333 tipů a triků pro Microsoft Office 2016 Karel Klatovský Nakladatelství a vydavatelství R www.computermedia.cz
Word Obsah 2016 Obsah Obecné...10 1. Jaké jsou novinky v Microsoft Office 2016?...10 2. Jaké existují edice Microsoft Office 2016?...11 3. Mám instalovat 32-bitovou, nebo 64-bitovou verzi?...11 4. Co je to aktivace?...12 5. Jaké jsou možnosti pořízení Office?...12 6. Co která aplikace umí?...12 7. Lze mít více verzí Office na jednom počítači?...13 8. Jak odinstalovat Office z počítače?...14 9. Jak doinstalovat další aplikace nebo funkce?...14 10. Jak opravit instalaci Microsoft Office?...14 11. Kde najdu důležité informace o Microsoft Office?...15 12. Co jsou to Office Online?...15 13. Co je to Office 365?...16 14. Jak se dostat ke svým dokumentům odkudkoliv?...17 15. Proč vznikly a jak poznám nové formáty souborů?...17 16. Jak uložit soubor ve starší verzi?...18 17. Jak otevřít soubor z novější verze?...19 18. Lze prohlížet dokumenty Office i bez jejich instalace?...19 19. Existují i jiné kancelářské programy?...19 20. Jaké jsou požadavky pro běh Microsoft Office 2016?...20 21. Poběží mi Office 2016 i na tabletu nebo netbooku?...20 22. Jak nainstalovat Microsoft Office 2016 na PC bez DVD mechaniky?...21 23. Jak si vyzkoušet Office 2016?...21 24. Lze převést zkušební verzi na plnou?...21 25. Jak změnit barevné schéma aplikací?...22 26. Jak využívat více jazykových verzí?...22 27. Jak ovládat Office dotykem?...23 28. Jak rozšířit funkcionalitu aplikací?...23 29. Jak nastavit výchozí formát pro ukládání souborů?...23 30. Jak nastavit interval pro automatické obnovení dokumentu?...24 31. Jak nastavit výchozí umístění pro ukládání/otevírání souborů?...24 32. Jak uložit soubor ve formátu PDF?...24 33. Jak upravit PDF dokument?...25 34. Jak nastavit počet zobrazených naposledy použitých souborů?...26 35. Jak skrýt na pásu obsah karet?...26 36. Jak vytvořit novou kartu?...26 37. Jak si přizpůsobit panel nástrojů Rychlý přístup?...28 38. Jak zobrazit podrobné vlastnosti dokumentu?...28 39. Jak uložit soubor na web?...29 40. Jak zobrazit nápovědu systému Microsoft Office 2016?...29 41. Co to jsou kontextové karty?...30 42. Jak rychle najít funkci v aplikaci?...30 43. Jak ochránit dokument heslem?...31 44. Jak odstranit ochranu heslem?...32 45. Jak vrátit zpět nepovedenou operaci?...32 46. Jak změnit úroveň přiblížení?...33 47. Jak odeslat soubor emailem?...33 3
tipů a triků 2016 pro Microsoft Office 2016 Word 2016...35 48. Jaké jsou novinky v aplikaci Word 2016?...35 49. Jak můžu spustit Word?...35 50. Jak využívat šablony ve Wordu?...36 51. Jaké jsou možnosti formátování písma?...37 52. Jaké jsou možnosti formátování odstavce?...38 53. Jaká je minimální a maximální velikost písma?...39 54. Jak napsat ve Wordu chemický vzorec?...39 55. Jaké jsou možnosti označování textu?...39 56. K čemu slouží styly?...40 57. Jak vytvořit nový styl?...41 58. Jak vytvořit nový styl?...41 59. Jak najít výskyt slova v dokumentu?...42 60. Jak nahradit slova v dokumentu?...43 61. Jak vložit titulní stranu?...44 62. Jak vložit zalomení konce stránky?...45 63. Jak ve Wordu vytvořit tabulku?...45 64. Jak naformátovat tabulku?...46 65. Jak provádět výpočty v tabulce?...47 66. Jak vložit obrázek z počítače či internetu?...48 67. Jak je to s licencí obrázků?...48 68. Jak si přiblížit obrázek?...49 69. Jak změnit styl vloženého obrázku?...50 70. Jak otočit obrázek?...50 71. Jak nastavit obtékání textu okolo obrázku?...51 72. Jak změnit velikost obrázku?...51 73. Jak oříznout obrázek?...52 74. Jak získat přístup k obrázkům?...53 75. Jak vložit snímek obrazovky?...54 76. Jak uložit obrázek z dokumentu?...55 77. Jak najít obrázek či jiný objekt?...55 78. Jak do Wordu vložit video?...55 79. Jak vytvořit aktivní odkaz na webovou stránku?...57 80. Jak vložit záhlaví a zápatí?...58 81. Jak mít v dokumentu různá záhlaví?...58 82. Jak vložit do dokumentu číslování stránek?...59 83. Jak nemít na první stránce číslo stránky?...59 84. Jak vložit křížový odkaz?...60 85. Jak vložit iniciálu?...60 86. Jak zobrazit v dokumentu aktuální čas?...61 87. Jak do dokumentu vložit rovnici?...62 88. Jak do dokumentu vložit rovnici ručně?...63 89. Jak vložit libovolný symbol?...63 90. Jak nastavit okraje stránky?...64 91. Jak nastavit orientaci papíru?...64 92. Jak nastavit velikost papíru?...65 93. Jak vytvořit sloupce?...65 94. Jak vložit do dokumentu vodoznak?...66 95. Jak nastavit barvu pozadí stránky?...66 96. Jak vytvořit ohraničení stránky?...67 4
Word Obsah 2016 97. Jak automaticky vytvořit obsah dokumentu?...67 98. Jak vložit poznámku pod čarou?...68 99. Co je hromadná korespondence?...69 100. Jak nastavit jazyk kontroly pravopisu?...70 101. Jak vypnout aktivní internetové odkazy?...70 102. Jak nastavit automatické opravy?...71 103. Jak vypnout velké písmeno po tečce?...73 104. Co je to Tezaurus?...73 105. Jak zjistit počet slov?...73 106. Jak přeložit dokument do cizího jazyka?...74 107. Jak k dokumentu přidat komentáře?...75 108. Jak profesionálně spolupracovat na dokumentu?...75 109. Jak zobrazit ve Wordu pravítko?...77 110. Jak porovnat více dokumentů?...78 111. Jak změnit zobrazení dokumentu?...78 112. Jak zobrazit dvě místa jednoho dokumentu najednou?...79 113. Jak zrušit rozdělení obrazovky pomocí příček?...80 114. Jak zobrazit více stránek najednou?...80 115. Jak zobrazit dva dokumenty vedle sebe?...81 116. Jak vytisknout pouze vybrané stránky?...81 117. Jak nastavit podrobnější možnosti tisku?...82 118. Jak nastavit barevné pozadí textu?...85 119. Jak zkopírovat formát z jednoho textu na druhý?...86 120. Jak vložit celou prázdnou stránku?...86 121. Jak vložit ozdobný barevný nadpis?...87 122. Jak blogovat ve Wordu?...87 123. Jak upravit vlastnosti dokumentu?...88 124. Jak otevřít předchozí verzi dokumentu?...88 125. Jak poznat, kde jste naposledy skončili při psaní?...89 126. Jak snadno uspořádat kapitoly v dokumentu?...89 127. Jak ovládat Word pomocí klávesnice?...90 128. Jaké jsou nejčastější klávesové zkratky Wordu 2016?...90 Exel 2016...95 129. Jaké jsou novinky v aplikaci Excel 2016?...95 130. Jak můžu spustit Excel?...95 131. Jak využívat šablony v Excelu?...96 132. Jak rychle vytisknout tabulku?...97 133. Jak zobrazit náhled tabulky před vytištěním?...97 134. Jak vytisknout tabulku z Excelu?...99 135. Jaké jsou limity aplikace Excel 2016?...100 136. Jak sloučit více buněk do jedné?...100 137. Jak nastavit formátování na základě podmínky?...100 138. Jak rychle naformátovat buňku?...101 139. Jak rychle naformátovat celou tabulku?...102 140. Jak vložit nový řádek/sloupec?...103 141. Jak odstranit řádek/sloupec?...103 142. Jak rychle sečíst číselné hodnoty v tabulce?...104 143. Jak zjistit nejvyšší a nejnižší hodnotu v sešitě?...104 144. Jak vypočítat průměrnou hodnotu?...105 145. Jak zjistit počet číselných hodnot v tabulce?...105 5
tipů a triků 2016 pro Microsoft Office 2016 146. Jak zjistit počet neprázdných buněk?...106 147. Jak prohledat sešit?...106 148. Jak nahrazovat obsah buněk?...108 149. Jak vytvořit graf?...109 150. Jak naformátovat prvky grafu?...110 151. Jak změnit oblast zdrojových dat grafu?...110 152. Jak vytvořit graf na samostatném listu?...111 153. Jak vytvořit graf stiskem jedné klávesy?...111 154. Jak vytvořit graf stiskem jedné klávesy?...112 155. Jak přiřadit buňce či oblasti vlastní název?...112 156. Jak zobrazit konce stránek?...112 157. Jak nastavit záhlaví a zápatí?...113 158. Jak zjistit, kolik dní jste již na světě?...114 159. Jak zjistit, kolik dní uplynulo/zbývá od/do určitého data?...114 160. Jak zjistit, za kolik dní bude určité datum?...114 161. Jak v buňce zobrazit aktuální datum?...115 162. Jak v buňce zobrazit aktuální datum a čas?...115 163. Jak využít funkci KDYŽ?...115 164. Jak využít funkci RANK?...117 165. Jak v jedné buňce zobrazit textový řetězec složený z jiných buněk?...118 166. Jak zobrazit předchůdce a následníky buněk?...119 167. Jak seřadit data v tabulce?...119 168. Jak seřadit data podle více kritérií?...120 169. Jak zobrazit z tabulky pouze určitá data?...120 170. Jak odstranit z tabulky duplicitní údaje?...122 171. Jak omezit možnosti vkládání dat do buňky?...122 172. Jak nastavit upozorňující zprávu při ověřování dat?...123 173. Jak zobrazit dvě místa jednoho sešitu najednou?...124 174. Jak zamknout buňky?...125 175. Jak zamknout list?...126 176. Jak zamknout sešit?...127 177. Jak nastavit barvu písma v buňce?...128 178. Jak přidat do sešitu nový list?...128 179. Jak přejmenovat list v sešitu?...128 180. Jak změnit pořadí listů v sešitu?...129 181. Jak zkopírovat sešit?...129 182. Jak změnit barvu karty listu?...130 183. Jak ukotvit první řádek tabulky?...130 184. Jak změnit orientaci textu v buňce?...131 185. Jak zobrazit hodnotu ve formátu měny?...131 186. Jak vložit do buňky minigraf?...132 187. Jak označit nesouvislou oblast buněk?...133 188. Jak označit celý sešit?...134 189. Jak označit celý sloupec či řádek?...134 190. Jak upravit obsah buňky?...135 191. Jak zobrazit skutečný obsah buňky?...135 192. Jak nastavit výšku řádku a šířku sloupce?...136 193. Jak přizpůsobit šířku sloupce/výšku řádku vloženému obsahu?...136 194. Jak prohodit sloupce a řádky v tabulce?...137 195. K čemu slouží kontingenční tabulka?...137 6
Word Obsah 2016 196. Jak pracovat s tabulkou jako s databází?...139 197. Jak vytvořit rozevírací seznam?...139 198. Jak rychle vložit názvy dnů či měsíců?...140 199. Jak vložit aritmetickou posloupnost?...140 200. Jak vložit posloupnost vzorců?...140 201. Jak najít řešení výpočtu?...141 202. Jak vytisknout pouze vybrané buňky?...142 203. Jak nastavit, co se stane po stisknutí klávesy Enter?...142 204. Jak zkopírovat formát z jedné buňky na druhou?...142 205. Jak ovládat Excel pomocí klávesnice?...143 206. Jak uložit list jako nový sešit?...143 207. Jak zobrazit vzorce místo výsledků?...143 208. Jak aplikovat změnu formátu na více listů najednou?...144 209. Jak rychle zjistit výsledky nejčastějších funkcí?...144 210. Jak rozdělit data v buňkách?...144 211. Jak rychle analyzovat data?...145 212. Jak zarovnat vložené objekty?...145 213. Jak vložit náhodné číslo?...146 214. Jak geograficky interpretovat vložená data?...146 215. Jaké jsou nejčastější klávesové zkratky Excelu 2016?...147 PowerPoint 2016...154 216. Jaké jsou novinky v aplikaci PowerPoint 2016?...154 217. Jak můžu spustit PowerPoint?...154 218. Jaký je obecný postup pro tvorbu prezentace?...155 219. Jak využívat šablony v PowerPointu?...155 220. Jak uložit prezentaci jako video?...156 221. Jak vysílat prezentaci po internetu?...158 222. Jak vytvořit automaticky spouštěnou prezentaci?...159 223. Jak navýšit maximální počet kroků Zpět?...159 224. Jak ovládat PowerPoint pomocí klávesnice?...159 225. Jak deaktivovat koncový snímek prezentace?...160 226. Jak vložit nový snímek do prezentace?...160 227. Jak odstranit snímek z prezentace?...161 228. Jak skrýt snímek v prezentaci?...161 229. Jak změnit pořadí snímků?...162 230. Jak změnit rozložení snímku?...162 231. Jak rozdělit prezentaci na oddíly?...163 232. Jak přejmenovat oddíl?...163 233. Jak odstranit oddíl?...163 234. Jak vytisknout vybraný oddíl?...164 235. Jak vytisknout vybrané snímky?...164 236. Jak změnit orientaci textového pole?...164 237. Jak vyhledat slovo v prezentaci?...165 238. Jak nahrazovat text v prezentaci?...165 239. Jak vytvořit fotoalbum?...166 240. Jak vytvářet širokoúhlé prezentace?...167 241. Co je to zobrazení prezentujícího?...167 242. Jak si zvolit přesnou barvu objektu?...168 243. Jak si vytvořit vlastní obrazec?...169 244. Jak odebrat pozadí u obrázku?...169 7
tipů a triků 2016 pro Microsoft Office 2016 245. Jak vložit číslo snímku?...170 246. Jak vložit do prezentace video ze souboru?...171 247. Jak vložit do prezentace video z YouTube?...172 248. Jak vložit úvodní snímek videa?...174 249. Jak upravit styl videa?...174 250. Jak změnit tvar ohraničení videa?...174 251. Jak přidat záložku do videa?...175 252. Jak odebrat záložku z videa?...175 253. Jak provést střih videa?...175 254. Jak vložit do pozadí prezentace hudbu?...176 255. Jak nastavit rozetmění a stmívání při přehrávání videa?...177 256. Jak vytvořit plně automatickou prezentaci?...177 257. Co to je a jak vložit objekt SmartArt?...179 258. Jak u objektu SmartArt přidat nebo odebrat obrazec?...179 259. Jak změnit grafický návrh prezentace?...180 260. Jak nastavit přechod snímku?...181 261. Jak nastavit zvuk u přechodu snímku?...182 262. Jak nastavit dobu pro přechod na další snímek?...182 263. Jak nastavit animaci objektu na snímku?...182 264. Jak smazat animaci objektu?...183 265. Jak spravovat animace na snímku?...184 266. Jak nastavit, co spustí animaci?...184 267. Jaké, a k čemu jsou vhodné jsou skupiny animací?...185 268. Jak spustit prezentaci?...186 269. Jak spustit prezentaci z aktuálního snímku?...186 270. Jak přejít při prezentování na zadaný snímek?...187 271. Jak vytvořit vlastní prezentaci?...187 272. Jak zobrazit veškerý text v prezentaci?...188 273. Jak vytisknou prezentaci s místem pro poznámky?...189 274. Jak vytvořit v PowerPointu diplom?...189 275. Jak nastavit pozadí snímku?...190 276. Jak zaznamenat dění na obrazovce ve formě videa?...191 277. Jaké jsou nejčastější klávesové zkratky v PowerPointu 2016?...191 Outlook 2016...195 278. Jaké jsou novinky v aplikaci Outlook 2016?...195 279. Jak můžu spustit Outlook?...195 280. Jak nastavit emailový účet POP3/IMAP?...196 281. Jak ponechat kopii zprávy na serveru POP?...197 282. Jak nastavit emailový účet ze serveru Exchange?...197 283. Jak nastavit emailový účet Outlook.com?...198 284. Jak změnit vlastnosti účtu v Outlooku?...198 285. Jak smazat nepotřebný účet?...199 286. Jaká je maximální velikost poštovní schránky?...199 287. Jak vložit snímek obrazovky do emailu?...200 288. Jak najít potřebný e-mail?...200 289. Jak využívat pokročilé vyhledávání?...201 290. Jak nastavit emaily jako konverzaci?...202 291. Jak využít propojení se sociálními sítěmi?...202 292. Jaké nastavit podrobné možnosti odpovědí na email?...203 293. Jak nastavit Outlook jako výchozí aplikaci pro email?...203 8
Word Obsah 2016 294. Co je to funkce Než odešlete?...204 295. Co to jsou rychlé kroky?...204 296. Jak nastavit upozornění na nový email?...205 297. Jak napsat nový email?...206 298. Jak nastavit kontrolu pravopisu před odesláním zprávy?...206 299. Jak vytisknout email?...207 300. Jak přidat odesílatele do blokovaných adres?...207 301. Jak přidat odesílatele do povolených adres?...208 302. Jak vytvořit novou složku?...208 303. Jak zjistit počet emailových zpráv ve složce?...208 304. Jak zobrazit největší zprávy?...209 305. Jaká je maximální velikost odeslané zprávy?...209 306. Jak přidat emailu příznak pro zpracování?...210 307. Jak dělit zprávy do kategorií?...210 308. Jak vytvořit nové pravidlo pro emailové zprávy?...211 309. Jak upravit existující pravidlo pro zpracování emailu?...212 310. Jak označit zprávu jako nepřečtenou?...212 311. Jak ručně provést odeslání a kontrolu nových emailů?...212 312. Jak nastavit interval pro kontrolu zpráv?...213 313. Jak filtrovat emaily?...213 314. Jak připojit k emailu přílohu?...214 315. Jak zobrazit přílohu bez jejího otevření?...214 316. Jak nastavit automatický podpis zprávy?...215 317. Jak odeslat zprávu více příjemcům najednou?...216 318. Jak odeslat zprávu skrytým příjemcům?...216 319. Jak nastavit automatické odpovědi?...216 320. Jak přidat událost do kalendáře?...217 321. Jak v kalendáři vytvořit opakovanou událost?...218 322. Jak vytvořit celodenní událost?...219 323. Jak zobrazit kalendář na den/týden/měsíc?...219 324. Jak vytvořit nový kalendář?...220 325. Jak nasdílet kalendář dalším uživatelům?...220 326. Jak nastavit barvu kalendáře?...221 327. Jak nastavit časový překryv kalendářů?...222 328. Jak nastavit výchozí čas upozornění na událost?...222 329. Jak vytvořit žádost o schůzku?...223 330. Jak přijmout/odmítnout žádost o schůzku?...223 331. Jak vytvořit nový kontakt / skupinu kontaktů?...224 332. Jak vytvořit nový úkol a jeho delegování na další osoby?...225 333. Jaké jsou nejčastější klávesové zkratky v Outlooku 2016?...226 9
tipů a triků 2016 pro Microsoft Office 2016 Obecné 1. Jaké jsou novinky v Microsoft Office 2016? Novinek v kancelářském balíku Microsoft Office 2016 je opravdu mnoho. Tady jsou ty nejdůležitější: Společné novinky: nový, čistější designový vzhled aplikací, mobilní verze aplikací, vkládání rukopisných rovnic, snadné sdílení dokumentů, snadná spolupráce více osob na jednom dokumentu, vylepšená historie verzí dokumentů, inteligentní vyhledávání, funkce Řekněte mi, nové grafy v Excelu, podpora geografické intepretace vložených dat v Excelu, vylepšená práce s kontingenčními tabulkami, nové možnost vkládání a analyzování dotazů, nové možnosti prognózy vývoje řad, nahrávání záznamu obrazovky v PowerPointu, vylepšená práce s přílohami v Outlooku, podpora pro skupiny Office 365 v Outlooku, a další. 10
Obecné tipy k Office Word 2016 14. Jak se dostat ke svým dokumentům odkudkoliv? Pokud chcete mít ke svým dokumentům, tabulkám či prezentacím přístup z jakéhokoliv počítače připojeného na internet, využijte webové úložiště OneDrive od společnosti Microsoft. K veškerým souborům, které do tohoto úložiště umístíte, pak máte přístup odkudkoliv. Služba je dostupná zdarma na adrese www.onedrive.com a na toto úložiště lze ukládat/ otevírat soubory přímo z aplikací sady Microsoft Office 2016, a to dokonce v podobě primární místa pro práci se soubory. Obecné tipy k Offi ce 2016 Dokumenty v úložišti OneDrive 15. Proč vznikly a jak poznám nové formáty souborů? Již od verze Microsoft Office 2007 se můžete setkat s novými formáty souborů, které přinesly nové možnosti a funkce. Mezi ty nejvýznamnější patří menší velikost souborů, založení na jazyku XML, možnost využití diagramů SmartArt apod. 17
tipů a triků 2016 pro Microsoft Office 2016 25. Jak změnit barevné schéma aplikací? Již od verze 2007 lze u aplikací sady Microsoft Office změnit barevné schéma. Ve verzi 2016 je na výběr barevný, tmavě šedá a bílý. V případě potřeby je možné toto nastavení změnit v nabídce Soubor Možnosti Obecné. 26. Jak využívat více jazykových verzí? Od verze 2010 je v kancelářském balíčku Microsoft Office možné využívat i více jazykových verzí a jednoduše mezi nimi přepínat. Tak například pro přednášky a výuku můžete využívat české jazykové prostředí a pro vlastní práci a přípravu k certifikacím anglické. V případě, že chcete tuto vlastnost využívat, je nutné mít kromě standardní verze Office pořízen ještě tzv. jazykový balíček, který je nutné do systému nainstalovat. 22 V tomto případě má Office nainstalovanou podporu dvou jazyků češtiny a angličtiny.
Obecné tipy k Office Word 2016 43. Jak ochránit dokument heslem? Aplikace sady Microsoft Office disponují prostředky, pomocí kterých je možné dokument uzamknout pod heslem tak, aby ten, kdo heslo nezná, nemohl s dokumentem pracovat anebo mohl pracovat pouze omezeně. Funkci využijete například tehdy, sdílíte-li jeden počítač s ostatními uživateli a nechcete, aby se dostali právě do tohoto dokumentu. Pak jej můžete tímto způsobem zabezpečit. 1. Otevřete dokument, který si přejete ochránit heslem. 2. Klikněte na tlačítko Soubor a v nabídce zvolte příkaz Uložit jako, vyberte typ úložiště a klepněte na Procházet. 3. V zobrazeném okně klikněte v dolní části na tlačítko Nástroje a z nabídky vyberte Obecné možnosti pro zobrazení okna pro zaheslování. 4. V horní části okna Obecné možnosti se nacházejí dva dialogy pro zadání hesla Heslo pro otevření a Heslo pro zápis. Do těchto dialogů je možné doplnit heslo. Není nutné doplnit obě hesla, stačí pouze jedno z nich: a) Heslo pro otevření toto heslo zabezpečí, že již při otvírání dokumentu bude uživatel požádán o heslo. Pokud je nezadá správně, do dokumentu se ani nedostane. b) Heslo pro zápis toto heslo zabezpečí, že dokument nikdo bez znalosti hesla neuloží. Pokud bude vyžadováno toto heslo, uživatel se do dokumentu sice dostane, ale nebude ho moci změnit a uložit. Obě hesla mohou být rozdílná, takže jiné heslo může být nastaveno pro čtení a jiné pro zápis. Pokud chcete mít zabezpečeno, že si dokument bez znalosti hesla nikdo ani nepřečte, stačí nastavit Heslo pro otevření. 5. Klikněte na tlačítko OK. 6. Aplikace zobrazí kontrolní dialog, kde je nutné ještě jednou, pro kontrolu, zadat to samé heslo. Klikněte opět na OK, aplikace se vrátí do okna Uložit jako a zde je nutné kliknout na tlačítko Uložit. Teprve teď je dokument uložen s ochranou pomocí hesla a celý proces zaheslování je hotov. Obecné tipy k Offi ce 2016 Nastavení hesel k dokumentu. 31
Word 2016 Word 2016 48. Jaké jsou novinky v aplikaci Word 2016? Ve Wordu jakožto hlavní aplikaci celého kancelářského balíku bylo provedeno poměrně velké množství příjemných a práci usnadňujících vylepšení. Mezi nejvýznamnější novinky aplikace Word 2016 patří tyto: nový, čistější designový vzhled aplikací, mobilní verze aplikací, vkládání rukopisných rovnic, snadné sdílení dokumentů, snadná spolupráce více osob na jednom dokumentu, vylepšená historie verzí dokumentů, inteligentní vyhledávání, funkce Řekněte mi, atd. Word 2016 49. Jak můžu spustit Word? Po instalaci balíku Microsoft Office 2016 se zástupci všech nainstalovaných programů umístí do nabídky Start, kde je můžete kliknutím na příslušnou ikonu spustit. Druhou možností je v nabídce Start zadat příkaz word a potvrdit jej stiskem klávesy Enter. Tento postup je také vhodný v případě, že nemůžete ani na pracovní ploše počítače, ani v nabídce Start zástupce pro spuštění této aplikace najít. 35
tipů a triků 2016 pro Microsoft Office 2016 59. Jak najít výskyt slova v dokumentu? Čím delší a obsáhlejší je textový dokument, tím je orientace v něm obtížnější. V takových situacích přijde vhod funkce Hledání, která dokáže v dokumentu nalézt zadaný textový řetězec, slovo nebo několik slovních spojení podle zadaného vzoru. Navíc od verze 2010 byla ve Wordu funkce hledání kompletně přepracována a nyní je hledání a orientace ve výsledcích hledání mnohonásobně snazší. Jak tedy najít v dokumentu výskyt určitého slova? 1. V pásu karet klikněte na kartu Domů a ve skupině Úpravy klikněte na příkaz Najít. Nebo lze také okno pro hledání spustit klávesovou zkratkou Ctrl+F. 2. Word v levém okraji zobrazí okno Navigace a přepne se na třetí, poslední záložku v tomto okně. Zde se vyskytuje dialog Prohledat dokument, do něhož zadejte hledaný text. Může to být jedno slovo, více slov nebo jen část jednoho slova. Na rozsahu nezáleží. Po zadání konkrétního výrazu klikněte na klávesu Enter. Pokud se hledané slovo v dokumentu vyskytuje, Word jej najde, zobrazí počet nalezených výskytů a zobrazí i část textu před a po výskytu slova. To umožňuje mnohem lépe rozlišit, v jakém kontextu se slovo vyskytuje. Výhodou také je, že na kterýkoliv nalezený výskyt můžete kliknout levým tlačítkem myši a Word se automaticky přepne na toto umístění v dokumentu. Přitom okno Navigace zůstane stále na obrazovce, aby bylo možné pracovat s dalšími výskyty daného slova. Pomocí černých šipek nahoru a dolů se můžete mezi jednotlivými výskyty přepínat, včetně aktuálního zobrazení v samotném dokumentu. Jste-li s hledáním spokojeni a nalezené slovo a jeho pozice vyhovují vašim požadavkům, je možné okno zavřít. 42
Word 2016 Všimněte si také, že v dialogovém okně Navigace se v místě pro zadání hledaného slova na konci nachází malá šipka. Po kliknutí na tuto šipku se vám zobrazí nabídka, v které můžete upřesnit vaše vyhledávání. Uživatel zde má možnost upřesnit možnosti vyhledávání, aktivovat rozšířené vyhledávání, nahradit text (viz další tip) nebo přejít okamžitě na určitou stránku, oddíl, komentář apod. Také si můžete vybrat, jaký formát dat se bude vyhledávat. Standardně se samozřejmě v textovém editoru vyhledává text, ale jak vidíte z obrázku, je možné také vyhledávat grafické objekty, tabulky, rovnice apod. Word 2016 60. Jak nahradit slova v dokumentu? Jestliže je třeba nahradit v celém dokumentu nějaké konkrétní slovo jiným slovem, je pro tuto operaci určena funkce Nahradit. Umožní vyhledat v dokumentu všechna slova podle zadaného řetězce a nahradit je jiným zadaným slovem, resp. řetězcem. 1. V pásu karet klikněte na kartu Domů a ve skupině Úpravy klikněte na příkaz Nahradit. Podobně jako u hledání lze využít klávesovou zkratku, tentokrát Ctrl+H. 2. Do dialogu Najít vepište hledané slovo, které má být zaměněno. 3. Do dialogu Nahradit čím vepište text, kterým bude předchozí text nahrazen. Dialogový panel pro vyhledání a náhradu řetězce znaků. 43
Word 2016 71. Jak nastavit obtékání textu okolo obrázku? Obtékání grafických objektů je naprostou nutností u každého textového editoru. Asi těžko si lze představit na stránce plné textu obrázek, který by nebyl obtékán. Word nabízí poměrně širokou škálu různých způsobů obtékání textu, včetně toho, kdy text může být buď nad, nebo pod grafickým objektem. Word nedělá rozdíl mezi obtékáním obrazce nebo obrázku. Vše, co je grafickým objektem, je možné nechat obtékat, a to několika způsoby. 1. Klikněte na grafický objekt, který má být obtékán. 2. Na kontextové kartě Formát ve skupině Uspořádat si pomocí příkazu Zalamovat text vyberte požadovaný způsob obtékání. Případně můžete klepnout pravým tlačítkem myši na vybraný obrázek a z kontextové nabídky vybrat příkaz Zalamovat text, kde se vám následně zobrazí stejný seznam možných zalomení. Posledním způsobem je označení obrázku a klepnutí na zobrazenou ikonu u pravého horního rohu obrázku. Kontextová karta s možnostmi obtékání textu kolem vloženého objektu (např. obrázku). Word 2016 72. Jak změnit velikost obrázku? Změnu velikosti každého objektu můžete provést pomocí některého z úchopných bodů. Úchopný bod je malý tvar na okrajích grafického objektu nebo po jeho stranách. Pokud na grafický objekt kliknete jednou levým tlačítkem myši, zobrazí se všechny úchopné body daného objektu. Například obrázek bude mít v každém rohu jeden úchopný bod a uprostřed každé strany další. 1. Klikněte na obrázek jednou levým tlačítkem myši (aby se zobrazily úchopné body). 2. Nastavte se myší nad některý úchopný bod tak, aby se tvar myši změnil na tvar oboustranné šipky. 51
Word 2016 88. Jak do dokumentu vložit rovnici ručně? Jednou z novinek v Office 2016 je i možnost vkládat rovnice ručně, pomocí zápisu dotykově. A je jedno, zda se jedná o prst nebo stylus (dotykové ovládací pero některých přenosných zařízení). Stačí, když klepnete na kartu Vložení Rovnice Rukopisná rovnice. Zobrazí se speciální prostor pro zápis rovnice, přičemž přímo při psaní Word automaticky rozpoznává zadanou rovnici. Nenechte se však vyvést z míry, pokud se při psaní zobrazuje něco jiného, než jste chtěli Word automaticky upravuje výsledný tvar podle toho, co píšete dále. Proto případné opravy nechte až skutečně po dopsání celé rovnice. Word 2016 Okno Rukopisná rovnice s ručně editovaným vzorcem a jeho rozpoznaným tvarem, který bude vkládán do dokumentu Wordu. 89. Jak vložit libovolný symbol? Kamkoliv do dokumentu můžete vložit některý ze symbolů a znaků, které Word nabízí. Nejjednodušší způsob výběru a vložení symbolu je prostřednictvím okna Symbol. 1. Klikněte na kartu Vložení a ve skupině Symboly na příkaz Symbol. 2. V otevřené podnabídce si vyberte jeden z nabízených symbolů. Pokud se zde nenachází ten, který hledáte, klikněte na položku Další symboly Word zobrazí stejnojmenné okno. 3. Na záložce Symboly zvolte v rozevírací nabídce požadované symboly. 63
Word 2016 107. Jak k dokumentu přidat komentáře? Každý dokument napsaný ve Wordu je možné opatřit vlastním komentářem, který může sloužit pouze jako pomocný text k hlavnímu textu v dokumentu. V závislosti na nastavení tisku pak je možné komentáře i vytisknout jako součást dokumentu. Vložení komentáře do textu provedete takto: 1. Nastavte se kurzorem na místo, k němuž bude komentář připojen. Například ke konkrétnímu slovu, mezi odstavce apod. 2. Na pásu karet klikněte na kartu Revize a ve skupině Komentář na příkaz Nový komentář. 3. Word přidělí danému místu komentář ve formě bubliny. Klikněte do ní a napište sem jakkoliv dlouhý text. Ten ale nebude standardní součástí dokumentu, slouží skutečně jen pro komentování dané věci. Word 2016 Komentář připojený k označené části textu. 108. Jak profesionálně spolupracovat na dokumentu? Pokročilejším způsobem spolupráce více osob na jednom dokumentu je tzv. sledování změn. Využívá se v případě, kdy má jedna osoba za úkol zkontrolovat dokument druhé osobě a naopak. Možností, jak se toto dá provést, je několik, většinou ale mají tyto nevýhody: Častým způsobem bývá označování špatného textu červenou barvou. Problémem je, že autor často z tohoto způsobu provedení nepozná, jaké chyby se dopustil a jak ji má napravit. Elegantnějším způsobem bývá využití výše zmíněných komentářů. Recenzent do samotné práce nijak nezasahuje, ale zároveň může autorovi napsat, jaké chyby se dopustil. Nevýhodou je, že recenzent musí při každé opravě vkládat nový komentář, pracně vysvětlovat, jak má chybu napravit, a nakonec samotný autor nejenom, že musí sám 75
tipů a triků 2016 pro Microsoft Office 2016 ve Wordu provést úkony k odstranění chyby, ale musí také smazat po recenzentovi vložené komentáře. Třetím způsobem, který eliminuje nedostatky dvou uvedených a zároveň přidává na jednoduchosti a eleganci provedení, je sledování změn. K lepšímu pochopení, jak oprava chyb v rámci dokumentu s využitím sledování změn probíhá, je k dispozici následující objasňující schéma postupu: 1. Autor napíše dokument a pošle jej na zhodnocení recenzentovi, oponentovi, svému učiteli apod. 2. Tato osoba si zapne funkci Sledovat změny (na kartě Revize) a provede všechny zamýšlené opravy a úpravy. Text odešle po provedení všech změn autorovi. Ve Wordu 2016 se setkáte u revizí s jednou zajímavou novinkou a tou jsou různé režimy zobrazení provedených změn. K dispozici jsou tyto: Jednoduchá revize dojde k přepsání textu, původní text není vidět, změna je identifikována dle svislé červené čáry na začátku řádku se změnou. Všechny revize nastavení je takové, jak ho někteří možná znáte z předchozích verzí Wordu. Jakýkoliv přidaný text je zobrazen červeně, jakýkoliv odstraněný text je zobrazen červeně a přeškrtnut. Původní text je tedy zachován. Žádné prováděné změny jsou zaznamenávány pouze interně, na venek není vidět, že k nějakým revizím došlo. Provedené změny se zobrazí teprve při změně režimu zobrazení revizí. To se může hodit, když někomu opravujete dokument a zobrazované červené prvky vás při práci ruší. Původní umožňuje návrat k původní verzi dokumentu. 3. Autor přijme či nepřijme provedené změny v dokumentu. Dopis 2. 1. Dopis Autor zašle dokument recenzentovi ke sledování změn. Recenzent zapne funkci Sledovat změny a provede zamýšlené opravy. Následně odešle takto upravený dokument autorovi k odsouhlasení. 76
Word Excel 2016 Exel 2016 129. Jaké jsou novinky v aplikaci Excel 2016? I v aplikaci Excel 2016 se setkáte s množstvím novinek, dokonce je jich více než ve Wordu nebo PowerPointu a jdou více do hloubky a jsou mnohem komplexnější. Jsou to zejména: nové typy grafů, vylepšená práce s kontingenčními tabulkami, prognózy vývoje dat, nové možnosti zdrojů zpracovávaných dat, geografické interpretace vložených dat, atd. Excel 2016 130. Jak můžu spustit Excel? Po instalaci balíku Microsoft Office 2016 se zástupci všech nainstalovaných programů umístí do nabídky Start. Zobrazte si tedy nabídku Start Všechny aplikace, a v oddíle aplikací pod písmenem M rozevřete složku Microsoft Office 2016 a v ní pak klepněte na ikonu Excel 2016. Druhou možností je v nabídce Start zadat příkaz excel a potvrdit jej stiskem klávesy Enter. Tento postup je také vhodný v případě, že nemůžete ani na pracovní ploše počítače ani v nabídce Start zástupce pro spuštění této aplikace najít. 95
tipů a triků 2016 pro Microsoft Office 2016 142. Jak rychle sečíst číselné hodnoty v tabulce? Byť se možná zdá zmínka takto známé funkce pomyslným nošením dříví do lesa, neměla by ve výčtu tipů chybět. Vzhkedem k tomu, že se jedná o jednu z nejpoužívanějších početních operací v Excelu, je funkce pro sečtení hodnot z buněk zastoupena přímo v pásu karet Domů Úpravy, a to v podobě ikony Automatické shrnutí (neboli Suma). Jak funkci sumy použít? 1. Označte rozsah buněk sloupce/řádku, které chcete sečíst tak, aby ve výběru (tedy označení) buněk na konci byla zahrnuta i jedna prázdná buňka. Ta bude sloužit pro vložení vzorce sumy. 2. Klepněte v pásu karet Domů Úpravy na ikonu Automatické shrnutí. Hotovo, vzorec se vložil do prázdné buňky a sečetl hodnoty vybraných buněk. Pokud myší označíte buňku se součtem, můžete v tzv. řádku vzorců vidět, jak vypadá syntaktický zápis použité funkce pro automatické shrnutí. V buňce C7 je vložen vzorec pro automatické shrnutí. Zápis (tvar) vzorce je patrný z řádku vzorců. 143. Jak zjistit nejvyšší a nejnižší hodnotu v sešitě? K této operaci využijeme funkce MIN a MAX, které slouží k určení minimální nebo maximální hodnoty ze seznamu buněk. 1. Nastavte se do buňky, v níž bude vzorec (a tedy i výsledek) umístěn. 2. Na pásu karet na kartě Domů ve skupině Úpravy klepněte na šipku u symbolu Sumy. 3. Excel zobrazí nabídku, ze které se běžně klepnutím na položku Další funkce můžete dostat do seznamu všech funkcí. Ovšem v tomto případě 104
tipů a triků 2016 pro Microsoft Office 2016 PowerPoint 2016 216. Jaké jsou novinky v aplikaci PowerPoint 2016? I v aplikaci PowerPoint 2016 na vás čeká poměrně velké množství zajímavých novinek. Jsou to zejméne: funkce Řekněte mi, vkládání záznamu dění na obrazovce ve formátu videa, snadnější sdílení prezentací, snadnější spolupráce na tvorbě prezentace, atd. 217. Jak můžu spustit PowerPoint? Po instalaci balíku Microsoft Office 2016 se zástupci všech nainstalovaných programů umístí do nabídky Start. Zobrazte si tedy nabídku Start Všechny aplikace, a v oddíle aplikací pod písmenem M rozevřete složku Microsoft Office 2016 a v ní pak klepněte na ikonu PowerPoint 2016. Druhou možností je v nabídce Start zadat příkaz powerpoint a potvrdit jej stiskem klávesy Enter. Tento postup je také vhodný v případě, že nemůžete ani na pracovní ploše počítače ani v nabídce Start zástupce pro spuštění této aplikace najít. 154
tipů a triků 2016 pro Microsoft Office 2016 221. Jak vysílat prezentaci po internetu? Velice zajímavou funkcí, která se v PowerPointu objevuje poprvé, je možnost vysílání prezentace po internetu. Asi si říkáte, k čemu je to dobré a jak to všechno funguje. Právě u PowerPointu je realizace této možnosti velice jednoduchá a provedete ji takto: 1. Otevřete si prezentaci určenou pro vysílání po internetu. 2. Klepněte na kartu Prezentace a ve skupině Spustit prezentaci na spodní část příkazu Online prezentace. 3. Po kliknutí se rozbalí nabídka, zda chcete prezentaci vysílat online přes aplikaci Lync nebo přes zdarma dostupnou Službu prezentací Office. Ve firemním prostředí asi spíše využijete aplikaci Lync, domácí uživatelé naopak Službu prezentací Office, proto se v dalším textu budu zabývat právě druhou variantou. 4. Po klepnutí na druhou variantu se zobrazí okno Online prezentace, ve kterém jste informováni o základních informacích o této službě, mj. o tom, že budete potřebovat pro online vysílání účet Microsoft. Pokud jste již do sady Office s tímto účtem přihlášeni, informace je pro vás bezpředmětná. Dále také můžete nastavit, zda si uživatelé budou moci vaši prezentaci stáhnout. Následně jen stačí klepnout na tlačítko Připojit. 5. Po chvilce se objeví okno, v němž je zobrazen důležitý odkaz pro vysílání této prezentace. Odkaz můžete pomocí zástupců v dolní části obrazovky zkopírovat nebo rovnou odeslat emailem vybraným příjemcům. Poté, co tak učiníte, stačí klepnout na tlačítko Spustit prezentaci a vysílání může začít. Všichni vaši přátelé a kolegové, kteří dostali vygenerovanou adresu, ji mohou zadat do internetového prohlížeče (na mobilu, na PC, na notebooku) a uvidí vysílání vaší prezentace, kterou vy ovládáte. To znamená, že jakmile např. přejdete z třetího snímku na čtvrtý, všichni připojení kolegové tuto změnu automaticky na svých zařízeních uvidí také. 6. Vysílání prezentace můžete kdykoliv ukončit klepnutím na tlačítko Konec online prezentace. 158 Pás karet s nástroji pro online vysílání prezentace.
tipů a triků 2016 pro Microsoft Office 2016 229. Jak změnit pořadí snímků? Pokud je potřeba, v PowerPointu je možné prohodit jednotlivé snímky mezi sebou. Prohození je možné provést buď přímo v Normálním zobrazení nebo v režimu zobrazení Řazení snímků. Prohození snímků v zobrazení Řazení snímků: 1. V seznamu snímků stiskněte a držte levé tlačítko myši na miniatuře snímku, který si přejete přesunout na jinou pozici. 2. Táhněte myší směrem mezi snímky, kam si přejete snímek přesunout. Při tažení se zobrazuje tenká čára, která udává budoucí polohu přesouvaného snímku. 3. Jakmile dosáhnete požadované pozice, uvolněte levé tlačítko myši. Snímek bude přemístěn. Obdobný způsob je možný i v Normálním zobrazení, jen se přetahování snímku provádí v levé části okna, kde jsou zobrazeny miniatury snímků svisle (viz obr. vpravo). Změna pořadí snímku v režimu Normální zobrazení. 230. Jak změnit rozložení snímku? PowerPoint nabízí při vkládání nových snímků možnost vybrat si, jak bude nový snímek rozložen. Rozložením je myšleno přednastavené umístění a poloha objektů na snímku (jako jsou např. textová pole, grafy, obrázky apod.). 162 Nabídka rozložení prvků na snímku.
Outlook Word 2016 Outlook 2016 278. Jaké jsou novinky v aplikaci Outlook 2016? I aplikace Outlook se ve verzi 2016 dočkala poměrně zajímavých změn, které tak dělají používání tohoto emailového klienta ještě intuitivnější. Mezi ty největší novinky patří např. tyto: vkládání souborů z cloudového úložiště OneDrive, vkládání naposledy zpracovaných souborů jako příloh, podpora skupin z prostředí Office 365, možnost detailnějšího nastavení období pro offline synchronizaci, a další. 279. Jak můžu spustit Outlook? Po instalaci balíku Microsoft Office 2016 se zástupci všech nainstalovaných programů umístí do nabídky Start. Zobrazte si tedy nabídku Start Všechny aplikace, a v oddíle aplikací pod písmenem M rozevřete složku Microsoft Office 2016 a v ní pak klepněte na ikonu Outlook 2016. Druhou možností je v nabídce Start zadat příkaz outlook a potvrdit jej stiskem klávesy Enter. Tento postup je také vhodný v případě, že nemůžete ani na pracovní ploše počítače ani v nabídce Start zástupce pro spuštění této aplikace najít. Pozor, aplikace Outlook není součástí všech edic sady Microsoft Office 2016 (viz tip č. 3 ). Outlook 2016 195
tipů a triků 2016 pro Microsoft Office 2016 280. Jak nastavit emailový účet POP3/IMAP? Každý poštovní server, který vám poskytuje služby emailové komunikace, je založen na určitém protokolu. Mezi nejrozšířenější protokoly patří právě POP3 nebo IMAP. Služby založené na těchto protokolech poskytují například i Seznam.cz, Outlook.com, Gmail.com a další známí poskytovatelé emailových schránek. Proces přidání takového účtu do aplikace Outlook, aby bylo možné v ní s emailovou schránkou (např. ze Seznam.cz) pracovat, je jednoduchý. Stačí klepnout na tlačítko Soubor Informace Přidat účet. Otevře se jednoduchý průvodce, ve kterém v prvním okně zvolíte poslední položku Ruční nastavení nebo další typy serveru, ve druhém okně vyberete třetí položku POP nebo IMAP. Ve třetím kroku již zadáte údaje o své e-mailové schránce. Údaje, které možná znát nebudete, jsou POP3 a SMTP server. POP3 se používá pro přijímání pošty, SMTP pro odesílání. Proto adresu POP3 serveru by vám měl sdělit váš poskytovatel emailových služeb (pro Seznam.cz je to pop3.seznam.cz) a adresu SMTP serveru váš poskytovatel připojení k internetu. Často se stává, že z důvodu usnadnění nabízí poskytovatel poštovních služeb i SMTP server a nejinak je tomu u Seznamu. Vzorovou konfiguraci vidíte na obrázku. 196