EXCEL 2007 II. část 3. Obrázky a grafy 4. Revize a komentáře Zpracoval: Ing. Pavel branšovský pro potřebu VOŠ a SŠSE Volně použito podkladů z "Microsoft Office EXCEL 2007, Petr Broža, Roman Kučera, edice Extra PC 2010 1
3. Obrázky a grafy 3.1. Vkládání obrázků Do dokumentu Excelu můžeme vkládat různé grafické objekty, nejčastěji obrázky. Ať už se jedná o kreslenou grafiku či fotografie, můžeme využít soubory uložené v PC nebo na webu. 1. Přepněte kartu Vložení ave skupině Ilustraceklepněte na tlačítko Vložit 2. Vyhledejte požadovaný obrázek v PC a potvrďte tlačítkem Vložit Potřebujeme li obrázek vyměnit za jiný, klepneme na něj pravým tlačítkem a z místní nabídky vybereme Změnit orázek. Nyní můžeme vyhledat jiný obrázek, kterým se stávající nahradí. Obrázek se vloží do dokumentu ve své původní velikosti. Pokud jej potřebujeme upravit je zde možnost jej zvětšit či zmenšit. 1. Označte obrázek tak, že na něj klepneme 2. Nevidíme li obrázek celý, najděte pomocí oposuvníků pravý dolní roh 3. Myší ho uchopíme a tažením upravíme velikost. Tip: Budeme li chtít obrázek smazat, jednoduše jej označíme a stiskneme klávesu DEL. Obrázek se samozřejmě vymaže jen z dokumentu. 2
3.2. Úpravy obrázků Označíme li obrázek vložený z dokumentu, objeví se okolo něj další rámeček a další ovládací prvky. Pokud uchopíme myší obrázek uprostřed, můžeme jej přetáhnout na libovolné místo v dokumentu. chopíme li myší puntíkv některém z rohů, můžeme měnit jeho velikost. V případě zeleného puntíku nad obrázkem budeme jeho tažením obrázkem otáčet. Poklepáním na obrázek (Dvojitým kliknutím) zobrazíme na pásu karet kartu Formát, která se vztahuje k označenému obrázku a nabízí všechny základní úpravy. Ve skupině Upravit najdeme nastavení pro Jas a Kontrast. Stačí když klepneme na příslušné tlačítko a z rozbaleníé nabídky vybereme požadovanou změnu (např. Jas na + 30%). Obrázek vložený do dokumentu Excelu nemá žádný rámeček a může oproti jiným tabulkám působit jako pěst na oko. Můžeme jej ale graficky zarámovat apod. díky připraveným stylům. 1. Označte obrázek polepáním 2. Na kartě Formát ve skupině Styly obrázků si pomocí tlačítka Více rozbalíme nabídku připravených stylů 3. Po výběru požadovaného stylu ihned uvidíme změnu. Pokud se nám nelíbí, můžeme vyzkoušet jiný z nabídky stylů. 3
3.3. Pokročilé úpravy obrázku Poklepáním na obrázek označíme a zároveň aktivujeme na pásu karet kartu Formát. Následně můžeme provádět další úpravy obrázku. Ve skupině Styly obrázků si všiměte tlačítka Tvar obrázku. Rozkliknutím nabídky tohoto tlačítka totiž můžete obrázek velmi rychle oříznout do různých tvarů. Velmi snadno si pak připravíte efektní prvky pro náš dokument. Obrázek totiž můžeme oříznout např. do tvaru šipky apod. Detailnímu nastavení a úpravám obrázku se dostaneme, pokud na něj klepneme pravým tlačítkem a z místní nabídky vybeteme Formát obrázku. Pro zrušení všech dosavadních úprav klepněte na záložku Obrázek a následně na tlačítko Původní nastavení obrázku Pro ohraničení obrázku čarou klepněte na záložku Barva čáry, zvolte Plná čára a vyberte požadovaný odstín po klepnutí na tlačítko Barva. Klepnete li na záložku, Styl čáry, můžeme u položky Šířka určit tloušťku čáry v bodech TIP: V Excelu si můžete s vloženými obrázky skutečně pohrát. Přepneme li se na záložku Prostorový efekt, můžete si velmi detailně určit, jak má být obrázek zpracován do plastické podoby. Vyzkoušejte si tyto možnosti na nějakém obrázku, Pokudse vám výsledek nebude zamlouvat, stačí klepnout na tlačítko Obnovit. 4
3.4. Vytvoření grafu Základem pro vytvoření grafu jsou číselné hodnoty, připravené v tabulce Excesu. Pro jednoduchý případ si vezměme řadu čísel. Může se jednat třeba o teploty za celý rok. Díky grafu můžeme sledovat, jak se v průběhu roku vyvíjí mnohem lépe než u pohých čísel. 1. Do libovolného sloupce zapište číselné hodnoty, které slouží jako zdrojová data pro vytvoření grafu 2. Označte buňky s vyplněnými hodnotami 3. Přepněte na kartu Vložení a ve skupině Grafy klepněte na tlačítko Sloupcový 4. Z nabídky vyberte podobu sloupcového grafu Dalším příkladem může být kruhový graf, který může dobře znázorňovat procenta z nějakého celku. Pro příklad si vezměme výsledky průzkumu, zda lidé chtějí volit. 1. Do prvního sloupce napište soupisky vysvětlující číselné hodnoty(např. zůčastní se, nezůčastní se, neví) 2. Do druhého sloupce zapíšeme údaje vyjadřující procenta z celku (kupříkladu 48, 28, 24) 3. Na kartě Vložení klepněte ve skupině Grafy na tlačítko Výsečový 4. Z nabídky vybereme podobu výsečového grafu 5
3.5. Typy grafů Excel nabízí celou řadu různých grafů, které se hodí pro odlišné účely. Vždy záleží na typu informací, které potřebujeme prezentovat. Chcemeli mít přehled nad tím, které včechny podoby mohou grafy mít, přepněte kartu na kartu Vložení a klepněte na malé tlačítko Vytvořit graf Zobrazí se dialogové okno s nabídkou všech typů grafu: sloupcové grafy jsou vhodné pro znázornění změn dat za časové období nebo pro znázornění porovnání položek Spojnicové grafy umožňují zobrazení souvislých dat v čase a jejich srovnání společnou stupnicí. Jsou proto ideální pro zobrazení trendů v datech ve stejných intervalech Výsečové grafy zobrazují velikost položek jedné datové řady v poměru k součtu položek této řady. Hodí se ke znázornění procentuálního poměru vzhledem k celku Pruhové grafy jsou obecně vhodné pro porovnání položek Plošné grafy zvýrazňují velikost změny v průběhu času a lze je použít k upoutání pozornosti na celkovou hodnotu trendu XY bodové grafy zobrazují vztahy mezi číselnými hodnotami v několika datových řadách nebo vykreslují dvě skupiny čísel jako jednu řadu souřadnic XY 6
TIP: Pro grafickou změnu grafu můžeme využít styly. Označíme li graf poklepáním, objeví se karta Návrh, kde si můžeme vybrat z připravených stylů. 3.6. Úpravy grafů Máme li vložen graf do dokumentu, můžete jej přizpůsobit potřebám dokumentu. Nejjednodušší úpravou je změna rozměru grafu na stránce tu můžete provést obdobně jako úpravu rozměru obrázku. Označte graf klepnutím. Uchopte roh rámečku kolem grafu, držte stisknuté tlačítko myši a tažením zvolte velikost grafu. Při změnách velikosti grafu dávejte pozor na čitelnost číselných údajů a grafu a v legendy (tedy vysvětlivkám). Obdobným způsobem můžeme změnit i velikost legendy. Některé prvky grafu je možné měnit pomocí místní nabídky, kterou vyvoláme klepnutím pravým tlačítkem nad požadovaným prvkem. Místní nabídka je odlišná podle toho, nad kterým prvkem ji vyvoláme, protože u každého prvku můžeme měnit jiné parametry. Označíme li určitý prvek grafu poklepáním a najedeme na něj myší, ukazatel myši se změní na křížek. To symbolizuje, že můžeme daný prvek přesunout: 1. Označte libovolný prvek grafu 2. Najeďte myší nad rámeček okolo požadovaného prvku, pokud se ukazatel myši nezmění na křížek 3. Klepněte levým tlačítkem a držte jej stisknuté, tažením myši pak prvek můžeme přemístnit na požadovanou pozici. 7
3.7. Pokročilé úpravy grafu Označíme li graf, objeví se na pásu karet karty Návrh, Rozložení a Formát. Tyto karty se vztahují pouze k úpravám grafu. Funkce. Funkce karty na kartě Návrh: Typ umožňuje změnit vybraný typ grafu za jiný Data Otevře okno aplikace Excel pro změnu zdrojových dat Rozložení grafu zda můžeme zvolit typ rozložení prvků grafu, konkrétně názvu grafu, legendy, popisků a grafických prvků Styly grafů podobně jako obsahuje Word styly pro většinu prvků dokumentu, grafy nejsou výjimkou; můžeme zvolit předpřipravené barevné schéma grafu. Karta Rozložení nabízí pokročilejší funkce úprav grafu. Klepneme li na kartě Rozložení na tlačítko Vložit, můžeme do grafu vložit obrázek, tvar nebo textové pole. Skupina Popisky nabízí rozšířené možnosti úprav názvu grafu popisků a legendy. Ve skupině Osy můžeme zakázat změnit zobrazení os grafu, případně upravit mřížku grafu, která napomáhá určit přesnou hodnohu sloupce grafu. Karta Formát nabízí možnost rozšířených úprav vzhledu grafu, využít můžete styly tvaru: 1. Označte graf a přepněte se na kartu Formát 2. Ve skupině Styly tvaru rozklikněte nabízenou galerii stylů a vyberte si z nabízených 8
3.8. Diagramy a schémata Někdy dokáže jediná šipka vysvětlit více než odstavec textu. Názornost dokumentu je proto dobré umocnit použitím schémat. K tomu však potřebujeme různé šipky, obdélníky, popisky a další prvky: 1. Přepněte se na Kartu Vložení 2. Ve skupině Illustrace klepneme na tlačítko Tvary 3. Z nabídky vybereme požadovaný tvar 4. Klepněte kurzorem myši na místo, kam chceme vložit požadovaný tvar, ale ponechte stisknuté tlačítko 5. Tažením zvolíme velikost tvaru Dále můžeme s tvarem opět zacházet obdobně jako s obrázkem, většina funkcí je dostupná na kartě Formát, která se objeví, pouze pokud je označen vložený tvar. Podobnému účelu jako tvar slouží i SmartArt, který rovněž najdeme ve skupině Illustrace. SmartArt nám může pomoci velmi rychle vytvořit téměř libovolný diagram či schéma. V dialogovém okně vybereme nejdříve vlevo typ schématu. Pod každou záložkou je připraveno několik typů diagramů či schémat, které se po dvojkliknutí myší automaticky vloží do dokumentu. Jednotlivé prvky schématu můžeme přidávat, mazat, zvětšovat, zmenšovat, přesouvat, měnit barvy apod. Všechny ovládací prvky pro tyto změny najdeme na kartě Návrh, která se objeví, pouze pokud označíme vložené schéma SmartArt myší. 9
3.9. Klipart Klipart je volně použitelný grafický prvek, který má něco symbolizovat. Můžeme jej vyhledávat pomocí klíčových slov a použít například ve firemních dokumentech. V zásadě se jedná o účelovou gafiku (dnes již i fotografie), kterou můžeme ihned vložit do dokumentu, aniž by jsme ji museli složitě malovat nebo hledat na webu. Zároveň si nemusíme dělat starosti s autorskými právy, kliparty jsou volně k dispozici zdarma. Excel ve verzi 2007 navíc obsahuje možnost automatického vyhledávání klipartů přímo na serveru Microsoftu, databáze klipartů je tak poměrně obsáhlá, přitom ale nezabírá místo ve vašem počítači. 1. Přepněte se na kartu Vložení 2. Klepněte na tlačítko Klipart ve skupině Illustrace. V pravé části obrazovky se objeví ukotvené plovoucí okno Klipart 3. Do políčka Hledat zadejte klíčové slovo a klepněme na tlačítko Hledat. Při prvním vyhledání se vás Excel zeptá, zda chcete zároveň prohledávat i databázi serveru Microsoftu. Pokud jste připojeni k internetu, potvrďte tlačítkem Ano 4. Klepněte na požadovaný klipart, ten se vloží do dokumentu na místo textového kurzoru. TIP: S vloženým klipartem můžete dále pracovat zcela ve shodě jako s obrázkem. Můžeme tedy měnit jeho velikost, umístění i další parametry. Pokud chceme osvěžit nudné firemní dokumenty, mohou vám kliparty značně usnadnit práci. 10
TIP: Aplikace Word 2007 nabízí více možností pro vytvoření textů pomocí WordArt. Do Excelu jej ale můžeme jednoduše zkopírovat (CTRL+C, CTRL+V) a následně jej zde i libovolně upravovat 3.10. Ozdobné texty WordArt Nudné firemní tabu můžeme pro účely prezentace oživit ozdobnými nápisy, které lze velmi snadno vytvořit pomocí funkce známe jako WordArt známé z Wordu. Postupujeme takto: 1. Přepneme kartu Vložení a ve skupině Text klikneme na tlačítko WordArt 2. Vybereme si z nabízených okrasných písem 3. Do dokumentu se vloží textový rámeček, do kterého vepíšeme potřebný text S textovým rámečkem WordArt můžeme dále pracovatobdobně jako s obrázkem. Není tedy problém jej přesunout, zmenšit, otočit apod. Zároveň můžeme text upravitpomocí funkcí formátování textu. 1. Označte text rámečku WordArt myší 2. Přepněme na kartu Domů a vybereme si velikost písma ve skupině Písmo 3. Můžeme změnit barvu písma i pozadí 4. Můžeme změnit řez písma (tučné, kurtzíva, podtržené 5. Ve skupině Odstavec můžeme změnit zarovnání (vlevo, vpravo, na střed, do bloku) 11
3.11. Symboly a znaky Kromě běžného textu a číslic budete možná občas potřebovat vložit do tabulek symboly, matematické výrazy či jiné nestandardní znaky. Naštěstí znaková sada fontů Windows obsahuje snad všechny myslitelné znaky a Excel je dokáže bez problémů použít. 1. Vybeteme buňku, do které chceme znak vložit 2. Klepněme na kartu Vložení a ve skupině text klepněte na tlačítko Symbol 3. Pomocí posuvníku vyhledáme požadovaný symbol a klepneme na tlačítko Vložit 4. Další symboly najdete pod záložkou Speciální znaky Každý znak je definován i číselným kódem. Díky tomu můžeme znaky psát zkráceně, pokud stiskneme klávesu Levý Alt, ponecháme jej stisknutý a na numerické klávesnici vyťukáme příslušný číselný kód. Použít můžeme i klávesové zkratky v kombinaci s Pravým Altem, ty ale nefungují vždy a za všech okolností. TIP: Pokud chcete rychle zjistit, jaký má určitý znak kód, můžeme se při vkládání znaku podívat do políčka Kód znaku. Pokud jako sadu vyberete ASCII (desítkově), zobrazí se zde číselný kód, který funguje v kombinaci s klávesou Levý Alt. Musíte ale kód na začátku doplnit nulami tak, aby měl dohromady čtyři znaky. Takže např. kód 128 vyťukejte jako 0128 12
4. Revize a komentáře 4.1. Sledování změn a revize Budete li spolupracovat na vytváření dokumentu s více lidmi, využijte pro sledování změn funkcí revizí. Díky této funkci je možné zaznamenat, kdo které úpravy v dokumentu provedl a případně je schválit (přijmout) nebo naopak zamítnout. V dokumentu tak zůstává více verzí: stav před úpravami a po úpravách. Změny jsou v dokuentu vyznačeny různou formou (například jako bublinková nápověda), současně můžeme dokument opatřit komentáři. Nejprve je třeba zapnout sledování změn: 1. Přepněte se na kartu Revize a ve skupině změny klepněte na tlačítko Sledování změn 2. Vyberte Zvýraznit změny 3. Zatrhněte volbu Sledovat změny během úprav a potvrdíme OK Od teďka se budou všechny změny zaznamenávat. Zkuste s takto zapnutými revizemi přepsat nějakou buňku. Přepsaná buňka se označí barevným rámečkem, a pokud ji označíte a chvíli počkáte, objevi se v bublinkové nápovědě zapsaná změna. TIP: Chcete li k určité buňce přidat komentář, označte danou buňku a na kartě Revize ve skupině Komentář klepněte na tlačítko Nový komentář. Objeví se rámeček, do kterého můžeme vepsat libovolný text. 13
4.2. Přijmutí a odmítnutí změn Pokud máme zapnuté sledování změn, jak je popsáno v radě 4.1. Sledování změn a revize, můžeme jednotlivé změny potvrdit nebo naopak zamítnout. Díky tomu můžeme rozhodnout o finální úpravě dokumentu a neustále mít přehled nad změnami více spoluautorů. 1. Přepněte kartu Revize 2. Ve skupině Změny klepneme na tlačítko Sledování změn 3. Vybereme položku Přijmout či zamítnout změny a v následném dialogu to potvrdíme tlačítkem OK 4. Nyní vám budou nabízeny jednotlivé změny jedna po druhé a) můžeme jednotlivé změny schvalovat či odmítat tlačítky Přijmout a Zamítnout b) můžeme jednotlivé změny schvalovat či odmítat tlačítky Přijmout vše respektive Zamítnout vše Práci si můžeme usnadnit tím, že schválíme změny od jednoho konkrétního spoluautora. Stačí když ve třetím kroku viz výše zatrhneme pouze volbu Kdo a z rozevírajícího se seznamu vybereme požadovaného spoluautora dokumentu. TIP: Stejně tak je možné zatrhnout zde volbu Kde a po klepnutí na tlačítko vpravo od této položky myší označit oblast, kde chceme změny potvrdit či naopak odmítnout. 14
4.3. Komentáře Kromě revizí a sledování změn můžeme při vytvářeném dokumentu společně s více autory používat tzv komentáře, ve kterých píšeme poznámky pro ostatní. Stejně dobře je ale můžeme použít jako poznámky pro vlastní potřebu. Komentář můžeme napsat ve kterékoliv buňce tabulky: 1. Označte buňky, ke které chcete přidat komentář 2. Přepněte se na kartu Revize a klepněte ve skupině Komentář na tlačítko Nový komentář 3. U vybrané buňky se objeví bublina (rámeček), do jíž můžeme napsat lbovolný text TIP: Bublinu s komentářem můžete přetáhnout na libovolné místo dokumentu. Automaticky se protáhne šipka od bubliny až k buňce, které se komentář týká. Chcete li komentář smazat, vyberte buňku s komentářem a klepněte na tlačítko Odstranit na pásu karet. Buňky opatřené komentářem jsou označeny barevně zvýrazněným pravým růžkem. Spolupracuje li více autorů, jsou komentáře autorů označeny různými barvami. Standardně jsou komentáře skryté a objeví se, pouze pokud vyberete buňku s komentářem. Pak se ukáže ona bublina s textem. Můžeme si je ale ponechat zobrazit všechny komentáře najednou. Stačí když klepnete na tlačítko Zobrazit všechny komentáře. 15
4.4. Kontrola pravopisu Připravujeme li větší tabulku, velmi špatně se v ní budou hledat pravopisné chyby. Dokonce ještě mnohem hůře než v plynulém textu. 1. Ve většině případů je kontrola pravopisu ve všech aplikacích sady Microsoft Office velmi snadná. Stiskneme tlačítko F7 a s pomocí zobrazeného dialogového okna nebo podokna úloh projdeme soubor nebo položku, na které pracujeme. 2. Chceme li zkontrolovat celý aktivní list včetně hodnot buňek, komentářů buňek, vložených grafů, textových polí, tlačítek, záhlaví a zápatí. klepneme dovnitř listu, který upravujeme. Nejsou kontrolovány uzamčené listy, vzorce a text vyplývající ze vzorců, zkontroluje aplikace pouze obsah tohoto řádku. 3. Jestliže chceme zkontrolovat pouze určitou část textu, vybereme požadovaný text TIP: Chcete li vybrat buňky, které nejsou u sebe, označte první z nich (případně oblast buněk), stiskneme klávesu CTRL a postupně označíme další buňky kdekoliv v tabulce. 16
4.5. Automatické opravy Pomocí funkce Automatické opravy můžeme opravovat překlepy či nesprávný pravopis a vkládat symboly a jiné krátké texty. Funkce Automatické opravy má ve výchozím natavení seznam obvyklých chyb pravopisů a symbolů. Tento seznam však můžeme upravit a vyvarovat se tak častých překlepů: 1. Klepněte na tlačítko Office a potom klepněte na tlačítko Možnosti aplikace Excel 2. Klepněte na položku Kontrola pravopisu a mluvnice 3. Klepněte na tlačítko Možnosti automatických oprav 4. Na kartě Automatické opravy musí být zaškrtnuté políčko Nahrazovat text při psaní 5. Do pole Nahrazovat zadejte slovo nebo slovní spojení, které píšete často chybně, například obvkle 6. Do pole Čím zadejte slovo správně, v tomto případě obvykle a klepněte na tlačítko Přidat. TIP: Jestliže povolíme automatickou kontrolu pravopisu, můžeme v Excelu klepnout pravým tlačítkem myši na slovo, které často píšeme nesprávně, a přidat je přímo do seznamu Automatické opravy. 17
4.6. Překlad textů Pomocí funkce Zdroje informací můžeme přeložit jednotlivá slova nebo krátké fráze pomocí dvojjazyčných slovníků nebo přeložit celý dokument pomocí webových služeb strojového překladu. 1. Na kartě Revize stiskněte příkaz Přeložit 2. Pokud používáte překladatelské služby poprvé, nainstalujte je klepnutím na tlačítko OK dvojjazyčné slovníky a povolte překladatelské služby v podokně úloh Zdroje informací 3. Chcete li změnit jazyky používané pro překlad, vyberte v podokně úloh Zdroje informací v části Překlad zdrojový a cílový jazyk překladu. Chcete li například překládat z angličtiny do slovenštiny klepneme z na možnost Angličtina (USA) a v seznamu Do na možnost Slovenština 4. Proveďte jednu z následujících operací: Chcete li přeložit konkrétní slovo, stiskněte klávesu ALT a klepněte na slovo. Výsledky se zobrazí v podokně úloh Zdroje informací v části Překlad Chcete li přeložit krátkou frázi, vyberte slova, stiskněte klávesu ALT a klepněte na vybrané položky. Výsledky se zobrazí v podokně úloh Zdroje informací v části Překlad Chcete li přeložit slovonebo frázi, zadejte je do pole Hledat a poté klepněte na tlačítko Spustit hledání. 18