VYSOKÁ ŠKOLA EKONOMIE A MANAGEMENTU. Nárožní 2600/9a, 158 00 Praha 5 BAKALÁŘSKÁ PRÁCE. Komunikace a lidské zdroje

VYSOKÁ ŠKOLA EKONOMIE A MANAGEMENTU Nárožní 2600/9a, 158 00 Praha 5 BAKALÁŘSKÁ PRÁCE Komunikace a lidské zdroje Vysoká škola ekonomie a managementu +420 841 133 166 / info@vsem.cz / www.vsem.cz

VYSOKÁ ŠKOLA EKONOMIE A MANAGEMENTU Nárožní 2600/9a, 158 00 Praha 5 NÁZEV BAKALÁŘSKÉ PRÁCE Využití PR v interní firemní komunikaci Říjen / 2012 TERMÍN UKONČENÍ STUDIA A OBHAJOBA (MĚSÍC/ROK) Petra Picková / KLZ4 JMÉNO A PŘÍJMENÍ / STUDIJNÍ SKUPINA Ing. Bohuslav Bohuněk JMÉNO VEDOUCÍHO BAKALÁŘSKÉ PRÁCE PROHLÁŠENÍ STUDENTA Prohlašuji tímto, že jsem zadanou bakalářskou práci na uvedené téma vypracovala samostatně a že jsem ke zpracování této bakalářské práce použila pouze literární prameny v práci uvedené. Datum a místo: 22.8.2012, Říčany u Prahy Petra Picková podpis studenta PODĚKOVÁNÍ Ráda bych tímto poděkovala vedoucímu bakalářské práce Ing. Bohuslavu Bohuňkovi za metodické vedení a odborné konzultace, které mi poskytl při zpracování mé bakalářské práce. Vysoká škola ekonomie a managementu +420 841 133 166 / info@vsem.cz / www.vsem.cz

VYSOKÁ ŠKOLA EKONOMIE A MANAGEMENTU Využití PR v interní firemní komunikaci Use of PR in the internal company communication Autor: Petra Picková

Souhrn Bakalářská práce se zabývá problematikou využití public relations v interní firemní komunikaci. Teoretická část se zabývá obsahem interní firemní komunikace a rovněž seznamuje s cíli a nástroji interní firemní komunikace. Praktická část se zabývá hodnocením účinnosti systému Elektronická knihovna. Vytvoření systému Elektronická knihovna bylo součástí projektu Sdílení a řízení znalostí v energetické společnosti. Cílem projektu bylo zajistit širší přístup ke klíčovým informačním zdrojům, zvýšit efektivitu řízení procesů zvýšením produktivity klíčových zaměstnanců společnosti, plně zapojit intelektuální kapitál společnosti ve prospěch zaměstnanců a firmy (vedení), snížit riziko ztráty klíčového know-how společnosti. Cílem práce je zhodnotit úspěšnost zavedení systému Elektronická knihovna, jakým způsobem bylo zavádění systému Elektronická knihovna komunikováno uvnitř společnosti, navrhnout možné změny v interní firemní komunikaci systému Elektronická knihovna. Summary The present bachelor thesis is concerned with the issues of public relations as part of internal company communication. The theoretical part deals with the content of internal company communication and also addresses the goals and tools of internal company communication. The practical part focuses on the efficiency evaluation of the E-library system. The development of E-library system was part of project Sharing and Managing knowledge in a power company. One of the main aims of the project was to provide further access to key information sources, to increase effectiveness of managing processes by enhancing productivity of key staff, to fully include the intellectual capital of the company in favour of employees and company (management), to lower risks of losing key know-how of the company. Another objective of the thesis was to evaluate the effectiveness of implementation of the E-library system, to evaluate the ways of the implementation of E-library system and the ways communication delivered within the company, and to suggest potential changes in internal company communication of the E-library system.

Klíčová slova: Komunikace, řízení informací, Elektronická knihovna, intranetový portál, migrace dokumentů, gestor, školení. Keywords: Communication, information management, E-library system, intranet portal, migration documents, coordinator, training. JEL Classification: D83 Search; Learning; Information and Knowledge; Communication; Belief M15 IT Management L86 Information and Internet Services; Computer Software

Obsah 1 Úvod... 1 2 Public relations... 2 2.1 Obsah interní komunikace... 4 2.2 Cíle interní komunikace... 6 2.3 Nástroje interní komunikace... 7 3 Zavedení systému sdílení informací... 10 3.1 Představení energetické společnosti... 10 3.2 Projekt sdílení a řízení znalostí v ČEPS, a.s.... 12 3.3 Řízení informací... 13 3.3.1 Analýza a výběr SW podpory... 13 3.3.2 Struktura a pravidla Elektronické knihovny... 15 3.3.3 Migrace dokumentů... 16 3.3.4 Školení uživatelů Elektronické knihovny... 16 3.4 Shrnutí... 17 4 Hodnocení účinnosti zavedení systému... 19 4.1 Metodika průzkumu... 19 4.2 Personální data... 20 4.3 Zpracování průzkumu... 20 4.4 Vyhodnocení a doporučení... 31 5 Závěr... 34 Literatura... 35 Přílohy

Seznam grafů Graf 1 Otázka číslo 1... 21 Graf 2 Otázka číslo 2... 22 Graf 3 Otázka číslo 3... 23 Graf 4 Otázka číslo 4... 24 Graf 5 Otázka číslo 5... 25 Graf 6 Otázka číslo 6... 26 Graf 7 Otázka číslo 7... 27 Graf 8 Otázka číslo 8... 28 Graf 9 Otázka číslo 9... 29 Graf 10 Otázka číslo 10... 30 Graf 11 Otázka číslo 11... 31 Graf 12 Spokojenost s Elektronickou knihovnou dle věkové skupiny... 32 Graf 13 Proškolení zaměstnanců dle věkové skupiny... 33

Seznam obrázků Obrázek 1 Interní firemní komunikace... 2 Obrázek 2 Firemní strategie, kultura, osobnost a identita firmy a její součásti... 6 Obrázek 3 SWOT analýza produktu SAP Enterprise portál... 14 Obrázek 4 Proces ukládání dokumentů... 15

1 Úvod Interní firemní komunikaci je důležité věnovat velkou pozornost, neboť se týká zaměstnanců, kteří jsou důležitou součástí společnosti. Zaměstnanci rozhodují do značné míry o úspěchu nebo neúspěchu společnosti. Prostřednictvím interní komunikace ve společnosti se zlepší vztahy se zaměstnanci, kteří značnou měrou přispívají k dosažení firemních cílů. Bakalářská práce se zabývá zavedením systému Elektronické knihovny ve vybrané energetické společnosti. Pro společnost tohoto typu je velmi důležité sdílení informací. Nejen z pohledu rozmístění zaměstnanců po celé České republice, ale také z pohledu důležitosti a odbornosti sdílených informací. Systém Elektronické knihovny byl v energetické společnosti zaváděn z důvodu přehledného uspořádání sdílených informací. Vybranou společností je energetická společnost, která zajišťuje provozování a rozvoj přenosové soustavy a poskytuje uživatelům přenosové soustavy přenos elektřiny. Interní informace, které se sdílí, jsou velmi typické vzhledem ke svému technickému charakteru. Cílem bakalářské práce je vyhodnocení úspěšnosti zavedení systému Elektronické knihovny a zjištění, do jaké míry se na zavedení tohoto systému podílel odbor Komunikace, který má v popisované společnosti na starosti interní komunikaci. Vyhodnocení úspěšnosti zavedení systému Elektronické knihovny bylo prováděno na základě vedeného průzkumu formou dotazníku. Bakalářská práce je rozdělena na teoretickou a praktickou část. Teoretická část se zabývá vymezením základních pojmů interní firemní komunikace, dále tím, co je obsahem interní firemní komunikace a v neposlední řadě nástroji firemní komunikace. Praktická část popisuje projekt Sdílení a řízení znalostí v energetické společnosti, kdy součástí projektu bylo zavedení systému Elektronické knihovny a vyhodnocení účinnosti zavedení systému. 1

2 Public relations Interní public relations je též označován jako human relations, labour internal relations, employee relations. 1 Obecně se při definici interních PR zdůrazňuje, že pro úspěšné PR je naprostou nutností zásadní pozitivní soulad v organizaci. K takovému a takto fungujícímu souladu lze dojít jen tehdy, když funguje vnitropodniková komunikace. 2 Komunikace je velmi širokým pojmem. Obecně lze charakterizovat komunikaci jako sdílení určitých informací. Komunikace je oboustranný proces, jehož cílem je dorozumění se dvou a více stran. Zahrnuje verbální i neverbální komunikaci, přičemž součástí vnímání účastníků je zapojení smyslů, rozumu, intuice či citů. Obrázek 1 Interní komunikace Pramen: HORÁKOVÁ, I., STEJSKALOVÁ, D., ŠKAPOVÁ, H. (2008). Strategie firemní komunikace. Praha: Management Press, str. 126. 1 SVOBODA V. (2009). Public relations moderně a účinně. Praha: Grada Publishing, a.s., str. 88. 2 SVOBODA V. (2009). Public relations moderně a účinně. Praha: Grada Publishing, a.s., str. 88. 2

Dle Holé 3 činnostech: se v praxi managementu projevuje význam komunikace v následujících - sdělení zpráv, informací, rozhodnutí, - vyjasnění skutečností, stavů, situací, - přesvědčování, ovlivňování, - uskutečnění zpětné vazby ve všech komunikačních vztazích, - konkrétní činy manažerů, jejich chování, dodržování firemních pravidel, zásad i obecného etického a morálního rámce, sdílení společných zásad. Při rozsáhlejší práci s informacemi lze shrnout širší pojetí komunikace do těchto základních aktivit: 4 - monitorování zachycení informací, vyhledání, pochopení jejich obsahu a zaznamenání, popřípadě uchování, - interpretace sdílení pochopených informací a předání jejich hodnoty dále do firmy, - distribuce účelné předání informací ve vhodném čase vhodným adresátům, - sdílení přístup členů komunikačního procesu k informacím, - realizace implementace a využití v praxi, nastavení procesů a standardů. 3 HOLÁ, J. (2006). Interní komunikace ve firmě. Brno: Computer Press, a.s., str. 4. 4 HOLÁ, J. (2006). Interní komunikace ve firmě. Brno: Computer Press, a.s., str. 4. 3

2.1 Obsah interní komunikace Interní prostředí tvoří zejména zaměstnanci, tj. lidé, kteří jsou pro fungování organizace tím nejdůležitějším článkem, ale zároveň však i tím nejhůře ovlivnitelných faktorem. Neovlivnitelným faktorem v tom smyslu, že každý jedinec má schopnost samostatného myšlení. Přestože je možné myšlení lidí více či méně ovlivňovat, nelze jejich myšlení, projevy ani chování kontrolovat či jakkoliv řídit. Vnitrofiremní komunikace znamená v podstatě komunikační propojení útvarů firmy, které umožňuje spolupráci a koordinaci procesů nutných pro fungování firmy. 5 Interní firemní komunikace se neomezuje pouze na předávání informací. Zahrnuje například i chování managementu a pracovníků či utváření a vyjasňování jejich názorů. Nejen interní komunikace je založena na práci s informacemi. Sama organizace je totiž úspěšná až v tom okamžiku, kdy s informacemi umí zacházet. Kromě informací pracují lidé v organizaci s daty a znalostmi. Podle Holé 6 specifikuje odborná literatura data jako vše, co obsáhneme smysly, tudíž tedy zrakem, sluchem, hmatem, čichem a chutí. Za firemní data považujeme objektivní fakta o určitých skutečnostech nebo posloupnost znaků s určitou hodnotou. Data jsou dobře strukturovaná a jsou vázaná na určitou technologii. Jsou výsledkem určitého konkrétního procesu a nejsou závislá na lidském vědomí. Data jsou dále zpracovávána a, to v kvantitativní či kvalitativní formě. Přenášejí je podnikové informační systémy, které data nabízejí managementu firmy v různých přehledech. Data jsou tzv. faktickou zprávou podávána nejenom managementu firmy, ale i všem zúčastněným osobám. Samostatná data nám tvoří faktickou zprávu, která je bez vypovídací hodnoty, bez vysvětlení a bez významu. Zároveň jsou samostatná data základem informací, proto jsou na ně kladeny velké nároky ohledně rychlosti a nákladů jejich pořízení, srozumitelnosti, přístupu a nároků na další zpracování. 5 HOLÁ, J. (2006). Interní komunikace ve firmě. Brno: Computer Press, a.s., str. 8. 6 HOLÁ, J. (2006). Interní komunikace ve firmě. Brno: Computer Press, a.s., str. 8. 4

Dále můžeme, dle Holé 7, informace charakterizovat jako data, která podáváme s určitým významem. Těmto datům je uživatelem přikládána konkrétní vypovídací hodnota, důležitost a význam. Sám uživatel z dat vytváří informace a dává jim subjektivní charakter na základě svých znalostí. Uživatel tedy pracuje s daty, pokud má určité znalosti k jejich zpracování. Může být také vnímána hodnota informace, která závisí na nákladech pořízení informace či na osobním vztahu, jež uživatel k informaci má. Znalosti 8 se zakládají na informacích a na jejich subjektivním zpracování v mysli uživatele. Znalosti v organizacích bývají v rámci procesů, praktik a norem součástí rutinních procesů. Při konkrétní činnosti vznikají v lidských myslích. Samotné znalosti nemohou být předmětem zpracování informačních systémů, neboť jsou velmi subjektivní a kvalita jejich přenosu není zaručena. V případě, kdy se organizace zabývá sdílením a přenosem znalostí, vytváří takzvaný systém managementu znalostí. Systém managementu znalostí je založen na práci s nositeli a vlastníky znalostí, na fungující komunikaci. Možnost sdílení znalostí je pro organizaci nejhodnotnější, avšak jejich sdílení je méně časté než sdílení dat. Dle Holé 9 do řízení celé organizace zasahuje komunikace na základě práce s daty, informacemi a znalostmi. Komunikace se stává základem řízení organizace, ovlivňuje její prosperitu, obsahuje zpracování dat v databázích používaných softwarů a ovlivňuje tvorbu image organizace. Pro pochopení obsahu firemní komunikace 10 je třeba uvést všechny prvky, které komunikaci uvnitř organizace tvoří. Jedná se o firemní strategii, firemní kulturu, osobnost firmy, firemní identitu a v neposlední řadě také symboliku. Tyto prvky jsou vzájemně propojené, což znázorňuje následující obrázek. 7 HOLÁ, J. (2006). Interní komunikace ve firmě. Brno: Computer Press, a.s., str. 8. 8 HOLÁ, J. (2006). Interní komunikace ve firmě. Brno: Computer Press, a.s., str. 9. 9 HOLÁ, J. (2006). Interní komunikace ve firmě. Brno: Computer Press, a.s., str. 9. 10 HOLÁ, J. (2006). Interní komunikace ve firmě. Brno: Computer Press, a.s., str. 9. 5

Obrázek 2 Firemní strategie, kultura, osobnost a identita firmy a její součásti Pramen: HOLÁ, J. (2006). Interní komunikace ve firmě. Brno: Computer Press, str. 10. 2.2 Cíle interní komunikace Každá organizace si může své cíle definovat sama. Dle Holé 11 jsou cíle interní komunikace definovány takto: - Zajištění informačních potřeb všech pracovníků firmy a informační propojenost firmy zohledňující návaznost a koordinaci procesů. - Zajištění vzájemného pochopení a spolupráce na základě dosažení porozumění ve společných cílech (mezi managementem firmy a zaměstnanci, mezi manažerem a jeho týmem, mezi týmy a pracovníky navzájem). - Ovlivňování a vedení k žádoucím postojům a pracovnímu chování pracovníků, zajištění stability a loajality pracovníků. - Neustálé udržování zpětné vazby a zavádění zjištěných poznatků do praxe neustálé zdokonalování komunikace uvnitř firmy. 11 HOLÁ, J. (2006). Interní komunikace ve firmě. Brno: Computer Press, a.s., str. 21. 6

2.3 Nástroje interní komunikace Informace je důležité komunikovat především tak, aby bylo sdělení pro příjemce pochopitelné a srozumitelné. Při používání jakýkoliv nástrojů interní komunikace je důležité dodržovat obecné zásady, aby sdělení bylo účelné: 12 - Neplkat: management společnosti, vedoucí pracovníci a ostatní osoby postavené v hierarchii společnosti na vyšších postech mají často sklony ke složitému vyjadřování. Toto vyjadřování vzniká z přesvědčení, že jejich podřízení v nich uvidí ideálního vůdce. Opak je však pravdou. Jejich vyjádření vyvolávají spíše nepochopení. Je tedy vhodné, aby tyto osoby konzultovaly své projevy (též písemné) například s oddělením, které má na starosti PR. - Nemlčet: Pokud se společnost dostane do tísně (např. finanční tísně), či ji sužují závažné problémy, je vhodné tyto skutečnosti komunikovat se zaměstnanci a objasnit je. Tímto se řídící pracovníci vyhnou vlně nepochopení a šíření nepravdy. - Nenudit: Tato doba přináší i to, že většina lidí se chce bavit, i přesto, že to přizná málokterý z nich. Odborné noviny již čte jen velmi málo lidí. Vybírají si pouze informace, které je zajímají. Proto je dobré vydávat příspěvky v časopise společnosti zábavnou formou. Interní komunikace využívá tyto nástroje: 13 - Firemní časopis: Nástroj tohoto typu není obvykle určen jen pro samotné zaměstnance, ale i pro jejich rodiny. Primárně slouží jako informační zdroj pro interní komunikaci a jeho sekundární role je v budování dobré pověsti v místě jeho působení. Společnosti se tímto zjednodušují nábory dalších zaměstnanců a je velmi pravděpodobné, že výběrové řízení bude mít kvalitnější 12 Marketingjournal.cz: Nástroje interní komunikace [online]. [cit. 2012-05-24]. Dostupné z: http://www.m-journal.cz/cs/publicrelations/interni-komunikace/nstroje-intern-komunikace s317x493.html 13 Marketingjournal.cz: Nástroje interní komunikace [online]. [cit. 2012-05-24]. Dostupné z: http://www.m-journal.cz/cs/publicrelations/interni-komunikace/nstroje-intern-komunikace s317x493.html 7

uchazeče. Firemní časopis by neměl nudit. Snadno se stává, že se časopis stane neoblíbeným. Sdělení je vhodné přizpůsobit cílové skupině. - Intranet: Jednou z výhod nástroje interní komunikace v podobě intranetu je zveřejnění informací a sdělení v reálném čase. Největší uplatnění najdeme u společností, které vyžadují dynamickou komunikaci se svými pracovníky. S tím souvisí i možnost okamžité reakce zaměstnanců na určitá sdělení. Nevýhodou oproti firemnímu časopisu může být fakt, že každý zaměstnanec nemusí umět s intranetem pracovat. Tomu lze předejít například proškolením při vstupním školení ve společnosti. - Direct mail: Direct mail může být jak v klasické papírové formě, tak v dnešní době se objevuje i ve formě elektronické. Elektronická forma má výhodu v ceně a rychlosti šíření zpráv. Slouží jako velice rychlý nosič důležitých sdělení. Papírová forma se hodí naopak pro oficiálnější příležitosti. Mezi tyto příležitosti můžeme řadit například získání titulu, přání k narozeninám či celopodnikové přání k Vánocům. - Eventy : Eventy můžeme chápat jako nástroj interní komunikace, který má za cíl například uvolňovat atmosféru na pracovišti či stmelovat kolektiv. Mezi eventy můžeme zařadit různé typy večírků, sportovní akce, teambuildingy a další. - ICQ, Skype atd.: Pro krátké zprávy či upozornění jsou vhodné komunikátory typu ICQ či Skype, avšak pro oficiální upozornění a sdělení se nehodí. Komunikátory tohoto typu budou mít uplatnění pouze tam, kde má každý zaměstnanec stálý přístup k počítači a internetu. Nežádoucím důsledkem může být komunikace s přáteli na úkor pracovní doby. Komunikaci tohoto druhu lze omezit tím, že zaměstnanci budou mít zřízeny firemní účty a v nich budou mít kontakty pouze na relevantní kolegy. - Firemní Myspace a Facebook: Do interní komunikace mohou být zapojeny i sociální sítě, avšak na tyto stránky se může dostat jakýkoliv uživatel internetu. Samozřejmě, že přístup může být omezen pouze na určitou skupinu osob. Výhodou zpřístupnění stránek všem uživatelům internetu je to, že společnost získá přízeň mladší generace. V tomto případě je velmi důležité se věnovat pravidelné aktualizaci stránek. 8

- Blogy: Patří k neoficiálním nástrojům interní komunikace. Blog je ve stejné kategorii jako sociální sítě a z toho vyplývá, že se na tyto stránky mohou dostat všichni uživatelé internetu. - Další komunikace: Do této části interní komunikace můžeme zařadit tzv. nadlinkovou komunikaci, ale pouze v rámci společnosti. Mohou tím být plakáty, letáky či jednotné pozadí na firemních počítačích. Firemní pozadí může upoutat při důležité schůzce či události v rámci společnosti. - Je však potřeba si pamatovat, že efektivitu interní komunikace zesílíme kombinací více uvedených nástrojů zároveň. 9

3 Zavedení systému sdílení informací Systém sdílený informací byl součástí projektu sdílení a řízení znalostí, jež byl zahájen z důvodu usnadnění přístup k informačním zdrojům, zajištění zaznamenávání know-how a zefektivnění adaptace zaměstnanců. Účel projektu byl definován takto: Zajistit pravé znalosti pravým lidem ve správný čas. Projekt byl určen pro komunikaci uvnitř společnosti. Stále platí, že dobře fungující interní komunikace je podstatnou součástí dobře fungující společnosti. Sdílení informací je jednou ze základních aktivit komunikace, neboli jde o přístup členů komunikačního procesu k informacím. Tento projekt měl za úkol: 14 - zajistit širší přístup ke klíčovým informačním zdrojům, - zvýšit efektivitu řízení procesů zvýšením produktivity klíčových zaměstnanců společnosti, - plně zapojit intelektuální kapitál společnosti ve prospěch zaměstnanců a firmy (vedení), - snížit riziko ztráty klíčového know-how společnosti. 3.1 Představení energetické společnosti Jedná se o energetickou společnost, která je unikátní společností mezi energetickými společnostmi. Je jediným provozovatelem přenosové soustavy v České republice. ČEPS, a.s., (dále jen společnost) je poskytovatelem přenosových a systémových služeb, zajišťuje podpůrné služby, dispečersky řídí zařízení přenosové soustavy a systémové zdroje na území ČR. 14 ČEPS, a.s. (2010). Interní materiály projektu Elektronická knihovna. Praha: ČEPS. 10

Posláním ČEPS, a.s., je zajišťovat spolehlivé provozování a rozvoj přenosové soustavy, mezinárodní spolupráci v rámci propojených soustav, přenos elektřiny, systémové služby a nediskriminační přístup k přenosové soustavě za konkurenceschopné ceny. 15 Při uskutečnění podnikatelské činnosti společnost uplatňuje následující sdílené hodnoty: 16 - odpovědnost vůči odvětví energetiky, - odpovědnost vůči partnerům v propojené synchronní zóně, - transparentní a nediskriminační přístup, - vysoká úroveň podnikatelské etiky, - společenská odpovědnost, - progresivnost, - spoluodpovědnost za prosperitu společnosti. Dle Výroční zprávy 2011 společnosti ČEPS, a.s., 17 byl k 31. 12. 2011 fyzický stav zaměstnanců 501 a průměrný přepočtený počet zaměstnanců činil 498. Z celkového počtu zaměstnanců tvoří 36 % zaměstnanci, kteří jsou ve věkové skupině nad 51 let, což je nejsilněji zastoupená věková skupina. Zaměstnanci společnosti působí po celé České republice. Sdílení informací v rámci elektronické knihovny, intranetu, respektive elektronické komunikace, je tudíž velmi důležité, aby měli zaměstnanci dostatečný přehled o dění ve společnosti. 15 ČEPS, a.s. (2012). Výroční zpráva 2011. Praha: ČEPS, a.s., str. 10. 16 ČEPS, a.s. (2012). Výroční zpráva 2011. Praha: ČEPS, a.s., str. 12. 17 ČEPS, a.s. (2012). Výroční zpráva 2011. Praha: ČEPS, a.s., str. 67. 11

3.2 Projekt sdílení a řízení znalostí v ČEPS, a.s. Projekt sdílení a řízení znalostí ve společnosti byl zahájen z toho důvodu, že společnost je založená na znalostech. V době, kdy byl tento projekt zahájen, žádný jednotný systém ke sdílení a řízení znalostí neexistoval. Cíl projektu byl: Zajistit pravé znalosti pravým lidem ve správný čas. Tento projekt byl rozdělen do následující oblasti: 18 1) řízení informací, 2) řízení rozvoje, 3) řízení sdílení znalostí, 4) motivace a komunikace na podporu sdílení a řízení znalostí 5) řízení a komunikace projektu. První čtyři oblasti tohoto projektu byly založeny na zjištění, vylepšení a založení nových systémů ve společnosti tak, aby bylo zajištěno efektivní splnění úkolů projektu. Poslední oblastí bylo řízení a komunikace projektu. Tato oblast zajišťovala výběr zaměstnanců do projektových týmů jednotlivých nadefinovaných oblastí (1. 4.), definovala rámec projektu, byla kontrolou na úrovni řídícího výboru a v neposlední řadě byla komunikační, konzultační a informační podporou projektu. Tým, který zajišťoval řízení a komunikaci projektu, byl složen z vedoucího odboru Personalistika a externího zaměstnance, který byl najat za účelem řízení tohoto projektu. Dále se budu věnovat části projektu Sdílení a řízení znalostí, řízení informací. Právě v této oblasti byla zřizována Elektronická knihovna ke sdílení informací mezi jednotlivými útvary společnosti. Sdílení informací je pro společnost důležité a to z důvodu, že se jedná o společnost, která je založená na znalostech. Do tohoto projektu nebyl ve společnosti žádný proces sběru, třídění, prezentace, komunikace, udržování a aktualizace informací a znalostí nastaven. 18 ČEPS, a.s. (2010). Interní materiály projektu Elektronická knihovna. Praha: ČEPS. 12

3.3 Řízení informací Součástí projektu Sdílení a řízení informací, byla i oblast řízení informací. Součástí této oblasti bylo zřízení Elektronické knihovny a to z důvodu, aby veškeré interní informace byly dostupné v co nejkratším čase a na jednom místě. Lze shrnout, že cílem Elektronické knihovny bylo zavedení systému jednotného úložiště klíčových informací. Aktivity, které byly nutné ke zřízení Elektronické knihovny: 19 - analýza a výběr software (dále jen SW) podpory, - struktura a pravidla Elektronické knihovny, - migrace dokumentů ze stávajícího úložiště na nové úložiště a do Elektronické knihovny, - migrace dokumentů ze stávajícího SAP Enterprise portál (dále jen SAP EP) do nové struktury Elektronické knihovny, - školení uživatelů Elektronická knihovna. Elektronická knihovna byla vytvořena společně s gestory, kteří byli vybranými zaměstnanci pro významné role 20, jež byly specifikovány konkrétně při tvoření projektu Sdílení a řízení informací. Gestoři se stali strážci know-how ČEPS, a.s., a dle projektu poskytují užitek kolegům ve společnosti a tím se stávají nepostradatelnými. Gestoři se stali i spolutvůrci systému Elektronické knihovny. 3.3.1 Analýza a výběr SW podpory Účelem ekonomické analýzy bylo poskytnout ucelené podklady pro rozhodnutí o vhodné platformě pro celopodnikový portál společnosti a o úložišti pro pracovní dokumenty. Tato analýza byla zadána členy projektu Sdílení a řízení informací v rámci společnosti, a to konkrétně zaměstnancům sekce Obecné informatiky. 19 ČEPS, a.s. (2010). Interní materiály projektu Elektronická knihovna. Praha: ČEPS. 20 Významnou rolí je zde myšleno např. uspořádat a kontrolovat interní informace v Elektronické knihovně. 13

Podkladem pro analýzu byly materiály předané zadavateli analýzy, cenové kalkulace na platformy společností, které byly osloveny. Dále tam, kde nebylo možné stanovit konkrétní hodnoty, byl použit externí odhad zaměstnanců sekce Obecné informatiky. Při analýze byly vyhodnoceny všechny náklady, které jsou rozdílné pro jednotlivé platformy, a dále byla provedena SWOT analýza všech zvažovaných variant. V patrnost, při vyhodnocování pořízení systému, se bral hardware a infrastruktura, softwarové licence, implementace, provozování a inovace systému. SWOT analýza byla vytvořena na všechny platformy oslovených společností. Výsledně byla doporučena platforma SAP EP. Z tohoto důvodu uveřejním pouze SWOT analýzu na tento produkt společnosti SAP. Obrázek 3 SWOT analýza produktu SAP Enterprise portál Silné stránky - jednotné integrační prostředí - snadná integrace s IS SAP - jednotná administrace systému Slabé stránky - komplikovanější administrace a rozvoj Příležitosti - upgrade portálu přinese novou funkcionalitu a pro zlepšení uživatelské přístupnosti se počítá i s úpravou grafiky Hrozby - méně pružná reakce na poptávku rozvoje funkcionality Pramen: ČEPS, a.s. (2010). Interní materiály projektu Elektronická knihovna. Praha: ČEPS. Doporučením odboru Obecné informatiky společnosti 21 bylo zachovat stávající intranetový portál SAP a reorganizovat FileServer (úložiště dat), kde se rozdělí stávající uspořádání na provozní a sdílené dokumenty. Poté se sdílené dokumenty nakopírují 21 ČEPS, a.s. (2010). Interní materiály projektu Elektronická knihovna. Praha: ČEPS. 14

do elektronické knihovny. Toto doporučení je z důvodu, že je ekonomické a efektivní, a také, že na intranetový portál SAP je napojeno velké množství aplikací. 3.3.2 Struktura a pravidla Elektronické knihovny Struktura Elektronické knihovny byla navržena dle jednotlivých oddělení, odborů, sekcí v rámci organizačního rozřazení společnosti. Ukládání dokumentů je prováděno určenou osobou v rámci organizačního útvaru. Nejvyšší pozornost je věnována třídění dokumentů (informací). Verifikace neboli kontrola je zaměřena na správnost, úplnost, relevantnost a důvěrnost dokumentů. Uložené dokumenty musí obsahovat povinnou položku Název. Při ukládání dokumentu uživatel povinně volí např. klíčová slova (nabízená při hledání informací), téma, přístupová práva, důvěrnost a další. Obrázek 4 Proces ukládání dokumentů Pramen: ČEPS, a.s. (2010). Interní materiály projektu Elektronická knihovna. Praha: ČEPS. 15

3.3.3 Migrace dokumentů Migrace stávajících dokumentů byla rozdělena do dvou částí, a to migrace: - ze stávajícího úložiště na nové úložiště a do Elektronické knihovny, - ze stávajícího SAP EP do nové struktury Elektronické knihovny. Dle vnitřních dokumentů společnosti 22 obsah migrace (přesouvání) dokumentů (složek) na nové úložiště popřípadě do Elektronické knihovny zahrnovalo zejména pročištění původních složek. To znamená, že gestor (zaměstnanec odpovědný za vybrané role v rámci Elektronické knihovny) musel projít složky jemu určené a smazat složky, dokumenty, které jsou nepotřebné či prázdné. Další důležitou částí migrace dokumentů bylo rozdělení dokumentů (informací) na pracovní dokumenty a sdílené dokumenty, přiřadit jim atributy pro vyhledávání, definovat přístupy do adresářů a další. Za pracovní dokument se považuje dokument, který je rozpracovaný, ve kterém dochází během dne k častým aktualizacím. Sdílený dokument je dokument, ke kterému přistupují minimálně dva zaměstnanci a tento dokument mezi sebou sdílejí. 3.3.4 Školení uživatelů Elektronické knihovny Vyškoleni byli pouze gestoři, kteří pomáhali s migrací dokumentů. Pro uživatele byly vytvořeny dva dokumenty, které přesně popisují prostředí Elektronické knihovny a její funkcionality. První dokument popisuje metodiku Elektronické knihovny. Popisuje především: 23 - typy dokumentů, pro které Elektronická knihovna slouží, - jakým způsobem vytvářet názvy souborů, zařazení do témat a oblastí Elektronické knihovny, - jak spravovat dokumenty a přiřazovat k nim oprávnění, - vyhledávání dokumentů, 22 ČEPS, a.s. (2010). Interní materiály projektu Elektronická knihovna. Praha: ČEPS. 23 ČEPS, a.s. (2010). Interní materiály projektu Elektronická knihovna. Praha: ČEPS. 16

- přístup k dokumentům pomocí Elektronické knihovny, včetně přístupu z jiných aplikací, které má uživatel k dispozici, - postup při změnách, - tipy pro používání Elektronické knihovny a další. Druhý dokument detailně popisuje funkce Elektronické knihovny. Mezi funkce patří například: 24 - popis funkčního panelu, - jak zacházet se soubory ukládanými do Elektronické knihovny, - vytvoření odkazu na uložené soubory, - vlastnosti ukládaných souborů a další. Tyto dokumenty byly zaměstnancům k dispozici na intranetu společnosti. 3.4 Shrnutí Součástí projektu Sdílení a řízení informací ve společnosti bylo vytvoření Elektronické knihovny. Elektronická knihovna je založena na platformě SAP EP, kterou doporučili zaměstnanci Obecné informatiky společnosti. Společnost pro interní komunikaci ve společnosti využívá intranetový portál SAP, ke kterému má přístup každý zaměstnanec této společnosti. Elektronická knihovna se využívá pro sdílení dokumentů mezi jednotlivými útvary společnosti. Sdílení dokumentů je pro společnost velmi důležité, a to z toho důvodu, že společnost působí po celé České republice. Tudíž i zaměstnanci jsou velmi často na pracovních cestách nebo jejich pracoviště je mimo sídlo společnosti. Složky, dokumenty, informace si předávají prostřednictvím Elektronické knihovny, intranetového portálu. Interní komunikace, sdělování informací a předávání souborů či složek je převážně založeno na elektronické komunikaci. 24 ČEPS, a.s. (2010). Interní materiály projektu Elektronická knihovna. Praha: ČEPS. 17

Odbor Komunikace, který působí v této společnosti, jehož náplní je komunikace s externími zákazníky/vnějším okolím a má také na starosti i interní komunikaci ve společnosti. Pomocí Elektronické knihovny sdílí svým zaměstnancům důležité dokumenty, které zaměstnanci potřebují ke své práci. Sdílení dokumentů májí na starosti i další odbory. Například odbor Právní služby sdílí prostřednictvím Elektronické knihovny vnitřní předpisy společnosti, pracovní postupy a další důležité dokumenty. Elektronická knihovna zajistí, že k dokumentům se dostanou všichni zaměstnanci. Neopomenutelnou roli ve sdílení informací má i intranetový portál, na kterém je Elektronická knihovna založena. Pomocí tohoto portálu odbor Komunikace sděluje zaměstnancům novinky či změny, které se v rámci společnosti udály. Projekt Sdílení a řízení informací byl komunikován odborem Personalistika, který i tento projekt celkově zaštiťoval. Důležité je zaměřit se na vnitřní komunikaci systému Elektronické knihovny vůči zaměstnancům. A také na informace, které byly zaměstnancům poskytovány a také kým. 18

4 Hodnocení účinnosti zavedení systému Hlavním cílem této práce je vyhodnotit úspěšnost zavedení systému Elektronické knihovny a jakým způsobem bylo zavedení systému Elektronické knihovny komunikováno. Průzkum byl realizován pouze za účelem získání podkladů pro tuto bakalářskou práci. Na základě výsledku průzkumu bude upozorněno na nedostatky interní komunikace projektu Elektronické knihovny a budou navrhnuta možná řešení pro zlepšení interní komunikace budoucích technických projektů ve společnosti. 4.1 Metodika průzkumu Vzhledem k velkému počtu zaměstnanců je nejvhodnější metodou průzkumu dotazníkové šetření. Výhodou této metody je úspora času, zajištění anonymity respondentů, nízké náklady a možnost oslovení většího počtu zaměstnanců po celé České republice. Nevýhodou průzkumu pomocí dotazníkového šetření je zkreslení dané nereprezentativním vzorkem, menší věrohodnost nasbíraných dat a možné chybné interpretování otázek respondentem (zaměstnancem). Do oslovených zaměstnanců nebyli zahrnuti sekční ředitelé společnosti a zaměstnanci, kteří se na tvorbě podíleli a zajištění zavedení systému Elektronické knihovny. Mezi zaměstnance, kteří měli průběžné informace o zavádění systému Elektronické knihovny, se mimo jiné řadí i gestoři, kteří na vytvoření Elektronické knihovny spolupracovali, odbor Komunikace či odbor Personalistika. Tito zaměstnanci nebyli zahrnuti do průzkumu, neboť byli o průběhu projektu Sdílení a řízení znalostí informováni. Dotazník byl distribuován pomocí elektronické pošty. Vzhledem k velkému počtu zaměstnanců je tento způsob nejrychlejší a nejefektivnější. Tento druh distribuce dotazníků však zahrnuje riziko malé návratnosti. Součástí dotazníku byl i krátký průvodní dopis, který vysvětloval účel vyplnění dotazníku. Doba pro vyplnění dotazníku byla jeden měsíc. 19

4.2 Personální data Při realizování průzkumu bylo ve společnosti zaměstnáno na plný úvazek 498 zaměstnanců. Dotazník byl rozeslán napříč celou společností. Dotazníku se zúčastnila reprezentativní část zaměstnanců, tudíž tento průzkum lze považovat za validní. Osloveno bylo 363 zaměstnanců společnosti, neboť 26 zaměstnanců tvoří ředitelé sekcí, odbor Komunikace a odbor Personalistika. Gestoři a jejich zástupci tvořili skupinu, která byla o velikosti 109 zaměstnanců. Neoslovení zaměstnanci společnosti se podíleli na vytváření systému Elektronické knihovny či byli o vytváření systému Elektronická knihovna průběžně informováni. Průzkumu se zúčastnilo celkem 190 zaměstnanců, což je 52,34 % z oslovených. Všechny vrácené dotazníky byly vyplněny správně, tudíž žádné nebyly považované za chybné a do zpracování průzkumu bylo zahrnuto všech 190 dotazníků. 4.3 Zpracování průzkumu Tato část se zabývá zpracováním a vyhodnocením jednotlivých otázek z dotazníku. Dotazník byl tvořen jedenácti otázkami, které byly směřovány na komunikaci zavádění systému Elektronické knihovny ve společnosti. Otázka číslo 1 První otázka byla zaměřená na komunikaci realizace projektu Elektronické knihovny. Interní komunikace předává zaměstnancům informace, které jsou uvnitř společnosti důležité. Tyto informace by měly být předávány zaměstnancům co nejefektivněji a nejrychleji. Je tedy potřeba, aby o projektu informovali právě ty odbory, které mají ke komunikaci určené nástroje. 20

Od koho jste se dozvěděl/a o projektu Elektronické knihovny? - pracovník odboru Personalistika - pracovník odboru Komunikace - pracovník odboru Obecná informatika - přímý nadřízený - gestor Elektronické knihovny - jiný zaměstnanec Graf 1 Otázka číslo 1 Otázka číslo 1 pracovník odboru Personalistika pracovník odboru Komunikace pracovník odboru Obecná informatika přímý nadřízený gestor Elektronické knihovny jiný zaměstnanec 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 počet zaměstnanců Z grafu je zřejmé, že zaměstnanci se o tomto projektu dozvěděli nejčastěji od gestorů Elektronické knihovny. Tento výsledek je očekávaný, neboť celkově se do tohoto projektu zapojilo 109 gestorů a jejich zástupců. Zarážející však je, že nejmenší počet zaměstnanců byl o tomto projektu informován od pracovníků odboru Personalistika, který tento projekt vedl, a od pracovníků odboru Komunikace, který by měl změny tohoto typu komunikovat. 21

Otázka číslo 2 Otázka číslo 2 byla směřována na to, jakou formou se zaměstnanci společnosti o projektu Elektronická knihovna dozvěděli. Jakým komunikačním kanálem jste se o projektu Elektronická knihovna dozvěděl/a? - elektronická pošta (e-mail) - intranet - porada - osobní sdělení (ústně) Graf 2 Otázka číslo 2 Otázka číslo 2 elektronická pošta (e-mail) intranet porada osobní sdělení (ústně) 0 20 40 60 80 100 120 počet zaměstnanců Odpovědím u otázky číslo 2 dominuje osobní sdělení (ústní). Tento výsledek si lze spojit s faktem, že o Elektronické knihovně se zaměstnanci nejčastěji dozvěděli od gestorů Elektronické knihovny. Dále se nejvíce zaměstnanců dozvědělo o Elektronické knihovně prostřednictvím elektronické pošty (e-mail). 22

Otázka číslo 3 Tato otázka byla položena za účelem zjištění, zda zaměstnanci společnosti využívají Elektronickou knihovnu pro zjišťování informací či zda k těmto informacím přistupují jiným způsobem. Jakým způsobem přistupujete ke sdíleným informacím (dokumentům/souborům)? - Elektronická knihovna Internet Explorer - souborový systém Průzkumník/Total Commander - tištěná forma Graf 3 Otázka číslo 3 Otázka číslo 3 Elektronická knihovna - Internet Explorer souborový systém - Průzkumník/Total Commander tištěná forma 0 20 40 60 80 100 120 140 počet zaměstnanců Největší počet zaměstnanců přistupuje ke sdíleným informacím prostřednictvím Elektronické knihovny. Výsledek je velmi pozitivní. Příznivým zjištěním je také fakt, že zaměstnanci přistupují ke sdíleným informacím již pouze v elektronické podobě. Otázka číslo 4 Otázka číslo 4 byla položena, neboť četnost využívání systému Elektronické knihovny je ukazatelem, zda tento systém využívají zaměstnanci jako svůj hlavní pracovní nástroj. 23

Jak často využíváte ke své práci Elektronického knihovnu? - denně - několikrát týdně - příležitostně v měsíci - vůbec Graf 4 Otázka číslo 4 Otázka číslo 4 denně několikrát týdně příležitostně v měsíci vůbec 0 20 40 60 80 100 120 počet zaměstnanců Výsledkem otázky číslo 4 je zjištění, že zaměstnanci využívají Elektronickou knihovnu ke své práci nejčastěji pouze příležitostně v měsíci. Druhá odpověď, která se objevuje nejčastěji, je odpověď vůbec. Z tohoto vyplývá, že zaměstnanci nepoužívají systém Elektronické knihovny za jako svůj hlavní pracovní nástroj. A využívají jej jen pro zjišťování potřebných informací. Otázka číslo 5 Otázka číslo 5 byla položena z toho důvodu, že ve společnosti se vyskytuje oproti administrativním pozicím více pozic technických. Tuto otázku bylo důležité do dotazníku zahrnout proto, aby bylo zřejmé, jak zaměření zaměstnanci dotazník vyplňovali. Zaměstnanci na technických pozicích mají totiž větší předpoklad k pozitivnějšímu přijímání technických novinek na rozdíl od zaměstnanců na pozicích administrativních. 24

Jaký charakter má vaše pracovní pozice? - administrativní charakter - technický charakter - vedoucí pozice Graf 5 Otázka číslo 5 Otázka číslo 5 administrativní charakter technický charakter vedoucí pozice 0 20 40 60 80 100 120 počet zaměstnanců Průzkumu se zúčastnili především ti zaměstnanci, kteří mají administrativní charakter pracovní pozice. Zaměstnanci ve vedoucích pozicích se průzkumu zúčastnili nejméně, neboť v rámci společnosti jsou zastoupeni méně početnou skupinou. Otázka číslo 6 Otázka byla zahrnuta do dotazníku, neboť uživatelé systému Elektronické knihovny nebyli oficiálně proškoleni. Kdo vás proškolil v Elektronické knihovně? - gestor Elektronické knihovny - nebyl/a jsem proškolen - samostudium (manuál Elektronické knihovny) 25

Graf 6 Otázka číslo 6 Otázka číslo 6 gestor Elektronické knihovny nebyl/a jsem proškolen samostudium (manuál Elektronické knihovny) 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 počet zaměstnanců Respondenti se nejčastěji shodují v odpovědích, že proškolení na Elektronickou knihovnu nebyli nebo samostatně studovali manuál Elektronické knihovny, který byl k dispozici na intranetu společnosti. Zastoupení proškolených zaměstnanců gestorem je oproti předchozím odpovědím skoro zanedbatelné. Otázka číslo 7 Otázka byla položena, neboť Elektronická knihovna byla zřizována, aby byly informace a dokumenty na jednotném a snadno dostupném místě. VPN je vzdálený přístup do firemní sítě společnosti, kdy se přes Elektronickou knihovnu stávají informace a dokumenty snadno dostupnými. Přistupujete na firemní síť přes VPN? - ano - ne 26

Graf 7 Otázka číslo 7 Otázka číslo 7 ano ne 0 20 40 60 80 100 120 počet zaměstnanců Zaměstnanci, kteří mají ke svému výkonu práce notebook, mají možnost se připojit do firemní sítě přes VPN (vzdálený přístup). Mají tak přístup ke sdíleným informacím i po dobu jejich nepřítomnosti v zaměstnání. Například na služebních cestách či na jednání mimo společnost. Do firemní sítě se přes VPN připojuje celkem 80 zaměstnanců ze všech, kteří se dotazníkového šetření zúčastnili. Vzdálený přístup do firemní sítě nevyužívá 110 zaměstnanců. Otázka číslo 8 Systém Elektronické knihovny byl zřízen i z toho důvodu, aby k interním informacím a dokumentům měli rychlý přístup zaměstnanci ze všech organizačních oblastí. Otázka byla do dotazníku zařazena tedy proto, aby bylo zřejmé, z jakých oblastí respondenti pocházeli. 27

Z jaké organizační oblasti jste? - Brno - Hradec - Kočín - Ostrava - Praha Graf 8 Otázka číslo 8 Otázka číslo 8 Brno Hradec Kočín Ostrava Praha 0 20 40 60 80 100 120 140 160 počet zaměstnanců Nejvíce zaměstnanců se dle odpovědí na otázku číslo 8 řadí do organizační oblasti Praha. Tato organizační oblast má totiž největší počet zaměstnanců v rámci společnosti a nachází se zde nejvíce pozic administrativního charakteru. Otázka číslo 9 Otázka byla zahrnuta do dotazníku, neboť při zavádění nového systému je důležitou součástí i věk zaměstnanců, kteří mají tento systém využívat. Všeobecně jsou mladí zaměstnanci přizpůsobivější než ti starší. 28

Vaše věková skupina: - do 20 let - 21 30 let - 31 40 let - 41 50 let - 51 60 let - nad 60 let Graf 9 Otázka číslo 9 Otázka číslo 9 do 20 let 21-30 let 31-40 let 41-50 let 51-60 let nad 60 let 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 počet zaměstnanců Graf u otázky číslo 9 potvrzuje, že nejsilněji zastoupená skupina zaměstnanců je v rozmezí věku 51 60 let. Zaměstnanci do 20 let ve společnosti nejsou zaměstnáni, dle Výroční zprávy 2011 společnosti ČEPS, a.s. 25, a zaměstnanci nad 60 let dotazník nevrátili zpět. Otázka číslo 10 Grafické zobrazení systému je velmi důležitou součástí pro četnost jeho využívání. Pokud je systém pro uživatele graficky příjemný, bude s ním pracovat rád a bude ho preferovat před ostatními možnostmi. V tomto případě před ostatními možnostmi získávání interních informací a dokumentů. 25 ČEPS, a.s. (2012). Výroční zpráva 2011. Praha: ČEPS, a.s., s. 68. 29

Líbí se vám grafické zobrazení Elektronické knihovny? - ano - ne Graf 10 Otázka číslo 10 Otázka číslo 10 ano ne 0 20 40 60 80 100 120 počet zaměstnanců Většině zaměstnanců, konkrétně tedy 110, se grafické zobrazení líbí. Těch, kterým se toto zobrazení nelíbí, je však jen o 30 méně. Grafické zobrazení Elektronické knihovny hraje významnou roli ve využívání tohoto systému. Otázka číslo 11 Spokojenost s novým systémem Elektronické knihovny je jedním z hlavních ukazatelů, zda bylo nasazení systému úspěšné. Vyhovuje vám tento systém sdílení informací? - ano - ne 30

Graf 11 Otázka číslo 11 Otázka číslo 11 ano ne 50 60 70 80 90 100 110 počet zaměstnanců U respondentů převažuje nespokojenost se systémem Elektronické knihovny. Nespokojenost může být způsobena například tím, že se jedná o nový systém sdílení informací ve společnosti, což může způsobit u některých zaměstnanců problém s adaptací na změnu. 4.4 Vyhodnocení a doporučení Dotazník měl celkem 11 otázek a jeho návratnost byla 190 kusů z celkového počtu 363 rozeslaných kusů, dotazníkového šetření se tedy zúčastnilo 52,34 % oslovených. Otázky byly zaměřeny na komunikaci a vhodnost systému Elektronické knihovny. Nejčastěji se o tomto systému zaměstnanci dozvěděli od gestorů Elektronické knihovny, kteří na sjednocení dat spolupracovali s týmem, jež projekt Elektronické knihovny realizoval, a většinou byli o tomto projektu informováni osobním sdělením, tj. ústně. Tento projekt byl realizován vedoucím odboru Personalistiky. Ten měl zajistit, aby se o projektu dozvěděli zaměstnanci hromadně. V tomto případě bych navrhovala, aby zaměstnance informoval ve spolupráci s odborem Komunikace. K této interní komunikaci by bylo nejvhodnější využít jako nástroj interní komunikace direct mail či tuto informaci šířit prostřednictvím intranetu. Direct mail by byl více účinný z toho důvodu, že většina změn se v této společnosti komunikuje e-mailem a zaměstnanci jsou 31

na tuto komunikaci již zvyklí. Intranet by byl pouze podpůrným nástrojem k řešení komunikace systému Elektronické knihovny. Na tento dotazník odpovědělo 42,11 % zaměstnanců, kteří se zařadili do věkové skupiny od 51-60 let. Z následujícího grafu je zřejmé, že systém Elektronická knihovna nevyhovuje respondentům, jež jsou zařazeni převážně ve věkové skupině 51 60 let. Zaměstnanci nad 51 let tvoří 36 % z celkového počtu zaměstnanců. Průzkum dokazuje, že je v této společnost třeba dbát na zvýšenou interní komunikaci při zavádění nových systémů. Interní komunikace je důležitá z důvodu objasnění například z jakých důvodů se nový systém zavádí, jaké přináší výhody a další. Graf 12 Spokojenost s Elektronickou knihovnou dle věkové skupiny 90 Spokojenost s Elektronickou knihovnou dle věkové skupiny počet zaměstnanců 80 70 60 50 40 30 20 10 ano ne 0 do 20 let 21-30 let 31-40 let 41-50 let 51-60 let nad 60 let věková skupina Tento projekt byl úspěšný z hlediska využívání Elektronické knihovny pro sdílení a získávání informací, neboť tento systém využívá 63,13 % z dotázaných zaměstnanců. Toto dokazuje, že Elektronická knihovna byla z hlediska jejího využívání zaměstnanci úspěšná. Avšak 36,83 % zaměstnanců využívá ke sdílení informací stále souborový systém Průzkumník či Total Commander. Méně úspěšnou byla realizace školení v systému Elektronické knihovny. Na intranetu společnosti byly k dispozici dokumenty, které byly určeny k prostudování, zaměstnanci 32

tak měli možnost zjistit, jak tato Elektronická knihovna funguje. Někteří zaměstnanci byli proškoleni přímo při spolupráci s gestory Elektronické knihovny, neboť s gestory třídili potřebné informace, které bylo potřeba prostřednictvím tohoto systému sdílet. Gestory Elektronické knihovny však bylo proškoleno pouze 15,79 % zaměstnanců. Prostřednictvím manuálu Elektronické knihovny, který byl vyvěšen na intranetu společnosti, se proškolilo 42,11 % zaměstnanců. Stejné procento zaměstnanců nebylo proškoleno vůbec. Graf dokazuje, že zájem o samostudium měli převážně respondenti, kteří dosahují věku od 21 let do 50 let. Respondenti zařazující se do skupiny nad 51 let nebyli převážně proškoleni vůbec. Graf 13 Proškolení zaměstnanců dle věkové skupiny 60 Proškolení zaměstnanců dle věkové skupiny 50 počet zaměstnanců 40 30 20 samostudium (manuál Elektronické knihovny) nebyl/a jsem proškolen gestor Elektronické knihovny 10 0 do 20 let 21-30 let 31-40 let 41-50 let 51-60 let nad 60 let věková skupina Vzhledem k tomu, že se společnost rozhodla nepořádat žádné oficiální školení systému Elektronické knihovny, bylo důležité, aby byly její principy efektivně komunikovány uvnitř organizace. Pokud by dále byli zaměstnanci přesvědčeni o tom, že tento systém je pro sdílený informací vhodný, promítlo by se to i v jejich postoji vůči tomuto systému Elektronické knihovny. 33

5 Závěr V projektu Elektronické knihovny se dosavadní složky uspořádaly důkladně a logicky. Zřídilo se jednotné úložiště dat, které je rozděleno dle jednotlivých oddělení, odborů a sekcí společnosti. Komunikace tohoto projektu byla velmi slabá. Velký počet zaměstnanců se o systému Elektronické knihovny dozvěděl osobním sdělením (ústně), a to převážně od gestorů Elektronické knihovny, kteří pro systém Elektronické knihovny shromáždili informace, jež bylo třeba sdílet pro celou společnost. Někteří zaměstnanci dále zjistili, že Elektronická knihovna je v provozu, tak, že se na intranetovém portále objevila nová záložka s názvem Elektronická knihovna. Elektronická knihovna je díky malé komunikaci rozšířena mezi zaměstnance jen velmi málo. Vzhledem k tomu, že zaměstnanci se k dokumentům dostanou i přes datová úložiště, ze kterých jsou dokumenty kopírovány do Elektronické knihovny, systém Elektronické knihovny nemusí využívat pro sdílení informací. Do datových úložišť se zaměstnanci dostávají přes souborový systém, kterým je například Průzkumník či Total Commander, což je pro ně ten nejpříjemnější způsob. Uvnitř společnosti by měla být při nasazování takového systému velmi silná komunikace mezi zaměstnanci, neboť 36 % zaměstnanců společnosti je ve věku nad 51 let, což je více jak 1/3 zaměstnanců. Tato věková skupina je již méně flexibilní a změnám či novinkách se přizpůsobuje hůře. Proto využívají takový způsob přístupu k informacím, jaký je jim důvěrně známý. Komunikace systému Elektronické knihovny měla být postavena na interní firemní komunikaci, kterou v této společnosti zajišťuje odbor Komunikace. Nejvhodnějším nástrojem interní firemní komunikace pro zprostředkování principů systému Elektronické knihovny je direct mail či intranet společnosti. E-mail je ve společnosti rozšířen zásadním způsobem. Přístup k e-mailové poště má každý zaměstnanec. Dále má každý zaměstnanec též přístup na intranet. V případě intranetu společnosti však není zaručeno, že ho zaměstnanci navštěvují pravidelně. Intranet by byl tedy vhodný jen jako podpůrný nástroj interní komunikace systému Elektronické knihovny. 34

Literatura Primární zdroje HOLÁ, J. Interní komunikace ve firmě. 1. vyd. Brno: Computer Press, 2006. 170 s. ISBN: 80-251-1250-0. HORÁKOVÁ, I. STEJSKALOVÁ, D., ŠKAPOVÁ, H. Strategie firemní komunikace. 2. vyd. Praha: Management Press, 2008. 254 s. ISBN: 978-80-7261-178-2. BROOKS, I. Firemní kultura. 1. vyd. Brno: Computer Press, 2003. 296 s. ISBN: 80-7226-763-9. VYSEKALOVÁ, J., MIKEŠ, J. Image a firemní identita. 1. vyd.. Praha: Grada Publishing, 2009. 192 s. ISBN: 978-80-247-2790-5. FORET M. Marketingová komunikace. 2. vyd. Brno: Computer Press, 2008. 451 s. ISBN: 80-251-1041-9. SVOBODA V., Public relations moderně a účinně. 2. vyd. Praha: Grada Publishing. 2009. 239 s. ISBN: 978-80-247-2866-7. ČEPS, a.s. Interní materiály projektu Elektronická knihovna. Praha: ČEPS, 2010. Sekundární zdroje ČEPS, a.s. Výroční zpráva 2011. Praha: ČEPS, a.s., 2012. s. 135. Internetové zdroje PAVLEČKA, Václav. MARKETINGJOURNAL.CZ. Nástroje interní komunikace [online]. 18.12.2008. 2008 [cit. 2012-05-24]. Dostupné z: http://www.mjournal.cz/cs/public-relations/interni-komunikace/nstroje-internkomunikace s317x493.html 35