Přehled nejčastějších zjištění z komplexních kontrol uskutečněných v období 2. pololetí roku 2015 Finanční kontrola Směrnice neobsahuje úplné postupy pro provádění předběžné kontroly při správě veřejných příjmů a řízení veřejných výdajů. První fáze předběžné kontroly při řízení veřejných výdajů nebyla provedena před vznikem závazku, ale až po obdržení faktury nebo po uskutečnění nákupu za hotové, bylo porušeno ustanovení 13 vyhl. č. 416/2004 Sb., kterou se provádí zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole), ve znění pozdějších předpisů. Provedení druhé fáze předběžné kontroly, ve smyslu ustanovení 14 vyhl. č. 416/2004 Sb., kterou se provádí zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole), ve znění pozdějších předpisů, nebylo u pokladního dokladu doloženo. Nadbytečně byl kontrolován výběr hotovosti z banky do pokladny organizace. Neprovádět nadbytečně předběžnou řídící kontrolu při správě veřejných příjmů podle vyhl. č. 416/2004 Sb., kterou se provádí zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole), ve znění pozdějších předpisů. Účetnictví Vnitřní směrnice jsou podepisovány s datem, které nepředchází dni účinnosti nebo platnosti uvedené směrnice. Ve směrnici Účtování kurzových rozdílů nebyly stanoveny zásady pro přepočet cizích měn na českou a obráceně. Při vyúčtování záloh poskytnutých na pracovní cestu v cizí měně a výpočtu kurzu nebylo postupováno podle příslušných ustanovení 183 zákoníku práce. Při účtování o nákladech na pořízení drobného dlouhodobého hmotného majetku není účtováno podle pravidel stanovených v bodu 6.3.1. Českého účetního standardu pro některé vybrané účetní jednotky č. 710 - Dlouhodobý nehmotný majetek a dlouhodobý hmotný majetek. Organizace účtuje chybně převzetí pořízených zásob na sklad. Při účtování o zásobách není postupováno ve smyslu Českého účetního standardu pro některé vybrané účetní jednotky č. 701 - Účty a zásady účtování na účtech a č. 707 - Zásoby. U účetních dokladů, kterými jsou pořizovány zásoby, o nichž je účtováno způsobem B - tj. do přímé spotřeby, není doloženo, kdo tyto zásoby převzal a je odpovědný za spotřebu k účelu, za jakým byly pořízeny. Zaúčtování nákladů za školení zaměstnanců na chybně zvolený syntetický účet - porušeno ustanovení 33 vyhl. č. 410/2009 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro některé vybrané účetní jednotky, ve znění pozdějších předpisů, a dále ustanovení 24 odst. 2 písm. j) zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů. Náklady na ochranné pomůcky pro zaměstnance, preventivní lékařskou prohlídku a školení pro zaměstnance organizace, nejsou zaúčtovány podle ustanovení 33, odst. 2) písm. d) vyhl. č. 410/2009 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro některé vybrané účetní jednotky, ve znění pozdějších předpisů, na položku A.I.16., tj. syntetický účet 527 - Zákonné sociální náklady, na který se podle ustanovení 24 odst. 2 písm. j) zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů. Chybně účtovány náklady na cestovní výdaje dětí - žáků školy. U účetních dokladů není podrobnější zdůvodnění účetní operace, podklady, výpočty, souvztažný účetní doklad, přeúčtovává se částka za jaké období a proč atd. účetními doklady nelze doložit průkazně skutečnosti, o kterých se účtuje, dochází tak k porušování ustanovení 11 zák. čís. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů. Není zajištěna průkazná návaznost 1
účetního dokladu k dalším účetním transakcím (k dalším účetním zápisům) ani vazba mezi jednotlivými položkami účetního dokladu a na ně navazujícími účetními zápisy. Provádění zaúčtování a oprav na účetních dokladech není doloženo, je nesrozumitelné a neúplné, nepřehledné, došlo k porušení ustanovení 8 zákona čís. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů. Organizace účtovala na účty, které nejsou uvedeny v účtovém rozvrhu vydaném organizací pro příslušný rok. Došlo tak k porušení ustanovení 14 zák. čís. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, kde je stanoveno, že na podkladě směrné účtové osnovy jsou účetní jednotky povinny sestavit účtový rozvrh, v němž uvedou účty potřebné k zaúčtování všech účetních případů a k sestavení účetní závěrky v dané účetní jednotce. Při kontrole správnosti zaúčtování pořízeného majetku nebo služeb na nákladových účtech, bylo zjištěno několik druhů chybného zatřídění vynaložených nákladů a tedy použití - syntetický účet 501, 518, 513, 527, 549. Syntetické účty k účtování nákladů nejsou používány podle obsahového vymezení uvedeného ve vyhlášce čís. 410/2009 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro některé vybrané účetní jednotky, ve znění pozdějších předpisů. Náklady na pořízení JDDHM byly chybně zaúčtovány na nákladový účet 558 - Náklady z drobného dlouhodobého majetku, došlo k porušení ustanovení bodu 3.7. Českého účetního standardu pro některé vybrané účetní jednotky čís. 710 - Dlouhodobý nehmotný majetek a dlouhodobý hmotný majetek. Náklady na pořízení DDHM byly zaúčtovány na syntetický účet 518 - Ostatní služby, došlo k porušení ustanovení bodu 6.3.1 Českého účetního standardu pro některé vybrané účetní jednotky čís. 710 - Dlouhodobý nehmotný majetek a dlouhodobý hmotný majetek. Inventarizace majetku a závazků Inventurní soupisy nebyly sestaveny se všemi náležitostmi, tak jak je uvedeno v ustanovení 8 vyhlášky č. 270/2010 Sb., o inventarizaci majetku a závazků. V názvosloví inventurních soupisů nebyly používány názvy účtů podle účtového rozvrhu platného pro příslušné účetní období. Nebyla jmenována komise pro dokladovou inventarizaci. Porušeno ustanovení 4 vyhlášky č. 270/2010 Sb., o inventarizaci majetku a závazků. Plán inventur pro rok 2014, který je uveden v Pokynech k provedení řádné inventarizace za rok 2014 neobsahuje seznam inventurních soupisů a dodatečných inventurních soupisů, které mají být sestavovány v rozsahu účtových skupin, v rozsahu inventarizačních položek nebo v rozsahu seskupení inventarizačních položek podle ustanovení 8 odst. 1 písm. b) vyhl. č. 270/2010 Sb., o inventarizaci majetku a závazků. Nebyly sestaveny seznamy inventurních soupisů s náležitostmi podle ustanovení 8 bod 1) výše uvedené vyhlášky, které mají být prověřeny dokladovou a fyzickou inventurou. V dokumentu nebyly uvedeny údaje o předpokládaném okamžiku zahájení a ukončení jednotlivých inventur. V plánu inventur po rok 2014 nebyl správně stanoven okamžik, ke kterému se zjišťují skutečné stavy majetku, došlo k porušení ustanovení 5 odst. 4 vyhl. č. 270/2010 Sb., o inventarizaci majetku a závazků. Provedení inventury účtů 021, 022 a 031 bylo stanoveno dokladově, přitom se jedná o hmotný majetek, který podle ustanovení 6 uvedené vyhlášky, musí být inventarizován fyzicky. Dokladová inventura nebyla provedena u některých syntetických a analytických účtů, které sice měly na konci rozvahového období nulový zůstatek, ale v průběhu účetního období měly pohyb jak na straně Má Dáti tak na straně Dal. Organizace tak nemůže podle ustanovení 29 odst. 3 zák. č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, prokázat provedení inventarizace u veškerého majetku a závazků po dobu 5 let po jejím provedení. Inventurní soupis SÚ 031 Pozemky byl sestaven, ale nebyl doložen výpisem z evidence katastru nemovitostí. Dokladovou inventurou nebyla odsouhlasena existence vlastnictví v listu vlastnictví u katastrálního úřadu, čímž organizace porušila ustanovení 7 vyhlášky č. 270/2010 Sb., o inventarizaci majetku a závazků. Kontrolou materiálů předložených k provedení inventarizací za rok 2014 nebyl zjištěn žádný dokument, který by prokazoval uskutečnění proškolení členů dílčích inventarizačních komisí. Došlo tím k porušení vlastní směrnice o inventarizaci. 2
Chybně provedená dokladová inventarizace SÚ AÚ 321 10 Dodavatelé, nebyly popsány rozdíly mezi skutečně zjištěným stavem a stavem k rozvahovému dni, došlo tak k porušení ustanovení 8 odst. 2 písm. g) vyhl. č. 270/2010 Sb., o inventarizaci majetku a závazků. Nebylo provedeno odsouhlasení skutečně zjištěných stavů jednotlivých dílčích inventarizačních komisí na účetní stavy k rozvahovému dni. K inventarizační zprávě nebyl doložen seznam všech inventurních soupisů, zápisů a závěrů. V inventarizační zprávě chybí rekapitulace jednotlivých účtů s porovnáním skutečných stavů zjištěných inventarizací se stavy v účetní evidenci k rozvahovému dni, tj. k 31. 12. 2014. Jako součást inventarizační zprávy má být podle ustanovení 2 bod e) vyhlášky č. 270/2010 Sb., o inventarizaci majetku a závazků, zpracován seznam všech inventurních soupisů, dodatečných inventurních soupisů nebo zápisů. Neúplně provedená dokladová inventura účtů 381 a 384, chyběla rekapitulace po jednotlivých dokladech, byla přiložena sestava s účetními zápisy, ze kterých nebylo zřejmé, o jaké doklady se jedná. Inventurní soupisy musí obsahovat zjištěné skutečnosti tak, aby bylo možno zjištěný majetek a závazky jednoznačně určit. Inventarizace drobného dlouhodobého hmotného majetku byla prováděna podle jednotlivých místností, ale organizace neprovedla porovnání součtu hodnot jednotlivých DIK na účetní stav k rozvahovému dni. Cestovné Chybné provedení vyúčtování občerstvení na zahraniční pracovní cestu, nebyl správně použit směnný kurz valut vyhlášený ČNB v době zahájení pracovní cesty, bylo porušeno ustanovení 183 zák. čís. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů. Chybně provedené vyúčtování stravného - nebylo kráceno za poskytnutá hlavní jídla - porušeno ustanovení 170 zák. č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů. Při vyúčtování pracovní cesty nebyly uváděny údaje dle skutečnosti. Banka a zaúčtování bankovních operací Organizace při účtování o převodech finančních prostředků mezi vlastními bankovními účty nepoužívá vždy syntetický účet 262 - Peníze na cestě, který je k tomuto účelu zřízen - viz ustanovení 25 písm. f) vyhl. čís. 410/2009 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro některé vybrané účetní jednotky, ve znění pozdějších předpisů. Evidence pohledávek, závazků a jejich zaúčtování Některé příjmy jsou účtovány přímo na výnosové účty organizace nebo se hradí některé výdaje a účtují přímo z nákladů organizace bez předchozího zaúčtování vzniku pohledávky nebo závazku vůči odběrateli nebo fyzické osobě, dodavateli nebo poskytovateli nějaké služby, případně zaúčtování úhrady zálohy poskytnuté dodavateli. Organizace nepoužívá vždy k účtování o krátkodobých pohledávkách nebo závazcích ustanovení 32 vyhl. č. 410/2009 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro některé vybrané účetní jednotky, ve znění pozdějších předpisů. Některé zálohy na dodávku služeb nebo majetku jsou zaúčtovány sice na správný SÚ 314 krátkodobé poskytnuté zálohy, ale dále pomocí SÚ 321 dodavatelé, se účtuje o předpisu závazku vůči dodavateli. V podvojném účetnictví představuje záloha pouze zúčtovací vztah u plátce pohledávku, u příjemce závazek, který nemá přímý dopad na účetní výsledek hospodaření ani na základ daně. Účetním případem je až úhrada zálohy v hotovosti nebo na účet. Poskytnutí zálohy účtovat na základě bankovního výpisu (314/241) a teprve až po obdržení dodavatelské faktury nebo vyúčtování zálohy zaúčtovat závazek vůči dodavateli a vyúčtovat zálohu (321/314 + 5xx/321). 3
Fondy - rezervní, odměn, investic, kulturních a sociálních potřeb Organizace chybně účtuje o odvodu investičního fondu zřizovateli, porušeno ustanovení bodu 7.4. Českého účetního standardu pro některé vybrané účetní jednotky č. 704 - Fondy účetní jednotky. Fond kulturních a sociálních potřeb nebyl vytvořen podle ustanovení 2 odst. 1 vyhl. č. 114/2002 Sb., o fondu kulturních a sociálních potřeb, ve znění pozdějších předpisů, převod vytvořeného fondu nebyl uskutečněn v plné výši. Pokladna Ve vnitřní směrnici pro pokladní činnost je chybně stanovené pravidlo pro vyúčtování poskytnuté zálohy, chybí stanovení pravidla pro zastupování pokladní, úschovu klíčů a přepravu hotovosti, nejsou uvedena pravidla manipulace s hotovostí cizí měny. Nebylo účtováno o cizí měně ve valutové pokladně, porušeno ustanovení 4 odst. 12 zák. č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů. Organizace dále porušila ustanovení 14 uvedeného zákona o účetnictví, neboť nesestavila účtový rozvrh, ve kterém by uvedla účty potřebné k zaúčtování všech účetních případů a k sestavení účetní závěrky v dané účetní jednotce. Jako vkladatel peněžní hotovosti není uvedena konkrétní osoba, jedná se o příjem od šesti žáků, kteří nejsou jmenovitě uvedeni. Personální oblast Není vedena evidence doby přestávky v práci na jídlo a oddech tak, aby bylo zřejmé, že tuto přestávku zaměstnavatel zaměstnanci poskytuje v trvání nejméně 30 minut, dle ustanovení 88 odst. 1 a odst. 3 zákona číslo 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů. Vysoké nedočerpání dnů řádné dovolené z předchozího roku. Zaměstnavatel je povinen čerpání dovolené zaměstnanci určit tak, aby dovolenou vyčerpal v kalendářním roce, ve kterém zaměstnanci právo na dovolenou vzniklo, ledaže v tom zaměstnavateli brání překážky v práci na straně zaměstnance nebo naléhavé provozní důvody. Ve vnitřním platovém předpise je uvedeno, že se organizace řídí nařízením vlády čís. 469/2002 Sb., katalog prací (v kontrolovaném období roku 2014 a roku 2015). Toto nařízení bylo od 1. 10. 2010 nahrazeno novým nařízením vlády čís. 222/2010 Sb., o katalogu prací ve veřejných službách a správě. Organizace neměla stanovena pravidla pro určení platového tarifu v rámci rozpětí nejnižšího až nejvyššího platového stupně příslušné platové třídy určeným zaměstnancům ve smyslu ustanovení 6 nařízení vlády č. 564/2006 Sb., o platových poměrech zaměstnanců ve veřejných službách a správě, ve znění pozdějších předpisů. Při zápočtu praxe pro stanovení platového stupně nebylo postupováno v souladu s ustanovením 4 odst. 5 písm. a) nařízení vlády č. 564/2006 Sb., o platových poměrech zaměstnanců ve veřejných službách a správě, ve znění pozdějších předpisů. Zařazení zaměstnanců do platového stupně nebylo provedeno v souladu s ustanovením 4 odst. 7 písm. a) nařízení vlády č. 564/2006 Sb., o platových poměrech zaměstnanců ve veřejných službách a správě, ve znění pozdějších předpisů. Chybně zpracovány náplně práce zaměstnanců. Chybně uvedená doba čerpání mateřské dovolené. Při stanovení příplatku za vedení nebylo postupováno v souladu s ustanovením 124 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů. Zaměstnanec zařazený v 5. platové třídě neměl přiznán příplatek za vedení z nejvyššího platového tarifu té platové třídy, do které je zařazen (v daném případě 5. platové třídy, 12 platový stupeň, tj. 14 140 Kč), náležel stanovit příplatek v minimální výši 5 %, tj. 707 Kč měsíčně, porušeno ustanovení 124 zákoníku práce. U zaměstnanců, kterým byl určen zvláštní způsob platového tarifu podle ustanovení 6 nařízení vlády č. 564/2006 Sb., o platových poměrech zaměstnanců ve veřejných službách a správě, ve znění 4
pozdějších předpisů, není tato skutečnost uváděna na platovém výměru. Při stanovení výše zvláštního příplatku při kratší pracovní době nebylo postupováno dle ustanovení 80 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů. Zaměstnanci os. č. 11 byl chybně stanoven zvláštní příplatek v jiném rozpětí, než je stanoveno v ustanovení 8 odst. 2 skupiny I. nařízení vlády č. 564/2006 Sb., o platových poměrech zaměstnanců ve veřejných službách a správě, ve znění pozdějších předpisů. Školská dokumentace Porušeno ustanovení 60 odst. 11 zákona č. 561/2004 Sb., o předškolním, základním, středním, vyšším odborném a jiném vzdělávání (školský zákon), ve znění ve znění pozdějších předpisů. Toto ustanovení ukládá řediteli školy stanovit náhradní termín pro vykonání zkoušek nejpozději do 1 měsíce po řádném termínu. V některých rozhodnutích o přijetí či nepřijetí ke vzdělávání v prvním ročníku střední školy je chybně uvedena lhůta pro podání odvolání 3 dny od doručení rozhodnutí. Dle ustanovení 60 odst. 19 zákona č. 561/2004 Sb., o předškolním, základním, středním, vyšším odborném a jiném vzdělávání (školský zákon), ve znění ve znění pozdějších předpisů, je tato lhůta 3 pracovní dny od doručení rozhodnutí. Porušeno ustanovení 66 odst. 2 zákona č. 561/2004 Sb., o předškolním, základním, středním, vyšším odborném a jiném vzdělávání (školský zákon), ve znění ve znění pozdějších předpisů, které umožňuje přestup na jinou střední školu pouze žákům střední školy, nikoli žákům školy základní. Ve škole nejsou vedeny spisy dle ustanovení 17 zákona č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů, v rámci řízení o přijetí žáka jsou přiloženy pouze neověřené kopie vysvědčení a na některých přihláškách ke vzdělávání nejsou ověřeny výsledky předchozího vzdělávání, v případě přijímacího řízení není součástí spisu pozvánka k přijímacímu řízení a doklad o jejím doručení, účastníci řízení nebyli informováni o možnosti nahlédnout do spisu. Rozhodnutí o nepřijetí jsou nedostatečně odůvodněná. V některých rozhodnutích o přijetí žáka ke vzdělávání chybí poučení o odvolání. U rozhodnutí o nepřijetí chybí doklad o doručení, na rozhodnutích není vyznačeno nabytí právní moci. U kontrolovaných dokumentů chybí vyznačení doložky nabytí právní moci, které je podmínkou pro jeho vykonavatelnost. 5