Operace s platbami (v 1.0) Pozn.: Níže popsaný návod je určen pro uživatele s rolí Administrátor, není-li uvedeno jinak. Přehled verzí a dat jejich vydání: 1) Operace s platbami (v 1.0) - ŠR 2017/18 vydáno k datu 24.10.2017 https://docs.google.com/document/d/1p4wzk2y34mllk1b_kspmkb9y7ymixphjrtis2hv4o0a/edit# 1/20
Obsah : Slovníček pojmů 2 1. Nastavení plateb 3 1.1 Nastavení typu plateb 3 1.2 Měna 3 1.3 Bankovní účet 3 1.4 Kategorie předpisů plateb 4 1.5 Nastavení osob 5 1.5.1 Příznak Je zákazník 5 1.5.2 Variabilní symbol 6 1.5.3 Preferovaný způsob platby 7 2. Evidence předpisů plateb 9 2.1 Zavedení nového předpisu platby 9 2.2 Informace o předpisu platby 11 3. Import plateb 15 3.1 Log importu plateb 17 4. Vytvoření příchozí/odchozí platby 18 5. Náhled na rodičovský portál 19 Rady a tipy 20 Slovníček pojmů Editační tužka VS SS.CSV Grid Na většině gridů, hned za filtry je dostupný editační tužka, po kliknutí lze údaje editovat inline v tabulce Variabilní symbol Specifický symbol Jednoduchý souborový formát (tzv. čárkou oddělené hodnoty). Unifikovaný formát souboru. Stránka v systému kde je tabulkový výpis informací - nejčastěji výpis seznam žáků např. Přijímací řízení > Přihlášení uchazeči ŠR 2017/2018 www.edookit.cz 2/20 https://docs.google.com/document/d/1p4wzk2y34mllk1b_kspmkb9y7ymixphjrtis2hv4o0a/edit# 2/20
1. Nastavení plateb Pro práci s platbami na instanci školy je nutné nejprve nastavit několik základních parametrů. 1.1 Nastavení typu plateb - Místo : Administrativa > Platby > Nastavení > Typ platby Jde o přednastavený číselník, ve kterém jsou základní typy plateb. Číselník je možné upravit skrz editační tužku nebo přes detail položky. Přednastaveny jsou tyto položky: hotovost bankovní převod kreditní karta šek 1.2 Měna - Místo : Administrativa > Platby > Nastavení > Měna Uživatelský číselník, kde jsou přednastavené základní měny. Pokud škole nějaká měna chybí, lze ji přidat přes tlačítko + a zadat požadované parametry k dané měně. 1.3 Bankovní účet - Místo : Administrativa > Platby > Nastavení > Bankovní účty Přes tlačítko + přidáme bankovní účet nebo účty školy. Tyto zaevidované účty pak můžeme přiřazovat k jednotlivým předpisům plateb, které budeme po osobách školy požadovat. ŠR 2017/2018 www.edookit.cz 3/20 https://docs.google.com/document/d/1p4wzk2y34mllk1b_kspmkb9y7ymixphjrtis2hv4o0a/edit# 3/20
Je nutné vyplnit tyto údaje: 1) Doplníme číslo bankovní účtu 2) Vybereme měnu - primární měna, ve které se budou evidovat platby k danému účtu 3) Organizace - zvolíme organizaci, ke které se účet váže 4) Priorita - slouží pouze k řazení zavedených bankovních účtů 1.4 Kategorie předpisů plateb - Místo : Administrativa > Platby > Nastavení > Kategorie předpisů plateb Pro přehled a kategorizaci plateb lze použít kategorie předpisů plateb. Jde o uživatelský číselník, který disponuje několika přednastavenými kategoriemi. Opět můžeme tento číselník jednoduše rozšířit pomocí tlačítka + a vytvořit nové kategorie. Zvolíme vhodný název a vybereme kategorii - zda půjde o předpis příchozího (škola požaduje po žácích platbu) nebo odchozího (škola posílá žákům platbu) typu. ŠR 2017/2018 www.edookit.cz 4/20 https://docs.google.com/document/d/1p4wzk2y34mllk1b_kspmkb9y7ymixphjrtis2hv4o0a/edit# 4/20
1.5 Nastavení osob Aby se dalo s platbami správně pracovat, je nutno nastavit několik parametrů k osobám. Pro lepší orientaci v modulu plateb jsme zavedli příznak ke každé osobě Je zákazník, který určuje, jestli se bude s danou osobou pracovat v modulu plateb či nikoliv. Dále pro roztřídění plateb je nutné nastavit variabilní symbol pro danou osobu. Jako třetí příznak lze ke každé osobě nastavit preferovaný způsob platby, který pak u předpisů i plateb bude automaticky předvybraný. Tyto 3 parametry lze nastavit ve stejném rozhraní, je proto výhodné je nastavovat najednou. Přes záhlaví sloupce lze nastavit stejnou hodnotu pro celý sloupec. 1.5.1 Příznak Je zákazník Tento příznak se nastavuje ke všem osobám jednotlivě. Je několik míst, přes které to lze nastavit: 1) V detailu každé osoby v záložce Osobní systémové údaje. ŠR 2017/2018 www.edookit.cz 5/20 https://docs.google.com/document/d/1p4wzk2y34mllk1b_kspmkb9y7ymixphjrtis2hv4o0a/edit# 5/20
2) Hromadně v Lidé - Žáci / Rodiče / Zaměstnanci / Všechny osoby, v nastavení sloupců si zpřístupníme sloupec Je zákazník a zapneme editační mód skrz tužku. 3) Hromadně v Platbách - Osobní platební údaje, po aktivaci editační tužky. 1.5.2 Variabilní symbol Tento příznak se nastavuje ke všem osobám jednotlivě. Je několik míst, přes které to lze nastavit. 1) V detailu každé osoby v záložce Osobní systémové údaje. ŠR 2017/2018 www.edookit.cz 6/20 https://docs.google.com/document/d/1p4wzk2y34mllk1b_kspmkb9y7ymixphjrtis2hv4o0a/edit# 6/20
2) Hromadně v Lidé - Žáci / Rodiče / Zaměstnanci / Všechny osoby, v nastavení sloupců si zpřístupníme sloupec Identifikace plateb (var. symbol) a zapneme editační mód skrz tužku. 3) Hromadně v Platbách - Osobní platební údaje, po aktivaci editační tužky. 1.5.3 Preferovaný způsob platby Tento příznak se nastavuje ke všem osobám jednotlivě. Je několik míst, přes které to lze nastavit. Jako způsob lze vybrat jednu z možností, kterou jsme nastavili v nastavení typu plateb (Kapitola 1.1). 1) V detailu každé osoby v záložce Osobní systémové údaje. 2) Hromadně v Lidé - Žáci / Rodiče / Zaměstnanci / Všechny osoby, v nastavení sloupců si zpřístupníme sloupec Identifikace plateb (var. symbol) a zapneme editační ŠR 2017/2018 www.edookit.cz 7/20 https://docs.google.com/document/d/1p4wzk2y34mllk1b_kspmkb9y7ymixphjrtis2hv4o0a/edit# 7/20
mód skrz tužku. 3) Hromadně v Platbách - Osobní platební údaje, po aktivaci editační tužky. ŠR 2017/2018 www.edookit.cz 8/20 https://docs.google.com/document/d/1p4wzk2y34mllk1b_kspmkb9y7ymixphjrtis2hv4o0a/edit# 8/20
2. Evidence předpisů plateb - Místo : Administrativa > Platby > Přehled předpisů plateb Nejjednodušší a nejpřehlednější místo pro práci s platbami a předpisy plateb je rozhraní. Přehled předpisů plateb, ze kterého lze vše pohodlně vytvářet. 2.1 Zavedení nového předpisu platby - Místo : Administrativa > Platby > Přehled předpisů plateb; skrz tlačítko + Použijeme v případě, kdy chceme předepsat určitou částku, kterou mají žáci/rodiče zaplatit škole. 1. Vyplníme všechny údaje. předvyplní se některé údaje - BÚ, kategorie, datum vyplňte kolonku pro požadovaný SS, pokud chceme dát rodičům SS pod kterým mají ŠR 2017/2018 www.edookit.cz 9/20 https://docs.google.com/document/d/1p4wzk2y34mllk1b_kspmkb9y7ymixphjrtis2hv4o0a/edit# 9/20
platby posílat. 2. Přidáme osoby do předpisu platby skrz šipku u Předepsáno. 3. Přes tlačítko + vybereme osoby. a. Pro usnadnění výběru použijeme různou kombinaci filtrů - třída - skupina / role / organizace b. Můžeme hromadně vybrat všechny vyfiltrované osoby (prostřednictvím filtrů v záhlaví) skrz tlačítko Vybrat vyfiltrované c. Hromadně skrz checkbox vybrat celý sloupec a vybrat d. Po jednotlivých osobách zvolit ty, které chceme vybrat 4. Přidáme k osobám výši poplatku, který po nich požadujeme. a. lze opět individuálně nebo hromadně přes záhlaví sloupce ŠR 2017/2018 www.edookit.cz 10/20 https://docs.google.com/document/d/1p4wzk2y34mllk1b_kspmkb9y7ymixphjrtis2hv4o0a/edit# 10/20
b. Automaticky se doplnily přednastavené údaje z předpisu nebo z osobního nastavení osob - měna, způsob platby, datum 2.2 Informace o předpisu platby Pod většinou čísel v gridu jsou drobné tečky, ty indikují nápovědu na daném čísle po najetí kurzorem myši. Na gridu je několik míst, kde lze kliknout a vyvolat příslušný formulář: 1. Klikem na šipku na začátku řádku, se dostaneme do nastavení předpisu platby. ŠR 2017/2018 www.edookit.cz 11/20 https://docs.google.com/document/d/1p4wzk2y34mllk1b_kspmkb9y7ymixphjrtis2hv4o0a/edit# 11/20
2. Klikem na souhrnném gridu se dostaneme do detailu předpisu platby. 3. Klikem na šipku ve sloupci Předepsáno a Počty lidí se dostaneme do nastavení předpisu platby, kde dále nastavujeme osoby a jejich poplatky. ŠR 2017/2018 www.edookit.cz 12/20 https://docs.google.com/document/d/1p4wzk2y34mllk1b_kspmkb9y7ymixphjrtis2hv4o0a/edit# 12/20
Jednotlivé sloupce v přehledu předpisu plateb a jejich význam: 1) Detail předpisu Klikem na šipku, skrz kterou se dostaneme do nastavení předpisu platby 2) Název Pojmenování předpisu platby Klikem na souhrnném gridu vede do detailu předpisu platby Údaje jsou zde rozděleny do dvou kategorii - základní informace a peněžní přehled 3) Kategorie Informace zda jde o příchozí či odchozí předpis 4) Kategorie předpisu platby Uživatelsky zvolená kategorie předpisu platby 5) Specifický symbol 6) Předepsáno Souhrn předepsaných plateb / souhrn přijatých plateb v daném předpise Barevné rozlišení přijatých plateb i. Červená - rozdíl předepsaných a přijatých plateb je menší než 0 (někdo stále dluží) ii. Zelená - rozdíl předepsaných a přijatých plateb je roven (všichni zaplatili předepsanou částku) iii. Oranžová - rozdíl předepsaných a přijatých plateb je menší než 0 (někdo zaplatil více než byla předepsaná částka) klikem na šipku se dostaneme do detailu předpisu platby, kde nadále vyberu osoby, které náleží k platbě ŠR 2017/2018 www.edookit.cz 13/20 https://docs.google.com/document/d/1p4wzk2y34mllk1b_kspmkb9y7ymixphjrtis2hv4o0a/edit# 13/20
7) Počet lidí v předpisu plateb celkový počet osob, které jsou přidány v předpise 8) Platby souhrn příchozích plateb / souhrn odchozích plateb v daném předpise klikem na šipku se dostaneme do detailu všech příchozích a odchozích plateb spojených s vybraným předpisem platby 9) Suma přijatých souhrn všech příchozích plateb klikem na šipku se dostaneme do detailu všech příchozích plateb, souvisejících s předpisem platby 10) Suma odchozích souhrn všech odchozích plateb klikem na šipku se dostaneme do detailu všech odchozích plateb, souvisejících s předpisem platby 11) Počty lidí počet vyřízených osob (počet osob, které přeplatili) / počet osob naplánovaných v předpise (počet osob, které nemají zadanou částku v předpise) klikem na šipku se dostaneme do detailu zadávání předpisu platby 12) Počet vyřízených rozepsaný počet vyřízených osob do samostatného sloupce 13) Počet nevyřízených rozepsaný počet vyřízených osob do samostatného sloupce 14) Počet přeplacených lidí rozepsaný počet vyřízených osob do samostatného sloupce ŠR 2017/2018 www.edookit.cz 14/20 https://docs.google.com/document/d/1p4wzk2y34mllk1b_kspmkb9y7ymixphjrtis2hv4o0a/edit# 14/20
3. Import plateb - Místo : Administrativa > Platby > Přijaté platby; tlačítko Importovat platby V importéru plateb podporujeme soubory z FIO a Komerční banky v přesném.csv formátu. 1) Klikneme na tlačítko Importovat platby. 2) Zkontrolujeme parametry, které jsou předvybrané a. Organizace - zvolíme ke které organizaci importujeme b. Párování - zvolíme zda chceme párovat dle VS a SS (automaticky předvybráno párování) 3) Nahrajeme soubor k importu - například tento 4) Vybereme první modré tlačítko 1.Nahraj soubor 5) V horní části okna se objeví informace co vše systém v souboru našel / nenašel a co se mu povedlo spárovat ŠR 2017/2018 www.edookit.cz 15/20 https://docs.google.com/document/d/1p4wzk2y34mllk1b_kspmkb9y7ymixphjrtis2hv4o0a/edit# 15/20
6) Systém předvybere zákazníky a předpisy plateb dle zadaných SS a VS v importovaném souboru. 7) Zkontrolujeme, jak se platby spárovaly, případně můžeme ručně změnit zákazníka nebo i předpis, prostým vybráním nebo pro urychlení vyhledávání začneme do výběrového boxu psát jméno žáka. 8) Po kontrole a případné ruční opravě, klikneme na tlačítko 2. Import, které provede import plateb do systému. 9) Po úspěšném importu dostáváme hlášku o správně dokončeném importu, případně vypsání chyb, které nastaly během importu. ŠR 2017/2018 www.edookit.cz 16/20 https://docs.google.com/document/d/1p4wzk2y34mllk1b_kspmkb9y7ymixphjrtis2hv4o0a/edit# 16/20
10) Importované platby jsou vidět na stránce Přijaté plateb, ale také v detailu napárovaného předpisu platby. 3.1 Log importu plateb - Místo : Administrativa > Platby > Log importu plateb Při importu plateb probíhá podrobné logování co, kdo a kdy importoval. Pokud chceme smazat jednotlivě naimportované platby, systém nám to nedovolí. Je nutné jít do logu importovaných plateb a smazat celý balík importu. Najdeme konkrétní import, který chceme smazat, v levé části označíme zaškrtávacím políčkem Klikneme na Volby Vybereme možnost Smazat Systém ještě jednou ověří zda opravdu chceme import smazat, společně s informací kolik navázaných plateb bude odstraněno Potvrdíme opět tlačítko Smazat Ze systému se smaže celý import včetně všech navázaných plateb ŠR 2017/2018 www.edookit.cz 17/20 https://docs.google.com/document/d/1p4wzk2y34mllk1b_kspmkb9y7ymixphjrtis2hv4o0a/edit# 17/20
4. Vytvoření příchozí/odchozí platby - Místo : Administrativa > Platby > Přijaté platby - Místo : Administrativa > Platby > Vydané platby - Místo : Administrativa > Platby > Přehled předpisů plateb (v detailu jednotlivého předpisu) Platby lze zadávat celkem na 3 místech v systému, všechny uvedeny o kousek výše. Postup jak zadat jednoduše příchozí nebo odchozí platbu: 1) Zvolíme tlačítko + nebo v detailu předpisu vybereme Přidat platbu. 2) Vyplníme všechny informace o platbě, které chceme. Které nutně musí být zadané aby se platba propsala správně - Datum, Částka, Měna, Typ, Zákazník. Je dobré vyplnit i předpis platby, pro jasnou identifikaci platby, jak pro školu, tak pro rodiče. Ostatní položky není nutné vyplňovat. 3) Zmáčknutím tlačítka Uložit vytvoříme platbu. ŠR 2017/2018 www.edookit.cz 18/20 https://docs.google.com/document/d/1p4wzk2y34mllk1b_kspmkb9y7ymixphjrtis2hv4o0a/edit# 18/20
5. Náhled na rodičovský portál Pro přehled učitelů připojujeme i několik příkladů, jak sekce plateb vypadá na straně rodiče. Lze se také připojit na demo instanci, kde si tento příklad můžete prohlédnout (viz Rady a tipy). 1) Náhled na dítě, které má vše zaplacené - Jakub Sláma: rodič si může předpis rozkliknout, a vidí v detailu spárované platby taktéž vidí informace, co a kam s jakými čísly má zaplatit platby bez předpisu se zobrazují jako neidentifikované platby v horní části je zobrazení průběhu plateb (tzv. progressbar), který barvou říká, v jakém stavu jsou platby za dané dítě. Zelená = vše zaplaceno, Modrá = zbývá něco uhradit Obr. Rodičovský portál - sekce platby ŠR 2017/2018 www.edookit.cz 19/20 https://docs.google.com/document/d/1p4wzk2y34mllk1b_kspmkb9y7ymixphjrtis2hv4o0a/edit# 19/20
2) Náhled na dítě, které nemá zaplacený předpis platby za školné - Eva Slámová: Rady a tipy 1) Návod na manuál byl vytvořen na demo instanci a lze si jej projít z učitelského pohledu na webové adrese: https://skola-demo-login.edookit.net/ a) Přístupové údaje na instanci pro roli administrátora: administrator / 1234 b) Přístupové údaje na instanci pro roli učitele: ucitel / 1234 2) Návod na manuál byl vytvořen na demo instanci a lze si jej projít z rodičovského pohledu na webové adrese: https://skola-demo.edookit.net/ a) Přístupové údaje na instanci pro roli rodič: rodic / 1234 b) Přístupové údaje na instanci pro roli student: student / 1234 3) Pokud jsou pod čísly v gridu drobné tečky, znamená to, že po najetí myši na dané číslo se zobrazí doplňující informace, co dané číslo vyjadřuje 4) Importované platby nelze smazat jednotlivě. Je nutné odmazat celý importovaný balík plateb najednou skrz rozhraní log importu plateb ŠR 2017/2018 www.edookit.cz 20/20 https://docs.google.com/document/d/1p4wzk2y34mllk1b_kspmkb9y7ymixphjrtis2hv4o0a/edit# 20/20