EKIS. Ekonomický informační systém Ministerstva vnitra ČR. Základní představení systému Copyright 2007

AGENDA Úvod aneb Proč EKIS na Policejní akademii? Historie vývoje ekonomického informačního systému Hlavní cíle EKIS Vývoj ekonomického informačního systému formy realizace Architektura a platforma EKIS Realizace Služby poskytované v EKIS I Služby poskytované v EKIS II Informační systém v pravém slova smyslu aneb jak to všechno funguje Řešení bezpečnosti EKIS v číslech EKIS plán rozvoje Řízení údržby a rozvoje EKIS Diskuse a závěr

Úvod aneb Proč EKIS na Policejní akademii? Policejní akademie připravuje budoucí manažery jak pro PČR a MV, ale i ostatní úřady státní správy dnešní řízení si již nedovedeme představit bez kvalitního rozhodování abych mohl udělat co nejlepší rozhodnutí, musím mít co nejvíce pravdivých informací mohu si nechat připravit podklady mohu jim ale věřit na 100%? ale mohu také si tyto informace sám vytěžit z nějakých zdrojů (nejlépe informačního systému) mám-li správné informace včas, mohu udělat více správných rozhodnutí Co je potřeba k získávání informací z IS? musí takový informační systém existovat» EKIS MV mít tento nástroj k dispozici» licence a oprávnění umět ho ovládat» školení Ministerstvo vnitra a Policie ČR používá systém EKIS od roku 1999 v oblasti ekonomické a od roku 2003 i v oblasti řízení lidských zdrojů a nástrojů vedoucích pracovníků pro podporu řízení a rozhodování Policejní akademie pod dohodě s vedením odboru informatizace ekonomických procesů zařadila i několik přednášek a seminářů o ekonomickém informačním systému Ministerstva vnitra do předmětu Manažerská informatika

Historie vývoje ekonomického informačního systému Hlavní cíle EKIS vytvořit IS pro řízení ekonomických procesů a lidských zdrojů zajistit integraci všech souvisejících procesů - poskytnutí jednotné datové základny umožnit vedoucím zaměstnancům efektivní řízení nákladů, lidí a jejich odměňování optimalizace procesů a organizace v oblasti ekonomické a řízení lidských zdrojů výhledově umožnit efektivní plánování rozpočtu a lidských zdrojů Vývoj ekonomického informačního systému formy realizace netradiční přístup k řešení v podmínkách MV - pronájem - řeší financování projektu - procesní přístup - řeší vzájemné vazby - projektové řízení - využívá know-how úzce specializovaných odborníků řízení kvality - ASAP - metodika pro zavádění systému SAP R/3 - ARIS - metodika pro procesní analýzu

Architektura a platforma EKIS Centrální plně integrovaný informační systém Nosné jádro SAP R/3 ERP systém Třívrstvá architektura (DB, Aplikace, tenký klient) HW: farma cca 30-i serverů (převážně riscových) + datové úložiště SHARK SW: operační systém: unix AIX databáze: Oracle aplikace: systém SAP R/3 Dva propojené systémy (EKIS I, EKIS II) EKIS II se skládá ze 3 subsystémů (HR, WP, WEB) Každý ze systémů má tři úrovně vývojovou testovací a školící produktivní EKIS WEB Lotus Domino, Aplet pro koncové stanice napsaný v Javě Podpora ITIL Solution Manager modul helpdesku pro řešení incidentů Realizace Zadání: Ministerstvo vnitra ČR Dodavatel: IBM Česká republika Spolupráce: SAP Česká republika Ministerstvo vnitra ČR Další subdodavatelé: IDS Scheer ČR VÚMS Legend BitServis a další Řízení projektu: Ing. Petr Měřička (IBM ČR) Ing. Ivan Khol (IBM ČR) Ing. Luděk Tenkrát (MV ČR) Ing. Miloslav Žíla (MV ČR)

Postupná realizace po etapách Služby poskytované v EKIS I Podvojné účetnictví a rozpočetnictví FI, FM účtování po účetních okruzích (účetních jednotkách) hlídání disponobility rozpočtu platební styk s ČNB vedení hlavní knihy číselníky rozpočtová skladba, finanční místa účtový rozvrh účetní okruhy, finanční okruhy, nákladové okruhy automatické účtování platů a mezd z EKIS II vydávané faktury SD (pro SPO) v přípravě Controling nákladové účetnictví CO sledování nákladů na organizační jednotky sledování nákladů na areály a objekty sledování nákladů na zakázky číselník nákladových středisek Evidence dlouhodobého majetku AM evidence nemovitého majetku, centrální číselník nemovitého majetku evidence souprav evidence souboru movitých věcí lokalizace majetku inventurní sestavy využití čárového kódu (čtečky čárového kódu) Evidence drobného majetku DM evidence souprav lokalizace majetku inventurní sestavy využití čárového kódu (čtečky čárového kódu) Evidence zásob MM účetní sklady objednávky majetku automatické vytvoření obliga v účetnictví inventurní sestavy centrální číselník movitého majetku využití čárového kódu Údržba a opravy PM autoopravárenství provázání na sklad možnost použití i pro jiný majetek Oděvní výdejny a konta (vazba na EKIS II) realizováno v rámci smlouvy na EKIS II správa osobních kont policistů výstrojní normy policistů záznamy změn přijetí, propuštění, přemístění (automaticky z EKIS II) výdej materiálu z oděvních výdejen čerpání z osobního konta policisty provázání na sklad Programové financování PS vazby na ISPROFIN prvky SPP

Služby poskytované v EKIS II organizace a systemizace OSYS organizační struktura návrhy a realizace změn organizace a systemizace systemizační atributy kvalifikační předpoklady katalogy prací, profesí, evidence volných míst bezpečnostních sborů personalistika PERS nábor zaměstnanců a příslušníků evidence uchazečů personální evidence zaměstnanců a příslušníků personální opatření služební hodnocení odměny a tresty podklady pro výrobu služebních průkazů různá statistická hlášení odměňování a sociální zabezpečení OSZ evidence a vyhodnocování přítomností a nepřítomností zpracování a zúčtování platů a mezd automatické zaúčtování platů do účetnictví automatická tvorba převodních příkazů tisk výplatních pásek (krycí tisky) a nejrůznějších potvrzení zpracování ročního zúčtování daně zpracování ABO pro ČS a.s. zpracování ELDP (evidenční listy důchodového pojištění) výsluhové náležitosti příslušníků bezpečnostních sborů hlášení do registru pojištěnců měsíční hlášení pro ZP, ČSSZ záznamy o sociálním pojištění různá statistická hlášení vzdělávání příprava vzdělávacích akcí přihlašování na vzdělávací akce tisk osvědčení portál řídícího pracovníka Business Workplace WP výstupy pro podporu rozhodování v oblastech: organizace a systemizace personální odměňování a sociálního zabezpečení vzdělávání čerpání rozpočtu další ekonomické ukazatele rozpis a schvalování odměn přihlašování na vzdělávací akce WEB aplikace EKIS přístup k datům z HR pro vedoucího 1.stupně řízení zadávání dat a hlášení o přímých podřízených ve formulářích (telefony, dislokace, ztráty průkazů, ) různé sestavy z EKIS II přihlašování na vzdělávací akce (zablokováno) rozpis odměn plánování služeb policistů a zaměstnanců ve směnném provozu (+ pracovní výkaz pro platy) infosystém pro operačního důstojníka portál pro služebního lékaře (preventivní prohlídky) portál pro bezpečnostního referenta portál pro rozpočtáře (z EKIS)

Informační systém v pravém slova smyslu aneb jak to všechno funguje Základem všeho je integrace. Všechna data jsou pořizována pouze jednou. Odpovědnost za vkládaná data podle rolí (audit). Sdílení dat v rámci systému (vertikálně i horizontálně). Příklady: Pořízení a zaúčtování majetku (EKIS I) Ztráta služebního průkazu (EKIS II) Udělování odměn (EKIS I a EKIS II) Řešení bezpečnosti Pro zajištění bezpečnosti jsou vytvářena uživatelská oprávnění kombinací definovaných rolí a působností. Centrální správa oprávnění. Zřizování oprávnění na základě schválených žádostí s potvrzením absolvování školení bezpečnosti, základů ovládání a předepsaných specializovaných školení pro příslušné role. Řízení správy oprávnění a jejich tvorba je výhradě v rukou odborníků MV. Celkem cca 80 rolí, stovky uživatelských profilů.

EKIS I v číslech uživatelé SAP R/3 960 uživatelé Lotus Notes 80 účetních dokladů ročně 1 300 000 kmenové záznamy majetku 7 700 000 samostatné právnické subjekty 33/50 (účetní okruhy MV, KS PČR, OSS bez krajských HZS, některé SPO ) EKIS II v číslech kmenové záznamy 75 000 archivní záznamy 360 000 uživatelé EKIS II (SAP R/3) 750 uživatelé Business Workplace 300 uživatel - přímý nadřízený (WEB) 3 000 - ostatní uživatelé WEB 5 000 personální oblasti 48 mzdové účtárny 57 počet personálních opatření/1 rok 470 000 plánování služeb ve WEB EKIS/1 rok 480 000 člověkoměsíců

EKIS plán rozvoje hlavní cíle kromě běžné legislativní údržby Datový sklad EKIS 2007-8 plánování rozpočtu, majetku a lidských zdrojů, rozšířený reporting pro výkaznictví a podporu řízení Přechod na vyšší platformu 2008 ze SAP R/3 na mysap ERP 2005 jako forntend možno používat MS Explorer Podpora ITIL pomocí dalších modulů SM 2008-09 Přechod na EURO 2010-11? ve všech používaných modulech Řízení údržby a rozvoje EKIS Strategické řízení EKIS Řídící komise pro posuzování rozvoje EKIS PMV 33/2000 ve znění pozdějších předpisů složená ze středního a vyššího managementu resortu MV rozhoduje o důležitých strategických momentech projektu pracovní skupina specialisté MV připravuje podkladové materiály pro řídící komisi (roční a střednědobé plány dílčích projektů, nová legislativa, nová funkcionalita, přechody na vyšší verze) Operativní řízení EKIS Řídící rada EKIS I Řídící rada EKIS II orgány složené ze zástupců MV a IBM Realizační týmy pro jednotlivé moduly a oblasti specialisté IBM, SAP a MV ředitel projektu EKIS za MV ČR e-mail: tenkrat@mvcr.cz Ing.Luděk Tenkrát tel.: 0603 190 253