Rezervace zdrojů Rezervaci místnosí / zdrojů naleznete v modulu Kalendář v levém sloupečku pod záložkou "Rezervace místností / zdrojů". Page 1
Vytvoření místnosti / zdroje pro rezervace Novou místnost / nový zdroj mohou vytvořit manažeři od pozice M1 a asistentky. Vytvoření zdroje je velice snadné. Kliknutím si otevřete záložku "Rezervace místností / zdrojů" (1). Po rozbalení záložky klikněte na "Vytvořit novou místnost / zdroj" (2). Otevře se Vám nové dialogové okno, kde novou místnost / zdroj definujete v záložce "Základní informace" (3), zadáním požadovaných údajů (Město, Ulice a č.p. a Název místnosti / zdroje). Název místnosti / zdroje je velmi důležitý, neboť pod tímto názvem se Vám bude zdroj zobrazovat v seznamu zdrojů. Doporučujeme tedy pečlivě volit jméno, které daný zdroj bude nejvíce specifikovat. Např. TOKOVO 7.patro - zelená jednačka, nebo Ruby House, kancelář Jan Novák M1. Rezervace zdrojů můžete využívat i pro rezervaci dataprojektorů nebo roll-upů. V tomto případě napište do názvu zdroje například Dataprojektor - M1_Silvie Klausová. Pokud máte základní informace o Zdroji nastaveny, klikněte na záložku Povolení uživatelé (4), kde je nutné definovat, kteří uživatelé budou mít na tuto místnost / zdroj možnost dělat rezervace. Page 2
V záložce "Povolení uživatelé" definujte, kteří uživatelé mají právo dělat rezervace na danou místnost / zdroj. Můžete zadávat jednotlivé osoby psaním Příjmení a jména do kolonky, nebo použít přednastavenou nebo Vámi vytvořenou skupinu (alias). Nastavení potvrdíte kliknutím na Uložit. Page 3
Žádost o přístup ke zdroji Pokud manažer vytvoří místnost /zdroj rezervace a Vy do něj nemáte přístup, můžete požádat o přístup k místnosti / zdroji rezervací kliknutím na "Žádost o přístup k místnosti / zdroji" (1). V novém dialogovém okně (2) vyberte Město a Ulici, kde se místnost / zdroj rezervace nachází a v kolonce "Zdroj" vyberte nabízené místnosti / zdroje. Svou žádost potvrdíte kliknutím na "Odeslat žádost". Page 4
Potvrzení žádosti o přístup k místnosti / zdroji Pokud záložka "Rezervace místností /zdrojů" obsahuje novou žádost o přístup ke zdroji, barevně se zvýrazní. Page 5
Po otevření záložky "Rezervace místností / zdrojů", která obsahuje novou žádost se u zdroje, kterého se nová žádot týká zobrazí "červený trojúhelníček"(1), který informuje, že o přístu na tento zdroj někdo žádá. Kliknutím na "červený trojúhelníček" se Vám zobrazí nové okno ve kterém můžete žádost o přístup povolit nebo zamítnout. V záložce "Žádosti o přístup" se Vám zobrazí aktuální žádosti. Máte možnost přístup k tomuto zdroji povolit kliknutímna "Povoit přístup" (1) nebo zamítnout kliknutím na "Odmítnout"(2). Nastavení potvrdíte kliknutím na "Uložit" Page 6
Po potvrzení žádosti se zdroj rezervace zobrazí u toho kdo o něj žádal ve složce Rezervace zdrojů a může s tímto zdrojem začít pracovat. Vytvoření rezervace Rezervaci vytvoříte velmi snadno. Při zadávání aktivity do kalendáře klikněte na ikonu "křesla" v okně podrobnosti událostí. Page 7
V novém dialogovém okně klikněte na "Přidat místnost /zdroj k události" (1) a zobrazí se Vám kolonka pro vyhledání vhodné místnosti / zdroje pro Vaši událost. Pomocí šipky (2) zobrazíte rolovací menu s nabídkou místností / zdrojů pro rezervaci. Po vybrání místnosti /zdroje se Vám zobrazí kolonka, zda je daná místnost / zdroj dostupný na daný termín (3). Kliknutím na "Přidat místnost / zdroj k události" potvrdíte zvolenou rezervaci, pro danou aktivitu. Po potvrzení se zobrazí přidaná místnost / zdroj k události. Kliknutím na "Uložit" nastavení události potvrdíte. K jedné události je možné přidat více místností /zdrojů. Page 8
Místnosti / zdroj je již obsazen Pokud je vybraná místnost / zdroj na daný termín již obsazen, zobrazí se informace, že pokud tento zdroj k události přesto přidáte, budete zařazen do fronty. Pokud se místnost / zdroj uvolní, bude automaticky vytvořena rezervace. Rezervaci nebo rezervaci ve frontě můžete kdykoli u události odebrat. Page 9
Pomocí ikon u jednotlivých aktvit máte dokonalý přehled na které aktivity máte vytvořené rezervace na místnosti /zdroje. "zatržítko v zeleném kroužku" (1) znamená, že rezervace je potvrzena a je platná. Pokud je u aktivity "křížek v červeném kolečku" (2) je rezervace na pro tuto aktivitu zařazena do fronty. Pokud se místnost / zdroj uvolní, automaticky se stav zaktualizuje a zobrazí se zelená ikonka s zatržítkem. Tip: Pokud hledáte pro schůzku nový termín, nemusíte přepínat mezi náhledem na kalendář místností / zdrojů a Vašim kalendářem, aby jste našli volný termín u Vás i v dané místnosti / zdroji. Pokud máte u aktivity zadanou rezervaci na Vámi vybranou místnost /zdroj, tak stačí když si přesunete aktivitu tahem myší na Váš volný termín v kalendáři a ikonka o stavu rezervace Vás bude okamžitě informovat zda je Vámi zvolená místnost /zdroj na daný termín volný (zobrazí se ikonka zatržítka v zeleném kolečku). Pokud rezervace nemůže být potvrzena, tedy místnost, nebo zdroj není na požadovaný termín volný, tak k přesunu aktivity na nový termín nedojde a budete informování hláškou ze systému. Pokud se chcete zařadit do fronty na rezervaci pro daný termín a místnost, odeberte rezervaci z aktivity, přesuňte aktivitu na nový termín a poté vytvořte novou rezervaci. Page 10
Editace rezervace Rezervaci můžete editovat přímo z okna podrobností aktivity kliknutím na "křesílko" Otevře se Vám editační okno rezervací, kde můžete zkontrolovat stav rezervace, nebo ji odebrat kliknutím na "Odebrat"(1). Můžete také k dané události přidat další rezervaci kliknutím na "Přidat místnost /zdroj k události"(2). Page 11
V případě, že jste zdávali rezervaci do fronty, při editaci se zobrazí hláška s informací kolikátí v pořadí jste. Zde si můžete kontrolovat zda se pro Vás zdroj uvolnil, nebo jste stále ve frontě a na kterém místě. Kalendář místnosti / zdroje Seznam Vám dostupných místností /zdrojů pro rezervace naleznete v záložce Rezervace místností /zdrojů (1) Zde si můžete kliknutím na název zdroje otevřít kalendář zdroje a podívat se, kdy je volný termín. Aktivity v kalendáři zdroje není možné přidávat. Editovat na jiný termín můžete Page 12
pouze Vaši rezervaci a to přetažením na nový termín. Tato změna termínu rezervace aktivity na nový termín se Vám projeví i ve Vašem kalendáři. U rezervací v kalendáři místnosti /zdroje se zobrazují ikonky "zelené zatržítko" (1), které informuje, že rezervace je potvrzená a platná. Pokud je u rezervace "číslo v červeném kolečku"(2), toto informuje o pořadí ve frontě čekající na uvolnění místností /zdroje na daný termín. Jakmile se místnost /zdroj na požadovaný termín uvolní, automaticky se stav rezervace aktualizuje. Správa místnosti / zdroje Standardně jsou místnosti / zdroje řazeny podle abecedy. Kliknutím na ikonku "hvězdičky", můžete zdroj přidat do oblíbených a bude se Vám řadit mezi prvními. Pokud je zdroj přidán mezi oblíbené, je hvězdička obarvena na žluto.(1). Page 13
Modrá ikonka i (2) slouží ke správě místnosti / zdroje. Kliknutím se zobrazí nové okno pro správu zdroje. V případě, že jste správce místnosti / zdroje můžete údaje o zdroji editovat v záložce "Základní informace". Správcovství zdroje můžete delegovat na asistentku nebo kolegu kliknutím na "Předat správcovství zdroje" (2), kde v dialogovém okně vyberete nového správce zdroje. Pokud již zdroj není aktuální, může správce zdroje celý zdroj včetně všech rezervací smazat kliknutím na "Odstranit místnost / zdroj" (3) V záložce "Povolení uživatelé" můžete editovat kdo má přístup pro vytvoření rezervace na daný zdroj. Page 14