KVALITA VE SLUŽEBNÍCH ÚŘADECH - strategie rozvoje úřadu Kulatý stůl MV a ČMA, 15.5.2019 Ing. Marek Pavlík, Ph.D. Už 29 let M.C.TRITON zlepšuje kvalitu řízení firem a úřadů
Obsah Inspirace z firem Trendy v řízení organizací a jejich strategie
1. MISE - POSLÁNÍ 2. VIZE 3. CÍLE 4. STRATEGIE 5. HODNOTY
MISE - POSLÁNÍ VIZE CÍLE STRATEGIE HODNOTY Proč existujeme? Jak chceme vypadat za 5-10 let? Čeho chceme dosáhnout? Jak toho chceme dosáhnout? Jaké máme nároky na lidi?
Metoda Balanced Scorecard (BSC) Strategický systém řízení organizací, který prakticky rozpracovává a převádí poslání, vizi a hodnoty organizace do strategie organizace a následně do specifických cílů, úkolů a do uceleného a srozumitelného souborů měřítek a ukazatelů finanční a nefinanční výkonnosti. Balanced Scorecard se poté zaměřuje na 4 prioritní oblasti realizace: Lidé Inovace, učení se, flexibilita a růst zahrnují jak vzdělávání zaměstnanců, tak budování kultury organizace, schopnost reagovat na změny a zlepšování procesů. V institucích založených na využití intelektuálních hodnot jsou lidské zdroje hlavním zdrojem inovace a růstu. Procesy Měřítka a ukazatele z této oblasti napovídají vedení o zdraví organizace, zda-li produkty a služby odpovídají požadavkům zákazníků. Klienti (uživatelé) Jak ukazuje praxe, instituce kladou čím dál tím větší důraz na budování kladných vztahů se zákazníkem. Spokojenost zákazníka je v dnešní době všeobecně mnohem důležitější faktor v organizační filosofii než kdykoliv dříve. Finance Včasná a přesná finanční data byla, jsou a vždy budou velmi důležitým aspektem řízení jakékoliv organizace. Aby organizace dosáhla svých cílů, je nutné brát větší ohled i na další oblasti související s financemi, a to například analýzu rizik aj.
Postup při tvorbě a implementaci strategie 1. Analýza dostupných zdrojů pro přípravu strategie: Vstupy z šetření mezi klienty (uživateli) služeb instituce Vstupy z šetření mezi zaměstnanci instituce Vstupy z provedeného auditu v instituce ve 4 sledovaných oblastí dle BSC Poslání a vize instituce Cíle instituce Strategické a legislativní dokumenty týkající se chodu instituce Priority vedení instituce 2. Stanovení strategie organizace strategické pilíře, strategické karty, cíle. 3. Akční plány pro každý pilíř strategie.
Strategické karty
Cíle
Stanovení cílů Primárním cílem této aktivity je pracovat se strategickými cíli instituce tak, aby si každý zaměstnanec instituce uvědomoval, jakým způsobem přispívá k jejich naplňování. Soubor měřítek (cílů) k jednotlivým opatřením budeme provazovat až na osobní cíle popřípadě KPI ukazatele pro jednotlivé zaměstnance. Pro dosažení požadovaného efektu je velmi vhodné tyto ukazatele hodnocení propojit s odměňováním zaměstnanců. Základní prvky metodiky pro tvorbu měřítek: Pro každé měřítko je určena (definována) stávající výchozí hodnota Pro každé měřítko je nastavena metodika měření (zjištění stávajícího stavu) Je nastavena cílová hodnota Ze strategické mapy je patrná vazba jednotlivých měřítek na procesy (opatření) Pro každé měřítko je určena odpovědná osoba, která zodpovídá za jeho dosažení
Akční plány Záměr Postup realizace Zodpovědná osoba za realizaci záměru Personální kapacita (včetně určení členů týmu pro realizaci záměru) Předběžný odhad finančních nákladů Projektová kapacita pro realizaci Kontrola plnění záměru Forma sběru dat pro vyhodnocení zpětné vazby 1. 2.
SW podpora
Inspirace z firem K čemu je strategie? K DOSAŽENÍ DEFINOVANÝCH CÍLŮ. STRATEGIE KONCENTRU JE ÚSILÍ NA DŮLEŽITÉ VĚCI. VĚDĚT A SJEDNOTIT, KAM SMĚŘUJEME - DOSAŽENÍ CÍLŮ - ŘÍZENÍ PRIORIT - NÁSTROJ K EFEKTIVITĚ - NÁSTROJ K ROZVOJI JEDNOTA = STANOVENÍ DOHODNUTÉHO POSTUPU PRAVIDEL MÁME SMĚR NEBO CÍL, KE KTERÉMU SE CHCEME DOSTAT A ZPŮSOB JEHO DOSAŽENÍ - A SVOJE DÍLČÍ KROKY MŮŽEME POROVNÁVAT, JESTLI JSOU V SOULADU. STRATEGIE JE CESTA VPŘED, NEJDEME DOPRAVA NEBO DOLEVA ALE VPŘED. SMĚŘOVÁNÍ FIRMY NUTNOST PRO ŘÍZENÍ ZDROJŮ. SPRÁVNÉ ROZHODOVÁNÍ K DOSAŽENÍ STŘEDNĚDOBÝCH A DLOUHODOBÝCH CÍLŮ BEZ ZBYTEČNÝCH ZMAŘENÝCH INVESTIC. ÚSPĚŠNÉ ORGANIZACE MAJÍ STRATEGII.
Inspirace z firem Chyby, které dělají organizace při tvorbě strategie? NENÍ ŠUPLÍK CHYBNÁ NEUVEDENA V PRAXI NEEXISTENCE NENÍ DOST PLNÍ JEN JEDNOTNOST - NEOCHOTA NEURČITOST, STRATEGIE JEDNODUCHÁ, KRÁTKO- PROSAZOVÁNÍ PŘIZNAT NEPOROZUMĚNÍ ABY JI POCHOPILI VŠICHNI NA VŠECH DOBÉ CÍLE, VĚNUJÍ SE OPERATIVĚ ÚTVAROVÝCH CÍLŮ PROTI CELOFIREMNÍM PROBLÉM - NEOCHOTA ŘÍCI NE - POTLAČOVÁNÍ NEKOMUNIKOVÁNÍ, NEDODRŽOVÁNÍ ODOSOBNĚNÍ SE CHYBY V KOMUNIKACI A PŘENOSU INFORMACÍ ÚROVNÍCH NESDĚLENÍ STRATEGIE VE VŠECH ROVINÁCH ORGANIZACE MANAGEMENT ZVOLÍ STRATEGII, KTERÁ NEUMOŽŇUJE VARIANTY. TO MŮŽE ZPŮSOBIT I ZÁNIK ORGANIZACE. STRATEGIE NENÍ SDÍLENÁ AŽ DOLŮ. JINÉHO NÁZORU - OBAVA O VLASTNÍ ŽIDLE JEN MARKETINGOVÉ PROHLÁŠENÍ. NEDODRŽOVÁNÍ PRAVIDEL.
Inspirace z firem Jaké témata v rámci strategie řešíme? 1) Rekapitulace výsledků, informací 2) Trh 3) SWOT analýza 4) Pojmy 5) Cíle 6) Zdroje a potřeby 7) Strategické drivery a akční plán
Inspirace z firem Jak postupujeme? 1. Tvorba strategie s vedením firmy (workshop) 2. Rozpracování strategie do středního managementu firmy cíle, drivery, akční plán (workshopy) 3. Konzultace při implementaci strategie 1x čtvrtletně po dobu 1 roku
Trendy v řízení organizací a jejich strategie Trendy v managementu jsou spojeny s vyhledáváním nových adaptivnějších a efektivnějších způsobů organizování společností. Proč? navýšit výkonnost, transformovat společnosti tak, aby byly agilnější a konkurenceschopnější, rychlejší ve svých rozhodovacích procesech. Trendy: HOLAKRACIE řízením v kruhu - skupinou lidí - kteří rozumí problému nejvíce a jsou za konkrétní oblast zodpovědní. OBLIQUITY - sebemotivované angažmá lidí v celé organizaci zdola, manažer zadá úkol a čeká, že na řešení si přijde podřízený sám. Hlavní úlohou manažerů je podporovat změnu, nastolit směr, ale nestát v cestě změnám a nesnažit se za každou cenu změnu řídit. SEBEŘÍZENÍ - využíván jedinečný talent každého zaměstnance, který je propojován s ostatními talenty do takových aktivit, které doplňují a posilují činnost pracovního kolektivu. Zaměstnanci lépe hospodaří s časem, přebírají na sebe osobní odpovědnost a jsou spoluzodpovědní za dosažení definovaného poslání. Pro každodenní naplňování své osobní mise i poslání vůči ostatním vynakládají obrovské úsilí a energii.
Závěrem Strategie umění vítězit z řeckého strategos, generál < stratos (vojsko, výprava) + agein, vést). Michael Porter - významný ekonom, autor řady koncepcí ve tvorbě strategií a profesor Harvard Business School. Strategie vymezuje území, ve kterém se společnost snaží být jedinečnou. Firma bez strategie je ochotna vyzkoušet cokoliv. Podstatou strategie je vybrat si, co nedělat.
Děkuji Vám za pozornost ING. MAREK PAVLÍK, PH.D. Ředitel strategie M.C.TRITON Místopředseda Klubu veřejné správy ČMA E-mail: pavlík@mc-triton.cz Mobil: 602 578 508 M.C.TRITON, spol. s r.o. Evropská 846/176a 160 00 Praha 6 www.mc-triton.cz