VERSO - Pořízení žádanek Přihlášení do aplikace VERSO na webové adrese https://mis.jcu.cz/ (přihlašovací jméno a heslo je stejné jako do počítače/příp. do výplatních pásek). Zobrazí se hlavní nabídka:
V horní nabídce kliknout na Žádanky -> zobrazí se podnabídka: Novou žádanku pořídíte pomocí tlačítka Nový záznam : A nebo rovnou z hlavní nabídky kliknutím na Nová žádanka v právé části: Zobrazí se nové okno s detailem žádanky, opět rozdělené na několik záložek. Záložka hlavička: Na první záložce se vyplňují základní údaje jako dodavatel, místo dodání, smlouva, forma úhrady apod. Výběr některých údajů se provádí přes číselník.
Registrace dodavatele: V případě, že objednáváte u dodavatele, který není uveden v číselníku organizací, je potřeba vyplnit krátký formulář s požadavkem na zadání nového dodavatele. Požadavek bude odeslán na pracovníka EKO REK, který nového dodavatele pořídí do ifis (odtud se záznamy přenášejí do VERSO) a o založení Vás bude informovat emailem.
Záložka přílohy: Na záložce přílohy je možné připojit k žádance jakoukoliv přílohu kliknutím na tlačítko Přílohy se zobrazí nabídka Přidat přílohu/přidat více příloh. Smazání přílohy je možné pomocí křížku na pravé straně okna. Záložka položkový rozpis: Ceny položek je možné uvádět včetně DPH nebo bez DPH a je možné vybrat i cizí měnu (měny a aktuální kurz se dotahují z IS ifis).
Pokud bude na žádnce více položek můžete přidávat kliknutím na záložku položky. Záložka zdroje: Na záložce zdroje je potřeba vyplnit zdroj financování nákladové středisko a zakázku (typ akce se doplňuje automaticky podle vybrané zakázky a zároveň se vyplní komplexní položka vyplňuje se ta komplexní položka, která je v ifis uvedená jako hlavní, ale je jí možné přepsat na jakoukoliv jinou, která je v ifis uvedená u příslušné zakázky. Automaticky se předvyplní i příkazce operace a správce rozpočtu lze překliknout na jejich zástupy pomocí tlačítka na konci řádku. Po vyplnění všech záložek je potřeba záznam uložit tlačítko v dolní části okna.
Po uložení se doplní nabídka tlačítek o další možnosti: Žádanku je v tuto chvíli možné předat buď rovnou příkazci, nebo je možné využít osobu přípraváře, který žádanku dopracuje/zkontroluje před odesláním příkazci. Role přípraváře je zavedena do procesu schvalování objednávek zejména z důvodu zajištění zadávání výše uvedených informací jednotně, jejich ukládání v informačním systému ifis a současně k vyhodnocení těchto informací pro splnění povinností zveřejňovat plnění z uzavřených smluv. PŘÍPRAVÁŘ: kontroluje uvedení platné smlouvy, na základě které je objednáno (je-li relevantní), dostatek vstupních informací (např. podle opatření k zadávání VZ vložené podklady při výběru dodavatele, a jiné dále určené náležitosti před odesláním žádanky ke schválení). Popis role přípraváře: V případě, že do procesu zadávání žádanky vstupuje přípravář (tzn. je nastaven k příslušnému nákladovému středisku/zakázce), je žádanka odesílána prvotně na osobu s rolí přípraváře. Žadatel předá ke zpracování přípraváři.
Přípravář obdrží informaci o požadavku zpracovat žádanku standardně e-mailovým upozorněním (přípravář může žádanku zobrazit také na záložce Vyřizuji/Předat ke schválení příkazci). Přípravář žádanku zkontroluje a v případě že je v pořádku, předává ke schválení příkazci operace. Pokud žádanka nebude úplná (např. nebude doplněna relevantní smlouva nebo nebude přiložena informace o výběru dodavatele, aj.) zapíše přípravář požadavek do povinného komentáře a žádanku odešle zpět žadateli k dopracování či dotazu k zadaným informacím.
Žadatel dopracuje žádanku (např. doplní smlouvu) a předá jí zpět přípraváři.
Přípravář může žádanku též zaslat k vyjádření konzultantovi. Konzultantem je kdokoliv z univerzity, koho se žádanka či dotaz týká, vybírá z nabízeného seznamu zaměstnanců. Přípravář napíše povinný komentář a odešle konzultantovi.
Konzultant obdrží e-mailové upozornění, kde si přímo rozklikne detail žádanky. Konzultant klikne na Přidat vyjádření. Napíše povinný komentář a potvrdí akci. Žádanka se vrátí zpět k přípraváři.
Pokud je již žádanka v pořádku předá jí přípravář ke schválení příkazci operace. VERSO - Schvalování žádanek Schvalovatel obdrží e-mailové upozornění, kde si přímo rozklikne detail žádanky a může žádanku schválit nebo provést jiný úkon (neschválit vrátit).
Nebo může jít schvalovatel přes přihlášení do VERSO, kde na hlavní stránce bude mít všechny záznamy ke schválení. Po rozkliknutí se dostane k žádankám ke schválení. Po zakliknutí vybraných žádanek se nahoře rozsvítí tlačítko Proveď s uvedeným počtem zatržených LL. Po kliknutí na tlačítko se zobrazí okno pro připsání komentáře (při schválení je komentář nepovinný), dále je uživatel vyzván k zadání PINu a potvrzení certifikátu.
Pokud si schvalovatel chce žádanku prohlédnout, klikne na lupu a otevře se mu detail žádanky, kde si zkontroluje zadané údaje. Pokud je žádanka v pořádku a příkazce nebo správce ji chce schválit musí stát na záložce Zdroje kde jsou aktivní tlačítka ke schvalování a pokračuje ve schvalování.
Stavy žádanky: Rozpracovaná: žádanka je vytvořená, ale zatím nebyla odeslána ke schválení (je rozpracovaná žadatelem, příp. přípravářem). Požadavek: žádanka byla dokončena (žadatelem nebo přípravářem) a odeslána ke schválení příkazci operace. V případě že příkazce schválí, přechází žádanka na správce rozpočtu a její stav se nemění. Jestliže neschválí, žádanka změní stav na rozpracovaná a vrací se buď žadateli, nebo přípraváři (dle výběru příkazce). Jakmile žádanku schválí správce rozpočtu, stav se mění na schválená a zároveň dochází k přenosu žádanky do ifis. Pokud neschvaluje a vrací příkazci, stav zůstává nezměněný, pokud neschvaluje a vrací žadateli příp. přípraváři, stav se mění na rozpracovaná. Schválená: žádanka byla schválená všemi schvalovateli Stornovaná: žádanka byla zrušena (žadatelem nebo administrátorem)
Schvalování likvidačních listů (příkazcem, správcem, hl. účetní) Vstup do LL ke schválení: Hromadné schvalování: Na záložce Vyřizuji se zobrazují všechny LL, které čekají na schválení/neschválení daným uživatelem. Aktivitu tedy schválení nebo neschválení pro hromadnou operaci vybírám pomocí roletky nad seznamem LL: U každého LL je vlevo možnost zatrhnout, zda chci daný LL zahrnout do hromadného schválení (pomocí horního zaškrtávátka označím všechny LL na stránce). Po zakliknutí vybraných LL se nahoře
rozsvítí tlačítko Proveď s uvedeným počtem zatržených LL. Po kliknutí na tlačítko se zobrazí okno pro připsání komentáře (při schválení je komentář nepovinný), dále je uživatel vyzván k zadání PINu a potvrzení certifikátu. V případě, že vyberu Neschválení, změní se text ve sloupci WF akce a zároveň se sloupec podbarví červeně: Postup je poté stejný jako u schválení vyberu příslušné LL, které chci zahrnout do hromadného neschválení a kliknu na tlačítko Proveď. U neschválení je povinné uvést komentář. Postupné schvalování: Detail LL zobrazíte kliknutím na ikonu lupy: Otevře se nové okno s detailem LL (opět rozděleno na jednotlivé záložky). Základní údaje: Záložka základní údaje obsahuje informace o dodavateli, datum plnění, datum splatnosti, údaje o bankovních účtech, částce apod. V dolní části obrazovky je pak možné zobrazit detail objednávky a smlouvy (jsou-li k závazku připárovány). Originál faktury je možné zobrazit pomocí ikony listu v pravém horním rohu (mezi nápovědou a tiskem).
V LL si může schvalovatel zobrazit příslušnou objednávku viz níže.
Likvidace řádků: Záložka Likvidace řádků obsahuje informace o položkách z faktury a jejich zdrojích financování. Pokud je položka hrazená z více zdrojů a má různé příkazce, zobrazují se danému příkazci pouze ty položky (zdroje), které mu přísluší. Příkazce, správce i hlavní účetní může u každého zdroje individuálně vybrat, zda zdroj schvaluje, neschvaluje, případně si může vyžádat vyjádření konzultanta. Jako konzultanta je možné vybrat z číselníku kohokoliv z celé JU.
E-mailové upozornění na schválení LL: Přes detail LL nebo seznam všech LL se dostaneme přímo na LL, které máte ke schválení, a schvalovatel nemusí chodit přes webové stránky. Pokud není přihlášen, automaticky se mu nabídne přihlášení a po té se dostane přímo na detail LL nebo seznam LL. Helpdesk: Veškeré problémy s aplikací prosím hlaste na mailovou adresu verso@rt.jcu.cz, odkud hlášení převezme jeden ze správců aplikace a bude je s Vámi řešit. Dne 10.9.2018 Zpracovala: Ing. Jana Ludačková Metodik EKO