1. března 2016 POPIS APLIKACE jako nadstavby mzdového a personálního informačního systému KS mzdy/ KS personalistika/ KS mzdy PROFi, zaměstnanecké a manažerské aplikace KS portál KS mzdy PROFi se jako jediný personální informační systém stala finalistou soutěže IT produkt 2007 a IT produkt 2010 pořádané prestižním časopisem Computerworld. Aplikace KS portál se pak stala finalistou soutěže IT produkt 2014.
KS portál KS portál je manažerský a zaměstnanecký portál založený na technologii.net. Tato webová aplikace umožňuje zaměstnancům sledovat údaje o svých pracovních poměrech, zůstatcích dovolené, uskutečněných či plánovaných školeních, přidělených pracovních pomůckách i čerpaných zaměstnaneckých benefitech. Umožňuje také tisknout nebo ukládat výplatní lístky a dávat požadavky na dovolenou, služební cestu nebo např. firemní benefity. Manažerům pak umožňuje sledovat souhrnně informace o zaměstnancích, nákladech, pracovních místech a jejich obsazenosti a další důležité údaje pro řízení organizace či její části. Dále mají manažeři možnost schvalovat jednotlivé žádosti podřízených, dle definovaného workflow. S využitím aplikace KS mzdy PROFi lze dosáhnout ideálního stavu v oblasti řízení lidských zdrojů, kde do personálních procesů jsou zapojeni samotní zaměstnanci. Tím můžeme snížit vytíženost mzdového a personálního oddělení. Technické údaje podporované prohlížeče Google Chrome internet Explorer (8 a vyšší) Mozilla Firefox (2 a vyšší) minimální požadavky Windows Server 2003 s webovým serverem IIS 6.0 (a vyšší). KS Portál potřebuje cca 50 MB místa na webovém serveru. Běhové prostředí.net Framework 3.5 (volně a zdarma ke stažení). Vzhled aplikace Bylo zvoleno jednoduché a přehledné prostředí, s jehož pomocí je zaměstnanec schopen vyřídit nutnou komunikaci se mzdovou účetní, personalistou nebo se svým nadřízeným. Aplikace je rozdělena do několika sekcí a to: zaměstnanec, zaměstnanci přehledy, PIS, manažerské výstupy, docházka a nastavení. Přihlášení do aplikace probíhá prostřednictvím loginu a hesla. Každému loginu musí být přidělena role a rolím přístupová práva. Na základě přístupových práv získá zaměstnanec nebo vedoucí pracovník přístup do nabídek, na které má práva.
Jednotlivá menu aplikace KS portál 1.1 Zaměstnanec Obrázek č. 1: Vzhled aplikace KS portál V této sekci zaměstnanec získá údaje, které o něm firma eviduje, jaké má přidělené pracovní poměry, seznámí se s povinnostmi vyplývajícími z popisu jeho pracovního místa, zobrazí si výplatní lístek nebo si ověří zůstatek zákonné dovolené na zotavenou. Současně je schopen požádat svého nadřízeného o dovolenou, náhradní volno nebo služební cestu, či se přihlásit na školení vypsané personálním oddělením. Obsah menu Osobní údaje v této záložce nalezneme osobní údaje o zaměstnanci, stupeň a obor jeho vzdělání, jazykové znalosti, informace o jeho rodinných příslušnících a v neposlední řadě kontakty. Pracovní poměry zde nalezneme informace o pracovním poměru či poměrech zaměstnance, pracovní době a započítatelné praxi. Dovolená na zotavenou - v záložce Dovolená na zotavenou naleznete přehledy dovolené zaměstnance. Údaje zde uvedené se aktualizují po vyúčtování zaměstnanců v aplikaci KS mzdy PROFi. Mzdové údaje zde máme k dispozici informace o zdravotní pojišťovně dále zde nalezneme informaci o tom, zda zaměstnanec podepsal prohlášení poplatníka daně a zda zaměstnanec souhlasí s evidencí citlivých dat, které dal společnosti k dispozici. Poznámky zobrazení všech informací, které jsme zapsali v záložce Poznámky v aplikaci KS mzdy PROFi
Praktické zkušenosti -zde nalezneme informace o praktických zkušenostech zaměstnance, které nejsou vyžadovány v rámci PPM, ale společnost by je mohla v budoucnu využít (například práce v AutoCADu). Průběh zaměstnání zobrazuje průběh zaměstnání zaměstnance, a to buď ve stávající organizaci, nebo i v předchozích organizacích. Můžeme, tak sledovat kariérní vývoj zaměstnance i s historií jeho předchozích zaměstnavatelů (máme-li tyto informace k dispozici) Pracovní místo zde zaměstnanec, ale i jeho nadřízený naleznou informace vztahující se k popisu pracovního místa (kompetence, kvalifikace, školení a kurzy, hodnocení, lékařské prohlídky atd.) Požadavky jedná se o jednu z klíčových vlastností KS portálu. Pomocí této funkce může zaměstnanec zadávat požadavky k následujícím oblastem: Dovolená Služební cesty Náhradní volno Školení Odměny Benefity Absence Storno absence Po zadání požadavku následuje schvalovací proces, který si společnost může uživatelsky upravit dle svých potřeb v nastavení schvalovacího procesu, nebo-li tzv. workflow. Jako příklad schvalovacího procesu si uveďme schvalování služební cesty. Zaměstnanec vloží nový požadavek na služební cestu. Jeho přímému nadřízenému přijde emailem notifikace, že má ke schválení nový požadavek a ten následně v aplikaci KS portál může služební cestu bud schválit nebo zamítnout. Samozřejmostí systému je i nastavení složitějších worklow, kdy například pracovní cestu schvaluje přímý nadřízený, ale vyúčtování záloh mzdová účetní atp. Obrázek č. 2: Vložení požadavku na služební cestu
Vzdělávání nalezneme zde všechny informace vztahující se ke vzdělání a vzdělávání zaměstnance, jako například dosažené vzdělání, získaná osvědčení či průkazy. Kromě toho se zde může zaměstnanec přihlašovat na nové školení, hodnotit již proběhlá školení a hodnotit i samotné lektory. Pro přehlednost a rychlou orientaci je tato záložka rozdělena na následující podzáložky: Kvalifikační karta zobrazuje informace o požadovaném vzdělání a praxi, které se vztahují k PPM, nejvyšším dosaženém vzdělání, o požadovaných osvědčeních (školeních) a o získaných osvědčeních Školící akce zaměstnance přehled o splněných, nesplněných, nevyhodnocených školících akcích a o akcích na které je zaměstnanec přihlášen. Přihlášení ke školícím akcím zde se zaměstnanec může přihlašovat ke školím akcím, které založil personalista nebo pracovník vzdělávání v aplikaci KS mzdy PROFi Hodnocení školících akcí- zde může zaměstnanec hodnotit již splněné školící akce. Průkazy zde můžou být uvedeny všechny průkazy, které daný zaměstnanec vlastní BOZP Plán vzdělávání BOZP zobrazení plánu školících akcí, které se vztahují k bezpečnosti práce a k požární ochraně Plán lékařských prohlídek zobrazuje přehled plánovaných lékařských prohlídek Evidenční karta BOZP Hodnocení zde si zaměstnanec může zobrazit všechny proběhlá hodnocení a zároveň provést sebehodnocení. Sebehodnocení provede zaměstnanec tak, že si vybere z historie jedno z hodnocení a rozklikne si jeho detail. Následně vyplní ve sloupci sebehodnocení dané hodnoty a nebo napíše textové vyjádření. Sociální program zde má zaměstnanec přehled o všech benefitech a jejich čerpáních. Osobní účet Běžné účty Pracovní pomůcky zobrazení informací o pracovních pomůckách, na které má daný zaměstnanec nárok vzhledem k popisu pracovního místa a o pracovních pomůckách, které byli skutečně zaměstnancovi vydány. Zprávy zaměstnanec má možnost poslat textovou zprávu dalším zaměstnancům společnosti Výplatní lístek - zaměstnanci se po zvolení roku a po kliknutí na daný měsíc zobrazí výplatní lístek, tento si zaměstnance může přímo vytisknou nebo uložit do PDF formátu.
Obrázek č. 3: Výplatní lístek Dokumenty přijaté, vystavené umožňují zaměstnanci náhled na dokumenty zaměstnance uložené v aplikaci KS mzdy PROFi, jako je například pracovní smlouva, platový výměr atd. Služební cesty - přehled schválených služebních cest zaměstnance Zapnutí zástupu přehled o nastaveném zástupu
1.2 Zaměstnanci přehledy Tato část aplikace KS portál je určena zejména vedoucím pracovníkům. Ti zde naleznou všechny potřebné údaje, které jsou evidovány k jejich přímým podřízeným. Jsou schopni sledovat počty a rozsahy pracovních poměrů svých podřízených stejně jako plány vzdělávání, plány lékařských prohlídek nebo řešit nároky na pracovní pomůcky a podílet se tak více na řízení svých podřízených v oblasti péče o zaměstnance. Dále zde nalezneme přehledové sestavy napovídající více o podřízených zaměstnancích a nákladů s nimi spojených. Např. zkrácená mzdová statistika, mzdová rekapitulace.. Obsah menu Seznam zaměstnanců u tohoto seznamu jsou nastavena přístupová práva ta, že po přihlášení do KS portálu se zde objeví jen zaměstnanci, kteří spadají pod daného člověka, dle systemizace Pracovní poměry po výběru daného zaměstnance se zobrazí informace o pracovním poměru Pracovní poměry mzdové údaje zobrazení mzdových informací o zaměstnanci (mzda, příplatky, započítatelná praxe, datum nástupu atd.) BOZP Plán vzdělávání BOZP Plán lékařských prohlídek Vzdělávání Platná osvědčení zaměstnanců Plán školících akcí zaměstnanců Pracovní pomůcky Nárok na pomůcky Mimoevidenční stavy Souhrn nákladů na zaměstnance Odchody do důchodu Organizační složení Přehled dovolené Plánovaná dovolená Zkrácená mzdová statistika Kontakty zaměstnanců Obrázek č. 3: Zkrácená mzdová statistika
1.3 PIS PIS skrývá základní informace k řízení lidských zdrojů. Kterýkoliv manager s odpovídajícími přístupovými právy je schopen zde zjistit, upravit, vytvořit popis libovolného pracovního místa a jeho zařazení do organizační struktury. Současně má přehled o probíhajících výběrových řízeních na jednotlivá pracovní místa včetně přihlášených uchazečů. Obsah menu Popisy PM po výběru pracovního místa se zobrazí detail popisu, který je čerpán z aplikace KS mzdy PROFi Popis pracovního místa zde můžeme editovat stávající pracovní místa a nebo zakládat zcela nové. Editací nás provede přívětivé grafické prostředí, které je totožné, jako v tzv. těžké aplikaci, viz. následující obrázek. Obrázek č. 4: Popis pracovního místa Systemizace umožňuje zobrazení systemizačního stromu (organizační srtruktury) Hodnocení Hodnocení umožňuje nadřízenému zaměstnanci provádět hodnocení svých podřízených. Může provádět hodnocení kompetencí, cílů, osobní motivace, vzdělávacích akcí, V rámci hodnocení dále může stanovovat další následné cíle a doporučovat vzdělávací akce (školení) Sestavy Hodnocení kompetencí Hodnocení cílů Hodnocení slovní Osobní motivace Hodnocení vzdělávacích akcí Doporučené vzdělávání Celkové hodnocení Přenos do mezd
Obrázek č. 5: Hodnocení Výběrová řízení Probíhající výběrová řízení umožňuje podrobný přehled o probíhajících výběrových řízeních Obrázek č. 6 Výběrová řízení Uchazeči Seznam uchazečů zobrazení všech uchazečů, kteří se hlásí do firmy. Adaptační plány přehled adaptačních plánů organizace
1.4 Manažerské výstupy V této sekci nalezneme manažerské výstupy odpovídající požadavkům dnešních managerů na informace o firmě z pohledu řízení lidských zdrojů. Tato agenda je nicméně neustále rozvíjena a doplňována o nové výstupy a přehledy. Obsah menu Personální přehledy Fluktuace Vzdělanostní struktura Stavy zaměstnanců Pohyby zaměstnanců V období Neobsazené pozice Personální statistika Evidenční grafy Jazykový Věkový Vzdělanostní Platová statistika Obrázek č. 7: Jazykový evidenční graf
1.5 Docházka Evidenci docházky lze využít v jakékoliv společnosti nebo organizaci. Primárně je však modul Docházka určen pro společnosti, které mají velký počet zaměstnanců tzv. v terénu. Docházka není napojena na docházkové terminály a je proto možné ji vyplnit odkudkoliv jen s pomocí webového prohlížeče. Podklady z docházky se mohou automaticky, po schválení, promítnou do zpracování mezd. Odpracovaná doba se může a nemusí přenášet. Obsah menu Terminál jednoduchý webový nástroj pro pořízení docházky online Měsíční sumace Automatické generování Pořizovací kalendář Denní pořizování Zpracování Převedené přesčasy Uzávěrka Tiskové výstupy Plánované směny Zaměstnanci kalendáře Kontrola nepřítomnosti Rekapitulace docházky Tvorba pracovních listů Rekapitulace docházky po dnech Rekapitulace přenesených dat Obrázek č. 8: Denní pořizování
Obrázek č.9: Terminál
Poskytované služby Na vlastní nákup informačního systému navazuje řada služeb, které podstatným způsobem pro uživatele usnadňují přechod a následné užívání informačního systému. Patří mezi ně : Instalace, implementace a integrace systému dle potřeb zákazníka Implementace systému: Úvodní zaškolení Nastavení základních parametrů Nastavení přístupových práv Funkční ověření systému Zaškolení uživatelů Spolupráce při přenosu dat Úpravy dle specifických potřeb zákazníka Metodická a legislativní podpora Kompletní dokumentace Technická podpora: Dodávky legislativních změn a úprav Přednostní dodávky nových verzí HOT- LINE HelpDesk Záruka včetně legislativních úprav Automatické poskytování legislativních změn Poskytování metodických a poradenských služeb v oblastech podporovaných systémem Návrh a tvorba dalšího aplikačního software Možnost profinancování formou splátek, leasingu, pronájmu apod.
Technická podpora KS - program, spol s r.o. zajistí uživateli další služby týkající se jeho projektu, úpravy programů, průběžný servis na základě objednávky odběratele. Provádění a předávání změn v programovém vybavení se bude řešit dodatkem ke smlouvě. Firma KS program, spol. s r.o. poskytuje všem uživatelům technickou podporu v tomto rozsahu: Poskytování legislativních úprav v souladu s platnými právními předpisy Poskytování nových verzí programového vybavení Tvorba zákaznických úprav aplikace KS personalistika Podpora při stanovení kompetencí, nastavení základních přístupových práv Písemné upozorňování na změnu legislativy s popisem nastavení parametrů Písemné upozorňování na změnu metodiky Možnost komunikace: Hot line 571 499 477 HelpDESK - http://helpdesk.ksprogram.cz/ E-mail - mailto:support@ksprogram.cz Záruční podmínky KS-program, spol. s r.o. poskytuje dvouletou garanci na programové vybavení. V době před spuštěním rutinního provozu zabezpečí nezbytné zaškolení obsluhujícího personálu. Nabízí spolupráci při přenosu dat a při naplňování ostatních dat kmenového souboru a též spolupráci při přípravě rutinního provozu. V případě neoprávněně uplatněné reklamace uživatel uhradí vzniklé náklady. Po uplynutí předání programového vybavení do rutinního provozu mohou smluvní strany uzavřít servisní smlouvu, jejímž obsahem bude garance dodávky legislativních úprav, případně nových verzí. Uživatel není oprávněný žádným způsobem zasahovat do díla. Za tímto účelem určí odběratel správce programového vybavení zodpovědného za provoz a správu databáze. V případě porušení tohoto ustanovení nezodpovídá dodavatel za takto vzniklé škody.
KONTAKT KS - program, spol. s r.o. Právní forma společnost s ručením omezeným Sídlo Město Vsetín Ulice a číslo popisné Rokytnice 153 PSČ 755 01 Okres Vsetín Tel: 571 499 499 (fax: - 490) E-mail: ksprogram@ksprogram.cz, obchod@ksprogram.cz Http: www.ksprogram.cz Statutární zástupci ing. Jiří Baroš ing. Petr Zbránek jednatel společnosti jednatel společnosti Ostatní identifikační údaje IČO 43963617 DIČ CZ43963617 Obchodní rejstřík: Krajský soud Ostrava oddíl C vložka 2189 Bankovní spojení Komerční banka Vsetín Číslo účtu 453647-851/0100 Předmět činnosti Poskytování software Rok vzniku 1991