Uživatelská příručka - Outlook Web App (OWA)
Obsah Úvod... 3 Webový přístup OWA... 3 Přihlášení... 3 Odhlášení... 4 Příjem a odesílání pošty... 4 Vytvoření nové zprávy... 5 Adresář... 5 Úkoly... 7 Kalendář, schůzky a rezervace místností... 8 Sdílené kalendáře... 9 Autorizace sdílení kalendáře... 10 Přijetí sdíleného kalendáře přes potvrzovací email... 11 Povolení sdílení schránky... 11 Sdílené adresáře... 11 Přijmutí sdíleného adresáře... 12 Automatická odpověď... 12 Technická podpora... 13 2
Úvod Na nový e-mail Biologického centra se lze připojit také přes webové rozhraní (OWA) nebo mobilní telefon. Tento email podporuje populární Office novinky jako sdílení kalendáře a rozvrhů místností. Veškeré změny se projevují ihned, tzn., pokud si v mobilním telefonu přidáte do kalendáře schůzku, je okamžitě viditelná v Outlooku či webovém rozhraní. Přístup k emailovému účtu přes webové prohlížeče Internet Explorer 8+, Chrome, Safari, Firefox 4+ Podporuje plnohodnotně klienty Outlook 2010 / 2013 Podpora IMAP přístupu k email schránce Přístup k vlastnímu a globálnímu adresáři Plánování schůzek Sdílení kalendáře distribuce volného času Sdílení adresářů ve stromu pošty E-mail a kalendář Webový přístup OWA Cloudová e-mailová adresa Microsoft Exchange Maximální prostor 50 GB / uživatel 25 MB pro mail Webový klient s plnou funkcionalitou Pro uživatele jsou dostupné schránky o velikosti 2 50 GB. Do jaké kategorie patříte, Vám sdělí vedoucí úseku, v závislosti na individuálních potřebách, popřípadě správce Exchange. Poštovní schránka nesmí být zbytečně přetěžována neuchovávejte v ní nevyžádanou poštu, ani duplicitní přílohy. Webový přístup OWA Přihlášení Otevřete stránku https://email.bc.cas.cz/owa, kde vyplňte doménu, své uživatelské jméno a heslo. Např.: Username: bcav\jmenoxx, kde jmenoxx je přiděleno administrátorem a je totožné s uživatelským jménem pro přihlášení do systému Verso. Password: je rovněž přiděleno administrátorem. Je nutné, abyste si oba údaje zapamatovali, případně si je uložili na vhodném místě. Přihlašovací obrazovka 3
Tato webová adresa je přístupná odkudkoliv, tedy i z domova. Po přihlášení se zobrazí aplikace poštovní schránky. Způsob zobrazení v defaultním nastavení je na hlavní obrazovce do sloupců, kdy směr doprava určuje hloubku událostí. S e-mailovým účtem můžeme nyní pracovat téměř plnohodnotně, jako s klientem Outlook, vzhled i funkcionalita je velice podobná. Seznam dostupných funkcí a porovnání s Outlookem je k nahlédnutí zde: http://blogs.technet.com/b/mconeill/archive/2013/08/29/outlook-2013-vs-owa-2013.aspx Ve stavové liště v horní části obrazovky naleznete upozornění na události, přepínání mezi poštou, kalendářem, adresářem (Lidé), úkoly, informacemi o profilu a nastavením. Stavová lišta Odhlášení Klikněte na svoje jméno v horním rohu vpravo a zvolte Odhlásit. Aby bylo odhlášení kompletní a bezpečné, je nutné zavřít celý prohlížeč ne jen dané okno. Odhlášení Příjem a odesílání pošty V prvním sloupci naleznete strom pošty (Doručná, Odeslaná, Koncepty ). V druhém sloupci pak už samotné zprávy z dané kategorie a v posledním sloupci pak obsah konkrétní zprávy (uvedené rozložení můžete změnit v Nastavení zobrazení viz tlačítko Nastavení v pravém horním rohu). 4
Vytvoření nové zprávy Klikněte v levém horním rohu na položku nový e-mail. V posledním sloupci se vám objeví okno pro zadání. Při doplňování pole Komu vám bude pomáhat našeptávač, který doplňuje kontakty s adresáře Exchange, nebo z již uložených kontaktů. Po zadání části požadovaného jména vám systém nabídne odpovídající možnosti. Podobně lze vyplnit adresáty i do pole Kopie. Můžete si ještě doplnit pole Skrytá kopie. To vám umožní poslat zprávu na další adresy, aniž by o tom zbývající příjemci věděli. Pro doplnění tohoto pole musíte kliknout na tlačítko v záhlaví formuláře nové zprávy a potom na řádek zobrazit skrytou kopii. Doplníte název zprávy do pole Předmět a dále samozřejmě text zprávy. K dispozici je i nastavovací řádek pro formátování textu a vzhledu stránky. Můžete přidat libovolný soubor jako přílohu tím, že kliknete na tlačítko VLOŽIT a dále postupujete obvyklým způsobem. Kompletní zprávu odešlete kliknutím na tlačítko Odeslat. Vytváření nové zprávy Vytváření nové zprávy můžete přerušit nebo ukončit stisknutím tlačítka ZAHODIT v záhlaví zprávy nebo stisknutím klávesy Esc. Adresář Ve stavové liště přepnete na záložku Lidé. Zobrazí se vám adresář s vlastními kontakty a s kontakty Exchange. Kontakty Exchange odpovídají aktuálnímu stavu uživatelských účtů vytvořených na novém poštovním serveru. Po kliknutí na konkrétní osobu se v třetím sloupci zobrazí podrobnosti o záznamu. V adresáři také naleznete místnosti a skupiny pro hromadnou korespondenci. 5
Adresář Kliknutím na tlačítko nový vlevo nahoře můžete vytvořit ve svém adresáři nový kontakt nebo skupinu kontaktů. Nová položka Po stisknutí tlačítka vytvořit kontakt zadáte základní údaje, jako jméno, příjmení, e-mailová adresa. Případně můžete doplnit další údaje ve formuláři. Kontakt uložíte pomocí tlačítka ULOŽIT v horní části formuláře. 6
Nový kontakt Pokud chcete vytvořit novou skupinu adres, kliknete na tlačítko vytvořit skupinu. Zadáte nejprve název skupiny. Do pole Členové: zadáváte postupně požadované členy skupiny. I zde vám systém po zadání části jména nabídne možné varianty. Případně do pole napíšete konkrétní e-mailovou adresu. Uložíte pomocí tlačítka ULOŽIT v horní části formuláře. Nová skupina Úkoly Ve stavové liště jsou dostupné i úkoly. Rozdělení je opět do tří sloupců. Tlačítkem nový úkol vlevo nahoře můžete přidat nový úkol. V otevřeném formuláři vyplníte název úkolu termín dokončení a 7
případně poznámku. Pokud klinete na tlačítko zobrazit více podrobností, můžete zadat navíc např. termín připomenutí a další zobrazené parametry. Záznam uložíte tlačítkem ULOŽIT. Vytvoření úkolu Kalendář, schůzky a rezervace místností Přes webové rozhraní si také můžete jednoduše zaznamenávat aktivity, domlouvat schůzky a rezervovat místnosti. Rezervaci provedete v sekci Kalendář, kde kliknete na tlačítko nová událost. Zobrazí se nové okno pro zadání požadovaných údajů. 8
Kalendář - nová událost Po vyplnění názvu Události, Místa a Účastníků kliknete na tlačítko ODESLAT. Správce místnosti Vám může rezervaci potvrdit nebo zrušit v případě kolizí a jiných priorit. O stavu Vaší žádosti budete automaticky informováni e-mailem. Tento proces se děje jen v případě žádosti o místnost z rozsahu rezervačních místností. Do pole Místo však můžete vyplnit libovolný vlastní údaj. Pokud neuvedete účastníky, přidáte si tak pouze událost do Kalendáře. V případě přizvání účastníků se pak záznam v Kalendáři označuje jako schůzka. Sdílené kalendáře Pracovníci mohou sdílet své kalendáře přímo pomocí Outlook Web App. Před samotným zvolením práv musíte nejdříve nadefinovat, který uživatel bude mít přístup do Vašeho kalendáře. Sdílený může být pouze hlavní kalendář. Pro otevření Vašeho kalendáře jděte do stavového menu vpravo nahoře a zvolte Kalendář". Poté jděte do MOJE KALENDÁŘE" na levé straně a pravým tlačítkem myši klikněte na Kalendář" pro otevření vyskakovacího menu a poté klikněte na sdílet kalendář". 9
Sdílení kalendáře Autorizace sdílení kalendáře Zadejte e-mailovou adresu uživatele, se kterým chcete sdílet kalendář do pole "Sdílet s:". Jakmile bude uživatel přidán, můžete mu zvolit patřičná práva. Pro potvrzení žádosti o sdílení kalendáře pak jednoduše klikněte na "Odeslat". Sdílení kalendáře 10
Přijetí sdíleného kalendáře přes potvrzovací email Když se přihlásíte do OWA, uvidíte příchozí e-mail od uživatele, který s Vámi sdílí své kalendáře. Přijmutí sdílení kalendáře potvrdíte kliknutím na "PŘIDAT KALENDÁŘ" a zobrazí se Vám na levé straně pod "OSTATNÍ KALENDÁŘE". Klikněte na sdílený kalendář a otevřete ho. Sdílené kalendáře můžete otevřít také kliknutím pravým tlačítkem myši na "OSTATNÍ KALENDÁŘE", a poté na "otevřít kalendář". Povolení sdílení schránky Pro sdílení přístupu na Váš účet klikněte pravým tlačítkem myši na název účtu a zvolte "oprávnění ". Následně se Vám zobrazí okno s možnostmi. Sdílené adresáře Sdílení adresářů s ostatními uživateli musíte upřesnit na konkrétním adresáři. Autorizovaný uživatel pak musí sdílený adresář přijmout. 11
Oprávnění ke složce Klikněte na ikonu + pro přidání uživatele, se kterým chcete sdílet adresář a zadejte jeho jméno či e- mailovou adresu. V poli "Úroveň oprávnění" si zvolte práva, která chcete uživateli poskytnout. Například "Editor". Klikněte na "ok" pro potvrzení zvoleného. Přijmutí sdíleného adresáře Uživatel, kterému byla poskytnuta oprávnění pro sdílení adresáře, si je musí přidat v Outlook Web App. Pro tuto akci klikněte pravým tlačítkem myši na e-mailový účet a zvolte "přidat sdílenou složku". Zadejte název účtu prvního uživatele, který sdílí adresář. Automatická odpověď Pro případ nepřítomnosti můžete nastavit automatickou odpověď, kterou obdrží odesílatelé zpráv zaslaných na vaší adresu podle vámi zadaných parametrů. Můžete zadat období, po které bude automatická odpověď odesílána. Můžete zadat jiný text odpovědi pro odesílatele (zaměstnance) z poštovního serveru BC a jiný text odpovědi pro externí odesílatele (případně můžete automatickou odpověď externím odesílatelům omezit nebo neposílat vůbec). Parametry automatické odpovědi zadáte tak, že kliknete na tlačítko Nastavení automatické odpovědi. vpravo nahoře a zvolíte řádek Nastavit 12
Automatická odpověď Technická podpora V případě nejasností nebo problémů jsou pro Exchange k dispozici tito správci: Správce Exchange: Ladislav Götz - gotz@bc.cas.cz tel: 3710 Server administrátor; zálohy a obnovy; správce Exchange: Jiří Marek marek@bc.cas.cz tel: 5019 13