SD Quick Book Rezervační systém MANUÁL Určeno pro přístupová práva RECEPČNÍ OBSAH SD Quick Book Rezervační systém - Správa rezervací 1. Přihlášení do systému 3 2. Vložení rezervace 4 2.1 Vložení rezervace operátorem (recepčním) 4 2.2 Vložení rezervace on-line přímo klientem 6 3. Potvrzení rezervace 7 4. Storno rezervace 8 5. Editace rezervace 9 6. Odeslání e-mailu bez editace 10 7. Textové výpisy rezervací 11 8. Tiskové sestavy 12 9. Funkce Quick Connect 13 1
SD Quick Book Rezervační systém Správa rezervací Správa rezervací se dělí do následujících kroků a funkcí: - vložení rezervace - potvrzení rezervace - storno rezervace - editace rezervace - odeslání e-mailu bez editace - textové výpisy - tiskové sestavy 2
1. Přihlášení do systému Na základě poskytnutého odkazu (od managera ubytovacího zařízení) a přístupových údajů do administrační části se přihlásíte do SD Quick Book rezervačního systému přímo do správy rezervací (administrační části). Doporučujeme si odkaz do administrační části uložit do Vašich oblíbených položek, jelikož v rámci rezervací ho budete využívat neustále. Nemusíte tedy nic instalovat do Vašeho počítače, ale stačí se vždy připojit odkudkoliv ze zeměkoule kde jste připojeni na internet a ihned můžete spravovat Vaše rezervace. Při otevření hlavní stránky se Vám zobrazí okno s tabulkou pro přihlášení - do kolonky uživatelské jméno napište Vaše uživatelské jméno - do kolonky heslo napište heslo - dejte přihlásit zobrazí se Vám okno hlavní plachty rezervací a hlavní nabídkové menu v horní části okna 3
2. Vložení rezervace Vložit rezervaci lze dvěmi způsoby, a to buď přímo v administraci operátorem (recepčním) nebo v režimu on-line přímo klientem (hostem) 2.1 Vložení rezervace operátorem (recepčním) probíhá v prostředí administrace SD Quick Book rezervační systém. Hlavní okno rezervací nebo z nabídkového menu rezervace přehled 4
V hlavní plachtě rezervací pro vložení nové rezervace klikneme na tlačítko vložit novou položku. Zobrazí se nám okno s rezervačním formulářem a možností volby, zda si přejeme rezervaci na jednom pokoji (tlačítko chci rezervovat jeden pokoj ) nebo rezervaci na více pokojích (tlačítko chci rezervovat více pokojů ). Rezervace probíhá v těchto krocích: - zadání termínu požadované rezervace v rezervačním formuláři kliknutím do pole termínu (datum příjezdu/datum odjezd) se zobrazí kalendář, kde můžeme vybrat a zvolit požadované datum - zadání počtu osob - klikem (rozbalením roletky) do pole počet dospělých a počet dětí zadáme počet osob v rezervaci (jen pokud je požadovaná rezervace na jednom pokoji) - vyhledání volných pokojů klikem na tlačítko najít volné pokoje - zobrazí se všechny volné pokoje odpovídající zadaným kritériím (u rezervace na jednom pokoji s výpočtem ceny dle počtu osob a tlačítkem rezervovat, u rezervace na více pokojích s výpočtem ceny za všechny pevná lůžka na pokoji s check boxem pro výběr vyhovujících pokojů) 5
- výběr pokoje u rezervace na jednom pokoji tlačítkem rezervovat, u rezervace na více pokojích zaškrtnutím check boxů u požadovaných pokojů a centrálním tlačítkem rezervovat vybrané pokoje. - vyplnění základních údajů o klientovi a volba fakultativních služeb (pokud jsou fakultativní služby navedeny) v tomto kroku vyplníme všechny povinné položky (jméno, příjmení, telefon, e- mail klienta označeny červeně) v poli klient. V případě, že klient již u nás pobýval v minulosti, lze ho vybrat přímo z adresáře, který skrývá ikona (klikem na tuto ikonu se nám otevře nové okno adresáře, kde do vyhledávacího pole napíšeme minimálně tři první znaky jména nebo kontaktu klienta možnost vyhledávání je pro zadané znaky v kontaktech nebo ve všech povinných položkách rezervací. Klikem na tlačítko hledej se nám zobrazí výsledky dle zadaných kriterií. Vybereme požadovanou položku a klikem na ikonu se nám automaticky doplní údaje do rezervačního formuláře. V případě, že si přejeme některé položky z adresáře odstranit, můžeme tak učinit klikem na ikonu ). Dále v poli termín rezervace se zobrazí vybraný termín, v poli služby máme možnost vybrat požadované služby (pokud jsou navedeny). V poli cena rezervace se promítá celková cena za aktuálně požadované ubytování a služby (s právy managera můžeme u ceny poskytovat procentuální slevy nebo vkládat vlastní cenu odlišnou od výpočtu automatické ceny). V poli poznámka může vepsat poznámku. Tlačítkem kontrola rezervace postoupíme do dalšího kroku se sumářem všech údajů v rezervaci. 6
7
- kontrola zadaných údajů zobrazí se sumář rezervace ke kontrole. - potvrzení rezervace pokud je při kontrole vše v pořádku, potvrdíme závazně rezervaci tlačítkem potvrdit rezervaci. 8
- Odeslání e-mailu - po potvrzení rezervace se nás systém dotáže, zda budeme chtít odeslat informaci o vložené rezervaci klientovi a nabídne nám možnost k odeslání. Klikem na ikonu tuto možnost ignorujeme a přejdeme přímo do celkového přehledu rezervací (hlavní plachty rezervací). Klikem na ikonu se dostaneme do šablony pro odeslání e-mailu. Automaticky se nám doplní šablona s vložením rezervace. Údaje v šabloně jsou editovatelné a v případě potřeby je můžeme libovolně upravovat. Pro zvolení jiné šablony rozbalíme roletku nad formulářem šablony a vybereme jinou požadovanou šablonu. Kliknutím na ikonu ji potvrdíme a zvolená šablona se nám zobrazí v aktualizovaném okně. Pro odeslání nakonec klikneme na ikonu na konci šablony. E-mail se odešle a zobrazí se nám okno celkového přehledu rezervací (hlavní plachta rezervací). Vložená rezervace se nám zobrazí v celkovém přehledu rezervací v oranžové barvě ve statusu nepotvrzená. Rezervace bez šrafování označují rezervace na jednom pokoji, rezervace se šrafováním označují rezervace na více pokojích knihované na jedno jméno. 9
V průběhu rezervace můžeme v každém kroku rezervace využít tlačítka zpět pro editaci již zadaných údajů. Tam, kde se tlačítko zpět nezobrazuje, můžeme využít hlavního nabídkového menu pro požadované zobrazení. 10
2.2 Vložení rezervace on-line přímo klientem probíhá v prostředí Vaši webové prezentace v odkazu rezervace, kde se zobrazuje okno s rezervačním formulářem a možností volby, zda si klient přeje rezervaci na jednom pokoji (tlačítko chci rezervovat jeden pokoj ) nebo rezervaci na více pokojích (tlačítko chci rezervovat více pokojů ). Rezervace probíhá v těchto krocích: - zadání termínu požadované rezervace v rezervačním formuláři kliknutím do pole termínu (datum příjezdu/datum odjezd) se zobrazí kalendář, kde můžeme vybrat a zvolit požadované datum - zadání počtu osob - klikem (rozbalením roletky) do pole počet dospělých a počet dětí zadáme počet osob v rezervaci (jen pokud je požadovaná rezervace na jednom pokoji) - vyhledání volných pokojů klikem na tlačítko najít volné pokoje - zobrazí se všechny volné pokoje odpovídající zadaným kritériím (u rezervace na jednom pokoji s výpočtem ceny dle počtu osob a tlačítkem rezervovat, u rezervace na více pokojích s výpočtem ceny za všechny pevná lůžka na pokoji s check boxem pro výběr vyhovujících pokojů) 11
- výběr pokoje u rezervace na jednom pokoji tlačítkem rezervovat, u rezervace na více pokojích zaškrtnutím check boxů u požadovaných pokojů a centrálním tlačítkem rezervovat vybrané pokoje. - vyplnění základních údajů o klientovi a volba fakultativních služeb (pokud jsou navedeny) v tomto kroku klient vyplní všechny povinné položky (jméno, příjmení, telefon, e-mail označeny červeně) v poli klient. V poli termín rezervace se mu zobrazí vybraný termín, v poli služby má pak možnost klikem vybrat požadované služby (pokud jsou navedeny). V poli cena rezervace se promítá celková cena za aktuálně požadované ubytování a služby. V poli poznámka může klient sdělit své další požadavky nebo přání. Tlačítkem kontrola rezervace postoupí klient do dalšího kroku se sumářem všech údajů v rezervaci. 12
13
- kontrola zadaných údajů zobrazí se sumář rezervace ke kontrole. - potvrzení rezervace pokud je vše při kontrole v pořádku, klient potvrdí závazně rezervaci tlačítkem potvrdit rezervaci (případně odeslat poptávku ) a přejde na poslední okno rezervace s poděkováním a informaci o provedené rezervaci. Následně je generován automaticky e-mail klientovi, kde obdrží podrobné informace ke své rezervaci. Provedená rezervace se nám okamžitě projeví v administraci v celkovém přehledu rezervací v oranžové barvě ve statusu nepotvrzená. 14
Pro další rezervaci může využít tlačítka najít další volné pokoje V průběhu rezervace může klient v každém kroku rezervace využít tlačítka zpět pro editaci již zadaných údajů. Pro zobrazení celkového přehledu aktuální obsazenosti lze využít v prvním kroku rezervace tlačítko celkový přehled rezervací (pokud je k dispozici). Klientovi se zobrazí celkový přehled, kde červené pole označují obsazené pokoje v daném termínu a křížek označuje volné pokoje v daném termínu. Kliknutím na křížek ve vybraném termínu se klient dostane zpět do rezervačního formuláře s předvoleným datem příjezdu, na který bylo v celkovém přehledu kliknuto. 15
3. Potvrzení rezervace Hlavní okno rezervací nebo z nabídkového menu rezervace přehled Potvrzení rezervace je další krok ve správě rezervací a využívá se v okamžiku, kdy nám klient závazně potvrdí svou rezervaci. U rekreačních zařízení to většinou bývá po úhradě zálohy, u business hotelů pak po závazném ústním potvrzení. Oba případy znamenají, že klient svou knihaci akceptuje a využije služeb ubytovacího zařízení. Jeho rezervace se potvrdí do statutu potvrzená a v celkovém přehledu se změní na barvu zelenou. Potvrzení rezervace může provést pouze operátor (recepční) v administračním prostředí. 16
Potvrzení rezervace probíhá v těchto krocích: - zobrazení rychlého náhledu rezervace - v hlavní přehledu rezervací (hlavní plachtě rezervací) najedeme kurzorem na ikonu u příslušné rezervace. Zobrazí se nám tzv. rychlý náhled (využitelný i v dalších funkčnostech systému) se základními informacemi o rezervaci 17
- zobrazení podrobného detailu rezervace - následným klikem na ikonu se nám v pravé části obrazovky zobrazí detail rezervace (podrobný výpis rezervace). V horní i dolní části detailu se nám zobrazují funkční ikony - potvrzení do statutu potvrzená rezervace - klikem na ikonu (potvrdit rezervaci) rezervaci potvrdíme 18
- zápis uhrazené zálohy - systém nám nabídne, zda budeme chtít do rezervace zapsat uhrazenou zálohu. V případě, že zálohu zapsat nepožadujeme, klikneme na ikonu a přeskočíme krok zápisu zálohy. V případě, že budeme požadovat zapsaní zálohy, klikneme na ikonu. Dostaneme se tak do editačního formuláře rezervace. 19
- editace rezervace se zápisem uhrazené zálohy - v editačním formuláři v poli cena rezervace zapište do kolonky záloha výši uhrazené zálohy (případně můžete editovat další údaje). Po dokončení editace klikem na tlačítko kontrola rezervace postoupíme do dalšího kroku se sumářem všech údajů v rezervaci. 20
- kontrola zadaných údajů zobrazí se sumář rezervace ke kontrole. - potvrzení rezervace pokud je při kontrole vše v pořádku, potvrdíme závazně rezervaci tlačítkem potvrdit rezervaci. 21
- odeslání e-mailu - po potvrzení rezervace se nás systém dotáže, zda budeme chtít odeslat informaci o vložené rezervaci klientovi a nabídne nám možnost k odeslání. Klikem na ikonu tuto možnost ignorujeme a přejdeme přímo do celkového přehledu rezervací (hlavní plachty rezervací). Klikem na ikonu se dostaneme do šablony pro odeslání e-mailu. Automaticky se nám doplní šablona s potvrzením rezervace. Údaje v šabloně jsou editovatelné a v případě potřeby je můžeme libovolně upravovat. Pro zvolení jiné šablony rozbalíme roletku nad formulářem šablony a vybereme jinou šablonu. Kliknutím na ikonu ji potvrdíme a zvolená šablona se nám zobrazí v aktualizovaném okně. Pro odeslání nakonec klikneme na ikonu na konci šablony. E-mail se odešle a zobrazí se nám okno celkového přehledu rezervací (hlavní plachta rezervací). Potvrzená rezervace se nám zobrazí v celkovém přehledu rezervací v zelené barvě ve statutu potvrzená. Rezervace bez šrafování označují rezervace na jednom pokoji, rezervace se šrafováním označují rezervace na více pokojích knihované na jedno jméno. 22
V průběhu rezervace můžeme v každém kroku rezervace využít tlačítka zpět pro editaci již zadaných údajů. Tam, kde se tlačítko zpět nezobrazuje, můžeme využít hlavního nabídkového menu pro požadované zobrazení. 23
4. Storno rezervace Hlavní okno rezervací nebo z nabídkového menu rezervace přehled Storno rezervace se využívá v okamžiku, kdy nám klient zrušil provedenou rezervaci. Jeho rezervace se zrušením převede do statutu zrušená a v celkovém přehledu se nezobrazuje. Storno rezervace může provést pouze operátor (recepční) v administračním prostředí. 24
Zrušení rezervace probíhá v těchto krocích: - zobrazení rychlého náhledu rezervace - v hlavní přehledu rezervací (hlavní plachtě rezervací) najedeme kurzorem na ikonu u příslušné rezervace. Zobrazí se nám tzv. rychlý náhled (využitelný i v dalších funkčnostech systému) se základními informacemi o rezervaci 25
- zobrazení podrobného detailu rezervace - následným klikem na ikonu se nám v pravé části obrazovky zobrazí detail rezervace (podrobný výpis rezervace). V horní i dolní části detailu se nám zobrazují funkční ikony 26
- zrušení a zápis do statutu zrušená rezervace - klikem na ikonu (odstranit) rezervaci odstraníme. Systém se nás z bezpečnostních důvodů dotáže, zda opravdu chceme rezervaci zrušit. Klikem na tlačítko OK potvrdíme náš úmysl rezervaci zrušit 27
- odeslání e-mailu - po potvrzení storna rezervace se nás systém dotáže, zda budeme chtít odeslat informaci o zrušené rezervaci klientovi a nabídne nám možnost k odeslání. Klikem na ikonu tuto možnost ignorujeme a přejdeme přímo do celkového přehledu rezervací (hlavní plachty rezervací). Klikem na ikonu se dostaneme do šablony pro odeslání e-mailu. Automaticky se nám doplní šablona se stornem rezervace. Údaje v šabloně jsou editovatelné a v případě potřeby je můžeme libovolně upravovat. Pro zvolení jiné šablony rozbalíme roletku nad formulářem šablony a vybereme jinou šablonu. Kliknutím na ikonu ji potvrdíme a zvolená šablona se nám zobrazí v aktualizovaném okně. Pro odeslání nakonec klikneme na ikonu na konci šablony. E-mail se odešle a zobrazí se nám okno celkového přehledu rezervací (hlavní plachta rezervací). Stornovaná rezervace se nám již v celkovém přehledu rezervací nezobrazuje. 28
V průběhu editace můžeme v každém kroku rezervace využít tlačítka zpět pro editaci již zadaných údajů. Tam, kde se tlačítko zpět nezobrazuje, můžeme využít hlavního nabídkového menu pro požadované zobrazení. 29
5. Editace rezervace Hlavní okno rezervací nebo z nabídkového menu rezervace přehled Pokud je potřeba editovat rezervaci (dopisovat změny, cenové kalkulace či doplňkové požadavky hostů) bez nutnosti změnu statutu tak, jak jsme si popsali výše, můžeme rezervaci kdykoliv upravovat dle následujícího postupu. 30
Editace rezervace probíhá v těchto krocích: - zobrazení rychlého náhledu rezervace - v hlavní přehledu rezervací (hlavní plachtě rezervací) najedeme kurzorem na ikonu u příslušné rezervace. Zobrazí se nám tzv. rychlý náhled (využitelný i v dalších funkčnostech systému) se základními informacemi o rezervaci 31
- zobrazení podrobného detailu rezervace - následným klikem na ikonu se nám v pravé části obrazovky zobrazí detail rezervace (podrobný výpis rezervace). V horní i dolní části detailu se nám zobrazují funkční ikony - zobrazení editačního formuláře - klikem na ikonu se dostaneme do editačního formuláře rezervace kde, můžeme provádět změny. Po dokončení editace klikem na tlačítko kontrola rezervace postoupíme do dalšího kroku se sumářem všech údajů v rezervaci. 32
33
- kontrola zadaných údajů zobrazí se sumář rezervace ke kontrole. - potvrzení rezervace pokud je při kontrole vše v pořádku, potvrdíme závazně provedené změny v rezervaci tlačítkem potvrdit rezervaci. 34
- odeslání e-mailu - po potvrzení změn rezervace se nás systém dotáže, zda budeme chtít odeslat informaci o změnách v rezervaci klientovi a nabídne nám možnost k odeslání. Klikem na ikonu tuto možnost ignorujeme a přejdeme přímo do celkového přehledu rezervací (hlavní plachty rezervací). Klikem na ikonu se dostaneme do šablony pro odeslání e-mailu s předvolenou šablonou vložení rezervace. Údaje v šabloně jsou editovatelné a v případě potřeby je můžeme libovolně upravovat. Pro zvolení jiné šablony rozbalíme roletku nad formulářem šablony a vybereme jinou šablonu. Kliknutím na ikonu ji potvrdíme a zvolená šablona se nám zobrazí v aktualizovaném okně. Pro odeslání nakonec klikneme na ikonu na konci šablony. E-mail se odešle a zobrazí se nám okno celkového přehledu rezervací (hlavní plachta rezervací). 35
V průběhu rezervace můžeme v každém kroku rezervace využít tlačítka zpět pro editaci již zadaných údajů. Tam, kde se tlačítko zpět nezobrazuje, můžeme využít hlavního nabídkového menu pro požadované zobrazení. 36
6. Odeslání e-mailu bez editace Hlavní okno rezervací nebo z nabídkového menu rezervace přehled V případě, že potřebujeme s klientem (hostem) komunikovat elektronicky bez nutnosti úprav v jeho rezervaci, lze využít funkce přímého odeslání e-mailu. Výhodou funkce odesílání e-mailu (i při editacích) jsou předvolené textové šablony (není potřeba stále dokola psát stejný text hostům v čase) a automaticky připojený detail rezervace v mailu se základními informacemi o rezervaci pro klienta (hosta). V případě nutnosti lze kteroukoliv šablonu u konkrétní rezervace textově upravovat. Každý odeslaný e-mail v SD Quick Book rezervační systém z administrace i z rezervačního formuláře u webové prezentace je automaticky v kopii zasílán na e-mailovou adresu provozovatele (uvedenou v nastavení systém). Tato funkce slouží pro archivaci komunikace ve Vašem poštovním klientovi (Outlook Express, doménový poštovní klient (seznam.cz, gmail.com) a jiné). 37
Editace rezervace probíhá v těchto krocích: - zobrazení rychlého náhledu rezervace - v hlavní přehledu rezervací (hlavní plachtě rezervací) najedeme kurzorem na ikonu u příslušné rezervace. Zobrazí se nám tzv. rychlý náhled (využitelný i v dalších funkčnostech systému) se základními informacemi o rezervaci 38
- zobrazení podrobného detailu rezervace - následným klikem na ikonu se nám v pravé části obrazovky zobrazí detail rezervace (podrobný výpis rezervace). V horní i dolní části detailu se nám zobrazují funkční ikony 39
- zobrazení e-mailové šablony - klikem na ikonu se dostaneme přímo do e-mailové šablony dané rezervace (vždy se zobrazí základní šablona vložení rezervace ). 40
- odeslání e-mailu - vybereme požadovanou e-mailovou šablonu rozbalením roletky nad formulářem šablony. Kliknutím na ikonu ji potvrdíme a zvolená šablona se nám zobrazí v aktualizovaném okně. Pro odeslání klikneme na ikonu na konci šablony. E-mail se odešle a zobrazí se nám okno celkového přehledu rezervací (hlavní plachta rezervací). V průběhu odesílání e-mailu můžeme v každém kroku využít tlačítka zpět pro editaci již zadaných údajů. Tam, kde se tlačítko zpět nezobrazuje, můžeme využít hlavního nabídkového menu pro požadované zobrazení. 41
7. Textové výpisy rezervací rezervace potvrzené/nepotvrzené/zrušené Textové výpisy slouží k řádkovému přehledu rezervací a jsou rozděleny do třech oddělení dle statutu rezervace, a to nepotvrzené, potvrzené a zrušené. Při najetí do příslušného oddělení (viz. cesta z hlavního menu rezervace potvrzené/nepotvrzené/zrušené ) se nám zobrazí datumové pole pro zvolení požadovaného termínu výpisu (výpis od do). Klikem do datumového pole se nám zobrazí kalendář, kde klikem na zvolené datum se termín doplní do příslušného pole. Ikonou potvrdíme výběr data a zobrazí se nám řádkový výpis všech rezervací příslušného statutu ve zvoleném termínu. Řádky rezervací bez šrafování označují rezervace na jednom pokoji, řádky se šrafováním označují rezervace na více pokojích knihované na jedno jméno. U každé rezervace máme vypsáno číslo rezervace, datum příjezdu, datum odjezdu, počet nocí, pokoj, jméno a úpravy. U úprav se nám zobrazují funkční ikony (potvrdit rezervaci jen u nepotvrzených a zrušených rezervací), (zobrazit detail rezervace) a (odeslat zprávu). Funkční ikony plní stejné funkce jako u rezervací v celkovém přehledu (hlavní plachtě rezervací). V řádkovém výpisu rezervací se nezobrazuji ikona a tudíž z výpisů nelze rezervace odstraňovat. V případě, že je potřeba obnovit již zrušenou rezervaci, která se nezobrazuje v celkovém přehledu (hlavní plachtě rezervací), lze tak učinit z řádkového výpisu zrušených rezervací klikem na funkční ikony nebo dle postupu jak je popsán v editaci rezervace od kroku zobrazení editačního formuláře 42
43
8. Tiskové sestavy Tiskové sestavy se dělí do dvou skupin, a to - provozní sestavy - tržby/provize Provozní sestavy slouží pro provozní účely ubytovacího zařízení, jako jsou výpisy ubytování (příjezdy, ubytovaní, odjezdy) nebo pro výpisy počtu stravy (snídaně, obědy, večeře) Tržby/provize slouží k řádkovému výpisu tržeb a provizí jednotlivých uživatelů (pokud jsou provize nastaveny) s možnosti filtrování určitého časového období Provozní sestavy tiskové sestavy provozní sestavy V základním okně provozních sestav se nám zobrazí roletky k filtrování dne, měsíce a roku. Dále okénka check boxů příjezdy, ubytovaní, odjezdy a počty stravy. Po zvolení požadovaného data a zaškrtnutí požadovaného check boxu potvrdíme výběr funkční ikonou. Následně se zobrazí denní výpis příslušných položek. V případě potřeby můžeme výpis vytisknout ikonou. Výpis lze generovat pouze denní a je určen k organizaci práce v ubytovacím provozu pro aktuální den. 44
Tržby/provize tiskové sestavy tržby/provize V základním okně tržeb/provizí se nám zobrazí roletka k filtrování výpisu dle uživatelů (základní volba je pro všechny rezervace). Dále se zobrazí kolonky data výpisu od/do. Po zvolení požadovaného uživatele a data potvrdíme výběr funkční ikonou. Následně se zobrazí řádkový výpis rezervací pro zvolené časové období. Každá rezervace poskytne informaci o datu příjezdu a odjezdu, jméno hosta (klienta), cenu rezervace, základ ceny pro výpočet provize a výši provize (pokud je provize přiznaná v nastavení uživatele). Řádky rezervací bez šrafování označují rezervace na jednom pokoji, řádky se šrafováním označují rezervace na více pokojích knihované na jedno jméno. Na konci tabulky jsou pak celkové součty za zvolené období výpisu tržeb. V případě potřeby můžeme výpis vytisknout ikonou. 45
46
9. Funkce Quick Connect Funkce Quick Connect je určena pro automatické propojení s jinými rezervačními systémy se kterými SD Quick Book spolupracuje. Funkci lze aktivovat pouze po dohodě s poskytovatelem licence rezervačního systému SD Quick Book. S touto funkcí lze efektivně marketingově zviditelnit Vaše ubytovací zařízení, kde se automaticky přenáší aktuální stav Vašich rezervací do nabídky ubytování spolupracujících portálů, aniž byste museli duplicitně fyzicky navádět rezervace do některého z portálových rezervačních systémů, se kterými spolupracujete výčet spolupracujících portálů viz níže. SD Quick Book vše řídí automaticky a jakákoliv změna rezervací jak na straně portálu kde máte umístěnu propagaci, tak ve Vašich rezervacích se projeví v on-line okamžitě. Z pohledu Vaši práce jsou dva režimy automatického přenosu rezervací, a to: a) když je rezervace provedena v SD Quick Book buď Vámi nebo v on-line přímo klientem b) když je rezervace provedena na některém z portálů kde máte prezentovánu Vaši propagaci ad a) Když je rezervace provedena v SD Quick Book (tedy ve Vašich rezervacích), vše se přenese automaticky a není potřeba zvláštních úkonů. ad b) Když je rezervace provedena na partnerském portále, projeví se tato ve Vaší plachtě rezervací modře. Duplicitně Vám bude z partnerského portálu zaslána informace na Váš e-mail o provedené rezervaci/poptávce. Takto označenou modrou rezervaci je nutné ještě odsouhlasit její přeeditací, doplněním případně chybějících iniciál a zaslání konečného potvrzení rezervace klientovi. Následná komunikace s klientem/hostem je vedena dle standardních pravidel každého ubytovacího zařízení. Seznam spolupracujících ubytovacích portálů: www.hotel.cz, www.penziony.cz, www.czecot.com, www.nadovcu.cz, www.hotel-ubytovani.com, www.atlasceska.cz, www.svetdovolene.cz, www.svetubytovani.cz, www.ubytovani-online.net, www.hotely.cz, www.awellness.cz, www.accommondation-online.eu 47