VT1 Cvičení 1: úvod, formátování, tabulátory 1/15 Cvičení 1: úvod, formátování, tabulátory Základní informace představení se, cíl předmětu, ukončení, účast na cvičeních zkušební test (altix.cz): Word / Word pro začátečníky Práce s dokumenty Spuštění a ukončení práce s textovým editorem. Otevření jednoho nebo několika dokumentů. Otevření dokumentu výběrem z nabídky naposledy editovaných dokumentů. Vytvoření nového dokumentu (za použití přednastavené či jiné dostupné šablony). Uložení dokumentu do určité složky na disk. Uložení dokumentu pod jiným názvem na disk. Uložení dokumentu v jiných formátech, např. prostý text, RTF, HTML, šablona dokumentu či jiných speciálních formátech nebo verzích Wordu. Přepínání mezi otevřenými dokumenty. Používání nápovědy. Nastavení hesla pro otevření dokumentu, nastavení hesla pro úpravu dokumentu. Zavírání dokumentů. Popis pracovní plochy hlavní menu (poskytuje kategorie spolu souvisejících funkcí všechny fce wordu) pás karet (tematicky seskupené funkce v kategorii z hlavního menu) panel nástrojů Rychlý přístup (tlačítka pro vykonání nejpoužívanějších akcí)(to nahoře nad Soubor) spodní okraj okna tlačítko pro přepínání zobrazení dokumentu, stavový řádek rozložení při tisku čtení na celé obrazovce rozložení webové stránky osnova koncept lupa Psaní a editace textu zalamování řádků automaticky nový odstavec Enter tvrdá (nezlomitelná) mezera tam kde nesmí dojít k zalomení řádku: Ctrl + Shift + mezerník (např. za jednopísmennou spojkou, ) měkký konec řádku (Shift + Enter) např. ve verších nová stránka tvrdý konec stránky (Ctrl + Enter nebo Vložení Stránky Konec stránky nebo Rozložení stránky Vzhled stránky Konce) vkládání speciálních znaků a symbolů: Vložení Symboly Symbol mazání textu (Del, Backspace)
VT1 Cvičení 1: úvod, formátování, tabulátory 2/15 Přepínání mezi vkládacím a přepisovacím režimem vyznačení oblasti textu nejlépe myší, nebo šipkami se shiftem kopírování označit, zkopírovat, umístit kurzor, vložit (Domů Schránka) přesun textu označit, vyjmout, umístit kurzor, vložit nebo přímo myší (uchop a táhni) návrat do předchozího stavu při chybné operaci zobrazení všech netisknutelných (formátovacích znaků) poskytují informace o tom, jak se bude text automaticky formátovat Formátování vyzkoušet vlastnosti písma velikost, řez, proložení, barva, zarovnání: vlevo, vpravo, na střed, do bloku odstavcové zarážky odsazení mezery před a za odstavcem (Rozložení stránky Odstavec Mezery) ohraničení a stínování (Domů Odstavec rozklikávací šipka ikony nabízející ohraničení Ohraničení a stínování) odrážky, číslování (zatím bez stylu) Pravítka Zobrazení Zobrazit či skrýt Pravítko nebo ikona nad svislým posuvníkem vodorovné výběr zarážek tabulátorů, pravých odstavcových zarážek svislé úprava okrajů a umístění textu ve svislém směru (pouze v rozložení při tisku) Tabulátory zarovnání textu ve sloupcích pod sebou levá zarážka zarážka na střed pravá zarážka desetinná zarážka zarážka svislé čáry odsazení prvního řádku předsazení prvního řádku rozmístění zarážek myší na pravítku standardní rozteč tabulátorů 1,25cm (mají globální platnost) šedé svislé čárečky pod pravítkem úprava rozmístěných zarážek (Domů Odstavec(dialogové okno) tlačítko Tabulátory nebo poklepáním myši na již vloženém tabulátoru) odstranění zarážek: vytažením myší z pravítka, tlačítko Vymazat v dialogu Tabulátory nebo eventuelně Domů Styly tlačítko Více Vymazat vše (kromě odstranění zarážek se nastaví defaultní styl)
VT1 Cvičení 2: styly, generování obsahu, vlastnosti stránky 3/15 Cvičení 2: styly, generování obsahu, vlastnosti stránky Styly pro dosažení jednotného vzhledu dokumentů nástroj ke zjednodušení formátování: místo postupného formátování aplikujeme styl, který zajistí provedení námi nadefinovaných formátovacích příkazů je samozřejmě možné každý objekt upravovat znovu a znovu do shodné podoby s ostatními, ale je to NEEFEKTIVNÍ!!! a mnohdy nežádoucí (generování obsahu) ve Wordu 2007 jsou pro: odstavec, znak, tabulku, seznam a propojený (znak i odstavec) Práce se styly nabídka stylů: Domů Styly případně šipečka Více nebo Spouštěč dialogů v seznamu stylů se může objevit doplněný nový styl, pokud je zaškrtnuta možnost Office Možnosti aplikace Word Upřesnit Možnosti úprav položka Sledovat formátování každý text napsaný ve Wordu má nějaký styl implicitně předdefinovaný styl je Normální změna sady použitých stylů, barev a písem: Domů Styly Změnit styly Styl odstavce detailněji bude rozebrán nejpoužívanější typ stylu, pro ostatní prvky se styly tvoří analogicky styl, který je určen pro odstavec se pozná podle znaku na pravé straně v okně stylů aplikace: vložením kurzoru myši kamkoliv do odstavce (nebo výběrem odstavce myší), na který má být styl aplikován a vybráním příslušného stylu z nabídky nebo z okna Styly nebo z karty Styly Více Použít styly zrušení aplikace: v kartě Styly Vymazat vše nebo v nabídce Styly šipka dolů u náhledu stylů Vymazat formátování Tvorba stylu 1. Z naformátovaného odstavce naformátovat odstavec, který má sloužit pro nadefinování stylu postavit textový kurzor do libovolného místa odstavce karta (ne okno) Styly Více (šipka dolů) Uložit výběr jako nový rychlý styl dialogové okno zadat název nového stylu Enter vytvořený styl byl přidán do seznamu 2. Hlídač formátování při zapnutém hlídači formátování se automaticky tvoří nové styly během formátování 3. Tvorba nového stylu nadefinováním nadefinovat formátování odstavce (není to podmínkou, ale dopředu je vidět, jak bude formátování vypadat), který má sloužit jako vzor okno (ne karta) Styly tlačítko Nový styl (dole) správce stylů: okno Styly tlačítko Spravovat Styly tlačítko Nový styl
VT1 Cvičení 2: styly, generování obsahu, vlastnosti stránky 4/15 Změna stylu označení nastylovaného bloku textu nebo výběr příslušného stylu v okně (ne v kartě) Styly u daného stylu vpravo šipka dolů Změnit při dalším použití se provede již toto nové formátování změna formátování stylu se provede automaticky do všech míst, kde je styl aplikován při přejmenování defaultního stylu šablony Normal (o šablonách na jiném cvičení) se nový název umístí za původní název (ten nejde změnit) Odstranění stylu nelze odstranit defaultní styly šablony Normal (o šablonách na jiném cvičení) okno Styly u příslušného stylu vpravo šipka dolů Odstranit pomocí správce stylů: okno (ne karta) Styly tlačítko Spravovat styly (dole) všechny odstavce formátované daným stylem se automaticky přeformátují na Normální Automatické víceúrovňové číslování nadpisů vhodné pro použití např. v závěrečných nebo jiných rozsáhlejších pracích není v dialogu Úprava stylu (Formát Číslování), provádí se pomocí víceúrovňových seznamů: Domů Odstavec šipka u tlačítka Víceúrovňový seznam vybrat schéma nebo Definovat nový víceúrovňový seznam při definici nového schématu je nutné správně propojit jednotlivé styly s danými úrovněmi a nastavit formát číslování (číslo_předchozí_úrovně.číslo) Styl znaku používá se pro úpravu písma (vybraných znaků v textu) v seznamu stylů je zobrazen napravo jako a u stylu znaku lze definovat parametry písma, ohraničení a jazyk při formátování stylem typu znak je potřeba danou oblast označit a poté na ni aplikovat styl při vyvolání stylu bez předchozího označení oblasti, bude styl platit pro následující text vytvoření, odstranění a přejmenování stylu probíhá analogicky jako u odstavců odstranění aplikace stylu je analogické jako u odstavce, ale je nutné mít vybrané znaky označené Propojený (odstavec a znak) lze mu definovat parametry pro odstavec (tudíž i znak) avšak je možné jej použít jak na odstavec, tak na vybrané znaky v seznamu stylů je označen jako a vytvoření, odstranění, aplikace, odstranění aplikace, úprava a přejmenování stylu probíhá analogicky jako u odstavců Styl tabulky slouží pro komplexní formátování tabulky u daného stylu je znak tabulky jedná se o styl aplikovatelný na tabulku styl lze aplikovat pouze vybráním stylu z karty (zobrazí se po umístění kurzoru do tabulky) Nástroje Tabulky Návrh šipka dolů u náhledů stylů
VT1 Cvičení 2: styly, generování obsahu, vlastnosti stránky 5/15 aplikaci stylu lze zrušit z karty (zobrazí se po umístění kurzoru do tabulky) Nástroje Tabulky Návrh šipka dolů u náhledů stylů Vymazat nový styl lze vytvořit analogicky jako u odstavců nebo z karty (zobrazí se po umístění kurzoru do tabulky) Nástroje Tabulky Návrh šipka dolů u náhledů stylů Nový styl tabulky styl lze upravit analogicky jako u odstavců nebo nebo z karty (zobrazí se po umístění kurzoru do tabulky) Nástroje Tabulky Návrh šipka dolů u náhledů stylů Upravit styl tabulky odstranění stylu probíhá použitím správce stylů analogicky jako u odstavců nebo z kontextové nabídky vyvolané na náhledu stylu v kartě (zobrazí se po umístění kurzoru do tabulky) Nástroje Tabulky Návrh šipka dolů u náhledů stylů přejmenování stylu probíhá analogicky jako u odstavců Styl seznamu slouží pro formátování položek seznamu poznat lze podle značky seznamu vpravo v seznamu stylů vytvoření probíhá analogicky jako u odstavců nebo Odstavec Víceúrovňový seznam Definovat nový styl seznamu úrovně jednotlivých položek se definují tlačítky Zvětšit/Zmenšit odsazení na kartě Domů Odstavec odstranění, aplikace, odstranění aplikace, úprava a přejmenování stylu probíhá analogicky jako u odstavců Kopírování stylů mezi dokumenty pro kopírování stylů mezi dokumenty slouží Organizátor vyvolá se z okna Styly tlačítko Spravovat styly tlačítko Import/export levá strana je aktuální dokument, na pravou stranu lze nejdříve příkazem zavřít soubor a následně otevřít (všechny soubory ne jen šablony) kopírovat libovolné styly Generování obsahu možné jen v případě systematického formátování nadpisů pomocí stylů Odkazy Obsah Obsah vybrat z předdefinovaných nebo Vložit obsah případně další nastavení tlačítkem Možnosti Ruční tabulka obsah je možné vytvořit ručně zadáním názvů položek (styly úrovní jsou nastaveny) bez ohledu na obsah dokumentu aktualizace obsahu po změně v dokumentu: pravé tlačítko myši Aktualizovat pole Omezení formátování pro dodržení jednotného vzhledu dokumentů lze omezit výsledné formátování jen na určité styly (styly se uzamknou a dále lze používat jen ty povolené) pro zájemce (nastudovat z Helpu): Revize Zámek Zamknout dokument Omezit formátování a úpravy
VT1 Cvičení 2: styly, generování obsahu, vlastnosti stránky 6/15 Formát (vlastnosti) stránky Rozložení, okraje, orientace Rozložení stránky Vzhled stránky případně Spouštěč dialogů Záhlaví, zápatí, číslování stránek do záhlaví a zápatí lze vkládat automatický text, prostý text, čas, stránka atd. (do záhlaví se nejčastěji zapisuje datum, autor; do zápatí nejčastěji čísla stránek) vše lze formátovat (např. i tabulátory) vytvoření/úprava záhlaví/zápatí: Vložení Záhlaví a zápatí výběr z přednastavených možností nebo Upravit záhlaví nebo dvojklik v oblasti záhlaví/zápatí otevře se karta Nástroje záhlaví a zápatí Návrh přednastavené stránkování: Nástroje záhlaví a zápatí Návrh Záhlaví a zápatí Číslo stránky vlastní stránkování: Nástroje záhlaví a zápatí Návrh Vložit Rychlé části Pole vybrat pole (počet stránek NumPages v kategorii Informace o dokumentu, číslo stránky Page v kategorii Číslování, název kapitoly StyleRef v kategorii Propojení a odkazy ) úprava způsobu číslování stránek: Nástroje záhlaví a zápatí Návrh Záhlaví a zápatí Číslo stránky Formát číslování stránek vložení pole (např. datum, číslo stránky apod.) kamkoliv do dokumentu: Vložení Text Rychlé části Pole vybrat požadované pole (v příslušné kategorii)
VT1 Cvičení 3: jazykové nástroje, tabulky 7/15 Cvičení 3: jazykové nástroje, tabulky Jazykové nástroje vyhledávání a nahrazování v textu: Domů Úpravy Najít/Nahradit synonyma: Revize Kontrola pravopisu Tezaurus dělení slov: Rozložení stránky Vzhled stránky Dělení slov Možnosti dělení slov zaškrtnout Automatické dělení slov a šířku oblasti dělení slov nastavit co nejmenší pravopis: Revize Kontrola pravopisu Pravopis a gramatika nastavení jazyka: Revize Kontrola pravopisu Nastavit jazyk nebo dvojklik ve stavovém řádku úprava slov ve slovníku: Office Možnosti aplikace Word Kontrola pravopisu a mluvnice tlačítko Vlastní slovníky nebo při kontrole pravopisu Revize Kontrola pravopisu Pravopis a gramatika tlačítko Možnosti tlačítko Vlastní slovníky Tabulka nástroj k přehlednému uspořádání dat buňky tabulky lze spojovat a rozdělovat bez ohledu na ostatní buňky; každá buňka má vlastní formátování (vlastní zarážky, zarovnání odstavce, ) tabulky lze do sebe libovolně vnořovat Vytvoření tabulky 1. Nakreslením myší Vložení Tabulka Navrhnout tabulku nebo Domů Odstavec tlačítko Navrhnout tabulku kurzor se změní ze šipky na tužku nakreslit vnější obrysy tabulky objeví se karta Nástroje tabulky Návrh (vnější obrys se kreslí naposledy použitými parametry čáry v případě potřeby jiného nastavení je nutné obrys nejdřív nakreslit s těmito parametry a pak vygumovat, nastavit parametry čáry a znovu nakreslit) zvolit styl čáry, tloušťku, barvu vykreslit hranice buněk tlačítkem Guma se odstraní nepotřebné čáry (buňky se sloučí) tlačítko Navrhnout tabulku vypíná/zapíná kreslení zvolíme formát u jednotlivých buněk zarovnání, směr textu: Nástroje tabulky Rozložení Zarovnání, barva: Nástroje tabulky Rozložení Návrh Styly tabulky Stínování 2. Zadáním parametrů Vložení Tabulka Vložit tabulku dialogové okno Vložit tabulku určit parametry tabulky, potvrdit OK 3. Vyznačením ve schématu Vložení Tabulky Tabulka v matici vyznačit počet řádků a sloupců 4. Převodem strukturovaného textu označení bloku strukturovaného textu Vložení Tabulky Tabulka Převést text na tabulku zvolit oddělovače textu, potvrdit lze samozřejmě převést i tabulku na text: označit tabulku Nástroje tabulky Rozložení Data Převést na text
VT1 Cvičení 3: jazykové nástroje, tabulky 8/15 Změna struktury tabulky přidání/ odebrání řádku nebo sloupce: Nástroje tabulky Rozložení Řádky a sloupce příslušná položka sloučení nebo rozdělení buněk: vybrat buňku/y Nástroje tabulky Rozložení Sloučit Sloučit/Rozdělit buňky rozdělení tabulky na dvě: umístit kurzor do buňky, která má být v prvním řádku druhé tabulky Nástroje tabulky Rozložení Rozdělit tabulku spojení více tabulek v jednu: vymazat všechno mezi tabulkami klávesou Del Odstranění tabulky 1. kurzor umístěn kdekoliv v tabulce: Nástroje tabulky Rozložení Odebrat Odstranit tabulku 2. označená celá tabulka (křížkem v levém horním rohu tabulky nebo umístit kurzor do libovolné buňky Nástroje tabulky Rozložení Tabulka Vybrat tabulku): klávesa Backspace 3. označeny odstavce před a za tabulkou: klávesa Del Formát tabulky ruční nastavení: Nástroje tabulky Návrh Ohraničení/Stínování nebo Domů Odstavec vybrat typ ohraničení použití předdefinovaných stylů: Nástroje tabulky Rozložení Návrh Styly šířka sloupce, výška řádku: přímo myší nebo Nástroje tabulky Rozložení Velikost buňky Titulek tabulky stačí umístit kurzor do tabulky Odkazy Titulky Vložit titulek Řazení tabulky tabulka se řadí po řádcích nedojde k zpřeházení údajů Nástroje tabulky Rozložení Data Seřadit nastavit parametry řazení tabulku se spojenými buňkami ve sloupci (spojené řádky) nelze řadit, spojené buňky v jednom řádku nevadí Výpočty v tabulce Nástroje tabulky Rozložení Data Vzorec za rovnítko zapsat výraz (je možné použít funkce z roletky Vložit funkci) adresy buněk se zapisují souřadnicemi ve tvaru sloupecřádek (B3 = 2. sloupec, 3. řádek); oddělujeme je středníkem; oblast se zapisuje jako buňka:buňka pozor při adresaci sloučených a rozdělených buněk: tabulka má STEJNÝ POČET ŘÁDKŮ, ale v řádku může mít RŮZNÝ POČET SLOUPCŮ pro určení priority vyhodnocování výrazů je nejjistější použít závorky při změnách v počtu řádků nebo sloupců nebo při kopírování vzorců se adresy automaticky neaktualizují, musíme je upravit ručně
VT1 Cvičení 4: rejstřík, matematická sazba, další objekty, odkazy 9/15 Cvičení 4: rejstřík, matematická sazba, další objekty, odkazy Rejstřík seznam hesel s čísly stránek, které udávají umístění hesel v dokumentu generování probíhá ve 2 krocích: nejprve se musejí označit slova, která se mají použít v rejstříku (buď se slova ručně označí v dokumentu, nebo se připraví tabulka s klíčovými slovy) poté se na základě takto označených polí rejstřík vygeneruje Ruční označení položek rejstříku vybrat slovo/větu kurzorem a stisknout Alt + Shift + X nebo Odkazy Rejstřík Označit položku označená položka se nabízí jako hlavní položka tlačítko Označit dialog zůstane otevřený pro označování dalších hesel tlačítko Označit vše označení všech výskytů slova v celém dokumentu hlavní položka se vytvoří označením v textu a následným klepnutím do políčka v dialogovém okně vnořená položka se vytvoří zkopírováním přes schránku nebo napsáním vytvoření vnořené položky: nejprve označit a zkopírovat vnořenou položku označit hlavní položku klepnout do okna (hlavní položka je vyplněná) do pole Vnořená položka vložit zkopírovanou položku odstranění položky rejstříku: zobrazit netisknutelné znaky vymazat celé pole položky rejstříku včetně složených závorek {} Vygenerování rejstříku umístit kurzor na místo kam chceme rejstřík vložit Odkazy Rejstřík karta Rejstřík Matematická sazba při potřebě vkládání složitějších matematických výrazů do dokumentu pomocí modulu Editor rovnic (MS Equation) kompatibilní s Wordem 2003 a nižšími (.doc) pomocí vestavěných funkcí nekompatibilní (needitovatelné převede se na rastr) s Wordem 2003 a nižšími (.docx) externí i interní Editor rovnic při psaní automaticky přizpůsobuje velikost písma, mezery i formátování matematickým a typografickým konvencím (nastavení lze samozřejmě upravit) Práce s výrazem pomocí externího modulu Editor rovnic Vytvoření výrazu Vložení Text Objekt karta Vytvořit nový Editor rovnic 3.0 objeví se prostředí pro vytváření rovnic výraz se zapisuje do rámečku, sestavuje se ze znaků na klávesnici, symbolů (horní proužek ikon) a tvarů (spodní proužek) na plovoucím panelu nástrojů Rovnice mezery se vkládají z palety symbolů (mezerník je editorem ignorován) klepnutím kurzorem myši mimo rámeček se ukončí práce v prostředí pro vytváření rovnic (návrat do Wordu, plovoucí panel nástrojů se skryje)
VT1 Cvičení 4: rejstřík, matematická sazba, další objekty, odkazy 10/15 při slovním zápisu matematického vztahu je potřeba zvolit styl Text v prostředí pro vytváření rovnic: Styl Text (implicitně je Matematika) Úprava výrazu znovuvyvolání prostředí pro vytváření rovnic dvojklikem na výraz nebo při označeném výrazu z kontextové nabídky (pravé tlačítko myši): Objekt Rovnice Upravit provést potřebné úpravy ukončení editace klepnutím myší mimo rámeček Práce s výrazem v dokumentu vytvořený výraz je objektem lze s ním manipulovat jako s jakýmkoliv jiným objektem (posouvání, kopírování, změna rozměrů, ) označení výrazu nastavení vlastností přímo (Domů Písmo/Odstavec) nebo Formát objektu z kontextové nabídky Práce s výrazem pomocí vestavěného editoru rovnic Vytvoření výrazu Vložení Symboly Rovnice vybrat z předefinovaných nebo Vložit novou rovnici objeví se rámeček pro zápis vzorce a pás karet Nástroje rovnic Návrh výraz se zapisuje do rámečku, sestavuje se ze znaků na klávesnici, symbolů (znaménka apod.) a struktur (funkce, matice apod.) na plovoucím panelu nástrojů Rovnice výraz je možné formátovat jako obyčejný text (barva, řez písma apod.) mezery se vkládají z klávesnice (je možné vložit více mezer za sebou) klepnutím kurzorem myši mimo rámeček se ukončí práce v prostředí pro vytváření rovnic (skryje se pás karet Nástroje rovnic Návrh) slovní zápis uvnitř matematického textu: Nástroje rovnic Návrh Nástroje Normální text Úprava výrazu kliknutí do prostoru výrazu a provedení potřebných úprav zobrazení části/celého výrazu klasicky víceřádkově nebo v jednom řádku: označit příslušnou část Nástroje rovnic Návrh Nástroje Profesionální/Lineární nebo šipka Možnosti rovnic (na pravé straně rámečku) Profesionální/Lineární Další objekty lze vkládat a upravovat různé obrázky ze souboru nebo vytvářet vlastní objekty v dokumentu Vložení objektu Vložení Ilustrace Obrázek vkládá objekt z externího souboru vytvoření objektu v dokumentu: Vložení Ilustrace příslušná položka (s výjimkou Objekt) nebo Vložení Text WordArt při vkládání obrázku ze souboru je možné použít několik voleb (rozkliknutí šipečky napravo od tlačítka Vložit v dialogu výběru souboru)
VT1 Cvičení 4: rejstřík, matematická sazba, další objekty, odkazy 11/15 Připojit k souboru obrázek pak nebude uložen přímo v dokumentu, ale bude se na něj z dokumentu odkazovat (tím se zmenší velikost samotného dokumentu), pokud bude třeba obrázek zobrazit, Word si jej otevře ze zadaného umístění Vložit a propojit obrázek bude vložen do dokumentu a bude propojen se svým zdrojem, tzn. pokud se změní zdroj, je možné obrázek v dokumentu aktualizovat klávesou F9 Vložit vložení do dokumentu bez jakýchkoliv závislostí na zdroj úprava propojení: Office Připravit Upravit odkazy na soubory příkaz je dostupný jen v případě existujících propojení!!! Úpravy objektu dvojklikem na objekt nebo označit objekt Nástroje obrázku Formát Formát obrázku z kontextové nabídky nejzákladnější úpravy Odkazy slouží k vytvoření odkazu na vybranou položku nebo objekt v dokumentu: křížové odkazy, titulky, poznámky pod čarou křížový odkaz může být tzv. pasivní (jen se vypíše číslo stránky) nebo tzv. aktivní (umožňuje odskok na položku nebo objekt) křížový odkaz lze použít také v situaci, kdy je nutné použít na více místech odkaz na jednu poznámku pod čarou Křížový odkaz v dokumentu musí být vytvořené odkazy na objekty (titulek tabulky, obrázku, poznámka pod čarou atd.) umístit kurzor na místo, kde má být odkaz vložen Vložení/Odkazy Křížový odkaz vybrat z dialogu příslušný typ odkazu (tabulka atd.), obsah odkazu (číslo stránky, nadpisu atd.) a existující položku volba Slova nahoře/dole vypíše před odkaz polohu odkazovaného objektu vůči místu odkazu pomocí volby Hypertextový odkaz se vytvoří vazba na odkazované místo Poznámky pod čarou/vysvětlivky rozdíl je pouze v možnosti umístění: poznámka je buď pod textem, nebo na konci stránky, vysvětlivka je vždy pod textem umístit kurzor do místa, kde má být odkaz na poznámku vložení poznámky pod čarou: Odkazy Poznámky pod čarou Vložit pozn. pod čarou/spouštěč dialogů záměna poznámky a vysvětlivky: Odkazy Poznámky pod čarou Spouštěč dialogů tlačítko Převést
VT1 Cvičení 5: oddíly, šablony, hromadná korespondence 12/15 Cvičení 5: oddíly, šablony, hromadná korespondence Práce s oddíly oddílem je libovolná část dokumentu, u které je potřeba mít odlišné uspořádání od zbytku dokumentu, např.: některé stránky mají být na šířku (obsahují široké tabulky) a ostatní na výšku při potřebě vytvořit v dokumentu na některých stránkách jiné záhlaví a zápatí implicitně tvoří jeden dokument jeden oddíl Vytvoření oddílu umístit kurzor do místa, kde se bude dokument rozdělovat na oddíly Rozložení stránky Vzhled stránky Konce vybrat typ konce oddílu Další stránka: nový oddíl začne na další stránce Nepřetržitě: nový oddíl začne na téže stránce Sudá stránka nebo Lichá stránka: nový oddíl začne na následující liché nebo sudé stránce Rozložení stránky Vzhled stránky Spouštěč dialogů karta Okraje nebo Rozložení položka Od tohoto místa dále do dokumentu se vloží automaticky na pozici textového kurzoru značka konce oddílu (nová stránka) Rozložení stránky Vzhled stránky Sloupce případně Další sloupce položka Od tohoto místa dále vytvoří se průběžný oddíl v případě označeného textu lze použít na vybraný text ruční ukončení sloupce: Rozložení stránky Vzhled stránky Konce Konce stránek Sloupec Oddělení několika stránek v dokumentu pro odlišný tisk např. 5 stránek, 3. a 4. na šířku nastavit vzhled stránky pro celý dokument (Rozložení stránky Vzhled stránky) textový kurzor postavit před místo, které má být odděleno (začátek 3. stránky) Rozložení stránky Vzhled stránky Konce Konce oddílů Další stránka textový kurzor postavit před další místo, které má být odděleno (začátek 5. stránky) Rozložení stránky Vzhled stránky Konce Konce oddílů Další stránka textový kurzor umístit do oddělené oblasti (např. 3. stránka) Rozložení stránky Vzhled stránky Orientace Na šířku Přerušení průběžného stránkování (různé záhlaví a zápatí) nastavit stránkování pro celý dokument (Vložení Záhlaví nebo Zápatí nebo Číslo stránky) textový kurzor postavit před místo, které má být odděleno vytvořit nový stránkový oddíl (Rozložení stránky Vzhled stránky Konce Konce oddílů Další stránka) v novém (druhém) oddílu začít upravovat záhlaví/zápatí (dvojklik v oblasti nebo textový kurzor postavit na libovolné místo příslušného oddílu Vložení Záhlaví nebo Zápatí Upravit)
VT1 Cvičení 5: oddíly, šablony, hromadná korespondence 13/15 Nástroje záhlaví a zápatí Návrh Navigace tlačítko Propojit s předchozím zrušení provázání oddílů (tlačítko musí být neaktivní) záhlaví nebo zápatí lze editovat samostatně (bez vazby na předchozí oddíl) Nástroje záhlaví a zápatí Návrh Záhlaví zápatí Číslo stránky Formát číslování stránek v dialogovém okně nastavit požadované parametry pozn.: pevný (tvrdý) konec stránky (Ctrl + Enter nebo Vložení Stránky Konec stránky) ukončení stránky a přechod na novou stránku bez ohledu na místo ukončení předchozího textu (použití např. na začátku nových kapitol) NEVYTVÁŘÍ nový oddíl Šablony soubory obsahující strukturu a nastavení takových prvků, jako je styl, rozložení stránky či textové prvky na úvodní stránce apod. jsou základem pro vytvoření každého dokumentu ve Wordu koncovka.dot/.dotx (implicitní šablona při založení nového dokumentu Normal prázdný dokument) vytvářejí se s cílem zjednodušit práci při vytváření dalších dokumentů a dosáhnout jednotného vzhledu dokumentů je to předloha (vzor) podle které se vytváří stejný typ dokumentu; určuje základní strukturu a nastavení dokumentu (má připravené náležitosti k opakovanému použití) např. hlavičkový dopis s logem společnosti a předem připravenými náležitostmi Založení nového dokumentu na základě šablony Office Nový Šablony Nainstalované šablony vybrat šablonu, na které bude dokument založený Vytvoření šablony šablonu vytvoříme z libovolného dokumentu (i existující šablony) jeho (jejím) speciálním uložením je vhodné dokument na úlohu šablony připravit vymazat texty, které se neopakují (nebo místo nich napsat na první pohled fiktivní údaje, např. XXX nebo na jejich místo vložit pole) pole: Vložení Text Rychlé části Pole kat. Propojení a odkazy AutoText Prázdné, kat. Automatizace dokumentu MacroButton AutoText ovládací prvky (nedostupné v režimu kompatibility): Vývojář Ovládací prvky (je nutné panel Vývojář zobrazit: Office Možnosti aplikace Word Oblíbené zaškrtnout Zobrazit na pásu kartu Vývojář) Office Uložit jako Šablona aplikace Word případně v dialogovém okně vybrat jako typ dokumentu Šablona dokumentu (*.dotx) nebo Šablona dokumentu Word 97 2003 složka pro uložení šablony se automaticky změní (v závislosti na OS) nastavení lze změnit: Office Možnosti aplikace Word Upřesnit část Obecné tlačítko Umístění souborů podsložka ve složce pro uložení šablon se při výběru šablony zobrazí jako karta (pokud je podsložka prázdná, jako karta se nezobrazí) Úprava šablony Office Otevřít najít a otevřít šablonu provést úpravy Office Uložit
VT1 Cvičení 5: oddíly, šablony, hromadná korespondence 14/15 Hromadná korespondence slouží k vytváření jednotných dokumentů pouze se změněnými daty nemusí se vytvářet několik kopií obálek či dopisů podle počtu jmen, ale jen jeden dokument, ve kterém se budou konkrétní údaje (které jsou v jiném samostatném souboru) podle potřeby zaměňovat pro vytvoření hromadné korespondence je potřeba tzv. hlavní dokument, kterým je např. pozvánka, dopis, obálka, vizitka atd. s vynechaným místem pro vložení údajů, tzv. slučovací pole (vytvoří se ve Wordu) slučovací pole mají vazbu na tzv. zdrojový dokument jsou to např. adresy, jména apod. druhý potřebný dokument je tzv. zdrojový dokument, který je zdrojem dat pro hlavní dokument obsahuje data ve tvaru záznamů v seznamu, v tabulkách vytvořených ve Wordu, Excelu nebo Accessu nebo v jiných databázových souborech vytvořených v jiných databázových systémech sloupce seznamu jsou datová pole (kategorie informací), řádky kromě prvního (záhlaví) jsou záznamy Korespondence Spustit hromadnou korespondenci Podrobný průvodce hromadnou korespondencí nebo pomocí jednotlivých dostupných příkazů v pásu karet Korespondence Vytvoření zdrojového souboru tabulka v Excelu nebo ve Wordu případně prostřednictvím jiných aplikací Vytvoření hlavního dokumentu lze použít předdefinované šablony pro dopisy atd. parametry dokumentu: Rozložení stránky Vzhled stránky nebo Korespondence Vytvořit Slučování proces vytváření finálních dokumentů zdroj dat se čte po záznamech a příslušné údaje, určené slučovacími poli, se předávají do hlavního dokumentu vznikne nový sloučený dokument výstupní dokumenty mohou být směrovány do dokumentů nebo přímo na tiskárnu Průvodce hromadnou korespondencí předpokládá se již vytvořený hlavní a zdrojový dokument při otevřeném hlavním dokumentu (dopis) spustit průvodce 1. krok: výběr typu dokumentu (vybrat Dopisy ) 2. krok: výběr použití hlavního dokumentu (vybrat Použít aktuální ) 3. krok: výběr zdroje dat (vybrat Použít existující seznam tlačítko Procházet ) 4. krok: vkládání slučovacích polí do hlavního dokumentu (vybrat Další položky položka Databázové pole umístit kurzor na požadované místo Vložit ) pak je možné mezi slučovací pole vkládat další znaky (mezery, konce řádků apod.)
VT1 Cvičení 5: oddíly, šablony, hromadná korespondence 15/15 5. krok: zobrazení náhledu výsledných dokumentů prochází se seznamem, je možné odstranit některé dokumenty (tlačítkem Vyloučit tohoto příjemce ), vybrat jen některé (tlačítkem Upravit seznam příjemců ) 6. krok: vlastní slučování dokumentů lze přesměrovat přímo na tiskárnu ( Tisk ) nebo sloučit do nového dokumentu ( Upravit jednotlivé dopisy ) vybrat Upravit jednotlivé dopisy v dialogu vybrat pro které záznamy chci sloučit dokumenty vznikne nový dokument, který lze uložit Pás karet Korespondence Spustit hromadnou korespondenci tlačítko Spustit hromadnou korespondenci vybrat typ dokumentu koresponduje s 1. a 2. krokem průvodce položka Normální dokument aplikace Word odebere hlavnímu dokumentu zdroj dat Spustit hromadnou korespondenci tlačítko Vybrat příjemce načtení datového zdroje koresponduje se 3. krokem průvodce tlačítko Upravit seznam příjemců výběr záznamů datového zdroje Zapsat a vložit pole tlačítko Vložit slučovací pole vkládání slučovacích polí koresponduje se 4. krokem průvodce Náhled výsledků 5. krok průvodce tlačítko Náhled výsledků možnost prohlédnout si sloučený dokument šipky lze listovat záznamy hromadné korespondence Dokončit tlačítko Dokončit a sloučit Upravovat jednotlivé dokumenty vytvoří nový dokument, který lze uložit 6. krok průvodce Odevzdávárny v UISu nestačí jen nahrát soubory, ale je nutné je odevzdat a potvrdit odevzdání