Efektivní komunikace a práce v týmu Mgr. Pavel Veselý 1
Základní cíle komunikace 1. cíl spojovat 2. cíl učit se 3. cíl hrát si 4. cíl pomáhat 5. cíl ovlivňovat 2 2
Komunikační nerovnice mluvit slyšet slyšet rozumět rozumět pochopit pochopit použít použít používat 3
Základní charakteristiky komunikace Komunikace je nevyhnutelná (nelze nekomunikovat) Komunikace je nevratná (nelze ji vzít zpět) Komunikace je neopakovatelná (nelze ji přesně opakovat) 4 4
Sdělování informací - příprava Co? Komu? Proč? Kdy? Kde? Jak? (obsah) (osoba) (cíl) (čas) (místo) (forma) 5
Roviny komunikace Obsahová rovina (co?) (věcný, informační aspekt) Vztahová rovina (kdo?) (aspekty vztahů mezi komunikujícími) 6 6
Komunikační bariéry Externí fyzické sociální Interní fyziologické sémantické psychologické sociální 7
Aktivní naslouchání dávat signály pozornosti zaznamenávat klíčové informací vyslechnout celé sdělení vyvarovat se předsudků ověřovat si pochopení dotazovat se reagovat na sdělení 8 8
Chyby v naslouchání nepozornost či nezájem špatná orientace v informacích nepochopení absence empatie 9 9
Aktivní naslouchání Desatero 1. Věnujte veškerou pozornost naslouchání. 2. Vnímejte všechny sdělované informace. 3. Odstraňte či zmenšete komunikační bariéry. 4. Poskytujte zpětnou vazbu, buďte vstřícní. 5. Vyslechněte celé sdělení (bez předsudků). 6. Získané informace kriticky posuzujte. 7. Používejte empatii a vnímejte kontext. 8. Ptejte se na nejasné a nepochopené. 9. Ověřte si porozumění (parafrázujte). 10. Oddělte objektivní skutečnosti a domněnky. 10 10
Ověřování porozumění 1. Rozumíš? Chápeš? Je to jasné? 2. Zopakuj. 3. Řekni to svými slovy. 4. Předveď (použij informaci). 11 11
Metoda SMART Úkoly či cíle by měly být SMART : S (specifikované) M (měřitelné) A R T (akceptovatelné) (realizovatelné) (termínované) 12
Základní charakteristiky týmu Kooperace (důvěra) Pravidla Motivace CÍL Zodpovědnost Hierarchie (role) Komunikace (otevřenost) 13 13
Hlavní kompetence pro práci v týmu odborné kompetence interpersonální kompetence komunikace a kooperace samostatnost a odpovědnost flexibilita a kreativita zvládání psychické a fyzické zátěže učení a práce s informacemi 14 14
Emoční inteligence Umožňuje řešit interpersonální problémy Složky emoční inteligence: schopnost orientace v sobě samém schopnost sebeovládání schopnost sebemotivování schopnost empatie schopnost ovlivňovat druhé (působit na ně) 15 15
Aktivity a činnosti v týmu Zahájení činnosti Vyhledávání informací Vyhledávání názorů Poskytování informací Vyjadřování názorů Precizování Koordinace Dodávání odvahy Kontrolování Stanovení standardů Následování Vyjadřování skupinového mínění Hodnocení Stanovení postupu Testování konsenzu Zprostředkování Uvolňování napětí 16 16
Charakteristika úspěšného týmu Uvolněná pracovní atmosféra bez napětí. Jasné cíle a úkoly, všichni jsou s nimi ztotožněni. Důležité jsou výsledky i vztahy. O sporném se diskutuje a hledá se řešení. Komunikace je spontánní a otevřená. Nepanují obavy z vyjádření názoru. Akceptuje se (vítá se) rozdílnost v názorech. Rozhodnutí přijata většinou, akceptována všemi. Před řešením úkolu jsou stanovena jasná pravidla. Kritika není brána osobně, ale jako námět k řešení. Každý vyjadřuje své názory, nenechává si je pro sebe či pro část týmu. Vedoucí týmu nevládne, ale využívá a koordinuje schopností všech členů. 17 17
Charakteristika neúspěšného týmu Atmosféra lhostejnosti či napětí a pochybností. Přílišný důraz jen na výsledky či jen na vztahy. Zapojují se jen někteří členové týmu (přístup: kdo nic nedělá, nic nepokazí). Nepřipouští se diskuse o úkolech a cílech. Komunikace zablokovaná a není otevřenost názorů. Kritika = osobní útok (konflikty diskusi blokují). Přijímána rozhodnutí proti vůli většiny (nespokojenost není otevřeně vyjádřena, bojkot či sabotování plnění rozhodnutí). Nejsou přesně stanovena pravidla a kompetence. Jsou skrývány pocity a myšlenky (obava z postihu). Vedení týmu autoritativním stylem (poukazování na postavení a moc). Chybí sebekritičnost týmu, chyby se hledají u jiných. 18 18
Styly vedení týmu O r i e n t a c e n a v z t a h y Venkovský klub Organizační řízení Nulové řízení Týmové řízení Diktátor O r i e n t a c e n a v ý k o n y (úkoly) 19 19
Faktory ovlivňující styl řízení charakter organizace vedení organizace stanovené kompetence osobnost a hodnoty vedoucího týmu zkušenosti osobnost jednotlivých členů týmu momentální situace příležitosti 20 20
Týmové role koordinátor formovač vyhledávač zdrojů myslitel realizátor kontrolor týmový pracovník dokončovatel specialista zaměřeni ven zaměřeni dovnitř 21 21
Vytváření týmové atmosféry důvěra ve všechny členy týmu využívání schopností všech členů týmu podporování iniciativnosti a samostatnosti otevřenost novým nápadům a myšlenkám podpora rozvoje jednotlivých členů týmu pozitivní motivace (pozitivní zpětná vazba) podpora týmu či jedince v případě neúspěchu potírání projevů netýmového jednání dodržování stanovených pravidel (všemi) zdůvodnění všech rozhodnutí přiznání slabosti či chyby 22 22
Přijímání rozhodnutí v týmu Rozhodnout a oznámit Snižování stavu zaměstnanců 23 23
Přijímání rozhodnutí v týmu Shromáždit názory členů a rozhodnout Nové vybavení kanceláří 24 24
Přijímání rozhodnutí v týmu Shromáždit názory týmu a rozhodnout Zavedení nového systému kontroly 25 25
Přijímání rozhodnutí v týmu Týmové rozhodnutí (konsens) Stanovení priorit na další časové období 26 26
Přijímání rozhodnutí v týmu Týmové rozhodnutí (konsens s omezením) Stanovení obsahu jednotlivých částí rozpočtu 27 27
Nefunkční chování v týmu agresivita arogance pasivita negativismus destruktivismus individualismus soupeření (boj o moc či uznání) odvádění pozornosti (rušení) vytváření partiček 28 28
Příčiny konfliktů v týmu neztotožnění se s týmem neztotožnění se s cílem či úkolem týmu přecenění schopností týmu či jednotlivců neschopnost dohodnout se na cílech či postupu nedostatečná autorita vedoucího týmu nedostatečná komunikace vzájemné napadání a osočování argumenty předkládány s emocemi nejasná (či nedodržovaná) pravidla apriorní odmítání nových nápadů a změn nedostatek vzájemné tolerance či trpělivosti vytváření podskupin (partičky) pomlouvání týmu, jeho členů a výkonů 29 29
Nefungující člen týmu 1. Člen, který NEVÍ neví, co se po něm chce nepřesné stanovení úkolu nejasné instrukce 2. Člen, který NEMŮŽE z nějakého důvodu nezvládá nemá potřebné podmínky nemá potřebné schopnosti, znalosti... 3. Člen, který NECHCE není dostatečně motivován pracovní výkon v rozporu s jeho potřebami, hodnotami, postoji... 30 30
Problematičtí členové týmu (trouble maker) opozdilci odcházeči opakovači nedůvěřivci odpadlíci šeptalové agresoři interpreti všeználkové herci (ruší pozdními příchody) (ruší odchodem před koncem) (opakují znovu stále stejné téma) (vše zpochybňují a negují) (pasivní, zabývá se jinou činností) (komunikuje jen s okolím) (napadají názory i osoby, ironie) (hovoří za jiné, dopovídávají) (vše ví lépe, vše už tu bylo) (strhávají na sebe pozornost) 31 31