časvě vejde mezi datum splnění a aktuální datum. Pkud zjistí, že t mžné není, je zbrazen upzrnění. Kles navrhne seznam úklů a jejich data splnění, ale uživatel je může změnit. Mžné je přidat nvé úkly, dstranit je neb změnit data. Úkly mhu být přiřazeny jakémukliv členvi kanceláře. Správa činnstí Činnsti v Klesu tvří pdklady pr fakturaci. Činnst může být slžena z jedné neb více fakturačních plžek. Činnsti je mžné přidávat na více místech: Tlačítk Rychlé přidání. 35
Menu Činnsti. Kntextvé menu pravéh tlačítka myši. Zálžka Činnsti v kauze. 36
Tlačítka následných akcí při vytváření nvé událsti v kalendáři neb úklu. Stpky. Pmcí Správy činnstí v menu Činnsti. Všechny činnsti by měly mít přiřazenu kauzu. Pr její vytvření stačí vybrat typ. Každé činnsti může být přiřazena sada fakturačních plžek. Pr více infrmací činnstech jděte d sekce Činnsti v menu Nastavení na straně 95. K činnsti můžete přiřadit, klik fakturačních plžek chcete. Sazby fakturačních plžek se načítají z tzv. tabulek dměn. Fakturační plžku může být dměna neb výdaj. Pr definici fakturační plžky lze pužít jedntky, čas, mnžství neb sazbu. 37
Fakturace Pr vytváření faktur pužívá Kles činnsti a fakturační plžky. Nejčastějším způsbem pr vytvření faktury je mžnst Nvá faktura v zálžce Fakturace v kauze. Pužít lze i menu pravéh tlačítka myši. 38
Fakturační klient musí být jednu ze stran kauzy. P výběru fakturačních plžek se zbrazí shrnutí faktury. Faktury, zálhy a dbrpisy se v Klesu ukládají jak fakturační dkumenty. Fakturační dkumenty je mžné ukládat ve stavu Návrh neb Knečný. Návrhy dkumentů se neprmítají d účetnictví a mhu být upraveny neb smazány. Pkud je fakturační dkument ulžen jak Knečný, Kles mu přiřadí čísl a zahrne jej d účetnictví. Tyt knečné dkumenty není mžné editvat. Faktury a statní fakturační dkumenty je mžné vytvářet i v hlavním menu Fakturace. Zde je pak ptřeba vybrat kauzu, prtže všechny fakturační dkumenty jsu spjeny s kauzu. Kles bsahuje velmi základní funkce jednduchéh účetníh prgramu. Fakturační dkumenty musí být přiřazeny d fiskálníh rku. Nejsnadnějším způsbem, jak nastavit fiskální rk je přidat jej k sučasnému účetnímu systému. Jděte d Nastavení, Fakturace, Účetnictví, tam zvlte fiskální subjekt. V něm můžete přidávat nvé fiskální rky a nastavvat jejich stav. 39
Vlitelně bsahuje Kles pkrčilu fakturaci, která bsahuje následující funkce: Hrmadná fakturace. Ta umžňuje vytvřit sadu faktur všech dsud nevyfakturvaných činnstí. Prces pr schvalvání návrhů faktur. Dělení faktur mezi více fakturačních klientů Základní reprty Kles bsahuje mnh různých předdefinvaných reprtů. Hledejte tlačítk Reprty v jedntlivých menu Klesu. Jakýkliv seznam v Klesu je mžné vytisknut neb exprtvat d tabulky pmcí tlačítka Vytisknut seznam: 40
Kles Cnnect C je Kles Cnnect Kles Cnnect zabezpečená platfrma pr výměnu dkumentů. Umžňuje sdílet dkumenty s lidmi mim kancelář, čímž eliminuje rizik suvisející s výměnu citlivých dkumentů přes email. Míst psílání emailů s bjemnými přílhami bdrží prtistrana puze email s ntifikací. Pr stažení dkumentu, který jste nasdíleli pak puze stačí kliknut na dkaz v emailu. Jak aktivvat Kles Cnnect Abyste mhli začít pužívat Kles Cnnect, musíte mít aktivní jeh mdul. Zkntrlujte, jestli v Nastavení Kancelář Smluva a autrizace Správce smluvy máte u sb, které mají mít přístup ke Kles Cnnect, zaškrtnut ple u jejich jména. Emaily zaslané klientům budu bsahvat vaši hlavičku a kntakty, pkud je vyplníte. Zadání údajů se prvádí v Nastavení Kancelář a zde je tlačítk Data Kles Cnnect. 41
Bezpečné sdílení dkumentů Pkud je aktivní mdul Kles Cnnect, zbrazí se u dkumentů nvé tlačítk Sdílet. Zvlte dkument a klikněte na tt tlačítk. Při sdílení se Kles zeptá na email příjemce a na tut adresu pšle email s dkazem na prtál Kles Cnnect. Pr stažení dkumentu se musí příjemce zaregistrvat na prtálu pmcí svéh emailu a zvlenéh hesla. Kles Cnnect má pd kntrlu dané dkumenty a pskytuje infrmace stavu (sdílení, nahrávání, stahvání). Kles Mbile Kles Mbile je k dispzici pr zařízení se systémy ios a Andrid. Aplikace je ke stažení na Apple itunes a Ggle Play. Pr přístup platí stejná přihlašvací data jak d pčítače. 42
Hlavní brazvka zbrazuje pslední kauzy, nadcházející schůzky, nevyřízené úkly a ikny pr přístup d psledních činnstí a dkumentů. Pr přímý přístup d kauzy, na které jste nedávn pracvali, vyberte danu kauzu ze seznamu Pslední kauzy. 43
I dkumenty ulžené v Klesu si můžete v aplikaci prhlížet buď přím v dané kauze, neb v hlavním menu Dkumenty. Dkumenty můžete z vašeh zařízení d Klesu i nahrávat. Dkument lze nahrát z vnitřníh úlžiště (puze u systému Andrid) neb jej vyftit a nahrát. Z aplikace lze kntrlvat a zadávat i schůzky neb úkly. Veškeré infrmace ulžené pmcí mbilní aplikace jsu kamžitě k dispzici na všech statních zařízeních. Díky aplikaci máte k dispzici neustále aktuální kntakty klientů, takže jim přím z aplikace můžete pslat email, SMS neb zavlat. 44
45
Část 3 Manuál pr správce Nastavení účtů v Klesu Uživatelské účty lze spravvat v Nastavení Kancelář Členvé kanceláře. Zde je v pravém hrním rhu tlačítk pr spuštění průvdce přidání nvéh člena kanceláře. V něm lze v něklika snadných krcích přidat přístup nvému členvi kanceláře, přiřadit jej d skupiny a nastavit dpvídající mduly. Přidávat přístup klegům je mžné d maximálníh pčtu zakupených licencí. Pr přidání licence nvéh člena kntaktujte pdpru Klesu. Nastavení dalších plí Další ple se pužívají pr persnalizvání ukládaných infrmací d Klesu. Správa těcht infrmací prbíhá stejně jak u těch standardních funguje třeba pkrčilé vyhledávání. Kles umžňuje přiřazení dalších plí kauzám, sbám a fakturaci a jejich knfigurace se prvádí v menu Nastavení - Obecný. Druhu mžnstí definice Dalších plí je jejich navázání na různé typy dat: Prfily. Ty se týkají sb a každý z prfilů může mít vlastní sadu Dalších plí. Typy kauz. Například typ kauzy Reality bude bsahvat hdntu nemvitsti neb její umístění, ppř. pdlahvu plchu. Typy stran. Vztahy mezi sbami a typy kauz. 46
Všechna kna pr nastavení Dalších plí vypadají stejně. V hrním menu jsu tlačítka pr přidávání skupin a plí. Jejich seznam a struktura se pak zbrazuje v levém panelu. Pravá část služí pr definvání vlastnstí jedntlivých plí a skupin. Všechna další ple by měla být uspřádána v nějaké skupině. Skupina je vlastně název zálžky na kartě Další ple a při jejím vytvření je třeba puze zadat název. Skupiny pak sdružují jedntlivá ple v rganizvané struktuře. Přidat další ple není mžné, pkud není vytvřena skupina. Pr zachvání přehlednsti důrazně dpručujeme tent systematický pstup p tm, c byla vytvřena skupina: Definvat typ ple. Kles umžňuje definvat tyt typy plí: textvé, číselné, datum, seznam návrhů (lze editvat), zaškrtávací tlačítk (pravda/nepravda), desetinné čísl, seznam (pevně dané mžnsti). Pjmenvat datvé ple. Dpručujeme ppisný název. I když je t mžné, tak nedpručujeme pjmenvávat stejným názvem ple z jiných datvých struktur. Například není vhdné pjmenvat ple interní_značka u sby i u kauzy. Pjmenvat ple pr správnu identifikaci na zálžce. Dpručujeme pužít ppisný název c nejpdbnější názvu datvéh ple. Relativní umístění na zálžce je pak mžné upravit. Nastavit dplňující kritéria. Např. minimum a maximum neb výchzí hdntu. 47
Nastavení emailu Kles má v sbě základníh emailvéh klienta pr psílání a přijímání emailů. Nastavit jej lze v Nastavení Obecný Emailvé účty a vlba Přidat. Zde je ptřeba zadat technické údaje d pskytvatele vašeh emailu. Jakmile Kles zkntrluje správnst nastavení, je mžné začít účet využívat. 48
Pčet emailvých účtů není nijak mezen, ale puze jeden lze nastavit jak výchzí. Výchzí účet bude pužit pr desílání, pkud nebude určen jinak. Nastavení šabln Šablny nebli vzry služí k vytváření dkumentů. Kles umí vytvářet jakékliv právní dkumenty, smluvy, dpisy, emaily neb faktury. Šablny jsu kmbinací standardníh danéh textu, prměnných a frmulářů pr zadání dat. Prměnné jsu dplněny infrmacemi z různých blastí Klesu neb z frmulářů. Šablny jsu v Klesu tvřeny dvěma typy dkumentů: samtnými šablnami a blky textu. Šablny jsu velmi pdbné dkumentům bsahují texty a dkazy na ple. Textvé blky jsu kmplexnější některé bsahují fragmenty textu, jiné definice dalších prměnných. Tyt specifické blky pak služí k prpjvání plí šabln a infrmací ulžených v Klesu. Textvé blky se hdí také pr pakvané využití, např. adresu klienta lze nastavit jak textvý blk a pak jej využít v mnha šablnách najednu. Kles má v sbě zabudvaný editr šabln. S jeh pmcí je mžné sestavit vzhled a funkce dkumentu. 49
Pkud chcete nadále pužívat interní editr textu, nechte vlbu na výchzí mžnsti, ale máte mžnst pužít i prgram na editaci textu nainstalvaný na vašem pčítači. Nastavení činnstí a fakturačních plžek Nastavení tht mdulu zahrnuje knfiguraci činnstí, fakturačních plžek a tabulek dměn. Činnsti jsu takvé zásbníky na fakturační plžky. Fakturační plžky zase představují knkrétní věci, které mhu být fakturvány zákazníkům, jak dměny, výdaje neb správní/sudní pplatky. Tabulky dměn bsahují sazby becných neb specifických fakturačních plžek. Kles umžňuje více mžnstí nastavení činnstí a fakturačních plžek. Dpručený pstup je pužít typy činnstí pr ppis právních služeb pskytvaných zákazníkvi a fakturační plžky jak typy fakturačních částí činnstí. Např. právní zastupení by měl být nastaven jak činnst, která bsahuje fakturační plžku hdinvá dměna. Každý typ činnsti může bsahvat libvlný pčet fakturačních plžek. Například činnst typu Právní zastupení může bsahvat fakturační plžky hdinvá dměna a cestvní výdaje. Pkud je pak tat činnst vytvřena v nějaké kauze, Kles vytvří suvisející fakturační plžky hdinvá sazba a cestvní výdaje. Uživatel si pak může zadat částky a dby trvání u jedntlivých fakturačních plžek. Hdnta činnsti je sumu hdnt fakturačních plžek. Je mžné fakturační plžky mazat i přidávat k nějaké činnsti. Pkud například právní asistence neptřebuje plžku cestvní výdaje, může být tat plžka vymazána. V jiném případě je zase ptřeba zahrnut cestu d místa, takže je mžné přidat fakturační plžku typu kilmetr. Knfigurace činnstí je k dispzici v Nastavení - Činnsti. 50
Zde je mžné přidávat, upravvat a mazat činnsti a jejich fakturační plžky. Tabulky dměn je mžné deaktivvat, nikliv mazat. Tabulky dměn bsahují výchzí sazby pr fakturační plžky. Pčet vlastních tabulek dměn není nijak mezen. Obecné dměny se vztahu ke kategriím fakturačních plžek (hdina, kilmetr, jedntka, paušál). Například kategrii kilmetr může zahrnut více fakturačních plžek suvisejících s cestvními výdaji. Specifické sazby se pak týkají knkrétních fakturačních plžek. 51
52
Část 4 - Odkazy Splečné prvky Všechny části Klesu sdílí splečné funkce a prvky. Nahře uprstřed je umístěn tlačítk pr hlášení. Z bezpečnstních důvdů dpručujeme se před zavřením Klesu dhlásit. Zavřít Kles samzřejmě lze i křížkem v rhu, ale takt zůstane relace na serveru neuknčená. Z infrmativních důvdů je také nahře uprstřed umístěn název přihlášenéh uživatele a také název kanceláře. Vlev nahře je pak datum a čas splu s časvu su nadcházejících schůzek. Kliknutím na čas schůzky se daná schůzka tevře. V pravém dlním rhu je přadač značící, že máte pstupené nějaké dkumenty k vyřízení. V případě, že nemáte nic pstupen, zbrazí se prázdný přadač. V menu činnstí, sb, úklů neb dkumentů je mžné měnit nastavení seznamů. Můžete skrýt, zbrazit, změnit šířku neb přeuspřádat všechny názvy slupců v seznamech. Změnu přadí prvedete přetažením názvu slupce na pžadvané míst. Skrýt neb zbrazit slupce je mžné kliknutím pravým tlačítkem myši na lištu s názvy slupců a vybrat ty pžadvané. Pkud chcete vrátit rzlžení slupců na výchzí, tak zvlte v levém dlním rhu mžnst Resetvat rzlžení. 53
V pravém hrním rhu je k dispzici glbální vyhledávání. T je nejrychlejší způsb, jak najít infrmace napříč celu databází Klesu. Šipku vedle bxu pr hledání zbrazíte pslední hledání a tent seznam můžete upravit jedntlivě neb jej smazat celý. Tlačítk dmů vás dstane zpět na dmvsku brazvku je v levé části hlavníh menu. Přístup d Nastavení je mžný iknu s zubeným klečkem vprav nahře. 54
V každé části Klesu se zbrazuje hrní hlavní menu služící pr přístup d hlavních částí Klesu. Nejrychlejším způsbem, jak vlžit nvu plžku je tlačítk Rychléh přidání ( + ) vprav nahře, které je stále viditelné a p ruce. Pmcí něj můžete vlžit nvu kauzu, dkument, sbu neb schůzku. Takt vytvřené plžky je třeba přiřadit d kauzy. 55
Mezi tlačítky Rychléh přidání a Nastavení je Nápvěda. Kliknutím na Nápvědu se dstanete na náš nline prtál pdpry. Mžnst O prduktu zbrazí infrmace nainstalvané verzi Klesu. Infznačky pmáhají při rientaci v nvinkách Klesu zde je mžné je vypnut. Při další nvé funkci se však zbrazí nvé infznačky. 56
Na pravé hraně je šikvný panel pr rychlé přepínání mezi kny, kauzami a dkumenty. Když tevřete např. kauzu, tak se v prstřední části přidá d seznamu a zde jsu všechny tevřené kauzy, mezi nimiž můžete rychle přepínat. Dle jsu pak stpky, které lze spustit dkudkliv při zastavení nabídnu mžnst vlžení nvé činnsti. Dmvská stránka Panely na dmvské brazvce je mžné zapínat a vypínat v Nastavení. Panel Pslední kauzy zbrazuje seznam 25 kauz, na kterých daný uživatel pracval v nedávné dbě. Kauzy na tmt panelu se liší u každéh člena kanceláře každý z nich tam uvidí své kauzy. Panel Mje úkly zbrazuje seznam úklů k vyřízení pr danéh uživatele. Zde jsu zbrazeny úkly ke splnění, které mají datum upzrnění před datem splnění nižší než sučasné datum (pkud je dnes např. 16.11. a úkl má být splněn 30.11., ale upzrnění na něj je 14 dní předem, tak se již dnes úkl zbrazí). V tmt seznamu lze tevřít úkly, tevřít suvisející kauzu neb značit úkl jak splněný. P splnění se úkl dstraní ze seznamu. Na panelu Můj kalendář se zbrazují schůzky a jednání z kalendáře. V tmt panelu je mžné schůzky upravvat, kpírvat a mazat. Pkud je schůzka přiřazena kauze, tak je mžné tevřít i suvisející kauzu. Panel K vyřízení bsahuje dkumenty, které byly zadány ke zpracvání, a t ať už vám (K vyřízení Mnu) neb vámi (K vyřízení Pr mě). Dkumenty zde uvedené lze tevírat, prhlížet (pr čtení), pslat emailem, vytisknut neb uzavřít pstupení. 57
Přehled činnstí ukazuje seznam činnstí zadaných v daný den. Zde je mžné činnsti vytvřit, upravit neb smazat. Činnsti mhu být zadány i za jinéh člena kanceláře. Tlačítk bnvit aktualizuje seznam činnstí neb kláčvý graf (malá ikna nastavení Přehled). Inslvenční rejstřík zbrazuje událsti sledvaných entit za psledních 7 neb 30 dní. Pkud se v inslvenčním rejstříku bjeví nvá událst d psledníh přihlášení, je zbrazena červenu barvu. Ovládací tlačítka všech panelů jsu v jejich dlní části, případně lze pužít i kntextvéh menu pravéh tlačítka myši. Kauzy Menu Kauzy zbrazuje seznam kauz. Jak výchzí řazení jsu pužity Pslední kauzy. Samzřejmě i zde je mžné si seznam upravit pdle svých ptřeb. Nahře uprstřed jsu rychlé filtry pr zbrazení Psledních (25) kauz, Otevřených kauz (všech krmě archivvaných) a Všech kauz. Rychlé hledání umžňuje vyhledávat dle názvu kauzy, jejíh ppisu a spisvé značky, cž jsu zdaleka nejbvyklejší druhy hledání. Stačí jen zadat text, a když přestanete psát, začne Kles vyhledávat zadaný text. Šipka vedle hledání rzbalí menu s psledními hledanými výrazy. Pkud chcete zrušit filtr hledání, stačí kliknut na malé x ve vyhledávacím kně. 58
Ovládací menu kauz je vprav nahře a bsahuje následující mžnsti: Nvý. Vytvření nvé kauzy. Pkud je vytvřen více typů kauz, zbrazí Kles jejich seznam. Otevřít. Otevře vybranu kauzu. Rychlejším způsbem je dvjklik na kauzu, kteru chcete tevřít. Přidat. Tat mžnst přidá zvlenu plžku d kauzy, kteru máte zvýrazněnu, aniž by ji byl třeba tevřít. Reprty. Otevře kn s dstupnými reprty. Zde je mžné jej vybrat a vytisknut neb zbrazit. Upravit (pd mžnstí Více). Otevře kauzu s mžnstí úpravy jejích základních infrmací. Přidat dílčí kauzu. Vytvří nvu kauzu, ale pnechá spisvu značku půvdní kauzy. Funkce je pdbná jak tlačítk Nvý, ale je předvlena spisvá značka kauzy, ze které ta dílčí vychází. Archivvat. Tat funkce mění stav kauzy na Archivván. Dknčené kauzy dpručujeme archivvat a puze aktivní kauzy nechat tevřené. Znvu tevřít. Tat mžnst mění stav kauzy z Archivván zpět na tevřené. Duplikvat. Vytvří nvu kauzu jak duplikát té zvlené. Veškeré infrmace a bsah půvdní kauzy je zkpírván d nvé. Autrizace. Otevře přehled přístupvých práv ke kauze. Smazat. Trvale smaže kauzu a infrmace v ní ulžené. Pkrčilé vyhledávání v kauzách Pkrčilé hledání umžňuje prvádět kmplexní vyhledávání kmbinváním téměř všech dstupných plí kauz. Hledat lze i pmcí Dalších plí, která jsu ve spdní části hledání. 59
Tlačítk Pslední kauzy hledá zadané parametry puze v 25 psledních kauzách. Pr zrušení pkrčiléh hledání a návrat na seznam kauz stačí kliknut na křížek v pravém rhu. Tlačítk ulžená hledání zbrazí seznam hledání, které jste si ulžili pr častější pužití. Hledání se prvede puhým kliknutím na hledaný výraz. Tlačítk Ulžit pak služí k ulžení daných parametrů pr pzdější hledání. Pr zapamatvání výběru vyhledávání v archivvaných neb aktivních kauzách je k dispzici tlačítk s lgem špendlíku. 60
Okn Kauzy Okn kauzy je hlavním prvkem Klesu. Služí ke správě infrmací a dkumentů v Klesu. Infrmace jsu uspřádány d zálžek a ddílů. Okn má až sedm zálžek: Obecné, Dkumenty, Kalendář, Úkly, Činnsti, Fakturace a Kalkulace. Oddíl Pznámky je k dispzici ve všech zálžkách kna krmě Dkumentů, kde je přenechán prstr panelu náhledu. Struktura infrmací v kně kauzy je následující: Zálžka Obecné Oddíl becných infrmací Oddíl členů kanceláře Oddíl stran Zálžka Další ple Zálžka Dkumenty Zálžka Kalendář Zálžka Úkly Zálžka Činnsti Průzkumník dkumentů Seznam dkumentů Oddíl činnstí Zálžka Kalkulace Oddíl pznámek Oddíl fakturačních plžek Zálžka Obecné ddíl Obecných infrmací Na tmt místě se zbrazují základní infrmace kauze, jak např. typ, spisvá značka a ppis. 61
Ovládací menu je v pravé hrní části a funkce tlačítek jsu shdné, jak v menu kauz z předešlé kapitly. (Více infrmací v menu Kauz na straně 58). Zálžka Obecné ddíl Členvé kanceláře V tmt místě jsu ulženy infrmace členech kanceláře, kteří se pdílejí na řešení kauzy. Tat infrmace nemusí být nutně spjena s přístupvými právy, prtže autrizace jsu suhrnem práv jedntlivých uživatelů neb skupin. Oddíl členvé kanceláře zbrazuje seznam lidí na dané kauze pracujících, ale nikliv nutně uživatelů Klesu. Ovládací menu je jak vždy v pravé hrní části a umžňuje: Přidat člena kanceláře, Upravit rli vybranéh člena, Odstranit danéh člena z kauzy. Zálžka Obecné ddíl Strany V tét části jsu zbrazeny všechny strany účastnící se kauzy. Je mžné přidávat i vztahy mezi stranami, například prtistranu a jak suvisející stranu jejíh advkáta. Menu v pravé hrní části bsahuje tlačítka: Přidat stranu. Tat mžnst tevře dialg pr vlžení typu strany a přiřazení kntaktu. Zde je také mžné sbu rvnu zalžit, pkud ještě není v databázi. Stejně tak je mžné přidat ddatečnu adresu kntaktu. Upravit stranu. Editace rle sby v kauze s mžnstí přidání suvisejících sb. Přidat suvisející sbu. Upravit sbu. Otevře kartu kntaktu. Je důležité pchpit, že strany kauzy jsu puhými dkazy na kntakty v adresáři. Pkud chcete změnit jmén neb adresu kntaktu, je t třeba prvést v kartě kntaktu. Zbrazit kauzy (Aktivní/Všechny). Tent příkaz prvede pkrčilé hledání v kauzách, kde zbrazí seznam všech kauz, kde je tat sba vedena jak strana kauzy. Smazat. Smaže stranu, ale nikliv kntakt. Zálžka Obecné Další ple Pkud máte Další ple pr kauzy nastavena, zde k nim získáte přístup. 62
Knfigurace dalších plí se prvádí menu Nastavení (Nastavení Kauzy Další ple). Zálžka Dkumenty Zde je zbrazen průzkumník a seznam dkumentů kauzy. Vlev umístěný Průzkumník zbrazuje strukturu virtuálních slžek. Čísla v závrkách indikují pčet dkumentů v dané slžce. Ve výchzím stavu jsu zbrazeny všechny dkumenty (Všechny slžky), pr zbrazení dkumentů z dané pdslžky stačí kliknut na její název. Slžka je dkumentu přiřazena při jeh vytváření neb imprtu. Změnu slžky dkumentu je mžné prvést v menu Více plžku Vlastnsti. Nastavit strukturu slžek je samzřejmě mžné. V menu Nastavení Dkumenty Ostatní je plžka Virtuální slžky dkumentů, kde můžete slžky a pdslžky vytvářet, upravvat a mazat. Ovládací prvky zálžek dkumentů jsu stejné jak v menu Dkumenty (viz Dkumenty na straně 75). Při pužívání těcht funkcí v rámci kauzy, je kauza vždy předvyplněná. Pkud například vytváříte dkument v kauze, bude tent dkument autmaticky tét kauze přiřazen. Pkud však dkument vytváříte v menu Dkumenty, bude ptřeba kauzu zadat. 63
Kauzu dkumentu je samzřejmě mžné změnit a vybrat z psledních kauz neb fulltextvě vyhledat. Pr zálžku Dkumenty v kauze jsu specifické dvě plžky prti menu Dkumenty: Imprtvat slžku. V tmt dialgu je mžné zvlit celu slžku, která má být naimprtvána d kauzy. Všechny dkumenty a slžky v ní bsažené budu nahrány d Klesu. Dílčí kauzy. Prvede pkrčilé vyhledávání v kauzách a zbrazí seznam dkumentů dílčích kauz. Zálžka Kalendář Tat zálžka bsahuje seznam schůzek suvisejících s kauzu. Funkčnst je zde pdbná jak u dkumentů, tedy při vytváření schůzek z kauzy je kauza předvyplněná, na rzdíl d menu Kalendáře (viz Kalendář na straně 70). Plžka dílčí kauzy má stejnu funkci jak u dkumentů. Zálžka Úkly Zbrazuje seznam úklů zadaných v dané kauze. Je zde mžné úkly zadávat, mazat a upravvat jejich vlastnsti. 64
Zálžka Činnsti Na tét zálžce jsu zbrazeny činnsti evidvané k dané kauze. Hrní část je vyhrazena činnstem a spdní fakturačním plžkám vybrané činnsti. Vprav je pak panel finančníh shrnutí včetně dměn neb výdajů. Menu zálžky činnstí bsahuje stejné vládací prvky jak hlavní menu Činnsti (více na Činnsti na straně 78). Na rzdíl d hlavníh menu je zde k dispzici tlačítk Dílčí kauzy, které zbrazí činnsti dílčích kauz. Zálžka Fakturace Tat zálžka se pužívá pr vytváření faktur. Faktury je mžné vytvářet na základě evidvaných činnstí neb vytvřit činnsti přím při vytváření faktury. Zálžka Fakturační plžky Zde je seznam fakturačních plžek včetně stavu jejich fakturace. Ovládací menu má tyt funkce: 65
Nvá faktura. Zde je mžné vytvřit fakturu z existujících činnstí a jejich fakturačních plžek neb vytvřit nvé pr danu fakturu. Před vytvřením je třeba zvlit účetnictví a deník. Nvý dbrpis. Dbrpis má standardní strukturu a je třeba zadat jeh hdntu. Nvá zálha. Vlžení zálhy zaplacené klientem, která se dečte d následující faktury. Upravit. Otevře mžnst úprav vybrané činnsti. Nastavit jak fakturvané. Zvlená činnst bude značena jak fakturvaná a nebude se bjevvat na faktuře. Reprty. Otevře kn se seznamem dstupných reprtů činnstí. Přidat minulé externí výdaje/správní-sudní pplatky/zálhy. Mžnst pr přidání zmíněných plžek s datem platnsti v minulsti. Mžnsti. Zde je mžné nastavit výchzí účetnictví a deník pr kauzu a také mžnst fakturace dle dhdy ceně. Obnvit. Smazat. Zálžka Fakturační dkumenty Obsahuje seznam fakturačních dkumentů kauzy. Zálžka Klienti Zde se zbrazí seznam dbrpisů, zálh a faktur dle fakturačníh klienta kauzy. 66
V menu je mžné fakturační klienty přidávat a zbrazvat fakturační plžky buď v dané kauze, neb všechny. Zálžka Kalkulace Zde jsu výpčty plateb a dpisvých částek pr úvěry a pžděné úhrady. Menu bsahuje následující plžky: Nvý výpčet úrků. Zde je mžné přidat úrkvu sazbu pr danu kauzu. Ta se pužívá pr výpčet amrtizace. Nvý výpčet phledávek. Nvý výpčet indexu. Upravit. Mžnst editace vybraných úrků/indexů/phledávek. Tisk. Vytiskne přehled kalkulací před tiskem zbrazí tabulku. Obnvit. Obnví seznam plžek. Smazat. Oddíl Pznámky V pravé části každéh kna kauzy je ple pr pznámky. Pznámky jsu krátké nestrukturvané texty, které mhu bsahvat různé infrmace např. upmínkách, vdítka neb kmentář ke kauze. Tt ple je mžné skrýt pmcí malé šipky na levé hraně pznámkvéh bxu. 67
V pravé hrní části jsu tři ikny: Přidání pznámky, úprava vybrané pznámky, smazání. Menu Osby V tmt menu jsu ulženy všechny sby (kntakty) ulžené v Klesu. Seznam lze upravit dle návdu v části Splečné prvky na straně 53. Plíčk pr vyhledávání umžňuje hledat dle jména a příjmení (názvu firmy). Šipku rzbalvacíh menu vprav zbrazíte pslední hledání. Pkrčilé hledání funguje na stejném principu jak u kauz a umžňuje kmbinvat různá ple pr kmplexnější hledání. Je zde mžnst vyhledávat i v dalších plích (jak je přidat najdete v sekci Nastavení dalších plí na straně 46). Ovládací menu je jak vždy vprav nahře a bsahuje tyt plžky: Nvý. Zde je mžné zalžit nvý kntakt. 68
Upravit. Reprty. Zbrazí přehled dstupných reprtů s mžnstí tisku neb exprtu. Zbrazit kauzy. Prvede pkrčilé hledání a zbrazí všechny (neb puze aktivní) kauzy spjaté s danu sbu v jakékliv rli. Outlk imprt. V případě, že máte plugin d Outlku, je mžné tímt příkazem naimprtvat kntakty z Outlku. Deaktivvat. Osbu, která je přiřazena ke kauze jak strana není mžné smazat. Na druhu stranu je bčas ptřeba znemžnit pužití nějakéh kntaktu, pkud již není relevantní. Deaktivvané sby se nezbrazují ve standardním vyhledávání, takže je není mžné mylem pužít. Pr vyhledání deaktivvaných sb je třeba pužít pkrčilé vyhledávání. Znvu aktivvat. Deaktivvaná sba je znvu aktivní. Smazat. Okn Osby V tmt kně jsu veškeré infrmace sbách a firmách ulženy v sedmi zálžkách. Zálžka Obecný bsahuje základní infrmace pr identifikaci sby. Ty se liší pr fyzické a právnické sby. 69
Je zde uvedena adresa další ddatečné adresy je mžné přidávat na zálžce Pznámky a další adresy. Dále jsu zde infrmace telefnních číslech, faxu, emailu, webvých stránkách, messengeru, Skype ID neb čísl datvé schránky. Status sledvání inslvence má tři mžnsti: Výchzí je Autmaticky sledvání subjektu v inslvenčním rejstříku prbíhá dle nastavených typů stran autmaticky. Více infrmací nastavení sledvání je v sekci Obecný, Glbální nastavení Inslvenční rejstřík. Nesledvat. Daný subjekt nebude nikdy hlídán inslvenčním rejstříkem. Sledvat. Daný subjekt bude vždy sledván, aniž by se bjevil v nějaké kauze jak strana. Zálžka Ddatečné infrmace rzšiřuje mžnsti ukládání dat další plžky jak datum sňatku neb nárdnst. Zálžka Pznámky a další adresy se skládá ze dvu panelů: V sekci pznámky můžete stejně jak u kauz ukládat nestrukturvané texty suvisející s danu sbu. Ve spdní části je pak prstr pr ukládání dalších adres, kterých můžete ukládat, klik jen ptřebujete. Ke každé z nich je mžné přidat krátký ppis pr jejich rzlišení, např. letní sídl neb kancelář právníh ddělení. Suvisející sby služí k evidenci vztahu mezi více sbami/firmami. Jsu zde dvě zálžky, kde jsu zbrazeny sby, se kterými je daný kntakt ve spjení a druhá ty, které mají vztah k tét sbě (Ve spjení s /Je spjen s). Zálžka Prfily je velmi šikvným nástrjem pr dlišení specifických skupin kntaktů. Pkud je například kntakt klientem, můžete sem ukládat infrmace lgicky suvisející s klienty. Infrmace každéh prfilu lze nastavvat jak další ple. Nastavení dalších plí najdete na straně 46). Na zálžce Další ple můžete přidávat další pdrbnsti, které lze snadn definvat, viz sekce Prfily. Na zálžce Dkumenty je seznam dkumentů suvisejících s danu sbu. Zde je mžné s dkumenty pracvat stejným způsbem, jak v jiných sekcích. Pr ppis funkcí jděte d sekce Dkumenty na straně 75. Kalendář Menu kalendáře přehledně zbrazuje náhled agendy a nadcházející úkly. 70
Uprstřed kna je tradiční kalendář, na jehž hrní části jsu tlačítka pr rychlé přepínání mezi phledy. Na výběr je phled denní, pracvní týden (P-Pá), týden (P-Ne), měsíční a seznam agendy. Agenda kmbinuje zbrazení schůzek a úklů. Vlev je mžnst přepínání kalendáře dle pžadvanéh data. V kalendáři je mžné zbrazit schůzky více uživatelů najednu. Stačí přepnut na denní phled a vlev nahře je mžné z rzbalvacíh menu vybrat pžadvané klegy. Pkud využijete mžnstí třídění členů kanceláře d skupin, je mžné zbrazit agendu celé rganizační skupiny. Více skupinách členů kanceláře v menu Kancelář na straně 83. V pravé části je seznam všech nevyřízených úklů včetně dat jejich splnění. Pr jejich filtrvání můžete pracvat se slupci seznamu. 71
V menu Kalendáře není rychlé hledání. Tlačítk Hledat tevře pkrčilé vyhledávání. Ovládací menu Kalendáře má následující prvky: Nvý. Mžnst pr přidání nvé schůzky neb úklu. Upravit. Zvlená plžka se tevře pr editaci. Přidat/Nvý dkument. Vytvření dkumentu ze šablny a přiřazení ke kauze. Přidat/Nvý email. Vytvření a deslání emailu (i ze šablny) a přiřazení ke kauze. Přidat/Nvá pznámka. Reprty. Otevření dstupných reprtů a mžnst jejich exprtu neb tisku. Zkpírvat d nvéh data. Vytvří kpii dané událsti ve vybraném datu a času a patří událst infrmací, že se jedná zkpírvanu událst. Otevřít kauzu. Otevře kauzu suvisející s vybranu událstí. Přejít na. Rychlý přechd na vybrané datum. Synchrnizvat s Outlkem. Pkud máte na pčítači nainstalvaný Outlk a je správně naknfigurván, umžní Kles synchrnizaci úklů a událstí mezi kalendáři bu systémů. Smazat. Okn Událsti Zde se vytvářejí nvé schůzky. Okn má dvě zálžky událst a pznámky. První zálžka bsahuje všechny relevantní infrmace událsti, zatímc v sekci pznámky je mžné vlžit krátké texty. 72
U schůzky lze zadat její typ, přičemž všechny typy jsu si rvny a Kles nerzlišuje, zda se jedná schůzku, slyšení neb interní meeting. V dlní části kna je p rzkliknuti 5 mžnstí: Úkl. Schůzka. Vytvřit činnst. Vytvřit dkument. Vytvřit email. Tat tlačítka umžňují vytvřit dané záležitsti suvisející s danu událstí. Například, pkud zaškrtnete Úkl, tak se p ulžení schůzky tevře kn pr zadání nvéh úklu. Zálžka pznámek má puze tři vládací tlačítka: Přidat. Upravit. Smazat. Menu Úkly V tmt menu se zbrazuje seznam úklů. Pr rychlé filtrvání můžete pužít vládací prvky nahře uprstřed. Je například mžné rychle zbrazit seznam nevyřízených úklů. 73
Ple pr hledání lze využít k vyhledávání dle předmětu úklu a jeh ppisu. Pkrčilé vyhledávání je pdbné jak v statních částech Klesu a umžňuje kmbinvat různá ple pr kmplexní hledání. Stejně jak v jiných částech je zde seznam psledních hledání. Ovládací menu bsahuje tyt mžnsti: Nvý. Vytvření nvéh úklu. Upravit. Otevře vybraný úkl pr editaci. Nastavit jak dknčené. Stav vybranéh úklu bude nastaven jak dknčený a nebude se již zbrazvat v seznamu úklů k vyřízení. Přidat/Nvý dkument. Vytvření dkumentu ze šablny a přiřazení ke kauze. Přidat/Nvý email. Vytvření a deslání emailu (i ze šablny) a přiřazení ke kauze. Přidat/Nvá pznámka. Reprty. Otevření dstupných reprtů a mžnst jejich exprtu neb tisku. Otevřít kauzu. Otevře kauzu suvisející s vybraným úklem. Synchrnizvat s Outlkem. Pkud máte na pčítači nainstalvaný Outlk a je správně naknfigurván, umžní Kles synchrnizaci úklů a událstí mezi kalendáři bu systémů. Smazat. Okn Úklu V tmt kně se vyplňují ptřebné parametry úklu. Okn má dvě zálžky úkl a pznámky. První zálžka bsahuje všechny relevantní infrmace úklu, zatímc v sekci pznámky je mžné vlžit krátké texty. 74
V dlní části kna je p rzkliknuti 5 mžnstí Dalších krků: Úkl. Schůzka. Vytvřit činnst. Vytvřit dkument. Vytvřit email. Fungují naprst stejně, jak u schůzky (více infrmací v Okn Událsti na straně 72) Zálžka pznámek má tat tři vládací tlačítka: Přidat. Upravit. Smazat. Dkumenty V tmt kně je seznam všech dkumentů v Klesu. Seznam lze upravit dle ptřeb tak, jak je t ppsán v sekci Splečné prvky na straně 53. 75
Nahře uprstřed je rychlý filtr pr výběr psledních neb všech dkumentů. Rychlé hledání umžňuje najít dkumenty dle názvu a ppisu a jeh rzbalvací seznam bsahuje pslední hledání. Pkrčilé vyhledávání umžňuje kmbinvat více plí pr kmplexnější hledání. Vyhledávat lze i fulltextvě v bsahu dkumentů. Ovládací menu dkumentů je vprav nahře a bsahuje následující plžky: Nvý dkument. Vytvření dkumentu ze šablny a přiřazení ke kauze. P ulžení je dkument nahrán na clud. Nvý email. Vytvření a deslání emailu (i ze šablny) a přiřazení ke kauze. Nvá pznámka. Vytvření pznámky pmcí integrvanéh editru textu, kteru je mžné pstupit ke zpracvání jak kterýkliv jiný dkument. 76
Nvý telefnní reprt. Vytvření telefnníh reprtu pmcí integrvanéh editru textu. Je zde mžné přidat i sby účastnící se hvru a také jej pstupit ke zpracvání v rámci kanceláře. Upravit. Stáhne vybraný dkument z cludu a tevře jej v patřičném prgramu. DOCX subry ve výchzím editru textu, PDF v prhlížeči PDF subrů atd. Pkud se jedná pznámku neb telefnní reprt, tevře Kles svůj interní editr pr editaci. Aktualizvaná verze dkumentu se autmaticky nahraje na clud p uzavření dkumentu. Prhlížet. Otevře daný dkument ve verzi pr čtení. Otevřít kauzu. Kles prvede pkrčilé hledání a najde kauzu, ke které daný dkument patří. Pslat Datvu zprávu. Otevře dialg pr deslání danéh dkumentu pmcí datvé schránky. Imprtvat dkument. Otevře dialg pr imprt dkumentu d Klesu. Ten bude d Klesu nahrán, jakmile je subr vybrán a přiřazena kauza. Imprtvat dkument je mžné i metdu drag-and-drp. Imprtvat email. Kles se připjí k nastavenému emailvému účtu a začne stahvat zprávy v příchzí pště. Pak stačí vybrat kauzu a email imprtvat. Imprtvat z Datvé schránky. Funkčně stejný pstup jak u imprtu emailu, ale pr datvu schránku. Při kliknutí na tt tlačítk se Kles připjí d datvé schránky a stáhne příchzí zprávy. Odeslat. Tat mžnst je bdbná, jak nvý email, ale v tmt případě je daný dkument (neb více dkumentů) přilžen jak přílha emailu. Pkud vybraný dkument není PDF, nabídne Kles jeh vytvření a pak se dešle PDF verze danéh dkumentu. Pstupit - Upravit/zavřít pstupení. Zde je mžné spravvat pstupení vybranéh dkumentu. Mžnst upravit tevře kn s vlbu vytvření nvéh pstupení neb úpravu th stávajícíh. Mžnst zavřít pak dstraní jakékliv pstupení. PDF/Vytvřit. Tat funkce je dstupná puze pr dkumenty DOC/DOCX a vytvří PDF kpii danéh dkumentu, který bude ulžen jak dplněk k němu. Ve výchzím nastavení jsu PDF vytvářena na lkálním pčítači, takže je třeba mít nainstalvaný prgram pr vytváření PDF (např. PDFCreatr). Je mžné nastavit Kles tak, aby knverzi PDF subrů prváděl přím v cludu na serveru. Aktivace tht nastavení je nejdříve nutná přes administrátra Klesu kntaktujte nás na kles@wlterskluwer.cz. Pak se přepínání prvádí v Nastavení/Obecný/Mje preference/dkumenty, viz Část 4 - Odkazy, Nastavení, Obecný na straně 99. PDF/Zbrazit. Pkud byl PDF subr k danému dkumentu vytvřen, tat mžnst jej tevře k prhlížení. PDF/Smazat. Odstraní vytvřené PDF, ale pnechá půvdní dkument. Vlastnsti. Zde je mžné měnit název, ppis neb kauzu vybranéh dkumentu. Tisk. Nabídne dialg pr tisk dkumentu. Kpírvat d. Tímt příkazem je mžné zkpírvat dkument (neb sadu dkumentů) na lkální pčítač. V dialgu stačí vybrat slžku, kam mají být dkumenty ulženy a 77
kpírvání pak prběhne na pzadí, takže můžete dál pracvat. Rychlst kpírvání závisí na rychlsti vašeh připjení k internetu. Duplikvat. Vytvří identicku kpii vybranéh dkumentu. Autrizace. Zde je mžné nastavit přístupvá práva k dkumentu. Můžete zde přidat neb zamítnut přístup jedntlivým členům kanceláře neb skupinám. Histrie. Zde se zbrazí předchzí verze danéh dkumentu. Číslvání verzí je autmatické a mění se při každém ulžení a uzavření dkumentu. Reprty. Otevře seznam dstupných reprtů s mžnstí exprtu neb tisku. Obnvit. Obnví seznam dkumentů při zachvání vyhledávacích kritérií. Uzavřít. Pkud je daný dkument editván, tat funkce ulží jeh pslední verzi, nahraje ji na clud, subr je uzavřen a statní klegvé jej mhu pužít. Vrátit změny. Pkud je daný dkument editván, tat funkce zahdí veškeré prvedené změny a dkument je k dispzici pr editaci statními členy kanceláře. Smazat. Dpručeným způsbem nahrávání dkumentů d Klesu je drag-and-drp. Pkud imprtujete dkument metdu drag-and-drp a pustíte jej nad nějaku kauzu, bude tent dkument nahrán přím d kauzy. Pkud dkument pustíte na jiném místě než v kauze, bude ptřeba zadat kauzu, které se dkument týká. Tímt způsbem můžete nahrát i více dkumentů. Tlačítk Imprt naimprtuje dkumenty jeden p druhém a u každéh můžete přidat pdrbné infrmace. Hrmadný imprt pak naimprtuje najednu všechny dkumenty bez zadávání pdrbnstí. Činnsti V tmt menu je zbrazen seznam činnstí a fakturačních plžek (pr více infrmací rzdílech mezi činnstmi a fakturačními plžkami viz Správa činnstí na straně 35). 78
V hrní části uprstřed jsu rychlé filtry, které umžňují zbrazit činnst za den, minulý měsíc neb všechny, a t pr danéh uživatele neb celu kancelář. Seznam činnstí respektuje nastavení přístupvých práv, takže každý uživatel uvidí puze t, c má. V levém dlním rhu lze přepínat mezi činnstmi a fakturačními plžkami. Rychlé hledání nalezne činnsti dle typu a ppisu a bsahuje i pslední hledání v rzbalvacím menu. Pkrčilé vyhledávání umžňuje kmbinvat více plí a vytvářet kmplexnější struktury hledání, které lze ukládat i pr pzdější pužití. Ovládací menu bsahuje tyt plžky: Nvý. Vytvření nvé činnsti. Advkátní tarif. Otevře kalkulačku advkátníh tarifu pr výpčet dměn neb výdajů a výsledek ulží jak nvu činnst typu advkátní tarif. Správa činnstí. Otevře kn s mžnstí hrmadnéh přidání činnstí. Více infrmace v sekci Správa činnstí na straně 81. Upravit. Otevře danu činnst pr editaci. Reprty. Otevře seznam dstupných reprtů s mžnstí exprtu neb tisku. Otevřít kauzu. Otevře kauzu, která přísluší dané činnsti. Přepčítat. Tat funkce je aktivní puze pr činnsti, nikliv pr fakturační plžky. Pmcí tét funkce je mžné vybrat nvu tabulku dměn a přepčítat hdnty činnstí a jejich fakturačních plžek. Nastavit jak fakturvané. Daná činnsti bude značena jak vyfakturvaná a nebude se zbrazvat na příští faktuře. Smazat. Okn Činnsti V tmt kně se zadávají a upravují činnsti. Hrní část bsahuje infrmace vztahující se k činnsti a spdní pak infrmace k fakturačním plžkám, které činnst bsahuje. 79
Pčet fakturačních plžek v rámci jedné činnsti není mezen, ale každá činnst by se měla skládat z lgické struktury fakturačních plžek. Výchzí nastavení Klesu bsahuje základní přednastavené činnsti s vyplněnými fakturačními plžkami. Přizpůsbit si jejich knfiguraci můžete v Nastavení (více v části Nastavení činnstí a fakturačních plžek na straně 50). Ovládací menu sekce fakturačních plžek bsahuje tyt funkce: Přidat dměnu. Vlží nvu plžku se strukturu dměny. Přidat výdaj. Vlží nvu plžku se strukturu výdaje. Smazat. Přepčítat vše. Přepčítá celu hdntu činnsti s nvými hdntami fakturačních plžek. Obnvit sazby. Tat mžnst je aktivní puze v případě, že byly manuálně přepsány sazby fakturačních plžek a tímt způsbem je vrátíte na půvdní hdnty. Okn činnsti se mírně liší v případě, že činnst vytváříte a upravujete. V případě vytváření nvé činnsti je dle k dispzici tlačítk OK > Nvá, která aktuální činnst ulží a tevře prázdné kn s mžnstí zadání nvé činnsti. Plžka čas v pravé částí kna služí pr zaznamenání denní dby, kdy byla činnst vyknána. Plžka Typ práce umžňuje nastavit sazby v případě Urgentních činnstí. V Nastavení je mžné definvat, že v případě urgentní práce je sazba např. dvjnásbná. 80
Správa činnstí Tt kn je nejsnadnějším způsbem, jak zadat velký pčet činnstí najednu. V mnha advkátních kancelářích jsu činnsti evidvány právníky neb administrativními pracvníky v určitých dávkách, třeba jednu za týden neb měsíc. Správce činnstí je alternativní mžnstí pr zadání činnstí a byl vytvřen pr zvýšení prduktivity při tmt úknu. Činnsti a fakturační plžky se v kně zbrazují v přehledné strmvé struktuře. Práce v tmt kně je velmi snadná, ale dpručujeme ddržvat pstupy ze sekce Správa činnstí na straně 35. Ovládací menu má tyt plžky: Nvá činnst. Zalží činnst včetně suvisejících fakturačních plžek tak, jak je určen nastavením. Nvá fakturační plžka. Vytvří nvu plžku dpvídajícíh typu a přiřadí ji k činnsti. Pčet fakturačních plžek není mezen. Smazat. Nastavit typ práce. Je mžné přiřadit nrmální neb urgentní. Rzbalit vše. Zbrazí plný strm činnstí a suvisejících fakturačních plžek. Sbalit vše. Pr přehlednst budu zbrazeny puze činnsti. Rzbalit neb sbalit fakturační plžky u činnsti je mžné pmcí malé šipky vlev na řádku činnsti. Vytvářet nvé prvky lze i pmcí klávesvých zkratek: Nvá činnst: CTRL+A. Nvá fakturační plžka: CTRL+B. 81
Fakturace Na tét brazvce jsu zbrazeny všechny fakturační dkumenty a vlev je mžnst filtrvat dle účetnictví, deníků neb typů dkumentů. Ovládací menu bsahuje plžky: Nvá faktura. Umžňuje vytvřit fakturu z ulžených neb přím zadaných činnstí. Pr úspěšné dknčení je třeba zadat deník a účetnictví. Nvý dbrpis. Stačí zadat částku a dbrpis je vytvřen. Nvý dbrpis k faktuře. Ke zvlené faktuře se ve stejné výši vytvří dbrpis. Nvá zálha. Vytvření zálhy zaplacené zákazníkem jak s DPH, tak bez DPH a samzřejmě ve firemním vzhledu. Upravit. Vytvřit dkument. Vytvří dkument dle vybrané šablny. Pslat. Odešle vybraný dkument ve stavu Závěrečný emailem. Tisk. Otevřít kauzu. Otevře kauzu, ke které se daný fakturační dkument vztahuje. Zbrazit dkument. Otevře puze pr čtení fakturační dkument. Reprty. Otevře seznam dstupných reprtů s mžnstí exprtu neb tisku. Nvá platba. Mžnst zadání, že byl daný dkument zákazníkem zaplacen v plné výši neb částečně. Kpírvat d. Umžňuje ulžit si vybrané dkumenty na lkální pčítač. Obnvit. Aktualizuje seznam dkumentů. Smazat. 82
Nastavení Dmvská brazvka Zde se nastavují panely, které se zbrazují na dmvské brazvce. Můžete kmbinvat jakékliv dlaždice chcete pr aktivaci dlaždice na ni stačí kliknut. Kancelář V tét sekci se nastavují infrmace kanceláři. V menu jsu tyt plžky: Kancelář 83
Tt menu zbrazuje základní infrmace kanceláři data jsu ulžena jak záznam v adresáři v menu sby. Pr úpravu infrmací stačí kliknut na Otevřít a zbrazí se kn sby (více infrmací v sekci Okn Osby na straně 69). Adresa kanceláře Zde je seznam případných adres pbček kanceláře. Ve výchzím nastavení je adresa puze jedna v rámci kntaktu, ale je mžné přidávat další tlačítkem Přidat vprav nahře. Členvé kanceláře Zbrazení seznamu členů kanceláře. Členvé kanceláře jsu v Klesu evidváni i mezi sbami. Není pvinné ukládat každéh člena kanceláře, ale každý člen v Klesu musí být ulžen jak sba. Karta člena kanceláře bsahuje prti standardní sbě navíc zálžku Účet, kde je vidět, jaký přihlašvací účet je danému uživateli přiřazen. Průvdce pr uživatelské účty je nástrj pr vytváření nvých uživatelů s přiřazením účtu. V něklika jednduchých krcích zadáte základní infrmace členu kanceláře (celé jmén, skupinu a prfil) a pak mu vytvříte účet pr přístup d Klesu. 84
Skupiny členů kanceláře Zde jsu uvedeny skupiny uživatelů. Pr zařazení člena kanceláře d určité skupiny ji stačí tevřít a přidat danéh člena neb členy. Pčet skupin není mezen a člen jeden člen kanceláře může být ve více skupinách najednu. Skupiny služí např. pr nastavení přístupvých práv neb jak rganizační jedntky, jejichž agendu pak můžete najednu zbrazit v kalendáři (skupina Organizační). Smluva & Autrizace Tt menu bsahuje tři dílčí pdmenu: Správce smluvy. Zde je zbrazen shrnutí vaší smluvy a aktivvaných mdulů pr jedntlivé členy kanceláře. Správce autrizací. Tt je jeden z hlavních prvků nastavení Klesu bsahuje ttiž přístupvá práva uživatelů neb celých skupin k jedntlivým částem Klesu. Vyberte skupinu vlev, uprstřed pak funkční celek Klesu a vprav pak nastavte práva (více viz Část 3 Manuál pr správce). 85
Infrmace smluvě. Ve výchzím internetvém prhlížeči tevře detaily licencích Klesu. Záznam činnsti Zde je zbrazen detailní seznam veškerých činnstí prváděných uživateli tevření dkumentu, zalžení kauzy neb schůzky, případně smazání úklu. V seznamu je mžné filtrvat dle uživatelů a data. Kauza V tmt menu je mžné nastavvat typy kauz neb stran či autrizační prfily. Menu bsahuje: Číslvání kauz Určuje, jak bude vypadat frmát spisvé značky kauzy. Ve výchzím nastavení jsu dvě číslvání - pr nvé kauzy a archivvané. Samzřejmě je mžné přidávat i další. Číslvání spisvé značky lze vytvářet kmbinací tří různých prvků data, pčítadla a textu. Pr sestavení frmátu spisvé značky stačí kliknut na Přidat a zvlit pžadvanu hdntu. Tt pakujte d té dby, než získáte pžadvaný frmát. 86
Typy kauz Nastavení typů kauz je jedním z nejdůležitějších prvků v každé kanceláři. Menu bsahuje funkce: Nvý. Vytvření nvéh typu kauzy. Upravit. Deaktivvat. Pkud nechcete daný typ kauzy již nadále pužívat, lze jej deaktivvat. Znvu aktivvat. Tat plžka je skryta, pkud uživatel nezvlí mžnst Zbrazit neaktivní. Zbrazit/skrýt neaktivní. 87
Pr každý typ kauzy je mžné vytvřit vlastní Další ple, které jsu případně přidány k těm, které jsu vytvřeny glbálně (více infrmací v sekci Nastavení dalších plí na straně 46). Jedná se dplňující zálžku k Dalším plím. Typy stran kauzy Výchzí knfigurace Klesu bsahuje některé čast pužívané typy stran, ale je samzřejmě mžné je měnit neb přidávat. Strany jsu seřazeny ve stejném přadí, jak se pak zbrazují u kauzy při přidávání strany. Jejich přadí lze měnit šipkami v pravém hrním rhu. Menu bsahuje následující funkce: Nvý. Definice nvéh typu strany. Upravit. Psunut nahru. Psunutí vybrané plžky jednu pzici pžadvaným směrem. Psunut dlů. Psunutí vybrané plžky jednu pzici pžadvaným směrem. Deaktivvat. Typy stran nelze smazat, ale deaktivvat v případě, že již nejsu ptřeba. Znvu aktivvat. Prvede pětvnu aktivaci deaktivvaných typů stran. Plžka je skryta d dby, než je zvlen Zbrazení neaktivních typů. Zbrazit/skrýt neaktivní. 88
Pr každý typ strany je mžné nastavit i vlastní Další ple (více infrmací v sekci Nastavení dalších plí na straně 46). Pravidla kntrly knfliktů Tent mechanismus umžňuje zbrazit upzrnění na ptenciální knflikt u stran v různých kauzách. V Klesu si můžete nastavit jednduchá pravidla, které typy stran je třeba hlídat např. sba typu prtistrana nemůže být v další kauze klientem atd. Pravidla lze aktivvat a deaktivvat. Aktivní kntrla neumžní zvlenu sbu přiřadit, pkud prušuje nastavená pravidla. Deaktivvaná kntrla zbrazí puze upzrnění, ale umžní sbu přiřadit. Prfil autrizace Prfily autrizace jsu přednastavené sady specifických přístupvých práv ke kauzám. Každý z prfilů má svá knkrétní nastavení přístupvých práv pr každu skupinu uživatelů neb jedntlivé uživatele. Pkud je prfil přiřazen kauze, zdědí tat kauza autmaticky nastavení práv dle prfilu. 89
Jeden prfil je samzřejmě mžné přiřadit více kauzám. Osba Typy suvisejících sb V Klesu je mžné nastavit jakýkliv typ vztahu mezi sbami/firmami. Ve výchzím nastavení jsu některé typy suvisejících sb přednastavené, ale je mžné je měnit, mazat neb přidávat. 90
Je například mžné ppsat vztah mezi fyzicku a právnicku sbu jak zaměstnanec. Pr spjení typu zaměstnanec je pak mžné přidat i vlastní Další ple, např. pzici a ddělení. Tyt infrmace se nastavují stejně jak kterákliv další ple (více infrmací v sekci Nastavení dalších plí na straně 46). Prfily Prfily služí k ppisu specifických skupin kntaktů. Je například mžné nastavit prfily pr právníky, experty, ntáře neb jakýkliv jiný typ sby. 91
Prfily se hdí pr ukládání pdrbnějších infrmací sbách. I k prfilům je mžné přiřadit specifická další ple (více infrmací v sekci Nastavení dalších plí na straně 46). Kalendář, úkly a lhůty Typy událstí/úklů Ve výchzím nastavení Klesu je něklik přednastavených událstí/úklů, ale můžete si je samzřejmě upravvat neb přidávat vlastní. Událsti, úkly i lhůty sdílejí strukturu dat a jejich zadávání prbíhá ve stejném kně. Okn se dynamicky přizpůsbuje typu vybrané událsti neb úklu. 92
U úklů je k dispzici ple Upmínka, které značí, zda a klik dní před chce být uživatel na daný úkl upzrněn. Úkl se pak ve správné datum bjeví na dmvské brazvce v panelu úklů. Kles zachází se lhůtami jak se speciálním druhem úklů. Pr přidání lhůty stačí vybrat v rzbalvacím seznamu typ Lhůta. Sekvence úklů lhůty pak bude zbrazena v dlní části kna s mžnstí ddatečných úprav. Seznam úklů lhůty má svje vlastní vládací menu: Přidat. Umžňuje přidat nvý úkl jak sučást sekvence úklů. Stačí vybrat typ úklu a pčet dní, kdy je nutné úkl splnit před dalším úklem. Smazat. 93
Dkumenty Šablny dkumentů Šablny jsu hlavním nástrjem autmatizace dkumentů v Klesu. Šablnami mhu být předpřipravené textvé blky se zadanými prměnnými a metadaty. Kles pak zkmbinuje šablny s kntextvými infrmacemi ulženými v databázi Kles a vytvří pžadvaný dkument. Tent způsb ušetří mnh času při vytváření dkumentů. Pr více infrmací šablnách jděte d části Nastavení šabln na straně 49. Ovládací menu bsahuje tat tlačítka: Upravit. Otevře vybranu šablnu ve výchzím textvém editru (bvykle MS Wrd). Smazat. Imprtvat šablnu. Nahraje zvlený dkument pr pužití jak šablnu. Imprtvat šablnu emailu. Nahraje zvlený dkument pr pužití jak šablnu emailu. Imprtvat textvý blk. Nahraje zvlený dkument pr pužití jak textvý blk. Textvé blky jsu stavebními kameny šabln a umžňují pakvané využití např. adresa klienta. Zbrazit. Duplikvat. Vytvří kpii vybrané šablny. Uzavřít. Ulží vybranu šablnu a nahraje ji d databáze Kles. Vrátit změny. Zahdí neulžené změny. Vlastnsti. Zbrazí mžnsti šablny s nastavením jména, ppisu neb slžky. Ostatní Slžky pracvních dkumentů Dkumenty jsu v kauzách rganizvány d virtuálních slžek. V tmt menu můžete vytvářet jejich strmvu strukturu pr všechny kauzy. 94
Činnsti Typy činnstí Činnst je pracvní úkn, který může být fakturván zákazníkvi. Různé typy činnstí bsahují různé fakturační plžky. Například činnst Reprezentace klienta může bsahvat dměnu advkáta a něklik výdajů (cestvné, htely a stravné). Z praktickéh hlediska je výhdné pd činnst zařadit lgicku skladbu fakturačních plžek a pjmenvat ji smysluplným bchdním názvem. Ovládací menu bsahuje příkazy: Nvý. Upravit. Deaktivvat/znvu aktivvat. Z důvdu zachvání celistvsti histrických záznamů není mžné typy činnstí mazat, ale puze deaktivvat. Pkud nějaký typ činnsti již nadále nechcete pužívat, tak jej deaktivujte. Opětvná aktivace je samzřejmě mžná. Zbrazit/skrýt neaktivní. 95
Každá činnst bsahuje jednu neb více fakturačních plžek, které můžete přidávat, upravvat a mazat. Typy fakturačních plžek Tt téma je v menu činnstí puze v případě, že není zakupen mdul fakturace. V případě přítmnsti fakturačníh mdulu se fakturační plžky nastavují v něm. Fakturační plžky jsu základními jedntkami pužívanými pr výpčet částek na faktuře. Fakturační plžka vyjadřuje specifický typ dměny, výdaje neb správníh/sudníh pplatku. Ovládací menu bsahuje tyt plžky: Nvý. Zalžení nvé fakturační plžky. Ple Druh značí, jestli se jedná dměnu neb výdaj. Upravit. Deaktivvat/znvu aktivvat. Smazat fakturační plžky není mžné, je mžné je puze deaktivvat. Zbrazit/skrýt neaktivní. Tabulky dměn Tabulky dměn bsahují výchzí hdnty fakturačních plžek a jedná se v pdstatě ceník. Každá z tabulek zahrnuje fakturační plžky a jejich částky. Výchzím bdem je standardní tabulka dměn, která může existvat vždy jen jedna v daný kamžik. Ta by měla bsahvat všechny plžky se standardními výchzími sazbami. Pkud je ptřeba dlišit například hdinvu sazbu, je mžné zalžit Vlastní tabulku dměn, kterých může být libvlné mnžství. 96
Pkud tut tabulku přiřadíte kauze a vlžíte nvu činnst, jsu sazby fakturačních plžek vyhledány nejdříve v tét vlastní tabulce, a pkud tam nejsu nalezeny, dplní se sazba z tabulky standardní. Tt se hdí v případě, že máte pr nějaku činnst více sazeb pr různé klienty. Standardní tabulka dměn pak může mít hdinvu sazbu 1.000 Kč/h a vlastní třeba 1.400 Kč/h, přičemž ve vlastní tabulce bude uvedena puze tat sazba a statní (kilmetrvné, prmeškaný čas ) budu uvedeny ve standardní tabulce. Ovládací menu bsahuje plžky: Nvá standardní tabulka dměn. Nvá vlastní tabulka dměn. Otevřít. Deaktivvat/znvu aktivvat. Tabulky dměn není mžné mazat, ale pkud již danu tabulku neptřebujete, je mžné ji deaktivvat. Duplikvat tabulku dměn. Vytvří kpii vybrané tabulky dměn. Odvdit tabulku dměn. Vytvří nvu tabulku dměn se stejnými hdntami jak zvlená. V případě, že nebude sazba nalezena v nvě dvzené, bude Kles hledat sazbu v tabulce, ze které byla tat dvzena a až následně ve standardní. Zbrazit/skrýt neaktivní. V kně tabulky dměn se definují sazby fakturačních plžek. Seznam se plní pmcí menu v hrní části kna: Nvá specifická dměna. Definice nvé specifické fakturační plžky. Nvá becná dměna. Definice nvé fakturační plžky dle typu. Otevřít. Smazat. 97
Pr více infrmací jděte d menu Nastavení činnstí a fakturačních plžek na straně 50. Kalkulace Typy úrků Zde je mžné definvat různé typy úrků. Ty se pužívají ve výpčtech eknmické hdnty některých fakturačních plžek. Pčet úrků není nijak mezen. 98
Pr každý typ úrku je mžné zadat různé hdnty pr různá bdbí. Pr přidání nvéh časvéh intervalu pužijte tlačítk Přidat. Intervaly se samzřejmě nemhu překrývat. Obecný Další ple pr kauzy Další ple služí jak mechanismus pr rzšíření strukturvaných infrmací ukládaných d kauz. Další ple nadefinvaná v tét sekci budu k dispzici ve všech kauzách, i v těch již vytvřených. 99
Ovládací menu bsahuje následující plžky: Přidat skupinu. Všechna další ple musí být sučástí nějaké skupiny. Skupina představuje dílčí zálžku na zálžce dalších plí v kauze. Pr přidání nvé skupiny stačí zadat její název. Přidat ple. Vytvří ple uvnitř vybrané skupiny. Nejdříve je třeba zvlit typ ple a pak zadat dplňující parametry jak výchzí hdntu neb rzměry. Psunut nahru/dlů. Vybrané ple neb skupina jsu psuvány pžadvaným směrem v seznamu. Smazat. Náhled. Je zbrazen reálný vzhled zálžky dalších plí se všemi skupinami a pli. Pr další infrmace Nastavení dalších plí jděte na stranu 46. Další ple pr sby Další ple služí jak mechanismus pr rzšíření strukturvaných infrmací ukládaných d kntaktů. Další ple nadefinvaná v tét sekci budu k dispzici ve všech kntaktech, i v těch již vytvřených. Ovládací menu bsahuje následující plžky: 100
Přidat skupinu. Všechna další ple musí být sučástí nějaké skupiny. Skupina představuje dílčí zálžku na zálžce dalších plí v kauze. Pr přidání nvé skupiny stačí zadat její název. Přidat ple. Vytvří ple uvnitř vybrané skupiny. Nejdříve je třeba zvlit typ ple a pak zadat dplňující parametry jak výchzí hdntu neb rzměry. Psunut nahru/dlů. Vybrané ple neb skupina jsu psuvány pžadvaným směrem v seznamu. Smazat. Náhled. Je zbrazena reálný vzhled zálžky dalších plí se všemi skupinami a pli. Pr více infrmací Nastavení dalších plí jděte na stranu 46. Návrhy Kles umžňuje ulžit předdefinvané seznamy návrhů, které se pužívají na různých místech jak nápvědný text. Návrhy je mžné ulžit pr tituly fyzických sb, zkratky právnických sb, typy adres a slvení. Všechny jsu ulženy jak nestrukturvané seznamy. 101
E-mailvé účty Zde se zbrazují a nastavují emailvé účty. Pčet účtů není nijak mezen, ale puze jeden je výchzí. Změna výchzíh účtu se prvádí tlačítkem Nastavit jak výchzí. Pr správné nastavení je třeba znát přístupvé údaje a technické nastavení účtu. Čast je třeba kntaktvat správce IT. Pužitelné typy emailvých účtů jsu POP3, IMAP a Exchange. Další infrmace Nastavení emailu jsu na straně 48. Mje nastavení a glbální nastavení Každé z těcht menu bsahuje něklik specifických parametrů, kterými lze přizpůsbit Kles. Nastavit lze následující plžky: Mje preference Zálžka Obecný Zbrazvat chyby kmpilátru. Při zapnutí zbrazí Kles seznam případných chyb při sestavvání dkumentů ze šabln. Editr šablny. Na výběr je mezi interním editrem a externím prgramem (bvykle MS Wrd). Imprtvat email z Outlku. Nastavuje frmát ukládanéh emailu, buď EML neb MSG. Zapnut známení dručení. Při zaškrtnutí jsu emaily z Klesu desílány včetně pžadavku na ptvrzení dručení. Zapnut známení přečtení. Při zaškrtnutí jsu emaily z Klesu desílány včetně pžadavku na ptvrzení přečtení. Pužít pkrčilý editr. Při zaškrtnutí zbrazí Kles v emailvém editru všechny dstupné plžky. 102
Místní nastavení. Otevře na daném pčítači plžku Windws pr místní přizpůsbení. Zálžka dkumenty Zálžka činnsti Zálžka událsti Výchzí frmát pr dkumenty. Na výběr je frmát DOC neb DOCX, přičemž dpručujeme nvější DOCX. Zapnut přímé uzavření. Při zaškrtnutí umžní autmatické nahrání dkumentu d Klesu, pkud jej dáte ulžit a zavřít v MS Wrdu. Platí u dkumentů vytvářených ze šabln. Není pvlena tichá knverze. Při zaškrtnutí zbrazí Kles chyby a upzrnění při lkálním převdu dkumentů d PDF. Ulžit PDF jak samstatný subr. Při zaškrtnutí je během vytváření PDF z dkumentů vytvřen samstatné PDF vedle půvdníh dkumentu. Přípny subrů jen pr čtení. Pkud má nějaký dkument některu z vyjmenvaných kncvek, Kles se jej nepkusí tevřít ve verzi pr editaci. Pvlit autmatický imprt subrů ze slžky. Pkud je tat vlba aktivní, budu všechny dkumenty, které se vyskytnu v nastavené slžce nabízeny Klesem k nahrání d databáze. Výchzí typ činnsti pr stpky. Zde se zadává typ činnsti, která bude vytvřena p zastavení stpek na dmvské brazvce. Fakturační plžka pr stpky. Fakturační plžka suvisející s činnstí zadanu v předchzím bdě. Zavírání kauzy. Výchzí typ činnsti. Pkud máte kauzu tevřenu déle než je níže nastavený časvý interval, nabídne Kles mžnst vlžení nvé činnsti, jejíž typ zde zadáváte. Zavírání kauzy. Minimální uplynulá dba. Dba, p jejímž uplynutí nabídne Kles při zavírání kauzy mžnst vlžit činnst. Vytvření dkumentu. Zadání výchzích typů činnstí při vytváření dkumentů, telefnních zpráv neb emailů. Imprt dkumentu. Zadání výchzích typů činnstí při imprtu dkumentů neb emailů. Úprava dkumentu. Zadání výchzích typů činnstí při úpravě dkumentů neb emailů. Zbrazit panel ptvrzení při přesunu schůzky v kalendáři. Výchzí vlastník událsti. Nastavení uživatele, který bude výchzím vlastníkem schůzek v kalendáři. Vytvření dkumentu. Zadání výchzích typů událstí při vytváření dkumentů, telefnních zpráv neb emailů. Imprt dkumentu. Zadání výchzích typů událstí při imprtu dkumentů neb emailů. 103
Zálžka úkly Úprava dkumentu. Zadání výchzích typů událstí při úpravě dkumentů neb emailů. Výchzí vlastník úklu. Nastavení uživatele, který bude výchzím vlastníkem úklů v kalendáři. Zbrazit úkl s lhůtu v plánvači. Pkud je zaškrtnut, tak se lhůty bjeví v kalendáři, jinak se bjeví puze v plánvači úklů. Vytvření dkumentu. Zadání výchzích typů úklů při vytváření dkumentů, telefnních zpráv neb emailů. Imprt dkumentu. Zadání výchzích typů úklů při imprtu dkumentů neb emailů. Úprava dkumentu. Zadání výchzích typů úklů při úpravě dkumentů neb emailů. Zálžka mžnsti synchrnizace Glbální nastavení Zálžka činnsti Zálžka kalendář Synchrnizvat plžky z x dnů v minulsti. Nastavení pčtu dní z minulsti, které bude Kles synchrnizvat událsti s Outlkem. Výchzí typy pr schůzku a úkl. Nastavení typu událstí a úklů při imprtu plžek z Outlku. Chvání při nvé schůzce/úklu v Outlku. Nastavení th, jak bude Kles přidávat plžky kalendáře z Outlku mžnsti jsu imprtvat bez udání kauzy (výchzí a nejrychlejší mžnst), zadat kauzu před imprtem a neimprtvat. Plžky změněné v Outlku i Klesu. Pkud Kles bjeví plžku, která byla upravena jak v Outlku, tak Klesu, nabídne jednu z těcht 3 mžnstí: zachvat změny z Outlku, zachvat změny z Klesu neb se zeptat. Dba trvání. Frmát pr zadávání dby činnstí. Buď HH:MM neb desetinný. Pkud tedy schůzka trvala hdinu a půl, tak v prvním případě se zapíše jak 01:30 a v tm druhém jak 1,5. Spravvat interní sazby. Kles umžňuje spravvat interní náklady na zaměstnance pr výpčet ziskvsti. Dba časvéh rzvrhu dne. Maximální dba pr zadávání denních činnstí ve správci činnstí. Výběr pracvníh intervalu a jeh dělení. Mžnst pr individualizaci časvých intervalů pr hdinvé typy činnstí. Výchzí délka schůzky. Zálžka dkumenty Pracvní dba. Má vliv na zbrazení kalendáře. Správa verzí. Umžní nastavit chvání Klesu k verzím dkumentů buď budu vždy pvleny, vždy zakázány, neb se Kles u každéh dkumentu dtáže. 104
Zálžka fakturace Zálžka systém Sledvání emailu. Pkud je zaškrtnut, tak d každéh emailu deslanéh z Klesu je vlžen ID řetězec, který je následně pužit při imprtu dpvědí na daný email a autmatické rztřídění d kauzy. Pvlit správu slžek v kauze. Při zaškrtnutí bude mci uživatel přidávat další slžky k jedntlivých kauzám. Při prcesu kmpilace pužít lkální sadu textvých blků míst sdílené. Šablna může bsahvat více textvých blků se stejnými prměnnými a tat mžnst určí, které textvé blky budu určeny jak hlavní. Režim zbrazení plžek. Ulžit fakturační dkument jak dkument kauzy. P vytvření zálhy, dbrpisu neb faktury jsu tyt dkumenty zkpírvány i d sekce dkumenty a lze s nimi nakládat jak s statními dkumenty. Upravit fakturační dkument p vytvření. Při zaškrtnutí je fakturační dkument p vytvření tevřen v režimu úprav a je mžné jej změnit. P zavření dkumentu již úprava mžná není. Dtázat se na vytvření dkumentu kdykliv je ulžena nvá faktura. Mžnst pr vypnutí/zapnutí vytváření dkumentů při vytváření faktur/dbrpisů atd. Pvlit perace hrmadné fakturace. Jedntlivé faktury pr dílčí kauzy v hrmadné fakturaci. Při vytváření hrmadných faktur je mžné dílčí kauzy spjit d jedné faktury, případně je rzdělit. Umžnit správu schvalvání návrhů faktur. Kles při zaškrtnutí umžní vybraným sbám schvalvat návrhy faktur před vytvřením závěrečných faktur. T služí pr lepší přehled ve větších kancelářích. Frmát jména klienta. Nastavení frmátu, v jakém se bude zbrazvat jmén klienta. Vynutit vypršení platnsti hesla. Pkud je tat mžnst aktivní, Kles bude p uživatelích kanceláře vyžadvat změnu hesla v nastaveném intervalu. Zálžka inslvenční rejstřík Zálžka sba Typ strany pr sledvání. Zde se zaškrtávají typy stran, které chcete autmaticky sledvat. Pkud je nějaká sba přiřazena d kauzy v dané rli, je autmaticky hlídána v inslvenčním rejstříku. Pvlit správu sb. P aktivaci umžní nastavit u sb určitu sbu z kanceláře jak prefervaný kntakt. Barva pr kalendář neb úkl Zde je mžné přidávat a upravvat barvy kalendáře a úklů. Pčet barev není nijak mezen. 105
Otestujte rychlst vašeh internetu Tat plžka prvede test rychlsti a zbrazí rychlst vašeh internetvéh připjení. Účty datvé schránky Zde se zbrazují a nastavují účty datvých schránek. Pčet účtů není nijak mezen, ale puze jeden je výchzí. Změna výchzíh účtu se prvádí tlačítkem Nastavit jak výchzí. Jak přístupvé údaje pužijte ty, kterými se přihlašujete d webvéh rzhraní datvých schránek. Při vytváření nvéh účtu v Klesu je prveden test, jestli je nastavení správné a prběhne přihlášení, při kterém budu všechny dručené zprávy pvažvány za přečtené! Šablny stylů Seznam šabln stylů, kde jsu definvány styly textů pužitých v šablnách dkumentů. Kles vytváří dkumenty kmbinací šabln textů a šabln stylů, kde mhu být definvány veliksti písma, barvy, typy, dsazení, dstavce atd. Pkud pak chcete u dkumentů najednu změnit fnt, lze t velmi snadn právě v šablnách stylů. Fakturace Vzry dkumentů Zde jsu bsaženy vzry faktur, dbrpisů i zálh, cž jsu všechn fakturační dkumenty Vzry jsu vytvářeny z předdefinvaných struktur a je mžné určit, které plžky budu zbrazeny neb skryty. Typy fakturačních plžek Fakturační plžky jsu základními jedntkami pužívanými pr výpčet částek na faktuře. Fakturační plžka vyjadřuje specifický typ dměny, výdaje neb správníh/sudníh pplatku. Sazby DPH 106
V tmt menu je mžné upravvat sazby DPH pr standardní neb sníženu sazbu. Šablny dkumentů Zde je mžné prhlížet, upravvat a mazat šablny fakturačních dkumentů, tedy hlavně faktur. Ovládací menu bsahuje tat tlačítka: Upravit. Otevře vybranu šablnu ve výchzím textvém editru (bvykle MS Wrd). Smazat. Imprtvat šablnu. Nahraje zvlený dkument pr pužití jak šablnu. Imprtvat textvý blk. Nahraje zvlený dkument pr pužití jak textvý blk. Textvé blky jsu stavebními kameny šabln a umžňují pakvané využití např. adresa klienta. Zbrazit. Duplikvat. Vytvří kpii vybrané šablny. Uzavřít. Ulží vybranu šablnu a nahraje ji d databáze Kles. Vrátit změny. Zahdí neulžené změny. Vlastnsti. Zbrazí mžnsti šablny s nastavením jména, ppisu neb slžky. Ostatní / Výdaje kanceláře Zde je mžné zadat sazbu pr výpčet výdajů kanceláře. Ta se pak autmaticky prmítne v každé vytvřené faktuře. 107
Ostatní / Další ple pr fakturaci Zde lze nastavit Další ple, která budu pužita pr fakturaci. Více infrmací najdete v sekci Nastavení dalších plí na straně 46. Fiskální subjekt Ve výchzím nastavení bsahuje Kles jeden fiskální subjekt, ale můžete si jich přidat libvlné mnžství. Fiskální subjekty služí k základní evidenci účetnictví. Účetnictví Každý fiskální subjekt může mít své vlastní účetnictví. Zde se nastavují i fiskální bdbí pr fakturaci. Ovládací menu bsahuje následující plžky: 108